POLÍTICAS Y CRITERIOS BÁSICOS EN LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DEL BANCO CENTRAL DE CHILE

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1 POLÍTICAS Y CRITERIOS BÁSICOS EN LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DEL BANCO CENTRAL DE CHILE 1

2 - EL BANCO CENTRAL DE CHILE - POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. Formulaciones Generales. Definiciones y Principios - NORMATIVA INTERNA SOBRE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES. Gestión de Solicitudes de Bienes y Servicios. Requisitos para Compras y Contrataciones. Licitaciones. Contratos. Garantías 2

3 EL BANCO CENTRAL DE CHILE Creado en virtud del Decreto Ley N 486 (21/8/1925) Organismo Autónomo desde Ley Orgánica Constitucional (Nº ) Establece sus objetivos : Velar por la estabilidad de la moneda Asegurar el normal funcionamiento de los pagos internos y externos Consagra su autonomía técnica (capacidad de establecer sus propios acuerdos y adoptar sus propias decisiones técnicas) Consagra su autonomía patrimonial (patrimonio propio administrado con independencia del Poder Ejecutivo) No forma parte de la Administración del Estado, se rige por su Ley Orgánica Constitucional 3

4 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: FORMULACIONES GENERALES La política de adquisiciones y contrataciones del Banco Central de Chile se enmarca en el conjunto de valores y principios éticos del Banco. Sus pilares fundamentales, como organismo autónomo de derecho público, son salvaguardar: El uso eficiente del patrimonio institucional, y La confianza pública Objetivos. Que bienes y servicios se adquieran a través de procesos: Abiertos y oportunos Transparentes En condiciones competitivas de mercado Que obtengan la relación calidad-costo más adecuada para el ciclo de vida del bien o servicio, y Que se otorguen las debidas garantías 4

5 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: FORMULACIONES GENERALES Toda adquisición y contratación debe ser planificada y especificada por las Unidades que demandan bienes y servicios Con el apoyo de las Unidades de Coordinación Presupuestaria que corresponda, y Gestionada por el Departamento de Adquisiciones de la Gerencia de Servicios Logísticos. /1 La Gerencia de Servicios Logísticos (GSL) deberá: Asegurar la difusión de esta Política Coordinar acciones de unidades que participan, para la correcta aplicación y eficiente implementación de la misma, y Evaluar permanentemente su eficacia y proponer mejoras cuando corresponda. 5

6 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: DEFINICIONES Y PRINCIPIOS Adquisiciones y contrataciones se pueden efectuar a través de licitaciones, procesos de cotización o contratación directa. PRINCIPIOS BÁSICOS 1.Transparencia. Información a todos los participantes respecto de la forma que se realizan los procesos, así como de sus resultados. Evaluaciones objetivas, con parámetros previamente establecidos y dados a conocer a los oferentes al inicio de los procesos. 2. Competencia. Participación de número amplio de proveedores de bienes y servicios, que acrediten contar con capacidad suficiente para cumplir las obligaciones que contraigan. Garantizar igualdad de condiciones a todos los participantes. 6

7 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: DEFINICIONES Y PRINCIPIOS 3. Eficiencia. Satisfacer en forma oportuna los requerimientos de las Unidades, con utilización idónea de los recursos institucionales en las gestiones de compra o contratación Adecuada relación costo calidad del bien o servicio respectivo para todo el ciclo de vida del mismo. 4. Objetividad. Diferenciación clara de roles entre usuario final de los bienes o servicios y el gestor del proceso de adquisición o contratación Garantizar que resoluciones consideren todas las ofertas que cumplan con los requisitos establecidos y se seleccione la más conveniente para la Institución Prevenir existencia de conflictos de interés. 7

8 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: DEFINICIONES Y PRINCIPIOS OTRAS DEFINICIONES DE POLÍTICA Procesos de adquisición o contratación directa con proveedor único, sólo para circunstancias excepcionales, debidamente documentados y con las justificaciones y aprobaciones correspondientes. La política de adquisiciones será aplicada de acuerdo a requisitos mínimos y niveles de aprobación de gasto definidos en la normativa del Banco, buscando siempre asegurar condiciones de mínimo riesgo en los aspectos operacionales, financieros, legales y de reputación. Los requerimientos de adquisiciones y contrataciones que formulen las Unidades que demandan bienes y/o servicios deberán ser compatibles con la Planificación Estratégica, el presupuesto anual y las definiciones de política entregadas por el Consejo del Banco. 8

9 POLÍTICA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES: DEFINICIONES Y PRINCIPIOS El Departamento de Adquisiciones será la única Unidad encargada de gestionar la adquisición de bienes o contratación de servicios, cumpliendo con la legislación vigente aplicable y con los requisitos y excepciones establecidos en las normas internas del Banco. Será la única unidad del Banco facultada para cerrar compromisos de compra y contratación de servicios, a través del proceso formal de adjudicación de ofertas, documentando debidamente las decisiones que se adopten. Los contratos que celebre el Banco privilegiarán la legislación nacional y la jurisdicción de tribunales chilenos. En casos de excepción, como por ejemplo, contratos internacionales cuyo objeto principal se refiera a negocios u operaciones de carácter económico o financiero, se pueden someter al derecho o tribunales extranjeros. Siempre se requerirá Acuerdo de Consejo para convenir cualquier renuncia a la legislación nacional. 9

10 NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS Las necesidades de bienes o servicios deberán ser solicitadas a las Unidades de Coordinación Presupuestaria (UCP) que corresponda. La UCP: Evalúa los requerimientos Verifica la disponibilidad presupuestaria informada por las unidades Resuelve, según corresponda, atender o no el requerimiento, mediante una gestión que encarga al Departamento de Adquisiciones. /2 En la solicitud se especificará: El bien o servicio requerido, con la mayor precisión posible El plazo para contar con el requerimiento Los proveedores sugeridos Si se plantea como urgente y/o con proveedor restringido o único. 10

11 NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS El Departamento de Adquisiciones, será la única instancia facultada para realizar gestiones de cotización, compra o contratación de servicios para las distintas unidades. Excepciones: a) Adquisiciones o contrataciones menores del Club de Campo y Balneario b) Materiales y útiles de oficina provistos por una empresa con la cual el Banco tiene convenio por abastecimiento directo c) Adquisiciones de libros u otro material bibliográfico al exterior, adquirido mediante tarjeta de crédito corporativa d) Suscripciones a diarios y revistas, que pueden ser realizadas por el Departamento de Publicaciones e) Cotización de servicios específicos a personas naturales o jurídicas externas; como economistas, abogados y otros especialistas que tengan un conocimiento experto único y relevante para el Banco 11

12 NORMATIVA INTERNA: GESTIÓN DE SOLICITUDES DE BIENES Y SERVICIOS f) Inscripciones en seminarios o cursos de capacitación, que corresponden a un formato definido, y que tienen un valor de conocimiento público, que pueden ser realizadas por la Gerencia de Recursos Humanos g) Servicios para eventos (seminarios, conferencias) que organiza el Banco, (hoteles, restaurantes, servicios de transporte), que pueden ser cotizados directamente por la Gerencia de Asuntos Institucionales h) Situaciones especiales que autorice la Gerencia General. Las solicitudes de cotización deben efectuarse: Por escrito En forma simultánea Especificadas para asegurar cotizaciones homogéneas Se debe procurar simultaneidad en recepción de cotizaciones. 12

13 NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES Para realizar una adquisición de bienes o contratación de servicios, se deberá cumplir las siguientes condiciones: 1) Requisitos mínimos de cotizaciones o licitación /3 2) Autorización del gasto por parte de la instancia que corresponda, en forma previa al compromiso con el proveedor, según Centro de Costos. /4 3) Disponibilidad de recursos presupuestarios para cubrir el gasto, dentro del presupuesto aprobado para el Centro de Costos. 13

14 NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES Tanto las licitaciones, como los procesos de cotización superiores a U.T.M. 500 (US$ ), serán publicados en la página Web del Banco, incluyendo: Bases de licitación o cotización Criterios y factores de adjudicación, con sus respectivos porcentajes y el puntaje total mínimo ponderado para calificar técnicamente. Las respuestas y aclaraciones a las consultas recibidas Resultados. Excepciones: licitaciones asociadas a temas de seguridad, estratégicos o en que se incluya información confidencial. 14

15 NORMATIVA INTERNA: REQUISITOS PARA COMPRAS Y CONTRATACIONES Si no es posible cumplir requisitos mínimos indicados en la letra a), por razones señaladas en la normativa, la instancia que autoriza el gasto se elevará en un nivel respecto de la tabla de autorizaciones de gastos. Razones de excepción para no cumplir requisitos mínimos (número 1): Licitación sin oferentes o declarada desierta. Concluir contrato terminado anticipadamente Adquisiciones urgentes para requerimientos imprescindibles No hay proveedores en el mercado para cumplir mínimo Proveedores dueños exclusivos de derechos, licencias o patentes Profesionales que no es razonable someter a cotizaciones estándares Servicios complementarios a los que se encuentren en ejecución Servicios para eventos que organiza el Banco Publicaciones en diarios o revistas 15

16 NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES Concepto. Proceso para seleccionar a uno o varios proveedores, de bienes o servicios, de acuerdo con las condiciones que se establecen en las bases que rigen este proceso, tanto en sus aspectos técnicos como administrativos y en que se toma conocimiento simultáneo de las ofertas en un solo acto. Será obligatorio efectuar un proceso de licitación en los casos de gastos sobre U.T.M. y en casos especiales que determine el Consejo o el Gerente General. Condiciones. - Bases preparadas por la GSL, siendo la Unidad usuaria o UCP la que provee especificaciones técnicas del bien o servicio a licitar - Bases deben ser visadas por Fiscalía - Criterios de evaluación (requisitos mínimos, factores a evaluar, ponderaciones) se aprueban previamente a la publicación por la GSL y se indican en las bases. 16

17 NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES - En algunos casos se considerará en primer lugar un análisis técnico de las ofertas, para seleccionar sólo a oferentes técnicamente elegibles, los cuales serán posteriormente evaluados en sus aspectos económicos. - Los ofertas son abiertas por una Comisión integrada, al menos, por el Gerente de la Unidad requirente, por el Gerente de Servicios Logísticos y por un abogado de la Fiscalía del Banco, dejando constancia de los antecedentes en Actas. - La evaluación de ofertas, en sus aspectos técnicos y económicos, será realizada por representantes de la unidad requirente y de la GSL, suscribiendo los Informes de Evaluación correspondientes. 17

18 NORMATIVA INTERNA: LICITACIONES Licitaciones / cotizaciones / contratación directa. Características Licitaciones Públicas Privadas Cotizaciones Públicas - Privadas Con Contrato Sin Contrato Con especificaciones complejas Simples Contratación directa Cotización 18

19 NORMATIVA INTERNA: CONTRATOS Se deben suscribir contratos en los siguientes casos: Servicios o bienes con especificaciones complejas, por montos superiores a 300 UTM (aprox. US$ ) y siempre que contemplen pagos anticipados, pagos parciales, garantías de cumplimiento de contrato o multas. Que se contemplen garantías por buen funcionamiento distintas de las garantías técnicas habituales de los productos. Si la contraparte va a tener acceso a información altamente sensible o reservada, confidencial, o estratégica. O que considere utilización de logos, cuños, o imagen institucional del Banco. En contratos de tracto sucesivo, con duración superior a 3 meses, con un monto involucrado anual superior a 100 UTM (US$8.200). Por asesorías profesionales. Convenios de participación, cooperación o asistencia técnica. En convenios de confidencialidad, para participar en procesos de cotización o licitación con acceso a información confidencial. 19

20 NORMATIVA INTERNA: CONTRATOS Los contratos, como regla general tendrán vigencia máxima de 3 años y deben contener cláusulas que permitan ser reevaluadas anualmente, para renovarlos o no por un nuevo período anual. Pueden tener mayor vigencia, en los siguientes casos: Prestación de servicios con un amplio período inicial de aprendizaje o ajuste Una inversión significativa del proveedor Con acceso a aspectos de seguridad del Banco Mantención de infraestructura por representantes oficiales o exclusivos Los contratos deben ser solicitados a la GSL, para gestionar su elaboración, en interacción con la Unidad solicitante, y requerir la revisión y aprobación por la Fiscalía del Banco, respecto de los aspectos legales del contrato. 20

21 NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS Garantías precontractuales. En todo proceso de licitación se debe contemplar la exigencia de una garantía de seriedad de oferta, salvo excepciones calificadas por el Gerente General. Los montos serán fijados entre GSL y Gerencia Usuaria, entre un 3% y un 10% del valor estimado del gasto, en función de la relevancia del bien o servicio y los efectos que podrían representar al Banco el desistimiento de una oferta presentada. Garantía por fiel cumplimiento de contrato. Se debe considerar estas garantías en todos los contratos de bienes o servicios, en los cuales al aplicar el monto exigible de la garantía, ésta sea superior a 30 UTM (US$ 2.500). No se exige para contratos de servicios profesionales calificados, de índole legal o económico, o para compras de bienes muebles que no requieran especificaciones complejas y cuyo pago se efectúe en forma posterior a la recepción del bien. 21

22 NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS Los montos y plazos de las garantías de cumplimiento de contrato se fijan entre la GSL y la Gerencia Usuaria, al establecer las bases de la licitación o cotización que dará origen al contrato. - Los montos se fijarán entre un 10 % y un 35% del valor contratado, en función de la relevancia del bien o servicio y de los efectos que podría tener para el Banco el incumplimiento del contrato. - Los plazos se fijarán en función de las características y condiciones de la provisión del bien o servicio a contratar. Garantías por pagos anticipados. Siempre que el Banco efectúe un pago anticipado, se debe exigir previamente la entrega de una garantía, por un monto equivalente al valor anticipado. 22

23 NORMATIVA INTERNA: GARANTÍAS Garantías elegibles para el Banco: - Boleta Bancaria de Garantía, tomada a favor del Banco directamente por la contraparte y pagadera a la vista. - Carta de Crédito Standby, emitida por un banco del exterior, irrevocable, confirmada y pagadera en Chile a su sola presentación por el banco confirmante. - Póliza de Seguro de Garantía, emitida por una compañía de seguros establecida en Chile, con cláusula de ejecución inmediata. 23

24 POLÍTICAS Y CRITERIOS BÁSICOS EN LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DEL BANCO CENTRAL DE CHILE 24

25 ESQUEMA ORGANIZACIONAL Gerente General División Gestión y Servicios Institucionales División División División Gerencia de Seguridad Gerencia de Servicios Logísticos Gerencia Gestión Estratégica y Riesgos Departamento Adquisiciones Departamento Infraestructura y Servicios 25

26 Canalización de requerimientos a la UCP Unidad UCP Unidad de Coordinación Presupuestaria Solicitud Bienes o servicios (Especificaciones y antecedentes presupuestarios) Rol General Define y aplica políticas Estandariza Agrupa requerimientos Programa y ejecuta requerimientos Rol ante requerimiento específico Valida el requerimiento Genera o complementa las especificaciones Estimar su costo si es posible Evalúa disponibilidad presupuesto 26

27 Monto (en Unidades Tributarias Mensuales (UTM) Sobre UTM (aprox. US$ ) Sobre 500 y hasta UTM (aprox. US$ y US$ ) > 200 y hasta 500 UTM (aprox. US$ y US$ ) >25 y hasta 200 UTM (aprox. US$ y US$ ) Requisito mínimo Licitación Cotización pública 3 cotizaciones 2 cotizaciones 27

28 TABLA DE AUTORIZACIONES DE GASTOS MONTO (U.T.M) Sobre y adquisición de bienes raíces Consejo INSTANCIA QUE AUTORIZA Hasta (aprox. US$ ) Gerente General Hasta (aprox. US$ ) Gerentes de División Hasta 400 (aprox. US$ ) Hasta 200 (aprox. US$ ) Hasta 12,5 (aprox. US$ 1.000) Gerentes de Área Jefes Departamento Jefes de Grupo Departamento Infraestructura y Servicios (a través del Depto. Adquisiciones) 28