SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS

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1 UNIVERSIDAD PONTIFICIA COMILLAS ESCUELA TÉCNICA SUPERIOR DE INGENIERÍA-ICAI Título de Ingeniero en Organización Industrial - PROYECTO FIN DE CARRERA - SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN EMPRESAS DE SERVICIOS MARÍA BESADA JUEZ MADRID, Septiembre 2007

2 Autorizada la entrega del proyecto al alumno: María Besada Juez EL DIRECTOR DEL PROYECTO Raúl Gómez Rubio Fdo: Fecha: Vº Bº del Coordinador de Proyectos Claudia Meseguer Velasco Fdo: Fecha:

3 Resumen iii Resumen Las empresas de servicios generan mucha información en sus procesos y necesitan un entorno de trabajo en equipo donde la información fluya libremente entre cada componente del equipo. Los objetivos del Proyecto son dos: 1) Analizar los Procesos de trabajo de las empresas de servicios, sus necesidades de información y la jerarquía en la toma de decisiones. 2) Desarrollar una aplicación, en entorno Web, que soporte los flujos de información anteriormente analizados. En consecuencia, el proyecto consiste en desarrollar un sistema que permita gestionar una empresa de servicios. Este sistema cumple con los siguientes requisitos: o Ser una herramienta imprescindible para que cada persona, desde su perfil, pueda gestionar su propio trabajo diario: tareas pendientes, tareas realizadas, grado de avance en las tareas en curso. o Cada tarea tiene su responsable, los objetivos del trabajo y los tiempos que necesita; así como los requerimientos de partida necesarios para el inicio de la tarea y los resultados que deben entregarse y quien debe recibirlos. o Contener toda la información para el análisis de ratios de rentabilidad y eficiencia. Además cubre las siguientes áreas de trabajo: Gestión Comercial, Gestión de Proyectos y Recursos, Gestión de Tareas y Gestión Documental. Asimismo, la estructura jerárquica de una empresa de servicios obliga a diseñar un sistema multiusuario con una amplia gama de perfiles con privilegios muy diferentes: Gerente, Jefe de Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente. El requisito fundamental es que el sistema en ningún momento debe ralentizar el trabajo ni sobrecargar el trabajo de cada persona. Por lo tanto, la introducción de información manual por el personal de la empresa debe ser el mínimo necesario para que se pueda llevar a cabo la óptima gestión de la

4 Resumen iv empresa, y los procesos y procedimientos de trabajo parametrizados en el sistema deben ser flexibles. Es más importante conocer en qué estado está cada tarea, qué tareas tiene cada equipo de trabajo o qué tiempos lleva cada tarea a garantizar la correcta aplicación de un flujo de trabajo. Como característica técnica, el desarrollo software y la base de datos se presentan en código abierto y en un lenguaje de programación moderno que permite la rápida actualización del mismo. El objetivo principal es que el sistema pueda crecer en paralelo a las necesidades de gestión de la empresa, con costes reducidos y rápidas actualizaciones. Por tanto, para la parte servidora ha utilizado la tecnología J2EE (Java Enterprise Edition) y la Base de Datos en MySQL. Como servidor de aplicaciones se utiliza Tomcat.

5 Summary v Summary Service companies generate much information in their processes and need a teamwork environment where information flows freely between each part of the teams. The two main targets of the project work are: 1) Analyse the working processes of service companies, analyse their needed information and the hierarchy in taking decisions. 2) Develop a web based application, which supports the flow of information previously analysed. Accordingly, the project work consists in developing a system to manage a service company. This meets the following requirements: o Being an essential tool for every person, which can manage the own daily work from its profile: outstanding tasks, tasks performed, progress of outstanding work. o Each task has a responsible person, the objectives of the work and the time needed; as well as the previous mentioned requirements for the start of the task, the results to be delivered and who should receive them. o Containing all the information for the analysis of profitability ratios and efficiency. In addition, it covers the following work areas: Commercial Management, Project and Resource Management, Task and Documentary Management. Also, the hierarchical structure of a service company undertakes to design a multiuser system with a wide range of profiles with very different privileges: Manager, Head of Project, Consultant, Commercial and Client. The key requirement is that the system doesn t slow down or overload the work of each person at any time. Therefore, the manual introduction of information by the staff of the company should be the minimum which is necessary to carry out the optimal management of the company, the processes and procedures of parameterised work in the system must be flexible. It is more important to know the status of each task, which tasks are in each

6 Summary vi work team or what times needs each task to ensure the correct application of any work flux. As technical feature, the software development and the database are presented in open source and in a modern programming language that allows the rapid updating. The main objective is that the system can grow in parallel to the management needs of the company, with lower costs and faster updates. Therefore, J2EE (Java Enterprise Edition) technology has been used in the server part, MySQL for the Data Base and Tomcat as server application.

7 Índice vii Índice 1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO La Gestión de Proyectos... 2 Tiempo 3 Costo 3 Alcance Objetivos reales y operativos Metodología de trabajo y recursos a utilizar JUSTIFICACIÓN DE LA APLICACIÓN DESARROLLADA EN ESTE PROYECTO Situación empresarial actual Gestión de proyectos Situación empresarial actual Necesidades Reingeniería y Benchmarking Soluciones de BPM Gestión de Proyectos Automatización de Procesos y BPM Análisis de las soluciones de mercado Evolución temporal y tendencias de las nuevas tecnologías Ejemplos de éxito Conclusiones DESCRIPCIÓN DE UNA EMPRESA DE PROYECTOS TIPO Descripción de la empresa Organigrama Descripción de Procesos Identificación de necesidades Plan de automatización de procesos Descripción de la solución software ANÁLISIS DE PROCESOS Mapa de Procesos Proceso comercial y subprocesos Proceso de Gestión de Proyectos y subprocesos Procesos de apoyo Cuadro de mando y seguimiento de procesos...53 Los 4 ejes de la estrategia empresarial DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA...57

8 Índice viii 5.1 Diseño funcional Módulo de Usuarios y Perfiles Módulo de Gestión Comercial (MGC) Módulo de Gestión de Proyectos (MGP) Módulo de Gestión de Tareas (MGT) Módulo de Gestión Documental (MGD) Diseño técnico OPERATIVA Y PROCESOS AUTOMATIZADOS Tipos de procesos automatizados Resumen de Beneficios por la Automatización CONCLUSIONES Y RESULTADOS VALOR TOTAL DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO BIBLIOGAFÍA A GESTIÓN DE PROYECTOS CLÁSICA A.1 Proyectos y Operaciones A.2 Origen de la gestión de proyectos A.3 Organizaciones referentes en la gestión de proyectos A.4 Gestión predictiva o clásica A.5 Gestión de proyectos clásica A.6 Ámbito de la gestión de proyectos A.7 Resumen...112

9 Índice de Figuras ix Índice de Figuras Figura 1. Organigrama de la empresa (Consultoría) Figura 2. Proceso Comercial Figura 3. Fase Proyectos Figura 4. Conceptos básicos del diseño de un Proyecto. [1]...49 Figura 5. Los 4 ejes de la estrategia empresarial. [2]...54 Figura 6. Resumen Gestión de Clientes Figura 7. Alta de Cliente (Gerente)...61 Figura 8. Listado de Clientes (Gerente)...61 Figura 9. Detalle del Cliente y Contactos (Gerente) Figura 10. Modificar Cliente (Gerente)...63 Figura 11. Modificar Contacto (Gerente) Figura 12. Contactos (Gerente)...64 Figura 13. Buscar Cliente y Clientes (Gerente)...64 Figura 14. Listado de Clientes (Jefe de Proyecto) Figura 15. Listado de Clientes (Consultor) Figura 16. Detalle del Cliente y Contactos (Consultor)...66 Figura 17. Mensaje de Error (Consultor) Figura 18. Listado de Clientes (Comercial) Figura 19. Listado de Clientes (Cliente)...67 Figura 20. Resumen Gestión de la Labor Comercial...68 Figura 21. Alta Propuesta (Gerente) Figura 22. Listado de Propuestas (Gerente) Figura 23. Modificar Propuesta (Gerente) Figura 24. Baja Propuesta (Gerente) Figura 25. Listado de Propuestas (Jefe Proyecto)...71 Figura 26. Listado de Propuestas (Consultor)...71 Figura 27. Listado de Clientes (Comercial) Figura 28. Listado de Propuestas (Comercial)...72 Figura 29. Listado de Propuestas (Cliente) Figura 30. Comentarios de Propuesta (Cliente)...73 Figura 31. Mensaje de Error (Cliente)...73 Figura 32. Resumen Gestión de Proyectos...74 Figura 33. Alta Proyecto (Gerente)...75 Figura 34. Listado de Proyectos (Gerente)...76 Figura 35. Modificar Proyecto (Gerente)...76

10 Índice de Figuras x Figura 36. Listado de Proyectos (Jefe Proyecto) Figura 37. Modificar Proyecto (Jefe Proyecto) Figura 38. Menú (Jefe Proyecto) Figura 39. Listado de Proyectos (Consultor) Figura 40. Listado de Proyectos (Comercial) Figura 41. Listado de Proyectos (Cliente)...79 Figura 42. Mensaje de Error (Cliente)...79 Figura 43. Resumen Gestión de Tareas...80 Figura 44. Modificar Proyecto (Gerente)...81 Figura 45. Personas para Proyecto (Gerente) Figura 46. Responsables para Proyecto (Gerente) Figura 47. Gestión Estado (Gerente) Figura 48. Resumen Gestión Documental...83 Figura 49. Comentarios de Propuesta (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente)...84 Figura 50. Biblioteca de Archivos (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente) Figura 51. Biblioteca de Archivos 2 (Gerente, Jefe Proyecto, Consultor, Comercial y Cliente)..85 Figura 52. Modelo de Datos...86 Figura 53. Diagrama de Tiempos....99

11 Índice de Tablas xi Índice de Tablas Tabla 1. Comparativa de aplicaciones BPM...21 Tabla 2. Gestión Comercial...58 Tabla 3. Gestión de Propuestas de Proyecto...58 Tabla 4. Gestión de Proyectos....59

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13 1 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

14 1 Descripción del Proyecto 2 1 Descripción del Proyecto 1.1 La Gestión de Proyectos La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos. Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único. Ésta temporalidad y unicidad diferencia a los proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. La gestión de estos dos sistemas es a menudo muy diferente, por lo que requieren habilidades técnicas y filosofías diferentes. El primer desafío de la gestión de proyectos es asegurarse de que el proyecto sea entregado dentro de los parámetros definidos. El segundo es la asignación y la integración de las entradas necesarias para resolver esos objetivos predefinidos. El proyecto, por lo tanto, es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energía, espacio, provisiones, comunicación, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos predefinidos. La gestión de proyectos es, muchas veces, la responsabilidad de un individuo. Este individuo raramente participa de manera directa en las actividades que producen el resultado final. En vez de eso se esfuerza por mantener el progreso y la interacción mutua productiva de las varias partes de manera que el riesgo general de fracasar se disminuya. Un gerente de proyectos es muchas veces un representante del cliente y debe determinar e implementar las necesidades exactas del cliente, basándose en su conocimiento de la firma que representa. La habilidad de adaptar los múltiples procedimientos internos de la parte contratante y la forma de estrechar los lazos con los representantes seleccionados es esencial para asegurar que los objetivos clave de costo, tiempo, calidad y, sobre todo, satisfacción al cliente, se hagan realidad. Sin importar el campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.

15 1 Descripción del Proyecto 3 Cualquier tipo de producto o servicio - edificios, vehículos, productos electrónicos, software de computadora, servicios financieros, etc. - puede ser supervisado en su implementación por el gerente de proyectos y su operación por el gerente de producto. Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto también se conoce como el Triángulo de la Gestión de Proyectos, donde cada lado representa una restricción. Un lado del triángulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restricción. La restricción de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto. La restricción de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto. La restricción de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto. Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance típicamente aumenta el tiempo y el costo, una restricción fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reducción en los alcances, y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reducción de los alcances. La disciplina de la gestión de proyectos consiste en proporcionar las herramientas y técnicas que permiten al equipo de proyecto (no solamente al gerente del proyecto) organizar su trabajo para cumplir con todas esas restricciones. Tiempo El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir. Costo El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costes de mano de obra, costes de materiales, administración de riesgo,

16 1 Descripción del Proyecto 4 infraestructura (edificios, máquinas, etc.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el coste típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto. Alcance Requerimientos especificados para el resultado final. La definición global de lo que se supone que el proyecto debe alcanzar y una descripción específica de lo que el resultado final debe ser o debe realizar. Un componente principal del alcance es la calidad del producto final. La cantidad de tiempo dedicado a las tareas individuales determina la calidad global del proyecto. Algunas tareas pueden requerir una cantidad dada de tiempo para ser completadas adecuadamente, pero con más tiempo podrían ser completadas excepcionalmente. A lo largo de un proyecto grande, la calidad puede tener un impacto significativo en el tiempo y en el costo (o viceversa). 1.2 Objetivos reales y operativos El proyecto consiste en desarrollar un sistema que permita gestionar una empresa de servicios. Este sistema cumple con los siguientes requisitos: o Ser una herramienta imprescindible para que cada persona, desde su perfil, pueda gestionar su propio trabajo diario: tareas pendientes, tareas realizadas, grado de avance en las tareas en curso. o Cada tarea tiene su responsable, los objetivos del trabajo y los tiempos que necesita; así como los requerimientos de partida necesarios para el inicio de la tarea y los resultados que deben entregarse y quien debe recibirlos. o Contener toda la información para el análisis de ratios de rentabilidad y eficiencia. Además cubre las siguientes áreas de trabajo: o Gestión Comercial: se inicia con los contactos comerciales y finaliza con la aceptación de una oferta. o Gestión de Proyectos y Recursos. o Gestión de Tareas. o Gestión Documental. Además la estructura jerárquica de una empresa de servicios obliga a diseñar un sistema multiusuario con una amplia gama de perfiles con privilegios muy diferentes.

17 1 Descripción del Proyecto 5 El requisito fundamental es que el sistema en ningún momento debe ralentizar el trabajo ni sobrecargar el trabajo de cada persona. Por lo tanto, la introducción de información manual por el personal de la empresa debe ser el mínimo necesario para que se pueda llevar a cabo la óptima gestión de la empresa, y los procesos y procedimientos de trabajo parametrizados en el sistema deben ser flexibles. Es más importante conocer en qué estado está cada tarea, qué tareas tiene cada equipo de trabajo o qué tiempos lleva cada tarea a garantizar la correcta aplicación de un flujo de trabajo. Como requerimiento técnico, el desarrollo software y la base de datos se presentarán en código abierto y en un lenguaje de programación moderno que permita la rápida actualización del mismo. El objetivo principal es que el sistema pueda crecer en paralelo a las necesidades de gestión de la empresa, con costes reducidos y rápidas actualizaciones. 1.3 Metodología de trabajo y recursos a utilizar El proyecto consta de las siguientes partes: memoria, estudio económico y anexos (toda información adicional). El tipo de metodología para la parte técnica del sistema será Modular, por lo que podrá ponerse en funcionamiento cualquiera de los módulos funcionales sin necesidad de cualquiera de los otros. Los módulos responden a necesidades puntuales de gestión, por lo que habrá un módulo para cada área o necesidad de gestión. Los Módulos y algunas de sus características más importantes son: o Módulo de Gestión Comercial (MGC): Gestionará la información de clientes, permitiendo la gestión de clientes en varios niveles de jerarquía. También gestionará la información de prospects (clientes potencias), permitiendo el paso de prospect a cliente una vez realizada la venta; y además la información de contacto, siendo éste la persona/s de un cliente o prospect con la que se negoció la venta. o Módulo de Gestión de Proyectos y Recursos (MGP): Permitirá el diseño de proyectos tipo, como agrupaciones de tareas. Las tareas estándar tendrás asignados tipos de equipos, tiempos medios y máximos, necesidades de recursos para su realización y entradas y salidas de información y resultados.

18 1 Descripción del Proyecto 6 o Módulo de gestión de Tareas (MGT): Llevará el peso de la gestión del Sistema, siendo la ventana al resto de funcionalidades y módulos del Sistema. Permite, en fase de diseño, la creación de Tareas que irán asociadas a cada tipo de trabajo, y por tanto a un tipo específico de equipo. La segunda funcionalidad será la de seguimiento, por lo que cada persona podrá acceder a las Tareas(y por tanto Proyectos) que tiene asignadas. o Módulo de Gestión Documental (MGD): Permitirá almacenar la documentación vital de cada tarea, proyecto o propuesta. Como acceso a biblioteca permitirá realizar búsqueda de documentación por cliente, proyecto, tipo de proyecto, palabras clave o fechas. El análisis de la plataforma consta de la arquitectura cliente-servidor, el servidor de aplicaciones y seguridad. El entorno de desarrollo utilizado es el eclipse v3.4, el cual ya tiene integrado el servidor Tomcat. Arquitectura cliente-servidor: es un modelo para el desarrollo de sistemas de información, en el que las transacciones se dividen en procesos independientes que cooperan entre sí para intercambiar información, servicios o recursos. Se denomina cliente al proceso que inicia el diálogo o solicita los recursos y servidor, al proceso que responde a las solicitudes. Para la parte servidora ha utilizado la tecnología J2EE (Java Enterprise Edition). Dentro de la arquitectura cliente-servidor se encuentra el modelo 3 capas, que es el utilizado en este proyecto. Dichas capas son: o Capa de datos: es la Base de Datos, se utiliza para guardar información de proyectos y tareas. Existen algunos gratuitos como MySQL, SQLittle, etc. y otros comerciales como Oracle, Informix, etc. Los comerciales se descartan por ser muy caros y por no precisar una gran carga de trabajo. Se elige MySQL por ser un software muy maduro y que existe en muchos sitios. Además contiene muchas herramientas que facilitan la administración y consultas. o Capa de negocios: o capa intermedia, se utiliza el modelo MCV. Mode: es la parte que interactúa con la base de datos y que se la conoce como DAO.

19 1 Descripción del Proyecto 7 Controller: es el Servlet de la aplicación y sirve de conexión entre los DAO y los JSP s. Un servlet es un objeto que se ejecuta en un servidor o contenedor JEE y permite generar páginas Web de forma dinámica a partir de los parámetros de la petición que envíe el navegador Web. View: los JSP s, que son una tecnología Java que permite generar contenido dinámico para Web, en forma de documentos HTML en este caso. Las JSP's permiten la utilización de código Java mediante scripts. Además es posible utilizar algunas acciones JSP predefinidas mediante etiquetas. o Capa de presentación: Se presenta en forma de HTML con el browser. Servidor de Aplicaciones: un servidor de aplicaciones es un computador potente que atiende a varios ordenadores de bajos recursos (terminales). Se dice que sirve aplicaciones porque las aplicaciones no están instaladas en las terminales, sino en el servidor. Se elige la última versión de Tomcat. Seguridad: la comunicación entre cliente-servidor debe estar encriptada para asegurar la seguridad en la transacción y evitar fraudes. La seguridad se puede definir en cuatro conceptos: privacidad, autenticación, integridad y no repudio, siendo la privacidad e integridad los más importantes.

20 2 Justificación de la aplicación desarrollada en este Proyecto

21 2 Justificación de la aplicación desarrollada en este proyecto 9 2 Justificación de la aplicación desarrollada en este proyecto Este capítulo recoge de manera general, las principales causas por las que se va a llevar a cabo este proyecto, la situación actual de las empresas (en un entorno cada vez más competitivo), sus necesidades y requerimientos, y cómo la Gestión de Proyectos supone una herramienta relevante para las empresas de servicios profesionales; por ejemplo, permite gestionar proyectos relacionados con el benchmarking y la reingeniería, mejorando la eficacia competitiva de la empresa. La Gestión de Proyectos se posiciona dentro de las soluciones BPM, que cada vez se encuentran más implantadas en las empresas de servicios ya que permiten abordar la automatización y optimización del funcionamiento de las empresas, dando el adecuado servicio en el mundo actual de intensa competencia y cambios. Para ello existen numerosas aplicaciones BPM que permiten a las empresas definir, analizar e implementar procesos empresariales capaces de ayudar a satisfacer las necesidades de los clientes. Otras herramientas se centran en la Gestión de Proyectos, permitiendo un control riguroso sobre el tiempo, las personas o los imprevistos que puedan surgir. Por último, las aplicaciones para la Gestión Comercial permiten satisfacer los requerimientos de los circuitos administrativos y comerciales de toda la empresa. 2.1 Situación empresarial actual En la situación empresarial actual las empresas tienen que hacer frente a una competencia cada vez más fuerte. Los esfuerzos por parte de las empresas para mejorar su posicionamiento competitivo y diferenciarse de la competencia son cada vez más necesarios. Entre estos esfuerzos, la gestión de proyectos supone un importante elemento de apoyo, ya que ayuda en gran medida al progreso de la misma y responde a la necesidad de aprovechar las nuevas tecnologías para aumentar la competitividad de las ingenierías y empresas de servicios que trabajan desarrollando proyectos Gestión de proyectos Situación empresarial actual La gestión de proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, históricamente relacionada con proyectos de ingeniería de construcción de obras civiles (como los proyectos de ingeniería hidráulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logística o la creación de equipos de trabajo, con sus categorías profesionales *La visión integrada en los procesos vincula la gestión al aprendizaje.

22 2 Justificación de la aplicación desarrollada en este proyecto 10 definidas, o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde aparece el control de costes y tiempos y la aplicación de soluciones normalizadas, como por ejemplo en la construcción de una calzada), y en campañas militares, donde también entran en juego muchos elementos de gestión (identificación de objetivos, gestión de recursos humanos, logística, identificación de riesgos, financiación, etc.). Pero es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas técnicas desde el punto de vista profesional, han transformado la administración por proyectos en una disciplina de investigación. La gestión de proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto de forma tal de cumplir con los requerimientos del proyecto. Se lleva a cabo mediante el uso de procesos tales como: iniciación, planificación, ejecución, control y término. El equipo de proyecto gestiona el trabajo de los proyectos, trabajo que comúnmente implica: distintas demandas de alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad; clientes con diferentes necesidades y expectativas; y requerimientos identificados. La gestión de proyectos se encuentra regulada por la norma UNE 16600X, ya que una adecuada gestión de todas las actividades a ir realizando supone una mayor garantía de eficacia en la consecución de los objetivos y un enfoque de optimización de los recursos que se plantea no sólo en la gestión interna de los proyectos, sino además en la preparación y el análisis fiscal de los mismos para asegurar las importantes deducciones fiscales existentes que van dirigidas a cualquier empresa y organizaciones publicas y privadas. Se puede definir proyecto como un conjunto de actividades interdependientes orientadas a un fin específico, con una duración predeterminada, en el que intervienen diferentes personas con distintos perfiles. Completar con éxito un proyecto significa cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones técnicas, de costo y de plazo de terminación. A un conjunto de proyectos orientados a un objetivo superior se denomina programa, y un conjunto de programas constituye un plan. La gestión de proyectos suele tener asociado algunos problemas tales como: Falta de comunicación en el proceso: en un proceso hay un conjunto de tareas interrelacionadas, con un responsable principal para cada una. En cada tarea hay inputs y outputs, por lo que será necesario que fluya una buena comunicación no solo de manera vertical (responsable y trabajadores), si no también de manera horizontal (entre los trabajadores de cada tarea).

23 2 Justificación de la aplicación desarrollada en este proyecto 11 Falta de planificación: al no tener las actividades bien organizadas, se produce una dispersión en el trabajo que repercute en una pérdida de tiempo. Falta de control: el cuadro de mando es una herramienta que permite medir las actividades de un proyecto en términos de su visión y estrategia. La gestión de proyectos suele descuidar este concepto. Por otra parte, una buena gestión de proyectos aporta una serie de beneficios muy importantes para la organización, que son: Know how o conocimiento compartido entre los distintos integrantes. Organización por procesos: hay que agrupar las actividades entre sí constituyendo procesos que permitan a la organización centrar su atención sobre áreas de resultados que son importantes conocer y analizar para la gestión del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados. Optimización de recursos: permiten determinar la manera más eficiente de usar o aprovechar los bienes, personas, tiempos, disponibles. Control de calidad: es el conjunto de actividades realizadas para garantizar el cumplimiento de los requisitos. Control de gestión (Cuadro de Mando): permite guiar la gestión hacia los objetivos del proyecto y un instrumento para evaluarlo. Control de necesidades y requisitos del cliente: es importante que el cliente quede satisfecho, por ello la gestión de proyectos permite tener un control más riguroso de sus necesidades que favorece la relación empresa-cliente. Los servicios profesionales juegan un papel importante en la mejora de la competitividad de la economía europea ya que constituyen aportaciones para la economía y la actividad empresarial, de tal modo que su calidad y competitividad producen importantes efectos colaterales. También son importantes debido a su importancia directa para los consumidores. Los servicios profesionales más significativos son: Ingeniería: la "Ingeniería" es la profesión en la que el conocimiento de las matemáticas y ciencias naturales, obtenido mediante estudio, experiencia y práctica, se aplica con juicio para desarrollar formas de utilizar, económicamente, los materiales y las fuerzas de la naturaleza para beneficio de la humanidad y del ambiente.