InterCall Online Gestión de cuentas de administrador

Transcripción

1 G U Í A D E L U S U A R I O InterCall Online Gestión de cuentas de administrador Como administrador, y dependiendo de su nivel de acceso, tendrá la posibilidad de administrar e iniciar reuniones en nombre de sus usuarios, acceder a sus grabaciones, agregar, cambiar o borrar perfiles de usuarios, configurar varios grupos de facturación o cuentas a facturar, ver y editar el perfil de su empresa y aprobar solicitudes de perfil de nuevos usuarios. También puede enviar y rastrear tickets de problemas de conferencias que puedan ocurrir. Cómo administrar reuniones Como administrador, usted puede programar, editar, eliminar e iniciar reuniones en nombre de otros usuarios. Vaya a Meetings (Reuniones). Al inicio de la pantalla, seleccione Act as delegate for another user (Actuar como delegado en nombre de otro usuario) y busque el usuario a cuyas reuniones desea acceder. La pantalla se actualizará para mostrar las llamadas reservadas para ese usuario. Puede editar cualquiera de las llamadas que aparecen en la pantalla utilizando el menú de la derecha de la reunión que desea editar. Para iniciar el administrador de llamadas de Reservationless-Plus en nombre del usuario, seleccione Instant Meeting (Reunión instantánea). Haga clic en Schedule a Meeting (Programar una reunión) para reservar una llamada en nombre del titular. Cuando haya completado las acciones para ese usuario, haga clic en Act as delegate for another user (Actuar como delegado en nombre de otro usuario) para cambiar a otro usuario en su organización. Cómo administrar grabaciones Como administrador, puede administrar las grabaciones de Reservationless- Plus de usuarios. En la página My Library (Mi biblioteca), haga clic en Act as delegate for another user (Actuar como delegado en nombre de otro usuario) y busque el usuario a cuyas reuniones desea acceder. La pantalla se actualizará para mostrar la página de Reuniones de dicho usuario. Haga clic en Recorded Meetings (Reuniones grabadas) para acceder a las grabaciones de ese usuario. Desde aquí, puede descargar una copia de la grabación, extender el tiempo de archivo y solicitar una copia en CD. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM En esta guía del usuario encontrará instrucciones paso a paso para: Administrar reuniones y grabaciones Modificar contraseñas y configuraciones de seguridad Manejar a usuarios y delegados nuevos y existentes Configurar nuevos perfiles de facturación Ver y editar información de la cuenta y de la empresa Aprobar solicitudes de nuevos usuarios Administrar casos

2 Cómo cambiar su contraseña y las configuraciones de seguridad Para seleccionar una nueva contraseña y/o las configuraciones de seguridad de InterCall Online o para modificar su pregunta secreta y la respuesta, haga clic en Edit (Editar), junto a su nombre de usuario. Cómo cambiar su contraseña 1. Ingrese su contraseña actual 2. Ingrese su contraseña nueva 3. Confirme su contraseña nueva 4. Haga clic en Save Changes (Guardar cambios). Cómo cambiar su pregunta secreta y la respuesta 1. Ingrese su nueva pregunta secreta 2. Ingrese su respuesta nueva 3. Confirme su respuesta nueva 4. Haga clic en Save Changes (Guardar cambios) Cómo establecer a un usuario nuevo Cuando haya iniciado sesión en InterCall Online como administrador, al seleccionar Add Owner (Agregar usuario) debajo de Manage Account (Administrar cuenta), podrá crear un nuevo perfil de titular de cuenta para un usuario que esté bajo la jerarquía de su responsabilidad. 1. Ingrese el número de cuenta al cual desea agregar al nuevo usuario, ya sea ingresando el número en el campo de búsqueda o seleccionando Account Lookup (Buscar cuenta). Esta opción le permite buscar una cuenta por nombre, número, número de empresa, número de teléfono a facturar o número de teléfono del contacto de la cuenta. 2. Ingrese los detalles correspondientes en el campo de búsqueda y haga clic en Search (Buscar) 3. La página se actualizará con los detalles de la cuenta. Seleccione la cuenta correspondiente resaltándola y haciendo clic en Continue (Continuar). INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

3 4. Aparecerá un formulario de establecimiento de titular nuevo. El formulario se completará con la información de la empresa y de facturación. 5. Dentro de la sección Owner Information (Información del titular), suministre los detalles del usuario nuevo en los campos obligatorios (indicados por los asteriscos rojos), como así también cualquier otra información opcional en los campos restantes. 6. Si el nuevo titular prefiere que su información sea enviada a un asistente, marque la casilla donde se indica la opción de enviar la información a un asistente. 7. Su pantalla se actualizará con los campos para completar los detalles del asistente. Suministre la información obligatoria (indicada con los asteriscos rojos). 8. Si es necesario, suministre un Código de Contabilidad del Proyecto (PAC - Project Accounting Code). Esto brinda un método para identificar sus llamadas en conferencia. Estos códigos PAC son códigos de contabilidad individuales, por lo cual podrá facturar al departamento/centro de costos correspondiente, o bien puede usar estos códigos para facturar o rastrear las llamadas en conferencia de cada departamento. 9. Seleccione el tipo de notificación para el nuevo usuario donde dice Notification Type. Mail Welcome Packets Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíen paquetes de bienvenida por correo o no. Welcome Info Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíe la información de bienvenida por correo electrónico o no. Secure Seleccione Yes o No para indicar si desea que se los códigos/nombres de usuario y PINs/contraseñas se envíen en dos correos electrónicos separados o no. SystemsMessages Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá mensajes del sistema sobre modificaciones y actualizaciones de productos por correo electrónico o no. ConferencingCompass Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá una serie de correos electrónicos acerca de cómo usar nuestros servicios o no. Educational Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá boletines de noticias y encuestas para conocer más sobre nuestros servicios y enviar comentarios o no. Webinars/Training Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre sesiones de capacitación de nuestros servicios o no. Promotional Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre ofertas especiales y descuentos de precios o no. ProtectFromReset Seleccione Yes o No para indicar si desea que a este usuario se le actualicen o no los materiales de marketing, en caso de que se hagan cambios en las configuraciones de la cuenta o de la empresa INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

4 10. Seleccione las opciones y marque Copy Assistant (Copiar al asistente) si el asistente también recibirá la información de marketing del nuevo usuario. CopyAssistant Marque esta opción si el asistente del usuario también recibirá copias de los materiales de marketing. LanguagePreference Seleccione en el menú desplegable el idioma que debe utilizarse para comunicarse con este usuario. AddressChangeNotification Seleccione Yes o No para indicar si el usuario recibirá un correo electrónico en caso de que la dirección de correo electrónico sea modificada en su perfil de titular de cuenta. Format Seleccione el formato en el cual el usuario recibirá los correos electrónicos. 11. Seleccione Alternate Recipient for Marketing Materials y marque la opción si desea que otras personas reciban los materiales de marketing del usuario nuevo, Send Marketing Materials to Alternate Recipients. Haga clic en Save changes (Guardar cambios) para seguir con la pestaña siguiente. 12. Elija qué detalles de productos estarán disponibles para sus usuarios nuevos en Product Details. Por favor, tenga en cuenta: cuando seleccione un tipo de llamada, su pantalla se actualizará para incluir campos adicionales que le permitirán seleccionar funciones asociadas con ese tipo de llamada. Encontrará una descripción de todas las funciones de productos disponibles en el Apéndice de esta guía. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

5 Reservationless-Plus Nuestro servicio Reservationless-Plus (pago y gratuito) le permite acceder a una llamada en conferencia de audio sin planificación previa. No es necesario reservar: todo lo que necesita para iniciar una llamada es su número de acceso permanente, un código de conferencia y el PIN del líder. 1. Seleccione Reservationless-Plus/Toll-Free (servicio gratuito) y/o Reservationless-Plus/Toll (servicio pago). Su pantalla se actualizará para incluir las funciones disponibles para seleccionar con este servicio. 2. Le recomendamos que deje los campos del código de conferencia y PIN del líder en blanco, y el sistema asignará los números cuando usted guarde el perfil. Operator Assisted Las conferencias Operator Assisted (pagas y gratuitas) son un servicio con reservas que ofrece a los clientes un servicio de conferencia de audio con la asistencia personal de una operadora y personal de apoyo que se encargan de manejar las funciones más destacadas. 1. En el caso de la funcionalidad Operator Assisted seleccione Operator Assisted/Toll-Free (servicio gratuito) y/u Operator Assisted/Toll (servicio pago). Su pantalla se actualizará para permitir las funciones adicionales asociadas con una llamada en conferencia Operator Assisted. 2. Elija entre las opciones predeterminadas de Operator Assisted para su usuario nuevo. Direct Event Direct Event SM (servicio pago y servicio gratuito) brinda una entrada perfecta a las conferencias para las llamadas de eventos, permitiendo a los participantes unirse de forma automática sin dejar de ofrecer a los líderes de la conferencia la experiencia destacada que provee una operadora. 1. Seleccione Direct Event/Toll-Free (servicio gratuito) y/o Direct Event/Toll (servicio pago). Su pantalla se actualizará para incluir las mismas opciones predeterminadas y funciones avanzadas que una llamada Operator Assisted. 2. Como los participantes se unen a las llamadas de Direct Event a través de un proceso automatizado, el usuario necesitará tener un código de acceso de líder y un código de acceso de participante agregados al perfil. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

6 Automated Las conferencias Automated le permiten efectuar una reserva para su llamada y dirigirla sin la asistencia de una operadora. 1. Seleccione Automated/Toll-Free (servicio gratuito) y/o Automated/Toll (servicio pago). Su pantalla se actualizará para incluir las funciones que puede seleccionar con este servicio. 2. Seleccione las opciones de entrada y salida para el nuevo usuario. 3. Como los participantes se unen a través de un proceso automatizado, el usuario necesitará tener el código de acceso de líder y el código de acceso de participante agregados a su perfil. Puede elegir tener el mismo código de acceso disponible para cada llamada del servicio Automated que programe o un código único para cada llamada. 4. Elija si desea que se graben los nombres de los participantes cuando ingresan a la llamada y si el líder de la llamada ingresará un código PAC usando el teclado de su teléfono. Otras opciones del tipo de llamada Desde la sección Call Type (Tipo de llamada), también puede seleccionar Dial-Out (DO) (Llamar al participante) como una opción (esto sólo se aplica si también ha seleccionado la opción Operator Assisted) y Set Automated As Reservationless (Configurar Automated como servicio sin reservas) para el nuevo usuario. Conferencias web Seleccione las opciones predeterminadas de conferencias web para el nuevo usuario. InterCall Unified Meeting InterCall Unified Meeting le permite colaborar, durante sus reuniones en línea, con un único sistema que reúne las herramientas de conferencias de audio, web y video. Es necesario tener una cuenta Reservationless-Plus antes de elegir este servicio. Cisco WebEx Meeting Center, provisto por InterCall Con Cisco WebEx Meeting Center, utilice Internet para compartir una presentación de PowerPoint, demostrar software o mostrar la navegación de un sitio web. Microsoft Office Live Meeting, ofrecido por InterCall Al utilizar Microsoft Office Live Meeting, podrá dirigir reuniones interactivas y colaborativas, mostrar presentaciones, software y sitio web. LotusLive Con LotusLive, comparta lo que quiera en su computadora con otros usuarios. Sus participantes no necesitan descargar nada para unirse a la reunión. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

7 Cómo ver/editar la información del titular de la cuenta Podrá ver y editar su información y las de quienes estén dentro de la empresa o cuenta que usted administre. 1. Haga clic en ManageAccount (Administrar cuenta) 2. Para ver o editar su propio perfil, haga clic en ManageAccount (Administrar cuenta). Para ver o editar el perfil de un usuario que esté bajo su mando, busque por nombre del titular, apellido, número de cuenta, etc. 3. Su pantalla se actualizará para mostrar los resultados de búsqueda del titular. Seleccione el titular cuyo perfil desea ver o editar, y haga clic en Continue (Continuar). Puede descargar los resultados a su escritorio seleccionando Export to CSV (Exportar a CSV) 4. Ahora aparecerá el perfil del titular de la cuenta y brindará detalles como la empresa, la cuenta y la información del titular relacionada con este perfil. Para modificar esta información, simplemente actualice los campos correspondientes. Cuando termine de hacer cambios al perfil, haga clic en Save Changes (Guardar cambios). 5. Haga clic en View Product Details (Ver detalles de productos) para efectuar actualizaciones al perfil de productos del titular. Cuando termine de hacer cambios al perfil, haga clic en Save Changes (Guardar cambios). 6. Recibirá una página de confirmación para confirmar los detalles de su perfil de titular de la cuenta. Asegúrese de que la información sea correcta y haga clic en Continue (Continuar) para guardar. Por favor, tenga en cuenta: puede cambiar a otro titular en cualquier momento durante los pasos indicados anteriormente, seleccionando el enlace Search for New Owner (Buscar titular nuevo) en el inicio de su pantalla, o haciendo clic en Act as delegate for another user (Actuar como delegado por otro usuario) en el inicio de la pantalla. Cómo eliminar o desactivar a un usuario Usted puede eliminar o desactivar cualquier perfil de usuario, excepto el suyo propio. 1. Haga clic en Manage Account (Administrar cuenta). 2. Busque el usuario por número de titular, apellido del titular, número de cuenta, número de teléfono alternativo del titular, número de teléfono del asistente o número de teléfono del destinatario alternativo del titular. 3. Su pantalla se actualizará con los resultados de búsqueda del titular. Seleccione el titular cuyo perfil desea eliminar/desactivar y haga clic en Continue (Continuar). INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

8 4. Ahora aparecerá el perfil del titular. Desplácese hasta el final de la pantalla y seleccione Modify Status (Modificar estado). 5. Usted tiene la opción de borrar el perfil de un titular eliminando permanentemente sus números de acceso, sus códigos de conferencia, etc. También puede elegir desactivar su perfil, eliminando temporalmente la posibilidad de utilizar su servicio de conferencia, pero sin borrar permanentemente sus detalles de acceso. 6. Si desea eliminar un perfil, ingrese una nota breve en el cuadro de texto y haga clic en Terminate Profile (Eliminar perfil). Verifique que desea eliminar los detalles de la conferencia. Aparecerá una ventana emergente en la pantalla confirmando que los detalles de conferencia del titular serán borrados. Sus detalles de contacto permanecen en nuestro sistema. 7. Si desea desactivar temporalmente un perfil, haga clic en Disable Profile (Desactivar perfil) y verifique su acción. Aparecerá una ventana emergente en la pantalla confirmando que la cuenta de conferencia del titular ha sido desactivada. 8. Para volver a activar la cuenta, vuelva al perfil del titular y seleccione Modify Status (Modificar estado). Haga clic en Enable Profile (Activar perfil). Cómo administrar a los delegados Puede agregar, editar o borrar a delegados que tienen acceso a su cuenta de InterCall Online a través del menú Quick Links (Enlaces rápidos), ubicado en el lado derecho. Si otorga a alguien derechos de delegado a su cuenta de InterCall Online, esta persona podrá programar sus llamadas, iniciar sus llamadas y acceder a su biblioteca de material guardado. También puede administrar su cuenta en su nombre. Esto solamente está disponible para usted si, como administrador, también tiene una cuenta de conferencia. Cómo agregar nuevos delegados 1. Para agregar a un nuevo delegado, coloque su nombre y su apellido o el nombre de usuario de InterCall Online, el número de titular o su dirección de correo electrónico. Haga clic en Search (Buscar). 2. Se le suministrará una lista de usuarios disponibles de su empresa. Seleccione al usuario que desee y haga clic en Add Selected User to Delegate List (Agregar usuario seleccionado a la lista de delegados). 3. Elija los roles de su nuevo delegado (como reuniones, libreta de direcciones o perfil del usuario) eligiendo la casilla de verificación en la columna correspondiente. 4. Haga clic en Submit (Enviar) para guardar. Cómo editar a los delegados existentes Todos los delegados que ya hayan sido seleccionados están incluidos en la página con la asignación del rol de cada delegado y su fecha de vencimiento. Al elegir el menú de la flecha que está junto al nombre del delegado, usted puede: Seleccionar o deseleccionar las opciones de administración del rol (como reuniones, libreta de direcciones y perfil del usuario) Borrar a los delegados seleccionados Modificar la fecha de vencimiento de todos los delegados seleccionados. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

9 Cómo configurar un nuevo perfil de cuenta de facturación Al establecer un nuevo perfil de cuenta de facturación, podrá tener el uso combinado en una misma factura para varios titulares, o bien podrá establecer un nuevo perfil de cuenta de facturación que utilizará un único titular de cuenta. El perfil contendrá la información de contacto y la dirección a utilizar en la entrega de la factura de esta cuenta. 1. Haga clic en Add Account (Agregar cuenta). 2. En la visualización Account Overview (Descripción general de la cuenta) los campos nombre y número de empresa están previamente completados. Suministre un nombre de cuenta para el nuevo perfil en el campo correspondiente. 3. Seleccione el método de envío de la factura: Correo, Correo electrónico o Enlace. 4. En el área Billing Contact (Contacto de facturación), suministre la información obligatoria (indicada con asteriscos rojos). 5. En la sección Account Contact (contacto de la cuenta) suministre la información obligatoria (indicada con asteriscos rojos). INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

10 6. Si desea pagar con tarjeta de crédito, seleccione Credit Card Information (Información de la tarjeta de crédito). Su pantalla se actualizará. 7. Suministre la información obligatoria de la tarjeta de crédito (indicada con asteriscos rojos). 8. Una vez aprobado, el uso mensual de esta cuenta se facturará automáticamente a esta tarjeta de crédito. 9. Suministre la información adicional obligatoria para configurar la nueva cuenta de facturación. 10. Seleccione un código Standard Industrial Classification (SIC) del menú desplegable. Esto nos permite determinar los sectores de sus clientes y nos ayudan a satisfacer las necesidades específicas de dichos sectores. 11. Seleccione Yes o No del menú desplegable para determinar si se requiere un valor PAC o no para todos los titulares. Si la respuesta es afirmativa, suministre la etiqueta PAC (como centro de costos, número de departamento) en el campo correspondiente. 12. En la visualización Marketing Settings (Configuraciones de marketing), determine el tipo de notificación y las opciones para el nuevo perfil de la cuenta de facturación. Mail Welcome Packets Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíen paquetes de bienvenida por correo o no. Welcome Info Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíe la información de bienvenida por correo electrónico o no. Systems Messages Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá mensajes del sistema sobre modificaciones y actualizaciones de productos por correo electrónico o no. Conferencing Compass Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá una serie de correos electrónicos acerca de cómo usar nuestros servicios o no. Educational Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá boletines de noticias y encuestas para conocer más sobre nuestros servicios y enviar comentarios o no. Webinars/Training Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre ofertas especiales y descuentos de precios o no. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

11 Promotional Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre ofertas especiales y descuentos de precios o no. Language Preference Seleccione en el menú desplegable el idioma que debe utilizarse para comunicarse con este usuario. Address Change Notification Seleccione Yes o No para indicar si el usuario recibirá un correo electrónico en caso de que la dirección de correo electrónico sea modificada en su perfil de titular de cuenta. Format Seleccione el formato en el cual el usuario recibirá los correos electrónicos. BCC Ingrese las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar correos con copia oculta. Doc Types Seleccione los tipos de documentos que desea que se envíen: correo electrónico de bienvenida, confirmación de reserva, correo electrónico de archivo, correo electrónico seguro y/o correo electrónico posterior a la conferencia. 13. En la visualización Site Setting (Configuración del sitio), puede habilitar y determinar el nombre de usuario y la contraseña para la funcionalidad Sign Up Now (Registrarse ahora) en la página de inicio de sesión. Esto permite que los usuarios nuevos asociados con esta cuenta de facturación se registren para una cuenta de titular simplemente suministrando el nombre de usuario y la contraseña que usted determine. 14. Seleccione Enabled (Habilitada) desde el menú desplegable de configuración del usuario para activar la función Sign Up Now. 15. Suministre un nombre de usuario, una contraseña y vuelva a escribir su contraseña para confirmar. 16. Seleccione Owner Setup Type Manual (Tipo de configuración del titular: manual) (necesitará aprobar al nuevo titular) o Automated (Automático) (la cuenta del nuevo titular se aprueba automáticamente). 17. Marque Read Only Access, si desea que todos los usuarios establecidos dentro de esta cuenta tengan acceso de sólo lectura a la sección Manage My Account (Administrar mi cuenta) de InterCall Online. Podrán ver los detalles de la conferencia, pero no editarlos. 18. En la visualización Product Details (Detalles de productos) puede establecer las configuraciones de Reservationless-Plus al nivel de la cuenta. Por favor tenga en cuenta: si no hace ninguna selección, se utilizará la configuración predeterminada. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

12 19. Haga clic Save Changes (Guardar cambios) 20. Recibirá una página de confirmación donde se muestra la información que ha suministrado. Asegúrese de que esta información sea correcta y haga clic en Continue (Continuar) para guardar sus cambios Cómo ver/editar la información de las cuentas Podrá ver y editar la información de las cuentas de facturación dentro de su empresa. 1. Para ver o editar un perfil de una cuenta de facturación, busque la/s cuenta/s por el nombre de la cuenta, el número de la cuenta, el número de la empresa, el número de teléfono a la cual facturar la cuenta o el número de teléfono de contacto de la cuenta. 2. Su pantalla se actualizará con los resultados de búsqueda de la información de las cuentas. Seleccione el nombre de la cuenta que desea ver y/o editar. 3. Aparecerá la información del perfil de la cuenta. Puede actualizar la información en la página, excepto el nombre/número de la cuenta y de la empresa. Una vez que termine de hacer cambios, haga clic en Save Changes (Guardar cambios). 4. Recibirá una página de confirmación. Asegúrese de que su información sea correcta y luego haga clic en Continue (Continuar) para guardar sus cambios. Cómo ver/editar la información de la empresa Podrá ver y editar la información de su empresa desde InterCall Online. 1. Seleccione la pestaña Manage Account y Company. Si es el administrador de sólo una empresa, la pantalla automáticamente mostrará la página de información del perfil de su empresa, por favor siga con el paso 4. Si administra más de una empresa, siga los pasos que están a continuación. 2. Si es el responsable de más de una empresa, haga una búsqueda por nombre o número de empresa para ver o editar el perfil de una empresa. 3. Su pantalla se actualizará con los resultados de búsqueda de la información de las cuentas. Seleccione el nombre de la empresa que desea ver y/o editar. 4. Dentro de la descripción general de la empresa, las secciones que están a continuación se pueden editar: Company Information Podrá ver (pero no editar) la unidad de negocio, división, nombre de la empresa, solicitud de tarjeta de crédito y PAC obligatorio para todos los titulares, como así también el tipo de facturación y PAC. Sales Rep Podrá editar el nombre del representante principal y su código. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

13 Modify Status Podrá editar la sección Terminate Profile (Eliminar perfil). 5. Dentro de las configuraciones de marketing, determine el tipo de notificación y las opciones. MailWelcomePackets Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíen paquetes de bienvenida por correo o no. WelcomeInfo Seleccione Yes o No para indicar si desea que se envíe la información de bienvenida por correo electrónico o no. SystemsMessages Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá mensajes del sistema sobre modificaciones y actualizaciones de productos por correo electrónico o no. ConferencingCompass Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá una serie de correos electrónicos acerca de cómo usar nuestros servicios o no. Educational Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá boletines de noticias y encuestas para conocer más sobre nuestros servicios y enviar comentarios o no. Webinars/Training Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre ofertas especiales y descuentos de precios o no. Promotional Seleccione Yes o No para indicar si este usuario recibirá información sobre ofertas especiales y descuentos de precios o no. LanguagePreference Seleccione en el menú desplegable el idioma que debe utilizarse para comunicarse con este usuario. Address Change Notification Seleccione Yes o No para indicar si el usuario recibirá un correo electrónico en caso de que la dirección de correo electrónico sea modificada en su perfil de titular de cuenta. BCC Ingrese las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar correos con copia oculta. Doc Types Seleccione los tipos de documentos que desea que se envíen: correo electrónico de bienvenida, confirmación de reserva, correo electrónico de archivo, correo electrónico seguro y/o correo electrónico posterior a la conferencia. 6. Dentro de las configuraciones del sitio, se pueden editar las siguientes opciones: Customize Owner Setup Seleccione el producto y los servicios que desea que estén disponibles para sus usuarios finales cuando se registren para una cuenta con InterCall Online. Algunos campos del formulario son obligatorios y no se pueden eliminar. Si desea que un campo específico sea obligatorio, marque la casilla de selección que está junto al campo. Define Custom Fields Para definir un campo personalizado en el formulario, INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

14 seleccione un tipo de campo y haga clic en Save (Guardar). Luego, defina las propiedades para ese campo y haga clic en AddRow (Agregar fila). Finalmente, haga clic en Save (Guardar) para guardar permanentemente sus cambios en el formulario Registrarse ahora. Copy Settings to Another Company Puede copiar las configuraciones personalizadas de esta empresa en la empresa especificada debajo. Signup Notification Settings Agregue una dirección de correo electrónico, para que cuando un usuario se registre a través del portal en línea, las direcciones de correo electrónico indicadas reciban una notificación. Manage Delegates Permita que los usuarios asignen derechos de delegado a otros usuarios dentro del mismo número de empresa o el mismo número de cuenta, o bien dejar de permitir que los usuarios puedan asignar derechos de delegado a otros usuarios. Domain Validation Puede permitir o no la validación del dominio de correo electrónico dentro de la empresa del usuario. Password Expiration Indique un vencimiento de la contraseña, un intervalo de vencimiento o un recordatorio de vencimiento. Read Only Access Limite a todos los usuarios dentro de esta cuenta para que tengan acceso de sólo lectura a la sección Manage My Account (Administrar mi cuenta) de InterCall Online. 7. Dentro de Product Details (Detalles de productos), edite los productos disponibles al nivel de la empresa. 8. Una vez que termine de hacer cambios, haga clic en Save Changes (Guardar cambios) 9. Recibirá una página de confirmación. Asegúrese de que su información sea correcta y luego haga clic en Continue (Continuar) para guardar sus cambios. Cómo aprobar solicitudes de nuevos titulares Vea las solicitudes de nuevas cuentas que se han enviado a través del proceso de configuración de titulares Regístrese ahora. Vea sus solicitudes y acéptelas o rechácelas. Luego de aprobar la solicitud, las cuentas se crearán automáticamente y los materiales de bienvenida se enviarán al nuevo titular de cuenta. 1. Seleccione Pending Owner Requests (Solicitudes pendientes de titulares) en el menú Quick Links (Enlaces rápidos). 2. Puede seleccionar a uno o más usuarios resaltando el nombre del titular y eligiendo Approve Checked Owners (Aprobar titulares marcados) o Reject Checked Owners (Rechazar titulares marcados). Recibirá una confirmación de que los titulares seleccionados han sido aprobados o rechazados. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

15 Cómo administrar casos Como administrador, puede ingresar casos sobre su propia experiencia en conferencias, o administrar los casos de otras personas dentro de su organización. Cómo ingresar un caso nuevo 1. Vaya al menú Cases (Casos) 2. Haga clic en Add Case (Agregar caso) 3. Busque el número de titular que solicitó un ticket de problema utilizando la opción Owner Lookup (Búsqueda de titular) 4. Complete el formulario en línea y haga clic en Save (Guardar). 5. Recibirá una confirmación por correo electrónico de que se ha enviado su solicitud junto con el número de caso, para que usted pueda rastrearlo. Cómo editar un caso abierto 1. Vaya al menú Cases (Casos). 2. Haga clic en el menú junto a los casos. 3. Utilizando los criterios de búsqueda puede buscar por empresa, por cuenta o por número de titular. También puede buscar un caso en particular si tiene esa información disponible. 4. La tabla mostrará los detalles del titular, el tipo de problema (audio, web, video o facturación), la fecha en la que se ingresó el caso y su estado. 5. Resalte el caso correspondiente en la pantalla y haga clic en Edit/View Case (Editar/Ver caso) para ver más detalles sobre el ticket de problema. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

16 Apéndice: descripciones de las opciones de productos Automated Código de acceso del líder: el código que usted ingresa para iniciar su llamada. Código de acceso del participante: el código que sus participantes ingresan para unirse a su llamada. Código de acceso único del servicio Automated: un nuevo código de acceso que se asigna a cada una de sus llamadas automatizadas. Anuncio de entrada: seleccione cómo quiere anunciar a los participantes que se unen a su llamada. Elija entre las siguientes opciones: tono, anuncio de nombre, nombre y tono, o silencio. Anuncio de salida: seleccione cómo quiere anunciar a los participantes que se desconectan de su llamada. Elija entre las siguientes opciones: tono, anuncio de nombre, nombre y tono, o silencio. Reservationless-Plus Código de acceso a la conferencia: el código de acceso único que suministra a sus participantes para que puedan unirse a su llamada. PIN del líder: el código que ingresa para iniciar su conferencia Reservationless-Plus. Puede suministrar un PIN de líder personalizado o dejar el campo en blanco y el sistema asignará un código aleatorio. Llamar a los participantes: seleccione ON u OFF para determinar si desea que se llame a sus participantes para ingresar a la conferencia o no. Selección mensual de puertos: seleccione la cantidad de líneas de participantes que su cuenta puede alojar en sus llamadas Reservationless-Plus. Anuncio de entrada: decida cómo se anuncia a sus participantes cuando se unen a su llamada en conferencia de audio. Elija entre las siguientes opciones: tono, anuncio de nombre, nombre y tono, o silencio. Anuncio de salida: decida cómo se anuncia a sus participantes cuando se retiran de su llamada en conferencia de audio. Elija entre las siguientes opciones: tono, anuncio de nombre, nombre y tono, o silencio. Código de acceso de seguridad: agregue otro nivel de seguridad para su conferencia de audio con un mayor control de las personas que se unen a sus llamadas. Puede seleccionar y distribuir el código de acceso de seguridad para cada conferencia que usted dirija. Nota: esta función debe estar desactivada (OFF) si la opción Quick Start (inicio rápido) está activada. Inicio rápido: seleccione la opción Quick Start (Inicio rápido) para comenzar inmediatamente su llamada en conferencia sin reservas, permitiendo que sus participantes ingresen a su conferencia antes de que usted se una y comiencen a hablar antes de que la llamada comience oficialmente. Nota: esta función debe estar desactivada (OFF) si la opción Security Passcode (código de acceso de seguridad) está activada. Continuación automática: esta función permite que una conferencia Reservationless-Plus continúe cuando usted se desconecta. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). PAC a través de DTMF/teclado del teléfono: cuando está activada, esta función le indica que debe ingresar un Código de Contabilidad del Proyecto (PAC - Project Accounting Code) utilizando el teclado de su teléfono antes de iniciar su llamada en conferencia. Llamar para grabar/grabación de la conferencia: grabe su conferencia presionando *2 en el teclado de su teléfono. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). Idioma de las instrucciones: seleccione en qué idioma estarán las instrucciones de la llamada. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

17 Continuación: use los tonos DTMF durante una llamada para permitir que la conferencia continúe cuando usted se desconecte. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). Solicitud de una operadora: seleccione quién puede solicitar el servicio de una operadora que asista a la llamada. Grabación de nombre: decida si sus participantes grabarán su nombre al ingresar a la llamada. Correos electrónicos posteriores a la conferencia: lleve un registro de asistencia de sus participantes con un registro por correo electrónico de los participantes que asistieron por teléfono y/o a través de la web. Además, puede llevar un registro de los minutos totales de su conferencia, para anticipar el presupuesto de su llamada. Si esta opción está activada, se aplica una tarifa mensual. Sub-conferencia: permita que ciertos invitados previamente seleccionados se unan a un debate en privado durante su llamada en conferencia. La sub-conferencia le permite discutir cuestiones diferentes y otra información no pública. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). Sala de espera: permita que sus participantes escuchen música de espera hasta que usted esté listo para que ellos se unan a su llamada en conferencia. Esta función es útil cuando usted tiene conferencias consecutivas programadas con dos grupos distintos. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). Permitir líderes múltiples: preseleccione a los participantes que tendrán acceso a los comandos del teclado. Esta opción se puede activar (ON) o desactivar (OFF). Saludo personal: grabe un mensaje personal para que éste se reproduzca antes de que el participante ingrese a su conferencia. Se aplican cargos mensuales. Opciones de Operator Assisted y Direct Event Entrada directa: seleccione la opción Direct Entry (Entrada directa) para unirse rápidamente a una conferencia de audio. Esto permite que los participantes ingresen inmediatamente a la conferencia y comiencen a hablar antes de que la llamada comience oficialmente. Música de espera: permita que sus participantes escuchen música de espera hasta que comience la teleconferencia. La música de espera crea una atmósfera formal para la conferencia. Anuncio de nombre: indique a la operadora que anuncie los nombres de los participantes a medida que estos ingresan a la conferencia, así todos sabrán quién está presente en la llamada. El anuncio le permite llevar un registro de la audiencia de su llamada con más facilidad. Sondeo: use a la operadora para encuestar a todos los participantes de la conferencia. Usted determina cuáles son las preguntas antes de la conferencia y los participantes responden utilizando los teclados de sus teléfonos. El sondeo le permite obtener comentarios instantáneamente y aumenta la participación de los asistentes de la llamada. Usted recibirá un informe con todas las respuestas que está organizado por pregunta y por participante. Transmisión: Elija que se le transmita un mensaje a sus participantes fuera de su llamada en conferencia. Enlace internacional: conecte a sus participantes internacionales a su llamada en conferencia, incluyendo enlaces a través de centros de llamada internacionales, números de acceso gratuitos y pagos y opciones para llamar a los participantes. Lista aprobada de participantes: indique cuál de sus participantes tiene previsto estar en su conferencia y a qué hora durante la llamada. Sólo los participantes que estén en la lista serán incorporados a la conferencia. Leader-View SM : obtenga una vista privada y en tiempo real de los participantes en su llamada utilizando esta interfaz simple y basada en la web. Puede ver los nombres de las personas que esperan hacer una pregunta y otra información pertinente. Leader- View administra eficazmente las relaciones con los inversores y otras conferencias públicas. Sub-conferencia: permita que ciertos invitados previamente seleccionados se unan a una discusión privada antes de que empiece la conferencia. La sub-conferencia le permite revisar detalles de última hora, cuestiones relacionadas y otra información no pública. Notificación de tono de entrada: escuche un tono cada vez que un participante nuevo ingrese a la conferencia. Permite que todos sepan que un nuevo participante se ha unido o ha abandonado la conferencia, sin interrumpir la conversación. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

18 Pasar lista: indique a la operadora que diga los nombres de todos los participantes que han ingresado a la llamada. Cuando pasa lista, usted confirma que todos los participantes esperados han asistido. Modo discurso: silencie las líneas de todos los asistentes durante la presentación para reducir el ruido de fondo, lo cual le permite transmitir su mensaje sin interrupciones. Confirmación por correo electrónico: verifique otra vez los datos específicos de su teleconferencia. Puede elegir recibir una confirmación de los detalles de su conferencia por correo electrónico. Confirmación por fax: verifique otra vez los datos específicos de su teleconferencia. Puede elegir recibir una confirmación de los detalles de su conferencia por correo fax. Locutor: utilice operadoras capacitadas y seleccionadas para que le brinden servicios de locución de excelente calidad, lo cual le da un toque profesional a sus conferencias más importantes. El locutor es ideal para los eventos dirigidos a los medios de comunicación o para las conferencias que organiza la gerencia ejecutiva de su empresa. Guiones personalizados: diseñe un mensaje especial para un anuncio de bienvenida, una sesión de preguntas y respuestas y/o los comentarios de cierre. Su guión es leído por la operadora durante su conferencia. Los guiones personalizados le ofrecen otra forma de personalizar sus llamadas. Notificación de tono de salida: escuche un tono cada vez que un participante nuevo ingresa o sale de la teleconferencia. Esto permite que todos sepan que un participante nuevo se ha unido o ha abandonado la conferencia sin interrumpir la conversación. Preguntas y respuestas: dale a sus participantes la oportunidad de hacer preguntas durante la conferencia. Los participantes indican que tienen una pregunta utilizando el teclado de su teléfono, mientras la operadora administra la cola de preguntas de manera profesional y ordenada. Seguridad: usted puede evitar que se unan a su conferencia otros participantes, incluida la operadora, con sólo presionar un comando en el teclado de su teléfono. El bloqueo de conferencia le da la libertad de discutir información confidencial en un entorno seguro. Al seleccionar esta función, la operadora sabrá que debe revisar las funciones de bloqueo de la conferencia con usted antes de ingresar a su conferencia. Contraseña: los participantes deben brindar a la operadora una palabra o código predeterminado en el campo Contraseña antes de ingresar a la conferencia. Transcripción de llamada: reciba un registro escrito, ya sea digital o impreso, de lo que se dijo durante la conferencia. Las transcripciones son útiles para identificar fragmentos y citas que luego podrá usar en comunicados de prensa posteriores al evento. Elija transcribir toda la llamada o sólo la sesión de preguntas y respuestas. Brindamos diversas opciones de entrega que se adaptan a sus necesidades específicas. Orden/ingreso del líder: cree un entorno amigable par a la conferencia uniéndose a la misma antes que sus participantes. Esto le da la oportunidad de saludar a los participantes a medida que estos ingresan a la llamada. Alternativamente, la opción Leader Last (Líder último) le permite ingresar a la conferencia luego de que todos ya han ingresado, lo cual crea un entorno más formal. Esta opción se recomienda en caso de presentaciones grandes y eventos públicos. Grabación promocional: envíe a InterCall una cinta grabada para que sus participantes la escuchen mientras esperan que la conferencia comience. Una cinta promocional crea un ambiente propicio para su llamada y puede brindar a los participantes información relevante sobre su orador o sobre el tema de la conferencia. Grabación/reproducción de la conferencia: reproduzca una conferencia o mensaje previamente grabado en uno o más horarios programados. Seleccione entre CD, cassette, DAT, Encore o micro-cassette para indicar en qué formato se entregará la reproducción de la conferencia. Mostrar número de país Seleccione los números de acceso internacional que se mostrarán en las confirmaciones por correo electrónico en sus llamadas de audio. Por defecto, no hay ningún país seleccionado para las llamadas Operator Assisted y Direct Event. En el caso de los servicios Reservationless-Plus y Automated, se muestran 23 países automáticamente por defecto. Puede agregar más países seleccionando un país de la columna derecha y moviéndolo a la columna que dice Display these Country Numbers (Mostrar estos números de país). Cuando usted programa su llamada Automated, Operator Assisted o Direct Event a través de InterCall Online, haga clic en Enable International dial-in INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

19 numbers (Permitir números de acceso internacional) en la sección Meeting Information (Información de la reunión) y los países seleccionados se mostrarán en su confirmación por correo electrónico. Funciones avanzadas Anuncio especial: personalice la grabación que se escucha inicialmente cuando marca para ingresar a su llamada en conferencia. Línea de comunicación: hable con una operadora fuera de la conferencia principal para transmitir información privada, organizar a los oradores invitados o sincronizar su evento. Una línea de comunicación facilita la administración de una conferencia grande. Enlace UK/HK Comm: permite que los contactos de Europa o Asia Pacífico hablen con una operadora fuera de la conferencia principal para transmitir información privada, organizar a los oradores invitados o sincronizar su evento. Grabación: capture su evento en un CD, cassette, microcassette o DAT para obtener una grabación de excelente calidad para sus archivos. Para explorar fácilmente su conferencia grabada, también ofrecemos el servicio de indexación de CD. Opciones de Encore SM Encore: grabe digitalmente su llamada para quienes no pudieron asistir a la misma en vivo o para quienes desean volver a escucharla. Se puede acceder a la grabación las 24 horas, todos los días con sólo llamar a un número gratuito. Código de seguridad de Encore: para acceder a su grabación de Encore, los invitados deberán ingresar un código de seguridad de Encore Informe de participantes Informe de participantes: los nombres de los participantes, los tiempos que estuvieron en la línea de la llamada, los números de teléfono y hasta cuatro tipos más de información adicional seleccionados por el usuario se capturan cuando los participantes llaman para ingresar a la conferencia. Esta lista se envíe por fax o por correo electrónico luego de su llamada. Elija una opción predeterminada entre: o o o Estándar: nombre y apellido del participante Avanzada: nombre y apellido del participante, número de teléfono y dos tipos más de información que usted elija. Si lo prefiere, agregue la información adicional deseada en los campos 3 y 4. Premium: nombre y apellido del participante, número de teléfono y cuatro tipos más de información que usted elija. Si lo prefiere, agregue la información adicional deseada en los campos 3 a 6 Por último, suministre el nombre del destinatario y un correo electrónico y/o número de fax donde se enviará el informe. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

20 Atención al cliente Soporte técnico y asistencia al cliente Soporte técnico Atención en Inglés (24 horas) y Español (8 a 17 CST): Argentina Brasil Chile Colombia Costa Rica México Panamá Perú Uruguay EUA Venezuela conferencias@intercall.com Preguntas sobre facturación y cuentas Capacitación y recursos Inscríbase a cursos de capacitación gratuitos Recursos en línea y guía del usuario INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM