Municipio de Magdalena, Sonora. Secretaría del Ayuntamiento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 Municipio de Magdalena, Sonora. Secretaría del Ayuntamiento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 INDICE INTRODUCCIÓN 3 RED DE PROCESOS 4 PROCEDIMIENTOS PAGINA I CONVOCATORIA, DESARROLLO Y ELABORACION DE ACTAS DE SESIONES DEL AYUNTAMIENTO Citación Responsabilidades 6 II EXPEDICION DE PERMISOS PARA EVENTOS SOCIALES Permiso Descripción del Procedimiento 8 III EXPEDICION DE AUTORIZACIONES EVENTUALES PARA VENTA Y CONSUMO DE 9 BEBIDAS ALCOHOLICAS 1.3 Permiso Descripción del Procedimiento 10 IV ORGANIZACION DE DESFILES CIVICOS 1.4 Oficio 11 Descripción del Procedimiento 12 V CAPACITACION A BRIGADISTAS 1.5 Prevención 13 Descripción del Procedimiento 14 VI SOLICITUD DE INFORMACION Y ASESORIA 1.6 Oficio 15 Descripción del Procedimiento 16 AUTORIZACIONES 17 2

3 INTRODUCCIÓN El presente manual de procedimientos tiene como objetivo fundamental servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Secretaría del Ayuntamiento. Comprende la descripción de los procedimientos de las Unidades Administrativas de la dependencia, así como las políticas de operación o lineamientos que rigen la realización de dichos procedimientos. El manual estará sujeto a cambios en su contenido con el fin de mantenerlo actualizado, cada vez que se presenten modificaciones en la ejecución de los procedimientos de las Unidades Administrativas. Así pues, la Secretaría del Ayuntamiento pone a disposición de su personal el presente documento, el cual habrá de contribuir, necesariamente, al mejor desempeño de las funciones de dicho personal y, por tanto, a mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia. 3

4 RED DE PROCESOS PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO Convocatoria, Previa platica y/o oficio. desarrollo y Citación. Secretaría del elaboración Citación y documentación. Ayuntamiento de actas de Orden del Día. sesiones del Libro de Actas. ayuntamiento. En hoja impresa o página Web. Secretaría del Ayuntamiento Secretaría del Ayuntamiento Secretaría del Ayuntamiento Protección Civil Archivo Municipal Expedición de Permisos para Eventos Sociales. Expedición de Autorizaciones Eventuales para Venta y Consumo de Bebidas Alcohólicas. Organización de Desfiles Cívicos. Capacitación a Brigadistas Solicitud de Información Asesoría Aviso de pago. Recibo original. Permiso. Solicitud de Petición. Solicitud y Dictamen. Aviso de pago. Recibo Original. Anuencia. Invitación. Oficio. Oficio y solicitud Minuta de reunión. Reconocimiento con validez oficial, credenciales y material de apoyo. Oficio de solicitud 4

5 PROCEDIMIENTO Proceso: Convocatoria, Desarrollo y Elaboración de Actas de Sesiones del Ayuntamiento. Procedimiento: 1.1. Citación. Dependencia: Secretaría del Ayuntamiento. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Se debe realizar y enviarse conforme con lo que establece la Ley de Gobierno y Administración Municipal y el propio Reglamento Interior de la Administración Pública Municipal y del Ayuntamiento de Magdalena, Sonora, además se deberá de acompañar de la información y documentación necesaria para el desarrollo de la sesión de que se trate, la cual se dejará constancia plena de las actividades que en general desarrolle dicho Órgano Colegiado. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Ayuntamiento. IV.- DEFINICIONES Sesiones de Ayuntamiento: El Ayuntamiento como órgano deliberante deberá resolver los asuntos de su competencia colegiadamente, y para tal efecto, celebrará sesiones ordinarias, extraordinarias y solemnes, que serán públicas, con excepción de aquellas que él mismo determine por el voto de las dos terceras partes de sus integrantes. Habrá por lo menos una sesión ordinaria cada mes y las extraordinarias que sean necesarias a juicio del Presidente Municipal o a petición de las dos terceras partes de los integrantes del Ayuntamiento, ajustándose en cada caso al Reglamento Interior. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. Art. 50 Capitulo IV. VI.- POLITICAS Realizar las Sesiones de Ayuntamiento por lo menos una vez al mes. VII.- PRODUCTOS Actas de Ayuntamiento. VIII.- CLIENTE (S) 5

6 Órgano Colegiado. (Ayuntamiento) IX.-INDICADORES Libro de Actas. X.- RESPONSABILIDADES Secretario: Ejecuta Procedimiento y elabora acta. Ayuntamiento: Revisa y autoriza los asuntos a tratar. Secretario: Elaboración de Acta. XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO Secretaría del Ayuntamiento 1. En coordinación con la Presidencia Municipal, se fija la fecha de celebración de la sesión correspondiente del Ayuntamiento e instrucción para que cite a la misma. 2. Elaboración de la convocatoria en términos de la Ley. 3. Envío de citación de sesión a los integrantes del Ayuntamiento, acompañada de información y documentación que corresponda 4. Vigilancia del desarrollo de la sesión correspondiente. 5. Elaboración de acta de la sesión en términos de Ley. 6. Publicación de los acuerdos adoptados en la sesión correspondiente. Previa plática y/o Oficio Citación Citación y Documentación Orden del Día Libro de Actas En hoja impresa y página web 6

7 PROCEDIMIENTO Proceso: Expedición de Permisos para Eventos Sociales Procedimiento: 1.2. Permiso. Dependencia: Secretaría del Ayuntamiento. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Para la expedición de permisos para Eventos Sociales es requisito indispensable que el interesado proporcione los datos del evento, como son tipo de evento y lugar en que se desarrollara, entre otros, así como que exhiba el original del recibo oficial de pago de los derechos correspondientes efectuado en tesorería municipal. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Ciudadanía en General. IV.- DEFINICIONES Expedición de Permisos para Eventos Sociales: Dar seguimiento a la solicitud de permiso para eventos sociales en domicilios particulares, en locales y presentaciones masivas. Solicitud para eventos deportivos, desfiles y colectas. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. VI.- POLITICAS Realizar la valoración del otorgamiento de permiso cada vez que sea solicitado. VII.- PRODUCTOS Permiso para evento social. VIII.- CLIENTE (S) Ciudadanía en General. IX.-INDICADORES Archivo de expedición de Permisos. X.- RESPONSABILIDADES Secretaria: Ejecuta Procedimiento y elabora permiso Secretario: Revisa y autoriza los asuntos a tratar. 7

8 Secretaria: Elaboración de Permiso. XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 1. Recibe solicitud verbal del interesado. 2. Solicita al interesado datos del evento. Secretaría del Ayuntamiento 3. Envía aviso a Tesorería Municipal para pago de los derechos correspondientes. 4. Recibe del interesado pago de derechos y expide recibo Oficial. 5. Expide permiso para evento social. 6. Entrega al interesado original del permiso. 7. Envía copia de permiso para evento social a Seguridad Pública. Aviso de pago Recibo original Permiso Permiso Permiso Permiso 8

9 8. Archivar copia del Permiso para evento social. PROCEDIMIENTO Proceso: Expedición de Autorizaciones Eventuales para Venta y Consumo de Bebidas Alcohólicas. Procedimiento: 1.3. Permiso. Dependencia: Secretaría del Ayuntamiento. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Para la expedición de autorizaciones eventuales para venta y consumo de bebidas alcohólicas son requisitos indispensables que el interesado la solicite por escrito y que esta sea aprobada, así como que exhiba original del recibo oficial de pago de los derechos correspondientes efectuado en tesorería municipal. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Ciudadanía en General. IV.- DEFINICIONES Expedición de Autorizaciones Eventuales para Venta y Consumo de Bebidas Alcohólicas: Es la autorización eventual otorgada a los particulares, para la venta y consumo de bebidas alcohólicas. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. VI.- POLITICAS Realizar la valoración del otorgamiento de permiso cada vez que sea solicitado. VII.- PRODUCTOS Permiso eventual para venta y consumo de bebidas alcohólicas. VIII.- CLIENTE (S) Ciudadanía en General. IX.-INDICADORES Archivo de expedición de Permisos. X.- RESPONSABILIDADES 9

10 Secretaria: Ejecuta Procedimiento y elabora permiso. Secretario: Revisa y autoriza los asuntos a tratar. Secretaria: Elaboración de Permiso. XI.- DESCRIPCION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 1. Recepción de solicitud. Solicitud de petición 2. Aprueba autorización. 3. Envía aviso a Tesorería Municipal para pago de los derechos correspondientes. Aviso de Pago Secretaría del Ayuntamiento 4. Recibe del interesado pago de derechos y expide recibo a. Oficial. 5. Expide autorización eventual para venta y consumo de bebidas alcohólicas. 6. Entrega al interesado original del permiso. Recibo oficial Autorización Eventual Autorización Eventual 7. Envía copia de autorización eventual a: Tesorería Municipal, Seguridad Pública, Judicial del Estado, Subdirección de Alcoholes. Autorización Eventual Autorización Eventual 10

11 8. Archivar copia de autorización eventual. PROCEDIMIENTO Proceso: Organización de Desfiles Cívicos Procedimiento: 1.4. Oficio. Dependencia: Secretaría del Ayuntamiento. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. La organización de desfiles cívicos se debe realizar en coordinación con las Instituciones educativas, de servicios, clubs y/o empresas según corresponda, y conforme a un programa, asegurando además la seguridad y limpieza en las calles donde se desarrollará el mismo y la difusión del programa a través de los medios de comunicación. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Ciudadanía en General. IV.- DEFINICIONES Organización de Desfiles Cívicos: La organización de ceremonias cívicas en plazas, parques y monumentos se debe realizar conforme a un programa y en coordinación con la Institución relacionada con la misma, así como asegurar la concurrencia invitando a servidores públicos y la difusión de la misma a través de los medios de comunicación. V.- REFERENCIA Ley de Gobierno y Administración Municipal. VI.- POLITICAS Realizar invitación a instituciones educativas, clubs y/o empresas según corresponda. VII.- PRODUCTOS Desfile cívico conmemorativo. VIII.- CLIENTE (S) Instituciones educativas, clubs y/o empresas según corresponda. IX.-INDICADORES Acuerdos tomados en reunión previa. X.- RESPONSABILIDADES Secretaria: Ejecuta Procedimiento y elaborar Invitaciones. 11

12 Secretaria: Revisa y autoriza los asuntos a tratar. Secretaria: Toma de acuerdos y realización de desfile en coordinación con las dependencias correspondientes e instituciones educativas, clubs y/o empresas según corresponda. XI.- DESCRIPCION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO Secretaría del Ayuntamiento 1. Enviar invitación a las instituciones educativas, de servicios, clubs y/o empresas participantes, para organizar el desfile. 2. Enviar oficio a las dependencias, que en el evento intervienen. 3. Realiza reunión con los participantes para acordar la organización del Desfile Cívico. 4. Elaborar programa de trabajo que incluye salida, recorrido, evaluación y cuadros del desfile. 5. Enviar programa a las instituciones participantes. 6. Solicita a Tránsito Municipal el cierre de calles y avenidas contempladas para el desfile 7. Difundir el programa a través de los medios de comunicación 8. InstalatempleteparaelPresidenteMunicipal ydemásautoridadesenellugardesignado. 9. SolicitaalaDirecciónGeneraldeServiciosPúb licoslimpiezadecallesyavenidasquerecorre ráeldesfile. 10. Supervisa el desarrollo del desfile. Invitación Invitación Oficio Oficio 12

13 PROCEDIMIENTO Proceso: Capacitación a Brigadistas. Procedimiento: 1.4. Prevención. Dependencia: Protección Civil. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Prevenir a las personas ante la presencia de un desastre provocado por agentes naturales o humanos, a través de acciones que reduzcan la pérdida de vidas humanas, la destrucción de bienes materiales y el daño a la naturaleza, así como la interrupción de las funciones para el desarrollo de la sociedad. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Elementos de Protección Civil y Bomberos. IV.- DEFINICIONES Capacitación a Brigadistas: Es básicamente, entrenar a personas comunes coordinadas para responder prontamente a situaciones poco frecuentes (emergencias) dentro del municipio. V.- REFERENCIA Reglamento de Protección Civil. VI.- POLITICAS Prevenir a las personas ante la presencia de un desastre provocado por agentes naturales o humanos, a través de acciones que reduzcan la pérdida de vidas humanas, la destrucción de bienes materiales y el daño a la naturaleza. VII.- PRODUCTOS Capacitaciones. VIII.- CLIENTE (S) Ciudadanía en General. IX.-INDICADORES Informes. X.- RESPONSABILIDADES 13

14 Elementos de Protección Civil y Bomberos Voluntarios del Municipio: Asistir a las capacitaciones para así elevar el nivel de prevención de desastres provocados por agentes naturales o humanos. XI.- DESCRIPCION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO Dirección Protección Civil de 1. Invitación y recepción de solicitudes del aspirante a brigadista. 2. Preparar curso. Oficio y solicitud Minuta de reunión. 3. Llevar a cabo la capacitación. 4. Se realiza minuta de la reunión. 5. Entrega de reconocimientos y equipo. Reconocimiento con validez oficial, credenciales y material de apoyo. 14

15 PROCEDIMIENTO Proceso: Solicitud de Información y Asesorías. Procedimiento: 1.5. Oficio. Dependencia: Archivo Municipal. Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Para la dar inicio con el proceso de búsqueda de Información y asesoría es necesario que el interesado haga su solicitud por medio de un oficio simple, ya que es indispensable para poder dar inicio y seguimiento de su solicitud y cumplir con los lineamientos que rigen el archivo municipal. II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( X ) ESPECIFICA III.- ALCANCE Ciudadanía en General. IV.- DEFINICIONES Información y Asesorías: ofrecer en un corto plazo conocimientos y consejos sobre un tema a alguien que carece de esos conocimientos y los necesita. V.- REFERENCIA Reglamento Interior del Ayuntamiento. VI.- POLITICAS Es necesario que el interesado haga su solicitud por medio de un oficio simple. VII.- PRODUCTOS Información. VIII.- CLIENTE (S) Ciudadanía en General. IX.-INDICADORES Informes. X.- RESPONSABILIDADES Encargado del Archivo y Cronista Municipal: Dar seguimiento de las solicitudes y cumplir con los lineamientos que rigen el archivo municipal. 15

16 XI.- DESCRIPCION DELPROCEDIMIENTO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO Encargado de Archivo y Cronista Municipal. 1. Presentación solicitud. 2. Analizar dicha solicitud. Oficio de solicitud 16

17 AUTORIZACIONES Actualizo: Reviso: C. María Del Carmen Escoto Devora Secretaria de Secretaría del Ayuntamiento Lic. Luis Ernesto Durazo Arvizu Titular de Órgano de Control y Evaluación Gubernamental Aprobó Actualización: H. AYUNTAMIENTO DE MAGDALENA, SONORA Sesión de Fecha: 13 de Febrero de 2014 Acta Número: 20 Acuerdo Número:

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