Revisión y Análisis de los Procesos para la Mejora Continua

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1 Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Determinar los criterios y actividades para el adecuado funcionamiento de los grupos de mejoramiento en cada uno de los procesos que conforman el Sistema, como espacios orientados a la identificación de las oportunidades de mejora, al control, seguimiento y su eficaz implementación. Este procedimiento comprende desde la Conformación del Grupo de Mejoramiento por proceso, hasta el control y seguimiento a los procesos. 2. Responsable El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Administrador (a) del Sistema. 3. Definiciones 3.1 Grupo de Mejoramiento Ente encargado de coordinar la documentación e implementación de los procedimientos y metodologías requeridas para el adecuado funcionamiento del proceso. 3.2 Medición y Seguimiento En este requisito se reúnen las condiciones para realizar el control de los procesos con el fin de garantizar la capacidad de los mismos. La información de los puntos de control y los mecanismos de control se obtienen del resultado de la planificación de los procesos. 3.3 Acción Preventiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) potencial u otra situación potencial no deseable NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva (3.6.5) se toma para prevenir que vuelva a producirse. 3.4 Acción Correctiva Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad (3.6.2) detectada u otra situación no deseable Elaboró Aprobó Validó Firma Mabel Johanna Coronel Acevedo Firma María Victoria Bautista Bochagá Firma Maria Victoria Bautista Bochagá Fecha 11 de abril de 2011 Fecha 12 de abril de 2011 Fecha 15 de abril de 2011

2 Página 2 de 7 NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva (3.6.4) se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3: Existe diferencia entre corrección (3.6.6) y acción correctiva. 3.5 Corrección Acción tomada para eliminar una no conformidad (3.6.2) detectada NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva (3.6.5). NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso (3.6.7) o una reclasificación (3.6.8). 3.6 Objetivo de Calidad algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad (3.1.1) NOTA 1 Los objetivos de la calidad generalmente se basan en la política de la calidad (3.2.4) de la organización. NOTA 2 Los objetivos de la calidad generalmente se especifican para los niveles y funciones pertinentes de la organización (3.3.1). 3.7 Verificación Cconfirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (3.8.1) de que se han cumplido los requisitos (3.1.2) especificados NOTA 1: El término "verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. NOTA 2: La confirmación puede comprender acciones tales como: - la elaboración de cálculos alternativos, - la comparación de una especificación (3.7.3) de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado, - la realización de ensayos/pruebas (3.8.3) y demostraciones, y - la revisión de los documentos antes de su emisión. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

3 Página 3 de 7 4. Contenido 4.1 Conformación del Grupo de Responsable: Líder del Proceso Mejoramiento El líder de proceso conforma el grupo de mejoramiento según el Acuerdo No. 082 del 20 de junio de 2005 e informa las actividades a desarrollar en esta reunión, relacionadas a continuación: Identificación de los objetivos de calidad a los cuales el proceso mediante sus indicadores apoyan al cumplimiento del Sistema. Análisis de Indicadores. Análisis de Quejas, Reclamos y Sugerencias Identificación y tratamiento al Producto y/o Servicio No Conforme Implementación de Acciones Correctivas y Preventivas Seguimiento a la efectividad de los plan de Mejoramiento formulados Medición de la Satisfacción del Cliente. Seguimiento y Control al Proceso (ajustes a la documentación) Revisión periódica, control y seguimiento a los riesgos del proceso. 4.2 Preparación para la Reunión del Responsable: Líder del Proceso Grupo de Mejoramiento Las reuniones de grupo de mejoramiento se programan de manera semanal, quincenal, o mensual y/o cuando se considere necesario, con el fin de realizar control progresivo de su proceso. Con base en las actividades descritas en la actividad 4.1 se preparan los insumos para la realización de la reunión de grupo de mejoramiento. El líder de proceso evalúa la necesidad de convocar Líderes de otros Procesos del Sistema mediante FGT-12 Memorando, en caso que sea necesario evaluar necesidades puntuales de los mismos. El líder de proceso junto con su equipo de trabajo es responsable de recolectar la información correspondiente, analizarla, generar resultados y tomar acciones correctivas, preventivas o para la mejora continua. Responsable: Líder del Proceso y Grupo 4.3 Reunión del Grupo de Mejoramiento de Mejoramiento La Reunión de Grupo de Mejoramiento inicia con la lectura y aprobación del acta anterior en la fecha y hora acordada tratando una o varias de las actividades descritas a continuación: Revisión del estado de cumplimiento de los Objetivos de Calidad identificados y relacionados en la caracterización de cada uno de los procesos. Revisión, medición, análisis de resultados y presentación del FAC-20 Informe de

4 Página 4 de 7 Indicadores. Análisis de las desviaciones en los indicadores respecto a los datos del mes anterior o del nivel de comparación. En caso de presentarse una desviación del indicador, se deben identificar las causas para determinar la acción a tomar, consignando la evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión del grupo de mejoramiento. Revisión de los tipos de productos/servicios no conformes detectados y registrados en el FCI-19 Plan de Mejoramiento (Pueden ser objeto de éste las situaciones que generen impacto en los estudiantes, docentes, administrativos, padres de familia, comunidad en genera, proveedores, entes de control, etc., o que se continúan presentando pese a que ya se habían tomado acciones anteriormente). Análisis de las quejas, reclamos y sugerencias reportadas, se deben tomar acciones para evitar la aparición posterior de las mismas. Revisión del Estado de las Correcciones, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas reportadas en los meses anteriores, para determinar cuáles han sido efectivas para proceder a su cierre, cuáles continúan pendientes y sobre cuáles hay que intervenir para su replanteamiento. Revisión de las necesidades e inquietudes de los integrantes del Grupo de Mejoramiento respecto de situaciones asociadas a otros procesos del Sistema. En caso de presentarse, estas necesidades e inquietudes deben registrarse en el FAC-08 Acta de Reunión del Grupo de Mejoramiento e informarle al Proceso en cuestión. Revisión y actualización del FCI-10 Mapa de Riesgos para determinar si las acciones propuestas (preventivas) ha sido efectivas para evitar que se presenten los riesgos identificados. Revisión de cualquier otra inquietud o necesidad distinta por parte del Grupo de Mejoramiento. Al finalizar la reunión el Líder del Proceso recuerda las tareas definidas, plazos y responsables, las cuales serán verificadas en la próxima reunión. Todo el desarrollo de la reunión se registra en el FAC-08 Acta de Reunión del Grupo de Mejoramiento. Como resultado de la reunión de grupo de mejoramiento generan los informes de control del proceso y el líder lo envía a la, según las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema, mediante FGT-12 Memorando debidamente escaneados al correo electrónico.

5 Página 5 de Revisión por la Dirección Responsable: Alta Dirección La Reunión integrada por la Alta Dirección, y el Comité de Coordinación de Control Interno se realiza en las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema. Se tiene en cuenta la información, establecida en el PAC-10 Revisión por la Dirección, relacionada a continuación: Resultados de Auditorías. Retroalimentación del cliente. Desempeño de los Procesos y Conformidad del Producto y/o Servicio. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas. Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección previas. Cambios que podrían afectar al Sistema de de la Calidad. Recomendaciones para la mejora Riesgos identificados y actualizados Diligenciando el FAC-10 Informe para la Revisió por la Dirección Como resultado de la Revisión por la Dirección se genera el plan de mejoramiento institucional que se encuentra establecido en el informe. NOTA 1: Parte del Informe de Revisión por la Dirección se basa en los informes reportados por los procesos en las fechas establecidas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema y la información suministrada por el proceso de Control Interno. 4.5 Control y Seguimiento a los Responsable: n del Procesos Sistema La realiza el control y seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento de producto o servicio no conforme y mejora continua, con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades establecidas en las reuniones mensuales con los procesos, o solicitando evidencia de su efectividad (cuando los procesos no han remitidos la información al SIG) para la consolidación del FAC-28 Verificación a la Efectividad de las Acciones de los Planes de Mejoramiento, y el FAC-29 Cuadro de Mando de Indicadores del Sistema información que presenta en la reunión de Comité de Coordinación de Control Interno. Las evidencias de todas las actividades realizadas con cada uno de los procesos en las reuniones de control yseguimiento, quedan registradas en el FAC-08 Acta de Reunión, de la.

6 Página 6 de 7 5. s de Referencia NTC ISO 9000:2005 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad. Requisitos NTC ISO 9001:2008 Sistema de de la Calidad. Requisitos NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Pública NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Pública Ley 962 de 2005 Antitrámites Acuerdo No. 082 del 20 de junio de 2005 PAC-10 Revisión por la Dirección 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio documento documento Actualización de todas las actividades del procedimiento según acta N 012 del 30 de abril de 2010 Actualización de la documentación según lo establecido en el acta N 009 del 12 de abril de 2011 Fecha de Aprobación 8 de Noviembre de 2005 Fecha de Validación 11 de Noviembre de 2005 Enero 26 de 2007 Febrero 1 de 2007 Octubre 16 de 2007 Octubre 25 de 2007 Enero 18 de 2008 Enero 22 de 2008 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de 2008 Abril 23 de 2010 Abril 30 de 2010 Abril 12 de 2011 Abril 15 de 2011

7 Página 7 de 7 7. n de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FAC-08 FAC-10 FAC-20 FAC-23 FAC-28 FAC-29 FCI-19 FGT-12 Acta de Reunión Informe para la Revisión del de por la Dirección Informe de Indicadores Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de de la calidad Verificación a la Efectividad de las Acciones a los Planes de Mejoramiento Cuadro de Mando de Indicadores del Sistema Plan de Mejoramiento Memorando Líderes de los Procesos del de Líderes de los Procesos del de Líderes de los Procesos del de Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos No Aplica

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