INTEGRACIÓN DE LA MUESTRA (Miles de pesos) SUBCUENTA. Saldo por anticipos otorgados vigentes durante el 2011

Transcripción

1 Pemex-Refinación Anticipo a Contratistas Auditoría Financiera y de Cumplimiento: T4M DE-207 Criterios de Selección Esta auditoría se seleccionó con base en los criterios cuantitativos y cualitativos establecidos en la Normativa Institucional de la Auditoría Superior de la Federación para la integración del Programa Anual de Auditorías para la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011, considerando lo dispuesto en el Plan Estratégico de la ASF Objetivo Fiscalizar la gestión financiera de las operaciones que originaron los saldos de la subcuenta de Anticipo a Contratistas, para verificar que se ajustaron a los lineamientos y políticas de la entidad; verificar las acciones implementadas para su amortización y, en su caso, su recuperación; que en su registro contable se observaron las disposiciones aplicables en la materia. Alcance Miles de Pesos Universo Seleccionado 1,171,474.2 Muestra Auditada 1,171,474.2 Representatividad de la Muestra % La revisión comprendió el saldo total de las subcuentas y , las dos denominadas "Anticipo a Contratistas Nacionales", que reportaron en conjunto al cierre del ejercicio 2011 un importe por 1,171,474.2 miles de pesos, que se integró de la siguiente manera: INTEGRACIÓN DE LA MUESTRA (Miles de pesos) SUBCUENTA Saldo por anticipos otorgados vigentes durante el 2011 Saldos de años anteriores (1997 a 2009) SALDO AL 31 DE DICIEMBRE DE ,048, ,238.7 Subcuenta ,082,066.6 Subcuenta ,407.6 Total Cuenta ,171,474.2 FUENTE: Balanza de Comprobación de Pemex Refinación al 31 de diciembre de

2 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 Antecedentes Al 31 de diciembre de 2011, las subcuentas números y , denominadas "Anticipo a Contratistas Nacionales", reportaron saldos por 1,082,066.6 miles de pesos y 89,407.6 miles de pesos, respectivamente. En la primera subcuenta se registraron los anticipos que se otorgaron a los contratistas por contratos de obra y prestación de servicios celebrados por Pemex Refinación, así como las amortizaciones recuperadas, en la segunda, se registró el efecto de la valuación del tipo de cambio de la moneda extranjera, por lo que en su conjunto reportaron un saldo por 1,171,474.2 miles de pesos. Resultados 1. Ambiente de control De las pruebas de cumplimiento aplicadas en el proceso de gestión de los anticipos a contratistas, se concluyó que Pemex Refinación no mantiene un ambiente de control que propicie la observancia de la normativa para la generación de información financiera confiable y oportuna, ya que no lleva a cabo acciones periódicas para depurar los saldos de los anticipos otorgados pendientes de amortizar, ni acciones para su recuperación, sin ningún efecto sobre su incumplimiento, como se describe posteriormente en el informe T4M Cálculo y registro de anticipos a contratistas y sus amortizaciones Con el análisis de las operaciones registradas en la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", que al cierre del ejercicio reportó un saldo por 89,407.6 miles de pesos (7.6% de 1,171,474.2 miles de pesos), se determinó que, conforme a la normativa, en esta cuenta se registró el efecto de la valuación de los anticipos otorgados en moneda extranjera, pendientes de amortizar, al tipo de cambio vigente al cierre del ejercicio. 3. Cancelaciones de anticipos autorizados por el consejo de administración Al cierre del ejercicio de 2011, la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", por 1,082,066.6 miles de pesos, incluía 175 saldos, por 33,238.7 miles de pesos (3.1% del total de la subcuenta), por operaciones registradas en los años de 1997 a 2009, de los cuales se determinó que en 4 saldos, por miles de pesos, y un saldo contrario a su naturaleza, por 1,029.2 miles de pesos, fue autorizada su cancelación, mediante el acuerdo SCR del Consejo de Administración, emitido en la sesión ordinaria celebrada el 2 de octubre de 2000; sin embargo, a la fecha de la revisión (julio de 2012), habían transcurrido de 6 a 13 años, sin que se registraran los asientos contables necesarios para su cancelación. Con motivo de la presentación de resultados finales y observaciones preliminares, Pemex Refinación realizó la cancelación correspondiente, con fecha 5 de agosto de T4M

3 4. Falta de acciones para la cancelación de saldos de ejercicios anteriores Pemex Refinación mantenía 11 saldos, por 1,728.1 miles de pesos (5.2% de 33,238.7 miles de pesos), correspondientes a 2 proveedores, que cuentan con dictamen de incobrabilidad, emitidos por la Gerencia Jurídica de lo Contencioso de Petróleos Mexicanos, con fechas 28 y 31 de julio de 2008; no obstante, a la fecha de la revisión (julio 2012), han transcurrido 4 años sin que la Superintendencia de Rehabilitaciones y Modificaciones de la Refinería Miguel Hidalgo realizara el trámite para obtener la autorización del Consejo de Administración y del Comité Institucional de Cancelación de Adeudos Incobrables para su cancelación. Por lo que se refiere a 2 saldos, por miles de pesos, provenientes del año de 1997, la Gerencia de Operación Marítima y Portuaria, de la Subdirección de Distribución, emitió el informe circunstanciado del 17 de marzo de 2011, para iniciar el trámite de autorización para su cancelación, el cual a julio de 2012 no se ha presentado al Consejo de Administración, ni al Comité Institucional de Cancelación de Adeudos Incobrables. En relación con un saldo por miles de pesos (1.2% de 33,238.7 miles de pesos), corresponde a un anticipo no recuperable del contrato núm. RSPD-VER-023/97, debido a que en el año 2000 la Unidad Jurídica de Pemex Refinación informó que no contó con los elementos para emplazar a juicio a dicha contratista, por no existir un domicilio cierto y actualizado y por lo que hace a las fianzas, no fue posible proceder judicialmente debido a las diversas irregularidades que se encontraron en éstas; sin embargo, han transcurrido 11 años sin acciones para la cancelación del saldo T4M T4M Carencia de acciones de recuperación En el análisis de las 175 partidas registradas en la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", provenientes de años anteriores, se detectaron 13 registros, del año de 2005 con un saldo por 4,506.8 miles de pesos (13.6% de 33,238.7 miles de pesos), que corresponde al anticipo otorgado mediante el contrato núm. GMTD-UPLC-030/05. De este anticipo, la Superintendencia General de Administración adscrita a la Subdirección de Distribución, con el oficio número PXR-SUD-GTD-STDS-SA del 21 de Julio de 2010, informó a la Unidad de Administración y Evaluación de Pemex Refinación, que a esa fecha no se había efectuado recuperación alguna, ya que se encuentra sujeto al resultado de un juicio mercantil, del cual no se presentó evidencia documental, por lo que se desconoce si se han realizado las acciones suficientes para su recuperación. Por último, se tienen 97 registros con un saldo, por 26,614.5 miles de pesos (80.1% de 33,238.7 miles de pesos), que corresponden a 23 proveedores, de los años de 1997 a 2008, de los cuales a la fecha de revisión (julio de 2012), han transcurrido de 3 hasta 12 años, sin acciones para su recuperación o cancelación. Cabe señalar que de los 97 registros antes citados, 67, por 13,982.5 miles de pesos, correspondieron a cargas de saldos iniciales al sistema SAP realizados en el año de 1998; en 7 de los años 1998 y 1999, por 64.2 miles de pesos, se tienen antecedentes de que no es costeable iniciar un proceso legal para su 3

4 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2011 recuperación, y en 23, que provienen de los años 1997 a 2003, por 12,567.8 miles de pesos, no se tienen antecedentes de acciones legales para su recuperación ni depuración. 6. Partidas no compensadas T4M En el análisis de la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", se detectaron 23 partidas abiertas, por 44,206.0 miles de pesos, de los años de 1997 a 2009, así como 23 partidas con saldo contrario por el mismo importe, que no han sido compensadas entre sí, y que se generaron por errores de registro; a la fecha de la revisión (julio 2012) han transcurrido de 2 a 14 años, sin que se hayan depurado para cerrar su ciclo financiero. 7. Anticipos y fianzas otorgados T4M T4M Con la revisión del saldo de la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", por 1,082,066.6 miles de pesos, se determinó que 1,048,827.9 miles de pesos (96.9%), correspondieron a los anticipos pendientes de amortizar al 31 de diciembre de 2011, de 13 contratos formalizados durante el ejercicio de 2011; al respecto, se determinó que los anticipos no rebasaron el 30.0% del presupuesto autorizado para los contratos y que, para su otorgamiento, las empresas contratistas otorgaron las fianzas de garantía que ampararon el 100.0% del importe pactado. 8. Requisitos de los contratos para la amortización de los anticipos Con el análisis de los contratos números CO-RSCR-151/11 y CO-RMIN-079/11, del 3 de octubre y 11 de diciembre de 2011, respectivamente, se determinó que ambos, con un saldo pendiente de amortizar al cierre del ejercicio de 2011, por 55,322.5 y 64,980.8 miles de pesos, respectivamente (5.1 % y 6.0% de 1,082,066.6 miles de pesos), están vigentes a la fecha de la revisión; sin embargo, se observó que en ninguna de sus cláusulas contractuales se estipuló la forma, porcentajes, número y plazo para su amortización. Al respecto, la entidad fiscalizada proporcionó copia de dos formatos denominados "Cédula de avances y pagos programados" y "Cédula de avances y pagos programados, calendarizados y cuantificados por actividad a ejecutar", y se argumentó que éstos forman parte de los anexos de los contratos CO-RSCR-151/11 y CO-RMIN-079/11, respectivamente; sin embargo, se constató que en dichos formatos no todas las rúbricas coinciden con las plasmadas en los contratos, ni están etiquetados como anexos de los mismos T4M

5 9. Amortización de anticipos Con la revisión de 7 contratos de obra pública, vigentes durante el ejercicio 2011, con un saldo pendiente de amortizar al cierre del ejercicio, por 1,048,827.9 miles de pesos (96.9% de 1,082,066.6 miles de pesos), se verificó que 3, por 918,312.1 miles de pesos, se amortizaron en los primeros 6 meses de 2012, y 4, por 130,515.8 miles de pesos, estaban en proceso de amortizar y al corriente en los plazos establecidos contractualmente. 10. Ampliación del plazo de amortización Se determinó que el contrato número ROPL01711P, con vigencia del 7 de marzo al 1 de noviembre de 2011, presentó al cierre del ejercicio un saldo pendiente de amortizar por 10,197.7 miles de pesos (0.9% de 1,082,066.6 miles de pesos), del cual a la fecha (octubre de 2012) se amortizó el importe total por 10,197.7 miles de pesos, como consecuencia de que se celebraron dos convenios modificatorios que ampliaron el plazo de ejecución hasta el 5 de julio de 2012, conforme a la normativa. 11. Pagos por anticipos Con la revisión de los anticipos otorgados y amortizaciones efectuadas, de los 7 contratos que estuvieron vigentes durante el ejercicio 2011 y que tuvieron un saldo al cierre del año por 1,048,827.9 miles de pesos (96.9% de 1,082,066.6 miles de pesos), se verificó que correspondieron a pagos efectivamente realizados, mediante transferencias electrónicas y cheques realizados a las contratistas, los cuales se encuentran registrados en el sistema SAP. 12. Respaldo documental de pagos efectuados Con el análisis de las operaciones que integran la subcuenta "Anticipos a Contratistas Nacionales", por 1,082,066.6 miles de pesos, se determinó que la Gerencia de Recursos Financieros cuenta con el soporte documental de los anticipos otorgados y de las amortizaciones efectuadas durante el ejercicio 2011 a las empresas contratistas. Acciones Recomendaciones T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan para fortalecer el control de los anticipos otorgados a proveedores, en cuanto a su amortización, cancelación y depuración, con la participación y de acuerdo con el grado de responsabilidad de las áreas que intervienen en la operación, con objeto de asegurar la eficiencia y eficacia de la gestión financiera. [Resultado 1] T4M Para que Pemex Refinación, en lo subsecuente, se asegure de realizar los registros contables necesarios para las cancelaciones de saldos, autorizadas por el Consejo de Administración, y establezca un plazo perentorio para efectuar los registros, con la finalidad de presentar cifras reales. [Resultado 3] 5

6 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública T4M Para que Pemex Refinación establezca un mecanismo de control con objeto de garantizar que, en lo subsecuente, se presenten oportunamente ante el Consejo de Administración y el Comité Institucional de Cancelación de Adeudos Incobrables las cuentas por cobrar, dictaminadas como incobrables para que se autorice su cancelación, con la finalidad que las cuentas por cobrar, en especial los anticipos a contratistas, muestren su valor real y se genere información financiera confiable. [Resultado 4] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acciones, con fechas compromiso y responsables de su atención, para depurar los saldos registrados en la subcuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", que cuenten con dictamen de incobrabilidad o informe circunstanciado y realice su cancelación, con la finalidad de presentar cifras reales en la subcuenta de Anticipos a Contratistas Nacionales. [Resultado 4] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acción con fechas compromiso y responsables de su atención, para la recuperación o cancelación de los anticipos otorgados, pendientes de amortizar, que datan de los años de 1997 a 2008, registrados en la cuenta "Anticipo a Contratistas Nacionales", con objeto de que se reporten cifras reales; asimismo, implemente mecanismos de control, con la finalidad de que se mantenga resguardada la documentación relacionada con dichas acciones. [Resultado 5] T4M Para que Pemex Refinación establezca mecanismos de control a fin de que, en lo subsecuente, las áreas que intervienen en los procesos de registro de las cuentas por cobrar analicen en forma periódica las partidas abiertas, registradas como anticipos a contratistas, para su depuración y compensación, con el objetivo de que las cifras reportadas sean confiables. [Resultado 6] T4M Para que Pemex Refinación establezca un plan de acción, con fechas compromiso y responsables de su atención, para depurar las partidas abiertas registradas en la subcuenta "Anticipos a Contratistas Nacionales", que no han cerrado su ciclo financiero por errores de registro, con el objetivo de presentar cifras reales en la citada subcuenta. [Resultado 6] T4M Para que Pemex Refinación implemente mecanismos de control, a fin de que, en lo subsecuente, en los contratos de obra que celebre, se especifiquen la forma, porcentajes, número y plazos en que se amortizarán los anticipos que se otorguen a las empresas contratistas, con el objetivo de establecer los criterios para su amortización. [Resultado 8] Resumen de Observaciones y Acciones Se determinó(aron) 6 observación(es) la(s) cual(es) generó(aron): 8 Recomendación(es). 6

7 Dictamen: con salvedad La auditoría se practicó sobre la información proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos, y se aplicaron los procedimientos de auditoría y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere sólo a las operaciones revisadas. La Auditoría Superior de la Federación considera que, en términos generales y respecto de la muestra auditada, Pemex Refinación cumplió con las disposiciones normativas aplicables, excepto por los resultados que se precisan en el apartado correspondiente de este informe y que se refieren principalmente a que no mantiene un ambiente de control que propicie la observancia de la normativa para la generación de información financiera confiable y oportuna, en cuanto la depuración de los anticipos pendientes de amortizar y de las acciones para su recuperación; 11 saldos, por 1,728.1 miles de pesos, y dos saldos, por miles de pesos, no se han presentado al Comité Institucional de Cancelación de Adeudos Incobrables para la autorización de su cancelación; de un saldo, por miles de pesos, la entidad fiscalizada no presentó evidencia de las acciones realizadas para tramitar su cancelación; 13 registros, con un saldo por 4,506.8 miles de pesos, se encuentra sujeto al resultado de un juicio mercantil, del cual la entidad fiscalizada no presentó evidencia documental; no se han realizado acciones para recuperar o cancelar 97 registros con un saldo por 26,614.5 miles de pesos; se detectaron 23 partidas abiertas, por 44,206.0 miles de pesos, y 23 partidas con saldo contrario que por error no han sido compensadas entre sí, para cerrar su ciclo financiero. Apéndices Procedimientos de Auditoría Aplicados 1. Evaluar el Ambiente de Control de la entidad fiscalizada. 2. Constatar que la entidad fiscalizada contó con un detalle analítico e individualizado de los saldos registrados en la cuenta contable "Anticipo a Contratistas Nacionales"; que la cuenta se encuentra depurada y que, en su caso, se realizaron las acciones necesarias para su recuperación o su cancelación. 3. Comprobar que el saldo de las subcuentas de Anticipo a Contratistas Nacionales correspondió a operaciones reales, por anticipos que al cierre del ejercicio estaban pendientes de amortizar, que fueron autorizadas y que están soportadas con la documentación comprobatoria. 4. Verificar que los anticipos otorgados a los contratistas durante el ejercicio 2011, se ajustaron a las cláusulas de los contratos y a la normativa interna establecida. 7

8 Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública Comprobar que los anticipos otorgados a los contratistas se amortizaron oportunamente, de conformidad con las cláusulas de los contratos. 6. Verificar que por los anticipos otorgados a los contratistas, se recabaron las fianzas que garanticen su recuperación en caso de incumplimiento de los contratos. Áreas Revisadas Las subdirecciones de Proyectos y Producción, de Finanzas y de Administración, dependientes de la Dirección General de Pemex Refinación. Disposiciones Jurídicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditoría practicada, se determinaron incumplimientos de las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuación se mencionan: 1. Ley General de Contabilidad Gubernamental: artículos 11, fracción II y Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas: artículo 46, fracción VIII. 3. Ley Federal de las Entidades Paraestatales: artículo 59, fracción IX. 4. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales: artículo Otras disposiciones de carácter general, específico, estatal o municipal: Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno, y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno: artículo 14, Normas Generales de Control Interno, Tercera Norma. Norma de Información Financiera Gubernamental 001 "Presentación de los Estados Financieros", numeral 42. Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal 006, Norma para registrar la estimación y la cancelación de cuentas o documentos por cobrar irrecuperables. Norma General de Información Financiera Gubernamental 006, Norma para depuración y cancelación de saldos. Políticas Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas de Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y empresas, numeral III Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental: Valuación. 8

9 Fundamento Jurídico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditoría Superior de la Federación para promover las acciones derivadas de la auditoría practicada, encuentran su sustento jurídico en las disposiciones siguientes: Artículo 79, fracción II, párrafos tercero y quinto y fracción IV, párrafos primero y penúltimo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 6, 12, fracción IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32; 39; 49, fracciones I, II, III y IV; 55; 56, y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante señalar que la documentación proporcionada por la entidad fiscalizada para aclarar o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditoría Superior de la Federación, y que se presentó a esta entidad fiscalizadora para los efectos de la elaboración definitiva del Informe del Resultado. 9