GUÍA DE SUGERENCIAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLIEGOS TÉCNICOS

Transcripción

1 GUÍA DE SUGERENCIAS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS PLIEGOS TÉCNICOS 1

2 RESUMEN DE CONTENIDO Este documento se desarrolla como respuesta a la demanda trasladada por algunas Administraciones Públicas a la Asociación Nacional de Empresas de Investigación de Mercados y Opinión Púbica (ANEIMO) en el marco del desarrollo de los denominados Pliegos de Prescripciones Técnicas (PPT) y recogen una serie de recomendaciones de carácter técnico y metodológico para que a modo de guion sirvan a las diferentes Administraciones en la redacción de dichos pliegos de los concursos públicos que tengan como objeto la contratación de servicios relacionados con la industria de la investigación de mercados, social y de opinión. Los apartados que se desarrollan son los siguientes: Introducción / antecedentes Objeto del concurso Objetivos del Estudio Metodología Control de calidad / supervisión Entregables Plazos 2

3 Antecedentes Este documento se desarrolla como respuesta a la demanda trasladada por algunas Administraciones Públicas a la Asociación Nacional de Empresas de Investigación de Mercados y Opinión Púbica (ANEIMO) en el marco del desarrollo de los denominados Pliegos de Prescripciones Técnicas (PPT). Desde ANEIMO hemos querido recoger una serie de recomendaciones de carácter técnico y metodológico para que a modo de guion sirvan a las diferentes Administraciones en la redacción de dichos pliegos de los concursos públicos que tengan como objeto la contratación de servicios relacionados con la industria de la investigación de mercados, social y de opinión. En todo caso, desde ANEIMO quedamos a disposición de cualquier organismo que necesite aclarar cualquier cuestión o ampliar información sobre los puntos que se exponen en este documento. Contenidos generales de un pliego de prescripciones técnicas (PPT) A la hora de redactar un nuevo PPT hay que desarrollar al menos los siguientes apartados: - Introducción / antecedentes - Objeto del concurso - Objetivos del Estudio - Metodología - Control de calidad / supervisión - Entregables - Plazos En función de las características del concurso y de los trabajos que se vayan a contratar hay algunos de estos apartados que tendrán más sentido que otros y que por lo tanto, su nivel de detalle deberá ser mayor. En los apartados que se desarrollan a continuación recogemos a modo de sugerencia una serie de indicaciones en cuanto a qué tipo de información se debería incluir o exigir a las empresas licitantes: 1. Introducción y antecedentes Resulta de especial relevancia poder entender los motivos que llevan a cualquier organismo público a sacar una licitación relacionada con este tipo de servicios. Una buena comprensión de esta necesidad será fundamental para poder proponer las metodologías y técnicas más apropiadas así como las mejoras oportunas a dichos pliegos. Si esto es así de forma genérica, lo es mucho más cuando el concurso es una nueva edición de una oleada realizada en otro momento o pretende ser la continuidad de una investigación realizada con anterioridad. En estos casos, es conveniente poner a disposición de los licitantes toda la información previa de partida, al menos, el informe de resultados, diseño muestral, cuestionario (si existe) y la ficha técnica correspondiente. Desde un punto de vista técnico, cuando lo que se persigue es realizar una nueva edición del estudio o una actualización de los datos obtenidos, resulta fundamental disponer de toda la información de partida ya que hay que replicar los planteamientos metodológicos para que los resultados sean comparables. 3

4 2. Objeto del concurso Para cualquier tipo de servicio a contratar es fundamental definir con claridad el objeto del concurso, es decir, el alcance de los trabajos a realizar. En el caso que nos ocupa es muy habitual contratar solo determinadas fases de una investigación, por ejemplo, el trabajo de campo. Por todo lo anterior, en la medida de lo posible, resulta imprescindible hacer un listado a modo de inventario de los trabajos a realizar por la empresa que finalmente resulte adjudicataria. En tanto en cuanto la Administración pueda ser más precisa en este punto, los licitantes podrán ajustar mejor sus propuestas y por ende, las estimaciones presupuestarias asociadas a dichos trabajos. 3. Objetivos del Estudio En este punto hacemos referencia básicamente a los objetivos de información a cubrir. La naturaleza de los mismos, su nivel de profundización y la tipología de los mismos determinará cuestiones tan críticas para un Estudio como son las metodologías más apropiadas (y dentro de estas las técnicas), la duración de las entrevistas, la planificación y la cotización de los trabajos. En algunas ocasiones, la complejidad de la propia investigación hace que los objetivos no puedan ser descritos completamente en un pliego por lo que es recomendable la convocatoria de una reunión para resolver posibles dudas con tiempo suficiente desde la convocatoria del concurso hasta la fecha de presentación de las ofertas. 4. Metodología El organismo tiene la posibilidad de dejar abierto este punto a propuestas por parte de los licitadores y serán estos los que deberán especificar en sus propuestas técnicas sus planteamientos metodológicos. No obstante, si la metodología es definida por el organismo, se deberán incluir al menos los siguientes apartados: Muestreo y ponderación La población a estudiar y el procedimiento de muestreo deben ser descritos adecuadamente así como una estimación de dicha población sobre la población total. Asimismo, debe describirse el tamaño de la muestra, el método de diseño, la captación o selección de los entrevistados y cualquier criterio de ponderación previsto. En caso de metodologías cualitativas, se debe dejar claro el método de captación de los entrevistados así como el número de individuos a entrevistar y/o el número de grupos a realizar así como el número de participantes en cada uno. El diseño de la muestra debe estar basado en el procedimiento de selección elegido (por ejemplo, estratificado, de conglomerados o asignaciones) y debe especificarse el enfoque utilizado. Las características de la muestra, incluyendo muestras de terceros (por ejemplo, muestras adquiridas a otros proveedores o aportadas por la Administración), deben ser comprobadas por el adjudicatario en base a los criterios de muestreo específicos del pliego con objeto de cumplir los requisitos legales y los códigos de conducta aplicables a la investigación. Esto es aplicable igualmente al trabajo de campo realizado por el adjudicatario y al trabajo realizado por los subcontratistas (si los hubiere). 4

5 El tamaño de la muestra debe escogerse de tal manera que la desviación muestral obtenida tanto en la muestra total como en los subgrupos relevantes para el análisis sea aceptable para los propósitos del proyecto de investigación. Si la investigación requiere utilizar un método de ponderación, los pliegos deben especificar dicho método y que se documente apropiadamente junto con las variables de ponderación a aplicar. Recogida de información Asimismo, se debe especificar los aspectos relevantes de la recogida de datos (tipo de entrevista, por ejemplo) y la duración del cuestionario o guías de entrevista o grupo. En el caso de cuestionarios electrónicos, se debe exigir que el adjudicatario establezca los procedimientos para testar tanto el diseño como la instalación de los mismos. Pilotaje de cuestionarios Es recomendable incluir en los pliegos la realización de un pilotaje de cualquier cuestionario (incluyendo los auto-administrados). Si el mismo cuestionario se ha pilotado previamente y se ha utilizado en una situación comparable, tal pilotaje puede ser a una escala más limitada (o incluso no considerarse si así se acuerda entre las partes). Gestión y tratamiento de datos Los PPT deben establecer los procedimientos (o solicitar a los ofertantes que los especifiquen en sus propuestas) que abarquen la entrada de datos, la codificación, la depuración, la ponderación, la preparación de ficheros y la tabulación, y cualquier otro aspecto de la gestión y tratamiento de datos. Subcontratación Se debe especificar explícitamente si se permite o no la subcontratación de cualquier fase individual de la investigación a otros proveedores de servicios de investigación externos. En caso de que se permita, es recomendable solicitar a las empresas licitantes que informen en sus propuestasde los subcontratistas (si los hubiera), para cualquier parte del proceso de investigación. 5. Control de calidad / supervisión Resulta fundamental en este punto que en todo lo referente a los controles de calidad, el organismo haga referencia en los PPT al cumplimiento con la legislación y los códigos éticos y profesionales relevantes a la investigación de mercado, social y opinión objeto de concurso. Asimismo, ANEIMO recomienda que se valore (incluso que sea criterio de exclusión) que el proveedor del servicio de investigación esté certificado por la norma UNE- ISO Esta norma (que es la versión española de la internacional de igual denominación) establece los términos y definiciones así como los requisitos de servicio para organizaciones y profesionales que llevan a cabo investigaciones de mercado, social y opinión (el texto completo de esta norma puede consultarse en y en se puede ver el contenido de la norma y la explicación del propósito de los diferentes apartados). 5

6 Observación y comprobación de la recogida de datos Es recomendable que la Administración incluya en los pliegos la posibilidad de observar la recogida de datos si los entrevistados que participan en el proyecto de investigación han aceptado previamente y su identidad está protegida conforme a los requisitos de la legislación y los códigos profesionales aplicables. Estos requisitos también son de aplicación si la Administración recibe transcripciones o grabaciones de reuniones de grupo o de entrevistas personales o cuando las entrevistas o reuniones de grupo sean monitorizadas en tiempo real, incluyendo en remoto. Protección eficaz de materiales de la investigación Los PPT deben exigir que el adjudicatario asegure que cualquier documento, materiales, productos y bases de datos de naturaleza confidencial o sensible suministrados por la Administración sea tratado confidencialmente, tanto dentro como fuera del control del adjudicatario. El proveedor del servicio debe guardar los documentos, materiales, productos y bases de datos que pertenecen a la Administración, de manera que no se permita el acceso a personas no autorizadas. Se recomienda incluir en los pliegos la obligación de especificar los detalles de las medidas específicas tomadas para salvaguardar la confidencialidad. Niveles de validación Respecto a las técnicas cuantitativas, los niveles de validación que se exijan en los pliegos deben calcularse en base a la muestra total alcanzada. En todos los proyectos en los que la recogida de datos se realiza mediante entrevistas, la validación debe realizarse por re-contacto o por monitorización conforme a los siguientes niveles, independientemente de que además se revisen los registros de datos: - el nivel mínimo de validación por re-contacto debe ser del 10% de las entrevistas o casos - el nivel mínimo de validación por monitorización debe ser del 5% de las entrevistas o casos, con aproximadamente una escucha del 75% de la entrevista monitorizada o escuchada. Cuando el tamaño muestral del proyecto sea adecuado, el PPT debería exigir validar o monitorizar a todos los trabajadores de campo. Asimismo, el PPT debe contemplar la entrega de los informes de la validación realizada. Respecto a las técnicas cualitativas, los PPT deben requerir los controles necesarios en la captación. Desde ANEIMO se sugiere la utilización del SACC (Sistema ANEIMO de Calidad de Captaciones) o servicio existente similar. Este sistema permite saber, tanto a la Administración como a la empresa adjudicataria, si una persona seleccionada ha participado previamente en otros estudios cualitativos. En cuanto a los procesos de validación de la codificación, los PPT deben exigir a los licitantes procedimientos para asegurar que existe un método sistemático de validación de al menos un 5% de los cuestionarios codificados y que dicha validación deba ser realizada por una segunda persona. 6

7 Entregables Se debe definir todos los elementos a entregar, incluyendo su formato y forma de entrega. Especialmente en proyectos de investigación cualitativos, se debe indicar cuando las transcripciones de las entrevistas y/o reuniones de grupo sean incluidas en la entrega. Cuando uno de los entregables sea el informe de resultados este debe incluir el tamaño de la muestra, el periodo y los métodos de la recogida de datos. El adjudicatario debe también documentar toda la metodología del proyecto con el suficiente detalle para permitir su posterior reproducción. 6. Plazos El calendario propuesto en los PPT debe incluir todos los plazos, hitos y responsabilidades relevantes. Este calendario del proyecto debe incluir, cuando sea pertinente, los siguientes tiempos: - cuándo los documentos, materiales y productos proporcionados por la Administración deberían ser entregados al adjudicatario - cuándo el organismo debería aprobar el cuestionario o la guía de discusión, si tal aprobación ha de ser pactada - cuándo la recogida de datos deba realizarse en un periodo de tiempo específico - cuándo el organismo debería aprobar la especificación del análisis, si tal aprobación fuese necesaria - el plazo para la entrega de los resultados u otros entregables. 7