PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO GESTION COMERCIAL Y DE MERCADEO JEFE DE OFICINA ASESORA COMERCIAL DIRECCION / ESTRATEGIA

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1 CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION Y DE MERCADEO CODIGO: Fecha: 28/04/2014 Reviso y Aprobó: A PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO GESTION Y DE MERCADEO A DIRECCION / ESTRATEGIA PROPOSITO Asesorar el proceso de planeación y formulación de políticas de comercialización y mercadeo, el diseño de programas y estrategias de la oferta y el portafolio de productos y servicios en función integral al cliente, satisfaciendo las necesidades mercado-cliente, creando un ambiente sólido de vínculos comerciales que proyecten en el futuro un crecimiento sostenido y uniforme del instituto, a través de la captación de recursos financieros, en cumplimiento del plan estratégico, acorde con su isión, Misión y gestión con calidad logrando los objetivos y metas institucionales, posicionando la imagen corporativa del IDESAN a través de campañas de promoción permanente, garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos del Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, GP-1000 y el MECI-1000 ALCANCE Aplica para realizar las labores del proceso Gestión Comercial y Mercadeo del Instituto Financiero para el desarrollo de Santander IDESAN. PROEEDOR Gestión gerencial y Estrategia Empresarial. Planificación, Mejora y Y Misión, isión, política de Calidad, Objetivos de calidad, Base de datos de los, Información del mercado, Portafolio actual de productos y servicios, Necesidades y expectativas de los clientes, Requisitos descentralizadas. Misión, isión, Política, Objetivos de calidad, Plan de implementación y mejoramiento del S.G.C, direccionamiento de la gerencia P P P PLANEAR Y FORMULAR A LA GERENCIA, POLÍTICAS, PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS PARA LAS CAPTACIONES DE RECURSOS FINANCIEROS, DE MERCADEO, DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD, ESTIMULANDO LEALTAD Y CONFIANZA Y POSICIONANDO LA BUENA IMAGEN CORPORATI DEL INSTITUTO. PLANEAR LAS ISITAS DE SERICIO INTEGRAL A MUNICIPIOS, PROINCIAS, ES DESCENTRALIZADAS Y S EN GENERAL CON SU CRONOGRAMA DE PRIORIDADES, OPTIMIZANDO RECURSOS Y RACIONALIZANDO COSTOS. IMPLEMENTAR DIRECTRICES Y DISPOSICIONES DEL INSTITUTO PARA EL, EN EL PROCESO GESTION Y DE MERCADEO Estrategias, Portafolio actualizado, Análisis de las Necesidades y expectativas de los clientes, Encuestas analizadas de la satisfacción de los clientes Plan de visitas CRONOGRAMA Reorganización operativa, conocimiento y apropiación de la Política de calidad, objetivos, misión y visión del instituto por parte de los funcionarios. Portafolio Actualizado Encuestas analizadas Cronograma Misión, visión, Política de calidad, manual de calidad actualizado y conocido por el área comercial. Todos los procesos del IDESAN Mercadeo Caracterización Proceso: Página 1 de 5 Cod Fto:

2 PROEEDOR Y Portafolio de Servicios, P.... Manual de crédito y Financiamiento Manual de administración del riesgo crediticio. Estatuto Orgánico Solicitud de asesoria, llamada, carta, fax. Portafolio de servicios. Eventos apoyados por el IDESAN Eventos coordinados por el Instituto descentralizadas Plan de isitas a los (Cronograma). descentralizadas ASESORAR LA PRESTACIÓN DE LOS SERICIOS DE CAPACITACIÓN, ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA AL O USUARIOS DE CRÉDITOS., PARTICIPACIÓN EN EL COMITÉ DE CRÉDITOS DIRIGIR LA PROMOCIÓN Y ENTA DE LOS PRODUCTOS Y SERICIOS DEL PORTAFOLIO DE IDESAN. LIDERAR Y DIRIGIR LA GESTIÓN DE MERCADEO, LAS PERSPECTIS DE OFERTA, PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERICIOS, ENTORNO COMPETITIO, ETC. ACER ISITAS DE SERICIO INTEGRAL A LOS S DE ACUERDO CON SUS PRIORIDADES. Actas de comité de Crédito (Archivadas en Coord. De Plantación) Asesoria personalizada coordinada con demás dependencias y acompañamiento. Asesoría telefónica, y actualización de información de servicios Publicidad (Periódicos, Revistas, olantes de eventos, Afiches, Pendones, Pasacalles, allas, Programas, Radial, Televisiva). Correspondencia con información actualizada a los clientes (Portafolio, encuestas, Invitaciones, Notificaciones). Encuentros Provinciales Capacitaciones y Conferencias. Otros eventos. Citas con los diferentes del instituto. isitas a los diferentes clientes (, Entidades descentralizadas) FORMATO ISITAS Comité de Crédito Registro de visita. Contratos de publicidad Correspondencia enviada a clientes. Registros de isitas y/o eventos Registro de isitas Todos los Procesos del S.G.C.. Publico en general.. Estrategias, Portafolio actualizado, Análisis de las Necesidades y expectativas de los clientes, Encuestas analizadas de la satisfacción de los clientes ACER DESPLIEGUE DE OBJETIOS ESTRATÉGICOS Y OPERACIONALES DE LAS METAS MENSUALES Y ANUALES INSTITUCIONALES, COMPROMETIENDO A TODOS LOS COLABORADORES, SELECCIONADO Y DISEÑANDO INDICADORES DE GESTIÓN QUE PERMITAN ACER SEGUIMIENTO, AR Y ELUAR LA GESTIÓN, FOCALIZADOS CON LOS OBJETIOS ES LA POLÍTICA DE CALIDAD,LA ISIÓN Y MISIÓN DEL INSTITUTO. Plan de Indicadores de Gestión, del plan de acción del Instituto Informes de Avance de actividades de diferentes Dependencias. Plan de mercadeo Plan de acción de la entidad. Misión, isión, política de Calidad, Objetivos de calidad, Base de datos de los, Información del mercado, Portafolio actual de productos y servicios, Necesidades y expectativas de los clientes, Requisitos Objetivos Comerciales ASESORAR EL DISEÑO E IMPLEMENTAR METODOLOGÍA DE INESTIGACIÓN DE MERCADOS QUE PERMITAN DIAGNOSTICAR Y SUSTENTAR PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE MERCADEO QUE SE PUEDAN EJECUTAR. Plan de mercadeo Encuestas procesadas y analizadas Plan de Acción del Instituto. Encuestas procesadas y analizadas Plan de Acción del Instituto. Caracterización Proceso: Página 2 de 5 Cod Fto:

3 PROEEDOR Planeación, mejora y Comité de Coordinación de Control Interno. Planeación, mejora y Y Necesidades y expectativas de los clientes. Análisis de encuestas. Nuevos Requisitos Mapa de Riesgos de la Entidad Manual de Administración del Riesgo Cuestionario Auto evaluación del Control Fichas Técnicas de Indicadores. Manual de Sistema de Evaluación y Control Procedimientos. Reglamentos, Requisitos legales Datos de Gestión. P ASESORAR EL DISEÑO DESARROLLO DE NUEOS PRODUCTOS Y SERICIOS ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO IDENTIFICAR, ANALIZAR, ELUAR, TRATAR, MONITOREAR LOS RIESGOS DEL PROCESO, GENERANDO ACCIONES PREENTIS Y DISEÑANDO ES PARA REDUCIR PERDIDAS POTENCIALES Y/O INCREMENTAR BENEFICIOS POTENCIALES. AUTOELUACIÓN DEL REALIZAR LA AUTO ELUACIÓN DEL TENIENDO EN CUENTA LA ENCUESTA, Y ERIFICAR LA EXISTENCIA DE CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE ASÍ COMO ELUAR SU EN EL PROCESO, ÁREA RESPONSABLE Y LA AUTOELUACION DE LA GESTION DEL PROCESO RECOPILAR DE DATOS Y PROCESAMIENTO DE INDICADORES DE GESTIÓN RELACIONADOS CON EL PROCESO, CALIFICARLOS DE ACUERDO A LA GESTIÓN REALIZADA COMPARÁNDOLO CON LAS METAS ESTABLECIDAS, PRESENTANDO INFORME ELABORAR, PRESENTAR Y SUSTENTAR INFORMES DE GESTIÓN OPORTUNOS AL SUPERIOR INMEDIATO Y EJERCER EL INTERNO DE LA OFICINA ASESORA. ELABORAR Y ANALIZAR INDICADORES DE GESTIÓN DE LA OFICINA Y DE MERCADEO Portafolio Actualizado. Brochures de nuevos productos. Actas de consejo directivo (Productos Transitorios) Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado Acciones Preventivas y planes de mejoramiento. Cuestionario Auto evaluación del Control diligenciado para procesar. Informe de Autogestión del proceso Indicadores de Gestión Informes de la Oficina Comercial. Indicadores de Gestión. Portafolio Actualizado. Brochures de nuevos productos. Actas de consejo directivo ( Productos Transitorios) Revisión por la Dirección. Indicadores de gestión. Comité de Coordinación de Control Interno. Revisión por la Dirección Cuadro de Mando Comité de gerencia S.G.C GESTION GERENCIAL GESTION GESTIÓN GERENCIAL GESTION GESTIÓN GERENCIAL GESTION A Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el desempeño del proceso comercial del IDESAN. Acciones correctivas Acciones Preventivas Planes de mejoramiento del proceso Planes de mejoramiento individual. Seguimiento de acciones Correctivas, preventivas y a Planes de mejora. Caracterización Proceso: Página 3 de 5 Cod Fto:

4 PROCESOS CON LOS QUE SE COMUNICA E INTERACTUA: RECURSOS: Este proceso interactúa con todos los procesos del SGC, para interacción y comunicación se intercambian documentos de entrada en el proceso como insumos recibidos de procesos proveedores para la realización de las actividades del proceso dando como resultado informes documentos y registros que son comunicados y entregados a los procesos clientes. Oficina, computador, software, personal, instalaciones. RIESGOS : er Mapa de Riesgos de la Entidad PARAMETROS DE Y MEDICION: Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, Informes de Gestión, Comités. REQUISITOS DEL : Servicio oportuno y amable, Asesoria y capacitación, Confiabilidad y respaldo del instituto, Tasas y plazos competitivos, Agilidad en los tramites, Información oportuna y veraz, Rendimiento de capital, Desarrollo socioeconómico, Proyección social. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual de Calidad, Manual de Crédito, Manual de Administración de Riesgo, Procedimientos, Estatutos REQUISITOS : REQUISITOS LEGALES: er Normograma de la Entidad REQUISITOS ISO: 5.2, 7.2, 8, 8.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5. REQUISITOS NTC-GP-1000: 5.2, 7.2, 8, 8.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5. REQUISITOS MECI-1000: 2.1.3, 2.1.4, 2.2, 2.3.2, 3, 3.1.2, 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3, RELACIONADOS Manual de Calidad Manual de crédito Manual de Administración de Riesgo Creación y Elaboración de Documentos del S.G.C, Control de documentos del S.G.C, Control de Registros del S.G.C, Acciones Correctivas y preventivas mediante planes de mejoramiento Control del producto No Conforme, Auditorias Internas del Caracterización Proceso: Página 4 de 5 Cod Fto:

5 INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO: GESTION Y DE MERCADEO OBJETIO DE CALIDAD INDICADOR TIPO FRECUENCIA RESPONSABLE Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través de una adecuada prestación de servicios financieros, con suministro de información oportuna y veraz. ENCUESTA SATISFACCION DE S ASESORA Lograr la conservación de los clientes actuales y aumentar los clientes mediante la gestión de actividades de mercadeo. % CRECIMIENTO DE S % ASESORA ASESORA Desarrollar una estructura administrativa y financiera que permitan obtener una adecuada rentabilidad y que garanticen la autonomía y supervivencia. SALDO DE CAPTACIONES ASESORA Promover el fortalecimiento y desarrollo de los entes territoriales y descentralizadas, a través de la prestación oportuna de servicios financieros competitivos que promuevan la inversión social, el desarrollo económico y cultural de la región. MUNICIPIOS CAPACITADOS ASESORA Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades y procesos, a través del desarrollo de una cultura de mejora continua Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios de ética y transparencia Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través de la adecuada gestión y tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales. % AL CIERRE DE ACCIONES CORRECTIS-G. # NO CONFORMIDADES AUDITORIAS INTERNAS-G. % EFICIENCIA ANCE PLAN DE MEJORAMIENTO-G. # NO CONFORMIDADES AUDITORIA ES GUBERNAMENTALES EXTERNAS-G. % AL CIERRE DE ACCIONES PREENTIS EN G. EFICIENCIA ASESORA ASESORA ASESORA ASESORA ASESORA Caracterización Proceso: Página 5 de 5 Cod Fto:

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