Comunicación Estratégica. Política de Comunicaciones Institucionales

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1 Objetivo: Mejorar los flujos de información de la institución, estableciendo canales de comunicación efectivos, veraces y prácticos para su correcta divulgación en función de los objetivos institucionales y su misión. Alcance Esta política aplica para todos los funcionarios administrativos, Miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia, Contratistas, proveedores de servicios en la sede central Dirección General, Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional. Parámetros generales: Comunicación interna La comunicación es un proceso transversal del instituto, encargada de gestionar la comunicación, con el fin de mejorar el flujo de información útil para el desarrollo de cada una de las actividades que realizan los funcionarios, a fin de consolidar la identidad institucional y promover un clima laboral basado en relaciones de confianza. Gestión de la comunicación interna La comunicación interna, cumple un rol fundamental en el desempeño de los funcionarios y de la Institución. En este sentido se busca involucrar a todos los funcionarios a través de un proceso de comunicación que favorezca el cumplimiento de los objetivos apoyado en el buen trabajo, y prácticas motivacionales como consecuencia de la creación de estrategias que generan una cultura institucional y contribuyan al fortalecimiento de la identidad del INPEC. Lo anterior con el fin de convertir a esta institución en una entidad ágil y competitiva. Comunicación Externa La comunicación externa es la encargada de establecer relaciones estratégicas para la institución en función de su visión e imagen. Para el INPEC, es importante gestionar la creación de diferentes actividades y mensajes que mantengan las relaciones y mejoran la comunicación

2 con los públicos de interés, al igual que promover los productos y servicios que presta y genera la entidad. La trasmisión y recepción de la información que circula diariamente al exterior del INPEC, es fundamental para la toma de decisiones y la elaboración de estrategias que permitan proyectar una imagen positiva. Gestión de la Comunicación Externa Para el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), es muy importante trabajar en la consolidación de una imagen. Como consecuencia de su labor misional. Para esto será importante conocer la percepción de ellos en relación al trabajo realizado. El seguimiento a medios o monitoreo es una de las principales herramientas para conseguir un óptimo desarrollo en la construcción de imagen. No obstante, el analizar el entorno va a permitir tomar decisiones enfocadas a mejorar y mantener relaciones estratégicas para el INPEC. Su principal objetivo se centra en conseguir alianzas con los diferentes medios de comunicación y públicos objetivos, mediante el suministro de información oportuna, clara y de calidad. El trabajo en equipo, el liderazgo de la Dirección General y el compromiso de todos los funcionarios será importante para lograr esta unidad institucional que pretende fortalecer al Instituto desde su proceso comunicativo. Parámetros específicos: Comunicación interna Se ha determinado entonces que, en función del buen uso de la información y en relación a los lineamientos establecidos garantizar una comunicación efectiva al interior del instituto y en cada uno de sus niveles, lo siguiente: Nivel Organizacional Toda comunicación interna que se genere en el INPEC debe ser: formal y oficial para que pueda ser comunicada de manera efectiva a través de los canales de información establecidos para su difusión tales como: memorandos, oficios, circulares, NotINPEC,

3 correo institucional, avantel, entre otros. Esa comunicación debe ser apoyada por las áreas, dependencias, establecimientos de reclusión y direcciones regionales según el caso. Nivel Grupal Los funcionarios Administrativos y miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia del INPEC deben: establecer una comunicación formal en la que se suministre de manera precisa, adecuada, veraz y a tiempo, cada una de las actividades y resultados que conduzcan a la optimización de la gestión y desarrollo estratégico del INPEC. Los establecimientos de reclusión y las direcciones regionales deben: informar y guardar en registros documentales todas las actividades realizadas, con el fin de contar con registros que la Oficina Asesora de Comunicaciones pueda difundir. Toda la información interna que se genere en el instituto debe: ser validada por las áreas competentes para su desarrollo y adecuado uso. Nivel Individual Los funcionarios del INPEC deben: tener acceso a la intranet para que su uso sea permanente. Igualmente se debe tener una cuenta de correo electrónico institucional al que deben ingresar diariamente. Página Web: El uso y la participación de la página web institucional por parte de los funcionarios, debe contribuir a fortalecer la identidad institucional y mejorar la imagen del INPEC. Se debe evitar hacer comentarios que vayan en detrimento de la imagen de la institución. Los funcionarios podrán ingresar activamente a la página web, con el fin de consultar información necesaria para su desarrollo laboral. Así mismo cada uno desde su dependencia podrá sugerir cambios o modificaciones del contenido si aplica, enviando un correo a para mejorar el contenido de la página, convirtiéndola en una herramienta efectiva para los públicos de interés. Cualquier actividad que se desarrolle en las páginas oficiales del INPEC, debe: llevar el acompañamiento de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.

4 Redes Sociales: Los funcionarios son responsables de los comentarios expresados públicamente en las redes sociales y en ningún momento representarán la posición oficial de la Institución. Nivel Organizacional Se debe tener en cuenta la importancia de la comunicación que se vaya a establecer. la Dirección General determinará la importancia y pertinencia de la misma. Cualquier tipo de información interna que se pretenda difundir debe ser evaluada y contar con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Comunicaciones. Además deberá contar con la aprobación de la Dirección General. Esta política aplica para todos los funcionarios administrativos, contratistas y miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia de la Dirección General Sede Central, Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional. Canales de Comunicación Interna Material Editorial Boletínes, comunicados, sistemas de información, free press, NotINPEC, entrevistas, intranet. Material Publicitario Usos de la marca Libera Colombia, uso de la imagen institucional, identidad, propagandas, material P.O.P. Material on Line Página web redes sociales (twitter Facebook). Comunicación funcionarios del INPEC Comunicación formal de los funcionarios Administrativos y miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia INPEC en su día a día. Proceso de construcción de la cultura de la información. Los funcionarios informan y se informan, utilizando los diferentes sistemas de comunicación. El buen uso de estos optimiza el trabajo.

5 Responsabilidades Todas las oficinas y dependencias que realicen alguna publicación, material P.O.P. (esferos, agendas, calendarios, almanaques, afiches) o cualquier documento de circulación masiva deberá (folletos, cartillas, boletínes, pendones, revista, informes, periódicos) ser entregado a la Oficina Asesora de Comunicaciones, antes de la edición para que se surtan los procedimientos establecidos en el manual de identidad visual. La Dirección General es la única que puede autorizar y aprobar las diferentes comunicaciones que se desarrollen en el INPEC. La Oficina Asesora de Comunicaciones será la dependencia encargada de adecuar, estructurar, diseñar y establecer las comunicaciones internas del Instituto teniendo en cuenta el manual de identidad visual, las políticas institucionales y los objetivos de la entidad. Todas las dependencias deberán revisar sus comunicaciones para el buen uso y manejo de las mismas en función de la optimización de su trabajo. Cuando los sistemas de información fallen, los funcionarios deberán notificar a la dependencia encargada de administrarlos para solucionar inmediatamente el daño que se presente. Comunicación Externa Lineamientos que facilitan el cumplimiento de las actividades orientadas alcanzar objetivos y responden al proceso de comunicación estratégica en su función pública: El único Vocero Oficial del INPEC es el Director General de la entidad. Sólo él puede dar declaraciones al público externo y deberá estar acompañado por la Oficina Asesora de Comunicaciones. En cualquier otro caso que se viera limitada la acción del Director, éste podrá designar a una persona competente (con habilidades y aptitudes requeridas para asumir la vocería) para que lo reemplace.

6 Toda comunicación externa que realice el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, INPEC, debe: estar aprobada por el Director General del INPEC y ser gestionada a través de la Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones. Sí se presenta una situación particular que involucra a algunas de las oficinas o dependencias del INPEC, los jefes de éstas, deberán: asesorar a la Dirección General cuando se requiera, establecer una comunicación con medios. Esto significa que los jefes deben suministrar la información correcta con soportes y de manera rápida al jefe de la Oficina de Comunicaciones estratégicas. La oficina encargada de gestionar las relaciones con medios, ya sea para entrevistas, publicaciones, ruedas de prensa y eventos del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC es la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. La Oficina de Comunicaciones Estratégicas es la única dependencia autorizada para tramitar el ingreso de medios a los establecimientos de reclusión. Cualquier solicitud, requerimiento periodístico, entrevista, publirreportaje, entre otros, debe primero pasar por esta oficina. Es competencia de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas: la interlocución del Instituto con los medios de comunicación y periodistas. El Director General quien es el vocero oficial podrá darle declaraciones a los medios de tipo financieros, administrativos y directivos. Toda reproducción de entrevistas, videos, publicación entre otros, debe: ser solicitado a la Oficina de comunicaciones estratégicas, y debidamente sustentada su solicitud. La difusión de cualquier material oficial del INPEC, deberá: contar con el visto bueno de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. Internet: El INPEC, está en libertad de publicar o no publicar los comentarios que empleen lenguaje soez y atenten contra la imagen de la institución.

7 Cualquier pronunciamiento que se haga del Instituto en internet deberá atender a la misión, visión, objetivos y valores del INPEC (Formulación Estratégica). Los funcionarios del INPEC no deben hacer comentarios que dañen o vayan en contra del Instituto. Cualquier actividad en internet que involucre al Instituto debe ser discutida con el jefe de la oficina o dependencia y se debe comunicar a la Oficina de Comunicaciones Estratégicas. Redes Sociales: Los contenidos de las redes oficiales del INPEC serán administrados por la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, toda la información que se quiera publicar en ella de manera oficial tendrá que pasar por esta oficina. Los empleados serán responsables de sus publicaciones y deberán hacerse de manera personal. Canales de Comunicación Material Editorial: Actividades, eventos, publicaciones, entrevistas, reportajes, publirreportajes, boletines, comunicados, sistemas de información, free press, página web. Material Publicitario: Uso de la imagen e identidad institucional en eventos, comisiones, actividades interinstitucionales, visitas Internacionales, publicidad, material P.O.P, ruedas de prensa, campañas y la marca Libera Colombia. Material On Line: Contenidos e imagen de la página web, redes sociales (twitter Facebook). Comunicación con los Medios: Comunicación formal que realiza el Instituto con los medios de comunicación, periodistas y agencias de medios nacionales e internacionales. Comunicación con el Gobierno: Comunicación formal que realiza el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, con el Ministerio de Justicia y del Derecho al cual se encuentra adscrito y demás entidades del estado.

8 Responsabilidades Jefe Oficina Comunicaciones Estratégicas: por esta jefatura tendrán que pasar todas las comunicaciones formales que salgan del INPEC. Construye, revisa, asesora y acompaña las publicaciones y comunicaciones del Instituto. Director General del INPEC: Vocero oficial del Instituto, da declaraciones a los medios. Da su aprobación para la publicación y difusión de comunicaciones. Esta política aplica para todos los funcionarios administrativos, Miembros del Cuerpo de Custodia y Vigilancia, Contratistas, proveedores de servicios en la sede central Dirección General, Direcciones Regionales y Establecimientos de Reclusión del Orden Nacional. Si aplica al caso, cualquier Agencia o empresa que preste un servicio al Instituto deberá ceñirse a esta política Elaboró: Revisó: Aprobó: Paola Andrea Harnache C. Representante del Grupo Calidad-MECI Yira Paola Pérez Quiroz Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Coronel (r) Gloria Niño Carlos Jefe Oficina Asesora de Planeación

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