CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE

Transcripción

1 en alto Página 1 de REQUISITOS DE GESTIÓN OBSERVACIONES GENERALES Personería Jurídica SE LE DA RESPUESTA ALGUNOS REQUISITOS Licencia de funcionamiento vigente ACORDES A LA INSTITUCIÓN. Existe habilitación de salud Existe Licencia de educación (Si aplica) NA No aplica Existe concepto sanitario vigente y favorable 3.2. POLÍTICA DEL SERVICIO OBSERVACIONES GENERALES La política de servicio se encuentra documentada Se cuenta con la política se calidad, se tendría Se asegura dentro de la política de servicio el compromiso que retomar y re-direccionarla como política de la organización con el usuario de acuerdo al servicio de servicio. público del bienestar familiar que presta Se encuentra comunicada y entendida dentro de la Se cuenta con objetivo de calidad, se tendrían organización que ajustar acordes a la política del servicio. Se revisa para su adecuación continua 3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD OBSERVACIONES GENERALES Se tienen establecidas las responsabilidades y autoridades El S.G.C, tiene claramente definido las para prestar el servicio público de Bienestar responsabilidades y autoridades dentro del (Planeación, seguimiento y mejora) S.G.C. Están comunicadas las responsabilidades dentro de la organización PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO OBSERVACIONES GENERALES Se tienen definidas las actividades de seguimiento y -Dentro de la encuesta que se aplica para la medición de los procesos satisfacción del cliente, se encuentra la medición Existen especificaciones del servicio público de bienestar de necesidades y expectativas de los clientes familiar que se va a prestar internos y externos, este se está realizando el Se encuentran identificadas las necesidades y expectativas respectivo análisis dentro de la respectiva ficha de los interesados técnica. Se han identificado los procesos necesarios para satisfacer -Dentro de la matriz de requisitos se establecen las necesidades y expectativas de los usuarios como requisitos del cliente contratante los Se han establecido los recursos necesarios para satisfacer contratos, actas de visita, lineamientos y las necesidades y expectativas de los usuarios estándares. Están definidos los riesgos potenciales que pueda afectar EL S.G.C. NO TIENE IMPLEMENTADO LA NORMA los procesos y recursos para la prestación del servicio NTC 5254 GESTION DEL RIESGO. Existen registros de la planificación para la prestación del Se cuenta con una buena planificación PGD-01 servicio Direccionamiento Estratégico RECURSOS FINANCIEROS OBSERVACIONES GENERALES Están identificados los costos para la prestación del servicio Se ha establecido el punto de equilibrio -Se cuentan con los procedimientos, PGAF-01 Existe un presupuesto Presupuesto Y PGAF-02 Administración Contable, Gestiona los recursos necesarios (Financieros, humanos los cuales están muy bien implementados y sin de información e infraestructura) no conformidades dentro del S.G.C. Se tiene planificada la revisión de las actividades establecidas con el fin de determinar la eficiencia del uso de los recursos

2 en alto Página 2 de RECURSOS HUMANOS OBSERVACIONES GENERALES Se determinan las necesidades de personal que se requiere para prestar el servicio público de bienestar familiar (Número, disponibilidad, tipo de relación de trabajo, funciones, responsabilidades, autoridad y objetivos a lograr) Se tienen definidos las necesidades de competencia en cuanto a la educación, formación, habilidades y experiencia del personal que realice actividades de prestación del servicio de bienestar familiar. Existe un procedimiento de selección y contratación el personal acorde con la legislación vigente. Se tiene definido un plan de inducción y formación para el personal que presta el servicio de bienestar familiar Se evalúa el desempeño del personal que presta el servicio de bienestar familiar PGH-01 Procedimiento De Selección Y Contratación. PGH-02 Procedimiento De Formación De Competencias Y Evaluación De Desempeño. Se Cuenta Con Un Manual De Cargos Por Competencias, Se cuenta con plan de formación. NO SE ENMARCAN OBJETIVOS DE DESEMPEÑO. M.C. Definir necesidades de personal (número de personas, disponibilidad, tipo de relación de trabajo, funciones a desempeñar, responsabilidad, autoridad y objetivos a logar. RECURSOS FÍSICOS OBSERVACIONES GENERALES Se ha identificado la necesidad de infraestructura para prestar el servicio público de bienestar familiar. (equipos, maquinaria, inmuebles, insumos, elementos de oficina, instrumentos, herramientas, dotación) Existe un plan de mantenimiento preventivo para los recursos físicos Norma sismo resistente vigente (NSR) de acuerdo al uso Decreto Accesibilidad en espacios públicos RETIE ( Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) Se asegura el cumplimiento de especificaciones establecidas para el servicio público de bienestar familiar a prestar Se cuenta con el procedimiento de PGAF-04 Mantenimiento y Embellecimiento de la Infraestructura. Se cuenta con el plan de mantenimiento anual. Existe y se encuentra demarcada la salida de emergencia Se cuenta con el procedimiento PGH-04 Salud Existe y se encuentra demarcada la ruta de evacuación Ocupacional. Están definidos los espacios para la separación y Se cuenta con un Plan de Saneamiento almacenamiento temporal de residuos. Ambiental Esta el plan de emergencia documentado por cada unidad Se cuenta con el procedimiento PGH-04 Salud de servicio Ocupacional DOCUMENTACIÓN OBSERVACIONES GENERALES La política de servicio y los objetivos de la prestación de servicio están documentados Se cuenta con la política se calidad, se tendría que retomar y re-direccionarla como política de servicio. Se encuentran documentados los procedimientos El S.G.C. tiene muy bien implementado los requeridos para la prestación del Servicio. procedimientos: Se encuentran documentados los registros requeridos PGD-08 Procedimiento de Control de para la prestación del servicio Documentos y PGD09 Control de Registros. Están controlados aquellos documentos requeridos para prestar el servicio del bienestar familiar. Existe un procedimiento documentado que incluya la aprobación de los documentos, actualización y Se cuenta con un mapa de procesos claro y recocido.

3 en alto Página 3 de 6 reprobación DOCUMENTACIÒN OBSERVACIONES GENERALES Existe un procedimiento documentado que incluya la identificación de los cambios y la revisión vigente Disponibilidad en los puntos de uso de las versiones pertinentes de la documentación aplicable Existe un procedimiento documentado que incluya los mecanismos para asegurar la legibilidad y la fácil El S.G.C. tiene muy bien implementado los procedimientos: identificación de los documentos PGD-08 Procedimiento de Control de Existe un procedimiento documentado que incluya Documentos y PGD09 Control de Registros. mecanismos para asegurar la identificación de los documentos externos y el control de su distribución. Existe un procedimiento documentado que incluya la prevención contra el uso no adecuado de los documentos obsoletos y la identificación aquellos que se conservan CONTROL DE REGISTROS OBSERVACIONES GENERALES Están controlados los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos. Están controlados los registros que proporcionan evidencia de la eficaz prestación del servicio Existe un procedimiento documentado para la recopilación, identificación, consolidación, procesamiento y almacenamiento de los registros Esta establecido el responsable en el almacenamiento de la información así como el tiempo de retención de la información, el personal con acceso, el método para recuperar, la forma de protección y disposición final de la información. Esta identificado el personal que debe conocer la información y el medio como se comunica Existe un espacio/dispositivo con condiciones que garanticen la seguridad y estado optimo de la documentación El S.G.C. tiene muy bien implementado los procedimientos: PGD-08 Procedimiento de Control de Documentos y PGD-09 Control de Registros. El S.G.C. NO APLICA LA NORMA ISO ISO SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN PROPIEDAD DEL USUARIO OBSERVACIONES GENERALES Están definidos mecanismos de seguridad para la información confidencial del usuario que eviten el acceso no autorizado o la divulgación de esta información -La propiedad del cliente la trabajamos desde la planta física y las pertenencias de los NNA historias integrales. -No se tienen acciones para seguridad de la información. -El S.G.C. NO APLICA LA NORMA ISO ISO SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN.

4 en alto Página 4 de COMPRAS OBSERVACIONES GENERALES Se identifican los requisitos de los productos / servicios a *Se cuenta con el procedimientopgaf-03 comprar / contratar PROCEDIMIENTO DE COMPRAS y con un buen Están establecidos los criterios para la evaluación, protocolo PARA LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y selección, y reevaluación de proveedores REEVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE La organización evalúa y selecciona sus proveedores en ALIMENTOS-PRODUCTO Y función del cumplimiento de los criterios establecidos SERVICIO. Se tienen establecidas actividades de inspección o aquellas necesarias para asegurar el cumplimiento de las *Dentro de la selección NO se evalúa la especificaciones del producto o servicio adquirido Están definidas las acciones a tomar cuando el producto o el servicio no cumplen con las Especificaciones capacidad financiera. El S.G.C. no aplica la norma para Se mantienen registros de las actividades anteriores evaluación de proveedores en cuanto a requisitos medio ambientales GESTIÓN AMBIENTAL OBSERVACIONES GENERALES Existe un plan de manejo ambiental Se cuenta con el Plan ambiental, pero no Se identifican y evalúan el cumplimiento de los requisitos contiene todos los requisitos que solicitan las legales ambientales que le aplican a la organización normas de GESTION AMBIENTAL OPERACIÓN - PRESTACIÓN DEL SERVICIO PUBLICO DE BIENESTAR FAMILIAR OBSERVACIONES GENERALES Se tiene implementado la planificación del servicio público de bienestar familiar a prestar La organización presta el servicio público de bienestar familiar que le corresponde UNIDADES DE SERVICIO Están definidas las responsabilidades de la unidad de servicio respecto a la prestación del servicio Se proporcionan las especificaciones del servicio público de bienestar familiar a las unidades de servicio Existe un conducto regular de comunicación entre la organización y la unidad de servicio CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO OBSERVACIONES GENERALES Existe un valoración de los riesgos potenciales que pueda afectar los procesos y recursos para la prestación del servicio Se desarrollan planes para asegurar la continuidad en la prestación del servicio publico de bienestar familiar y la gestión de un incidente La organización tiene definida la responsabilidad, autoridad y competencia necesaria del personal que da respuesta para atender el incidente y restablecer la prestación del servicio después de una interrupción. Asegura la organización la competencia del personal que atiene incidentes EL SISTEMA NO APLICA NORMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO. ISO 27001

5 en alto Página 5 de CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO OBSRVACIONES GENERALES Esta definido, documentado y difundido un plan de gestión el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para la atención del incidente. Esta definido, documentado y difundido un plan de continuidad el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para mantener y restablecer actividades en caso de una interrupción del servicio. El plan de gestión y el plan de continuidad de la prestación del servicio público de bienestar familiar está disponible, comprensible y se revisa y actualiza una vez al año Se garantiza que colaboradores y usuarios conocen procedimientos para identificar e informar sobre los posibles riesgos Existen recursos para apoyar los planes, procesos y procedimientos para manejar un Incidente Se garantiza una revisión posterior al incidente Se mantiene registros de las actividades anteriores que evidencien las condiciones de la prestación del servicio público de bienestar familiar durante y después del incidente EL SISTEMA NO APLICA NORMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO. ISO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN OBSERVACIONES GENERALES Existen mecanismos de atención de peticiones, quejas y Se cuenta con los procedimientos de: reclamos PGD-03 Servicio al Cliente Existen mecanismos de evaluación del cumplimiento de PGD-05 Auditoría interna estándares de resultados PGD-06 Revisión por la Dirección Se hace seguimiento de la percepción del cliente respecto Se realiza una vez al semestre revisión por la al cumplimiento del servicio de bienestar prestado. dirección. Se llevan a cabo a intervalos planificados las auditorías Se revisa: internas incluyendo las unidades de servicio para *Auditorías Internas determinar si la organización está prestando el servicio de *Auditorias de cliente contratante. bienestar según lo planeado *Auditorias de ICONTEC. La organización recopila y analiza la información *Q-R-S-F. relacionada con la prestación del servicio para determinar si el servicio de bienestar prestado es coherente con lo planeado (Resultados de seguimiento a la satisfacción del usuario, resultados de auditorías, evaluación de personal, *Satisfacción del Cliente interno y externo. *Resultados de evaluación institucional. *A.C.P.M. *Servicio no conforme. evaluación de proveedores, no conformidades, *Resultados de revisiones previas. Indicadores de gestión, otros.) La organización revisa periódicamente el desempeño de la organización y sus unidades de servicio respecto a la prestación del servicio de bienestar familiar *Cambios que afectan el S.G.C. *Se establece la eficacia de cada uno de los numerales anteriores. *Se concluye si el S.G.C. es eficaz, conveniente y Existen registros de las revisiones hechas por parte de la adecuado. organización

6 en alto Página 6 de MEJORAMIENTO OBSERVACIONES GENERALES Se identifican las no conformidades actuales y potenciales a la hora de prestar el servicio Público de bienestar familiar. Se evalúan las causas de las no conformidades actuales y potenciales. Se toman las acciones preventivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se cuenta con el procedimiento de A.C.P.M. Se toman las acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se evalúa el resultado de las acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se comunican las acciones tomadas Pre-diagnóstico elaborado por la OFICINA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD I.C.B.F. INCUMPLIMIENTOS GENERALES DE NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. ORGANIZACIONES QUE PRESTAN SERVICIOS PÚBLICOS DE BIENESTAR FAMILIAR. REQUISITOS DE GESTIÓN Y OPERACIÓN Política y Objetivos de servicio. Implementación de la Norma NTC 5254 GESTION DEL RIESGO. En el manual de cargos no se tienen contemplados objetivos de desempeños. Norma de Sismo Resistencia. Reglamento técnico de Instalaciones Eléctricas. Aplicación de la Norma ISO ISO SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN. Aplicación de la norma para evaluación de proveedores en cuanto a requisitos medio ambientales. Aplicación de requisitos de la norma NTC PARA LA GESTIÒN AMBIENTAL. Aplicación de la Norma ISO CONTINUIDAD DE NEGOCIO.