Manual de reservas de aulas de informática

Transcripción

1 Manual de reservas de aulas de informática ************** INDICE Cuestiones previas y precauciones. Realización de una reserva sencilla. Realización de una reserva periódica. Modificación y borrado de reservas. ************** Cuestiones previas y precauciones. 1. Para darse de alta como usuario de la aplicación se debe enviar un mensaje a "apoyo.aulas@unavarra.es", indicando su cuenta de correo de la universidad (en caso de que escriban desde otra cuenta). 2. Al conectarse a la página web puede que le aparezca un error y se le pida aceptar un certificado, es el certificado de la UPNA simplemente debe aceptarlo una vez y no volverá a aparecer el error. También debe su navegador permitir las ventanas emergentes y tener el Java habilitado. 3. En caso de que el software solicitado no se encuentre disponible en el aula solicitada, debe solicitarse la reserva con dos semanas de antelación. Para saber si un software determinado se encuentra instalado en un aula concreta puede consultarse con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta "apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión No olvide especificar el software que vaya a utilizar, incluso en el caso de tener la certeza de que ya está instalado en el aula que vaya a reservar. Es necesario conocerlo para gestionar situaciones excepcionales, como p.ej. en caso de quedar un aula fuera de servicio procurar un aula alternativa que satisfaga los requerimientos (incluyendo la disponibilidad del software solicitado) en el menor tiempo posible. 5. La Universidad debe disponer de licencia del software solicitado, salvo en el caso de tratarse de software libre. Si existen dudas acerca de la disponibilidad de licencia de algún software de interés puede consultarse con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta "apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión Solo pueden realizarse reservas de aulas de uso común, es decir aquellas ubicadas en el edificio Aulario. En otros casos (aulas de Arquitectura, Inteligencia Artificial, Ingeniería del Software y Multimedia, Ciencias de la Salud, o Sario) póngase en contacto con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta "apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión No pueden realizarse reservas para fines de semana, festivos, Navidad, Semana Santa, verano, en fechas de exámenes, ni para cursos posteriores al actual. En estos casos póngase en contacto con el Grupo de Apoyo a Aulas, mediante mensaje a la cuenta "apoyo.aulas@unavarra.es" o en la extensión Las reservas que no se publican inmediatamente en la página web, una vez registradas en la aplicación. El calendario se publica semanalmente los miércoles y viernes a última hora, en la pagina web habitual ( y se entrega por escrito los 1

2 viernes a última hora a los ordenanzas quienes abren y cierran las aulas a lo largo de la semana únicamente en función de dicho horario escrito (no de la página web) pudiendo además haber programados trabajos de mantenimiento, incluso concertados con empresas externas, que mantengan las aulas ocupadas. Por ello no se admiten reservas o modificaciones de reserva dentro la semana en curso ni el viernes a la tarde de la anterior a partir de las 14: El Servicio Informático revisará las reservas enviadas a fin de asegurar el cumplimiento de los apartados anteriores. 10. El material informático: portátiles, carros, altavoces u otros, se seguirá solicitando a través de los ordenanzas como hasta ahora. 11. Es obligatorio anular todas aquellas reservas de las que se no vaya a hacer uso para dejarlas disponibles para otros profesores y por motivos de seguridad. 2

3 Realización de una reserva sencilla Como ejemplo, vamos a realizar una reserva para el 18 de Septiembre de 2008, de 8:00 a 8:30, siguiendo los siguientes pasos 1. Abrir el navegador e introducir la siguiente dirección: Aparecerá la siguiente pantalla: 2. Hacer click en el enlace Para comenzar a utilizar el CDS pulse aquí. Aparecerá la siguiente pantalla: 3

4 3. Introducir nuestro usuario y contraseña. El usuario es el mismo que la dirección de correo electrónico de la Universidad sin la parte final Por ejemplo: si su correo es nombre.apellido@unavarra.es su usuario es nombre.apellido, la contraseña que es la misma que la del correo electrónico. 4. Con los datos introducidos, pulsar Entrar. Aparecerá la siguiente pantalla: 5. Pulsamos el botón Menu. Se desplegará un menú. Seleccionar la opción Gestión de Reservas. Se desplegará un submenú, según se ve en la siguiente pantalla. 6. Seleccionar la opción Entrada de reservas. Aparecerá la siguiente pantalla: 4

5 7. Introducir los datos generales de la reserva. Motivo: Código de la asignatura y nombre del profesor. Solicitante: Nombre del profesor que hace la solicitud. Orador: Nombre del profesor que va a dar la clase (puede ser el mismo que el anterior). Observaciones: Incluir el software necesario sin omisión alguna (programas, versiones y plugins) y configuración de forma totalmente explícita, además de cualquier otra necesidad. La solicitud de software que no este instalado en el aula para la que se solicite la reserva debe realizarse con dos semanas de antelación. 5

6 Tras ello el aspecto de la pantalla será el siguiente: 6

7 8. Introducir la hora inicial y la hora final utilizando los menús desplegables. Es importante haber consultado previamente el calendario publicado en la pagina web para asegurar que hay espacio disponible los días y horas deseados. No se podrán hacer reservas en fechas de exámenes ni en verano Con el menú desplegable podemos seleccionar los horarios 7

8 9. Introducir los días. Pulsar en el botón junto a la casilla de fecha. Aparecer una ventana pequeña con un calendario en el que seleccionamos el día en el que queremos reservar. Con las flechas se puede modificar el mes y el año Seleccionamos el día pulsando con el ratón encima del día deseado Por último pulsamos aceptar para confirmar la selección. Al pulsar "Aceptar" se cierra la ventana del calendario y aparece el día reservado. Aquí aparece la fecha y hora de la reserva que hemos realizado Repetir esta operatoria cuantas veces queramos añadiendo más fechas y horas. 8

9 10. Elegir un aula para nuestra reserva. Movemos la barra de desplazamiento hacia abajo para ver el resto de la página. 11. Seleccionar el tipo de recurso, es decir si está en el Campus Arrosadía o de Ciencias de la Salud. Mayormente se usará Campus Arrosadía, lo seleccionamos para este caso de ejemplo. Tras ello aparece la pantalla del punto siguiente, en el que se puede ver que ha aparecido un nuevo desplegable a la derecha del ya seleccionado. 12. Seleccionar, en este caso, Aulas Campus Arrosadía. 9

10 La página volverá a cargarse mostrando más opciones para seleccionar. 13. Seleccionar el Edificio la opción de Aul - Aulario Arrosadía, el resto son aulas departamentales o aulas especiales que se seguirán reservando desde el servicio informático. 14. Especificar el tipo de equipo, es decir si deseamos un aula con Macintosh o con PC. 15. Introducir el numero de equipos indicando el número mínimo (recuadro desde ) y el máximo (recuadro hasta ), por ejemplo podemos buscar un aula que tenga entre 25 y 35 equipos. Para finalizar pulsamos el botón Buscar Aparecerá la siguiente pantalla: 10

11 16. Pulsar Buscar, según se ve en la imagen anterior. Se vuelve a cargar la pantalla y aparecen las aulas disponibles para reservar. 17. Seleccionar el aula o aulas que deseemos marcando las casillas correspondientes. Por ejemplo, seleccionamos el aula 309. Recuerde que no se aceptan reservas para las aulas no situadas en el aulario (A-IA, A-ARQ, A-ISM, A-Sario, A-Enfer), que seguirán tramitándose como hasta ahora. Aquí hemos seleccionado el aula 309 Para confirmar pulsamos el botón aceptar. 18. Pulsar Aceptar, según la imagen anterior se recargará la página y nos aparecerá el aula reservada junto a la fecha y la hora que habíamos introducido anteriormente. 11

12 19. Grabar la reserva. Muy importante: todo lo realizado hasta ahora no se graba hasta que pulsamos el botón grabar ubicado entre el apartado de datos generales y de días/horas, en caso de no hacerlo se perderá. Para guardar la reserva pulsamos el botón grabar. Tras ello aparecerá de nuevo la pantalla para hacer una nueva reserva. La reserva que ya hemos realizado la podremos modificar posteriormente con la operatoria descrita en otro apartado de este manual. 12

13 Realización de una reserva periódica 1. Realizar los pasos 1 a 7, según se explica en el apartado anterior del manual Realización de una reserva sencilla. Incluir el software necesario sin omisión alguna (programas, versiones y plugins) y configuración de forma totalmente explícita, además de cualquier otra necesidad. La solicitud de software que no este instalado en el aula para la que se solicite la reserva debe realizarse con dos semanas de antelación. 2. Introducir la fecha inicial y la fecha final del mismo modo que en el ejemplo anterior en las casillas marcadas como fecha inicial y fecha final, en lugar de la de Fecha, que se usó en el punto 8 del apartado del manual Realización de una reserva sencilla. Es importante haber consultado previamente el calendario publicado en la pagina web para asegurar que hay espacio disponible los días y horas deseados. 3. Introducir el día o días de la semana en los que queremos hacer la reserva marcando las casillas de los días correspondientes, en este ejemplo, martes y jueves del segundo cuatrimestre. 4. Seleccionar la cadencia, que puede ser cada semana, cada dos o más semanas. 13

14 5. Pulsar Aceptar. La pantalla se volverá a cargar añadiendo un listado con fechas y horas que corresponden a los tramos horarios de las reservas que hemos realizado, sin asignarles aula por el momento. Moviendo la barra de desplazamiento vertical de la derecha podemos ver la lista completa de dichos tramos horarios. Aquí aparecen las fechas y horas de las reservas que hemos realizado al igual que en el caso de reservas sencillas. 6. Hacer click en el recuadro indicado en la siguiente imagen. Seleccionando esta casilla nos selecciona todas las reservas. Con ello se seleccionan todos los tramos horarios para asignarles aula (todas las casillas correspondientes aparecerán marcadas). En caso de que se desee asignar a algún tramo o tramos horarios aulas distintas de las del resto de tramos (p.ej aulas con mas ordenadores) deberá repetir dos veces esta operatoria (incluido este paso y los que siguen en los puntos siguientes), una por cada uno de los dos tipos de aula, seleccionando primero el conjunto de tramos a los que asignará un tipo de aulas (p.ej las mas pequeñas), y luego el otro (p.ej las mas grandes). En tal caso no deberá usar la casilla superior de la lista, sino la(s) correspondiente(s) al/los tramo(s) horario(s) en cuestión. 14

15 7. Especificar el tipo de aula deseado (campus, edificio, numero de equipos, PC o Mac), siguiendo los pasos indicados en los puntos 10 a 15 del apartado anterior Realización de una reserva sencilla. 8. Pulsar el botón Buscar. Se mostrarán las aulas disponibles. Las aulas marcadas con la señal de prohibido ya están ocupadas por otras reservas y no se pueden seleccionar. 9. Hacer "click" en la casilla de una de las aulas libres. Luego hacer "clic" en aceptar. Se nos asignará esa aula a todas las reservas. Por ejemplo, elegir la 305 y pulsar Aceptar. Recuerde que no se aceptan reservas para las aulas no situadas en el aulario (A-IA, A-ARQ, A-ISM, A-Sario, A-Enfer), que seguirán tramitándose como hasta ahora. Se mostrará la siguiente rejilla indicando, en este caso, que se ha reservado el aula 305 para todos los horarios. 10. Pulsar Grabar para guardar la reserva. Si olvidamos este paso todos los pasos anteriores se perderán. 15

16 Importante. Hay que pulsar grabar para guardar la reserva. 16

17 Modificación y borrado de reservas 1. Seleccionar la siguiente opción del menú: Aparecerá la siguiente pantalla. 2. Seleccionar Menú, de la barra inferior de la página, se desplegará un submenu. Seleccionar Gestión de reservas y después Localización de solicitudes y reservas. 3. Pulsar el botón Limpiar, para borrar las fechas que salen por defecto. Pulsar Mis Reservas para ver todas las reservas que hemos realizado. En este caso sólo hay una. 17

18 En la lista de las reservas hay una línea por cada reserva y por cada aula reservada, así si en una reserva reservamos dos aulas diferentes aparecerán dos líneas aunque siga siendo la misma reserva. Para identificar una reserva se usa un número que es el primero que aparece dentro del cuadro reserva y en el segundo aparece el aula reservada. En esa misma línea tenemos cuatro botones: Consulta: Gráfico: Modificar: Eliminar: Nos permite ver la reserva sin modificarla Podemos ver un gráfico de una semana de la reserva Nos permite modificar la reserva. Elimina la reserva. 4. Pulsar Consulta. Aparece la siguiente pantalla que muestra un listado con todas las fechas y las aulas reservadas. El número que aparece como localizador es el identificador de la reserva. 5. Pulsar Volver para volver a la pantalla anterior. 18

19 6. Pulsar Gráfico. Aparece la siguiente pantalla, que muestra un gráfico de la primera semana de la reserva con el que podemos seguir viendo más semanas de reservas usando las flechas de la parte superior. 7. Pulsar Volver. 19

20 8. Pulsar Modificar. Aparece la siguiente pantalla, que nos muestra una ventana igual a la de entrada de reservas donde se puede modificar la reserva. Funciona exactamente igual que la entrada de reservas, así podemos añadir más fechas de reservas o, seleccionando las fechas que ya tenemos, asignar más aulas o eliminar fechas de la reserva. Cuidado, si pulsamos el botón eliminar se borrará la reserva completa. Con estos botones se puede borrar la fecha correspondiente de la reserva. El borrado de fechas debe hacerse de una en una no es posible seleccionar varias para borrar. Las fechas y las horas no se pueden modificar, sólo borrar. Si queremos modificar la reserva de una fecha hay que borrarla y después volverla a crear con los cambios deseados. Además tiene que ser en este orden: si intentamos crear una nueva fecha de reserva en una fecha y horario que coincida con uno que ya esta en la reserva nos dará un error y no nos dejará añadirlo. Para cambiar de aula sólo hay que seleccionar la casilla de la fecha o fechas que queremos cambiar el aula y asignarles la nueva aula. Esto no borrará las reservas anteriores sino que ahora tendremos dos aulas reservadas en la misma fecha y horario. Entonces no tenemos más que borrar la reserva del aula anterior. 20

21 9. Pulsar el icono de borrar (una carpeta tachada por un aspa roja). Aparece una ventana para que confirmemos el borrado. Esto borra sólo lo seleccionado no toada la reserva. 10. Pulsar "Volver" 21

22 11.- Pulsar "Eliminar" para borrar una reserva completa. Nos aparece una ventana similar a la de las consultas con un botón adicional eliminar que como su propio nombre indica sirve para eliminar la reserva. Si pulsamos el botón de eliminar nos aparece un mensaje para que confirmemos la eliminación. Si pulsamos aceptar borrara la reserva. 22