ERP ALQUILER DE MAQUINARIA

Transcripción

1 ERP ALQUILER DE MAQUINARIA

2 o Introducción Las aplicaciones Alquiler de Maquinaria expertis están personalizadas para cada sector de actividad, pero además, cuentan con amplias posibilidades de personalización a nivel de cada usuario para ajustarse a las necesidades de las empresas del sector del Alquiler de Maquinaria. Una aplicación configurable, modular y flexible que permite realizar desarrollos específicos sin alterar su garantía de evolución. Cuenta con un generador de consultas y búsquedas muy avanzado, que permite personalizarlas, guardarlas, imprimirlas, exportarlas, etc. Le permite crear, según sus necesidades, sus propios cuadros de mando. Abarca todos los ángulos del negocio para disponer de información útil, precisa e integrada de todos los departamentos de su empresa. Datos actualizados, y por tanto, cuadros de mando precisos en todo momento. Con la información integrada, las empresas del sector Alquiler de Maquinaria tienen una gran flexibilidad para cubrir las necesidades cambiantes del mercado.

3 o Funcionalidad General o Estructura del Catalogo del Producto: Tipo familia - subfamilia Artículo-Nº máquina o Gestión Multicentro- delegaciones: Filtrado información por delegación. o Gestión de tarifas y descuentos. o Gestión de clientes: Control del Riesgo y Bloqueo de clientes. o Gestión Alquiler o Estructura de la Obra: Orden de Servicio, calendario de la Obra. o Tarifas de la Obra o Proceso de Expediciones y retorno del material. o Facturación o Pre facturación de las Obras. o Posibilidades de facturación: Días nat./lab., meses, horometros, leasing,.etc. o Proceso de facturación: Seguimiento del cálculo, Agrupaciones. o Cálculos de los Seguros y de la tasa de residuos. o Gestión almacenes o Gestión Multi almacén. o Disponibilidad de los artículos -maquinaría o Histórico detallado de movimientos de almacén. o Gestión de códigos de barras.

4 o Módulo de mantenimiento o Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo o Control del mantenimiento: Imputación de gastos. o Facturación del mantenimiento o Análisis avanzado de la información o Análisis de la tasa de ocupación del parque de alquiler. o Rendimiento del parque de alquiler: Análisis de Rotación de la inversión. o Funcionalidad General La estructura del catálogo está orientada a la clasificación adecuada de los productos y a facilitar el manejo de la información de acuerdo a los siguientes niveles de agrupación. o Tipos, familias y subfamilias del artículo: Permite establecer una clasificación del catálogo de producto en tres niveles dependientes. o Mantenimiento de artículos: El artículo, teniendo cuenta la clasificación anterior puede considerarse como un cuarto nivel de agrupación. Los artículos admiten diversas informaciones, entre otras: o Las cuentas contables que se van a utilizar, fecha de alta, partida estadística, tipo de IVA asociado a la venta / compra. o Datos de tarifas proveedores o La forma de vender el artículo: Venta, alquiler por días naturales, meses... o Características técnicas del producto. o Estructuras de posibles componentes que puedan incluirse en la venta.

5 o Artículos alternativos en el caso de no poder servir el solicitado. o Almacenes donde pueda estar ubicado y dato de Stock asociado. o La política de precios y de descuentos. o Si el artículo lleva gestión por números de serie o no. o Maquinas (activos): Para aquellos artículos que llevan una Gestión por números de serie, el sistema permite detallar cada unidad en torno a máquinas físicamente identificables. Las máquinas admiten diversas informaciones: o Nº de Máquina- Flota o Asociación de documentación técnica de la máquina. o Despiece técnico de la máquina o Información técnica asociada de la máquina o Ficha técnica y económica de la máquina concreta o Relación de elementos amortizables de la máquina o Número de bastidor de cada máquina. o Repuestos de la máquina o Planes de mantenimiento del activo o Ubicación física de la máquina. o Estado o situación de la máquina o Elementos de amortización Es donde se establece el detalle de los valores de cada una de los activos de la empresa: valor de compra, fecha de compra, fecha de inicio del plan de amortización contable y técnica, valor residual, plan de amortización, etc en definitiva, la ficha de cada elemento permite definir y registrar todos los datos del elemento que serán necesarios para generar la propuesta de amortización contable.

6 Además de la agrupación de cada máquina entorno al artículo, existe otra forma de agrupación a través del Elemento amortizable. Una máquina puede estar formado por distintos elementos, que son a los que realmente se les van a aplicar las amortizaciones. Este concepto nos permite introducir mejoras a máquinas creadas anteriormente, manteniendo cada elemento su identidad y sus características (fecha de compra, inicio de amortización, cuota de amortización...), pero permitiendo agruparlos para poder obtener información de la máquina en conjunto. Tipo Familia 3 Niveles de Clasificación Tarifas Stock Sub Familia ARTICULO Alternativa s Estructura s Características Información Nivel Artículo 1 Sí Gestión Por Nº de serie? N 1 N Elemento Inmovilizado. - Amortiz Contable. - Amortiz Técnica. MAQUINA. 1 - Nº Flota - Estado <Información Máquina 1> 1 N Elemento Inmovilizado. - Amortiz Contable. - Amortiz Técnica. MAQUINA. N - Nº Flota - Estado <Información Máquina N> Información Nivel de Maquinaría

7 Ejemplo gráfico de la estructura del catálogo desde una pantalla de búsqueda de Artículo- Maquina.

8 o Gestión Multi-Centro: Filtrado horizontal de la información Una de las características básicas de la funcionalidad, es la de poder definir diferentes centros de trabajo (por ejemplo delegaciones) dentro de la empresa y, sobre cada uno de éstos, poder particularizar diferente información como es: o Asociar contadores de Pedidos, albaranes, facturas o Definir calendarios de trabajos por centro. o Asignar usuarios de la aplicación a los distintos centros. Expertis posee una herramienta que permite establecer reglas de visualización de la información para los distintos usuarios. Por ejemplo, podemos determinar que los usuarios de una delegación solamente accedan los clientes asociados a la delegación a la que corresponden. Es lo que llamamos filtrado horizontal de la información o Gestión de tarifas, descuentos de Clientes La funcionalidad estándar del módulo de ventas contempla una estructura para la definición de los precios de venta, de la política de descuentos y de la aplicación de los comisionistas muy versátil.

9 La obtención del precio y los descuentos comerciales responden al siguiente esquema de información:

10 o Gestión de Clientes: Control del Riesgo o Mantenimiento de Clientes Como elementos destacables de la funcionalidad estándar: o Posibilidad de agrupar de clientes por centrales de compra. o Definir múltiples direcciones de envío, facturación y giro. o Posibilidad de bloquear un cliente e impedir la entrada de nuevos pedidos o de realizar las expediciones. o Control del riesgo o Diariamente se puede lanzar un proceso de cálculo del riesgo real con los clientes; se considerará en el mismo la valoración hasta la fecha del material que tiene en régimen de alquiler.

11 o Gestión del alquiler o Estructura de la Obra: Orden de servicio, calendario de la Obra. o La obra La gestión del alquiler para un cliente comienza con la apertura de una obra. Sobre ésta, puede definirse la siguiente información que interviene en los procesos posteriores: o o o o o Dirección de entrega de los materiales. Clasificación y Calendario de la Obra. Condiciones económicas específicas de la Obra: Tarifas y descuentos concretos. Formas de pago y direcciones bancarias, criterio de aplicación de seguros, cálculo de las tasas de residuos, aplicación de días mínimos, exceso de horas, etc. Aplicar forma de aplicar se seguros, etc. Expertis contempla la posibilidad de simplificar el proceso de alta de una Obra por cliente, utilizando el concepto de cliente genérico asociado a la Obra, de tal forma que, con una única Obra puedo dar servicio a multitud de clientes de mostrador. o La orden de servicio Cada vez que el cliente solicita material contra la Obra, se abre una orden de servicio donde daremos alta de tantas líneas como productos solicitados, la cantidad pedida, y la fecha de entrega. Expertis buscará automáticamente el precio y los descuentos, así como, las condiciones del alquiler. o o En este momento se podrá consultar la disponibilidad del material solicitado y ofrecer alternativas ante eventuales faltas de material. En este momento se puede hacer una reserva concreta de una máquina.

12 El siguiente esquema resume la estructura de Obras, Órdenes de servicio y materiales que las componen. Las Órdenes de servicio pueden darse de alta desde el módulo de CRM de expertis.

13 o Tarifas de la Obra Sobre una Obra de un cliente es posible establecer unas condiciones de tarifas y descuentos diferentes a las que hayan podido definirse en la ficha del cliente. Expertis, en el proceso de obtención de los precios y descuentos, tendrá presente la información definida en la obra. o Procesos de expediciones y retorno de material Una vez dadas de alta las Órdenes de servicio el siguiente paso es realizar la expedición de los materiales creando el albarán de depósito. Este documento, que acompañará al material puede incorporar la siguiente información: o Fecha y Hora del comienzo del alquiler, o Situación del depósito de combustible, o Lectura de los horómetros en la entrega. o Persona encargada de la expedición. El albarán de depósito es posible lanzarlo ágilmente desde la Orden de servicio y por cantidades parciales a lo solicitado. Con la funcionalidad asociada al retorno de material expertis genera el albarán de retorno. Este tiene una información similar al de envío y de la misma forma que aquel, pueden retornarse cantidades parciales del material enviado.

14 Como Ejemplos de las Pantallas asociadas a las funcionalidades mencionadas: Pantalla de la Obra.

15 Desde esta misma pantalla se tiene acceso al seguimiento del alquiler, y se visualizarán los albaranes enviados para cada orden de servicio y las devoluciones realizadas.

16 Pantalla de expediciones.

17 o Facturación o Pre-facturación de las Obras La aplicación tiene la posibilidad de lanzar una pre-facturación de las obras, clientes, y órdenes de servicio que se deseen en cualquier momento. La pre-factura es un informe calculado exactamente igual a la factura final de venta pero que no se guarda físicamente en la base de datos. Esta prestación tiene dos finalidades: o Presentar una pre-factura al Cliente, a petición de éste. o Con volúmenes altos de facturación, utilizarlo como herramienta de chequeo de la información. o Posibilidades de facturación Expertis contempla la posibilidad de facturar material en gran variedad de condiciones: o Venta de Material, servicios. o Alquiler por días naturales/ laborables (en función del calendario). o Alquiler por meses. o Alquiler por horas, en función de las lecturas de entrada y salida de uno o varios horómetros asociados a la máquina. o Hitos de facturación: Si se fijan unas condiciones en el tiempo y en importe, esto se recogería como Hitos. (por ejemplo, aplicación de un leasing al cliente). o Facturación por órdenes de servicio completas: sistema utilizado para facturaciones de estructuras complejas donde se pacta un precio por día y no por el material enviado. o Facturación de Órdenes de trabajo recogidas desde el mantenimiento. (mantenimiento correctivo). o Facturación de horas y dietas imputadas por personal necesario en la prestación del servicio.

18 Las opciones contempladas pueden combinarse con las siguientes condiciones: o Facturar días mínimos o no, en una obra Orden de servicio. o Facturar el exceso de uso de una máquina. o Facturar los portes. o Proceso de facturación La facturación de los alquileres, ventas y reparaciones se gestiona desde una única pantalla. Expertis recupera la información de los distintos módulos donde se ha generado y genera un conjunto de vencimientos que agrupará en facturas de la forma que indiquemos: o Agrupación por Cliente- Obra o Por Orden de servicio. o Agrupación por pedido del Cliente (varias órdenes de servicio) o Generar facturas distintas dependiendo de si es una venta o es alquiler.

19 Pantalla de facturación

20 o Cálculo de los seguros y de la tasa de residuos. El proceso de cálculo de la factura de venta propone un cálculo para los seguros y la tasa de residuos dependiendo de la definición hecha sobre la Obra. Las posibilidades de definir los seguros son variadas: o Por un precio fijo por día. o Un porcentaje del importe neto/ bruto de la línea de factura o Etc. o Gestión de almacenes o Gestión Multi-almacén. o Disponibilidad de los artículos-maquinaría. o Histórico detallado de los movimientos en el almacén. o Gestión de movimientos por código de barras. o Módulo de mantenimiento o Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo. o Control del mantenimiento: Imputación de gastos. o Facturación de las órdenes de correctivo. o Análisis avanzado de la información o Tasa de ocupación del parque de alquiler. o Rendimiento del parque de alquiler: Rotación de la inversión.