SISTEMA DE GESTION EMPRESARIAL 3.0 La solución ideal para tener el control total de su negocio. Sistema desarrollado para pymes y emprendedores

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION EMPRESARIAL 3.0 La solución ideal para tener el control total de su negocio Sistema desarrollado para pymes y emprendedores

2 E.R.P. Qué es GESTION 3.0? Enterprise Resource Planning Planificación de los Recursos Empresariales + = GESTION 3.0 C.R.M Customer relationship management Administración de las Relaciones con los Clientes Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

3 MANEJO Y CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS GESTION 3.0

4 Qué es un ERP? Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. Qué es un CRM? Software para la administración de la relación con los clientes'. Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Con este significado CRM se refiere al Data warehouse (Almacén de Datos) con la información de la gestión de ventas, y de los clientes de la empresa. Entonces, que es Gestión 3.0? Gestión 3.0 ERP/CRM es un software completamente modular (sólo activaremos las funciones que deseemos) para gestión de PYMES, profesionales independientes, auto emprendedores ó asociaciones, que se ejecuta en el seno de un servidor Web, siendo pues accesible desde cualquier lugar disponiendo de una conexión a Internet. Características Gestión 3.0 Gestión 3.0 viene a completar la oferta de numerosas aplicaciones de esta categoría (como OpenAguila, OpenBravo, OpenERP, Neogia, Compiere, etc.), pero desmarcándose por el hecho de que se hace todo lo posible para proporcionar simplicidad y a un costo bajísimo.

5 Módulos principales que conforman Gestión 3.0 Catálogo de productos Catálogo de servicios Gestión de Stock Gestión de cuentas bancarias Gestión de clientes, proveedores y clientes potenciales Gestión de contactos Gestión de acciones comerciales Gestión de pedidos Gestión de presupuestos con exportación PDF Gestión de Proyectos Gestión de contratos Gestión de facturación con exportación PDF Gestión de pagos Gestión de envíos (expediciones) Soporta IVA Gestión miembros asociaciones Gestión de Subvenciones Gestión de Bookmarks Agenda Punto de venta/caja registradora (PROXIMAMENTE) ing Informes y Estadísticas Utilidades de exportación e Importación de datos Multi-usuario, con varios niveles de permiso para cada función. Varios administradores de menú (se puede utilizar por los usuarios internos, como de backoffice, con un menú, o por los usuarios externos, como un front-office, con otro menú y permisos). Muy amigable al usuario y fácil de usar. Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

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7 Qué NO es Gestión 3.0 Si bien Gestión 3.0 se caracteriza por ser una herramienta que permite una integración absoluta de los datos pertenecientes al sistema ERP y al CRM, lo cierto es que aún se encuentra en pleno desarrollo, por lo cual carece de ciertas funciones que pueden llegar a requerir las empresas más grandes. Gestión 3.0 se centra principalmente en las pequeñas y medianas empresas, como así también entre los profesionales independientes y los micro emprendimientos. Módulos o funciones a desarrollar o en proceso: Sólo puede gestionar un único tipo de moneda a la vez Sólo se gestiona una única empresa. En los casos en que se requiera administrar varias compañías, es necesaria la instalación de la solución de manera independiente para cada una de organizaciones. No gestiona una Nomina No gestiona, ni administra porcentajes de comisión, ni pagos a agentes y representantes. Se esta desarrollando el Módulo de Facturación en Línea (próximamente) Aún con estos módulos en proceso, Gestión 3.0 es una de las alternativas más recomendables para aquellas Pymes y profesionales independientes que desean comenzar a administrar de manera eficaz la información de sus emprendimientos, con el fin de lograr el máximo provecho en las operaciones comerciales.

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9 CLIENTES Con unos cuantos clicks, ten a la mano la información completa de cada uno de tus clientes. Cuanto le has facturado. Cuanto y como te han pagado. Cuantos presupuestos se les han hecho. Cuantos pedidos se han concretado. Conoce todas las citas y/o tareas activas, pendientes o realizadas, llamadas telefónicas o acciones que están relacionadas con tu cliente. Ten a la mano toda información necesaria para retomar o continuar con una negociación (ya no dependas de otros para controlar o hacer crecer tu negocio). Ya no empieces de cero cuando la fuerza de ventas se va de la empresa o el personal administrativo falta o se va. Ten a la mano todos los documentos que requieras para llevar a cabo las tareas del cliente o para darle un excelente servicio. Conoce con quien hacen contacto y/o negociaciones tus vendedores en cada empresa Ten acceso desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento a toda información necesaria para llevar a cabo una negociación ó venta. Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

10 PROSPECTOS Parte medular del éxito de un negocio. Qué sucede cuando tus representantes se van del negocio? Cuanto pierdes y cuanto dejas de ganar por esos cambios. Porque empezar siempre de Nuevo a buscar nuevos clientes cuando podrías tener una gran Cartera a la mano. Cual es el porcentaje de conversión de prospectos a clientes, actualmente en tu negocio? que necesitas para tener este dato a la mano con Gestión 3.0 es cuestión de un Clic. Cual es el importe que en este momento tienes en presupuestos activos? Cuanto vale tener este dato a la mano? Esta información te permitiría organizar las prioridades en el área de ventas. Sabes en este momento cuanto tiempo lleva de retraso un presupuesto? Cuanto hace que no se le da seguimiento? Conocer cuales son las tareas y/ acciones pendientes por realizar en tu empresa, te daría alguna información útil?

11 Prospectos Ten bien identificados a tus prospectos, el nivel de seguimiento en que están. Que y cuanto se esta negociando. Quién lo esta haciendo y cual es la Posibilidad de convertirlo en cliente. Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

12 Qué Ofrecemos? Capacitación Asesoría y capacitación en línea vía Skype por 4 hrs. Videos formativos y del uso del sistema Base de Datos propietaria La base de datos y toda la información dentro del Gestión 3.0 es propiedad de ustedes Soporte Técnico 24 hrs. x 7 días - vía ticket a través del sistema de ayuda instalado en su sistema de gestión 3.0 (Respuesta asegurada antes de 6 hrs. ) Vía telefónica en horario de 9:00 AM a 18:00 PM (Ciudad de México) de Lunes a Viernes Hospedaje Web El sistema Gestión 3.0 y todos los módulos son hospedados exclusivamente en servidores propiedad de Tecnología Web. No se instala el software en servidores ajemos a Tecnologia Web. 1Gb de espacio en Disco duro para almacenar su información (si se requiere mayor espacio se cotiza en forma independiente) Tecnologia Web le asigna una dirección Web para accesar a su Sistema de Gestión 3.0 Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

13 Qué Ofrecemos (2)? Transferencia mensual de Ancho de Banda ilimitada No hay limite en la capacidad de acceso y consulta por parte de la empresa y sus usuarios a los datos del sistema gestión 3.0 Sistema de Gestión 3.0 Se incluye una licencia de uso en RENTA de todos los modulo que conforman Gestión 3.0 Sin costos de licenciamiento ocultos Se garantiza el optimo funcionamiento del sistema y la actualización constante del mismo Sin limite en la capacidad de Productos y Categorías que la empresa puede administrar y controlar Máximo de 10 usuarios por sistema Soluciones y Sistemas Inteligentes para Negocios que quieren y buscan crecer tecnologia-web Web Businesses Web Solutions

14 Módulos principales del sistema Catálogo de productos Un producto en Gestión 3.0 es un bien a gestionar, ya que caracteriza a un objeto ofrecido a los clientes, o a que caracteriza a un objeto obtenido de los proveedores. Estos son tangibles, a diferencia de los Servicios. Un producto responde, en resumen, a las siguientes reglas: Un producto puede ser almacenado en un almacén (Solamente los productos aparecen en el módulo Stocks. Los servicios no aparecerán). Un producto puede ser entregado (Solamente los productos aparecen en el módulo Expediciones. Los servicios no aparecerán. Estos últimos se pueden no realizar, pero no se pueden entregar). Un producto es normalmente un bien material. Su valor suele depreciarse con el tiempo (Un producto de ocasión vale menos que el mismo producto nuevo). Catalogo de Servicios Productos y servicios son a menudo confundidos. Sin embargo, responden a diferentes normas. Un servicio es un material que no puede ser vendido, comprado o prestado. Un servicio puede ser puntual o duradero. Aquí están las características que identifican a un servicio: Un servicio puede ser puntual (instalación de equipos en el hogar) o tener una duración (como la garantía de un Producto) Un servicio no puede ser almacenado en un almacén Los servicios no están sujetos a un inventario Gestión de Stock (Inventario) La gestión del stock permite codificar los estados del stock y las correcciones del mismo para cada producto, posiblemente repartidos en varios almacenes.

15 Gestión de cuentas bancarias Una cuenta bancaria es una cuenta que tenemos en un banco (a menudo permite trabajar con cheques o pagar con tarjeta de crédito). Una caja es la caja de pastel de la abuela en la que ponemos el dinero, su billetera o la caja registradora de los comercios. Al recibir un pago por cheque, es inevitable que se deposite en una cuenta bancaria, pero a partir de la recepción de dinero en efectivo, es posible almacenar los billetes en una billetera, una caja registradora (cuenta de efectivo) para dejar a un lado para ingresar al banco, etc. Gestión 3.0 puede crear tantas cuentas bancarias o cuentas de efectivo como se necesiten. Para la gestión de la tesorería, se tiene por lo menos una (por lo general, una cuenta bancaria, a menos que gestionen el comercio sin aceptar cheques o tarjeta de crédito y que se haga todo en efectivo: compras, ventas), pero esto es opcional. Si la tesorería no debe ser administrada por Gestión 3.0, el módulo Bancos/Cajas puede estar desactivado. Gestión de clientes, proveedores y clientes potenciales (Terceros) El módulo Terceros permite gestionar clientes, clientes potenciales y/o proveedores. Se trata de un requisito esencial para muchos otros módulos que se basan en estos conceptos (facturas, pedidos, contratos, presupuestos, etc...). También puede crear de 1 a varios Contactos dentro de la Empresa (necesarios para poder crear y tener un seguimiento de un presupuesto o una factura). Una empresa es una entidad comercial: cliente, proveedor o cliente potencial (Ejemplo: Una SA, una asociación, una Persona Física con actividad empresarial, una persona). Gestión de contactos El contacto, a su vez, representa a un individuo o una persona de contacto genérico (por ejemplo, director general o trabajador de la empresa, comercial, presidente o tesorero de la asociación, o un particular). Gestión 3.0 gestiona de la misma manera los individuos y los negocios. También a los particulares, que suelen tener un "contacto", que contiene las mismas características que el objeto "Empresa".

16 Gestión de proveedores El módulo Proveedores permite introducir y modificar los pedidos a proveedores, compuestos por líneas de pedidos a un tercero que sea del tipo Proveedor. Crear un pedido a proveedor La creación de un pedido a proveedor se realiza a partir de la ficha del proveedor desde el menú de terceros o proveedores de la aplicación, en la ficha del proveedor. El botón que lo permite se encuentra en la barra de acciones de la ficha proveedor. El pedido se crea en estado borrador. A continuación, seleccione los productos vendidos por el proveedor en la lista. Si queremos añadir un nuevo producto, es necesario ir a la pantalla de los productos/servicios, crear un producto y a continuación utilizar la ficha del proveedor del producto para indicar el precio y la cantidad mínima del producto para este proveedor. El producto estará entonces disponible en la lista de los productos de este proveedor y se podrá agregar a la línea de pedidos. Cerrar un pedido a proveedor Una vez el pedido esté completo, hay que ir a su ficha para cerrarlo. (? Entonces aparecerá en el área financiera en el estado "A facturar"). Eliminar un pedido a proveedor Para eliminar un pedido hay que abrir su ficha. Un pedido solo podrá eliminarse si se encuentra en estado borrador. Una vez validado, solo podrá ser anulado. La eliminación del pedido conlleva el borrado de todos sus datos. Un pedido eliminado no puede ser recuperado. Modificar un pedido a proveedor Para modificar un pedido hay que abrir su ficha. Un pedido solo podrá modificarse si se encuentra en estado borrador.

17 El módulo de facturas a clientes permite capturar, editar o crear una factura, compuesta de líneas de facturas. Este es también el módulo que le permite introducir los pagos realizados de una factura. Este módulo también incluye las funciones para generar una factura como un documento en formato PDF. Creación de una factura En esta fase de desarrollo Gestión 3.0 no incluye una verdadera contabilidad en el sentido legal. Hay que usar conjuntamente un programa de software de contabilidad, o encargar la contabilidad a una asesoría. Sin embargo Gestión 3.0 le permite emitir facturas a los clientes registrados (ver Módulo Terceros). Puede crear una factura directamente desde una ficha de cliente o a partir de un pedido cerrado con estado "aceptado" o de un contrato de servicios. Tipos de facturas Si crea una factura de una ficha de cliente, puede elegir 4 tipos facturas: Factura estándar Es una factura estándar No exige ningún requisito previo. Factura rectificativa Una factura rectificativa permite rehacer una factura sobre la que existen errores y sobre la que nada se hubiera realizado (antes del pago). Solamente se puede crear una factura rectificativa para cada factura estándar. Cuando creamos una factura rectificativa R, se elige la factura F a sustituir. Entonces no será posible realizar acciones sobre la factura F, esto último no cambia después de que la factura rectificativa R haya sido creada con estado borrador. Si la factura rectificativa R se elimina, la factura F vuelve a su estado inicial y el ciclo de vida de la factura F puede reanudarse. Si la factura rectificativa R es validar la factura F pasa entonces al estado abandonada automáticamente. El ciclo de vida continúa en la factura R. Las facturas de abono Creamos una factura de abono sobre una factura estándar. Se pueden crear varias facturas de abono sobre una factura estándar. La factura de abono se transforma en reducción que se utilizará para reducir el pago de cualquier otra factura pendiente de pago. Las facturas de anticipo Puede crear las facturas de anticipo que desee. Una factura de anticipo se convertirá en una reducción (ya pagada) para otra factura (la factura definitiva) a la que se le aplicará el anticipo.

18 Procedimiento para facturar Una vez la factura se haya creado (en modo borrador), debe introducir en la factura los productos y servicios dados de alta en Gestión 3.0 o bien introducir directamente la descripción, el IVA, el precio unitario. Para cada línea de la factura se debe definir también la cantidad y eventualmente un descuento. Una vez la factura esté terminada debe validarse. Atención esta operación es irreversible. Cuando se valida una factura se le atribuye un número según el modelo de numeración indicada en la configuración del módulo Factura. Si se detecta algún error después de la validación de la factura, habrá que sustituirla por una factura rectificativa o bien por una factura de abono. Generación PDF, Impresión Cuando un documento se genera, es fabricado a partir de un diseño elegido de una lista en la pantalla Inicio - Configuración - Módulos - Factura. Realizar pagos Los pagos solamente se pueden efectuar sobre facturas validadas. Si hay disponible un abono, podrá imputarse sobre una factura con un importe total inferior al del abono. Clasificar la factura Una factura validada puede ser clasificada definitivamente al estado: Pagada (Si la suma de los pagos es igual o superior al importe reclamado). Pagada parcialmente (Si la suma de los pagos es superior a 0 pero inferior al importe reclamado). Abandonada (Si no se ha recibido pago alguno). Exportar las facturas Gestión 3.0 proporciona una herramienta genérica que le permite exportar los datos de sus facturas. Para ello, utilice el asistente para exportación, que se encuentra en el menú Utilidades - Nueva exportación.