Unidad Sistema de Aseguramiento de la Gestión de la Calidad

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1 PAGINA: 1 de 5 1. OBJETIVO: Definir los pasos a seguir en la planeación, ejecución, reporte, registro y seguimiento de las Auditorias Internas para. 2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS: Auditoria La norma ISO 9000: 2000 define una Auditoria como: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el Auditoria Ordinaria: Auditoria Extraordinaria: CDC: DGAC: Instructivo: No conformidad: Observación: Oportunidad mejora: Procedimiento: Producto/Servicio: Producto/Servicio Externo: de alcance al que se cumplen los criterios de auditoria. Auditoria que se realiza de acuerdo al Plan Anual de Auditorias establecido. Auditoria que no está contemplada en el Plan Anual de Auditorias establecido. Comité Director de Calidad. Dirección General de Aviación Civil. Documento debidamente aprobado que detalla instrucciones sobre una tarea o actividad incluida en un Procedimiento. Incumplimiento de requisitos, clasificadas en mayor o menor según su grado de incumplimiento. Debilidad o falla potencial que puede convertirse en el futuro en una No conformidad. Criterio y/o aporte que permite mejorar el proceso y/o el desempeño, mejore la eficiencia, disminuya la posibilidad de errores y que tenga algún beneficio adicional medible. Documento debidamente aprobado que detalla instrucciones generales de cómo llevar acabo un proceso o actividad para obtener un Producto/ Servicio. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan para transformar elementos de entrada en resultados. Todo aquel Producto/Servicio que brindan las diferentes Unidades o Grupos de Trabajo a los operadores, usuarios, otras entidades gubernamentales y público general que solicita información o cualquier servicio brindado por la DGAC. Producto/Servicio Interno: Procedimiento y/o Instructivo General: Procedimiento y/o Instructivo Interno: SAGEC: Todo aquel Producto/Servicio que brindan las diferentes Unidades o Grupos de Trabajo a otras entidades y/o funcionarios de la DGAC. Procedimiento y/o Instructivo que se aplica a todo Producto/Servicio externo. Procedimiento y/o Instructivo que se aplica a una Unidad y/o Grupo de Trabajo específica y que puede ser derivado de un Producto/Servicio externo y/o de un Producto/Servicio interno. Unidad Sistema de Aseguramiento de la Gestión de la Calidad

2 PAGINA: 2 de 5 3. ALCANCE: Toda Auditoria de Calidad Ordinaria o Extraordinaria que se realice en las Unidades o Grupos de Trabajo que abarque de la Calidad. Todos los Procedimientos y/o Instructivos Generales o Internos del Sistema de Aseguramiento de la Gestión de Calidad Institucional serán controlados y distribuidos únicamente por SAGEC según Procedimiento SAGEC-001. La modificación o eliminación de este Procedimiento se podrá hacer únicamente según el Procedimiento UPLA RESPONSABILIDAD: 1 Es responsabilidad del Encargado de Auditorias Internas de Calidad de SAGEC el planear, coordinar y dar seguimiento todas las Auditorias Internas, además del archivo, custodia, control y conservación de los documentos generados. 2 Es responsabilidad del Encargado de Auditorias de SAGEC elaborar el Informe de las Auditorias realizadas, en coordinación con el equipo auditor designado. 3 Es responsabilidad del equipo Auditor de Calidad el realizar la Auditoria de acuerdo a este Procedimiento y de acuerdo a las indicaciones que se convengan. 4 Es responsabilidad del Encargado de Área el cooperar y brindar todas las facilidades para la realización de la Auditoria. Además, de realizar las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para el mejoramiento de la Institución. 5 Es responsabilidad del CDC el aprobar el Plan Anual de Auditorias y darle la difusión suficiente para que todos los Encargados de Área lo conozcan con antelación. 6 Es responsabilidad de la Dirección General el analizar los informes de Auditorias y verificar que se tomen las acciones correctivas y/o preventivas necesarias. 5. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS: Nombre del documento Procedimiento Revisión, Control y Distribución de Procedimientos y/o Instructivos d SAGEC-001. Procedimiento para la Modificación, Revisión o Cancelación de Procedimientos y/o Instructivos UPLA-11 Procedimiento para el Control de los Registros de Calidad SAGEC-005 Procedimiento para el Control de Acciones Correctivas y Preventivas SAGEC DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES: 6.1 GENERALIDADES Las Auditorias Ordinarias se realizarán según el Plan Anual de Auditorias aprobado por el CDC.

3 PAGINA: 3 de El Plan Anual de Auditorias deberá de establecer como mínimo al menos una Auditoria Ordinaria cada seis meses a cada una de las Unidades establecidas en la Estructura Organizacional SAGEC Los Objetivos de las Auditorias deben de enfocarse en: Determinar la amplitud de conformidad con las Políticas, Procedimientos y Prácticas establecidas y su conformidad con los Reglamentos, Normas y Procedimientos establecidos: Es decir verificar que se hace lo que se dice y que lo que se hace esta conforme con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 y de las Políticas de Calidad. Cuando existan acciones correctivas y/o preventivas de auditorias previas: asegurar la implementación de estos cambios. El Sistema de Aseguramiento de la Gestión de la Calidad deberá buscar la mejora continua para agregar valor al sistema Todo los Auditores deberán tener al menos una vez al año una capacitación de refrescamiento sobre de la Calidad en la que se evalúan los conocimientos adquiridos y en las que se les brinde nuevas técnicas de auditorias Las Auditorias Extraordinarias se realizarán por cualquiera de las siguientes razones: Seguimiento de Auditorias Previas. Cambios importantes en los Procedimientos. Quejas frecuentes de los usuarios. Cambios significativos o de rotación del personal. Resultado de Insatisfacción del usuario. Historial de problemas frecuentes en Auditorias Previas. Baja Grado de Cumplimiento en Auditorias Previas. Solicitud del Encargado del área. Solicitud del Encargado de SAGEC. Solicitud del CDC. Solicitud de la Dirección. Cualquier otra razón o justificación que se considere conveniente o necesario El CDC deberá enviar una copia del Plan Anual de Auditorias aprobado a todos los Encargados de Área, detallando el cronograma, objetivos, el equipo de auditores designados Los Encargados de Área deberán firmar como compromiso de su acuerdo y apoyo de las Auditorias en el Oficio establecido Las auditorias se realizan por equipos de al menos dos personas por cada Unidad que este siendo auditada, de manera que sea un proceso objetivo e imparcial, además se podrá incluir personal en entrenamiento para auditor como observador Se define No conformidad Mayor: a. Ausencia total del Sistema de Gestión de la Calidad. b. Incumplimiento de: Dos o más cláusulas del Manual de Calidad o de la Norma. Normativa aplicable al área y reglamentos internos.

4 PAGINA: 4 de 5 Procedimientos establecidos. c. Cualquier otra que afecte la eficacia o eficiencia del Sistema Se define No conformidad Menor: a. Ausencia parcial detectada que pueda determinarse como aislada, no sistemática. b. Incumplimiento de una cláusula del Manual de Calidad o de la Norma. c. Cualquier otra que pueda afecta el funcionamiento del Sistema. 6.2 PROCEDIMIENTO Un mes antes a la fecha de la realización de la Auditoria, el Encargado SAGEC y el Encargado de Auditorias de SAGEC se reúnen con el Encargado de Área para afinar detalles e indicarle como fue planificada la Auditoria. Entre los puntos a comentar están al menos los siguientes: Objetivos específicos. Criterios de evaluación (Procedimientos y/o requisitos contra los que se va auditar). Alcance y límites de la Auditoria (ubicaciones, actividades, procesos, etc.). Método a utilizar (listas de verificación y técnica de auditoria a utilizar, etc.). Documentación requerida (registros de acciones correctivas y preventivas, Reportes de auditorias previas en el área, Políticas de Calidad etc.) Posterior a la reunión, el Encargado de Auditorias SAGEC selecciona el equipo Auditor en coordinación con el Encargado de SAGEC. Los funcionarios que pueden participar en la realización de la Auditoria es el personal que se encuentra capacitado para realizar estas labores y que no pertenezca al área a auditar El equipo seleccionado se reúne con el Encargado de Auditorias SAGEC para recibir capacitación de refrescamiento sobre el sistema y de lo que se quiere evaluar según la planificación de la auditoria, además de aclarar dudas, recibir sugerencias y coordinar y distribuir las labores de ejecución El Encargado de Auditorias SAGEC notifica al Encargado de Área, el equipo auditor seleccionado, los objetivos y el alcance de la Auditoria y para que realicen todas las consultas que consideren convenientes. En caso de que por alguna razón de fuerza mayor el Encargado de Área considere que se requiere reprogramar la Auditoria deberá coordinarlo con el Encargado SAGEC El Encargado de Área debe coordinar que según las fechas y horas programadas de la auditorias se disponga de al menos un encargado para la atención de los auditores y de toda logística necesaria (documentos, espacio, tiempo, etc.) para evitar contratiempos Antes de iniciar la Auditoria, se debe realizar una reunión para que el equipo Auditor se presente con el Encargado de Área y con sus colaboradores; además de indicar pormenores del programa de auditoria y aclarar cualquier duda o comentario que requieran El Equipo Auditor procede a la ejecución de la auditoria según el plan, estableciendo todas las posibles no conformidades, observaciones y oportunidades de mejoras detectadas. Deben mantener contacto con el Encargado de Auditorias de SAGEC para cualquier duda o consulta

5 PAGINA: 5 de 5 sobre la auditoria. Deben de reunirse todos los días en horas de la tarde para discutir los hallazgos detectados y tomar en forma conjunta las decisiones pertinentes Las posibles no conformidades mayores y/o menores detectadas las deberán de evaluar junto con el Encargado de Área para su confirmación Todas las no conformidades confirmadas (Mayores y Menores), además de las observaciones y oportunidades de mejoras deberán ser anotadas en el Reporte de la Auditoria por parte del equipo auditor El último día de la auditoria, el equipo auditor junto con el Encargado de Auditorias de SAGEC se reúnen con todo el personal auditado para presentar los hallazgos de la auditoria El equipo Auditor envía el informe de Auditoria al Encargado de Auditorias de SAGEC en un plazo no mayor a una semana de finalizada la auditoria incluyendo las listas de verificación utilizadas y las notas tomadas Posterior a la auditoria, el Encargado SAGEC y el Encargado de Auditorias de SAGEC se reúnen para analizar y evaluar el informe remitido de la auditoria realizada. En caso de ser necesario podrán convocar a cualquiera de los miembros del equipo auditor Una vez analizado y evaluado, el Encargado SAGEC envía el informe final para su análisis al Encargado de Área y a la Dirección General junto con las recomendaciones que considere conveniente El Encargado de Auditorias de SAGEC inicia con el SAGEC-006 para las no conformidades mayores y/o menores, observaciones y oportunidades de mejora identificadas en el Informe de Auditoria El Encargado de Auditorias de SAGEC archiva, conserva y mantiene la documentación generada durante la auditoria según SAGEC-005. Fin del procedimiento 7. ANEXOS: Plan Anual de Auditorias. Oficio de Acuerdo y Apoyo al Plan Anual de Auditorias por parte de los Encargados de Área. Diagrama de Flujo. Reporte de Auditoria. Informe Final de Auditoria. 8. APROBACION DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO Director General de Aviación Civil Unidad de Planificación

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