PIEM Programa de Inversión Estado-Municipio

Transcripción

1 PIEM Programa de Inversión Estado-Municipio

2 CONTENIDO CONTENIDO I.- DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA II.- FUNDAMENTO LEGAL III.- MODALIDAD DE EJECUCIÓN IV.- OBRA CONVENIDA Obra a Cargo de Terceros A.- OBRAS POR CONTRATO 1.- Criterios de Selección de Obras y Acciones Tipos de Obras Dependencias Normativas 2.- Proceso Operativo Registro de Inversiones Expediente Técnico del Proyecto Requisitos para Liberación de Recursos 3.- Modificaciones Presupuestales Tipos de Modificaciones Presupuestales Requisitos para Modificaciones Presupuestales 4.-Acta de Entrega Recepción de Obras 5.- Control y Seguimiento 6.- Cierre del Ejercicio Responsabilidades Institucionales Presidencia Municipal Secretaría de Planeación y Evaluación B.- OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA 1.- Criterios De Selección De Obras Y Acciones Tipos de Obras 2.- Proceso Operativo Registro de Inversiones Expediente Técnico del Proyecto Requisitos para Liberación de Recursos 3.- Modificaciones Presupuestales Tipos de Modificaciones Presupuestales Requisitos para Modificaciones Presupuestales 4.-Acta de Entrega Recepción de Obras 5.- Control y Seguimiento 6.- Cierre Del Ejercicio 7.- Responsabilidades Institucionales Presidencia Municipal Secretaría de Planeación y Evaluación V.- CALENDARIO DE ACTIVIDADES

3 La Secretaría de Planeación y Evaluación elaboró la presente Guía Práctica para impulsar la coordinación necesaria para la ejecución del Programa de Inversión Estado Municipio PIEM, diseñada con base en el Manual de Operación que establece los lineamientos y los procedimientos administrativos a seguir y su vigencia, la cual se considera para los dos años restantes de las Administraciones estatal y municipal y además establece las diversas responsabilidades institucionales, normas y disposiciones legales relativas a la Inversión Estatal y Municipal. El propósito es que cuenten con un documento de consulta que explica que el esquema de coordinación del Programa de Inversión convenida Estado- Municipio que operó hasta el ejercicio fiscal 2008 FISM, se modifica a partir del 2009 y este año se impulsará la coordinación entre las Instancias de los Gobiernos Estatal y Municipales, con el propósito de que mediante un Convenio Marco se instrumente en el municipio un Programa de Inversión conjunta, para aplicar recursos estatales, en contraparte a aportaciones del Municipio, que defina un Programa de Inversión Anual Estado Municipio. De esta manera, se describe el PIEM, Programa de Inversión que estará a cargo del personal de la Presidencia Municipal y de la Secretaría de Planeación y Evaluación y, que en caso de haber otras aportaciones federales o de particulares, estarán sujetas a la negociación y formalización de Acuerdos con las Instancias correspondientes. I.- QUÉ ES EL PROGRAMA DE INVERSIÓN ESTADO MUNICIPIO? Los Gobiernos Estatal y Municipal, mediante la realización de un Convenio Marco, manifestaron su voluntad de adherirse a un esquema de coordinación para instrumentar en el municipio, un programa de inversión entre ambos órdenes de gobierno, teniendo vigencia de Febrero 2009 a Octubre El Programa, será complementado con anexos de ejecución anual, los cuales contendrán los elementos programáticos presupuestales de las obras a realizar, montos de inversión, estructura de aportaciones y metas a alcanzar. Asimismo los pasos a seguir a través del procedimiento administrativo para la liberación, comprobación y ejercicio del gasto en la ejecución de las obras y acciones de inversión pública en las cuales la Presidencia Municipal se constituye como el ejecutor de las acciones; a excepción de aquellas que por conveniencia mutua se le asigne a una tercera instancia gubernamental. De igual manera establece como los recursos pueden provenir de cualquier fuente presupuestal que el municipio disponga y el cumplimiento normativo será con relación al origen del recurso. Así como la prioridad a inversiones con uso intensivo de mano de obra, en la construcción de infraestructura social básica, de desarrollo regional, urbano y de desarrollo comunitario. El Secretario de Planeación y Evaluación

4 II.- FUNDAMENTO LEGAL Constitución Política del Estado de Chihuahua. Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua. Código Municipal para el Estado de Chihuahua. Ley de Planeación del Estado de Chihuahua. Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Chihuahua para el ejercicio fiscal Presupuesto de Egresos del Municipio para el Ejercicio Fiscal Plan Estatal de Desarrollo Plan Municipal de Desarrollo Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos del Estado de Chihuahua. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación. Oficio No. 307-A, 371-BIS emitido por la Subsecretaría de Egresos de la Unidad de Política y Control Presupuestario Dependientes de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Anexo 021. Otras leyes y reglamentos que se deban observar de acuerdo al origen de los recursos o dependiendo del tipo de obra o acción que se realice. III.- MODALIDAD DE EJECUCIÓN La modalidad de ejecución, deberá ser definida durante el proceso de programación de las obras y acciones a realizar, considerando la capacidad técnica y administrativa del ejecutor, la disponibilidad de empresas solventes en el mercado y la conveniencia económica. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Contratación de Servicios y Obra Pública del Estado de Chihuahua. Ley de la Auditoría Superior del Estado de Chihuahua. Ley de Coordinación Fiscal. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

5 IV.- OBRA CONVENIDA Obra a Cargo de Terceros Los Municipios que celebren Convenios de Colaboración con Dependencias u Organismos de los Órdenes de Gobierno Federal y Estatal, con el objeto de encomendar la ejecución de obra pública, deberán comunicarlo por escrito a la Secretaría de Planeación y Evaluación para su registro y seguimiento. Anexo 005. Convenio de Colaboración con Dependencias Federales o Estatales con el objeto de encargarles la ejecución de la obra o acción. Si No Las obras convenidas a cargo de terceros, se podrán realizar en la modalidad de obras por Contrato u Obras por Administración Directa. A.- OBRAS POR CONTRATO De acuerdo al Artículo 34 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua, los Entes Públicos bajo su responsabilidad, podrán contratar obra pública y servicios relacionados con la misma, mediante los procedimientos que a continuación se señalan: EJEMPLO: Grupo 4 Ahumada $ Por Licitación Pública. De 45 salarios mínimos en adelante x 365 días equivalente a $894, Por Invitación a Cuando Menos Tres Contratistas. De 30 hasta 45 salarios mínimos x 365 días equivalente a $596, hasta $894, Por Adjudicación Directa. De 1 hasta 30 salarios mínimos x 365 días equivalente a $19, hasta $596, Criterios de Selección de Obra y Acciones 1. Obras en proceso. 2. Obras comprometidas en Convenios con el Gobierno Federal. 3. Obras nuevas prioritarias que ayuden al cumplimiento de metas propuestas en los Planes Estatal y Municipal de Desarrollo.

6 Tipos de Obras: Los recursos del Programa de Inversión Estado-Municipio, se destinarán en los siguientes rubros: 1. Obras de Infraestructura Social Básica y su Equipamiento: Agua Alcantarillado Electrificación Vivienda Educación Salud 2. Obras de Infraestructura para el Desarrollo Regional: Comunicaciones Productivas de Impacto Regional. 3. Obras de Infraestructura Urbana y Desarrollo Comunitario: Pavimentación de Calles. Dependencia Normativas: Servicios Estatales de Salud SES Secretaría de Educación y Cultura e Instituto Chihuahuense de Infraestructura Física Educativa ICHIFED. Comisión Federal de Electricidad CFE Junta Central de Agua y Saneamiento JCAS o Comisión Nacional del Agua CONAGUA. Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas SCOP. Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación SAGARPA. Instituto Nacional de Antropología e Historia INAH. Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología SDUE. Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales. Secretaría de Comunicaciones y Transportes SCT. Entre otras dependencias con las que se convenga contenido en el tipo de obra o acción. Banquetas Puentes Peatonales. Plazas Infraestructura Deportiva y Cultural.

7 Aportaciones Las aportaciones del Estado y Municipio serán en efectivo, a excepción de la aportación que el Estado efectue en su caso, mediante el Programa de Desarrollo Municipal en Concreto (saco x saco) y/o cualquier otra aportación en especie, que tanto el estado como el municipio obtuvieran por donación o a través de algún otro programa o convenio con el Gobierno Federal o particulares. En todo caso, se deberá contar con el acuerdo expreso, mediante el cual se otorga la aportación o donación. Aportaciones Complementarias Son aportaciones complementarias, aquellas que el Estado y/o el Municipio, gestionen ante otras instancias gubernamentales y/o privadas, quedando éstas sujetas a la formalización de los convenios y trámites administrativos correspondientes ante dichas instancias. 2.- Proceso Operativo Registro de Inversiones El Municipio, presentará el expediente técnico por cada una de las obras o acciones, ante la Secretaría de Planeación y Evaluación, quien en base a la información disponible, ésta emitirá Oficio de Registro de Inversiones de las obras y acciones señaladas en el anexo de ejecución anual. Expediente Técnico del Proyecto Los Expedientes Técnicos, serán elaborados por los municipios, por cada obra o acción a ejecutar, mismo que contendrán los siguientes documentos: Si No Formato Cédula de Información Básica Anexo 001 Validación de la Dependencia Normativa Anexo 001 Presupuesto Desglosado de Obra por Contrato Anexo 002 Croquis de Localización Anexo 003 Planos Calendario de Ejecución Anexo 004 Acta de Aceptación de la Obra por parte de la Comunidad Notificación de Obra Convenida, si aplica Anexo 005 Certificado de Posesión de la Propiedad Anexo 006 El Expediente Técnico, además deberá contar con estudios complementarios al proyecto como son: Topográfico Mecánica de Suelos Impacto Ambiental Factibilidad Costo Beneficio La Secretaría de Planeación y Evaluación, podrá solicitar información adicional, conforme la complejidad de cada proyecto. Oficio de Registro de Inversión Una vez aceptados los requisitos anteriores, la Secretaría de Planeación y Evaluación hace y entrega los Oficios de Registro de Inversión por obra y acción para su ejecución.

8 b).- Invitación a Cuando Menos Tres Contratistas Requisitos para la Liberación de los Recursos Pago Inicial a).- Licitación Pública Si No Formato Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Ficha de Cobro Anexo 015 Oficio de Solicitud de Pago Factura de Anticipo Copia de la Convocatoria Anexo 022 Copia de las Bases Anexo 024 Copia del Contrato Anexo 025 Copia de la Garantía del Anticipo Copia de la Garantía de Cumplimiento del Contrato y Vicios Ocultos Copia del Dictamen Copia del Fallo Copia del Registro en el Padrón de Contratistas del Gobierno del Estado Copia del Presupuesto del Contratista a quien se le adjudicó la obra Si No Formato Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Ficha de Cobro Anexo 015 Oficio de Solicitud de Pago Factura del Anticipo o primera Estimación a.- Carátula de Estimación Anexo 012 b.- Generadores de Obra Anexo 007 c.- Reporte Fotográfico Anexo 007-A Copia de Oficio de Invitación con acuse de recibo por los Contratistas Anexo 023 Copia de las Bases Anexo 024 Copia del Contrato Anexo 025 Copia de la Garantía del Anticipo Copia de la Garantía de Cumplimiento del Contrato y Vicios Ocultos Copia del Dictamen Copia del Fallo Copia del Registro en el Padrón de Contratistas del Gobierno del Estado Copia del Presupuesto del Contratista a quien se le adjudicó la obra

9 c).- Adjudicación Directa Si No Formato Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Ficha de Cobro Anexo 015 Oficio de Solicitud de Pago Factura del Anticipo o primera Estimación a.- Carátula Estimación Anexo 012 b.- Generadores de Obra Anexo 007 c.- Reporte Fotográfico Anexo 007-A Copia de Oficio de Invitación con acuse de recibo por los Contratistas invitados Anexo 023 Copia del Contrato Anexo 025 Requisitos para la Liberación de los Recursos: Pagos Subsecuentes Si No Formato Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Ficha de Cobro Anexo 015 Oficio de Solicitud de Pago Factura de Estimaciones Subsecuentes a.- Carátula Estimación Anexo 012 b.- Generadores de Obra Anexo 007 c.- Reporte Fotográfico Anexo 007-A Copia de la Garantía del Anticipo Copia de la Garantía de Cumplimiento del Contrato y Vicios Ocultos Copia del Dictamen Copia del Fallo Copia del Registro en el Padrón de Contratistas del Gobierno del Estado Copia del presupuesto del contratista a quien se le adjudicó la obra

10 3.- Modificaciones Presupuestales En caso de Modificaciones en los Presupuestos de obra por Contrato, como consecuencia de la contratación de la obra, estos cambios deberán ser notificados a la Secretaría de Planeación y Evaluación. Tipos de Modificaciones Presupuestales Por cambios en los conceptos de obra. Variaciones en las especificaciones técnicas y metas a realizar. 4.- Acta de Entrega Recepción Al finalizar las obras, se deberá formular un Acta de Entrega Recepción, en la cual debe de participar la comunidad beneficiaria, así como la Instancia Ejecutora y la Instancia que recibe la obra para su operación y mantenimiento. Acta de Entrega Recepción debidamente requisitada Si No Formato Anexo 018 Que impliquen volúmenes y conceptos adicionales de obra. Transferencia de recursos entre obras o programas. Ajuste de costos de acuerdo al contrato. Cancelación total o parcial de recursos: a) Por saldos resultantes de ahorros presupuestales. b) Por saldos resultantes de subejercicios Requisitos para Modificaciones Presupuestales Justificación técnica o económica de la modificación Presupuesto definitivo Si No Formato Modificación presupuestal de obra Anexo

11 5.- Control y Seguimiento El Municipio, deberá informar al Estado, a través de la Secretaría de Planeación y Evaluación sobre el avance registrado en la ejecución de las obras convenidas, así como de cualquier asunto suscitado durante la misma ejecución y que implique un cambio de metas, diferencias en costos o conceptos a ejecutar, así como de cualquier otra circunstancia que ponga en riesgo o dificulte la ejecución de la obra o acción convenida. La Secretaría de Planeación y Evaluación, proporcionará al Municipio, los informes trimestrales sobre los avances físico - financiero de las obras para que se lleve a cabo, el debido cumplimiento a la normatividad vigente de acuerdo al origen de los recursos. La fiscalización de las Cuentas Públicas de los Municipios, será efectuada por el Poder Legislativo local por conducto de la Auditoría Superior del Estado, conforme a las Leyes Estatales, a fin de verificar que los Gobiernos Municipales aplicaron los recursos del los fondos para los fines previstos en la Legislación Vigente. La Secretaría de Planeación y Evaluación, realizará verificaciones físicas de las obras a los municipios mediante visitas periódicas, que permitan conocer el avance correspondiente, así como realizar el control y evaluación respecto a la congruencia que deberá existir entre cada proyecto, los recursos liberados, la comprobación presentada y los trabajos realizados. 6.- Cierre del Ejercicio Para el Cierre del Ejercicio Fiscal, se elaborará un documento que contenga la situación financiera de las obras y las metas alcanzadas, el cual será firmado por parte del Estado, por el Secretario de Planeación y Evaluación y por parte del Municipio por el Presidente Municipal. Este documento, servirá como evaluación del cumplimiento de los compromisos establecidos en el anexo de ejecución anual y como base para la elaboración del Programa de Inversión del siguiente ejercicio fiscal. 7.- Responsabilidades Institucionales Presidencia Municipal: Definición de su Programa, con respaldo del Acta de Priorización de Obras y Acciones. Convenir con beneficiarios su participación y aportaciones, mediante el Convenio respectivo. Obtener de las Dependencias Normativas, la validación y autorización del proyecto. Elaborar el Expediente Técnico de la obra y presentarlo para la elaboración del Oficio de Registro de Inversiones ante la Secretaría de Planeación y Evaluación. Efectuar sus procesos de ejecución de obras conforme a lo dispuesto en el Artículo 34 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua. Durante el proceso de ejecución de la obra, se deberá llevar una bitácora de obra, disponible en cualquier momento para su revisión.

12 Registro actualizado de avance físico de las obras e informe a las áreas de supervisión con la periodicidad acordada con ellas. En casos de obra a cargo de otra Instancia, realizar el Convenio de Colaboración respectivo y notificar a la Secretaría de Planeación y Evaluación, la decisión de realizar dicho Convenio, mediante de acuerdo al Anexo 005. Mediante Oficio, realizará ante la Secretaría de Planeación y Evaluación, el registro de firmas de los funcionarios que serán responsables de la liberación de los recursos Municipales. Liberación de recursos. Supervisar las obras y acciones ejecutadas, así como realizar la evaluación de las metas obtenidas. Realizar los trámites de modificaciones presupuestales y transferencia de recursos que serán puestos a consideración de la Secretaría de Planeación y Evaluación, para la posibilidad económica. Elaborar conjuntamente con la Secretaría de Planeación y Evaluación, el documento de Cierre de Ejercicio. Realizar el proceso de Entrega-Recepción a las áreas operadoras beneficiarias de las obras ejecutadas, con el respaldo del Acta respectiva. Secretaría de Planeación y Evaluación: Registro de firmas de funcionarios autorizados ante el Banco. Aperturar cuentas bancarias específicas para el Programa de Inversión Estado-Municipio PIEM, para la aportación estatal y municipal. Revisión técnica y económica de la información disponible en los Expedientes Técnicos de los proyectos de obras y acciones presentados por la Presidencia Municipal, e incluir los datos de la misma en el programa diseñado ex profeso para el PIEM, dentro de los sistemas de información de la Secretaría de Planeación, acreditando dicha información mediante la emisión de un Oficio de Registro de Inversiones. Verificación de los documentos de pago. Verificación periódica de las obras y acciones. Elaborar conjuntamente con el Municipio, el documento de Cierre de Ejercicio. Proporcionar el apoyo técnico y administrativo al Municipio, para el mejor desempeño de sus funciones. Conforme lo establece el Artículo 86 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua, el Municipio deberá informar a la Secretaría de Planeación y Evaluación y a la Secretaría de la Contraloría sobre los Actos y Contratos regulados en la misma Ley, debiendo conservar en forma ordenada y sistemática toda documentación comprobatoria por un lapso de seis años. Elaborar el Documento Certificado de Pago DCP, contenido en el Anexo 011. Elaborar el Resumen de liquidación, contenido en el Anexo 014. Elaborar la Ficha de Cobro, contenido en el Anexo 015.

13 B.- OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA En el caso de realizar Obra Pública por Administración, de conformidad con lo establecido en los Artículos del 82 al 85 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua, lo previsto en las demás Leyes correspondientes, se deberá contar con la capacidad técnica y los elementos necesarios para tal efecto, consistentes en maquinaria, equipo de construcción y personal técnico que se requieran para el desarrollo de los trabajos respectivos, y podrá según el caso: Se podrán realizar obras por Administración Directa siempre y cuando posean y comprueben la capacidad técnica siguiente: Relación Certificada por el Presidente Municipal de la Maquinaria, Equipo de Construcción y Personal Técnico. Si No 1.- Criterios de Selección de Obra y Acciones 1. Obras en proceso. 2. Obras comprometidas en convenios con el Gobierno Federal. 3. Obras nuevas prioritarias que ayuden al cumplimiento de metas propuestas en los Planes Estatal y Municipal de Desarrollo. Tipos de Obras: Los recursos del Programa de Inversión Estado-Municipio, se destinarán en los siguientes rubros: 1. Obras de Infraestructura Social Básica y su Equipamiento: Agua Alcantarillado Electrificación Vivienda Educación Salud

14 2. Obras de Infraestructura para el Desarrollo Regional: Comunicaciones Instituto Nacional de Antropología e Historia INAH. Secretaría de Desarrollo Urbano y Ecología SDUE. 3. Productivas de Impacto Regional. Obras de Infraestructura Urbana y Desarrollo Comunitario: Pavimentación de Calles. Banquetas Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales SEMARNAT. Secretaría de Comunicaciones y Transportes SCT. Entre otras Dependencias con las que se convenga contenido en el tipo de obra o acción. Puentes Peatonales. Plazas Infraestructura Deportiva y Cultural. Dependencia Normativas: Servicios Estatales de Salud SES. Secretaría de Educación y Cultura SEC e Instituto Chihuahuense de Infraestructura Física Educativa ICHIFED. Comisión Federal de Electricidad CFE. Junta Central de Agua y Saneamiento JCAS o Comisión Nacional del Agua CONAGUA. Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas SCOP. Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación, SAGARPA Aportaciones Las aportaciones del Estado y Municipio serán en efectivo, a excepción de la aportación que el Estado efectué en su caso, mediante el Programa de Desarrollo Municipal en Concreto (saco x saco) y/o cualquier otra aportación en especie, que tanto el estado como el municipio obtuvieran por donación o a través de algún otro programa o convenio con el Gobierno Federal o particulares. En todo caso, se deberá contar con el acuerdo expreso, mediante el cual se otorga la aportación o donación. Aportaciones Complementarias Son aportaciones complementarias, aquellas que el Estado y/o el Municipio, gestionen ante otras instancias gubernamentales y/o privadas, quedando éstas sujetas a la formalización de los convenios y trámites administrativos correspondientes ante dichas instancias. 24

15 2.- Proceso Operativo Notificación de Obra Convenida, si aplica Anexo 005 Registro de Inversiones El Municipio, presentará el expediente técnico por cada una de las obras, ante la Secretaría de Planeación y Evaluación, quien en base a la información disponible, ésta emitirá Oficio de Registro de Inversiones de las obras y acciones señaladas en el anexo de ejecución anual. Expediente Técnico del Proyecto Los expedientes técnicos, serán elaborados por los municipios, por cada obra o acción a ejecutar, mismo que contendrán los siguientes documentos: Si No Formatos Cédula de Información Básica Anexo 001 Validación de la Dependencia Normativa Anexo 001 Presupuesto Desglosado de Obra por Administración Directa Croquis de Localización Anexo 002 Anexo 003-A Certificado de Posesión de la Propiedad Anexo 006 El Expediente Técnico, además deberá contar con estudios complementarios al proyecto como son: Topográfico Mecánica de Suelos Impacto Ambiental Factibilidad Costo Beneficio La Secretaría de Planeación y Evaluación, podrá solicitar información adicional conforme la complejidad de cada proyecto. Requisitos para la Liberación de los Recursos Se pagará con recibo provisional hasta el 50% de la obra aprobada. Planos Calendario de Ejecución Anexo 004 Acta de Aceptación de la Obra por parte de la Comunidad

16 28 Requisitos para Pago: Si No Formatos Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Ficha de Cobro Anexo 015 Oficio para Comprobación Recibo de Pago La comprobación de los gastos con cargo al recibo provisional, deberá contener los siguientes documentos. Requisitos para Comprobación: Si No Formatos Documento Certificado de Pago Anexo 011 Resumen de Liquidación Anexo 014 Oficio de Solicitud de Pago Anexo 015 Carátula de Comprobación de Gastos, en Estructura Financiera Comprobantes con Requisitos Fiscales Anexo 013 Nóminas Anexo -003 Generadores de Obra Anexo -007 Reporte Fotográfico Anexo -007-A 3.- Modificaciones Presupuestales En caso de Modificaciones en los Presupuestos de obra por Administración Directa, como consecuencia de la propia ejecución, estos cambios deberán ser notificados a la Secretaría de Planeación y Evaluación. Tipos de Modificaciones Presupuestales Por cambios en los conceptos de obra. Variaciones en las especificaciones técnicas y metas a realizar. Que impliquen volúmenes y conceptos adicionales de obra. Transferencia de recursos entre obras o programas. Ajuste de costos de acuerdo al contrato. Cancelación total o parcial de recursos: a) Por saldos resultantes de ahorros presupuestales. b) Por saldos resultantes de subejercicios Requisitos para Modificaciones Presupuestales: Si No Formatos Documento Certificado de Pago (DCP) Anexo 011 Resumen de liquidación Anexo 014 Ficha de cobro Anexo 015

17 4.- Acta de Entrega Recepción Al finalizar las obras, se deberá formular un Acta de Entrega Recepción, en la cual debe de participar la comunidad beneficiaria, así como la Instancia Ejecutora y la Instancia que recibe la obra para su operación y mantenimiento. Si No Formatos 5.- Control y Seguimiento El Municipio, deberá informar al Estado, a través de la Secretaría de Planeación y Evaluación sobre el avance registrado en la ejecución de las obras convenidas, así como de cualquier asunto suscitado durante la misma ejecución y que implique un cambio de metas, diferencias en costos o conceptos a ejecutar, así como de cualquier otra circunstancia que ponga en riesgo o dificulte la ejecución de la obra o acción convenida. Acta de Entrega Recepción debidamente requisitada Anexo 018 La Secretaría de Planeación y Evaluación, proporcionará al Municipio los informes trimestrales sobre los avances físico - financiero de las obras para que se lleve a cabo, el debido cumplimiento a la normatividad vigente de acuerdo al origen de los recursos. La fiscalización de las Cuentas Públicas de los Municipios, será efectuada por el Poder Legislativo local por conducto de la Auditoría Superior del Estado, conforme a las Leyes Estatales, a fin de verificar que los Gobiernos Municipales aplicaron los recursos del los fondos para los fines previstos en la Legislación Vigente. La Secretaría de Planeación y Evaluación, realizará verificaciones físicas de las obras a los municipios mediante visitas periódicas, que permitan conocer el avance correspondiente, así como realizar el control y evaluación respecto a la congruencia que deberá existir entre cada proyecto, los recursos liberados, la comprobación presentada y los trabajos realizados.

18 6.- Cierre del Ejercicio El Cierre del Ejercicio Fiscal, se elaborará un documento que contenga la situación financiera de las obras y las metas alcanzadas, el cual será firmado por parte del Estado, por el Secretario de Planeación y Evaluación y por parte del Municipio por el Presidente Municipal. Este documento, servirá como evaluación del cumplimiento de los compromisos establecidos en el anexo de ejecución anual y como base para la elaboración del Programa de Inversión del siguiente ejercicio fiscal. 7.- Responsabilidades Institucionales Presidencia Municipal: Definición de su Programa, con respaldo del Acta de Priorización de Obras y Acciones. Convenir con beneficiarios su participación y aportaciones, mediante el Convenio respectivo. Obtener de las Dependencias Normativas, la validación y autorización del proyecto. Elaborar el Expediente Técnico de la obra y presentarlo para la elaboración del Oficio de Registro de Inversiones ante la Secretaría de Planeación y Evaluación. Efectuar sus procesos de ejecución de obras conforme a lo dispuesto en el Artículo 82 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua. Durante el proceso de ejecución de la obra, se deberá llevar una bitácora de obra, disponible en cualquier momento para su revisión. Registro actualizado de avance físico de las obras e informe a las áreas de supervisión con la periodicidad acordada con ellas. En casos de obra a cargo de otra Instancia, realizar el Convenio de Colaboración respectivo y notificar a la Secretaría de Planeación y Evaluación, la decisión de realizar dicho Convenio, mediante de acuerdo al Anexo 005. Mediante Oficio, realizará ante la Secretaría de Planeación y Evaluación, el registro de firmas de los funcionarios que serán responsables de la liberación de los recursos Municipales. Liberación de recursos. Supervisar las obras y acciones ejecutadas, así como realizar la evaluación de las metas obtenidas. Realizar los trámites de modificaciones presupuestales y transferencia de recursos que serán puestos a consideración de la Secretaría de Planeación y Evaluación, para la posibilidad económica. Elaborar conjuntamente con la Secretaría de Planeación y Evaluación, el documento de Cierre de Ejercicio. Realizar el proceso de Entrega-Recepción a las áreas operadoras beneficiarias de las obras ejecutadas, con el respaldo del Acta respectiva. 32

19 Conforme lo establece el Artículo 86 de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma del Estado de Chihuahua, el Municipio deberá informar a la Secretaría de Planeación y Evaluación y a la Secretaría de la Contraloría sobre los Actos y Contratos regulados en la misma Ley, debiendo conservar en forma ordenada y sistemática toda documentación comprobatoria por un lapso de seis años. Elaborar el Documento Certificado de Pago DCP, contenido en el Anexo 011. Elaborar el Resumen de liquidación, contenido en el Anexo 014. Elaborar la Ficha de Cobro, contenido en el Anexo 015. Secretaría de Planeación y Evaluación: Registro de firmas de funcionarios autorizados ante el Banco. Aperturar cuentas bancarias específicas para el Programa de Inversión Estado Municipio PIEM, para la aportación estatal y municipal. Revisión técnica y económica de la información disponible en los Expedientes Técnicos de los proyectos de obras y acciones presentados por la Presidencia Municipal, e incluir los datos de la misma en el programa diseñado ex profeso para el PIEM, dentro de los sistemas de información de la Secretaría de Planeación, acreditando dicha información mediante la emisión de un Oficio de Registro de Inversiones. Verificación de los documentos de pago. Verificación periódica de las obras y acciones. Elaborar conjuntamente con el Municipio, el documento de Cierre de Ejercicio. Proporcionar el apoyo técnico y administrativo al Municipio, para el mejor desempeño de sus funciones. 35

20 V.- CALENDARIO PARA ACTIVIDADES PROGRAMA DE INVERSIÓN ESTADO MUNICIPIO PIEM 2010 ACTIVIDAD FECHA LÍMITE RESPONSABLE Anexo de Ejecución Anual 31 de marzo de 2010 SFA SPE H. Ayuntamiento Esta Guía Práctica para el Programa de Inversión Estado- Municipio se terminó de elaborar en Febrero de Expedientes Técnicos recepción en SPE A partir de la firma del Anexo de Ejecución y hasta el 31 de Mayo de 2010 Presidencia Municipal SPE Solicitud de Modificación presupuestal. (cancelación de recursos y adecuación de metas) 31 de Agosto de 2010 Presidencia Municipal Pago de obra. Recibo Provisional. Serán notificadas por la SPE Presidencia Municipal SPE Pago de obra factura o gasto. Serán notificadas por la SPE Presidencia Municipal SPE Devolución de fondos fijos. Cierre de Ejercicio firmado por Dependencias. Serán notificadas por la SPE Serán notificadas por la SPE Presidencia Municipal Presidencia Municipal SPE PARA MAYOR INFORMACIÓN Y CONSULTA: normatividad.spe@gmail.com 36 Estas fechas, podrán ser modificadas por la Secretaría de Planeación y Evaluación, previo comunicado por escrito al Municipio, de acuerdo a los calendarios establecidos para los trámites administrativos de pago que proponga la Secretaría de Finanzas y Administración.