REMISIONES Y PRESTAMOS DE MERCANCIA

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1 7 PAG. 1/6 1. OBJETIVO Establecer las condiciones para determinar el uso de las remisiones y prestamos de mercancía en Coéxito. 2. ALCANCE Inicia con las condiciones que deben tenerse en cuenta para la entrega de mercancía al cliente de un Distribuidor, entrega con remisión y finaliza con las condiciones para los prestamos de mercancía en Coéxito. Este procedimiento aplica para todas las unidades de Coéxito. 3. RESPONSABILIDAD 3.1. Gerente General Gerente de la Unidad de Logística 3.3. Directora de Mejoramiento Continuo y Sistemas de Gestión Cartera Director de Línea y Director Regional Comercial Coordinador de Zona de Centros de Servicio Administrador de Centros de Servicio Auxiliar de Ventas Mayor Telemercaderista Ejecutivo Comercial Técnico de Línea.

2 7 PAG. 2/6 4. DEFINICIONES 4.1. Remisión: Se refiere al documento soporte donde se relacionan los productos que se entregan a alguien en particular Factura: Es un titulo valor que el vendedor o prestador del servicio (Coéxito S.A.S.) podrá librar (crear) y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio (Clientes), que con el cumplimiento de los requisitos que ordena la Ley puede ser cobrada jurídicamente. 5. CONDICIONES GENERALES 5.1. En el caso en que el Distribuidor solicite que se le entregue la mercancía a su cliente, deberá enviar una carta membreteada de la empresa y firma del representante legal (que relacione los nombres de las personas, cédula, número de teléfono a quien se va a entregar la mercancía) autorizando a Coéxito S.A.S. entregar la mercancía siempre y cuando el pedido este facturado y anexarla al formato de solicitud, indicando claramente el lugar de entrega Los correos electrónicos para poderlos aceptar como soporte, deberán tener una autorización por escrito donde se certifique expresamente los despachos a través de este medio, firmado por el representante legal de la empresa Cuando hay excepciones donde es imposible recibir autorización del cliente por carta o fax, el Director Regional Comercial a través de un correo electrónico podrá autorizar y hacerse responsable de la entrega El Ejecutivo Comercial y/o Telemercaderista deberá diligenciar el Formato AD Solicitud Mercancía a Clientes de Distribuidores, donde indican a quien se le entrega, cantidades y número de factura e informar oportunamente al Centro de correspondiente por correo electrónico de estos casos, adjuntando el formato El Director Regional Comercial será el responsable a quien se le entregue esta mercancía Remisiones Toda remisión debe relacionar el número de factura correspondiente como soporte, a excepción de los préstamos En casos atípicos en que no haya energía o el sistema Simac no funcione y/o caso excepcional y/o el cliente se encuentre en el Centro de para recoger la mercancía, se le hará entrega de esta con remisión, sólo con la autorización del Director Regional de Cartera, el cual deberá diligenciar el Formato AD Autorización Entrega Mercancía con Remisión y enviado por correo electrónico a la directora de mejoramiento continuo y sistemas de gestión, con la orden de compra quien le hará

3 7 PAG. 3/6 seguimiento. El Auxiliar de facturación deberá generar la factura inmediatamente se estabilice la situación Para entrega de mercancía en otra regional diferente a donde se hizo la venta, se deben seguir las siguientes indicaciones: Telemercadeo deberá diligenciar el formato AD Autorización Mercancía en otro Centro de (con autorización del Cartera para hacer el traslado de la mercancía y venta al cliente), y enviarlo escaneado al Centro de que entregará, con copia al Centro de origen. Adicionalmente enviar copia de la factura. Ejemplo: Telemercadeo Cali diligencia el formato, pide la autorización del Director Regional de Cartera y envía el formato escaneado al Centro de de Bogotá donde se entregará y envía copia del correo a manera de información al Centro de de Cali Si NO hay existencias en la ciudad de Origen, el Centro de que entrega deberá hacer el traslado y le informa a Telemercadeo y al Centro de origen para que sea ingresada la mercancía y se proceda a facturar. Pero si en la ciudad de origen si hay existencias se procede a facturar. Ejemplo: Al no haber existencia en Cali, el Centro de de Bogotá hace el traslado de la mercancía a Cali, y le informa a telemercadeo Cali; de lo contrario Cali facturará Una vez ingresada la mercancía, el Auxiliar de Facturación de Ventas hace la factura del pedido la cual se debe enviar escaneada al Centro de que entrega (en casos donde el Centro de este separado de la parte administrativa, será el Auxiliar Administrativo de quien imprima la factura, escanee y envíe). Ejemplo: El Auxiliar de Ventas de Cali, factura el pedido y el Centro de de Cali imprime la factura, la escanea y envía al Centro de de Bogotá El Centro de procede a entregar la mercancía, relacionando en la remisión el número de la factura correspondiente. Ejemplo: el Centro de de Bogotá al recibir la factura, hace la remisión relacionado el número de factura que corresponde y entrega la mercancía Finalmente, cuando el cliente reciba la mercancía, el Centro de que entrega enviará la remisión escaneada al Centro de origen, para que archive y anexe con la factura. Ejemplo: Cuando el cliente recibe la mercancía y firma la remisión, el Centro de de Bogotá envía escaneado al Centro de de Cali y al Auxiliar de Ventas Mayor la remisión, para que se archive y adjunte a la factura En caso que el centro de distribución tenga la mercancía, deberá generar la factura y enviar el formato AD Autorización Mercancía en otro Centro de (con autorización del Cartera para

4 7 PAG. 4/6 hacer el traslado de la mercancía y venta al cliente) y el centro de distribución que entregó al cliente deberá enviar la nota de traslado y la remisión correspondiente que inicia la entrega a satisfacción y el cuadre de inventarios de ambos centros de distribución El Director de línea, es responsable de diligenciar el Formato AD Entrega Mercancía a Empleados, y enviar el Formato al cuando requieren algún repuesto o producto para reparar equipos o dar garantía de las baterías estacionarias. En este caso la remisión se debe adjuntar al formato y al diagnostico del técnico como soporte Los Ejecutivos Comerciales que soliciten que les entreguen la mercancía para llevarla al cliente ellos mismos, deberán diligenciar el Formato AD Entrega Mercancía a Empleados, (relacionando el numero de factura) y firmar la remisión con la cual sale la mercancía y que relaciona el número de factura, haciéndose responsables de esta mercancía El Ejecutivo Comercial deberá entregar al Supervisor de la factura legalizada por el cliente inmediatamente regrese de la zona en cuestión, no se le podrá entregar otra factura si este tiene facturas pendientes por entregar al centro de distribución. El Director Regional Comercial y el Ejecutivo Comercial son responsables de la mercancía una vez salga del Centro de Los obsequios se pueden entregar con remisión, cruzándolos con el número de consumo. El consumo deberá generarse antes de realizar la remisión para que salga la mercancía debidamente legalizada En caso que no haya sistema, para traslados de mercancía a Energitecas, el Administrador de Centros de Servicio deberá diligenciar el Formato AD Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado Todos los formatos nombrados en este procedimiento deben ser archivados en el Centro de Para el caso de la línea de equipos ver AD Autorización Línea de Equipos Prestamos de Mercancía El Director Regional Comercial es quien autoriza los préstamos de mercancía a los Ejecutivos Comerciales cuando necesitan mostrar el producto al cliente El préstamo se puede realizar por un máximo de 10 días y la remisión deberá firmarla el Ejecutivo Comercial. De esta autorización se debe informar al por correo electrónico.

5 7 PAG. 5/ En caso que el Ejecutivo Comercial olvide continuamente o no tenga justificación para la no devolución de esta mercancía o legalización de la misma, pasados los 10 días, se deberá facturar la mercancía a nombre del Ejecutivo Comercial. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD NO. RESPONSABLE PROPÓSITO Y OBSERVACIONES REGISTRO DOCUMENTO RELACIONADO 1. Remisiones por problemas de fluido eléctrico o fallas en el sistema Cartera/ Telemercaderista / Directora de Mejoramiento Continuo/Auxiliar de Facturación. Realizar remisiones en casos atípicos en que no haya energía o el Simac no funcione y el cliente se encuentre en el Centro de para recoger la mercancía, la entrega de esta con remisión. AD Formato Autorización Entrega Mercancía con Remisión 2. Remisiones Mercancía en Otra Regional 3. Remisiones Mercancía del Cliente Distribuidor 4. Remisiones Mercancía a Empleados 5. Remisiones Traslados de Mercancía Energiteca Telemercaderista/ Director de Cartera/Auxiliar Administrativo de. Ejecutivo Comercial y/o Telemercaderista /Cliente Director de Línea / Cartera / Director Regional de / Ejecutivo Comercial / Técnico de Línea Administrador de Centro de Servicio / Realizar remisiones para casos donde se entrega la mercancía por otro centro de distribución. Realizar remisiones cuando el distribuidor solicita que se le entregue la mercancía a su cliente. Realizar remisiones cuando el empleado solicita mercancía al centro de distribución, Realizar remisiones para los traslados de mercancías a Energitecas AD Formato Autorización Mercancía en otro Centro de AD Formato Solicitud Entrega de Mercancía a Clientes de Distribuidores AD Formato Entrega Mercancía a Empleados AD Formato Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado 8. REQUISITOS DE NORMAS EXTERNAS Ley El artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio: Requisitos de la factura. 9. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato AD Autorización entrega de mercancía con remisión.

6 7 PAG. 6/6 Formato AD Autorización entrega de mercancía por otro centro de distribución. Formato AD Solicitud entrega de mercancía a clientes de distribuidores. Formato AD Entrega mercancía a empleados Formato AD Autorización de Entrega Mercancía a Energiteca por Traslado. Anexo AD Autorización Línea de Equipos. 10. REGISTROS COD. NOMBRE TIEMPO DE RETENCION ACTIVO Formato Autorización entrega de AD mercancía con remisión 1 año 3 años Formato Autorización entrega de AD mercancía por otro centro de 1 año distribución 3 años MUERTO R E X RECIBIDO DE ENTREGADO UBICACION X AD Formato Solicitud entrega de 1 año 3 años X mercancía a clientes de distribuidores AD Formato Entrega mercancía a 1 año 3 años X empleados AD Formato Autorización de Entrega 1 año 3 años X Mercancía a Energiteca por Traslado R: El registro es recibido para efectuar el proceso. E: El registro se entrega como consecuencia del proceso. ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Coordinadora de Sistemas de Gestión de Calidad Directora de Proyectos y Sistemas de Gestión Gerente de Logística

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