Este Manual tiene como propósito Describir el Sistema Avanzado para la emisión de Facturas (e-factura SAAS) Manual SAAS

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1 Este Manual tiene como propósito Describir el Sistema Avanzado para la emisión de Facturas (e-factura SAAS) Manual SAAS

2 Contenido Visión general... 2 Módulo Fiscal... 4 Generación de Documentos Fiscales?... 4 Qué es un certificado de Sello Digital?... 4 SOLCEDI?... 4 Cómo Ingreso Mi Certificado de Sello Digital en el Portal?... 5 Errores al ingresar Sellos Digitales?... 5 Qué son las series y folios?... 5 Cómo Ingreso Series y Folios en el Portal?... 6 Datos Maestros... 8 Cuál es la Función del Menú de Datos Maestros?... 8 Cómo Ingresar Productos o Servicios en el Portal?... 8 Cómo Eliminar un Producto o Servicio en el Portal?... 9 Cómo Modificar un Producto o Servicio en el Portal?... 9 Cómo Ingresar Sucursales en el Portal?... 0 Cómo Eliminar una Sucursal del Portal?... 0 Cómo Modificar una Sucursal del Portal?... Cómo Ingresar un Cliente en el Portal?... 2 Cómo Eliminar un Cliente del Portal?... 3 Cómo Modificar un Cliente del Portal?... 3 Generación de Documentos Fiscales Manualmente... 4 Descripción... 4 Generación de Documentos Fiscales por ATI... 7 Descripción... 7 Consulta de Documentos Fiscales... 8 Descripción... 8 Reporte Mensual de Folios Descripción Glosario de Términos... 2 P á g i n a

3 Visión general Introducción Para ingresar al portal Ingrese a la página 2 Ingrese su RFC, Usuario y contraseña 3 De clic en el botón Ingresar Menú Principal En el menú principal puede cargar todos los datos que son requeridos, para comenzar a realizar los Documentos Fiscales, la serie de pasos describen lo que se requiere para cada actividad A continuación se presenta el Menú principal, en los temas siguientes se describe cada uno con más detalle Objetivo General Describir el conjunto de módulo que integran la solución e-factura en el portal SAAS Alcance Cualquier parte interesada en conocer la actividad y la operación del portal SAAS P á g i n a 2

4 Visión general: continúa. Responsables Los responsables de administrar, validar, distribuir y consultar este Manual son: El Ing. Jair Hernández Silva Personal interesado Es responsable de: Administrar el Sistema de Gestión de la Calidad Consultar la última versión de esta Manual Documentos relacionados Los Documentos de Indicium Solutions, relacionados con este Manual son: MAN-CDT-EDM-030 Reporte Mensual de Folios MAN-CDT-EDM-029 Consulta De Documentos Fiscales MAN-CDT-EDM-028 Generación De Documentos Fiscales Por ATI MAN-CDT-EDM-027 Generación de Documentos Fiscales Manualmente MAN-CDT-EDM-026 Datos Maestros MAN-CDT-EDM-004 Módulo Fiscal Bibliografía Los Documentos de referencia utilizados para realizar este Manual son: No aplica Derechos de Autor Indicium Solutions S.A. de C.V. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede reproducirse en forma total o parcial sin el consentimiento escrito de Indicium Solutions S.A. de C.V. P á g i n a 3

5 Módulo Fiscal Generación de Documentos Fiscales? El Módulo Fiscal es el primer paso para iniciar la emisión de Documentos Fiscales, cargue la información requerida (Series, Folios y Sellos Digitales) No. Para Iniciar la Generación de Documentos Fiscales Ingrese los Certificados de Sello Digital expedidos por el SAT, esto le permitirá firmar digitalmente sus facturas 2 Cargue: Series y Folios 3 Si se encuentran en el esquema CFD deberá solicitarlos al SAT 4 Si pertenece al esquema CFDI no es necesario (esta parte la otorga el sistema) 5 Cargue el Logotipo de su empresa Qué es un certificado de Sello Digital? No. Los Certificados de Sellos Digitales Son expedido por el SAT 2 Permiten realizar la firma Digital para CFD o CFDI 3 Permite valida el documento Fiscal Digital SOLCEDI? Utilice la aplicación Solicitud de Certificados Digitales SOLCEDI, para generar los siguientes archivos: No. Genere. (para Ingresar al portal de e-factura) El archivo de requerimiento de Certificado de Sello Digital, que contiene los datos mínimos para la generación de certificado de Sello Digital. (*.req) 2 El archivo de la llave o clave privada de sellos digital (*.key) 3 El archivo de requerimiento del Certificado de Sello Digital (*.req) 4 Con el archivo anterior, genere el envío (ensobretado), esto genera el archivo (*.sdg) 5 Con el archivo anterior, de clic en la Opción Envío de Solicitud de Certificados de Sellos Digital, donde podrá seleccionar su archivo ensobretado (*.sdg) 6 Busque el Certificado: En la opción Recuperación de Certificados podrá buscar su certificado por RFC, 7 Seleccione todos los certificados expedidos. 8 Busque el certificado de sellos, que se encuentra activo y que corresponda a la fecha de la solicitud. 9 De clic derecho en él para descargarlo. P á g i n a 4

6 Cómo Ingreso Mi Certificado de Sello Digital en el Portal? A continuación se describe los pasos acciones para ingresar el Certificado de Sello Digital en el Portal: No. Descripción Ingrese a la opción de, este le mandara el mensaje No existen Certificados Asociados al Emisor 2 De clic en el botón 3 En la pantalla siguiente, ingrese los archivos *.Cer,.Key y la contraseña de su Certificado de Sello Digital. 4 Una vez que ingreso la información de clic en el botón Cargar, si estos datos son correctos le aparecerá la lista de Certificados Errores al ingresar Sellos Digitales? A continuación se describen errores que pueden darse al momento de ingresar los Sellos Digitales Error. La llave privada (*.KEY) no coincide con el Password El archivo que está ingresando no es un Certificado expedido por el SAT Posible Solución Verifique que la contraseña sea correcta o de lo contrario el archivo (*.KEY) Verifique que no esté ingresando sus archivos de la FIEL Qué son las series y folios? Permiten llevar un control de Documentos Fiscales Generados, la solicitud de Folios y Series depende del esquema en el que se encuentra su empresa: Esquema CFD: deberá solicitar series y folios al SAT esto dentro de la aplicación SOLCEDI el cual le entregara un Acuse, para ingresar la información el Portal El esquema CFDI: No es necesario solicitar Series ni Folios ya que el sistema le otorga esta información P á g i n a 5

7 Cómo Ingreso Series y Folios en el Portal? Para poder cargar Series y Folios: No. Descripción Ingrese a la Opción, este le mandara el mensaje de: No existen Series y Folios asociados al Emisor, 2 De clic en el botón 3 Si su empresa tiene esquema CFD ingrese los siguientes datos: 4 Estos se encuentran en el acuse que le otorga el SAT cuando solicita Series y Folios. Una vez que ingreso esta información de clic en el botón agregar 5 Una vez cargados los datos de clic en el botón Agregar, y sus Series y Folios aparecerán en el Portal P á g i n a 6

8 Cómo ingreso el Logotipo de mi empresa en el Portal? No. Para cargar el logotipo de su empresa: Ingrese a la opción, le mostrara la siguiente pantalla indicando las especificaciones que su logotipo necesita, 2 Una vez que tenga el logotipo con las indicaciones necesarias de clic en el botón Examinar y después de clic en subir Archivo 3 Si el paso anterior es correcto le mandará un mensaje Su logotipo subió satisfactoriamente, de lo contrario le mandará el mensaje de Su logotipo no cumple con las especificaciones P á g i n a 7

9 Datos Maestros Cuál es la Función del Menú de Datos Maestros? No. El menú de catálogos: Está diseñado para almacenar la información de clientes, sucursales y productos o servicios. 2 Permite llevar un mejor control de estos 3 Agiliza el procedimiento para realizar la Facturación Electrónica 4 Puede realizar modificaciones, eliminar y crear una nueva descripción de cualquier catálogo 5 Puede Modificar los Datos Fiscales de su Empresa Cómo Ingresar Productos o Servicios en el Portal? Ingrese a la opción de 2 De clic en la opción Agregar la cual le mostrara una pantalla en la que deberá ingresar los datos que necesita para crear su nuevo producto o servicio 3 De clic en el botón Guardar. 4 Al cargar los datos de su nuevo producto o sucursal, podrá modificar el Valor Unitario al momento cargar esta información en la opción de generar su factura P á g i n a 8

10 Cómo Eliminar un Producto o Servicio en el Portal? Ingrese a esta opción le mostrara la lista de los datos que ya dio de alta. 2 De clic en la opción Eliminar 3 El paso anterior le desplegara el siguiente cuadro de dialogo 4 De clic en el botón Eliminar, de lo contrario Cancelar Cómo Modificar un Producto o Servicio en el Portal? Elija la opción 2 El paso anterior le mostrará la lista de los productos o servicios que ha dado de alta. 3 Para realizar la modificación: de clic en la opción Detalles 4 El paso anterior le mostrara la pantalla de productos o servicios 5 De clic en el botón Agregar P á g i n a 9

11 Cómo Ingresar Sucursales en el Portal? Para realizar la creación de una sucursal Ingrese a la opción 2 De clic en la opción Agregar 3 En la pantalla que le muestra el paso anterior, ingrese los datos de la sucursal 4 De clic en el botón Guardar Cómo Eliminar una Sucursal del Portal? Ingrese a la 2 El paso anterior le mostrara la lista de sucursales que ha dado de alta 3 De clic en la opción Eliminar 4 El paso anterior le mostrara la siguiente pantalla 5 De clic en Eliminar, de lo contrario de clic en Cancelar P á g i n a 0

12 Cómo Modificar una Sucursal del Portal? Ingrese a la 2 El paso anterior le mostrara la lista de sucursales que ha dado de alta 3 De clic en la opción Detalles 4 El paso anterior le mostrar la pantalla con la sucursal lista para modificarse 5 De clic en el botón Guardar una vez que termine el paso anterior P á g i n a

13 Cómo Ingresar un Cliente en el Portal? Ingrese a la opción 2 De clic en la opción Agregar 3 El paso anterior le mostrara la siguiente pantalla 4 Ingrese los datos del cliente al cual se le realizará la factura 5 De clic en el botón Guardar 6 Cada que usted de un cliente nuevo este se guardará en la base de datos y podrá visualizarlos dentro de esta opción por medio de una lista. P á g i n a 2

14 Cómo Eliminar un Cliente del Portal? Elija la opción 2 El paso anterior le mostrara una lista de clientes que ha dado de alta 3 Identifique el cliente que desea eliminar 4 Selección el cliente 5 De clic en la opción Eliminar 6 El paso anterior le mostrará la siguiente pantalla 7 De clic en el botón Eliminar, de lo contrario Cancelar Cómo Modificar un Cliente del Portal? Ingrese a la 2 El paso anterior le mostrara la lista de clientes que ha dado de alta 3 De clic en la opción Detalles 4 El paso anterior le mostrará una pantalla con todos los datos del cliente 5 Modifique los datos necesarios 6 De clic en Guardar para Guardar los cambios P á g i n a 3

15 Generación de Documentos Fiscales Manualmente Descripción Ingrese a la opción 2 Seleccione la Serie con la cual va a generar su factura y forma de Pago. 3 De clic en Siguiente 4 Seleccione la Sucursal (o dentro de esta pantalla usted puede dar de alta una sucursal nueva sin necesidad de registrarla directamente en el Catálogo de Sucursales) 5 De clic en el botón Crear Nueva Sucursal 6 Ingrese los datos solicitados y de clic en el botón Guardar Sucursal 7 Si usted no cuenta con sucursales de clic en el botón siguiente 8 Seleccione el cliente al cual se le va a generar su Documento Fiscal dando clic en el botón Seleccionar desde Catálogos ó 9 Seleccione el botón Crear Nuevo Cliente, para Ingresar la información de Nuevos Clientes Nota: Para poder generar un Documento Fiscal de Forma Manual, es necesario que haya ingresado la información requerida en Modulo Fiscal y la Carga de Datos maestros para poder continuar P á g i n a 4

16 Descripción, continúa 0 Ingrese los Productos o Servicios que se cargan en su Factura. Para realizar el paso anterior, de clic en la opción Descripción de producto 2 Seleccione el producto o servicio a facturar 3 El paso anterior le mostrara la información que dio de alta en el Catálogo de Productos 4 El paso anterior le despliega la información que dio de alta en el Catálogo de Productos 5 En el paso anterior usted puede modificar el Valor Unitario, así como agregar en texto libre un descripción más completa del producto o servicio a Facturar 6 De clic en Cargar Concepto (una vez que haya seleccionado el producto) 7 El paso anterior se repetirá para cada producto que quiera ingresar a su factura P á g i n a 5

17 Descripción, continúa 8 De clic en Factura previa información del cliente y productos) (Una vez que tiene la 9 Revise los datos de su factura 20 Si los datos de su factura son correctos de clic en 2 El paso anterior le desplegara como resultado que la factura se generó correctamente indicándole el Folio y Serie del Documento Fiscal 22 Después de realizar el paso anterior, usted puede: Seguir facturando: Le permite crear otra factura con el mismo Cliente y productos facturados anteriormente. Nueva Factura: Generar un Nuevo Documento Fiscal. Consultar Factura: le permite ir al menú de Consulta de facturas generas para visualizar el Documento fiscal que acaba de generar P á g i n a 6

18 Generación de Documentos Fiscales por ATI Descripción Ingrese la información requerida en el módulo Fiscal 2 Para el paso anterior no es necesario ingresar información de clientes, productos o servicio y sucursales en el Menú Datos Maestros 3 Debe contar con un archivo ATI, generado con las especificaciones que se necesitan para ingresarlo al portal 4 Ingresar la opción 5 De clic en la opción Descargar 6 Para generar un Documento Fiscal por medio de un archivo ATI, ingrese a la opción 7 De clic en Examinar y seleccione el archivo con extensión.txt 8 De clic en Generar Factura P á g i n a 7

19 Consulta de Documentos Fiscales Descripción Ingrese a la opción 2 Seleccione la Serie a consultar en la pantalla del paso anterior 3 De clic en el botón Generar Consulta 4 El paso anterior le mostrara todos los documentos Fiscales Generados 5 Para realizar una consulta más específica seleccione la opción Seleccione el tipo de Consulta 6 El paso anterior le muestra las opciones específicas seleccione la opción necesita e ingrese los datos solicitados. 7 La factura contiene 4 opciones: 8 PDF: le permite descargar la factura en archivo PDF. 9 XML: le permite descar su factura en archivo XML. P á g i n a 8

20 Consulta de Documentos Fiscales, continúa Descripción 0 ENVIAR : Desde esta opcion se podrá reenviar los documentos fiscales a la o las cuentas de correos deseadas.para ello, se capturarán las cuentas de correos separadas por un punto y coma entre cada una de ellas n ningún espacio. CANCELAR: Esta opción permite cancelar un documento fiscal (Esta opcion esta disponible unicamente para las empresas que emitiron por primera vez facturacion electronica antes del 3 de Diciembre de 200). 2 El sistema permite Generar un reporte en Excel con todo el contenido de la consulta ejecutada 3 Para realizar el paso anterior, de clic en el botón 4 El paso anterior abrirá un cuadro de diálogo 5 Elija la opción abrir para visualizar el reporte P á g i n a 9

21 Reporte Mensual de Folios Descripción A continuación se describe la generación del Reporte Mensual de Folios en la siguiente tabla pasoacción Ingrese a la opción 2 En la opción del paso anterior seleccione el mes y año del cual requiere el reporte mensual, 3 De clic en el botón Generar Reporte 4 El paso anterior le mostrara el reporte de todos los documentos fiscales generados de sus Series 5 De clic en el botón Descargar Reporte 6 Guarde el archivo del paso anterior con el nombre que aparece ya que contiene las especificaciones que requiere el SAT para realizar el envío dentro de la aplicación del SICOFI Nota: Esta opción solo está habilitada para las empresas que se encuentran dentro del esquema CFD P á g i n a 20

22 Glosario de Términos Término ATI CFD CFDI PDF SAT SICOFI SOLCEDI TXT XML Definición Archivo de Texto Inteligente Comprobante Fiscal Digital Comprobante Fiscal Digital por Internet Portable Document Format (formato de documento portable) Sistema de Administración Tributaria Sistema Integral de Comprobantes Fiscales Solicitud del Certificado Digital Formato abierto para contener texto plano, o texto sin formato son las siglas de Extensible Markup Language Fin del documento P á g i n a 2

23 Esta página ha sido dejada en blanco Intencionalmente P á g i n a 22

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