PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA DELEGACIÓN XOCHIMILCO 2013

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1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO PIDA DELEGACIÓN XOCHIMILCO 2013

2 CONTENIDO I. Presentación II. Objetivos Generales III. Proyectos

3 I.- Presentación De conformidad con los artículos 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y al numeral , punto III de la Circular Uno Bis, se presenta el PIDA 2013 de la Delegación Xochimilco. Por lo anterior y de acuerdo a dicha Ley, promulgada el 2 de octubre del 2008, surge la necesidad de contar con un órgano colegiado denominado Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), de la Delegación Xochimilco, integrado por los responsables de los archivos de gestión de las diversas áreas que conforman este Órgano Político Administrativo, con el propósito de regular todos los asuntos relativos a los documentos, así como valorar y determinar vigencias y transferencias de archivos que se conserven en las unidades administrativas de la Delegación Xochimilco con el fin de coadyuvar al logro de las metas y objetivos institucionales. Dentro de este marco se hace necesario implementar un programa que nos lleve a un mejor manejo de los documentos que se generan en esta Dependencia, así como la capacitación del personal que está en contacto con ellos y la preservación de los mismos. Por ello se plantea que durante el ejercicio 2012, se implementarán las estrategias a fin de garantizar la preservación del patrimonio documental de este Órgano Político Administrativo, mediante la aplicación de las políticas y lineamientos autorizados por el COTECIAD-Xoch en materia de administración de documentos y la gestión documental, garantizando un acceso rápido, expedito y regulado de la información.

4 II- Objetivos Generales Cumplir con el calendario de sesiones del COTECIAD Xoch. Implantar procedimientos que garanticen la correcta clasificación de los Archivos. Estandarización de los procedimientos Archivísticos y de su clasificación. Capacitar y profesionalizar a los responsables de las actividades archivísticas al personal de estructura y a quienes manejan los archivos de trámite de las áreas que conforman la Delegación Xochimilco. Fomentar la cultura de la administración, uso, clasificación y conservación de los documentos. Implementación y funcionamiento óptimo de los archivos de trámite, concentración e histórico, así como la implementación de medidas de seguridad y limpieza de los espacios del archivo de concentración y de trámite. III.- Proyectos y Acciones. A). Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad técnica. 1. Llevar a cabo las sesiones del COTECIAD Xoch, de acuerdo al calendario establecido. 2. Elaboración y revisión de los Instrumentos Archivísticos que establece la Ley de Archivos del Distrito Federal de conformidad

5 con los modelos establecidos por la Dirección de Almacenes e Inventarios de Oficialía Mayor. 3. Establecer conforme a la Circular Uno Bis, la técnica de la descripción documental y la norma, el o los Archivos en trámite y los instrumentos de control y/o consulta necesarios para el adecuado funcionamiento de las diversas áreas que integran esta Delegación. 4. Puesta en marcha de los procesos de baja documental y transferencia primaria. 5. Presentar al COTECIAD-Xoch para su implementación, las carátulas para los expedientes de acuerdo a lo establecido en la Circular Uno Bis. B). Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones Archivísticas. 1. Llevará acabo cursos y pláticas sobre archivística dirigido al personal involucrado en el control y manejo de documentos en la Delegación Xochimilco. 2. Se realizaran los trámites correspondientes para que el Área de Capacitación programe cursos para el personal de estructura así como para el personal responsable de archivo en trámite.

6 C). Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución. 1. Se pretende realizar un estudio técnico para que el archivo de concentración cuente con instalaciones adecuadas y la documentación en resguardo deje de deteriorarse por la entrada de aire, polvo, humedad e inundaciones y el personal que labora en el mismo cuente con instalaciones y equipo acordes con los requerimientos acordes a su actividad. 2. Se realizará una evaluación para reforzar la infraestructura de la Oficialía de partes, el archivo de concentración, la puesta en marcha de los trabajos para la creación del archivo histórico. 3. Realización de un diagnóstico y proyecto para la adquisición de mobiliario y equipo (archiveros, cajas archivadoras, estantería, racks, carpetas, guantes, cubre bocas, cofias, batas, entre otros) que se determine útil para los archivos de las diferentes áreas de esta Secretaría. D). El desarrollo de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de la información en el campo de los archivos. 1. Se propone un análisis para que a mediano plazo se implemente un software que permita la automatización de todas las actividades en materia de gestión documental, implementando los instrumentos de control correspondientes, que se efectúan en el Archivo de Trámite, así como la digitalización de los documentos

7 que custodia, en cumplimiento a los artículos 52 y 58 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del DF y de los Lineamientos Generales en Materia de Archivos del DF, respectivamente, y el numeral de la Circular Uno. E). Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia. 1. Se reforzarán las acciones de difusión y/o divulgación archivística como son: elaboración y actualización de documentos informativos acerca de los servicios y actividades que brinda el Archivo en sus diversas modalidades (como Archivo de Trámite, de Concentración e Histórico, Unidad Central de Correspondencia y Oficina de Información Pública) para su distribución entre los trabajadores y usuarios la esta Delegación Política. F). Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. 1. Se realizará un reforzamiento de los requerimientos técnicos para la conservación y preservación permanentes del material documental en resguardo (señalamientos de evacuación, controladores de humedad, sistemas de iluminación adecuados, mobiliario y estantería para el ordenamiento y equipo que impidan el deterioro, etc.), así como las medidas que deberán aplicarse constantemente y/o de forma ininterrumpida para los mismos fines:

8 fumigación semestral, limpieza periódica, controles para evitar la reproducción indiscriminada de los documentos, emisión de disposiciones que regulen la consulta y manipulación documental. G). Proyectos de estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes 1. Igualmente se integrarán las medidas y requerimientos tendientes a prevenir situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes en sus áreas que forman el archivo, tales como: presencia normalizada de extintores, señalización de rutas de evacuación, conexiones eléctricas apartadas de las áreas de depósito, delimitación y señalización de áreas para el tránsito de personal y capacitación del personal responsable en el manejo de situaciones peligrosas.

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