MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

2 I N D I C E Contenido Introducción... 3 FUNDAMENTO JURIDICO... 4 Antecedentes... 5 OBJETIVO:... 5 ATRIBUCIONES:... 6 ESTRUCTURA ORGANICA... 8 ORGANIGRAMA... 8 FUNCIONES... 9 DIRECTORIO DISPOCICIONES TRANSITORIAS GLOSARIO DE TERMINOS... 12

3 Introducción Un Manual de Organización es un documento de apoyo en el cual se registra información detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones, estructura orgánica, funciones de las unidades administrativas que las integran, coordinación y demás, así como el organigrama que representa en forma esquemática la estructura organizacional, en este caso de la Dependencia de Recursos Humanos, entre otros datos relacionados. El presente manual de organización, trata sobre la Dependencia de Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo, ubicado dentro de las instalaciones del Ayuntamiento, planta alta, elaborándose el presente documento en base al requerimiento en lo publicado en el Bando De Gobierno de Cotija, dicha publicación tuvo lugar el día 6 de Febrero del 2013, en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Michoacán de Ocampo. El presente Manual de Organización es resultado del esfuerzo coordinado de un equipo de trabajo para dejar plasmadas con objetividad en este documento, las características organizacionales reales de de la Dirección de Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo, buscando que exista una congruencia entre la gestión activa de la misión, visión y objetivos inherentes a esta Dependencia. Este documento de carácter Informativo y normativo, establece las bases, mecanismos y fundamentos que permiten definir con precisión y de manera clara, las funciones y responsabilidades de cada una de las posiciones establecidas en la estructura orgánica del marco jurídico. Cabe señalar grosso modo, es un instructivo, el cual sirve para darle a conocer a los administrados, la forma en la que opera está Dependencia, así como darles sustento a sus quejas, en caso de no proveerles adecuadamente un servicio, mismo que queda plasmado en las subsiguientes páginas.

4 FUNDAMENTO JURIDICO Artículo 115 fracción II, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo 1, fracción VI de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Artículo 33 de la Ley de Coordinación Fiscal. Artículos 1, 4 fracciones IX, XII, 46,47 y 75 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. Artículo 85 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Artículo 37, fracción XV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Artículo 8 de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Artículo 191 de la Ley Federal de Derechos. Artículo 123 fracción IV, 129 y 130 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo. Artículos 6, 8, 42, 43, 44, 49, 45, 46, 47, 48, 49 y 64 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Artículos 21 y 22 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nacional. de la Ley Orgánica Municipal Del Estado De Michoacán de Ocampo. Artículos 2 fracción VIII, 45, 46, 47, 48, 50, 51, 55, 56 y 59 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público del Estado de Michoacán de Ocampo. Artículo 33, fracciones II y III, de la Ley de Planeación del Estado de Michoacán de Ocampo. Artículos 10 fracción XIX, 15 fracción II, 17, 18, 19, 21, 22 y 23 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo. Así como los demás relativos a la materia, con sus efectos correspondientes.

5 Antecedentes La Dirección de Recursos Humanos tiene su origen funcional en la Oficialía Mayor la cual sus atribuciones se encontraban descritas en el Reglamento Interno del H. Ayuntamiento de la Administración Pública publicado el 1 de Agosto de El día 31 de Octubre del 2006, se publica el bando de gobierno reformado, en el cual en su artículo 51 fracción VIII, la Oficialía Mayor del Ayuntamiento, pasa a llamarse Dirección Recursos Humanos y Materiales, ratificándose ésta, con el organigrama de la Administración Pública del Municipio de Cotija dentro del mismo Bando de Gobierno. El 6 de Enero de 2013, se reforma el mismo Bando de Gobierno y artículo, en el cual se traslada a la fracción X y se agregan las palabras Desarrollo Administrativo quedando así como Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo. Como consecuencia de lo anterior, es necesario fundamentar jurídicamente dicho cambio en los distintos instrumentos jurídicos publicados, para no incurrir en irregularidades de carácter normativo o responsabilidad administrativa. OBJETIVO: Brindar a la ciudadanía un servicio de calidad, trato digno y humano, procurando que el personal que lo ofrece, este capacitado y cuente con las aptitudes necesarias para lograrlo; maximizar y mejorar la capacidad y producción de los recursos del municipio realizando compras responsables cumpliendo con las normativas y lineamientos preestablecidos por las leyes y reglamentos.

6 ATRIBUCIONES: ARTÍCULO 58. A la Dirección de Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo del municipio le corresponde la atención y despacho de los siguientes asuntos: I. Proveer a las dependencias municipales el personal que requieran para realizar sus funciones con acuerdo del presidente. II. III. IV. Organizar y Coordinar capitaciones para el personal, cuando así los requieran para el mejor desempeño de sus funciones, así como vigilar y procurar que los servicios se ofrezcan de modo eficaz. Elaborar en coordinación con la tesorería municipal las nóminas de pago. Vigilar la asistencia del personal, por medio de los mecanismos digitales o análogos aprobados, instalados en las diversas oficinas de este ente público. V. De acuerdo a las fracciones III y IV de este artículo, el Director de Recursos Humanos, es competente de aplicar sanciones, bonificaciones y demás cuando así lo ameriten, en cuestiones de salario. VI. VII. VIII. IX. Atender los subsidios públicos en coordinación con Presidencia Municipal, atendiendo para ello, las solicitudes presentadas para tal efecto, a lo cual, es obligación de esta dirección, entregar los subsidios autorizados por el presidente y/o dar respuesta por escrito a toda solicitud ciudadana en las cuestiones que enuncia esta fracción, en un término no mayor de 3 días, fundando y motivando las resoluciones. Planear y organizar los eventos públicos de la Administración Municipal en coordinación con Secretaría del Ayuntamiento. Expedir las constancias de trabajo que le sean requeridos, tanto por el personal como de los funcionarios municipales. Coordinar y presidir la sesiones del Comité de Obra Pública, Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de Bienes Muebles e Inmuebles de Cotija, con apego al Reglamento Municipal Respectivo, así como programar y enviar las órdenes de pago a la Tesorería Municipal de compras y adquisiciones, así como los servicios contratados conforme a lo presupuestado, siguiendo, en su caso, los procedimientos y concursos para tal efecto. X. Vigilar el mantenimiento vehicular, así como organizar la disponibilidad de ellos, para el desarrollo de las diversas actividades y comisiones realizadas por parte del personal del Ayuntamiento.

7 XI. XII. XIII. XIV. XV. XVI. XVII. XVIII. XIX. XX. XXI. Proveer de recursos materiales, bienes y servicios, solicitados por el Ayuntamiento y/o las dependencias para el desarrollo de sus actividades; Adquirir los recursos materiales, bienes y servicios de conformidad a las disposiciones que marca el reglamento interno del comité de compras del Ayuntamiento, que se formara para ese fin; Realizar compras emergentes sin autorización previa del comité de compras, debiendo informar posteriormente a dicho comité de la adquisición respectiva, para su valoración y conocimiento; Mantener estrecha relación con los empleados municipales, vigilando que las condiciones de trabajo establecidas, sean acatadas por las partes, de acuerdo con la ley de la materia; Resolver los conflictos del personal de las dependencias del gobierno municipal, en una primera instancia; Actualizar permanentemente la platilla del personal de la Administración Pública Municipal; Fomentar, coordinar y controlar las actividades educativas, sociales, Culturales y Deportivas con el apoyo del Secretario del Ayuntamiento. Otorgar los pases médicos al personal de las diferentes dependencias de la administración pública, para lo cual deberá realizar un informe mensual al presidente, en base a sus controles internos; Otorgar las vacaciones a todo el personal, previa autorización de sus superiores jerárquicos; Llevar a cabo el control del presupuesto de presidencia, para su debida administración. Las demás que señalen las leyes y reglamentos respectivos a la materia, así como lo que encomiende el Presidente Municipal.

8 ESTRUCTURA ORGANICA 1.0 Ayuntamiento 1.1 Presidente municipal Director de Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo Dos Secretarias de Recursos Humanos, Materiales y Desarrollo Administrativo Tipo A Auxiliar de Mantenimiento Vehicular Conserje Tipo A Conserje Tipo B ORGANIGRAMA AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SECRETARIA SECRETARIA CONSERJE TIPO A CONSERJE TIPO B

9 FUNCIONES El presente capitulo es para especificar las funciones que se llevan a cabo dentro de esta Dependencia Municipal, las cuales son de gestión inmediata y administrativa, así mismo el horario de servicio público se ofrece de 9:00 A.M. hasta las 3:00 P.M. de lunes a Viernes, para tl efecto las actividades se desglosan de la siguiente manera: Director: o Elaborar las nóminas de pago para el personal eventual, tomando en cuenta para ello, a los demás Direcciones que tengan a su cargo personal eventual, para efectuar el pago o sanción en su caso; el pago se llevara a cabo los días viernes en las instalaciones de la presidencia, y los días sábado, en la bodega obras. o Vigilar la asistencia del personal, así como, que este cumpliendo con su labor encomendada, en caso de que no lo estén realizando, podrá llamar la atención al trabajador mediante oficio dirigido a la dirección que corresponda dicho trabajador, bajo apercibimiento de seguir incumpliendo o faltando al trabajo, podrá perder la base o el empleo en su caso. o Atender las solicitudes de Subsidios públicos en coordinación con el presidente, llevando un control del presupuesto destinado para ello, dándole a conocer periódicamente al Presidente, el estado que guarda dicho presupuesto en las partidas correspondientes. o Organizar los Eventos Públicos, revisando para ello que se cuente con el presupuesto necesario y auxiliándose para el desarrollo de los mismos con el personal o director que estime conveniente. o Expedir constancias de trabajo cuando así las requieran, además de recomendar al personal que estime conveniente para las áreas vacantes. o Coordinar y presidir el Comité de Obra Pública, Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de Bienes Muebles e Inmuebles de Cotija denominado a groso modo como Comité de Compras, llamando para tal efecto a las reuniones, a los representantes de la sociedad, los regidores comisionados, al presidente, tesorera y al director de Obras Públicas; además tendrá como obligación vigilar que las reuniones de Comité de Compras, se lleven acabo de acuerdo al reglamento respectivo y que para ello se cuente con el presupuesto necesario. o Autorizar las adquisiciones de materiales y alimentos dentro de las oficinas de la dependencia. o Resolver los conflictos laborales dentro del ayuntamiento en una primera instancia.

10 o Autorizar los pases médicos del personal, así como sus respectivas vacaciones. o Realizar y organizar la bitácora de actividades internas. o Las demás actividades no previstas en el Reglamento Interno, encomendadas por el presidente. o Vigilar que el mantenimiento vehicular se lleve a cabo de la manera correcta, escuchando para ello las observaciones de la jefatura a cargo de dicha actividad. o Vigilar que se lleve un control interno de los recursos materiales que piden las demás Dependencias. Secretaria: o Archivar los vales de compra que soliciten las Dependencias. o Archivar los vales de gasolina. o Archivar solicitudes o Estar al pendiente de las llamadas telefónicas. o Llevar un control interno del presupuesto de todas las Dependencias únicamente en cuestión de gasolina. o Llevar un control interno del presupuesto de Subsidios de presidencia, avisando al director los movimientos efectuados. o Elaborar los vales internos de compras y gasolina. o Pago semanal de la nómina. o Revisión de periodos vacacionales. o Elaboración de Vales de compra y gasolina. Secretaria: o Realizar el archivo correspondiente de todo el personal que labora en la Presidencia, asegurándose para ello que todos cumplan con los documentos necesarios, archivando los trabajadores dados de alta y baja, escuchando para ello las recomendaciones del Director. o Vigilar la maquina fotocopiadora y en su caso auxiliar al personal o ciudadanos que soliciten dicho servicio. o Dar contestación a todas las solicitudes que ingresen a esta dependencia, después de ser autorizadas o negadas, para ser regresadas al módulo de atención ciudadana, quedándose con copia de las mismas para ser archivadas. o Pago semanal de la nómina. o Revisión de periodos vacacionales. o Elaboración de Vales de compra y gasolina. o Revisión del reloj checador.

11 AUXILIAR DE RECURSOS HUMANOS: o Revisar y vigilar que los vehículos del Ayuntamiento, se encuentren en estado de servir, dándole para ellos el mantenimiento que estime necesario. o Llevar un registro vehicular o bitácora en su caso, para tener el control de la utilización de los vehículos del Ayuntamiento, escuchando para ello a los usuarios, para hacer las anotaciones correspondientes del estado en que se encuentran. o Archivar las comisiones y registrarlas. o Cuidar cabildo, en caso de reuniones o eventos especiales, con auxilio del personal de esta dependencia. o Cobrar el cheque para el pago de nómina eventual. o Revisar facturas y demás documentos en coordinación con las secretarias de esta dependencia. o Elaborar los pases médicos, vigilando que estén en orden y cumplan con los requisitos necesarios para ser autorizados por el director. o Pago semanal de la nómina. o Revisión de periodos vacacionales. o Elaboración de Vales de compra y gasolina. o Control de permisos sindicales o Revisión de reloj checador. Conserjes: o Mantener limpio las instalaciones del Ayuntamiento, disponiendo para ello del material del almacén de limpieza. o Las áreas que deberán mantener limpias son las siguientes: Presidencia, Cabildo, baños de cabildo, baños de uso común, las oficinas de Presidencia, Secretaría, Tesorería, OOAPAS, Recursos Humanos, planta baja, planta alta, entrada del H. Ayuntamiento y las demás que encomiende el Director de esta Dependencia DIRECTORIO

12 DIRECTORIO DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS CORREO ELECTRONICO. DOMICILIO PINO SUAREZ #100 DISPOCICIONES TRANSITORIAS UNUCA.- El presente manual de funciones, es expedido por la Dependencia de Recursos Humanos, con la finalidad de dar a conocer al Público en general, sobre las actividades y desarrollo que se llevan a cabo dentro de esta oficina, así como para dar transparencia al funcionamiento de la misma, pudiendo cambiar las actividades del personal dentro de esta dependencia a consideración del Director o del Presidente Municipal. GLOSARIO DE TERMINOS El presente capitulo sirve para definir aquellas palabras que por su uso exclusivo de manera interna, suelen ser desconocidos para las personas, en virtud de esto, se desglosa las palabras y su definición para un mejor entendimiento del presente instrumento. DEPENDENCIA:Oficina, Habitación o espacio dedicado a un uso determinado. BANDO DE GOBIERNO:Es una forma de promulgación o publicación, hecha por autoridad competente, plasmando en un documento escrito fijado en lugares públicos por el cual se hace saber a los habitantes de un territorio o población una orden que se debe acatar bajo advertencia de una sanción en caso de incumplirla. PERIODICO OFICIAL DE GOBIERNO: Medio de difusión oficial, por medio del cual, las publicaciones hechas en él adquieren legalidad. ADMINISTRADOS: Los administrados son todas las personas naturales o jurídicas titulares de situaciones jurídicas pasivas y activas con la Administraciones Publicas

13 MARCO JURIDICO: Conjunto de disposiciones reglamentarias de todo tipo (leyes, reglamentos, directivas, entre otros) a las que deben ceñirse las empresas y/o los particulares. CONSTITUCION: Máximo ordenamiento jurídico en nuestra nación, de observancia general. OFICIALIA MAYOR: Es la dependencia encargada de otorgar apoyo administrativo en relación a los recursos humanos, materiales y servicios generales que requieran las dependencias del Gobierno del Estado. COMITE DE COMPRAS: Es la reunión del Comité de Obra Pública, Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de Bienes Muebles e Inmuebles de Cotija. VALES DE GASOLINA:son las facturas internas autorizadas por los directores solicitantes, para llevar acabo sus comisiones. VALES DE COMPRA:Es el control interno para autorizar la compra de materiales u otros, expidiendo una factura interna, autorizando dicha compra. SUBSIDIOS: son los apoyos de cualquier índole solicitados por la ciudadanía a la presidencia. Fecha de actualización de la información 05 de Noviembre de 2015 Área productora de información Dirección de Recursos Humanos y Materiales Responsable de acceso a la información pública José Rafael Carranza Torres Jefe de Cultura, Comunicación Social, Acceso a la Información y Archivo