PROCEDIMIENTO DESCUENTOS Y CRÉDITOS

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1 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer la metodología óptima que conlleve al mejoramiento continuo del proceso de descuentos y aprobación de créditos, teniendo como política el crecimiento de la organización, la satisfacción del cliente y la agregación de valor para la firma. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la manifestación de las necesidades y expectativas del cliente y termina con la negociación del mismo, basado en un análisis financiero, comercial y estratégico. 3. DEFINICIONES 3.1 Cliente: Es quien accede a un producto o servicio por medio de una transacción financiera (dinero) u otro medio de pago y normalmente, cliente, comprador y consumidor son la misma persona. 3.2 Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido requisitos y expectativas. 4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del área comercial la aplicación del procedimiento y el seguimiento al mismo. 5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO 5.1. Descuentos Generalidades Únicamente el Departamento de Planeación estratégica y financiera tiene la autorización para definir las condiciones comerciales de negociación con el cliente. Para efectos de este documento se debe tener en cuenta que las solicitudes de descuento se pueden originar directamente por el cliente o por el vendedor asignado a la zona a la cual pertenece el cliente, las cuales deben estar debidamente justificadas (volumen, competencia, participación de mercado, etc.). ELABORO REVISO APROBO Nombre: ANGELA ALGECIRAS Nombre: YESID HERNANDEZ Nombre: ANDRES ACERO Firma Cargo: Coordinadora de Gestión de Calidad Firma Cargo: Analista De Planeación Financiera y Estratégica Firma Cargo: Director Administrativo Y Financiero

2 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 2 de Procedimiento DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Inicio Necesidad del cliente Solicitar la visita del coordinador por medio de una comunicación con el vendedor de la zona. Cliente N/A Inquietudes y requerimientos del cliente Para efectos de negociación el coordinador de ventas deberá indagar sobre las inquietudes y requerimientos del cliente, esta información debe ser comunicada al Director de Planta Operativa. Coordinador de ventas N/A Revisión Revisar y enviar la información al Director de Planeación estratégica y financiera en el formato FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos. Director de Planta Operativa FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos Revisar y analizar Revisar y analizar la información reportada en el formato FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos. Director de Planeación estratégica y financiera FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos Si Negociación aprobada? No Si el Director de Planeación estratégica y financiera rechaza la solictud por parte del cliente, debe dar aviso al Director de planta operativa, Coordinador de ventas y al vendedor de la zona, para que este a su vez le comunique al cliente. Director de Planta Operativa y Director de Planeación estratégica y financiera. FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos Solicitud aprobada Si la solictud por parte del cliente es aprobada, se debe informar dicha autorización al Director de planta operativa para que la haga efectiva. Director de Planta Operativa. SIM 1

3 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 3 de 6 DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 Comunicar la aprobación Comunicar al cliente que el credito y/o descuento fue aprobado y las condiciones del mismo. Coordinador de ventas N/A Relación de la oferta en el SIM Relacionar en el SIM la información del cliente, para efectos de facturacion. Coordinador de mercadeo N/A Fin 5.2. Créditos Criterios y documentación requerida para el otorgamiento de créditos. Si alguien otorga un crédito fuera del mencionado procedimiento lo efectuaría bajo su propio cuenta y riesgo "fuera de sus atribuciones", y asumiría plenamente sus consecuencias. La CARTA DE COMPROMISO debe hacérsele firmar a TODOS los clientes a los que se les otorgue alguna clase de cartera ó se le haya otorgado y aún se encuentren activos en crédito. Así mismo para NEGOCIOS ESPECIALES por su monto, plazo ó alto riesgo se debe hacer firmar al cliente el Pagaré en blanco numerado con su respectiva Carta de Instrucciones (la cual debe llevar el mismo número del Pagaré. Ese pagaré va en blanco (no se diligencia hasta la eventualidad de no pago por parte del cliente), solo lo firma el cliente junto con su carta de instrucciones con huella y sello. Es importante llevar un consecutivo tanto de "cartas de compromiso" como de "pagarés y cartas de compromisos" y archivarlas adecuadamente en el respectivo fólder del cliente.

4 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 4 de Procedimiento Procedimiento para solicitudes de crédito y respectiva aprobación a clientes que por su volumen de negocio así lo requiera: 1. El cliente debe enviar una comunicación formal por escrito solicitando el crédito y especificando cómo va a cancelarlo (efectivo a 10 días, 20 días, en cheque y a qué tiempo) y describiendo las características del negocio en cuanto a cantidades de gas y montos de dinero aproximados que prevé solicitar. Así mismo debe relacionar la clase de garantía ofrecida (cheque, pagaré, etc.). 2. Adjunto a la propuesta formal de crédito el cliente debe adjuntar Certificado de Cámara y Comercio así como fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal (personas jurídicas) y fotocopia de la cédula de ciudadanía cuando se trate de personas naturales. Junto a la solicitud deberán anexar (en original) dos referencias comerciales y dos referencias bancarias del cliente en mención y deberán hacer firmar por parte del cliente el "modelo de autorización para DATACRÉDITO". 3. Una vez la planta y/o el depósito tenga los documentos mencionados anteriormente los envía al Departamento de Planeación Financiera en la Oficina Norte en Bogotá para su evaluación y correspondiente aprobación y/o negación del correspondiente crédito. 4. Después de realizada la evaluación del crédito y teniendo los soportes respectivos, junto con la consulta que se efectuará a las centrales de riesgo (DATACRÉDITO), se enviará un correo indicando la decisión por parte de la Gerencia Administrativa y Financiera, así como las condiciones de aprobación. 5. La planta y/o el depósito guardará como SOPORTE dicha aprobación, instrumentará las correspondientes garantías (si dentro de la aprobación se dice explícitamente que deben solicitarse) y comenzará a trabajar con el cliente. 6. En la Oficina Central se efectúa la diligencia de consulta a Datacrédito, análisis de riesgo y demás labores de soporte, pero es de absoluto resorte y responsabilidad del administrador de cada punto el cuidadoso, oportuno y sensato manejo del crédito otorgado a cada uno de los clientes. Posteriormente a la aprobación del crédito y/o descuento se procede a registrar dicha información en el FO-DC-015 Control de negociaciones, esto con el fin de llevar un control sobre las negociaciones con los clientes.

5 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 5 de 6 6. CONTROL DE CAMBIOS Se debe diligenciar este cuadro para llevar un historial de los cambios realizados en los documentos. Nº FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO 01 27/03/2009 Emisión 01 05/04/2010 Se agrego al procedimiento el formato FO-DC-015 Control de negociaciones /10/2010 Actualización del documento y queda estipulado que el Departamento de Planeación estratégica y financiera tiene la autorización para definir las condiciones comerciales de negociación con el cliente, anteriormente solo tenía la autonomía el Director de Planeación estratégica y financiera /10/2011 Revisión y actualización en general al procedimiento, actualización de los nombres de los cargos. 7. ANEXOS FO-DC-005 Estándar rentabilidad de descuentos FO-DC-015 Control de negociaciones

6 Código: PD-DC-001 Versión: 03 Fecha act.: 10/10/2011 Página: 6 de 6 MODELO DE AUTORIZACIÓN Lea cuidadosamente la siguiente cláusula y pregunte lo que no comprenda. Declaro que la información que he suministrado es verídica y doy mi consentimiento expreso e irrevocable a (la entidad), o a quien sea en el futuro el acreedor del crédito solicitado, para: a) Consultar, en cualquier tiempo, en las centrales de riesgo toda la información relevante para conocer mi desempeño como deudor, mi capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de concederme un crédito. b) Reportar a las centrales de información de riesgo datos, tratados o sin tratar, tanto sobre el cumplimiento oportuno como sobre el incumplimiento, si lo hubiere, de mis obligaciones crediticias, o de mis deberes legales de contenido patrimonial, de tal forma que éstas presenten una información veraz, pertinente, completa actualizada y exacta de mi desempeño como deudor después de haber cruzado y procesado diversos datos útiles para obtener una información significativa. c) Enviar la información mencionada a las centrales de riesgo de manera directa y, también, por intermedio de la Superintendencia Bancaria o las demás entidades públicas que ejercen funciones de vigilancia y control, con el fin de que éstas puedan tratarla, analizarla, clasificarla y luego suministrarla a dichas centrales. d) Conservar, tanto en (la entidad) como en las centrales de riesgo, con la debidas actualizaciones y durante el período necesario señalado en sus reglamentos la información indicada en los literales b) y e) de esta cláusula. e) Suministrar a las centrales de información de riesgo datos relativos a mis solicitudes de crédito así como otros atinentes a mis relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que yo haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos públicas o documentos públicos. f) Reportar a las centrales de riesgo mi comportamiento relativo al pago de las tarifas de servicios públicos y demás deberes constitucionales y legales. g) Reportar a las autoridades tributarias, aduaneras o judiciales la información que requieran para cumplir sus funciones de controlar y velar el acatamiento de mis deberes constitucionales y legales. La autorización anterior no me impedirá ejercer mi derecho a corroborar en cualquier tiempo que la información suministrada es veraz, completa, exacta y actualizada, y en caso de que no lo sea, a que se deje constancia de mi desacuerdo, a exigir su rectificación y a que se informe sobre las correcciones efectuadas. Tampoco liberará a las centrales de información de la obligación de indicarme, cuando yo lo pida, quién consultó mi historia de desempeño crediticio durante los seis meses anteriores a mi petición. La autorización anterior no permite a (la entidad) y a las centrales de información de riesgo divulgar la información mencionada para fines diferentes, primero, a evaluar los riesgos de concederme un crédito, segundo, a verificar por parte de las autoridades públicas competentes el cumplimiento de mis deberes constitucionales y legales y, tercero, a elaborar estadísticas y derivar, mediante modelos matemáticos, conclusiones de ellas. Declaró haber leído cuidadosamente el contenido de esta cláusula y haberla comprendido a cabalidad, razón por la cual entiendo sus alcances y sus implicaciones. Firma y Número de Identificación.