INSTRUCTIVO DE AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES FISCALES INSTRUCTIVO DE SACFI DGI Actualizado: Enero 2017 CRISTIANA, SOCIALISTA, SOLIDARIA! DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS Costado Norte de Catedral Metropolitana

2 Sistema e Imprentas SACFI Índice INTRODUCCIÓN... 2 Detalle de Comprobante Fiscales... 3 PROCESO... 4 I. SOLICITUD DE COMPROBANTES... 6 I.1 DETALLE DE IMPRENTA... 7 I.2 DETALLE DE SUCURSAL... 8 I.3 TIPOS DE COMPROBANTES... 8 I.4 ACTUALIZACIÓN DE SUCURSALES... 9 I.5 TIPO DE FACTURA I.6 NÚMERO DE COPIAS I.7 CANTIDAD DE BLOCK I.8 CANTIDAD DE FACTURAS AUTORIZADAS I.9 PIE DE IMPRENTA FISCAL I.10 GENERACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN II. AUTORIZACIONES CF (COMPROBANTES FISCALES) III. VALIDAR COMPROBANTE IV. ACTUALIZAR SUCURSALES V. CONSULTAS DE COMPROBANTE PERÍODO VI. CONSULTA PLANILLA DE COMPROBANTES ANULADOS VII. CONSULTA DE PLANILLA DE INGRESOS

3 Sistema e Imprentas SACFI INTRODUCCIÓN 2 La Dirección General de Ingresos (DGI) con el ánimo de mejorar la calidad de sus servicios y facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, ha venido desarrollando un programa de fortalecimiento y modernización de sus sistemas informáticos. Teniendo en cuenta que las facturas y otros documentos equivalentes 1 constituyen el sustento documental para determinar las obligaciones tributarias de los contribuyentes y que la emisión y registro de estos comprobantes son elementos básicos para garantizar la transparencia comercial, se hace necesario el desarrollo del Sistema Automatizado de Comprobantes Fiscales e Imprentas SACFI. El SACFI proporciona todas las facilidades para la autorización automatizada de comprobantes fiscales, de tal forma que podrán seleccionar la imprenta que se encuentra autorizada para tal fin. 1 En este documento se refiere a comprobantes fiscales: Facturas, Notas de Débitos, Notas de Créditos, Constancia de Retención, tiquetes y Recibos

4 Sistema e Imprentas SACFI Detalle de Comprobante Fiscales 3 Comprobantes Facturas A ; Facturas N Facturas CF Recibos Notas débitos Notas créditos de y de Constancias de retención Conceptos Son comprobantes que acreditan la transferencia o enajenación de bienes, prestación de servicios y el uso o goce de bienes y el control en los gastos y crédito fiscal. Son comprobantes que acreditan la transferencia o enajenación de bienes, prestación de servicios y el uso o goce de bienes y el control en los gastos y crédito fiscal, emitidos por los contribuyentes nuevos, inscritos. Son comprobantes que no generan crédito fiscal, se emiten mediante facturas CF y/o tickets de máquinas registradoras no computarizadas. Serán utilizados para registrar el pago parcial de facturas ya emitidas, así como registrar pagos menores, en ningún caso pueden utilizarse para acreditamiento. Las notas débito y crédito son utilizadas por los contribuyentes para realizar un ajuste en las cuentas de sus clientes, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor. En ambos documentos contables debe hacerse referencia a la factura emitida con anterioridad. Son comprobantes fiscales donde se detalla el total de la retención efectuadas por el responsable retenedor a su proveedor. Factura N es: para los contribuyentes nuevos, inscritos, tendrán vigencia menor a un año y a partir de la tercera vigencia cambia de facturación N a Factura A, manteniendo la numeración consecutiva.

5 PROCESO Sistema e Imprentas SACFI 4 Debe ingresar a la Ventanilla Electrónica Tributaria en la opción autorización de comprobantes fiscales. Esta especificará que tipo de comprobantes realizará, en este caso se desplegarán los tipos de facturas que podrá efectuar: Gráfico No. 1 Al ingresar se mostrarán las siguientes opciones: Comprobantes fiscales, Máquina registradora (MQR), Sistema de Facturación Computarizada (SFC), Cargar Planillas. Este instructivo explica cómo ingresar al MENÚ COMPROBANTES FISCALES, el otro menú se encuentra en los instructivos de SACFI- SISTEMA DE FACTURACIÓN COMPUTARIZADA Y MÁQUINAS REGISTRADORAS Gráfico No. 2

6 Sistema e Imprentas SACFI 5 Comprobantes fiscales; en este menú se despliegan siete accesos: I. Solicitud de comprobantes II. Autorización de comprobantes fiscales III. Validar comprobantes IV. Actualizar sucursales V. Consultas comprobante período VI. Consulta planilla de comprobantes anulados VII. Consulta de planilla de ingresos Gráfico No. 3Menú de Comprobantes Fiscales

7 Sistema e Imprentas SACFI 6 I. SOLICITUD DE COMPROBANTES Esta opción se habilitará para la solicitud de comprobantes fiscales, de acuerdo al régimen en que se encuentre inscrito. Contribuyentes inscritos como Régimen General. Contribuyentes NUEVOS inscritos como Régimen General. Contribuyentes inscritos como Régimen Simplificado Cuota Fija Esta opción se habilitará para la solicitud de comprobantes fiscales, de acuerdo al régimen en que se encuentre inscrito. Grafico No. 4

8 Sistema e Imprentas SACFI 7 I.1 DETALLE DE IMPRENTA Se debe ingresar el detalle de solicitud comprobantes fiscales iniciando con la selección de imprentas. El sistema mostrará el listado de imprentas que están disponibles para elegir la de preferencia, y continuar con el proceso de solicitud. Grafico No. 5 Grafico No. 6 Seleccionada la imprenta se visualizarán los datos de la imprenta. Grafico No. 7

9 Sistema e Imprentas SACFI 8 I.2 DETALLE DE SUCURSAL A un costado de la pantalla se visualiza la ventana DETALLE DE SUCURSAL, en esta selección debe desplegar cada una de las sucursales almacenadas previamente, la cual se podrá seleccionar una cada vez, sino posee sucursal esta opción no se habilitará, luego se desplegará la siguiente opción. Grafico No. 8 Para iniciar el proceso del detalle de solicitud de comprobantes fiscales, los contribuyentes deberán actualizar los datos de las sucursales existentes. Grafico No. 9 I.3 TIPOS DE COMPROBANTES Seleccionar los comprobantes que desee solicitar para su aprobación, para los contribuyentes ya inscritos, en la Administración Tributaria al momento de entrar a producción el SACFI. Gráfico No. 10

10 Sistema e Imprentas SACFI 9 Recibos y Constancias de retención NO SON ACREDITABLES. Para los nuevos inscritos en la Administración Tributaria se le habilitará: facturas N, recibos, N/D, N/C y constancias de retención. Gráfico No. 11 Los comprobantes, recibos y constancias de retención NO SON ACREDITABLES para los contribuyentes nuevos, inscritos. Si las facturas se terminan antes de la fecha de vencimiento, pueden solicitar nuevamente pero esta tendrá la misma fecha de vencimiento de las primeras del rango. Régimen Simplificado de Cuota Fija: Gráfico No. 12 I.4 ACTUALIZACIÓN DE SUCURSALES Si previamente no ha actualizado las sucursales, al seleccionar un tipo de comprobante le desplegará la opción de actualizar, en caso de que no posea sucursal seleccione la opción omitir paso. Si actualizará sucursales ingrese los datos de la sucursal/es que desea actualizar, también puede hacerlo con la opción del menú Actualizar sucursales.

11 Sistema e Imprentas SACFI 10 Actualizar sucursales Gráfico No. 13 I.5 TIPO DE FACTURA Tipo de factura; en este caso el contribuyente seleccionará el tipo de factura de contado, crédito o de Crédito/Contado una selección a la vez. Gráfico No. 14 Si el contribuyente ya seleccionó de forma individual crédito o contado, en la siguiente solicitud no podrá seleccionar crédito/contado, y si en la primera solicitud seleccionó crédito/contado, en las próximas solicitudes no podrá efectuar individualmente; crédito contado.

12 Sistema e Imprentas SACFI 11 I.6 NÚMERO DE COPIAS Cantidad de copias, aquí debe seleccionar cuantas copias solicitará para cada comprobante, uno a la vez. Gráfico No. 15 I.7 CANTIDAD DE BLOCK Gráfico No. 16 Cantidad de facturas solicitadas, el contribuyente deberá digitar la cantidad de facturas que contendrá cada block, esto dará como resultado la cantidad solicitada. Gráfico No. 17 Almacenada la información de forma correcta dar clic a Agregar I.8 CANTIDAD DE FACTURAS AUTORIZADAS La cantidad de facturas autorizadas se limitará para los contribuyentes nuevos, inscritos y dependerá de la actividad económica. I.9 PIE DE IMPRENTA FISCAL En el momento de almacenar por primera vez la solicitud de contribuyente ya inscritos. Se requiere de la información del pie de imprenta fiscal en el caso de la solicitud de facturas A y recibos. Es opcional para Constancia de Retención;

13 Sistema e Imprentas SACFI 12 en este caso si almacena los datos de pie de imprenta fiscal, los rangos de facturas continuarán de último número informado, sino almacenan información del pie de imprenta, sus comprobantes iniciarán de 001; no se requerirá en los casos factura CF 2, NC, ND, ya que estas inician de vero. Gráfico No. 18 Cuando se requieren los datos del último pie de imprenta fiscal. Gráfico No. 19 Cuando es opcional el pie de imprenta fiscal. 2 Factura Cuota fija, NC: notas de Créditos, ND: Notas de Débitos

14 Sistema e Imprentas SACFI 13 Gráfico No. 20 Si posee sucursales, seleccionará dicha sucursal y lo mismo aplicará con respecto a los comprobantes. I.10 GENERACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Completada la información el sistema le generará su autorización de comprobantes fiscales siempre que el contribuyente haya cumplido con sus obligaciones tributaria. Se detallará el tipo de comprobante: tipo de factura, serie, facturas aprobadas, Rango de Facturas, Block y copias. A continuación ver gráfico No. 21

15 Sistema e Imprentas SACFI 14 Gráfico No. 21. Este documento tiene vigencia de un mes para presentarlo a la imprenta y que esta proceda a la elaboración de los comprobantes fiscales autorizados. Generada la orden de trabajo la imprenta deberá informar la fecha de entrega de la orden de trabajo, fecha en la cual empieza la vigencia de los comprobantes.

16 Sistema e Imprentas SACFI 15 II. AUTORIZACIONES CF (COMPROBANTES FISCALES) En esta opción el contribuyente podrá verificar las autorizaciones de comprobantes vigentes, antes de efectuar la solicitud de comprobantes fiscales deberá realizar la consulta para verificar los rangos de sus comprobantes fiscales. Se desplegará el número de autorización, RUC, estado de la autorización y tendrá opción de reimprimir o de guardar la autorización, ver gráficos. No 22, 23 y 24. Gráfico No. 22 Gráfico No. 23

17 Sistema e Imprentas SACFI 16 Gráfico No. 24 III. VALIDAR COMPROBANTE Consulta en la página Web y VET de la DGI que le permitirá a cualquier persona o contribuyente inscrito, consultar el estado de las facturas por sus compras y validar si estas se encuentran autorizadas. Esta consulta debe ser por RUC, tipo de comprobantes, tipo de factura, N comprobante, serie y fecha de emisión; una vez que el comprador haya digitado el número de factura, el sistema le mostrará si el comprobante es válido o no. A continuación se muestran los accesos web y VET: Validación por la WEB Gráfico No. 25

18 Sistema e Imprentas SACFI 17 Validación por la VET. Gráfico No. 26 En ambos acceso se debe de continuar con los siguientes pasos: seleccione el tipo de comprobantes: Gráfico No. 27

19 Sistema e Imprentas SACFI 18 Gráfico No. 28 El sistema mostrará si es válido o no el comprobante: Gráfico No. 29

20 Sistema e Imprentas SACFI 19 Gráfico No. 30 IV. ACTUALIZAR SUCURSALES El sistema permite actualizar sucursales antes de efectuar la solicitud, a la casa matriz se le asigna la serie A, las sucursales inician de la serie B. El sistema lleva un orden lógico en la asignación de las series. En la opción de comprobantes fiscales en el acceso actualizar sucursal, al ingresar a esta opción, podrá ingresar información de la sucursal a registrar.

21 Sistema e Imprentas SACFI 20 Gráfico No. 31 V. CONSULTAS DE COMPROBANTE PERÍODO El sistema permite consultar la autorización de comprobantes por rango de fecha, mostrará en detalle los comprobantes autorizados. Gráfico No. 32

22 Sistema e Imprentas SACFI 21 VI. CONSULTA PLANILLA DE COMPROBANTES ANULADOS Permite visualizar el detalle de la planilla de comprobantes anulados, esta debe informarse los días 1ro de cada mes. Gráfico No. 33 VII. CONSULTA DE PLANILLA DE INGRESOS Permite visualizar el detalle de la planilla de ingresos de comprobantes que emitió a la Administración Tributaria, recuerde que esta debe informarse el primer día de cada mes. Gráfico No. 34