UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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1 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 1 de: 19 A02 ACTAS A02.30 Actas de Comité Operativo de Investigación y 3 7 X X Extensión A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (Si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACION C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de Soliciutd

2 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 2 de: 19 Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén C09.09 Orden de Compra al Exterior 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería

3 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 3 de: 19 C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final C09.13 Solicitud de Pasajes 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de solicitud

4 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 4 de: 19 Invitación a Evento D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.05 Informes de Actividades de Extensión 2 0 X Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 2 0 X Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

5 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 5 de: 19 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.06 Programas de Fomento con Apoyo Externo 2 3 X X Propuesta aprobada Carta de aprobación del ente financiador Contrato y/o Convenio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal Copia de Consignación Comunicaciones Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd Factura de Venta Concepto Técnico

6 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 6 de: 19 Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Orden de Pago(Si aplica) Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) Orden de Trabajo (Si aplica)

7 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 7 de: 19 Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica)

8 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 8 de: 19 Traslado de Rubros (Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes Evaluación de los Informes Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga Otro Sí al Contrato y/o Convenio Acta de Liquidación Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal P09.08 Programas de Fomento con Apoyo Interno 2 3 X X Términos de Referencia de Apoyo Resultados de la Convocatoria Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd Factura de Venta Concepto Técnico

9 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 9 de: 19 Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Orden de Pago(Si aplica) Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica) Orden de Trabajo (Si aplica)

10 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 10 de: 19 Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica)

11 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 11 de: 19 P11 PROYECTOS P11.02 Proyectos de Investigación con Financiación 1 4 X X Externa Propuesta aprobada Carta de aprobación del ente financiador Contrato y/o Convenio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal Copia de Consignación Comunicaciones Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén

12 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 12 de: 19 Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Orden de Pago(Si aplica) Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Pago (Si aplica) Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica)

13 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 13 de: 19 Orden de Trabajo (Si aplica) Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Solicitud de Pasajes (Si aplica) Formulario de solicitud Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Solicitud de Reconocimientos Económicos (Si aplica)

14 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 14 de: 19 Copia Acto Administrativo de Aprobación de Reconocimientos Económicos (Si aplica) Traslado de Rubros (Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes Evaluación de los Informes Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga Otro Sí al Contrato y/o Convenio Acta de Liquidación Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal P11.03 Proyectos de Investigación con Financiación 2 3 X X Interna Propuesta Aprobada Carta de Aprobación (Si aplica) Contrato (Si aplica) Acta de Inicio Solicitud de asignación de código presupuestal Respuesta de asignación del código presupuestal

15 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 15 de: 19 Acta de Suspensión (Si aplica) Acta de Reinicio (Si aplica) Orden de Compra (Si aplica) Formulario de Soliciutd Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantia Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén Orden de Compra al Exterior (Si aplica) Orden de Pago(Si aplica) Factura de Venta (Si aplica) Legalización (Si aplica) Orden de Prestación de Servicios (Si aplica)

16 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 16 de: 19 Orden de Trabajo (Si aplica) Acta de Inicio Acta de Suspensión Acta de Reinicio Acta de Recibo Final Solicitud de Pasajes (Si aplica)

17 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 17 de: 19 Formulario de solicitud Invitación a Evento Solicitud de Auxiliaturas Estudiantiles (Si aplica) Copia Acto Administrativo de Aprobación de Auxiliaturas (Si aplica) Traslado de Rubros(Si aplica) Traslado de Fondos (Si aplica) Informes de avance y final Solicitud de Prórroga (Si aplica) Respuesta a la Solicitud de Prórroga (Si aplica) Acta de Recibo Final Acta de Finalización Solicitud de Cancelación del Código Presupuestal R01 REGISTROS R01.21 Registro de Propuestas de Extensión Presentadas 2 3 X X El Formato de Registro de Actividades de Extensión Formato de Registro de Actividades de Extensión se encuentra en digital en la base de datos del módulo Propuesta (hoja de vida de participantes, cronograma y de extensión de forma permanente presupuesto)

18 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 18 de: 19 Convenio y/o Contrato R01.22 Registro de Propuestas de Investigación Negadas 2 0 X Se elimina porque se devuelve al investigador Propuesta R01.23 Registro de Propuestas de Investigación 2 3 X X El formato de registro de propuestas se encuentra en di- Presentadas gital en la base de datos del Sistema de Información de Formato de Registro de propuesta en trámite la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, de forma Propuesta (hoja de vida de los participante, el cronograma permanente para las propuestas con financiación externa y el presupuesto) y hasta el cierre de las convocatorias para las propuestas Carta formal de envío con financiación interna. R14 RECONOCIMIENTO ECONOMICO DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN CON RECURSOS DE ENTIDADES EXTERNAS R14.01 Reconocimiento a Estudiantes de Posgrado 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Copia Acto Administrativo Orden de Pago Manual Pagaré

19 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Pág. 19 de: 19 Carta de Instrucción Acuerdo de Confidencialidad (Si aplica) Solicitud de pago Certificado de Afiliación al Sistema General de Riesgos laborales Certificado Pago de Salud R14.02 Reconocimiento a Profesionales Jovenes 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Investigadores Solicitud Copia Acto Administrativo Orden de Pago Manual Pagaré Carta de Instrucción Acuerdo de Confidencialidad (Si aplica) Solicitud de pago Certificado de Afiliación al Sistema General de Riesgos laborales Certificado Pago de Salud

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