FICHA RESUMEN INSTRUCTIVO REGISTRO DE PROVEEDORES. Registro de Proveedores

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1 FICHA RESUMEN INSTRUCTIVO REGISTRO DE PROVEEDORES OBJETIVO Establecer una guía práctica para que los proveedores puedan tramitar su registro a través de la página Web de la Alcaldía de Barranquilla, de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la entidad para este fin. ALCANCE Se inicia con la inscripción del Proveedor en el portal de Proveedores y finaliza con la aprobación y administración del Registro de Proveedores. RESPONSABLE Asesor de Despacho Funciones de Compra de la Secretaria General Analistas de Compras - Administrador del Registro de Proveedores Proveedor Contratistas del Distrito. GLOSARIO SGPRO: Sistema de Gestión de Proveedores del Distrito de Barranquilla. RUE: Registro Único Empresarial Cámaras de Comercio DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Departamento del Tesoro de los Estados Unidos Specially Designated Nationals and Blocked Persons List REGISTROS Registro de Proveedores

2 ACTIVIDADES 1 Los proveedores interesados en contratar con el Distrito deberán hacer su inscripción vía web en el Link de Proveedores sección de Contratación ( 2 Cuando el proveedor ingresa por primera vez debe escoger la opción Registrarse, como se muestra en la imagen a continuación: Una vez haya ingresado, debe diligenciar los datos básicos de la Empresa y de la persona de contacto.

3 Cuando este seguro de los datos ingresados, hace click en el botón Registrarse y al finalizar la plataforma SGPRO le emitirá el siguiente mensaje: 3 La Alcaldía recibe la solicitud Registro del Proveedor y procede a su aprobación o rechazo dependiendo si el objeto que desarrolla el proveedor coincide con las necesidades que demanda el Distrito en su Plan Anual de Adquisiciones.

4 Una vez se verifica en las bases de datos la existencia de la empresa, el Distrito procederá a Pre-aprobar el Registro del Proveedor, siempre y cuando no reporte ninguna inconsistencia.

5 4 Al interesado le llegará un correo electrónico con los siguientes datos: 5 En el cuerpo del correo electrónico encontrará un enlace para continuar con el proceso de registro de tal manera que anexen todos los documentos soportes que se requieren para inscribirse como Proveedor ante el Distrito:

6 Al hacer Click lo llevará al aplicativo del Registro de proveedores del Distrito para continuar con los pasos:

7 El proveedor deberá diligenciar los datos del representante Legal y Clasificar a la empresa de acuerdo a las especialidades registradas en el R.U.P., escogiendo de un listado predeterminado y Adjuntará en formato PDF el certificado de Cámara de Comercio, Copia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal, RUT y el RUP en caso de contar con este. Una vez llenado el campo de Nombre del Representante Legal, Documento de Identidad, Dirección y Ciudad, se procede a validar el tipo de Empresa

8 Se define el tipo de Tipo de Empresa (Privada, Pública o Mixta) A continuación la empresa hace la Clasificación de las especialidades de su empresa de acuerdo a las Registradas en el RUP. Selecciona las especialidades de una lista predeterminada. Cuando esté seguro de los datos ingresados, pulse el botón de Registrarse

9 Una vez finalizado el proceso de Registro, la plataforma SGPRO le mostrará el mensaje de esta imagen 6 Posteriormente, al administrador de la plataforma SGPRO le aparecerán en el Icono de Proveedores las entidades que hayan completado el pre-registro y procederá a realiza la validación de la información. A continuación selecciona la entidad a verificar:

10 El administrador verifica los documentos adjuntados y la información relacionada por el Proveedor en el registro. Esta información se confronta con las bases de datos de la DIAN, RUE y el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos OFFICE OF FOREIGN ASSETS CONTROL Specially Designated Nationals and Blocked Persons List. En caso del proveedor cumplir con todos los filtros y no presentar inconsistencias en su registro se procede a la asignación del usuario. La plataforma SGPRO emite una confirmación de la asignación de Usuario y el Proveedor recibe al correo registrado como contacto la asignación del usuario y la Clave temporal.

11 7 El Proveedor en su bandeja de entrada, recibe un correo con los datos para ingresar al aplicativo.

12 En el cuerpo del mensaje están los datos del usuario asignado y la clave temporal. Adicionalmente hay un enlace por el cual podrá activar la cuenta o puede hacerlo entrando desde la página web de la Alcaldía.

13 A continuación deberá ingresar al sistema con el usuario asignado y la clave personalizada:

14 8 Una vez ingresa al sistema le mostrará el siguiente mensaje, el cual para visualizar su información deberá hacer click en el botón Mi cuenta: 9 En la plataforma SGPRO podrá administrar los datos de su cuenta, tales como adjuntar el logo de la empresa como se muestra en la siguiente imagen:

15 10 Previa aprobación por el administrador del registro de Proveedores del Distrito, el Proveedor podrá modificar los datos de la empresa, en caso de alguna novedad.

16 Código: MAGCIREM-01 FICHA RESUMEN INSTRUCTIVO RESPUESTA A SOLICITUDES DE ESTUDIOS DE MERCADO OBJETIVO Proporcionar una herramienta didáctica para que los proveedores puedan responder a las invitaciones de estudios de mercado que hace el Distrito, a través de la aplicación SGPRO en su portal web. ALCANCE Inicia con la creación del estudio de mercado por parte del analista de compras y finaliza con el envío de las cotizaciones par parte del proveedor. RESPONSABLE Asesor de Despacho Funciones de Compra de la Secretaria General Analistas de Compras - Administrador del Registro de Proveedores Proveedor Contratistas del Distrito. GLOSARIO SGPRO: Sistema de Gestión de Proveedores del Distrito de Barranquilla. REGISTROS Invitaciones a Cotizar para Estudios de Mercado. Cotizaciones

17 Código: MAGCIREM-01 ACTIVIDADES Los proveedores que sean convocados a estudios de mercado serán notificados a través de la plataforma SGPRO y deberán presentar sus cotizaciones a través de la misma. 1. Ingresar a la siguiente URL: Menú principal Contratación Proveedores. 2. Presione en ingresar y digite su usuario (NIT de la empresa) y la contraseña. En caso de olvidar su contraseña presione el enlace Olvide mi contraseña y al correo le llegaran las instrucciones.

18 Código: MAGCIREM El menú principal ubicado en la parte superior de la pantalla muestra dos opciones, Mi Cuenta y Invitaciones En la pestaña de invitaciones puede ver la lista de invitaciones 3.1. Pendientes En invitaciones pendientes se listan los estudios de mercado que no se le ha dado respuesta. Selecciono el objeto de estudio y se muestra el detalle de la invitación a cotizar, incluyendo los adjuntos de la misma. En la parte inferior de la invitación, está la opción de Aceptar y enviar la cotización. Luego de aceptar, presione en la imagen Adjuntar cotización

19 Código: MAGCIREM-01 Y por último el botón Enviar subirá su cotización a la plataforma Aceptadas Se despliega la lista de estudios de mercados a los cuales el proveedor ha participado, si considera que es necesario modificar su cotización, siempre y cuando el estudio no esté cerrado podrá eliminarla y adjuntar la nueva. El procedimiento para cambiar una cotización es eliminar la actual y adjuntar el archivo correcto Rechazadas Muestra la lista de invitaciones a estudios de mercado rechazados por el proveedor, no se puede tomar ninguna acción.

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