MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE CONVOCATORIA DE PROMÉXICO

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1 MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE CONVOCATORIA DE Unidad de Administración y Finanzas Mayo 2011.

2 Í N D I C E PÁGINA 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS 3 2. MARCO JURÍDICO 5 3. OBJETIVOS 6 4. ÁMBITO DE APLICACIÓN 7 5. ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL SUBCOMITÉ 7 6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE SUS MIEMBROS 8 7. SESIONES 9 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 9 9. TRANSITORIO 10 2

3 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS Para la comprensión conceptual del presente Manual, se tomarán en cuenta las siguientes definiciones: 1 ACTA Documento en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de una reunión, así como de los acuerdos o decisiones tomados y de los asuntos aprobados o no aprobados. 2 ACUERDOS Resolución emitida por los miembros del Subcomité Revisor de Convocatoria para las Licitaciones Públicas e Invitaciones a Cuando Menos Tres Personas de, con derecho a voz y voto, sobre los asuntos que se someten a su consideración. Área (s) Requirente (s): 3 AR Unidades Administrativas que de acuerdo a sus necesidades solicite o requiera la adquisición o arrendamiento de bienes muebles o de la prestación de servicios. 4 CAC Coordinación de Adquisiciones y Contrataciones. 5 COMITÉ Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de ProMéxico. 6 COMITÉ TÉCNICO Órgano de Gobierno de. 7 CONVOCATORIA Documento que regula las condiciones, requerimientos y especificaciones de los bienes y/o servicios a contratar a través de Licitación Pública o Invitación a Cuando Menos Tres Personas. 8 CGAJ Coordinación General de Asuntos Jurídicos. 9 DEF Dirección Ejecutiva de Finanzas. 10 INVESTIGACIÓN DE MERCADO La verificación de la existencia de bienes, arrendamientos o servicios de proveedores conforme a lo señalado en el artículo 2, fracción X de la Ley. 3

4 11 INVITACIÓN Invitación a cuando menos tres personas por excepción al procedimiento de Licitación Pública 12 LEY Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 13 LICITACIÓN PÚBLICA Procedimiento de contratación a que se refiere el artículo 28 de Ley. 14 OIC Órgano Interno de Control en. 15 ORDEN DEL DÍA Documento que contiene la relación de los asuntos que se abordarán durante la reunión. 16 Fideicomiso Público considerado Entidad Paraestatal sectorizado a la Secretaría de Economía. 17 REGLAMENTO Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 18 SFP Secretaría de la Función Pública. 19 SUBCOMITÉ Subcomité Revisor de Convocatoria de. 4

5 2.- MARCO JURÍDICO A) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos B). LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública Federal; Ley Federal de las Entidades Paraestatales; Ley de Planeación; Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. C) REGLAMENTOS Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; Reglamento de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; y Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D) DECRETOS Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año en curso. E) ACUERDOS Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales, publicado en el DOF el 16 de julio de 2010; 5

6 Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, publicado en el DOF el 09 de agosto de 2010; y Acuerdo por el que se emiten diversos lineamientos en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y de obras públicas y servicios relacionados con las mismas, publicado en el DOF el 09 de septiembre de OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: El SUBCOMITÉ es el encargado de analizar, sancionar y en su caso aprobar la CONVOCATORIA de los procedimientos de LICITACIÓN PÚBLICA y de INVITACIÓN, con la intención de que se revise las condiciones y requerimientos establecidos en las mismas, previo a su publicación en COMPRANET. De igual forma, coadyuvará proponiendo mejoras a la estructura y contenido de la CONVOCATORIA, de tal manera que sirva de medida preventiva para optimizar los procedimientos de LICITACIÓN PÚBLICA y de INVITACIÓN. De igual manera vigilará se cumpla con la legislación aplicable, atendiendo entre otras, las medidas de austeridad y disciplina del gasto asignado a. En razón de lo anterior, el presente documento tiene como propósito determinar la estructura, las funciones, la forma en que se deben realizar las sesiones del SUBCOMITÉ y los informes que se deberán rendir al COMITÉ, con la finalidad de que dicho SUBCOMITÉ revise la CONVOCATORIA de LICITACIÓN PÚBLICA e INVITACIÓN, para asegurar que éstas cumplan con las condiciones señaladas en las disposiciones legales y normativas vigentes, así como revisar que reflejen íntegramente los requerimientos de las AR. ACTIVIDADES PARTICULARES: El SUBCOMITÉ tendrá bajo su responsabilidad el cumplimiento de las actividades detalladas a continuación: Revisar el contenido de la CONVOCATORIA; Analizar experiencias de otros grupos de trabajo similares, que puedan ser de utilidad para ; Formular propuestas tendientes a mejorar la estructura y contenido de la CONVOCATORIA a LICITACIÓN PÚBLICA e INVITACIÓN; 6

7 Documentar el trabajo del SUBCOMITÉ para sustentar las decisiones que emita el COMITÉ; 4.- ÁMBITO DE APLICACIÓN Este Manual es de aplicación obligatoria para los miembros del SUBCOMITÉ. 5.- ESTRUCTURA E INTEGRACIÓN DEL SUBCOMITÉ Atendiendo a lo dispuesto por el artículo 21, fracción I del REGLAMENTO, el SUBCOMITÉ estará integrado por los servidores públicos que se mencionan a continuación: 5.1. Con derecho a voz y voto: Presidente: a) El titular de la CAC Vocal: a) Representante de la DEF Invitado: a) Representante del AR Con derecho a voz pero sin voto: Asesor: a) Servidor público que designe el OIC. b) Servidor público que designe la CGAJ. Con relación a lo anterior, se observará lo siguiente: Los miembros del SUBCOMITÉ deberán nombrar a su respectivo suplente. 7

8 6.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE SUS MIEMBROS 6.1. Funciones del Presidente: a) Someterá los temas a tratar y el ORDEN DEL DÍA en cada sesión, además de coordinarlas, dirigirlas y convocar a reuniones extraordinarias, cuando así se justifique; b) Remitir a cada uno de los miembros del SUBCOMITÉ el ORDEN DEL DÍA y la carpeta que contiene los asuntos a tratar. ; c) Informar bimestralmente al COMITÉ, los asuntos dictaminados por el SUBCOMITÉ, previendo que el envío de la información sea con tres días de anticipación a la fecha programada para la sesión ordinaria correspondiente; 6.2. Funciones de los Vocales: a) Analizar el ORDEN DEL DÍA y la documentación soporte; b) Revisar que el contenido y alcance de la CONVOCATORIA de LICITACIÓN PÚBLICA e INVITACIÓN, cumplan con los requisitos mínimos dentro del ámbito de su competencia; c) Emitir comentarios Funciones de los Asesores: a) Emitir en su caso, comentarios y/o sugerencias respecto de las CONVOCATORIAS; b) Proporcionar asesoría en materia de su competencia para contribuir a la toma de decisiones, de conformidad con la normatividad vigente Funciones de los Invitados: a) Presenta a la consideración del SUBCOMITÉ, las normas y especificaciones, la investigación de mercado, la justificación y las características técnicas de la CONVOCATORIA y demás requisitos que correspondan a temas y asuntos bajo su responsabilidad, para lo cual proporcionarán la información que les sea requerida para el efecto. 8

9 7. SESIONES El SUBCOMITÉ funcionará por sesiones, mismas que se celebrarán en el lugar, día y hora establecidos en el ORDEN DEL DÍA, siempre y cuando asistan la mitad más uno de los miembros acreditados, y se requerirá siempre la presencia del Presidente o el servidor público designado como Suplente, Vocal y el AR del asunto de que se trate en la CONVOCATORIA a revisar. En caso de no existir el quórum necesario, se cancelará la sesión y se convocará nuevamente. El SUBCOMITÉ se reunirá cuando resulte necesario, por lo que el Presidente convocará cuando menos con 2 días de anticipación. DEL ORDEN DEL DÍA Y ACUERDOS Las reuniones deben celebrarse bajo un ORDEN DEL DÍA previamente establecido que se acompañará a la CONVOCATORIA para cada sesión. No se podrán analizar asuntos y documentos no previstos en el ORDEN DEL DÍA de cada reunión. Los ACUERDOS del SUBCOMITÉ se tomarán por mayoría de votos. DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Se elaborará y adjuntará a la notificación a cada reunión, el proyecto de CONVOCATORIA que deba ser analizado por los integrantes del SUBCOMITÉ en cada sesión. DEL REGISTRO Y CONTROL Se integrará un registro de asistencia de las reuniones que celebre el SUBCOMITÉ. 8.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN a) El SUBCOMITÉ procederá al análisis de los proyectos de CONVOCATORIA con fundamento en la normatividad vigente. b) Con base en el análisis practicado, el SUBCOMITÉ hará las observaciones pertinentes, las modificaciones y adecuaciones para obtener las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes favorables para y posteriormente aprobará la CONVOCATORIA. 9

10 c) Los asistentes a la sesión del SUBCOMITÉ con derecho a voto, analizarán los casos presentados considerando las opiniones viables de los asesores o los invitados, así como las acciones que respalden la decisión que se haya planteado. d) Las decisiones se tomarán por mayoría de los miembros con derecho a voto; en caso de empate, quien presida tendrá voto de calidad. e) En los asuntos que se ventilen en el seno del SUBCOMITÉ se tomarán decisiones con estricto criterio de imparcialidad y de honradez con base en la normatividad aplicable. La actuación del SUBCOMITÉ se caracterizará por la toma de decisiones objetivas y expeditas, de tal forma que no interfieran en el proceso de contratación de las adquisiciones, arrendamientos y servicios. f) De cada sesión se elaborará una ACTA en la que se asentarán los asuntos tratados en dicha sesión, así como los ACUERDOS a que se haya llegado y será firmada por todos los asistentes tanto titulares y/o suplentes como invitados. g) El SUBCOMITÉ deberá informar al COMITÉ de forma bimestral en la sesión ordinaria que corresponda, los asuntos dictaminados como aprobados, en el formato previamente establecido por el SUBCOMITÉ, en el que se precisará los siguientes elementos: Descripción de los servicios a contratar, monto, procedimiento de contratación y acuerdos tomados por el SUBCOMITÉ. 9. TRANSITORIO. El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por el COMITÉ y su vigencia estará determinada por la LEY, REGLAMENTO y por todas aquellas disposiciones normativas que con posterioridad se establezcan. México, D.F. a 26 de mayo de

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