MANUAL DE USO EMPRESAS GESPREM - GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.

Transcripción

1 MANUAL DE USO EMPRESAS GESPREM - GESTIÓN DE PREVENCIÓN DE RIESGOS DE LA UNIVERSIDAD DE SEVILLA.

2 1 CONTENIDO 2 ACCEDER A GESPREM Registro de empresa Correo electrónico de aceptación de solicitud Empresa ya registrada MENU PRINCIPAL Actuaciones y actuaciones finalizadas Info empresa Documentación seprus Documentación empresas Trabajadores Vehículos Incidencias JUN-16 1

3 2 ACCEDER A GESPREM Dirígete a: REGISTRO DE EMPRESA. Pulsa sobre el icono y accederemos al formulario de ALTA DE EMPRESA Una solicitud bien tramitada debería tener todos los campos completos JUN-16 2

4 Todos los campos son obligatorios y deben de ser válidos, especialmente el correo electrónico ya que este será con el que GESPREM se comunicará con usted. Una vez enviado los datos, estos serán revisados y se le enviará un correo electrónico con los datos de acceso a GESPREM. LOS CORREOS ELECTRÓNICOS SON ÚNICO Y EXCLUSIVOS, POR SEGURIDAD NO PUEDEN EXISTIR DOS USUARIOS CON EL MISMO CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO DE ACEPTACIÓN DE SOLICITUD Una vez revisada la solicitud, se procederá al alta en GESPREM donde recibirá un correo electrónico como este, con información de su usuario, contraseña y URL s de entrada. 2.2 EMPRESA YA REGISTRADA. Con los datos de acceso iniciales que fueron suministrados en el correo que ha recibido, puede ir a la página principal de GESPREM y usarlos en el módulo de acceso. JUN-16 3

5 3 MENU PRINCIPAL GESPREM cuenta con un menú principal a través del cual navegaremos por cada uno de los módulos 3.1 ACTUACIONES Y ACTUACIONES FINALIZADAS En estos módulos aparecerán todas las actuaciones en ejecución o ya realizadas por la empresa en los diferentes centros de la Universidad de Sevilla. Las actuaciones son dadas de alta por la unidad o servicio correspondiente, las empresas pueden acceder a esos registros solo en modo visualización y no podrán realizar modificaciones menos en los campos Subcontrata. Toda actuación dispone de los siguientes campos, distribuidos en 4 bloques (Detalles Contratación, Detalles Subcontratación, Detalles Actuación y Coordinación y Seguridad): JUN-16 4

6 Unidad: unidad o servicio de la Universidad de Sevilla que ha realizado la contratación. Contrata: empresa contratada para realizar la actuación (en su caso siempre aparecerá la suya). Subcontratas: listado de empresas subcontratadas para realizar la actuación. Código Actuación: código alfanumérico asignado por la unidad o servicio que realiza la contratación. Descripción: trabajos que se va a realizar. Centro: centro de la Universidad donde se va a proceder a actuar. Fecha de inicio: día previsto para iniciar la actuación. Coordina: encargado o responsable de campus que coordina la actuación. Seguridad: unidad de seguridad responsable de la actuación. En el módulo Actuaciones aparecerán todas las actuaciones en ejecución con menos de un mes de antigüedad, una vez pasado ese tiempo la actuación pasará automáticamente al estado de Finalizado y solo la unidad o servicio que realiza la contratación podrá ampliar el plazo de ejecución. JUN-16 5

7 3.2 INFO EMPRESA Este módulo sirve para dar de alta la información general y específica de prevención de su empresa. Debe estar completamente cumplimentada y actualizada. El alta y/o modificación de los datos emitirá un aviso al Servicio de Prevención para que este revise y valide los datos, la validación no es inmediata y conlleva un tiempo. Está constituido por 4 bloques: - Datos Generales - SPRL, evaluaciones - Equipos y Productos - Declaración Jurada Empresa: su nombre de empresa. Correo electrónico: dirección de correo electrónico, campo obligatorio. Teléfono fijo y móvil. Suministradora: marcar si su empresa es suministradora. Contrataciones: unidades o servicios para los que suele trabajar. JUN-16 6

8 Marcar todas las evaluaciones que procedan indicando fechas y si es necesario anotando las observaciones que se crean oportunas. Enumerar e indicar si cumple normativa todos los equipos y productos que utiliza su empresa para realizar los trabajos. JUN-16 7

9 Declaración jurada de marcación obligatoria para formalizar la información de empresa. El sistema no permitirá grabar el registro si no se da conformidad a dicha declaración. JUN-16 8

10 3.3 DOCUMENTACIÓN SEPRUS Para poder trabajar en la universidad es necesario tener rellenos y firmados todos los documentos de este apartado. Si falta alguno de estos documentos no se podrá realizar ninguna de las labores encargadas. Para obtener los documentos se debe pinchar en el texto en rojo donde pone enlace que le permitirá descargar los documentos de coordinación de actividades empresariales necesarios. Toda la documentación será remitida al correo electrónico: seprus1@us.es JUN-16 9

11 3.4 DOCUMENTACIÓN EMPRESAS Todas las empresa están obligadas a subir la documentación administrativa de los trabajadores y los certificados de estar al corriente con las administraciones. Cada documento subido, según el tipo, tiene una validez en el sistema. Pasado ese periodo de validez, GESPREM archivará la información para su posterior borrado. Con este simple formulario puede subir toda la documentación solicitada. Permite subir cualquier tipo de archivo (pdf, jpg, doc ) con la única limitación de tamaño (máximo de 8 MB). Un registro no puede ser modificado, en caso de error puede hacer un borrado manual del registro y volver a empezar. JUN-16 10

12 3.5 TRABAJADORES En este módulo aparecerán todos los trabajadores dados de alta en GESPREM de su empresa y si estos se encuentran validados por el Servicio de Prevención de la Universidad de Sevilla. Toda la documentación registrada debe estar actualizada y bien cumplimentada. El alta y/o modificación de los datos de trabajadores emitirá un aviso al Servicio de Prevención para que este revise y valide los datos. La validación no es inmediata y conlleva un tiempo. Está constituido por 4 bloques: - Notas Prevención: indica si está validado, pendiente de validación o no validado. - Datos Generales. - Certificados. - EPIS del trabajador. JUN-16 11

13 Todos los campos son obligatorios y deben respetar un formato para una correcta alta de trabajador. El bloque de certificados y recurso preventivo debe ser cumplimentado según proceda y debe ser actualizado para la validación del trabajador. Describir los diferentes equipos de protección individual. JUN-16 12

14 La validación del trabajador, una vez dado de alta, tendrá un estado de Pendiente hasta que el Servicio de Prevención revise los datos y de su conformidad. Este proceso no es inmediato y las diferentes unidades de seguridad no permitirán la entrada de esos trabajadores mientras su estado sea Pendiente o No Validado. Las empresas deberán corregir los datos incorrectos o incompletos del trabajador si este tuviera un estado de No Validado. Se recomienda hacer los registros de los trabajadores con tiempo. 3.6 VEHÍCULOS Listado de vehículos dados de alta por la empresa para el acceso a los diferentes recintos de la Universidad de Sevilla. 3.7 INCIDENCIAS El módulo incidencias muestra las anomalías observadas en las visitas técnicas por el personal del Servicio de Prevención de la Universidad de Sevilla. Las incidencias que se muestren en este módulo deben ser resueltas obligatoriamente por parte de la empresa para poder seguir trabajando en los recintos de la Universidad de Sevilla. JUN-16 13