Manual de COREnet para usuarios de Centros Gestores

Transcripción

1 Versión y fecha del documento 1 : v Manual de COREnet para usuarios de Centros Gestores Introducción Tipos de usuario Proceso de firma Funcionalidad general de la aplicación Acceso a la aplicación Alta de una solicitud Grabar una solicitud Modificar un borrador Firmar una solicitud Modificación de una solicitud Visualizar comunicaciones recibidas Diferentes tipos de comunicaciones que se pueden recibir Consultas de solicitudes Elementos de navegación Introducción Siempre que la Administración del Estado o sus Organismos Autónomos realizan una contratación y el importe de la misma supera el límite señalado en las disposiciones vigentes, el centro gestor debe remitir una solicitud de designación de representante de la Intervención General a la Subdirección General de Intervención y Fiscalización (en adelante SGIF). La Resolución de 11 de Junio de 2012 (publicada en el BOE de 15 de Junio de 2012) establece los procedimientos de solicitud de representante, de comunicación telemática de la designación de representante de la IGAE y finalmente la obligación, por parte del Centro Gestor, de suministrar información para la intervención previa del reconocimiento de la obligación. La solicitud telemática de los Centros Gestores se ha articulado a través de la aplicación COREnet, que reúne los requisitos de seguridad necesarios para garantizar: la autenticidad 1 Este documento está disponible on-line desde la ayuda de la aplicación COREnet. 1 de 13

2 del solicitante, la integridad del documento, la confidencialidad y la fecha de la comunicación, mediante la utilización de certificado electrónico reconocido de persona física. Tipos de usuario Los dos perfiles de usuarios de Centros Gestores previstos en COREnet (tramitador y competente para firmar) deberán disponer de certificado electrónico reconocido para autenticación y acceso a la aplicación; además el usuario competente para firmar requerirá dicho certificado para la firma electrónica de la solicitud. Este manual está dirigido a estos usuarios de los Centros Gestores. Proceso de firma La aplicación COREnet, para la firma electrónica de los documentos que gestiona (solicitudes, resoluciones y comunicaciones) hace uso de un componente software de firma que a su vez utiliza la funcionalidad de otro software comercial denominado en jerga informática Máquina virtual Java y que debe estar previamente instalado en su ordenador. Para ampliar información acceder al documento de ayuda on-line de la aplicación. Funcionalidad general de la aplicación La aplicación de manera muy resumida permite a los Centros Gestores, dar de alta, firmar y modificar solicitudes de representante de la Intervención General de la Administración del Estado para los actos de comprobación material de la inversión. Adicionalmente la aplicación dispone de un visor que permite la lectura de las comunicaciones enviadas por correo electrónico al Centro Gestor. Estas comunicaciones están cifradas y el visualizador incluido en la aplicación permite leer e imprimir la comunicación. Finalmente se pone a disposición del usuario una consulta totalmente parametrizada para facilitar la localización de expedientes dados de alta por el propio Centro Gestor. Acceso a la aplicación COREnet es una aplicación web, a la que se accede vía la Intranet de Administración Presupuestaria. Acceder a la ayuda de la aplicación, para obtener más información relativa a cómo solicitar acceso, resolución de incidencias y aspectos relacionados con la firma electrónica. Para ampliar información acceder al documento de ayuda on-line de la aplicación. 2 de 13

3 Alta de una Solicitud Una vez que hemos entrado en COREnet, se nos mostrará la pantalla principal de la aplicación: En ella veremos a la izquierda un menú vertical con acceso a toda la funcionalidad de la aplicación. Para dar una alta nueva, pulsaremos sobre Gestión de Solicitudes->Alta de una Solicitud Pulsamos sobre el botón Nueva Solicitud. Se nos presentará un formulario con 25 campos a cumplimentar. Todos los campos, salvo que se indique expresamente, son de cumplimentación obligatoria. En la siguientes pantallas se muestra un ejemplo de este formulario: En el campo 1 se elige el tipo de tramitación entre los siguientes posibles: Ordinaria, Urgente y Emergencia. El campo 2 indica si es una solicitud que afecta: 3 de 13

4 a una sola provincia, si es multiprovincial, si la recepción será en un país extranjero perteneciente a la U.E. o será un país del resto del Mundo. El campo 3, número de referencia, lo rellena automáticamente la aplicación y será el identificador asociado a esta nueva solicitud (el formato es año(yyyy)+7+nnnn, por ejemplo: ) La fecha de solicitud viene pre-llenada con la fecha del día en curso. Los campos relacionados con el Centro Gestor, vienen ya incorporados al formulario y no se pueden modificar; corresponden con los del Centro asociado al usuario que accede a la aplicación. A continuación hay que rellenar los datos relacionados con el Órgano financiador de la inversión: primero seleccionar la Sección y posteriormente elegir Servicio entre los posibles. Cuando sean varios los órganos financiadores (más de una sección y/o servicio presupuestario), sin perjuicio de que la solicitud a tramitar sea única para todos ellos, a efectos de la solicitud de representante, se consignará como órgano financiador el que actúe como órgano de contratación, especificando la Sección y el Servicio presupuestario correspondiente. Cuando sean varios los órganos financiadores y el que actúe como órgano de contratación no esté sujeto a función interventora, se entenderá como órgano financiador aquel a quien corresponda gestionar el crédito presupuestario que financie en mayor cuantía el gasto derivado de la Inversión de entre los incluidos en el ámbito del citado control. Adicionalmente se debe incluir el Documento Aprobación del Compromiso del Gasto. Para ello pulsar Examinar elegir el fichero del propio ordenador y una vez seleccionado pulsar el botón Subir para que el documento sea incluido correctamente en la nueva solicitud. 4 de 13

5 Seguidamente se pide rellenar las distintas aplicaciones presupuestarias que hayan financiado la inversión de la que derive la solicitud: los campos, ejercicio, orgánica, funcional y económica de las aplicaciones presupuestarias asociadas a esta solicitud. Al menos hay que rellenar una. En la siguiente sección, se pide datos relacionados con la fiscalización del gasto asociada a esta solicitud. Para seleccionar el Interventor Fiscalizador pulsar en el botón y aparecerá una ventana de selección en la que se puede teclear parte del texto completo para posteriormente y después de pulsar el botón Buscar seleccionar el Interventor correspondiente de la lista y pulsar el botón Aceptar. Por defecto está marcado que la fiscalización del gasto no está soportada en el documento de aprobación del compromiso, opcionalmente, subido anteriormente. En este caso pedirá que se incluya en la solicitud el documento de fiscalización favorable. En caso contrario marcar Si, el documento ha debido subirse previamente durante la cumplimentación de la sección C. La siguiente sección está relacionada con los datos de identificación del Contratista, su Denominación Social y su C.I.F.. Análogamente usar el botón para la selección del Contratista asociado a este expediente. En caso de no hallarse se cumplimentará el epígrafe de forma manual, adjuntando, en este caso, el documento justificativo. En el siguiente campo se debe rellenar el número generado por la aplicación de gestión contable SIC de aprobación del gasto y/o compromiso de gasto. Es un campo obligatorio y la aplicación comprueba que el número SIC incluido no está ya siendo usado en otra solicitud. 5 de 13

6 La sección G, describe con detalle la inversión para la cual se pide esta solicitud. El campo 14, Descripción, es un campo de texto libre para incluir una descripción somera de en qué consiste la inversión. A continuación, se pide la inclusión de los documentos: Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares o documento equivalente, Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares o documento equivalente, Presupuesto necesario para el caso de obras o ejecución por la propia administración de obras. El modo para subir documentos es común a todos. Primero se debe pulsar el botón Examinar que nos permitirá elegir un fichero desde nuestro ordenador. Una vez seleccionado, es necesario pulsar el botón Subir para que la aplicación adjunte al formulario el documento previamente seleccionado. Una vez subido es mostrado en azul en el propio formulario. En el campo 15, se debe indicar el tipo de procedimiento de adjudicación: abierto, restringido, negociado sin publicidad, negociado con publicidad, etc.. En el campo 16, se consignará la fecha prevista de entrega o realización del objeto del contrato, establecida en el expediente. Se anexará, como documento justificativo, el contrato o encargo formalizado y, en su caso, las correspondientes modificaciones. 6 de 13

7 El campo 17 nos pide rellenar el código de expediente asignado por el centro gestor al expediente que se tramita. El siguiente campo a rellenar, 18, es el lugar donde se realizará la recepción. Para el caso de monoprovincial saldrá una lista de provincias en la que seleccionar la correspondiente. El 19 y 20 corresponden con el importe sin y con IVA de la inversión. El importe ha de ser en euros y con dos decimales. El campo 20 debe ser igual o mayor que el 19, sino la aplicación dará un error al guardar la solicitud. La aplicación incluye automáticamente el punto para los millares y la coma para los decimales. En el caso de multiprovincial, primeramente habrá que seleccionar en el campo 18, la opción Varias provincias y en este caso aparecerá un anexo al final del formulario en el que se deberá rellenar para cada una de las provincias el importe sin y con IVA de la inversión correspondiente. Es importante recalcar, que la suma de todos los importes debe coincidir al céntimo con el importe total rellenado en los campos 19 y 20. El formulario permite añadir, modificar o eliminar provincias e importes mediante los correspondientes botones de Seleccionar, Cancelar Selección, Eliminar Provincia y Grabar Provincia. Si en el ámbito, campo 2, hubieramos seleccionado la opción Extranjero (U. Europea), en la lista se mostrará los posibles países en donde habrá que realizar la recepción. Si finalmente se selecciona la opción Extranjero (Resto del mundo), en la lista del campo 18 saldrán todos los países que no son de la U.E.. El campo 21 pregunta si habrá entregas parciales. En caso negativo marcar no y la aplicación no preguntará más. Si hay entregas parciales marcar si. 7 de 13

8 En este caso nos pregunta si la justificación está incluida en alguno de los documentos subidos mostrándonos la lista de estos para que se indique cual de ellos es. Si no estuviera incluido se pide que se adjunte el documento correspondiente donde viene la justificación de las entregas parciales. El último campo, 22, de esta sección es la clasificación de La calificación se hará de conformidad con las siguientes categorías: Obras; Suministro; Servicios; Concesión de obras públicas; Gestión de servicios públicos; Colaboración entre el sector público y el sector privado; Contratos administrativos especiales; Ejecución por la propia Administración de obras; Fabricación de bienes por la propia Administración; Ejecución por la propia Administración de servicios; otros. Finalmente la aplicación permitirá adjuntar a la aplicación documentos generales complementarios y que se crean son de interés. Grabar una solicitud En cualquier momento podemos guardar los datos rellenados pulsando el botón Grabar ( ). El formulario es grabado en modo borrador e informa sobre los errores que ha detectado en el formulario de solicitud para que sean subsanados. Estas operaciones de modificar/grabar se pueden hacer tantas veces como sea necesario. Modificar un borrador Para modificar una solicitud que está en borrador, entrando en Gestión de Solicitudes->Alta de Solicitud, nos mostrará un listado de las solicitudes que están en estado borrador ; si 8 de 13

9 pulsamos sobre el enlace Modificar asociado a la solicitud a modificar, se nos mostrará de nuevo el formulario con los datos del formulario de solicitud previamente grabados. Una vez realizados los cambios volver a pulsar el botón Grabar ( ). Firma de una solicitud Hasta que una solicitud no es firmada por el usuario del Centro Gestor competente, la aplicación sigue en estado borrador. Una vez que el usuario firma la solicitud, esta pasa al estado de recibida y aparecerá en la bandeja de entrada de los usuarios fiscalizadores de la SGIF. Antes de proceder a la firma se recomienda leer los requerimientos técnicos necesarios requeridos por la aplicación.para ampliar información acceder al documento de ayuda on-line de la aplicación. No olvide de insertar la tarjeta de identificación en el lector de tarjetas de su ordenador. A la firma se accede mediante el menú, Gestión de Solicitudes->Firma, y aparecerá la siguiente pantalla: En la que se muestra un listado de posibles solicitudes en estado borrador y susceptibles de ser firmadas. Pulsar sobre el enlace Firmar de la solicitud deseada. A continuación saldrá una pantalla en gris con un icono animado indicando Procesando. Dependiendo de la versión de máquina virtual instalada puede que le salga el siguiente mensaje de advertencia: 9 de 13

10 En este punto es importante pulsar el botón No, aunque la selección por defecto sea la contraria. Sino el componente de firma no se cargará y no se podrá realizar la firma. La aplicación volverá a mostrar la solicitud previamente cumplimentada y al final de ella aparecerá el botón de firma ( ) Una vez cargado, la aplicación leerá los certificados de su tarjeta y pedirá que se seleccione el certificado con el que se quiere formar: 10 de 13

11 Una vez que seleccionamos el certificado y pulsamos Aceptar nos pedirá el PIN asociado a la tarjeta. Tras la introducción del PIN correcto se procederá a la firma electrónica de la solicitud. La aplicación nos mostrará un mensaje informándonos de este hecho: Modificación de una solicitud Una vez que la solicitud es firmada se marca como recibida por el sistema y entra en la bandeja de entrada de la SGIF para su inspección. El Centro Gestor puede realizar una modificación de la solicitud, siempre que crea necesario. El procedimiento funcional para esta modificación es muy similar al del alta de la propia solicitud. Para ello al usuario accederá al menú de modificaciones a través de Gestión de solicitud- >Modificación de solicitud. Saldrá una ventana que le pedirá el número de solicitud a modificar: o se le presentará la posibilidad que la elija entre un listado de posibles, pulsando Ver Solicitudes : 11 de 13

12 y pulsar en el enlace Modificar de la solicitud deseada. Se le mostrará el mismo formulario cumplimentado para el alta de la solicitud, al que se le añade un apartado para indicar en formato texto libre, en qué consisten las modificaciones que va a realizar en el alta. A continuación el usuario puede modificar el resto de campos editables del formulario. Al grabar los cambios la aplicación validará el formato y lo dejará preparado para que sea firmada. Es necesario volver a firmar una modificación de una solicitud ya recibida por la SGIF. Hasta que no se ha firmado queda en estado borrador y no es visible por la SGIF.. Visualizar comunicaciones recibidas Una vez que el Centro Gestor ha dado de alta/modificado una solicitud, se quedará a la espera de recibir la correspondiente comunicación en la que se le informe del resultado de su solicitud Estas comunicaciones se reciben por correo electrónico en el que se adjunta un fichero encriptado conteniendo la comunicación. Para poder visualizar este fichero se utiliza esta utilidad, por la que el usuario puede subir a la aplicación el fichero recibido y leer la correspondiente comunicación. Para ello al pulsar el botón Examinar, se seleccionará el fichero adjunto recibido en el correo correspondiente a la comunicación deseada y a continuación se pulsará Visualizar documento. Consultas de solicitudes Finalmente y con objeto de facilitar la búsqueda de solicitudes realizadas se dispone de un módulo que permite realizar consultas parametrizadas (item de menú Consultas masivas ).. La aplicación presenta una pantalla similar a la del formulario de la solicitud en la que podrá libremente añadir filtros a la consulta. 12 de 13

13 El resultado de esta consulta es un listado con las solicitudes que casen con las condiciones expresadas en la consulta. Elementos de Navegación A lo largo de la aplicación aparecen una serie de iconos. Su simbología es la siguiente: Ayuda de la Aplicación Volver a la pantalla/menú principal de la aplicación Botón para buscar y seleccionar datos. Ejemplo en la selección de Contratista e Interventor Fiscalizador Botón para guardar/grabar una solicitud bien sea desde Alta o Modificación de Solicitud Botón de búsqueda utilizado en ciertas consultas, como por ejemplo en consultas masivas Botón para exportar la consulta mostrada en pantalla a un formato.csv compatible con la aplicación Excel Botón genérico para imprimir una solicitud o una consulta mostrada en pantalla Botón para limpiar los filtros puestos a una consulta masiva de solicitudes Botón para desplegar un calendario en el que poder seleccionar gráficamente una fecha Botón para proceder a la firma de la solicitud 13 de 13