INSTRUCTIVO: SICE - Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal

Transcripción

1 Página: 1 de Objetivo. Orientar, guiar y proporcionar a las áreas técnicas la información necesaria para el conocimiento, manejo, consulta, verificación y evaluación del SICE - Sistema de Información. 2. Marco conceptual. Ley 80 de 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales. Ley 598 de 2000: Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 3512 de 2003: Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones Acuerdo 004 de 2005, Acuerdo 005 de 2005, Acuerdo 009 de 2006: Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento y establecen excepciones temporales del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE Ley 1150 de 2007: Esta ley introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Decreto 2474 de 2008: Artículo 86. Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción al Estatuto de Contratación de la Administración Pública. Las directivas y demás instrucciones emanadas por la Alcaldía Mayor del Distrito.

2 Página: 2 de Desarrollo: 3.1. CONSULTA DEL PRECIO INDICATIVO Y GENERACION DEL CERTIFICADO EN LA ETAPA DE ESTUDIOS PREVIOS (Numeral 4.1 del instructivo Elaboración Estudios Previos) La Obligación de cumplir con lo ordenado en la Ley 598 de 2000, sus Decretos reglamentarios y acuerdos, en relación con el SICE (Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal), comienzan con la consulta realizada en la etapa de estudios previos por parte del profesional responsable de dicha elaboración. Después de identificar la necesidad del bien, servicio u obra que se quiere contratar y determinadas las características técnicas dentro del Anexo Técnico, se procede a calcular el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, y el de los posibles costos asociados al mismo. Para la definición de estos cálculos de precios y costos se deben tener en cuenta las siguientes fuentes de consulta: SICE Sistema de Información : Decreto 3512 de 2003 Artículo 13. Obligaciones de las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de Las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberán cumplir las siguientes obligaciones: a). b). c). d) Consulta del CUBS y del precio indicativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobre costos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. Parágrafo. Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no incluya las características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, podrá efectuar los estudios de mercado adicionales que considere necesarios.

3 Página: 3 de 15 Excepciones aplicables al SICE. Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE: a) La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS; b) Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del artículo 24 de la Ley 80 de1993; c) La compraventa y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles; d) Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos; e) Todos los procesos contractuales en cuantía inferior al 10% de la menor cuantía; f) Los productos con precios regulados por el Gobierno; g) Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos. Debe ser la primera fuente de consulta cuando encontremos el bien o servicio registrado en el SICE. El SICE según el Decreto 3512 de artículo 3 es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos. El SICE, es una herramienta que optimiza los procesos de contratación que para efecto de Estudio de precios de mercado se utilizarán los precios indicativos entendiéndose estos como El promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos registrados por los proveedores en el SICE. En primera instancia, cuando se va a contratar un bien o servicio, según el Decreto 3512 de artículo 13, las Entidades Estatales tienen como obligación: Consultar el CUBS (Catálogo Único de Bienes y Servicios) y el Precio Indicativo. El CUBS cataloga y relaciona el universo de bienes y servicios que requiere el Estado, de acuerdo con una codificación que individualiza cada uno de estos bienes y servicios. El CUBS está definido como un conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común, o uso en obras, que el Estado puede adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, y clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de ellos. Este catálogo pretende clasificar el universo de bienes y servicios que las Entidades Estatales demandan, individualizándolos de tal manera que cada bien o servicio tenga un código único, en razón de las propiedades y características que lo hacen diferente de otros de naturaleza parecida.

4 Página: 4 de 15 Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS (nivel 1, un código; nivel 2, dos códigos y así hasta el quinto nivel), y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. El SICE y el RUPR (Registro Único de Precios de Referencia) se perfilan como herramientas útiles para mejorar la gestión de compras de bienes y servicios de la administración, para garantizar un mercado más transparente, y para facilitar la adquisición de dichos bienes y servicios en condiciones competitivas. Al encontrar la obligatoriedad de la consulta de los precios indicativos, a continuación se presentará la forma de consultar el SICE para efectos del Estudio de Mercado, de cada uno de los bienes y servicios, según sea el caso: 1. Se entra a la página de Internet: 2. Entramos en el vínculo ENTIDAD 3. Ingresamos el usuario y la clave del ordenador del gasto correspondiente. 4. Luego hacemos clic en el link CUBS 5. Hacemos clic en consultar CUBS 6. En búsqueda código CUBS, se ingresa el siguiente código según sea el caso: 1.* Si es para bienes 2.* Si es para servicios 3.* Si es para obra 7. Después de ingresar el código CUBS, se hace clic en consultar 8. En la búsqueda jerárquica CUBS, se desglosarán los códigos y la descripción de bienes.

5 Página: 5 de De los 71 elementos registrados en el SICE, se busca la descripción del elemento objeto de estudio. 10. Como ejemplo se tomará el código ROPA, EQUIPO INDIVIDUAL E INSIGNIAS, haciendo clic en el código. 11. En el código 1.60 se desglosarán más lista de elementos, como ejemplo, se hará clic en CALZADO PARA MUJERES, código No En el código se desplegarán más lista de elementos, a manera de ejemplo, se hará clic en ZAPATO DEPORTIVO código Al hacer nuevamente clic en el código se desglosarán otra serie de descripción de otros elementos, que llegan hasta quinto nivel, como ejemplo se tomará cuya descripción es Zapato deportivo con capellada elaborada en 100% algodón, con forro en 100% algodón, plantilla en caucho recubierto, suela en caucho vulcanizado, modelo tipo bota, en talla (38-42). 14. Se toma este código de quinto nivel de desagregación y luego se va nuevamente para menú SICE en inicio. 15. Se hace clic en consulta de precios indicativos. 16. En código CUBS se escribe el código del numeral 14.

6 Página: 6 de Luego se hace clic en consultar 18. El sistema arroja el precio indicativo. Según sea el caso, hay veces que el sistema no da el precio indicativo del bien o servicio, por alguna circunstancia, ya sea porque no existen datos en la localización geográfica o porque hay registrados menos de diez precios de referencia.

7 Página: 7 de Finalmente, se deberá generar el certificado de la consulta del CUBS y el precio indicativo Diligencie el siguiente cuadro Ingresa a SICE? Si No (ADJUNTAR CONSULTA SICE) En caso afirmativo, realice la Clasificación CUBS-SICE: CODIG O CUBS (1) NOMBRE DEL BIEN O SERVICIO (2) DESCRIPCIÓN (3) PRECIO INDICATIV O (4) CA NT (5) Valor total (6) OBSERVACIONE S (7) En caso negativo: El área responsable certifica que realizó la respectiva consulta de precios indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR) del sistema SICE y analizó que la presente contratación no requiere ingresar a dicho sistema. (Adjunta certificado de la(s) consulta(s)). Marque con una (x), si el (los) bien (es) o servicio (s) ingresan al SICE. Si la respuesta es afirmativa diligencie el cuadro. (1) Escriba el código CUBS de la necesidad a satisfacer. (2)

8 Página: 8 de 15 Escriba el nombre del bien o servicio a contratar. (3) describa las características el bien o servicio a contratar. (4) Escriba el valor unitario, incluido el IVA, del bien o servicio a contratar. Este valor corresponde al precio indicativo del SICE, cuando no existe precio indicativo se debe diligenciar el precio obtenido del estudio de mercado. (5) Escriba la cantidad requerida del bien o servicio. (6) Escriba el valor total del bien o servicio. Este valor es el resultado de multiplicar la cantidad (5) con el valor unitario (4). (7) Haga las observaciones pertinentes con el fin de aclarar los datos de la tabla, por ejemplo, se utiliza el precio de mercado porque no existe precio indicativo, etc. (8) Sume la columna de valores totales para obtener el valor total de los bienes y servicios. En el caso que no se requiera el ingreso al SICE, el área responsable certifica que realizó la respectiva consulta de precios indicativos en el Registro Único de Precios de Referencia (RUPR) del sistema SICE y analizó que la presente contratación no requiere ingresar a dicho sistema. Debe adjuntar el certificado de la(s) consulta(s) EXIGENCIA DEL CERTIFICADO DE REGISTRO Las entidades deben exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, que el proveedor referencie en su oferta el número de certificado de registro de cada bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE, teniendo en cuenta las excepciones estipuladas en el artículo 4 del Acuerdo 004 de 2005, las cuales se relacionan a continuación: Artículo 4. Exceptuar de manera temporal de las obligaciones frente al SICE, los procesos contractuales con las siguientes características: a. Procesos contractuales que señalen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a números enteros, previa aprobación de la Gerencia del SICE. b. Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no codificados en su totalidad hasta nivel de ítem (Propiedades y Especificaciones) en el CUBS. c. Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE. d. Procesos contractuales a suscribirse con proveedores internacionales que no tengan Número de Identificación Tributaria (NIT), previa aprobación de la Gerencia del SICE. Dichas consultas se deberán anexar a la carpeta del proceso como soporte VERIFICACION DEL CERTIFICADO DE PRECIO DE REFERENCIA APORTADO POR EL PROPONENTE EN SU PROPUESTA: El profesional responsable de la evaluación de las ofertas en el área técnica, deberá realizar la verificación en línea de los certificados de registro de precio de referencia del cada uno de los proponentes.

9 Página: 9 de 15 Los certificados de registro de precio de referencia son aquellos que se han generado en el momento en que un Proveedor registra el precio de un ítem existente en el catálogo (CUBS). (Ejemplo: ). Este servicio permite consultar los certificados, que se han generado, en el momento del registro de precio de un ítem existente en el catálogo CUBS. La consulta permite visualizar la información del proveedor, los datos colocados por él, en el momento del registro del registro del bien y/o servicio y la vigencia del certificado. En caso que el certificado no exista, el sistema le indica que el código del certificado no es válido. Notas: 1. Para que se genere el certificado de registro de precios de referencia, el código a nivel ítem debe existir en el Catalogo Único de Bines y Servicios CUBS 2. El proveedor debe dar a conocer el número del certificado a la Entidad, para que ésta pueda realizar la consulta. Ruta de acceso al servicio SICE Menú principal > Oferta > Certificados de registro de precio > Certificados de registro de precio de referencia, Certificado de consulta de precio temporal ó Consulta de reportes de certificados de registro de precio Búsqueda de certificados de registro de precio de referencia

10 Página: 10 de 15 Instrucciones de Uso Digite el número de certificado que desea consultar; este fue generado cuando el proveedor realizó el registro de precios. Haga clic en el botón consultar para visualizar la información. El sistema despliega en una nueva ventana el certificado de registro de precio de referencia con información del proveedor y del producto registrado, como se muestra: Número del certificado de registro de precio Proveedor NIT del proveedor Representante legal Identificación Dirección Teléfono Correo electrónico Nombre de establecimiento Código CUBS Descripción del producto Localización geográfica Fecha de registro

11 Página: 11 de 15 Importante: Un certificado de registro de precio de referencia deja de tener validez por las siguientes razones: 1. Cuando expira la vigencia del registro del precio. (Los precios tienen validez de un año a partir de la fecha de registro o de su última actualización) 2. Cuando se inactiva un precio porque el proveedor actualizó el registro de precios para ese elemento en esa localización geográfica (se genera un nuevo certificado para el ítem). 3. Cuando el proveedor desactiva el precio. 4. Cuando un precio registrado se encuentra inactivo se genera en el certificado un mensaje en rojo, informándolo.

12 Página: 12 de 15 Si no existe el certificado de registro, se genera el siguiente mensaje: Cierre la ventana que genera la aplicación. Una vez realizada la verificación en línea de los certificados adjuntados por el proponente en la propuesta, el sistema del SICE guardará en sus registros dicha verificación CONSULTA DEL PRECIO INDICATIVO Y GENERACION DEL CERTIFICADO ANTES DE LA ADJUDICACIÓN DEL PROCESO El profesional responsable de la evaluación técnica realizará la consulta del CUBS y del precio indicativo con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobre costos en la contratación, deberán consultar

13 Página: 13 de 15 el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación, de conformidad con el Articulo 13 decreto 3512 de Observaciones: Para tener en cuenta: ALARMAS GENERADAS POR EL SICE Las alarmas son advertencias generadas cuando el sistema detecta que alguna información registrada no cumple con los parámetros con que se ha configurado el sistema o cuando verifica y encuentra que alguna información no se ha registrado o consultado. Las alarmas se presentan a manera de notificación dirigida a los entes de control, a los usuarios de Control Interno de las entidades, a los Representantes Legales o a los Administradores SICE. A continuación se relacionas los diferentes tipos de alarmas generadas por el sistema: Consulta de precio indicativo no realizada ò consulta obligada no realizada: muestra cuando la entidad no consulta el precio indicativo tal y como lo dispone el párrafo dos, del acápite ordenador del gasto del artículo 10 del acuerdo 009 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE. Aunque la entidad efectivamente pudo haber consultado el precio indicativo, es posible que no haya tenido en cuenta los siguientes aspectos: La consulta debe ser realizada por el usuario Ordenador del Gasto correspondiente, que esté activo y que sea el responsable de la ordenación, la suscripción y perfeccionamiento del contrato. La consulta de precio indicativo debe hacerse al inicio del proceso de contratación como parte de los estudios previos y posteriormente debe hacerse después de la fecha de cierre de oferta o antes de la fecha de adjudicación del contrato. Se debe generar un certificado de consulta a través de la opción Si desea generar un certificado de consulta haga clic aquí, la cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Es importante resaltar que una vez generada esta alarma, no se puede eliminar pues hace parte del historial de sucesos del sistema. Podrá pasar a estado Inactiva cuando se encuentre que no aporta información de importancia para el proceso auditor.

14 PROCESO: ADQUISICIONES Página: 14 de 15 Verificación del número de registro de precio no realizada: informa cuando la entidad no cumple con la obligación de consultar el número de certificado de registro de precios, de conformidad con la obligación contemplada en el párrafo uno, acápite Ordenador del Gasto, artículo 10 del acuerdo 09 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE. Exigir el número de certificado de registro de precio al proveedor y verificarlo en el sistema. Ésta obligación no aplica a las entidades que tienen régimen especial de contratación. No existe código en el CUBS: informa que el código del bien. Servicio u obra pública registrado en el contrato no existe en el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, de conformidad con el artículo 17 del Decreto 3512 de 2003 Proveedor no está registrado en el SICE ó Registro de Precio no realizado: muestra que la entidad contrató con un proveedor que no está inscrito en el SICE, es decir, incumplió lo dispuesto en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de Compras fuera del umbral: informa que los precios de los bienes, servicios y obra pública: contratados por la entidad se encuentran fuera del rango calculado por el sistema, de conformidad con lo establecido en el párrafo 7 del Artículo 8 del Decreto 3512 de El precio está vencido y el Certificado de registro de precios está vencido : La alarma El precio esta vencido es la advertencia que informa a las entidades de control que la entidad ha contratado bienes y/o servicios con un proveedor que registró dichos precios al menos un año antes, sin haberlos modificado o actualizado, por lo cual dicho precio se ha vencido; igualmente los números de certificado de registro de precios de referencia que aportan los proveedores deben estar vigentes. Todas las entidades estatales están en la obligación de exigir al proveedor el certificado de registro de precios vigente, por cada uno de los bienes y servicios a contratar, cuando los procesos contractuales no se encuentren exceptuados del cumplimiento de la normatividad del SICE, Decreto 3512, artículo18.

15 Página: 15 de Administración del instructivo: Subdirección de Contratación ELABORO REVISO APROBO NOMBRE CARGO MARIA CLAUDIA ORTEGA R. CONTRATISTA SUBDIRECCION DE CONTRATACION ANDREA PEREZ LUIS ALFREDO MACIAS MESA GESTORA PROCESO ADQUISICIONES SUBDIRECTOR DE CONTRATACION LUIS ALEJANDRO MENDOZA ACEVEDO DIRECTOR GESTION CORPORATIVA