PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

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1 Código: SAI-PR-01 Fecha: 15/Octubre/2015 Versión: 1 PROCEDIMIENTO DE DE CALIDAD Elaboró Revisó Autorizó Cristina Rodríguez Narváez Blanca Eda Domínguez Ma. Yolanda Ríos Gómez 1

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para dirigir la planificación, realización y comunicación de las Auditorías Internas que permitan verificar la implantación, operación, mantenimiento y conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad del Centro de Investigaciones Químicas (CIQ) acorde con los requisitos de la norma ISO 9001:2008/NMX-CC ALCANCE Aplica para las auditorías internas practicadas al Centro de Investigaciones Químicas. 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de etapas 1. Elaboración de programa de auditorías y selección de auditor líder 2. Designación del equipo auditor 3. Preparación de Plan de auditoría Actividad 1.1 Elabora el Programa anual de auditorías internas de calidad SAI-PG-01 de acuerdo con recursos y necesidades del Centro y publica fechas programadas. 1.2 Nombra al auditor líder, mediante el formato para Calificación de auditores SAI-FO-02 con base en los Criterios para calificación de auditores SAI-PR-02 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores. 2.1 El auditor líder con apoyo del RD designa al equipo auditor, debiendo llenar el formato Calificación de auditores SAI-FO-02 con base en Criterios para calificación de auditores SAI-PR-02 y en los resultados de calificación y habilidades personales de los auditores. 3.1 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Líder, se elabora el Plan de auditoría SAI-FO-01 considerando: los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. 3.2 Asigna a cada miembro del equipo auditor la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores. Responsable RD Auditor líder y RD Auditor líder y equipo auditor 2 de 8

3 4. Revisión de la documentación y preparación de la auditoría in situ 5 Auditoría in situ 3.3 Los auditores en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión. 3.4 Presenta al auditado el plan de auditoría antes de que comiencen las actividades in situ. 4.1 Antes de iniciar las actividades in situ se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, teniendo en cuenta: el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la institución, así como el alcance y los objetivos de la auditoría, sobre todo cuando la auditoría sea por primera vez o de ampliación al alcance del SGC. 4.2 Si la documentación es inadecuada, el líder del equipo debe informar al auditado y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan. 4.3 Si la documentación es adecuada, se preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoría in situ. 5.1 Realiza la reunión de apertura con la dirección del auditado, y/o con aquellos responsables de los procesos que se van a auditar. El propósito de la reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevaran a cabo las actividades de auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo de la auditoría. Formato de reunión apertura o cierre, SAI-FO Informa al auditado para decidir si se confirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables se puede reprogramar. 5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a áreas específicas del CIQ, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado. 5.4 De acuerdo al plan de auditoría revisa la conformidad del sistema de gestión de calidad, conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la norma. Guía de requisitos auditables SAI-FO-04 Equipo Auditor Auditor Líder Equipo auditor 3 de 8

4 6. Revisión de información, elaboración y autorización del informe de auditoría 7. Distribución de Informe de auditoría 5.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma. 6.1 El equipo auditor se reúne antes de la junta de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría, acordar las conclusiones, preparar recomendaciones y comentar el seguimiento si ese estuviese considerado en los objetivos. Las conclusiones pueden tratar asuntos relativos a: grado de conformidad con respecto a norma ISO 9001:2008 o criterios de auditoría, la eficaz implantación, mantenimiento y mejora del SGC y la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejoras del sistema de gestión. 6.2 Se evalúa la evidencia de la auditoría con respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no conformidad. Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoría pueden identificar una oportunidad de mejora. 6.3 Prepara el Informe de Auditoría, SAI-FO-05 que se rendirá en la reunión de cierre. 6.4 Revisa el informe elaborado y si se proporciona un registro completo de la auditoría, lo aprueba y firma para su distribución. 7.1 Preside la reunión de cierre, presenta los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Informe de Auditoría, SAI-FO Realiza entrega del Informe de Auditoría al Director. Equipo auditor y Auditor Líder Auditor Líder 8. Recepción de informe de auditoría 8.1 Recibe el Informe de Auditoría y establece acuerdos sobre el intervalo de tiempo para implementar acciones correctivas o preventivas que atenderán a las No Conformidades derivadas de la auditoría. 8.2 Acuerda con el auditado el intervalo de tiempo necesario para que éste presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Si es conveniente, se presentan las oportunidades de mejora, enfatizando que las recomendaciones no son obligatorias. Nota: El informe de auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros de equipo auditor y todos los RD 4 de 8

5 receptores del informe deben respetar y mantener la debida confidencialidad del informe. 9. Seguimiento de la auditoría Nota: La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se hayan realizado y el informe de la auditoría aprobado haya sido distribuido. 9.1 Establece fecha para convocar a reunión con la dirección, para el análisis de los hallazgos. 9.2 Debe verificar si se implementó la acción correctiva y su eficacia. RD 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 5 de 8

6 5- POLÍTICAS DE OPERACIÓN 5.1 El RD elabora el programa anual de las auditorías internas. 5.2 El RD se asegura de la selección y competencia del auditor líder. 5.3 Es responsabilidad del auditor líder y del equipo auditor elaborar el Plan de auditoría, código SAI-FO-01 organizando las actividades involucradas y asignando los procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas a cada uno de los miembros. 5.4 Es responsabilidad del RD y del auditor líder seleccionar a los miembros del equipo auditor mediante el formato de Calificación de Auditores Internos, SAI-FO Es competencia del Director y del RD asegurarse de la realización de la auditoría de acuerdo al plan de auditoría. 5.6 La viabilidad de la auditoría debe determinarse teniendo en consideración la disponibilidad de la información, de los recursos requeridos, y el personal. 5.7 Antes de las actividades de la auditoría in situ, la documentación del auditado debe ser revisada para determinar la conformidad del sistema, según la documentación con los criterios de la auditoría. 5.8 Es responsabilidad del RD convocar a la Dirección, al equipo auditor y a los responsables de cada proceso, a la entrega del Informe de Auditoría para atender los hallazgos y aplicar los procedimientos de Acciones Correctivas y Preventivas SCP-PR-01 según sea el caso. Estas acciones no son consideradas como parte de la Auditoría. 5.9 El RD conjuntamente con los responsables de cada proceso deberán verificar la implantación de la Acción Correctiva o Acción Preventiva y su eficacia, esta verificación puede ser parte de una auditoría posterior Es responsabilidad del RD mantener actualizado el padrón y los expedientes de los auditores, informando al auditor líder para su resguardo Es facultad del auditor líder y el equipo informar al auditado cuando la documentación es inadecuada y decidir si se continúa o se suspende la auditoría hasta que los problemas de la documentación se resuelvan Las auditorías internas se realizan generalmente una vez al año, y son planificadas por el RD Además de estas auditorías internas anuales, pueden programarse auditorías internas extraordinarias, por alguna de las razones siguientes: Cuando se han realizado cambios significativos, como por ejemplo, reorganizaciones y revisión de procedimientos, nuevos procesos, etc. Ante la necesidad de verificar que las acciones correctivas requeridas han sido tomadas y puesta en marcha con eficacia. La frecuencia de la auditoría anual no es suficiente para algún proceso concreto y precisa de auditorías más frecuentes. Estas frecuencias dependen de las actividades y su importancia. 6 de 8

7 6 GLOSARIO Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (sistema de gestión completo proceso o actividad específica). Auditado. Organización a la que se le practica la auditoría Para efecto de la auditoría interna el auditado es el área o departamento declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad. Auditor: Persona capacitada para realizar auditorías de sistemas de gestión. Auditor Líder: Líder del equipo auditor. Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría. Auditoría: La auditoría de calidad es un examen metódico que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Auditoría interna: Auditorías llevadas a cabo por la organización a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad, por un lado, es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con los requisitos del sistema establecidos por la organización; y por otro lado, si el sistema de gestión de calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditoría. Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. No Conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos fijados por el sistema de gestión de calidad de la empresa. Comprende la ausencia o separación, en relación con los requisitos especificados, de una o más características de la calidad de uno o más elementos del sistema de gestión de calidad, ya sean materiales o procesos (actividades). Equipo Auditor: Uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría. A un auditor del equipo auditor, se le designa como líder del mismo. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora. 7 de 8

8 Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma Internacional ISO 19011:2011, Guidelines forauditing management systems, concordante con la norma Mexicana NMX-CC IMNC-2012 Manual de Calidad SGC-MC-01 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas SCP-PR-01 Procedimiento Criterios para Calificar y Evaluar Auditores Internos SAI-PR-02 8 REGISTROS Nombre Programa anual de auditorías internas de calidad Código SAI-PG-01 Plan de auditoría interna SAI-FO -01 Calificación de auditores Reunión de apertura o cierre Guía de requisitos auditables Informe de auditoría SAI-FO-02 SAI-FO-03 SAI-FO-04 SAI-FO-05 8 de 8

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