PROGRAMA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS HABILIDADES DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

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1 PROGRAMA PARA EL FORTALECIMIENTO DE LAS HABILIDADES DE PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN EN PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS Consultor Ing. Jaime Lozada. MBA Copyright Presentación propiedad de la compañía ESTRATEK S.A. Prohibido su reproducción total o parcial sin previo permiso de su autor

2 Objetivo de este Programa Desarrollar un Programa de Asistencia Técnica con herramientas y metodologías de gestión empresarial que permita fortalecer las habilidades de Planeación, Ejecución y Control de Gestión de los Directivos y Jefaturas en Pymes, y con ello lograr un mejoramiento en el desempeño integral de la Organización

3 Etapas del Programa 1. Desarrollo de un diagnostico situacional en cada una los principales departamentos de la Organización, a fin de determinar las áreas criticas a ser atendidas. 2. Realización de una reunión de sensibilización del Equipo Directivo (Director y Jefes Departamentales), para lograr su completa participación y contribución al programa. 3. Servicio de asistencia técnica in house, que ayude a la utilización de las nuevas herramientas gerenciales, así como la planificación e implementación de proyectos que garanticen el mejoramiento de las diferentes áreas. 4. Desarrollo de módulos de capacitación en modernas técnicas gerenciales, que permita el fortalecimiento de las habilidades de gestión de los Gerentes, Jefes y Supervisores. 5. Recolección de datos y generación de reportes de gestión y avance de los objetivos estratégicos y los planes de acción. 6. Desarrollo de una auditoria final, que evalué el impacto logrado por el programa, y el establecimiento de nuevas líneas de acción a ser ejecutadas en el futuro.

4 Fase 1: Diagnostico Situacional El Programa para el Fortalecimiento de las habilidades de Planeación, Ejecución y Control de Gestión inicia con un Diagnostico Situacional en el cual se analizan los diferentes departamentos de la Organización, con el fin de determinar las áreas criticas de atención. Este diagnostico permitirá estructurar un Plan de Acción, el cual será implementado a lo largo del Programa. Diagnostico Organizacional Finanzas Mercadeo y Ventas Producción y Calidad Administración y Control Areas prioritaria s de trabajo Radar general de la Organización Diagrama de Radar de las áreas del sector prioritario Análisis sobre los segmentos de baja puntuación Identificaci ón de las áreas a intervenir Recursos Humanos Análisis de áreas de baja puntuación Radar del área de baja puntuación

5 Fase 2: Reunión de Sensibilización Luego del Diagnostico Situacional, se establecerá una Reunión de Sensibilización con el Equipo Gerencial, donde se presentaran los resultados obtenidos, a la vez que se explicaran las diferentes fases del programa y se garantizara la participación activa de cada Miembro. También se presentará el Plan de Acción recomendado y se establecerán las fechas para el desarrollo de las Reuniones de Asistencia Técnica. Reunión de Sensibilización para presentar los Resultados y garantizar el apoyo de todos los Miembros. Resultados del Diagnostico Situacional Plan de Acción Tarea Task 1 Tarea Task 2 Tarea Task 3 Tarea Task n Plan de Acción recomendado para su implementación

6 Fase 3: Asistencia Técnica A fin de ejecutas las actividades propias de las fases de Planeación, Ejecución y Control, se establecerá un Comité Corporativo o Grupo de Mejora quienes implementaran las nuevas técnicas y metodologías gerenciales, así como la ejecución y control del Plan de Acción para la resolución de los problemas Organizaciones. El Comité Corporativo o Grupo de Mejora estará formado por el Gerente General, los Jefes de Áreas, Coordinadores de Grupos y el Consultor Externo, quien actuará como Facilitador en la utilización de las herramientas de mejora y técnicas de gestión. Estructura del Comité de Empresa (Entre 4 y 8 Miembros Máximo) Jefaturas Gerente General Comité Corporativo Líderes Consultor

7 Fase 3: Asistencia Técnica Las Reuniones del Comité Corporativo serán con frecuencia semanal o quincenal y tendrán una duración de 2 a 4 horas. Adicionalmente, los miembros del Comité Corporativo destinaran parte de su tiempo para la ejecución de los compromisos adquiridos durante las sesiones de análisis y resolución de problemas. En estas reuniones, el consultor entrenara a los participantes en el uso de Técnicas de Gestión, así como en el Diagnostico, Análisis y Resolución de Problemas. Se fortalecerá las habilidades para el manejo del tiempo en las reuniones gerenciales, así como en el registro, ejecución y control de las decisiones tomadas por el Comité Corporativo. Todos los formatos de trabajo estarán automatizados en excel, y serán compartidos con los miembros del Comité. Reuniones de Comité Corporativo Planeación de Objetivos y Diagnostico de Problemas Análisis de Soluciones Plan de Acción y Ejecución de Tareas Análisis y Evaluación de los Resultados

8 Fase 4: Capacitación en Técnicas Gerenciales Complementariamente a la Asistencia Técnica, se realizaran módulos de capacitación en modernas Técnicas Gerenciales para los miembros del Comité Corporativo y sus principales Asistentes. Cada curso tiene duración entre 8 y 16 horas, y se desarrollaran en modalidad in house. El curso incluye el Facilitado, el material de apoyo en medio físico y digital y los diplomas de asistencia. MODULO 1: PLANIFICACION ESTRATEGICA CON INDICADORES DE GESTION Y EL BALANCED SCORECARD CURSO 5: GESTIÓN COMERCIAL Y ESTRATEGIAS DE MARKETING Y VENTAS CURSO 2: GESTION POR PROCESOS Y ELABORACION DE MANUALES CURSO 6: HERRAMIENTAS TQM (TOTAL QUALITY MANAGEMENT) Y MEJORAMIENTO CONTINUO CURSO 3: GESTION PRODUCTIVA, LEAN MANUFACTORING Y LAS 5 S CURSO 7: GESTION DEL CAPITAL HUMANO Y EVALUACION POR COMPETENCIAS CURSO 4: GESTION FINANCIERA, PRESUPUESTO Y ANALISIS DE PUNTO DE EQUILIBRIO Y COSTOS CURSO 8: INTRODUCCION AL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD ISO 9001:2008 NOTA: Los temas, cantidad de módulos, cargas horarias y número de participantes pueden variar de acuerdo a las necesidades específicas de la Empresa

9 Fase 5: Generación de Reportes de Gestión A fin de verificar el impacto de las Acciones de Mejora implementadas por el Comité Corporativo, el consultor entrenara al personal de la empresa en la recolección y tabulación de los datos de los indicadores críticos, de acuerdo a los Objetivos del Plan Estratégico y los Planes de Acción. Esta información se generara mensualmente en un Reporte de Desempeño de la Organización. Este reporte servirá de retroalimentación del Comité de Empresa a fin de Evaluar, Cambiar, Replantear o Mantener sus actuales Procesos de Mejora. Las acciones implementadas generan mejoras en los Objetivos Estratégicos Comité Corporativo Generación de Reporte de Gestión (1 reporte al mes)

10 Fase 5: Generación de Reportes de Gestión Para la Administración de la Información del Desempeño, cada departamento contara con el acceso al Software CORPORATER, para el desarrollo de los Cuadros de Mando e indicadores, registro de las decisiones de seguimiento y consolidación de la información que se reportara en las sesiones de Comité Corporativo. Cuadro de Mando (BSC) Consolidado de la Organización Cuadros de Mando de cada Departamento Análisis de Benchmarking Reportes de avance General del proyecto Etc.

11 Fase 5: Generación de Reportes de Gestión Scorecard consolidado Reportes de KPI s Despliegue de Objetivos Estratégicos Drill-Down con el detalle de la composición del valor

12 Fase 5: Generación de Reportes de Gestión Generación de Estadísticas Reporte customizado para alertas de KPIs en estado Rojo Reportes Standard de cada Perspectiva

13 Fase 6: Auditoria para la Evaluación del Impacto Finalmente, se realizará una Auditoria Final para evaluar el Impacto que el Programa ha tenido en la Organización, con respecto a: 1. Cumplimiento de los objetivos estratégicos y planes de acción. 2. Resolución de los principales problemas organizaciones. 3. Conocimientos Gerenciales de los Jefes Departamentales. 4. Disponibilidad de Manuales de Procesos y Funciones. 5. Motivación y clima organizacional 6. Satisfacción de Clientes Externos 7. Mejora Financiera y de Costos. 8. Otros (definidos por la Organización)

14 Detalle de los Productos a Obtener Etapa Descripción Carga Horaria Productos a Obtener Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Diagnostico Situacional Reunión de Sensibilización Asistencia Técnica Consultores Asistencia Técnica Consultor Master Programa de Capacitación A definir de acuerdo a los requerimientos de la Organización Reporte de Situación de la Organización 1. Sensibilización del equipo Gerencial 2. Plan de Acción para el mejoramiento de las áreas criticas La fases 3 y 4 se complementan para obtener los siguientes productos: 1. Diseño del Plan Estratégico y programa de Comunicación Organizacional 2. Matriz de Indicadores de Gestión automatizada en el Software CORPORATER 3. Mapas de Procesos y Manuales de Funciones 4. Optimización del Layout de la Planta e Implementación de las 5 S

15 Detalle de los Productos a Obtener Etapa Descripción Carga Horaria Productos a Obtener Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Asistencia Técnica Consultores Asistencia Técnica Consultor Master Programa de Capacitación Generación de Reportes Auditoria final A definir de acuerdo a los requerimientos de la Organización 5. Diseño del Programa de Producción y mejora operativa 6. Plan de Marketing, Ventas y Políticas Comerciales 7. Diseño del Presupuesto financiero Anual 8. Análisis de Costos de Producción y actualización de lista de precios 9. Diseño del Planes de Acción para la resolución de problemas en las diferentes áreas. 10. Otros (Definidos por la Empresa) Reportes de Desempeño Reporte del grado de implementación y mejoras logradas por la Empresa

16 Compromisos de la Empresa 1. Total apoyo e involucramiento del Gerente General, Jefes Departamentales y Supervisores (Comité de Empresa) durante todo el proceso. 2. Disponibilidad de formar grupos focos de: Clientes, Empleados, Accionistas y Proveedores, así como realizar encuestas con dichos grupos. 3. Acceso a información Financiera, Operativa o de Gestión sobre cada uno de los Departamentos, Funciones, Procesos o Personal de la Empresa 4. Total Compromiso y disponibilidad de Presupuesto para el Desarrollo e Implementación de todos los Productos del Programa (Plan Estratégico, Procesos, Planes de Acción, etc). 5. Realización de mediciones para la determinación de los niveles bases de los indicadores de gestión. 6. Disponibilidad de un área de trabajo para el desarrollo de las reuniones del Comité de Empresa, el cual contendrá al menos un computador, sillas, mesa de trabajo y un pizarrón de acrílico. 7. Cubrir los costos de refrigerios en caso de requerirse. 8. Disponibilidad de reproducir el material en fotocopiadora o impresora.

17 Metodología de Trabajo La Metodología de trabajo desarrollada en el Programa sigue los principios de la Estrategia Empresarial, Calidad Total, Liderazgo y Trabajo en Equipo propios de la filosofía del KAIZEN y resumida en la Ruta de la Calidad (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el cual se desagrega en los siguientes pasos; ACTUAR 1. Seleccionar las oportunidades de mejora 2. Cuantificar el problema 3. Analizar las causas raíces 4. Establecer metas 5. Diseñar y ejecutar soluciones 6. Verificar los resultados 7. Establecer acciones de garantía VERIFICAR A c P D HACER De esta forma se garantiza el éxito en la resolución de los principales problemas organizacionales.

18 Si uno sigue haciendo lo que siempre ha hecho, seguirá obteniendo lo que siempre ha obtenido y eso puede ser menos de lo que uno quiere o merece. W. Bennis

19 Si desea conocer más acerca de nuestras Soluciones de Gestión, o esta interesado en el desarrollo de este Programa en su Organización, por favor comuníquese con nosotros y con gusto le diseñaremos una Propuesta ajustada a sus Necesidades y/o Presupuesto. Ing. Jaime Lozada. MBA (04)

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