Ingreso de Facturas Electrónicas

Transcripción

1 Ingreso de Facturas Electrónicas

2 Ingreso al sistema 3 Página del Portal de proveedores 5 Ingresar Facturas 6 Validación de Facturas con Orden de compra (Pedido) 8 Índice Validación de Facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS 9 Agregar datos manualmente 10 Agregar datos mediante un archivo Excel 13 Verificación en historial de carga 17 Consulta de pagos 18 Glosario 19

3 Las facturas electrónicas deberán ingresarse en la página de proveedores: wwwproveedoresbayercommx Escriba su usuario y contraseña En caso de no contar con su clave de acceso será necesario comunicarse con el Centro de Contacto para solicitarla En esta pantalla inicial, puede visualizar los datos para comunicar con el Centro de Contacto Ingrese el número de proveedor / usuario (7 dígitos) proporcionado por compras o el solicitante Ingrese la contraseña proporcionada por el Centro de Contacto Requisitos técnicos para utilizar el portal de proveedores ******* Página 3 Ingreso al sistema

4 La primera vez que acceda al sistema, y posteriormente siempre que aparezca la siguiente pantalla, se requerirá que actualice sus datos de contacto: Para poder acceder al portal, deberá facilitar previamente sus datos de contacto Para continuar actualice sus datos Ingrese un correo electrónico válido que será utilizado para contactarle en referencia a sus facturas Ingrese el nombre de una persona con la que podemos contactar Ingrese la contraseña que desea tener La clave que indiquen, será su contraseña de acceso, desde este momento hasta que vuelva a cambiarla No es obligatorio el cambio, puede mantener el dato anterior Guarde los datos Si es proveedor para varias empresas, seleccione aquella empresa para la que va a facturar En caso de no aparecer la opción que necesita, comuníquese con el Centro de Contacto Página 4 Ingreso al sistema

5 Una vez dentro del portal, visualice la pestaña de Ingresar Facturas y dé click para seleccionar esta opción Desglose de pagos realizados y pagos futuros Historial de carga de facturas Desconectarse del portal Avisos emergentes: El portal es un canal de comunicación Preguntas Frecuentes (FAQ) Página 5 Página del Portal de proveedores

6 En la pestaña Ingresar Facturas, podrá enviar sus facturas al sistema de Bayer El envío consta de dos pasos: 1 Cargar el archivo xml de la factura 2 Validar el archivo xml cargado previamente Aquí encontrará disponible para su descarga, el Manual de uso del portal, para subir facturas al sistema de Bayer Hacer click en Add Files para abrir el explorador de documentos de su equipo y seleccionar el archivo xml de la factura que va a cargar al sistema Solo debe cargarse la factura en formato xml Seleccionar el archivo xml y dar a Abrir, para cargar la factura al sistema de Bayer Página 6 Ingresar Facturas

7 El sistema comprobará que el archivo seleccionado sea correcto Si lo es, pasará a la siguiente pantalla, donde encontrará su factura cargada en la línea marcada en rojo En esta parte del proceso, si la factura cargada es errónea, podrá ser eliminada, con el botón Eliminar Mientras el mensaje Acción Pendiente del Proveedor aparezca, la factura se encuentra pendiente de validación La factura deberá ser validada, para que sea enviada correctamente al sistema de Bayer Hay dos formas de validar una factura: - Informando nº pedido / orden de compra ó - Informando CWID + Ceco/Orden Interna/Elemento WBS Solo deberá utilizarse una de las dos opciones Nunca rellenar ambos campos a la vez Página 7 Ingresar Facturas

8 Validación de facturas con Nº de pedido / Orden de compra 1 Escribir el número de pedido / orden de compra, facilitada por su comprador, tal y como se indica en la imagen El resto de campos deben de quedar vacios 2 Hacer click en confirmar Si todo es correcto, la línea en rojo desaparecerá y el mensaje mostrado indicará Validación en proceso Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para su validación y verificación en el historial de carga En caso de que su factura siga en proceso de validación después del plazo indicado, póngase en contacto con nosotros vía o vía telefónica Página 8 Ingresar Facturas

9 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS 1 Escribir el CWID, facilitado por su solicitante, tal y como se indica en la imagen 2 El sistema comprobará el dato y a continuación, solicitará que se informe el CECO para soporte de la factura Dar a OK para continuar Entrar en el icono: Hay dos maneras de agregar la información contable necesaria para el registro de su factura a Manualmente b Cargando un archivo Excel Se detallan a continuación: Página 9 Ingresar Facturas

10 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS a Carga manual de la información contable de la factura 1 Agregar el CECO / Orden Interna / Elemento WBS informado por su solicitante 2 Agregar el importe antes de impuestos, que debe ir cargado a ese CECO / Orden Interna / Elemento WBS 3 Dar clik en Agregar Se generará una línea con los datos informados Se actualizará la información de monto cargado y pendiente de asignar El sistema siempre indicará: - Monto Factura: es el importe total de su factura antes de impuestos - Monto cargado: suma de importes asignados a la información contable - Monto pendiente de asignar antes de impuestos a un CECO / Orden Interna / Elemento WBS Página 10 Ingresar Facturas

11 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS a Carga manual de la información contable de la factura Añadir en sucesivas nuevas líneas, el monto antes de impuestos, pendiente de asignar que ha quedado, siguiendo siempre las instrucciones de los datos contables facilitados por el solicitante: Cuando el total de la factura ha sigo asignado, el sistema lo indica: Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en esta pantalla Agregar los correctos, siguiendo los pasos explicados anteriormente Importe pendiente igual a 0 Para salir, guardando los datos Página 11 Ingresar Facturas

12 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS a Carga manual de la información contable de la factura El sistema informa cuando se han cargado correctamente los Cecos y se ha llegado a cubrir el total de la factura Dar a OK y a continuación a CONFIRMAR Página 12 Ingresar Facturas La línea en rojo desaparecerá y el mensaje mostrado indicará Validación en proceso Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para su validación y verificación en el historial de carga En caso de que su factura siga en proceso de validación después del plazo indicado, póngase en contacto con nosotros vía o vía telefónica

13 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS b Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura Descargar Layout: Guardar la plantilla en Excel en su ordenador en el formato Excel Workbook (*xls) único admitido por el portal Página 13 Ingresar Facturas Sin modificar nada más, rellenar las columnas Ceco y Total, utilizando tantas filas sean necesarias como cecos deba informar para su factura - Columna Ceco: Añadir los Ceco / Orden Interna / Elemento WBS informados por el solicitante - Columna Total: Añadir el importe antes de impuestos, correspondiente a cada ceco

14 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS b Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura Guardar en su ordenador la plantilla en el formato: Excel Workbook (*xls) único admitido por el portal Ir a la misma pantalla donde se descarga la plantilla, y utilizando la opción Add Files, cargar el archivo Excel que acaba de guardar Página 14 Ingresar Facturas

15 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS b Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura Carga del archivo Excel en el sistema, y comprobación de que todos los datos son correctos (En caso contrario, aparecerán mensajes de aviso) Para salir, guardando los datos Importe pendiente igual a 0 Para corregir los datos entrados, pueden eliminarse en esta pantalla Agregar los correctos, siguiendo los pasos explicados anteriormente Dar a OK, para volver a la pantalla del portal y confirmar la validación de la factura Página 15 Ingresar Facturas

16 Validación de facturas con CWID y CECO / Orden Interna / Elemento WBS b Carga mediante archivo Excel de la información contable de la factura Dar a confirmar, para validar la factura y que entre en sistema La línea en rojo desaparecerá y el mensaje mostrado indicará Validación en proceso Deberá esperar de 1 hora o 24 horas para su validación y verificación en el historial de carga En caso de que su factura siga en proceso de validación después del plazo indicado, póngase en contacto con nosotros vía o vía telefónica Página 16 Ingresar Facturas

17 El Historial de carga permite ver el estado de todas las facturas subidas al portal Al finalizar la carga de sus facturas, esperar de 1 a 24 horas a su validación Transcurrido el plazo, verificar los documentos en el Historial de carga Una factura recién cargada, se mostrará con el mensaje El Nº de solicitante (ABCDE) y estatus Validación en proceso No aparecerá número de código de barras (Barcode) Una factura cuyo proceso de validación en el portal ha finalizado, aparece con el mensaje Recibido en el Portal y estatus Carga exitosa No aparecerá número de código de barras (Barcode) Una factura que ha pasado del portal, a nuestro sistema interno, para ser enviada para verificación, se mostrará con el mensaje Enviado a Contabilidad y estatus Carga exitosa Quedará reflejado el número de código de barras Esta numeración es única e identificadora para cada factura cargada en el portal Página 17 Verificación en historial de carga

18 Una vez finalizada la revisión de sus documentos, serán contabilizados, y su pago aparecerá en la pestaña de Pagos / Pagos Futuros En la pestaña Pagos, puede visualizar la integración de pagos realizados por fecha En la pestaña Pagos Futuros, se encuentran las facturas con su fecha de vencimiento Puede incluir documentos no aprobados Las condiciones de pago pueden cambiar de acuerdo al pedido emitido por el área de compras, para mayor información favor de ponerse en contacto con su comprador Página 18 Consulta de pagos

19 Glosario Mensajes en la Carga de facturas Comentario EL Nº ORDEN ( ) INCORRECTA El pedido ingresado es erróneo Contactar con su comprador EL Nº SOLICITANTE (ABCDE) INCORRECTO El contacto es erróneo Contactar con su solicitante PENDIENTE VALIDACIÓN CECO No se han validado los CECOS para la factura Monto pendiente: 056 ACCIÓN PENDIENTE DEL PROVEEDOR Faltan 056 por asignar a un CECO Comprobar la distribución realizada de importes antes de impuestos a la información contable Falta ingresar alguna información requerida Número de pedido ó CWID + Ceco/Orden Interna/Elemento WBS ERROR SAT Contactar con el centro de contacto EL Nº SOLICITANTE (ABCDE) CONFIRMADO La factura está en proceso Pendiente de enviar a contabilidad EL Nº ORDEN ( ) CONFIRMADO La factura está en proceso Pendiente de enviar a contabilidad Página 19 Glosario

20 Glosario Conceptos Clave Nº de pedido / Orden de compra CWID CECO ORDEN INTERNA ELEMENTO WBS Comentario Está formado por diez números (si empieza por 21 ) o por nueve dígitos (si empieza por 6 ) Nº de pedido emitido por Bayer, que puede ubicar en el documento que les es enviado para confirmar la solicitud de productos o servicios Es el código del solicitante, siempre compuesto por cinco letras Es informado por el solicitante del producto o servicio en el momento de la compra Centro de costes Siempre diez dígitos alfanuméricos (formado por letras y números conjuntamente) Es informado por su solicitante Siempre doce dígitos alfanuméricos Es informada por su solicitante También conocido como número de proyecto Cantidad de dígitos variable (10, 12, 14, 16, 18) Es informado por su solicitante Página 20 Glosario

21 Muchas Gracias CONNECTION CENTER INVOICE TO PAY