FUNCIONES EN EXCEL III

Transcripción

1 FUNCIONES EN EXCEL III UTILIZANDO REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS En Excel puedes especificar tres tipos de referencias: relativas, absolutas y mixtas. Al utilizar el tipo de referencia adecuado nos aseguramos de que al copiar la fórmula a una nueva ubicación seguirá funcionando adecuadamente. Si tienes una fórmula que hace referencia a otras celdas y copiamos esa fórmula a otra ubicación, Excel actualizará automáticamente las referencias de la fórmula para adecuarlas a la nueva ubicación. Considera el siguiente ejemplo. La celda C1 hace la suma de A1 y B1. Observa lo que sucede si copiamos el contenido de la celda C1 y lo pegamos en la celda C2. Excel ha sido tan inteligente que ha supuesto que la fórmula de la celda C2 debe sumar los valores de A2 y B2. Si volvemos a copiar la fórmula y pegarla en la celda C3 obtendremos la fórmula: =A3 + B3. Referencias relativas Cuando copiamos fórmulas Excel utiliza el tipo de referencia relativa que es el comportamiento predeterminado. Este tipo de referencia se adapta al contexto de la nueva celda cambiando las referencias de acuerdo a la nueva ubicación. Sin embargo, en algunas ocasiones no queremos tener este comportamiento sino que queremos hacer referencia siempre a una celda específica sin importar que copiemos la fórmula a otra ubicación y para ello necesitamos utilizar las referencias absolutas. Referencias absolutas Para fijar la columna o fila de una referencia utilizamos el signo $ y lo colocamos antes de la letra de la columna o del número de fila de la referencia. Así por ejemplo podemos tener una referencia absoluta que fija tanto la columna como la fila, por ejemplo: $A$1 Referencias mixtas Las referencias mixtas son aquellas donde solamente se fija la columna ($A1) o solamente se fija la fila(a$1).

2 Atajo para crear referencias absolutas y mixtas Una manera muy sencilla de crear una referencia absoluta es editar la fórmula y posicionar el cursor sobre la referencia relativa que deseamos convertir en referencia absoluta. Posteriormente debemos presionar la tecla F4 lo cual insertará el signo $ tanto para la columna como para el número de fila. Si pulsas dos veces la tecla F4 observarás que Excel solamente inserta el signo $ para la fila y si pulsas la tecla F4 tres veces se creará una referencia mixta con la columna fija. Al pulsar una cuarta vez la tecla F4 se removerán todos los signos $ y tendremos de nuevo una referencia relativa. A continuación una tabla que te ayudará a recordar este tipo de referencias. Referencia Ejemplo Descripción Relativa =A1 La columna y la fila pueden cambiar al momento de copiar la fórmula. Absoluta =$A$1 Ni la columna ni la fila pueden cambiar. Mixta =$A1 La columna no cambia, solamente la fila puede cambiar. Mixta =A$1 La fila no cambia, solamente la columna puede cambiar.

3 LA FUNCIÓN BUSCARV EN EXCEL La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico. Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto. Crear una tabla de búsqueda Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la V en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera: Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual. Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

4 Sintaxis de la función BUSCARV La función BUSCARV tiene 4 argumentos: Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas. Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado. Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1. Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados. Ejemplo de la función BUSCARV Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos: 1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar. 2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera: =BUSCARV(

5 3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1, 4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11, 5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2, 6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO) Observa el resultado de la función recién descrita: Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

6 Errores comunes al usar la función BUSCARV Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado. Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF! Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR! Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A. La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

7 DIAGRAMA DE GANTT EN EXCEL PARTE 1 El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para visualizar la secuencia de actividades de un proyecto. Existen herramientas especializadas como Microsoft Project, pero en más de una ocasión me he encontrado en una situación en la que no se tiene instalado Microsoft Project y aun así es necesario compartir la información con otra persona. Una alternativa es utilizar Excel y en esta primera parte del artículo iniciaremos con el desarrollo de un ejemplo: Crear el diagrama de Gantt en Excel Como puedes observar, nuestra tabla de datos tiene información sobre las actividades, la fecha de inicio y su duración. En base a esa duración se calcula la fecha final simplemente haciendo una suma de la columna inicio y la columna duración. Para crear el diagrama de Gantt en Excel es necesario seguir los siguientes pasos. Suponiendo que partimos de una hoja de Excel donde solamente tenemos la tabla de datos, haz clic sobre una celda vacía y selecciona el comando Barra dentro de la ficha Insertar y posteriormente selecciona la opción Barra apilada.

8 Esta acción insertará un gráfico en blanco al cual daremos formato a continuación. Haz clic derecho sobre el gráfico vacío y selecciona la opción Seleccionar datos. Se mostrará el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.

9 En este cuadro de dialogo agregaremos las dos series de datos del gráfico. Así que haz clic sobre el botón Agregar y para la primera serie elige como valores de la serie a los datos de la columna Inicio: Haz clic sobre Aceptar y se habrá creado la primera serie de datos. Solo necesitamos modificar las etiquetas del eje horizontal, por lo que deberás hacer clic sobre el botón Editar en la sección Etiquetas del eje horizontal: Esto abrirá el cuadro de diálogo Rótulos del eje, y deberás seleccionar la columna de Actividades y finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

10 Ahora sólo resta agregar la segunda serie de datos con la información de duración de cada actividad. Haz de nuevo clic sobre el botón Agregar y en el cuadro de diálogo Modificar serie selecciona los datos de la columna Duración: Para esta segunda serie también será necesario editar las etiquetas del eje horizontal y seleccionar los datos de la columna Actividades tal como lo hicimos para la primera serie. Al finalizar tendrás un gráfico como el siguiente:

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