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1 Recepción de Documentos de Cobro La nueva concepción de la gestión de cobros de Ck_Baab parte de la intención de agrupar en un único programa la posibilidad de realizar de forma ágil los diferentes tipos de cobro que permite Ck_Baab, exceptuando la generación de remesas bancarias de recibos, que ya dispone de su propio circuito). Mediante este módulo podremos recepcionar cheques y pagarés, contados (efectivo), y transferencias. Selección de Modalidades de Cobro (1): Cheques y Pagarés: Esta opción nos permitirá recepcionar en el sistema los diferentes documentos de cobro de nuestros clientes, normalmente Cheques y pagarés. Utilizando este nuevo circuito de recepción evitaremos las tareas previas de consolidación y división de efectos a cobrar antes de recepcionar el documento, ya que se establece en el sistema la entidad Documento de cobro. Este permite mantener más información sobre dicho cobro a la vez que evita la perdida del origen de los efectos que se cobran, ya que en ningún caso se requiere la consolidación de dichos efectos. Este circuito consta de la recepción (mencionada anteriormente), la generación de remesas de documentos de cobro, la impresión de la hoja de w_aux_docs_cob_recep.doc 1 22/03/2005

2 ingreso de documentos a la entidad bancaria y por último la confirmación de la remesa (momento este en que se realizará la operación de contabilización del cobro). Contados (Efectivo): Esta opción la utilizaremos para realizar cobros manuales, ya sea cobros en efectivo, como por cualquier otro medio de cobro que desee tratarse como un contado riguroso. Dicha opción realizará la operación de contabilización en el mismo momento en que realicemos el cobro y con la misma fecha de vencimiento que la establecida como fecha de operación (por defecto la fecha actual). Transferencias: El modo de actuación es muy similar a la de contados, con la diferencia que se permite establecer una fecha de valor, la cual será la fecha real de la operación de transferencia mientras que la fecha de operación nos determinará la fecha de recepción del documento. La operación de contabilización ser realizará en el mismo momento de la recepción de la transferencia y el vencimiento del documento quedará establecido por la fecha de valor del mismo. Esta modalidad permite incorporar directamente las transferencias bancarias recibidas electrónicamente (N43 de la AEB). Cheques y Pagarés: Mediante el selector de tipos de cobro (1) elegiremos la opción Cheques y Pag.. En la ventana superior cumplimentaremos los datos de los diferentes documentos de cobro que hayamos recepcionado. Seguidamente se activará la selección de efectos a cobrar (3). Esta acción habilitará la subventana de selección de efectos en donde podremos establecer el criterio de los cobros que deseamos cancelar con los documentos introducidos previamente. Podemos optar por dos métodos de entrada de documentos: Documento por Cliente: En la ventana donde se cumplimentan los datos del documento a recepcionar, entre otros datos se solicita el código de cliente del cual hemos recibido el documento (Cheque o pagaré). Esto significa que dicho cobro cancelará únicamente facturas de un único cliente. Una vez introducido el criterio de efectos a cobrar aparecerán en la subventana inferior dichos efectos, los cuales serán únicamente de los clientes de los documentos entrados en la ventana superior. Documento Genérico: A diferencia de la modalidad anterior, no se pide el código de cliente en la entrada de documentos y una vez cumplimentado el criterio de selección de efectos a cancelar, aparecerán por pantalla efectos de cualquier cliente. Esta opción se utiliza principalmente para recepcionar documentos, por ejemplo de centrales de pago, las cuales cancelan facturas de varios clientes con un mismo documento. w_aux_docs_cob_recep.doc 2 22/03/2005

3 Para establecer el método por defecto de entrada de documentos ver:parametrización y opciones avanzadas > Parametrización). Ahora deberá activarse el documento dobleclick al que deseamos asignar los efectos. El indicador de documento activo quedará en rojo y procederemos a seleccionar los efectos click en la ventana inferior. En modo Documento por Cliente a cada documento solo podrá asignarse efectos de ese mismo cliente y tipo de cuenta. Una vez se haya igualado o superado el importe del documento no se permitirá seleccionar más efectos, quedando el último efecto parcialmente asignado en color rojo (indicación de que dicho efecto será cancelado parcialmente). En caso de que no se llegue a seleccionar efectos por el total del documento (el cheque o pagaré es de importe superior a los efectos a cancelar) se creará una diferencia a favor del cliente que será tratada posteriormente. (Ver movimientos contables y cancelación > Cheques y Pagarés). Seleccionando cualquiera de los documentos de cobro ( Click en la ventana superior) veremos en todo momento los efectos que tiene asignados -con el indicador activado y en negrilla- dicho documento. Así mismo, en el cuadro de información de totales (2) se muestra el importe y diferencias pendientes para cumplimentar el total del documento activo. Puede optarse por la marcación de efectos mediante número de factura original o código de efecto (4). Evitando así la necesidad de hacer click sobre cada uno de los efectos, lo cual puede resultar molesto cuando se trata de volúmenes importantes de facturas a cancelar. (Ver Parametrización y opciones avanzadas > Características comunes) Si ya se ha realizado la tarea de asignación de efectos a los documentos pulsaremos el botón Generar Cobros, el cual nos realizará el cálculo de posibles diferencias y generará la propuesta de cobro que podremos visualizar en el apartado Resultado. Cuando actualicemos los cobros cobro se procederá a realizar la recepción de los documentos que quedarán preparados para remesarlos al banco. En este momento todavía no se ha efectuado ninguna operación contable, únicamente se ha efectuado la generación de las posibles diferencias (efectos parciales o anticipos) y bloqueado los efectos a cobrar en estado 17 (Recibido documento de cobro). Contados (Efectivo) Accederemos a este tipo de cobro mediante el selector de cobros (1). La operativa es muy similar a la descrita en el modo de cheques y pagarés. La diferencia principal radica en que en el momento en que actualicemos el cobro generaremos el apunte contable y la cancelación de los efectos. En la modalidad de contados también tenemos dos posibles formas de entrada: w_aux_docs_cob_recep.doc 3 22/03/2005

4 - Cobro por Cliente: En este modo de actuación deberemos establecer un criterio de selección de efectos (3). Cuando los efectos (de diferentes clientes) aparezcan en pantalla deberemos seleccionarlos de la misma forma que en recepción de cheques y pagarés. Por cada cliente diferente del que se seleccionen efectos se creará una línea en la ventana superior en donde se acumulará el importe de la factura. Es decir, obtendremos tantos documentos de cobro como clientes diferentes hayamos seleccionado efectos. Si deseamos cancelar parcialmente algún efecto deberemos indicarlo modificando la columna Importe Asignado con lo cual este nuevo importe será por el que se cancelará el efecto, dejando pendiente, o cancelando contablemente la diferencia restante. La contabilización mediante este método nos generará un apunte por el importe de cada efecto en la cuenta de clientes contra un apunte del total de cada cliente en la cuenta financiera (caja): - Cobro Genérico: La forma de actuación es similar que en el cobro por cliente y difiere en que el importe total de los efectos a cancelar se acumulará en el importe del documento indistintamente del cliente que se trate. Se añade la posibilidad de poder modificar el importe del total a cancelar para así poder imputar diferencias de gastos a contabilidad directa. Esto se realiza apuntando la cantidad que realmente se ha cobrado, independientemente del total establecido mediante la marcación de efectos. La contabilización obtenida mediante este método es un apunte por el importe de cada efecto en la cuenta de clientes contra un apunte por el total del cobro de todos los clientes en la cuenta financiera (caja). Si ya se ha realizado la tarea de asignación de efectos a los documentos pulsaremos el botón Generar Cobros, el cual nos realizará el cálculo de posibles diferencias y generará la propuesta de cobro que podremos visualizar en el apartado Resultado. A diferencia de Cheques y pagarés la contabilización del cobro tiene lugar en el instante en que confirmamos (botón grabar de la ventana Resultado ). En el caso de que se generen diferencias negativas o cobros parciales de uno o más efectos, también se crearán o cancelarán en este momento. (Ver movimientos contables y cancelación > Contados). Transferencias: Mediante el selector de tipos de cobro (1) elegiremos la opción Transferencias. En la ventana superior cumplimentaremos los datos de las transferencias que deseamos generar el cobro. El modo de operación es muy similar al explicado en el apartado de cheques y pagarés. De igual forma también disponemos de dos tipos de recepción de transferencias: w_aux_docs_cob_recep.doc 4 22/03/2005

5 Transferencia por Cliente: En la ventana donde se cumplimentan los datos de la transferencia a recepcionar entre otros datos se solicita el código de cliente de la misma. Esto significa que esta cancelará únicamente facturas de un único cliente. Una vez introducido el criterio de efectos a cobrar aparecerán en la subventana inferior dichos efectos, los cuales serán únicamente de los clientes de las diferentes transferencias que hayamos entrado en la ventana superior. Transferencia Genérica: A diferencia de la modalidad anterior, no se pide el código de cliente en la entrada de la transferencia. Una vez cumplimentado el criterio de selección de efectos a cancelar, aparecerán por pantalla efectos de cualquier cliente. Esta opción se utilizará cuando recibamos transferencias de centrales de pago. (El mismo caso que en la recepción cheques y pagarés pero en modo de cobro por transferencia.) De la misma forma que en las modalidades de cobro anteriores (Cheques y pagarés y efectivos) podremos asignar parcialmente efectos o establecer diferencias negativas que se contabilizarán o generarán efectos pendientes en el momento del cobro (o sea cuando se graben las transferencias entradas). Una vez marcados los efectos para cada transferencia, generaremos el o los cobros que podremos visualizar en la ventana de Resultado. La contabilización se realizará en el momento de grabar la o las transferencias y la contabilización constará de un apunte por cada efecto en la cuenta de clientes contra un apunte por el total de cada transferencia en la cuenta financiera (banco). Recepción Automática de transferencias (N43 A.E.B.) Debido a la cada vez mayor integración de la banca electrónica en nuestros sistemas, se ha dotado al módulo de la capacidad de importar directamente las transferencias recibidas desde las entidades bancarias. Para optar a esta prestación es necesario tener activado el módulo de recepción de archivos (N43) de Ck_Baab, y tener activado el sistema de recepción de archivos desde la entidad bancaria. Si es así, - y después de haber recepcionado todos los archivos mediante la carga de archivos (N43) - pulsaremos el botón Importar (6), el cual nos dará acceso a una subventana en la que podremos visualizar todas las transferencias pendientes de recepcionar el cobro. Seleccionaremos aquellas que nos interesen y automáticamente quedarán incorporadas en la ventana correspondiente a las transferencias, debiendo únicamente asignarles el cliente, puesto que actualmente esta información es imposible recuperarla desde la entidad bancaria. w_aux_docs_cob_recep.doc 5 22/03/2005

6 Propuesta y generación del cobro Una vez asignados los documentos de cobro (Cheques, pagarés, efectivo y transferencias), se accede a la ventana donde se presenta un resumen de todos los cobros que se van a realizar. En color verde aparece el documento de cobro (total cobrado), en azul los efectos que se cancelaran o recepcionarán totalmente y en rojo los que se cancelaran de forma parcial o diferencias negativas o a favor del cliente. Los efectos marcados en rojo y con signo Cobro son aquellos que se cobraran parcialmente es decir que, internamente, se ha creado una división de efectos y se cobra una parte. Si el signo es Pago significa que el importe del documento recibido es superior al total de los efectos a cancelar con lo cual se creará una diferencia negativa en cartera (anticipo) o a cancelar contablemente. Según como tengamos parametrizado el sistema, dichas diferencias se imputaran directamente a una cuenta de gastos o ingresos (según corresponda) o bien se generarán los efectos (de cobro o pago) por dicha diferencia. Esto, no obstante, puede alterase desde esta ventana. Es decir, que aunque la parametrización por defecto indique la imputación a contabilidad, podremos variar esta opción mediante el desplegable situado a la izquierda de cada diferencia creada. Asimismo, mediante el botón de interrogante que normalmente usamos para visualizar w_aux_docs_cob_recep.doc 6 22/03/2005

7 información adicional, accederemos al detalle de contabilización de la diferencia o al efecto resultante en cartera que podremos modificar según nuestras necesidades. Antes de pulsar el botón Grabar, si fuese necesario, será posible retroceder dichas propuestas. Esto se realizará pulsando sobre cualquiera de las líneas. Dicha acción seleccionará todas las líneas de un mismo documento. Una vez hecho esto pulsaremos Retroceso y se nos devolverá el documento y todos los efectos a las ventanas originales de selección, eliminándolos de las propuesta de cobro. Una vez se pulse el botón Grabar se realizarán las operaciones correspondientes a cada tipo de cobro. (Ver movimientos contables y cancelación). Una vez generados los documento de cobro, siempre que se trate de cheques o pagarés, podremos modificarlos -antes de generar remesas- a través del programa de Mantenimiento de Documentos de Cobro (Ver parametrización y opciones avanzadas). Movimientos Contables y Cancelación Cheques y Pagarés: Cuando recepcionamos cheques y pagarés el proceso de actualización se limita a cambiar el estado de los efectos recepcionados a 17 - Recibido Documento de Cobro. Posteriormente deberá generarse la remesa de documentos de cobro, la hoja de ingreso de la remesa al banco y la confirmación de dicha remesa. Estos pasos se explican más adelante. En el supuesto que el importe del documento sea mayor que el de los efectos seleccionados y hayamos optado por cancelar contablemente la diferencia, el sistema se guardará la información de dicha diferencia y en el momento en que se realice la confirmación del documento se procederá a contabilizarla. Este desfase de tiempo es para evitar un descuadre entre cartera y la cuenta corriente del cliente durante el periodo que transcurre entre la recepción y la confirmación del cobro. En el caso que deseemos generar cartera negativa con la diferencia, el sistema creará un anticipo (efecto de cobro y pago simultáneamente) que en el momento de la confirmación se cancelará automáticamente quedando como cartera pendiente el efecto negativo (de pago al cliente) Si por el contrario, se fracciona algún efecto (cobro parcial) se actuará de la siguiente forma: Si imputamos la diferencia a contabilidad el proceso modificará el importe del efecto con el nuevo importe que se va a cobrar y lo pasará a estado 17 Recibido documento de cobro, imputando directamente a una cuenta de gasto la diferencia perdida. w_aux_docs_cob_recep.doc 7 22/03/2005

8 Si por el contrario deseamos mantener esta diferencia en cartera, el proceso generará una operación de división creando un nuevo efecto por la diferencia y marcando el que se desea cancelar a estado 17 Recibido documento de cobro Contados (Efectivo): En el momento de la actualización del cobro es cuando se realizará el movimiento contable (a diferencia de los cheques y pagarés). Si no hay ningún tipo de diferencias, el proceso generará un apunte sobre la cuenta corriente de tercero por cada efecto contra un apunte contra la cuenta corriente financiera por el total de cada documento de cobro (documento = cliente) en el caso de Cobros por cliente. Y un apunte por cada efecto en la cuenta de clientes contra un apunte por el total del cobro (documento = total cobrado) en la cuenta financiera en el caso de Cobros genéricos. En el caso de diferencias se actuará de la misma forma que en Cheques y Pagarés. Si deseamos mantener la diferencia en cartera se creara una operación de división de efectos cancelando únicamente la parte que se desea cobrar. Si la diferencia es a favor del cliente se generará un nuevo efecto a pagar (abono). Si la parametrización del sistema indica que estas diferencias deben contabilizarse directamente (no generar efectos en cartera) estas se imputarán a una cuenta de gastos o ingresos según sea el signo de la diferencia. A diferencia de Cheques y pagarés estas operaciones se realizarán en el mismo momento en que se ejecuta la operación de cobro. Transferencias: La operación de cobro por transferencia es la misma que se ejecuta en contados,. Esto significa que el movimiento de cobro se desglosará en un apunte a la cuenta del cliente por cada efecto seleccionado contra un apunte por el total de cada transferencia a la cuenta financiera (ya sea de transferencia por cliente, como transferencia genérica). Las diferencias ocasionadas entre la transferencia y el total de los efectos seleccionados se trataran de igual forma que en Contados. Parametrización y opciones avanzadas Características Comunes (Cheques y pagarés, Contados y Transferencias) Marcación por código: Cuando tenemos una selección de efectos pendientes de cobrar en pantalla podemos acceder al sistema de marcación por códigos pulsando el botón Marcar Efectos (4). Este botón nos da acceso a una subventana que permite seleccionar los efectos mediante su código o bien su código de factura original. A su vez este mismo programa permite realizar las tareas de marcación global: Seleccionar Todo, Anular Selección o Invertir Selección. w_aux_docs_cob_recep.doc 8 22/03/2005

9 La marcación por código permite seleccionar los efectos a partir de los códigos de documentos asociados a dichos efectos (normalmente la factura original). Al teclear los códigos automáticamente quedarán marcados los efectos correspondientes en segundo plano, sin ser necesario el uso del ratón, con lo que la agilidad de selección aumenta considerablemente. Acceso al Consultor: En determinados casos (especialmente la entrada de transferencias) puede ser extremadamente útil el acceso al consultor de clientes puesto que en la mayoría de casos la entidad bancaria envía un concepto en que normalmente no aparece el código de cliente interno. Con suerte se dispone del código de factura original o nombre del cliente. Tecleando un? en el campo destinado al código de tercero se activa el consultor que permite recuperar el código de cliente a partir de su nombre, NIF o demás datos, e incluso a partir de códigos de facturas asociadas a este. Ordenación por columna: Clicando las cabeceras de la lista de efectos pendientes se ordena ascendiente o descendentemente la columna seleccionada Información Adicional: Siempre y cuando exista información adicional del documento, efecto, remesa o cualquier tipo de entidad que estemos tratando aparecerá a la izquierda del dato un botón con un interrogante. Clicando sobre dicho botón se accederá a la información adicional. Por ejemplo: accederemos a la ficha detallada de un efecto clicando sobre el botón correspondiente a la línea de dicho efecto en la ventana de selección de efectos pendientes de cobrar. Parametrización w_aux_docs_cob_recep.doc 9 22/03/2005

10 (1) Asignación de diferencias: Mediante esta opción podremos definir en cada tipo de cobro dónde deseamos reflejar las posibles diferencias que se puedan generar. Esta opción puede tener distintas parametrizaciones para cada uno de los tipos de cobros (Cheques y pagarés, contados y transferencias). Generar Efectos: Cualquier diferencia entre el cobro y los efectos seleccionados generará un nuevo efecto en cartera (ya sea cobro o pago, según el signo de la diferencia) Contabilidad: Las diferencias generadas se imputarán directamente a contabilidad (Cuenta de gasto o ingreso según corresponda). Automático según importe: Automáticamente el programa decidirá donde debe imputarse la diferencia tomando como criterio un determinado valor que se asignará en la casilla (3). Por ejemplo, puede que deseemos que de forma automática las diferencias inferiores a 1 se imputen directamente a una cuenta de gastos o ingresos y los superiores generar o mantener el importe en cartera. w_aux_docs_cob_recep.doc 10 22/03/2005

11 Manual: En este caso, y por cada cobro introducido que conlleve una diferencia se preguntará por la acción a realizar (Contabilidad o cartera) (2) Contabilización por defecto: Si hemos definido en la 1ª opción que deseamos contabilizar las diferencias, entonces podremos acceder a los botones de contabilización por defecto en donde definiremos las cuentas, analíticas, etc... tanto para las diferencias positivas como negativas. Esta opción también podrá ser diferente según el tipo de cobro que estemos tratando y será la opción por defecto que nos propondrá el sistema para cada uno de los cobros realizados. No obstante en la ventana de Resultado, si nos interesa, siempre podremos particularizar y modificar la contabilización para cada uno de los cobros. (3) Importe Asignación Automática: Esta casilla se nos habilitará si hemos optado por la asignación automática según importe. Es en este espacio donde deberemos introducir el importe que determina donde se imputarán las diferencias generadas (a contabilidad o cartera). (4) Tipo de Documento (Cheques y pagarés): Esta opción nos permitirá decidir si deseamos introducir un documento de cobro (ya sea cheque o pagaré) por cada cliente individual, o introducir un documento que permita cancelar efectos de varios clientes. El ejemplo de varios clientes que pagan a través de una única central de pagos. (5) Tipo de Recepción (Contados): Si escogemos el cobro genérico cancelaremos efectos de varios clientes contra un único cobro en caja (cuenta financiera). En el caso de cobro por cliente cancelaremos efectos de varios clientes contra varios cobros en caja (cuenta financiera), es decir, un cobro por el total de cada cliente. (6) Tipo de Transferencia (Transferencias): De igual forma que en Cheques y pagarés, determinaremos si una transferencia puede cancelar efectos de un único cliente o varios clientes simultáneamente. (7) Inicio de Programa: Afecta exclusivamente a la operativa del programa y debe utilizarse para definir cual es la modalidad de cobro en que deseamos que se active el programa. Es decir: si marcamos la opción de Contados cada vez que se active el programa nos propondrá la opción de entrar tipos de cobro contado. Aunque tengamos una opción por defecto siempre podremos cambiar el tipo de entrada pulsando sobre los botones de selección de Tipos de Cobro (1). (8) Guardar configuración al salir: Manteniendo marcada esta opción, cualquier modificación que se realice en la parametrización del sistema quedará guardada para este usuario y cuando se vuelva a ejecutar el programa se activará en base a la última parametrización guardada. Si no se activa esta casilla, los cambios que se realicen en la w_aux_docs_cob_recep.doc 11 22/03/2005

12 parametrización tan solo afectarán a la sesión actual. Dicha parametrización se guarda a nivel de usuario, es decir; cada usuario puede mantener su propia parametrización del programa. w_aux_docs_cob_recep.doc 12 22/03/2005

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