Política de Gastos. Objetivo Proporcionar al personal de Crece Guanajuato AC los lineamientos para el uso de hoteles por viajes de negocio.

Transcripción

1 Objetivo: 1. Establecer los lineamientos y políticas de gastos de viaje; así como los lineamientos a seguir para su comprobación. Alcance: Toda la Institución. Descripción General: Políticas de gastos de hospedaje Objetivo Proporcionar al personal de Crece Guanajuato AC los lineamientos para el uso de hoteles por viajes de negocio. Lineamientos A. El personal de Crece Guanajuato AC deberá hacer uso de los hoteles considerando lo siguiente: 1. La tarifa más accesible siempre y cuando no rebase $ 800 diarios, lo anterior de acuerdo a las disposiciones fiscales. 2. La ubicación más cercana a las oficinas del cliente en la ciudad de destino C. Las habitaciones se deben reservar y ocupar de la siguiente forma: 1. Habitación doble a. En todos los casos cuando viajen dos o más personas (siempre y cuando sean del mismo sexo). E. La factura del hotel debe reunir los requisitos fiscales y tener desglosados cada uno de los gastos. Políticas de gastos de viaje Objetivo Proporcionar al personal de Crece Guanajuato AC los conceptos que se autorizarán para el reembolso de gastos efectuados en viajes de negocios. Lineamientos A. Los conceptos a rembolsar por gastos de viaje serán los siguientes: 1. Hotel e impuestos respectivos. (Ver política para Hospedaje ). 1/9

2 2. Autobús para aquellos viajes que así se requieran por su ubicación geográfica, dicho gasto quedara amparado con el boleto de la línea de autotransportes, el cual deberá llevar el nombre de la persona quien lo utilizó. 3. Alimentos: Se autorizará hasta un importe máximo de $ pesos diarios por alimento (desayuno, comida y cena) incluyendo el IVA. Para reportar este concepto se deberá anotar, al reverso de la factura de consumo, el número y nombre de los comensales. NOTA: Dependerá de cada uno de los gerentes y/o coordinadores la autorización del desayuno y cena. 4. Transportación (Taxi): Se cubrirá el gasto necesario para cumplir con el objetivo del viaje y el importe máximo que se autorizará para viajes de un día será de pesos Para reportar estos conceptos, se deberá anexar al Reporte de Comprobación de Gastos (AD-TS-FR01), relación con desglose del origen y destino de cada trayecto, Hoja de Visitas (AD-TS-FR03) así como indicar el costo y horario en el que se utilizó el servicio. 5. Propinas: Se autorizará un máximo del 10 por ciento sobre el consumo de alimentos, en restaurantes y $10.00 para Botones en hoteles. 6. Casetas y gasolina: cuando se requiera el automóvil propio o el uso de automóvil utilitario, para negocios de Crece Guanajuato AC, fuera de la ciudad base, bajo las siguientes condiciones: a. Casetas: Previa comprobación con comprobante fiscal y/o tarjeta IAVE. b. Gasolina: Se autorizará pago de Gasolina bajo los siguientes supuestos: 1. COMISIONES REALIZADAS CON VEHICULO DE LA INSTITUCION: Cuando realices alguna comisión en vehículos propiedad de la Institución debes acudir con la persona encargada de los vales de gasolina, para que te pueda proveer de los vales necesarios para poder ejercer tu actividad satisfactoriamente. 2. USO DE AUTOMOVIL PROPIO: A empleados únicamente, a razón de $ 1.72 pesos por kilómetro recorrido fuera de un radio de 50 km del centro de trabajo correspondiente, siempre y cuando se presente el comprobante de gasolina con los requisitos fiscales correspondientes y el pago sea efectuado con tarjeta de crédito o de debito, para lo cual es requisito indispensable anexar el Boucher correspondiente y el formato Hoja de Visita (AD-TS-FR01). 2/9

3 Nota: Para el personal que no pueda entregar su factura de gasolina con su respectivo Boucher, se le reembolsara el importe del desgaste de su automóvil con vales de gasolina. 3. Para el caso de los consultores por honorarios estos presentaran su recibo de honorarios junto con el formato Hoja de Visita (AD-TS-FR01). 4. Desgaste. (Ver tabla de Kilometraje entre ciudades al final de este archivo.) 7. Renta de automóvil Se autorizará únicamente en casos excepcionales, cuando éste sea el único medio de transporte por la ubicación geográfica o sea el medio más económico que la utilización de cualquier otro medio de transporte. El gasto debe ser facturable. Se deberá solicitar a la agencia de Renta de Autos que proporcione la tarifa más económica (tarifas de promoción) La autorización para la renta de automóvil debe ser previa a la realización del viaje por el Director Operativo y/o Director General. 8. Los siguientes gastos por motivos de viaje NO serán reembolsables. 1. Bebidas alcohólicas, ni con el consumo de alimentos. 2. El consumo en bares. (De acuerdo al Art. 32 Fracc. XX Ley del Impuesto sobre la Renta este consumo es no deducible.) 3. Renta de videos, películas o juegos 4. Lavandería por viajes de tres días o menos 5. Periódicos o revistas 6. Artículos personales o de tocador 7. Seguros de viaje 8. Servicio de Despertador 9. Lavado o mantenimiento de autos personales cuando sean utilizados para viajes de negocios 10. Entradas a centros nocturnos o cualquier otro concepto recreativo o de entretenimiento personal 11. Cuotas cobradas por los programas de viajero frecuente 12. Otros por conceptos diferentes a los enunciados en estas políticas. COMPROBACIÓN DE GASTOS COMISIONES REALIZADAS CON VEHICULO DE LA INSTITUCION Cuando realices alguna comisión en vehículos propiedad de la Institución debes acudir con la persona encargada de los vales de gasolina, para que te pueda proveer de los vales necesarios para poder ejercer tu actividad satisfactoriamente. 3/9

4 Los encargados son: León Natalia Durán Contabilidad Celaya Miguel Ángel Núñez Side Interno Irapuato Elizabeth Sandoval Side Interno Con ellos podrás solicitar los vales de gasolina, cabe mencionar que para efectos de la comprobación deberán ser usados en dicho vehículo y reportarlo con el personal de Administración de Recursos Materiales para la captura de la información. COMISIONES REALIZADAS CON VEHICULO PARTICULAR. Cuando el personal de honorarios o empleados use su vehículo particular para fines laborales se le pagará una cuota de recuperación en base a los kilómetros establecidos, si la comisión realizada está dentro de un rango menor a 50 kilómetros del lugar de la oficina de residencia se le pagará un cuota de 40 pesos en vales de gasolina por día, y si es fuera del rango de los 50 kilómetros de este lugar de residencia se pagara una cuota de $1.72 pesos por kilometro. A Continuación se muestra la tabla con los destinos y kilómetros establecidos: CIUDAD ORIGEN DESTINO LEON ABASOLO 254 LEON ACAMBARO 440 LEON APASEO EL ALTO 334 APASEO EL LEON GRANDE 314 LEON CELAYA 294 LEON COMONFORT 326 LEON CORONEO 470 LEON CORTAZAR 276 LEON CUERAMARO 154 LEON DOLORES HIDALGO 261 LEON DR MORA 342 LEON GUANAJAUTO 155 LEON HUANIMARO 284 LEON IRAPUATO 174 JARAL DEL LEON PROGRESO 280 LEON JERECUARO 414 LEON JUVENTINO ROSAS 248 LEON MANUEL DOBLADO 148 LEON MOROLEON 326 4/9 KILOMETRO (IDA Y VUELTA)

5 LEON OCAMPO 300 LEON PENJAMO 296 LEON PURISIMA 72 LEON ROMITA 90 LEON SALAMANCA 216 LEON SALVATIERRA 336 SAN DIEGO DE LA LEON UNION 346 LEON SAN FELIPE 200 LEON SAN FRANCISCO 70 SAN JOSE LEON ITURBIDE 476 SAN LUIS DE LA PAZ 348 LEON LEON SAN MIGUEL 380 LEON SANTA CATARINA 392 LEON SILAO 104 LEON TARANDACUAO 490 LEON TARIMORO 358 LEON TIERRA BLANCA 356 LEON URIANGATO 324 VALLE DE LEON SANTIAGO 258 LEON VICTORIA 350 LEON VILLAGRAN 258 LEON XICHU 504 LEON YURIRIA 310 CIUDAD ORIGEN DESTINO KILOMETRO (IDA Y VUELTA) IRAPUATO ABASOLO 82 IRAPUATO ACAMBARO 258 IRAPUATO APASEO EL ALTO 198 APASEO EL IRAPUATO GRANDE 176 IRAPUATO CELAYA 156 IRAPUATO COMONFORT 170 IRAPUATO CORONEO 334 IRAPUATO CORTAZAR 124 IRAPUATO CUERAMARO 106 DOLORES HIDALGO 222 IRAPUATO IRAPUATO DR MORA 306 IRAPUATO GUANAJAUTO 116 IRAPUATO HUANIMARO 112 5/9

6 JARAL DEL IRAPUATO PROGRESO 198 IRAPUATO JERECUARO 276 IRAPUATO JUVENTINO ROSAS 122 IRAPUATO LEON 174 MANUEL IRAPUATO DOBLADO 192 IRAPUATO MOROLEON 178 IRAPUATO OCAMPO 304 IRAPUATO PENJAMO 124 IRAPUATO PURISIMA 216 IRAPUATO ROMITA 94 IRAPUATO SALAMANCA 60 IRAPUATO SALVATIERRA 192 SAN DIEGO DE LA IRAPUATO UNION 276 RAPUATO SAN FELIPE 204 IRAPUATO SAN FRANCISCO 214 SAN JOSE IRAPUATO ITURBIDE 342 SAN LUIS DE LA IRAPUATO PAZ 302 IRAPUATO SAN MIGUEL 244 IRAPUATO SANTA CATARINA 306 IRAPUATO SILAO 98 IRAPUATO TARANDACUAO 350 IRAPUATO TARIMORO 212 IRAPUATO TIERRA BLANCA 310 IRAPUATO URIANGATO 178 VALLE DE IRAPUATO SANTIAGO 102 IRAPUATO VICTORIA 308 IRAPUATO VILLAGRAN 104 IRAPUATO XICHU 570 IRAPUATO YURIRIA 164 SANTA ANA IRAPUATO PACUECO 190 IRAPUATO PRESA PURISIMA 98 CIUDAD ORIGEN DESTINO KILOMETRO (IDA Y VUELTA) CELAYA ABASOLO 202 CELAYA ACAMBARO 168 CELAYA APASEO EL ALTO 77 APASEO EL CELAYA GRANDE 58 6/9

7 CELAYA COMONFORT 80 CELAYA CORONEO 215 CELAYA CORTAZAR 56 CELAYA CUERAMARO 226 DOLORES HIDALGO 212 CELAYA CELAYA DR MORA 300 CELAYA GUANAJAUTO 234 CELAYA HUANIMARO 232 CELAYA IRAPUATO 156 JARAL DEL CELAYA PROGRESO 92 CELAYA JERECUARO 157 CELAYA JUVENTINO ROSAS 82 CELAYA LEON 282 CELAYA MANUEL DOBLADO 316 CELAYA MOROLEON 206 CELAYA OCAMPO 344 CELAYA PENJAMO 244 CELAYA PURISIMA 326 CELAYA ROMITA 214 CELAYA SALAMANCA 108 CELAYA SALVATIERRA 102 SAN DIEGO DE LA CELAYA UNION 250 CELAYA SAN FELIPE 332 CELAYA SAN FRANCISCO 331 SAN JOSE CELAYA ITURBIDE 221 SAN LUIS DE LA PAZ 303 CELAYA CELAYA SAN MIGUEL 124 CELAYA SANTA CATARINA 300 CELAYA SILAO 214 CELAYA TARANDACUAO 320 CELAYA TARIMORO 92 CELAYA TIERRA BLANCA 304 CELAYA URIANGATO 204 VALLE DE CELAYA SANTIAGO 147 CELAYA VICTORIA 302 CELAYA VILLAGRAN 58 CELAYA XICHU 462 CELAYA YURIRIA 200 7/9

8 Para poder solicitar la cuota de recuperación se deberá pasar una Hoja de Visitas (AD-TS-FR03) con la información de la comisión, fecha, los kilómetros establecidos en la tabla, el formato de desgaste lo puedes bajar de la página del Sistema de Gestión de Calidad en la dirección electrónica ( ) deberás accesar con tu usuario y contraseña. REPORTE DE COMPROBACIÓN DE GASTOS. (AD-TS-FR01) Una vez que bajes el formato correspondiente lo podrás llenar con la información de la comisión realizada, en caso de que en el mismo periodo hayas realizado varias comisiones podrás ponerlo en el mismo formato. Esta cuota de recuperación se podrá pagar a los empleados ya sea en vales de gasolina o en efectivo vía caja chica de la oficina a la que corresponda, el reporte deberá ser el formato Hoja de Visitas (AD-TS-FR03) y deberá llevar la firma del encargado de vales quien validará la información con la bitácora que tendrá a su cargo y el formato de Hoja de Visitas (AD-TS- FR03). Al personal de honorarios se le pagará su cuota de recuperación en vales de gasolina o vía transferencia electrónica para lo que deberá pasar junto con el formato Hoja de Visitas (AD-TS- FR03) un recibo de honorarios por el importe neto correspondiente. El encargado de vales de la oficina recibirá dicha comprobación a más tardar 5 días antes de la quincena para que sea validado y enviado al Líder de Procesos Contables. Este recibo debe contener los siguientes datos: Razón Social CRECE GUANAJUATO AC RFC CGU M0 Domicilio BLVD JUAN ALONSO DE TORRES LOMAS DEL CAMPESTRE CP Ciudad LEON, GUANAJUATO Al formato Reporte de Comprobación de Gastos (AD-TS-FR01) deberá contar con la documentación comprobatoria la cual debe estar relacionada en dicho formato y esta a su vez deberá coincidir con el formato Hoja de visitas (AD-TS-FR03) así como la siguiente información: Fecha de comprobación Nombre de quien realiza la comprobación Proceso Puesto. Comisión realizada. Fecha de la erogación Tipo de gasto (en este concepto aparece una lista desplegable de la cual tendrás que elegir una opción) 8/9

9 Observaciones( en caso de necesitar hacer alguna anotación) Importe (Es el total de la erogación) Anticipo ( Solo en caso de haberlo recibido) Total a pagar ( Es la suma de los gastos) Nombre y Firma de quien comprueba (del comisionado) Nombre y Firma de quien autoriza ( En caso de ser personal foráneo es necesario que para poder ser pagada la comprobación del gasto tenga la firma del gerente o coordinador respectivo) Anexos: 1. AD-TS-FR01 REPORTE DE COMPROBACIÓN DE GASTOS. 2. AD-TS-FR03 HOJA DE VISITAS. Responsable de la Supervisión: - Líder de Procesos Contables, Gerentes y Coordinadores. Participantes Involucrados: - Toda la Institución 9/9