ÁREA DE EXPOSITORES ENVÍO DE INVITACIONES ELECTRÓNICAS

Transcripción

1 ÁREA DE EXPOSITORES ENVÍO DE INVITACIONES ELECTRÓNICAS Introducción Una de las funcionalidades incluidas en el área del expositor y disponible para todos los expositores de Infarma es el envío de invitaciones electrónicas a sus clientes. Este tutorial le mostrará los procedimientos a seguir para enviar estas invitaciones. Una invitación electrónica es una invitación profesional en formato de mensaje de correo electrónico que usted puede distribuir entre sus clientes. Estas invitaciones están personalizadas con el nombre y el logotipo del expositor que envía las invitaciones. Le recordamos que el número de invitaciones electrónicas que usted puede enviar es limitado. ACCESO AL ÁREA DEL EXPOSITOR Para acceder a las funcionalidades incluidas en este área debe acceder a la misma a través de nuestra web ( utilizando los códigos de acceso que le hemos enviado. Si no hubiera recibido estos códigos, póngase en contacto con la organización para solicitarlos. Cuando introduzca sus datos, deberá confirmarlos en la siguiente pantalla haciendo click en la flecha que se indica: Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 1

2 En el área del expositor encontrará varias pestañas con los servicios que puede gestionar en este entorno. La primera de ellas le permitirá gestionar sus invitaciones electrónicas. En esta pestaña dispone de tres opciones: 1. Consultar las invitaciones que ha enviado 2. Enviar una invitación individual a un contacto 3. Enviar invitaciones a un grupo de contactos GESTIONAR LAS INVITACIONES ELECTRÓNICAS 1 Inserción de logo corporativo en las invitaciones Las invitaciones electrónicas están diseñadas para personalizarse con el nombre del expositor y con el logo corporativo de su empresa, de la manera que puede ver en el siguiente ejemplo. Si quiere que sus invitaciones electrónicas incluyan el logo de su empresa, debe cargar este logo antes de enviar sus invitaciones. Para ello, debe dirigirse a la pestaña Catálogo y, en el apartado Logotipo, seleccionar el archivo correspondiente y cargarlo en el sistema. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 2

3 Tenga en cuenta que el archivo de su logotipo debe tener formato JPG y su lado mayor no debe tener más de 300 píxeles 2 Enviar una invitación individual Para enviar una invitación electrónica a un contacto individual seleccionaremos la opción Generar invitación individual que nos dará paso a la siguiente pantalla: Para enviar la invitación electrónica debe cumplimentar los campos Nombre, Apel llidos e mail. El campo Empresa no tiene ninguna incidencia en el envío de la invitación electrónica, pero puede cumplimentarlo como ayuda a la gestión de sus invitaciones electrónicas. Una vez rellenados los campos, podrá previsualizar la invitación electrónica en la parte inferior de la pantalla. La invitación electrónica no se personaliza visualmente con el nombre y apellidos del contacto, pero el enlace al registro sí será personalizado para cada contacto. Por este motivo, es importante que usted cumplimente estos campos. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 3

4 Aunque en la previsualización no aparezca el logotipo de su empresa, sí se incluirá en el envío de las invitaciones si se ha cargado correctamente. Finalmente, pulse el botón Enviar invitación para enviar la invitación al contacto. Cuando la invitación se haya enviado correctamente, la aplicación mostrará automáticamente la pantalla de Invitaciones enviadas en la que aparecerá ya la invitación enviada: Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 4

5 3 Enviar invitaciones a un grupo de contactos La aplicación le permite también enviar invitaciones electrónicas de manera automática a un grupo de contactos, cuyos datos estén guardados en un archivo. Para ello, en primer lugar debe guardar los datos de los contactos a los que quiere enviar la invitación en un archivo de la manera que se indica en este tutorial. En segundo lugar, debe cargar este archivo en la aplicación y enviar las invitaciones. NOTA IMPORTANTE! Los datos que usted cargue en el sistema para el envío de sus invitaciones electrónicas son utilizados exclusivamente para este fin y son totalmente confidenciales. La organización no tendrá en ningún caso acceso a estos datos. a) Preparación del archivo que contiene los datos de envío Puede preparar este archivo en un documento Microsoft Excel que debe contener tres columnas: Nombre, Apellidos e mail. Opcionalmente, puede incluir un campo Empresa. Este campo no tendrá ninguna incidencia en el envío de las invitaciones, pero puede ser de ayuda para gestionar las invitaciones enviadas. El número máximo de contactos a incluir en este archivo es de 90. Si usted dispone de una cantidad superior de invitaciones electrónicas, deberá fraccionar su carga en varios archivos. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 5

6 Para guardar el documento debe seleccionar Guardar como y seleccionar Texto (delimitado por tabulaciones) en el campo Tipo. El archivo se guardará con extensión.txt. Es probable que Microsoft Excel le muestre algunas advertencias que usted debe aceptar pulsando primero el botón Aceptar y después el botón Sí. b) Carga del archivo en el Área del expositor y envío de las invitaciones Accedemos al apartado Generar invitaciones desde archivo en la pestaña Invitaciones electrónicas del área del expositor y seleccionamos el archivo que hemos preparado en el apartado anterior. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 6

7 Una vez seleccionado el archivo, pulsamos el botón Continuar. Se nos mostrará la siguiente pantalla en la que volveremos a pulsar Continuar sin hacer ninguna modificación 1. La siguiente pantalla mostrará una vista previa parcial del fichero importado en la que podremos comprobar si nuestros datos se han importado correctamente. A continuación, deberemos vincular los campos de nuestro archivo con los campos del sistema de envío de invitaciones. En el caso de nuestro ejemplo, el resultado sería: 1 No hará falta modificar estos parámetros si hemos seguido las pautas del primer apartado para guardar el archivo con los datos de los contactos. Si por el contrario hemos optado por otro tipo de separador de campos o no hemos incluido los nombres de los campos en la primera fila del archivo, deberemos modificar estos parámetros con los valores adecuados en cada caso. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 7

8 Una vez vinculados los campos, pulsaremos el botón Continuar. La siguiente pantalla nos mostrará una previsualización de la invitación que se enviará a todos los contactos cuyos datos hayamos cargado en el archivo. Aunque en la previsualización no aparezca el logotipo de su empresa, sí se incluirá en el envío de las invitaciones si se ha cargado correctamente. Para enviar las invitaciones electrónicas a los contactos incluidos en el archivo deberá pulsar el botón Continuar situado tras la previsualización en la parte inferior de la pantalla. ATENCIÓN! Una vez pulsado el botón Continuar las invitaciones se enviarán y la operación no podrá cancelarse. 4 Seguimiento de las invi itaciones enviadas En el apartado Invitaciones enviadas usted puede hacer el seguimiento de las invitaciones que usted ha enviado. Entre la informaciónn que el sistema le muestra de cada contacto, la más destacada es la que hace referencia a si el contacto ha formalizado el registro o no y, si lo ha formalizado, en qué fecha. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 8

9 En el caso del ejemplo, se ha enviado una invitación al primer contacto del listado el día 4/11/2013 y éste contacto se ha registrado a través de nuestra invitación el 6/11/2013. Por el contrario, los otros dos contactos no han formalizado el registro. 5 Recepción y registro por parte de sus clientes Cuando un cliente recibe su invitación profesional en formato electrónico, lo hace por cortesía del expositor que la envía y personalizada con el logotipo del expositor. Cuando uno de los contactos que recibe nuestra invitación electrónica se registra a través de los enlaces incluidos en la invitación, accede al registro que automáticamente se personaliza con sus datos. El expositor tiene información actualizada en su Área del expositor de todos los contactos a los que ha enviado invitaciones electrónicas y que han finalizado el proceso de registro satisfactoriamente. Tutorial para el envío de invitaciones electrónicas 9