Comenzar. Contenido. Comenzar. Version 2.0 webcrm december 2011

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1 Comenzar Contenido Introducción...2 Menú Principal...3 Crear usuarios...4 Organizaciones y personas...6 Actividades...7 Correo electrónico...8 Oportunidades canalización de venta...9 Personalización sencilla...10 Crear informes propios...12 Importación de datos

2 Introducción Bienvenido a webcrm Esta Guía de inicio rápido está diseñada para ayudar a nuevos usuarios a empezar a trabajar rápidamente con el sistema webcrm. Referencias a botones, funciones principales y similares en el sistema se indica en Negrita. Las instrucciones con varios pasos están separadas por -> ejemplo: Haga clic en Personas - > Crear persona. Si necesita más ayuda, hay más instrucciones de lectura en Ayuda y soporte en su sistema. El sistema es fácil de establecer y utilizar, pero también nos puede contactar para que uno de nuestros asesores le ayude a empezar de manera rápida y segura. Además puede aprender más sobre el sistema viendo nuestros vídeos de instrucción en (próximamente en castellano) o apuntarse a un seminario web gratuito en webcrm consiste en las siguientes funciones principales: Función principal Función Organizaciones es el eje pivotal de webcrm. Toda la información, incluido todas las personas, se guarda en organizaciones. Personas Personas (o contactos) se vinculan a una organización. Se puede tener una o más personas para cada organización. Tenga en cuenta que se manda correo electrónico a personas y no a organizaciones. NB: Si sus clientes son sobre todo personas particulares, más que organizaciones, contacte con nosotros para información sobre la versión B2C. Actividades Con webcrm se puede asignar actividades y su seguimiento fácilmente. Es fácil ver el historial completo, concertar reuniones y mandar correos desde la pantalla. Actividades son comparables con tareas en Outlook, y se pueden mover hacia delante o hacia atrás en el tiempo. Una reunión es algo que empieza y termina en un momento determinado. Pedidos y registro de tiempo (NB. Módulo adicional) Administración de pedidos y seguimiento de ventas. Registre tiempos por proyecto o fase. Oportunidades y presupuestos Utilizando Control de oportunidades se puede velar la canalización de ventas por áreas, vendedor y productos. También crear presupuestos para obtener una visión global sobre oportunidades/pedidos en relación con el presupuesto. Informes (resúmenes) webcrm ofrece a los usuarios la posibilidad de obtener información fácilmente sin necesidad de aprender complejas herramientas de informes. Se puede crear informes sobre cualquier área del sistema, por ejemplo actividades, oportunidades, contactos o calendarios. Calendario Administre todas las reuniones internas o externas en un calendario compartido. Añada notas y documentos. Productos Un módulo muy versátil para almacenamiento de datos sobre temas como bases de productos instaladas, participación en cursos, información de contacto o datos de facturas desde su sistema de contabilidad. (NB: Está desactivado por defecto) Documentos y correo electrónico Integración de Outlook Utilice varias plantillas que posibilitan entrelazar datos relevantes en su mensaje de manera fácil y práctica. Guarde todos los correos entrantes y salientes. (NB. Módulo opcional) Sincronice todos los contactos, citas, actividades y correos electrónicos con Outlook. 2

3 Algunas de las funciones principales no son estándar, pero se pueden comprar para conseguir funcionalidad adicional - su asesor local le puede asistir para decidir cuales de ellas se ajustan a su necesidad. Consejo importante: Ir paso a paso y no ser demasiado ambicioso al principio. En caso de no importar datos existentes, se puede completar los primeros pasos muy rápidamente. Le aconsejamos que utilice al principio solamente las funciones que realmente le hace falta - que gane confianza con la funcionalidad básica para luego avanzar desde allí. Menú Principal El menú principal (mostrado abajo) es su acceso a todo el sistema webcrm. Arriba a la izquierda se ve el recuadro de búsqueda, que sirve para buscar organizaciones, personas o números de teléfono, cuando una parte mayor o menor del nombre, correo o número de teléfono se conoce. Se puede hacer una búsqueda de empieza con marcando la casilla A.. al lado del recuadro. Estas funciones significa que se puede encontrar organizaciones y personas rápidamente, aunque solamente sabe una parte del nombre, correo o número de teléfono. Si por ejemplo quiere encontrar una persona por su correo sólo hay que insertar la dirección de correo en el recuadro de búsqueda y hacer clic en persona. Los resultados de la búsqueda se muestra en el recuadro llamado Últimos resultados de búsqueda. A continuación se puede comparar los resultados, elegir la organización o persona correcta y seguir entrando en su registro haciendo clic. Desde el menú principal tiene acceso a las funciones principales del sistema webcrm: Actividades Organizaciones Oportunidades y pedidos/entregas Reuniones/Calendario Informes Los gráficos en la parte superior de la pantalla se pueden adaptar a su negocio. Para ello, vaya a Configuración (la línea de menú superior) y elija Configuraciones principales -> Gráficos. Allí se puede elegir entre varios imágenes o inserte el logo/banner de la compañía (formato 965 x 100 píxeles). Allí mismo se puede determinar el tamaño de letra, pantalla y el color de los botones por defecto. Si hace clic en este botón: en Menu principal, se muestra la pantalla a la derecha: Esta pantalla permite a cada usuario configurar qué datos aparece en el menú principal y en qué orden. La mayoría de los ajustes son muy lógicos, pero si desea más información, puede leer más instrucciones en Ayuda y soporte. Si hace clic en el botón de presupuesto: en el menú principal, se muestran los presupuestos que le son relevantes (creados en Utilidades -> presupuestos). 3

4 Botones adicionales Si ha comprado las funciones extras opcionales para integración web y correo electrónico entrante, registro de tiempo o campañas, se muestran los siguientes botones: correo electrónico entrante Redactar respuesta evento Registro de tiempo Redactar respuesta encuesta Du kan hente forklaring på disse funktioner under dokumentationen på Creación de usuarios Tenga en cuenta: Sólo es posible crear la cantidad de usuarios que su licencia permite. Si desea más usuarios (aunque esté en la fase de prueba), se pueden crear en Configuración -> Licencia eligiendo una nueva cantidad de usuarios en la lista desplegable Nueva cantidad máxima de usuarios. Allí mismo se puede seleccionar/deseleccionar módulos extras de compra. Después de cambiar la cantidad de usuarios debe cerrar y abrir sesión de nuevo, para poderlos crear. Es sencillo crear un usuario en el sistema webcrm. Yendo a Configuración -> Usuarios se ve una lista de usuarios. Al hacer clic en Crear usuario (a la derecha) se verá la pantalla aquí abajo: Campos obligatorios son: Nombre Iniciales para archivos de registro Correo electrónico Nombre de usuario Código de acceso Nivel de acceso Áreas (todas por defecto) Otros campos como móvil y teléfono se utilizan para entrelazar en plantillas de correo electrónico. Por lo tanto es una ventaja rellenarlos también. En caso de especificar un 2º responsable se rellenará organizaciones y oportunidades automáticamente, al crearse una organización o oportunidad. Puede seleccionar una o más áreas (personalizadas) para cada organización. Esto es relevante si tiene vendedores que actúan en varias áreas y quiere que los vendedores sólo pueden ver clientes en su propia área/distrito o áreas. Las áreas se cambian/ajustan en configuración -> listas desplegables -> organizaciones. Un usuario puede pertenecer a un grupo de usuarios que influye en su seguridad y derechos. Lea sobre grupos de usuarios en Ayuda y soporte. Esta función sólo es relevante para organizaciones mayores, y sólo esta disponible si su sistema tiene 10 o más usuarios. 4

5 Mandar datos de inicio de sesión del usuario Cuando ha creado un usuario y pulsa guardar se muestran los siguientes casillas en la parte superior de la pantalla: Puede utilizar estas posibilidades para mandar un correo electrónico al nuevo usuario con sus datos de inicio de sesión, para ver su historial de inicio de sesión y crear nuevos códigos de acceso, directos. Tenga en cuenta que tiene que hacer clic en Mandar correo con datos de inicio de sesión después de crear o actualizar el usuario, para mandarle un enlace. NB: También se hace clic en este botón, si el usuario ha perdido su enlace y hay que mandarle la información de nuevo. Tenga en cuenta: Recomendamos no mandar enlaces a usuarios que no toman parte del proceso preparatorio, antes de haber establecido el sistema, para no confundirlos con un sistema que todavía no se ha terminado de establecer! Tenga en cuenta que para los usuarios hay tres métodos de acceso al sistema webcrm, cuando han recibido sus datos de inicio de sesión: A través de un favorito en el navegador (para crearlo, vaya a Menú principal -> -> Añadir su enlace para webcrm a sus favoritos) Iniciar sesión a través de nuestra página web (arriba a la derecha) - inserte nombre de cuenta, nombre de usuario y código de acceso A través de un icono en su escritorio mire como hacerlo en Vídeos de ayuda en Ayuda y soporte Organizaciones y personas Todos los usuarios del sistema webcrm necesitará utilizar Organizaciones y Personas. Por supuesto que se puede renombrar partes centrales del sistema para ajustarse al lenguaje de su compañía. Por ejemplo Organizaciones se puede renombrar como Compañías o Clientes, y Personas como Contactos. Lea más sobre esto en la sección Personalización sencilla en este documento o en la documentación en Ayuda y soporte. Su sistema se entrega con una organización creada, es decir webcrm. Es fácil crear más haciendo clic en Crear nuevo como se muestra abajo: A continuación se ve la siguiente pantalla: Si quiere crear una nueva organización sólo hace falta insertar los datos en las áreas relevantes. Se puede cambiar los datos en menús desplegables y añadir nuevos campos para cumplir con sus requerimientos específicos. Lea más en la sección Personalización sencilla. Haga siempre clic en el botón Guardar, si quiere guardar la organización o los cambios. Tenga en cuenta que en el ejemplo de muestra se ha creado unos cuantos campos extra en el lado derecho de la pantalla. 5

6 El sistema no va ha permitir la creación de múltiples organizaciones con el mismo nombre. Si tiene clientes con diferentes direcciones (y el mismo nombre de compañía), se rellena el campo de sucursal con por ejemplo Orense, Pamplona etc. De este modo se permite crear el mismo nombre de compañía varias veces con filiales separadas. El campo de texto Obs se utiliza para marcar algo importante, por ejemplo compañía en suspensión de pago, evitar contacto o parecido. En este caso la organización se muestra en rojo en las imágenes de pantalla relevantes. Para añadir una persona a la organización, haga clic en Crear persona. Se muestra la pantalla a la derecha: De nuevo es fácil añadir datos a esta ventana y guardarlos. En todas las funciones principales se puede añadir nuevos campos, apagar ciertos campos de datos y renombrar títulos, por ejemplo Persona a Contacto. También aquí se ha creado una serie de campos extra a la derecha de la pantalla. Actividades Actividades es una manera muy flexible de manejar tareas en su organización. Las actividades se pueden utilizar para muchas tareas así como: Telemarketing Administración de clientes potenciales Seguimiento de venta Atención al cliente Organizar eventos La intención es que actividades guíe los procesos alrededor del cliente/cliente potencial, por eso se puede ejecutar las actividades comunes de clientes directamente desde esta ventana. Esto ahorra tiempo, cuando la actividad se actualiza. Por eso desde la misma ventana se puede: Añadir notas al historial de notas (en el registro) Añadir hasta 15 campos personalizados Adjuntar y entrelazar documentos Mandar correo electrónico, editar o añadir personas y crear reuniones Vincular actividades a oportunidades, reuniones y pedidos como parte de un proceso comercial Actividades es a menudo también el punto de partida para el desarrollo de campañas. Se puede crear actividades de modo masivo en relación con importación de datos o activando crear actividades para un informe en concreto, Como se muestra a la derecha Cuando se muestra/utiliza el informe en cuestión, aparece un icono, con el nombre crear actividades, que se rellena, y así se creará actividades para las organizaciones elegidas. 6

7 Una sola actividad se crea yendo primero a una Organización y, haciendo clic en A continuación se muestra la ventana siguiente: Antes de elegir una fecha para el próximo seguimiento, es una buena idea insertar una descripción breve de su conversación y/o próximas actuaciones en el campo Añadir al registro en Registro de actividad. Sus commentarios se guardan, entre ellos su nombre y la fecha del apunte. Típicamente un cliente puede decir "Llámeme dentro de una semana", entonces se hace clic en el botón +7, y la fecha para la próxima llamada se fija para una semana más tarde. Si le falta campos o desea menús desplegables diferentes, puede aprender más sobre esto en la sección Personalización sencilla. Cuando un proceso de actividad se ha terminado NO se debe borrar la actividad. Cambie el estado a terminado, y entonces la actividad desaparece de su lista de actividad. Aun así todavía se puede encontrar el proceso de actividad en cada organización. Tenga en cuenta que todas sus actividades se muestran al hacer clic en actividades en el menú principal. Como punto de partida se muestran en orden cronológico. Se puede clasificar según tipo u otro tema haciendo clic en el título que quiere utilizar para la clasificación. Si hace clic en el lápiz en línea con una de las actividades se muestra la imagen arriba con flechas para ir hacia delante y hacia atrás, para poder pasar entre las actividades y rápidamente ir la próxima cuando ha terminado el anterior. Correo electrónico La función de correo electrónico en el sistema webcrm es muy versátil. Se puede mandar correos electrónicos desde la mayoría de las funciones principales en el sistema, sencillamente haciendo clic en el icono del sobre. Puede mandar, copiar, CC o BCC cualquier correo electrónico a otra persona que está registrado en el sistema webcrm. Cada correo se guarda en la organización, para que usted y otros fácilmente los puede encontrar de nuevo. Tenga en cuenta que también puede guardar el correo como borrador, si se ve obligado a salir de la ventana. 7

8 La función entrelazar de la plantilla de correo asigna la dirección de la persona relevante a los correos electrónicos. (se configura en utilidades -> plantillas -> correo electrónico ) También se puede mandar correo vía Outlook (o su sistema normal de correo) que no se guardará en el sistema webcrm. Para ello, haga clic en Correo electrónico (no el icono del sobre). Recomendamos mandar siempre correos importantes desde el sistema webcrm haciendo clic en el icono del sobre. NB: Sólo se puede mandar correo a personas con una dirección de correo electrónico en la tarjeta personal. Utilizando la función de correo del sistema, también puede beneficiarse de las siguientes funciones: Plantillas de correo electrónico y funciones de entrelazado ( configuraciones -> plantillas -> plantillas de correo electrónico ) Documentos estándar para adjuntar (se suben en configuración -> documentos -> documentos estándar ) Mandar correos sin demora desde todas las funciones principales de webcrm Adjuntar correos para otra persona o usuario de webcrm Campañas de correo electrónico. Lea en ayuda y soporte, cómo se configura una campaña de correo electrónico. Correos creados por usted en el sistema webcrm se manda por servidores de webcrm y se entrega con su dirección de correo electrónico. Por eso las respuestas a este tipo de correo se envía a su bandeja de entrada normal. También se puede guardar Correo electrónico entrante en el sistema webcrm, si ha comprado uno de los dos módulos Sincronización con outlook o Correo electrónico entrante. Para activarlos selecciona Configuration -> Licencia y marque los campos relevantes. Plantillas de correo electrónico y funciones de entrelazado Puede crear tantas plantillas de correo electrónico como quiera y restringir el uso para ciertos usuarios, grupos de usuarios, idiomas o áreas. El establecimiento de plantillas de correo electrónico puede ser simple, pero para una expresión más avanzada se requiere ciertos conocimientos de HTML. La utilización de plantillas de correo electrónico reduce la necesidad de escribir texto libre, y suministra un mensaje más consecuente. Crea una plantilla para dar la bienvenida a nuevos clientes. Plantillas de correo se crean, como mencionado, haciendo clic en Configuración > Plantillas -> Correo electrónico: Plantillas -> Crear plantilla de correo electrónico. Lea más sobre creación y diseño de plantillas de correo en Ayuda y soporte en el sistema webcrm. El sistema automáticamente entrelaza datos relevantes en el correo, cuando la plantilla de correo está configurada para hacerlo. Por ejemplo se puede enviar una confirmación para cada reunión concertada, entrelazando automáticamente en el correo la información de participantes, hora y localización de la reunión. Un ejemplo más sofisticado sería entrelazar los datos de una oportunidad en un correo de un pedido. Tenga en cuenta que plantillas que entrelazan datos sobre la hora de la reunión, sólo están asequibles desde la reunión, ya que si no el sistema no puede saber de qué reunión se trata. Documentos adjuntos Si necesita adjuntar un documento a sólo un correo, haga clic en el icono PDF en la barra de herramientas y adjunta el documento. Así se crea un enlace al documento deseado. Sin embargo en general se recomienda subir documentos estándar; típicamente listas de precios, hojas de productos, casos reales y vuestras condiciones estándar en utilidades -> documentos -> documentos estándar. Estos documentos se pueden adjuntar fácil al correo haciendo clic en el clip. No se puede simplemente adjuntar un documento, si quiere crear uno, ya que correos masivos con archivos adjuntos típicamente serán rechazados por el sistema de correo del destinatario. En casos así, haga clic en enlace en la plantilla de correo (el 8 horizontal), y a continuación crea el enlace al documento en su página web. También se puede utilizar el icono PDF (mencionado arriba) al establecer la plantilla de correo. 8

9 Oportunidades canalización de ventas Oportunidades es un aspecto muy destacado de webcrm que le permite: Ver todas las ventas potenciales en los niveles de canalización de ventas definidos por usted Ver su canalización clasificada según el momento de pedido previsto Ver su canalización en la divisa deseada Mostrar presupuestos según persona, producto/servicio y área, comparando presupuesto, canalización y pedidos, para ver si vuestros presupuestos se van cumpliendo. Establecimiento de su canalización de ventas Esto se hace definiendo los pasos en su proceso de ventas y los porcentajes que desea asociar a cada nivel. Primero se inserta los porcentajes seleccionados relevantes en Utilidades -> Canalización -> Porcentajes posibles de canalización. Los niveles se definen con los ejemplos implantados como punto de partida. Hay valores y textos predeterminados aplicables para una serie de fases como punto de partida de su sistema. Cada nivel se define con un título, marcando en uso, si quiere incluir el nivel correspondiente en sus posibilidades de canalización. El porcentaje mostrado será el predeterminado, y en caso de marcar desconctar.., el usuario tendrá la posibilidad de elegir porcentaje; de lo contrario se queda bloqueado para el nivel. La persona responsable de la oportunidad recibe un recordatorio cuando no ha habido movimiento en esta venta potencial durante la cantidad de días definidos (esta opción se puede deseleccionar). Más abajo en la ventana se puede añadir una descripción del nivel de canalización y los requisitos. En el día a día una oportunidad (o mejor dicho una venta potencial) para un cliente determinado se crea entrando en la organización correspondiente haciendo clic en Oportunidad -> Crear oportunidad. De nuevo es fácil añadir datos a esta ventana y guardarlos. Como en todas las funciones principales se puede añadir nuevos campos, apagar ciertos campos de datos y renombrar la función. Lea más sobre esto en la sección siguiente. Si ha creado plantillas de oportunidades (en utilidades -> plantillas -> plantillas PDF/Word) se muestran listas para entrelazar, en la esquina inferior derecha. 9

10 Personalización sencilla Esta sección enseña cómo se puede: Cambiar terminología Añadir nuevos campos personalizados Cambiar las opciones en listas desplegables Desactivar campos de datos Desactivar funciones principales Cambiar terminología Para cambiar la selección de palabras en, por ejemplo, Organizaciones vaya a Configuración en el menú principal, elija Configuraciones principales -> Terminología elija uno o más idiomas y haga clic en Mostrar textos para los idiomas elegidos. Desplácese hacia bajo y encuentre Organizaciones en la lista. Tenga en cuenta: Algunas palabras se registran tanto en singular como en plural, no olvide cambiar ambos. Si por ejemplo quiere cambiar Organización a Compañía hay que cambiar: Organizaciones a compañías Organización a compañía Añadir campos personalizados Es aconsejable configurar su sistema webcrm de modo que solamente necesita insertar datos que reflejan su negocio. Al añadir campos personalizados, puede hacerlo de manera estructurada. Se puede añadir hasta 15 campos nuevos, que pueden ser una lista, una lista de selección múltiple, números enteros positivos, texto, fecha, casilla de verificación o un enlace web. Se puede crear estos campos yendo a Configuración desde el menú principal y eligiendo a continuación Campos personalizados. Se muestra un menú con los diferentes módulos. Se puede crear campos personalizados para todas las funciones principales (organizaciones, personas, actividades etc.). Se puede añadir campos a usuarios creados en el sistema, si quiere incluir la dirección de Skype o la dirección privada del usuario en las plantillas de correo que se manda a los clientes. Si elige Configuración -> campos personalizados -> personas se muestra la ventana abajo. Desde aquí se puede definir un campo nuevo: Tipo de campo El orden de los campos de datos La etiqueta del campo se muestra como título de su pantalla, cuando a continuación se edita o se crea una persona Especificaciones donde se crea las opciones del campo NB: También se puede elegir campo escondido, por ejemplo ganancia/débito con un cliente, si el campo sólo puede ser visible para usuarios con derechos para eso. Puedes añadir un título, si hace falta agrupar los campos. Esto se hace en fila 2 en las columnas orden y etiqueta del campo 10

11 Diferentes tipos de campos: 1 Texto: Dos cifras separados por *. Por ejemplo 0 * 50 significa que el texto puede tener entre 0 y 50 caracteres. 2 Números enteros: Dos cifras separados por *. Por ejemplo 1000 * significa que el texto puede tener entre 1000 y 50 caracteres Fecha: No se requiere especificación de la información. El formato de fecha se indica por usuario en su perfil de usuario (en configuración) 4 Correo electrónico: No se requiere especificación de la información. El sistema controlará que los datos insertados en un campo así contiene 5 Casilla de verificación: No se requiere especificación de la información. 6 Lista: Esto posibilita que el usuario elija una posibilidad desde una lista de diferentes opciones dados. Las diferentes opciones están separadas por *. La primera opción actuará como predeterminado. Un ejemplo de una lista podría presentarse así: - elija - * Posibilidad A * Posibilidad B * Posibilidad C. Esta lista puede tener máximamente caracteres (es decir típicamente hasta 500 o más opciones). Se puede añadir más opciones a la lista después, y cambiarlas de sitio. Tenga en cuenta: Si se cambia el texto en la opción (aun de minúscula a mayúscula), se pierde la referencia. 7 Lista de selección múltiple: Esto posibilita que el usuario elija una o más posibilidades desde una lista de diferentes opciones dados. Las opciones se indican con un número único (entre 01 y 99) seguido por: y a continuación la opción. Un ejemplo podría ser: 01: Opción 1 05: Opción 2 10: Opción 3 99: Otro Los números son únicos y se utilizan como referencia. Es decir se puede cambiar el texto si desea renombrar una o más opciones. También se puede cambiar el orden de las opciones, es decir el orden alfabético. Pero cambiar la numeración destruiría las referencias. 8 enlaces web: enlaces web se utilizan para enlazar directamente con datos en otros sistemas para determinados clientes, personas, oportunidades etc. Para configurarlo remitimos a Ayuda y soporte. Tenga en cuenta, que en la parte más baja de la imagen de organización (en campos personalizados) tiene la posibilidad de crear ocho campos de texto libre más. Estos se utilizan típicamente para el número NIF o un número de deudor. Esto se utiliza, por ejemplo si quiere intercambiar datos con su sistema de economía y quiere asegurar que las actualizaciones llegan al deudor correcto. Desactivar campos de datos/funciones principales Si hay un campo de datos que no se utiliza, es fácil desactivarlo en Configuración -> ajustes principales -> campos de datos. Del mismo modo se puede activar o desactivar funciones principales en Configuración -> ajustes principales -> funciones principales. 11

12 Cambiar el contenido en un menú desplegable en un campo de datos Se puede cambiar los temas en un menú desplegable mostrado en un campo de datos, por ejemplo en la lista desplegable Estado en organizaciones. Vaya a Configuración desde el menú principal - Elija Listas desplegables. Elija Organización/Personas. Desde aquí se puede cambiar/añadir o borrar temas en los diferentes campos de datos. Tenga en cuenta, que si se cambia/borra algo en la lista las referencias en organizaciones/personas ya creadas desaparecen. Crear informes propios Con webcrm es posible diseñar informes propios. En el sistema se llaman informes por defecto. Se puede cambiar a, por ejemplo, resúmenes en terminología, como antes mencionado. La idea es que usted debe poder crear sus propios informes sin ayuda externa, a no ser que lo prefiere. Puede crear tantas plantillas de correo electrónico como quiera y restringir el uso para ciertos usuarios, grupos de usuarios, idiomas o áreas. Para crear un informe (en el ejemplo a la derecha se llama resumen), haga clic en Utilidades ->Informes -> Crear informe. Se muestra la pantalla a la derecha Primero se elige el tipo de datos; si el informe tiene que mostrar datos para organizaciones, personas, actividades etc. Tenga en cuenta: Todos los informes le da acceso a los datos de la organización, porque organizaciones es la clave del sistema. Pero si elige organizaciones, no va a poder ver personas, actividades etc. Por eso, elija personas, si quiere crear una lista para contactar o enviar correo electrónico a personas. Del mismo modo serán asequibles tanto los datos de organizaciones como de personas y actividades, si elige actividades como tipo de datos. Pulsando Guardar, llegará a la próxima pantalla, donde el informe en sí se establece. Mostrar datos: El sistema contiene muchos campos de datos para organizaciones, personas etc. Normalmente no va a querer ver todos los datos disponibles del informe. Aquí se puede elegir hasta 14 campos de datos para mostrar en el informe, por ejemplo organización, nombre y número de teléfono, de la persona. Clasificar datos de salida: Aquí se determina cómo clasificar los datos. Lo más frecuente es elegir organización, ya que es preferible clasificar los datos alfabéticamente según el nombre de la organización. 12

13 Filtro de datos: Aquí se elige los criterios de datos que se van a aplicar para los temas en el informe. Por ejemplo todos los clientes en Finlandia y en el Báltico. Tenga en cuenta: Después de elegir un criterio se abrirán cajas nuevas para elegir nuevos criterios. También es posible definir criterios Y/O. Si elige criterios en dos cajas separadas (separadas por Y en el lado izquierdo) el informe es aplicable a datos que se ajustan a ambos criterios. Si al contrario elige los criterios en la misma caja (separadas por O en el lado izquierdo) el informe incorpora los datos que se ajustan a uno u otro de los dos criterios. El informe a la izquierda le dará todos los datos desuecia o Noruega. Finalmente - en Avanzado puede indicar quién tiene permiso para ver el informe. También hay acceso a una serie de funciones especiales bajo avanzado, que le permite borrar y cambiar datos, de modo masivo. Importación de datos En ayuda y soporte en el menú principal se encuentra una guía específica con instrucciones claras sobre cómo importar datos a su sistema webcrm. Hay un enlace para esto en el correo electrónico de bienvenido, y el documento es además asequible desde nuestra página web. Esperamos que esta guía le haya sido útil. Si le hace falta asistencia adicional no dude en contactar con su asesor local de webcrm, para que le ayude para seguir. Tenga en cuenta, que la función ayuda y soporte en el sistema mismo (se encuentra arriba a la derecha) es gratuita. Allí se encuentra instrucciones detalladas y además se puede hacer preguntas. Contestamos preguntas generales dentro de 24 horas, típicamente con un par de líneas y/o una referencia al sitio relevante donde se puede leer cómo solucionar el problema en cuestión. También hay una serie de documentos en nuestra página web y tanto en la página web como en su sistema se encuentran vídeos de ayuda e inspiración, que se puede beneficiar de estudiar. Si desea asistencia por teléfono, o si tiene preguntas específicas en cuanto al establecimiento o el uso de su sistema que típicamente requieren acceso a su sistema para poder aconsejar, esto es posible también. Ofertamos este tipo de asistencia como asesoramiento comprando una tarjeta de dos horas o más. 13