NOMINAS S.SOCIALES. Estructura del recibo de salario: Encabezado del recibo: donde resaltaremos los siguientes campos:

Transcripción

1 NOMINAS y S.SOCIALES La nomina es el recibo justificativo del pago o cobro del salario del trabajador y el modelo del recibo deberá ajustarse al modelo aprobado por el Ministerio de Trabajo. La utilización de cualquier otro modelo que no se ajuste a estas normas se considerara como una infracción leve y llevara acarreada una sanción de entre 30 y 300 euros, como todo justificante deberá estar firmado por quien lo recibe pero ello no implica la conformidad con el mismo. El recibo siempre se considerara sobre meses pues es el periodo que utiliza la Seguridad Social a efecto del cálculo de las cotizaciones. El recibo deberá conservarse durante 5 años de no hacerlo también tiene una sanción. Estructura del recibo de salario: Encabezado del recibo: donde resaltaremos los siguientes campos: Datos de la empresa: el campo código de cuenta de cotización que es el numero que asigna la seguridad social a la empresa en el momento de su inscripción y es único para cada empresa. Para ello esta deberá presentar en al tesorería debidamente cumplimentado el modelo TA.6 (ADJUNTO). Datos del trabajador: destacaremos los siguientes campos: Nº de afiliación a la seguridad social, será asignado por la Seguridad Social al trabajador en el momento de iniciar su actividad laboral. Esta inscripción se realiza una única vez para toda la vida del empleado y es obligación del empresario el realizar dicha inscripción, para ello, deberá presentar el modelo TA.1. es necesario distinguir entre la inscripción a la S.S. y el alta del trabajador en la empresa, pues si la primera se realiza una única vez, la segunda se realiza 1

2 siempre que el trabajador comience un nuevo trabajo, y en este caso el modelo a presentar en la seguridad social es el TA.2/S, modelo que también servirá para dar de baja al trabajador o modificar cualquiera de sus datos. Grupo de cotización: será uno de los once grupos contemplados por la seguridad social, teniendo en cuenta que del grupo uno al siete, son para trabajadores con base de cotización mensual, y del ocho al once, para trabajadores con base de cotización diaria. Estos grupos aparecen reflejados en la primera tabla de la primera pagina del boletín de normas de cotización al régimen general. Cuerpo del recibo: Devengos: donde figuraran todos los importes que el trabajador tenga derecho a percibir durante el periodo de liquidación de la nomina. Estos importes o percepciones a su vez se pueden dividir en dos. Percepciones salariales: son aquellas que cotizaran a la S.S, es decir, son aquellas a las que se les deducirá una parte de las mismas al trabajador. 1. Salario base: es el dinero recibido por el trabajador por realizar el trabajo para el que fue contratado. 2. Complementos salariales: a. Complementos personales: Antigüedad. Retribuye al trabajador por el tiempo de permanencia en la empresa y suele ser un porcentaje aplicado sobre el salario base y normalmente suele ser el 1% por año trabajado. Complementos especiales: Títulos. Retribuye al trabajador por los títulos profesionales que este tenga, siempre y cuando la empresa no los haya tenido en cuenta a la hora de establecer su categoría. En el momento en que lo haga, dejaran de retribuirse. b. Peligrosidad, penosidad, toxicidad: se considera que un trabajo es peligroso cuando tiene una alta probabilidad de accidentes. Se considera penoso, 2

3 cuando es susceptible de provocar enfermedades. Se considera toxico, cuando las provoca. c. Turnicidad y festividad. d. Nocturnidad. Trabajos realizados de 22 a 6h. 3-Complementos por calidad o cantidad: e. Incentivos y/o primas. Retribuyen el rendimiento del trabajador. f. Asistencia y puntualidad. g. Horas extras, se pueden dividir en: Estructurales. Aquellas que se realizan en momentos puntuales por necesidades de producción. Por fuerza mayor. Siniestros, incendios.. No estructurales. Las que se realizan sin un motivo concreto. Pagas extras. Como mínimo dos al año y el importe de las mismas como mínimo será el importe del salario base. Dependiendo del convenio se le pueden sumar algún que otro complemento, siendo el más habitual, la antigüedad. Percepciones no salariales: son aquellos importes por los que en principio no cotizan a la seguridad social. Es decir, no se le quitara una parte al trabajador. 1. Gastos de locomoción. Es lo que percibe el trabajador cuando se desplaza de un centro a otro. 2. Transporte. Lo que percibe por desplazarse desde el domicilio al centro de trabajo, siempre y cuando estén en el mismo municipio. 3

4 3. Distancia. Del domicilio al centro, cuando no estén en el mismo municipio. 4. Dietas de viaje. Cuando el trabajador tenga que desplazarse fuera de su lugar de residencia e incluye dietas de manutención (comida) y distancia (hotel). También se considera percepciones no salariales todos aquellos importes que perciba el trabajador en concepto de indemnizaciones. Así como las prestaciones recibidas de la S.S. durante el tiempo que el trabajador permanezca de baja. Deducciones: donde se reflejaran las cantidades que el trabajador debe ingresar a la S.S., las cuales serán descontadas de su nomina e ingresadas obligatoriamente por el empresario. De estas deducciones destacamos las siguientes: Contingencias comunes. El dinero aportado por este motivo está destinado a cubrir situaciones de enfermedad común, accidente no laboral, maternidad y adopción. Desempleo. Formación profesional. Destinado a cubrir planes de formación. Horas extra. No tiene ninguna utilidad específica. Impuesto sobre las rentas sobre las personas físicas (IRPF). Aportación a Hacienda. Pie del recibo: Donde se reflejaran los importes sobre los que luego se aplicaran unos determinados porcentajes para calcular las cuantías de los apartados I y II de deducciones. De modo que las bases de cotización y los tipos de porcentaje determinan la cuantía a ingresar por el trabajador a la S.S. 4

5 PARA CALCULAR NOMINAS CON BASE DE COTIZACION MENSUAL: Total devengado: será igual a la suma de todos los complementos salariales y no salariales que tenga derecho a recibir el trabajador ese mes. ( todo). Determinación de las bases de cotización: Base de cotización de contingencias comunes (BCCC): 1. Remuneración mensual. Será igual a la suma de todos los complementos salariales a excepción de las horas y las pagas extras, mas el importe de determinados complementos no salariales en función de la cantidad percibida. 2. Prorrata de pagas extras. Será igual al número de pagas por el importe de las mismas entre Total. Suma de los dos puntos anteriores. 4. Comprobamos que el importe anterior este comprendido entre el mínimo y el máximo que para ese grupo determine la S.S., de manera que si es inferior o superior a las bases de su grupo se tomaran estas como base de cotización. Base de cotización de contingencias profesionales (BCCP). Que será igual a la base de cotización de contingencias comunes mas el importe de las horas extras percibidas ese mes, teniendo en cuenta que ese resultado tendrá que estar comprendido sea cual que sea al grupo al que pertenezca entre y Base adicional de horas extras (BHE). Va a ser igual al importe de las horas extras recibidas ese mes. 5

6 Base sujeta a retención (base IRPF). Es igual al total devengado menos gastos de locomoción (hasta 0.19 Km.) Dietas de hotel justificada con factura dietas de comida (hasta día sino duerme fuera o día si lo hace). Deducciones: 1. Contingencias comunes. Es igual a BCCC * 4.7%. 2. Desempleo. Depende de si es el trabajador es indefinido o no. Si es indefinido, es igual a BCCP * 1.55%. Si es temporal es igual a BCCP * 1.60%. 3. FP. Es igual a BCCP *0.10%. 4. Horas extras. a. Fuerza mayor. Es igual a BHE * 2% b. Para el resto. Es igual a BHE *4.7%. 5. Total aportaciones. La suma de las cuatro anteriores. 6. IRPF. Es igual a la Base de IRPF * el porcentaje de retención a aplicar al trabajador. 7. Total a deducir. La suma de lo anterior. (5+6). 8. Liquido. TOTAL DEVENGADO TOTAL A DEDUCIR. Calculo detallado de la remuneración: Percepciones salariales (menos horas extras y pagas extras) mas el importe de las dietas de hotel no justificadas (sin factura) mas dietas de comida (lo que pase de día ó lo que pase de día, dependiendo de qué duerma o no duerma fuera) + gastos de locomoción (lo que pase de 0.19 /km) + transporte y distancia (lo que pase de 20% del IPREM mensual, para 2010, ). 6

7 TRATAMIENTO DETALLADO DE DIETAS, LOCOMOCION, TRANSPORTE Y DISTANCIA: Son los únicos complementos no salariales que dependiendo de su importe cotizaran o no a la S.S., y se les retendrá o no, a efectos de IRPF. Dietas: Dietas de estancia (HOTEL): Cuando están justificadas con factura ni cotizan a la S.S., ni se les aplica retención de IRPF. Es decir no entran ni en la remuneración mensual, y lo tendremos que restar de la base de IRPF. Sin justificar. Cotizan a la S.S. y se les aplica retención. Dietas de manutención (COMIDAS): Sin pernocta (no dormir fuera). Hasta /dia esta exento de cotizar y de retener. Es decir, en la remuneración mensual se sumara lo que pase de esa cantidad. Y en IRPF restaremos hasta esa cantidad. Con pernocta. Hasta /dia. Gastos de locomoción: Estará exento de cotizar a la S.S. y de aplicarle retención por el IRPF hasta un importe de 0.19 /Km. Transporte y distancia: Estará exento a la S.S. hasta el 20% del IPREM ( ) y a efectos de IRPF entra todo. Determinación de la cuantía de las pagas extras: Tenemos que determinar dos aspectos. 1. El importe de la paga que habitualmente será igual al salario base del trabajador pudiendo añadirse a este complemento también la antigüedad. 2. El periodo de devengo, que son los días comprendidos entre dos fechas por los que el trabajador tendrá derecho a cobrar esa paga. Existen dos tipos de devengos: 7

8 a. Semestral. Por cada seis meses de trabajo, se retribuye la paga extra. Normalmente habrá una paga extra en Junio y otra en Diciembre. La primera retribuye el primer semestre, y la segunda, el segundo. Pero tendremos que diferenciar en función del tipo de cotización del trabajador. En cotizaciones mensuales para cobrar la paga de junio tiene que trabajar desde el 1-Ener al 30-Jun, y en cotizaciones diarias ese semestre consta de 181 días, y el segundo semestre va del 1-Jul al 31-Dic en mensuales, y consta de 184 días en cotizaciones diarias. El hecho de establecer días en esos periodos es para poder calcular el importe de la paga cuando el trabajador haya estado en situación de baja, huelga o suspensión de empleo y sueldo, ya que durante el tiempo que este en esas situaciones no tiene derecho a cobrar la paga extra. De manera que para el cálculo de la misma se hace una simple regla de tres. b. Anual. Se suele cobrar en Diciembre por haber trabajado durante todo el año, es decir el periodo de devengo va del 1-Ene al 31-Dic. A efectos del cálculo, hablamos de 360 días para cotización mensual y 365 para cotización diaria. Calculo de las retenciones: Al comenzar la relación laboral entre la empresa y el trabajador, este deberá comunicar a la empresa su situación personal y familiar, para ello, cumplimentara el modelo 145 (adjunto) donde se contemplan tres tipos de situaciones familiares. El modelo 145 lo podremos descargar desde la página oficial de la Agencia Tributaria: A un click. Modelos y formularios. 3. Impuesto sobre la renta de las personas físicas. A parte de los datos familiares y personales del trabajador, para hacer el cálculo de la retención, necesitamos dos datos económicos: 1. Retribución anual. Que será igual a todos los complementos salariales y no salariales multiplicados por el numero de meses que se perciba e incluiremos en esta suma el importe anual de las pagas extras. No se tendrán en cuenta complementos que se perciban de manera ocasional: locomoción, dietas y horas extras. 2. Los gastos deducibles. Que será igual a la retribución anual menos el importe anual de los complementos exentos de cotización, y todo ello multiplicado * 6.35% para contratos indefinidos y 6.40 % para contratos temporales. 8

9 Para calcular la retención utilizaremos el programa oficial de la Agencia Tributaria: Retenciones En el cual podemos obtener desde: Descarga de programas de ayuda. 3. Renta y patrimonio. 4. Ejercicio Descarga retenciones irpf Utilización del programa de retenciones: 1. A través del botón datos personales, cumplimentaremos obligatoriamente los siguientes campos: DNI, Año de nacimiento, discapacidad si la tuviera, y en la sección situación laboral, en el apartado contrato o relación, marcaríamos la opción general o duración inferior a un año. 2. Grupo b: a través del botón, ascendientes y descendientes, daríamos de alta los hijos o los padres, rellenando en cada caso el año de nacimiento o el año de adopción, y el porcentaje de discapacidad, si alguno lo tuviera. Si los hijos estuvieran a cargo exclusivamente del declarante marcaríamos la casilla computado por entero. 3. A través del botón, datos económicos. Rellenaremos los campos, retribuciones totales y gastos deducibles. 4. A través del botón resultado, guardaremos e imprimiremos el informe de retenciones. 9

10 REGULARIZACION DE LAS RETENCIONES La retención calculada inicialmente para el trabajador puede variar a lo largo del año por causa de dos motivos: a) Causas laborales. donde las más habituales, prorroga o renovación del contrato, aumento o disminución de las retribuciones y ascenso, promoción o descenso en la categoría laboral. b) Causas familiares. Aumento o disminución del número de ascendientes o descendientes y que el cónyuge deje de estar a cargo. Uso o cálculo de la regularización con el programa de Hacienda. 1. Rellenar los datos personales. 2. Rellenar los datos de ascendientes y descendientes. 3. En los datos económicos, y en lo que respecta a la retribución anual y a los gastos deducibles, tendremos en cuenta dos aspectos: a. Si la regularización está motivada por variación de los datos personales o familiares el importe a consignar en estos campos es exactamente el mismo que cuando calculamos la retención original. b. Si la regularización es por causas laborales introduciremos los resultados obtenidos con los nuevos importes pero el cálculo lo haremos como si esos importes fueran desde el 1 de enero. 4. Datos de la regularización. Donde cumplimentaremos los siguientes campos: a. Retribuciones satisfechas con anterioridad a la regularización. Donde introduciremos la suma de los totales devengados de las nominas anteriores al cambio. b. Retenciones e ingresos a cuenta ya practicados con anterioridad a la regularización. Es la suma de las aportaciones por IRPF de las nominas anteriores al cambio. 10

11 c. Retribuciones anuales consideradas con anterioridad a la regularización. Es el importe del campo retribuciones totales anuales de la sección datos económicos del informe original. d. Importe anual de las retenciones e ingresos a cuenta. Es el importe del campo del mismo nombre del informe original. e. Base para calcular el tipo de retención. Es el importe del campo con el mismo nombre del informe original. f. Mínimo personal y familiar. El importe del informe original. g. Tipo de retención aplicado con anterioridad. El importe del informe original. CALCULO DE NOMINAS DE COTIZACION DIARIA Los trabajadores pertenecientes a los grupos de cotización del 8 al 11, cotizaran por los días naturales del mes. Para el cálculo de la nomina deberemos diferenciar entre tres tipos de días: 1. Días naturales. Salario base y antigüedad siempre se perciben en función del número de días naturales, los demás complementos deberán estar especificados, y si no lo estuvieran, se entenderá como día natural. 2. Días laborales. Habitualmente de lunes a sábado. Es decir, se excluyen los 52 domingos y los 14 festivos anuales. 3. Días trabajados. Habitualmente de lunes a viernes. Pasos a seguir: 1. Contar días trabajados y días laborales. 2. Total devengado. Será igual a la suma de todos los complementos salariales y no salariales, teniendo en cuenta que el importe hay q multiplicarlo por el número de días que se perciben. Las horas y las pagas extras se reflejan por el total. 11

12 3. Bases de cotización: a. BCCC: Remuneración mensual: suma de complementos salariales excepto horas y pagas extras. Mas lo que pase de locomoción, de dietas de comida, dietas de hotel sin justificar y en transporte lo que pase de 3.55 (que es el 20% del IPREM diario). Prorrata de pagas extras: En nominas del primer semestre. Será el importe de la paga entre 181 por los días naturales del mes. En nominas del segundo semestre. Lo mismo pero entre 184. Si tiene una paga de devengo anual, será igual al importe de la paga entre 365 por días naturales del mes. En el supuesto que cobre dos pagas extras más otra de devengo anual, la prorrata será igual, a la suma de los dos tipos anteriores dependiendo de si es el primer o el segundo semestre. Total. Suma de los dos anteriores. Comprobar que el resultado anterior este comprendido entre el mínimo y el máximo en función de su grupo. Teniendo en cuenta que para hallar el mínimo y el máximo multiplicaremos esos importes por los días naturales del mes. b. BCCP. Es igual a la BCCC + base de horas extras. c. Base de horas extras. Es igual al importe de las pagas extras d. Base IRPF. Igual que en las de cotización mensual. 12

13 4. Deducciones. A efectos del cálculo de la retribución anual de cara a la retención, habrá que tener en cuenta lo siguiente: 1. Los complementos que se obtengan por día natural se multiplicaran por Los complementos que se perciban por día laboral, se multiplicaran por 299 ó Los complementos que se perciban por día trabajado, para calcula esto se dividirá la jornada anual en horas entre las horas de trabajo al día. CALCULO DE NOMINAS EN CONTRATOS A TIEMPO PARCIAL Se entiende por contrato a tiempo parcial cuando el trabajador presta sus servicios en una jornada diaria, semanal o mensual inferior a la jornada habitual de la empresa. En este tipo de contratos están prohibidas las horas extra y puede aparecer un nuevo complemento salarial denominado horas complementarias. Dicho complemento solo se da legal en contratos indefinidos. El complemento de transporte se cobrara íntegramente independientemente de la jornada que tenga el trabajador de tiempo parcial. Pasos para el cálculo de la nomina: 1. Contar los días trabajados y los días laborales. 2. Calcular el porcentaje de la jornada de ese trabajador con respecto a lo que seria una jornada laboral completa. 3. Calcular total devengado; de todos lo complementos. 4. Calcular las bases de cotización. a. BCCC: i. Remuneración mensual, como siempre. ii. P.P.E, como siempre. iii. Total: suma de los dos anteriores. 13

14 b. BCCP al igual que en los contratos anteriores, comprando que el resultado este comprendido entre el máximo y el mínimo en función de su grupo de cotización pero teniendo en cuenta que este ultimo será el resultado de multiplicar la base mínima hora de su grupo por el número de horas cotizadas durante ese mes. La base mínima está en la tabla 12.3 del boletín de normas. 5. Comprobar que el resultado anterior este comprendido entre 3198 y el resultado de multiplicar 4.01 por las horas cotizadas del mes. CALCULO DE NOMINAS EN SITUACION DE INCAPACIDAD TEMPORAL POR ENFERMEDAD COMUN, PROFESIONAL O MATERNIDAD En principio todos los trabajadores tienen derecho a cobrar el subsidio o prestación por incapacidad aun así deben cumplirse las siguientes condiciones: 1. Estar afiliado a la S.S y en situación de alta. 2. En caso de enfermedad común haber cumplido un periodo de cotización de 180 días dentro de los cinco años anteriores a la situación de baja. 3. En caso de maternidad haber cumplido 180 días dentro del año anterior a la baja. 4. El tiempo máximo del subsidio será de 12 meses, prorrogables otros seis, siempre y cuando se presuma que durante ese tiempo se le dará el alta. En estas situaciones de incapacidad aparece el concepto de pago delegado que significa que aunque el importe corra exclusivamente a cargo de la S.S. será la empresa quien lo abone deduciéndolo posteriormente de las cuotas a ingresar a la S.S. 14

15 Calculo de la nomina en incapacidad temporal por enfermedad común u accidente no laboral: Antes del cálculo tendremos en cuenta los siguientes aspectos: 1. En enfermedad común, el día de la baja, se considera día de baja. 2. Para contar los días de baja y de alta se contaran los días naturales. 3. Durante el tiempo que permanezca de baja, no tendrá derecho a percibir la paga extra. Pasos a seguir para calcularla: 1. Contamos los días de alta y los días de baja. 2. Total devengado: a. Suma de complementos salariales y no salariales: (tiempo que trabajo) En cotizaciones mensuales serán igual a su importe multiplicado por los días de alta y dividido entre 30. En cotizaciones diarias, multiplicaremos esos importes por los días de alta. b. Calculo del subsidio: (tiempo que está de baja) Calcular la base reguladora de contingencias comunes (BRCC). En cotizaciones mensuales será igual a la BCCC del mes anterior a la baja dividido entre 30. En cotizaciones diarias será igual a la BCCC del mes anterior entre los días naturales de ese mes. 15

16 La base anterior no se cobra íntegramente sino que atenderá a la siguiente escala: 3. Bases de cotización: Del primer al tercer día 0% del BRCC. Del cuarto al vigésimo, el 60% de la BRCC Del vigésimo en adelante, el 75% de la BRCC a. BCCC Remuneración mensual: como siempre. Prorrata de pagas extras (PPE): Cotizaciones mensuales: Cotizaciones diarias: PPE del mes anterior por los días de alta. Base de incapacidad (IT): Cotizaciones mensuales: BRCC * (30 días de alta). Cotizaciones diarias: BRCC * (días naturales días de alta). b. BCCP Remuneración mensual, la misma que la de BCCC. PPE, la misma que BCCC. Base IT BRCP Cotizaciones mensuales: BRCC + importe de las horas extras realizadas en los doce meses anteriores a la baja entre 360. Cotizaciones diarias: BRCC + importe horas extras de los doce meses anteriores a la baja entre 365 ó 366. Importe de la base Cotizaciones mensuales: BRCP * (30 días de alta). Cotizaciones diarias: BRCP * (días naturales días de alta). 16

17 Total. Suma de los tres anteriores + horas extras realizadas durante el tiempo que estuvo de alta. 4. El resto como siempre. CALCULO DE NOMINAS EN SITUACION DE INCAPACIDAD LABORAL POR ACCIDENTE DE TRABAJO Al contrario que en enfermedad común el día de la baja se considerara como día trabajado. 1. Contar días de alta y días de baja. 2. Total devengado. a. Calcular lo que percibe durante el tiempo que esta de alta. b. Calcular la prestación por la incapacidad temporal. BRCP * 75 % * días de baja. c. Total: A + B. 3. Bases. a. BCCC. Remuneración mensual, como siempre. Prorrata de pagas extras, es la del mes anterior a la baja multiplicada o prorrateada por los días de alta. Base IT, BRCC * (30 días de alta) ó (días naturales días de alta). Total. Comprobar. b. BCCP. Remuneración mensual, la de antes. 17

18 Prorrata, la de antes. Base IT, BRCP *(30 días de alta) ó (días naturales días de alta). Total horas extras en el tiempo que estuvo de alta. Comprobar NOMINAS EN SITUACION DE MATERNIDAD Tendremos en cuenta los siguientes aspectos: 1. El día de la baja se considera, día de baja. 2. Desde el primer día cobra el 100% de la BRCC. Pero el importe de esta prestación no aparecerá reflejado en el recibo de salarios, pues corre a cargo exclusivo de la seguridad social. 3. La empresa solo hará la nomina del mes en que cae de baja. 4. Los porcentajes a aplicar en el apartado de deducciones solo se harán sobre la remuneración mensual más la prorrata de paga extra. Pasos a seguir: 1. Contar días de alta y de baja. 2. Total devengado. Suma de los complementos durante los días de alta. 3. Bases. a. BCCC: Remuneración mensual, como siempre Prorrata pagas extras, la del mes anterior multiplicada o prorrateada. Base IT, * (30 días de alta) ó (días naturales días de alta). Total y comprobar. b. BCCP: Remuneración mensual, la misma que antes. PPE, la misma que antes. 18

19 Base IT, BRCP * (30 días de alta) ó (días naturales días de alta). 4. Deducciones: a. Contingencias comunes: remuneración mensual + PPE * 4.7%. b. Desempleo: ( RM + PPE + Horas extras) * 1.55% ó 1.60%. c. FP: (RM + PPE + HE) * d. H.E.: BHE * 2% ó 4.7%. 19