Gestión de Oportunidades

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1 Gestión de Oportunidades Bizagi Suite

2 Gestión de Oportunidades 1 Tabla de Contenido CRM Gestión de Oportunidades de Negocio... 4 Elementos del Proceso... 5 Registrar Oportunidad... 5 Habilitar Alarma y Eventos... 8 Se estableció fecha de revisión?... 8 Esperar Fecha de Revisión... 8 Notificar Fecha de Revisión... 9 Habilitar Acciones...10 Actualizar Oportunidad...10 Habilitar programación de tareas Programar Tareas Oportunidad Reasignada?...15 Notificar Asignación...15 Cerrar Oportunidad?...16 Programar Tareas Elementos del Proceso Habilitar Acciones Reprogramar Tareas...18 Esperar Fecha de Alerta...18 Enviar Recordatorio...18 Finalizar Tarea...19

3 Gestión de Oportunidades 2 Ejecutantes... 20

4 Gestión de Oportunidades 3 La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la competencia. Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido una adecuado proceso de gestión de oportunidades. Por qué no tomar toda esa información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo? Además usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas, necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente. Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones. Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad de: Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus oportunidades. Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada oportunidad. Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes. Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que usted definió. Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el desempeño de sus ventas. Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus ventas.

5 Gestión de Oportunidades 4 CRM Gestión de Oportunidades de Negocio El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para asegurar su ejecución. Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.

6 Gestión de Oportunidades 5 Elementos del Proceso Registrar Oportunidad En esta actividad, un agente de marketing o de ventas ingresa la información de la nueva oportunidad de negocio. Una descripción completa de la oportunidad incluye: Información del Cliente: Datos principales del cliente Información del Partner: Datos principales del Partner. Esto solo aplica para compañías que emplean este tipo de estrategia de negocio. Contactos de la oportunidad: Personas con las cuales se establece comunicación (tanto para el cliente como para el Partner) para tratar temas relacionados a la oportunidad. Tema: Breve descripción de la oportunidad. : detallada de la oportunidad. Lead source: Medio por el cual la oportunidad se generó. Esta información es útil para obtener reportes acerca de los principales orígenes de oportunidades de negocio. Fecha estimada de cierre: Fecha en la cual se espera que la oportunidad se concrete. Esta fecha es la base para el cálculo de las proyecciones de ventas. Fecha de Alerta: Fecha en la cual el dueño de la oportunidad desea recibir una notificación para recordar la necesidad de hacer seguimiento a la misma. Etapa: Este atributo representa la evolución de la oportunidad. Cada etapa de venta tiene asociado un puntaje que usted puede definir. (Consulte el documento de construcción para conocer cómo puede definir éstos puntajes). Ingreso Potencial: Monto total de la oportunidad de negocio.

7 Gestión de Oportunidades 6 Se pueden adjuntar documentos en la pestaña de documentos, para soportar la información que ha fluido entre el cliente y el dueño de la oportunidad, como cotizaciones, propuestas, etc. Ejecutantes Agente de Marketing, Agente de Ventas Formas Nombre: Ingreso de Nueva Oportunidad : Esta forma se usa para ingresar la información relacionada a la nueva oportunidad de negocio. Prototipo:

8 Gestión de Oportunidades 7 Acciones Tipo Al entrar Establecer el dueño de la oportunidad: Registra los datos de la persona conectada, como el dueño de la oportunidad. Establecer estado de la oportunidad: Asigna a la oportunidad el estado de "Abierta" Al guardar Agregar Contacto: Relaciona los contactos seleccionados de Cliente y Partner a los contactos asociados a la oportunidad. Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el ingreso producto de la probabilidad asociada al estado actual de la oportunidad y el ingreso estimado de la misma. Ingreso Convertido: Convierte los ingresos estimados a la moneda local. Al salir Fecha de Creación: Obtiene la fecha de creación de la oportunidad. Asociar Oportunidad: Asocia la oportunidad actual a las oportunidades del cliente. Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el ingreso producto de la probabilidad asociada al estado actual de la oportunidad y el ingreso estimado de la misma.

9 Gestión de Oportunidades 8 Ingreso Convertido: Convierte los ingresos estimados a la moneda local. Habilitar Alarma y Eventos Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino habilita el temporizador que espera que se cumpla la fecha determinada por el usuario, en la actividad de Registrar Oportunidad, para enviarle un recordatorio sobre la revisión de la misma. El segundo camino habilita el evento de Actualizar Oportunidad el cual está disponible para que el dueño de la oportunidad trabaje en ella. Se estableció fecha de revisión? Esta compuerta evalúa si el usuario ingresó una fecha de revisión de la oportunidad en la actividad de Registrar Oportunidad. Si: El proceso espera que se cumpla la fecha de revisión, para enviar una notificación al dueño de la oportunidad. No: El camino se deshabilita. Esperar Fecha de Revisión Este temporizador es configurado en la actividad de Registrar Oportunidad al ingresar una fecha en el campo Recordarme acerca de esta oportunidad. Permite que el dueño de la oportunidad reciba una notificación en caso de que no haya actividad alguna en ella. Cuando se cumple ésta fecha, este evento habilita la tarea automática de Notificar fecha de Revisión, que envía el correo electrónico.

10 Gestión de Oportunidades 9 Acciones Tipo Al entrar Duración: Esta expresión establece la duración del temporizador. La fecha de revisión ingresada en la actividad de Registrar Oportunidad se configura como la fecha estimada de solución de éste evento. Notificar Fecha de Revisión Un correo electrónico se envía al dueño de la oportunidad para notificar que la fecha establecida para la revisión de la misma se ha cumplido. Script Estimado <BusinessOpportunity.Owner> La siguiente oportunidad de negocio requiere de su revisión: Cliente:<BusinessOpportunity.Customer.Nombre> Tema:<BusinessOpportunity.Topic> :<BusinessOpportunity.> Fecha estimada de cierre:<businessopportunity.estclosedate> Haga clic aquí para acceder al caso. Cordialmente Administrador del CRM

11 Gestión de Oportunidades 10 Acciones Tipo Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla genera el correo electrónico que se enviará en esta actividad. Habilitar Acciones Esta compuerta basada en eventos habilita dos caminos. El primer camino guía el proceso al evento Actualizar Oportunidad para permitir al usuario la actualización de la información de la misma. El segundo camino habilita el evento de Cerrar Oportunidad. Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará el otro. Actualizar Oportunidad Esta es la actividad más importante del proceso. Aquí, el dueño de la oportunidad puede actualizar y gestionar su oportunidad. Se pueden ejecutar diferentes acciones en este evento: Actualizar la información general: El usuario puede modificar cualquier información relacionada a la oportunidad, como es, la fecha estimada de cierre, los ingresos potenciales producto de las negociaciones, información del Cliente, información del Partner, etc. Actualizar etapa de venta: El valor de este atributo se actualiza con frecuencia ya que refleja la evolución de la oportunidad, e influye en la proyección de ventas y demás reportes. Crear tarea: El usuario puede configurar tareas como correos electrónicos, llamadas, envío de fax, entre otros. Cada tarea requiere una descripción de lo que se debe realizar así como la fecha y hora en que se debe ejecutar. El dueño puede decidir si desea recibir un recordatorio de esta tarea tiempo antes de su ejecución o no.

12 Gestión de Oportunidades 11 Crear notas: Notas acerca de la oportunidad pueden ser ingresadas en la forma de la actividad. Estas notas son texto abierto para que el dueño de la oportunidad escriba lo que sea relevante para la misma. Bizagi guardara la fecha, hora y persona que escribió cada nota, de manera que si la oportunidad se reasigna, se tenga un historial de lo que ha sucedido. Reasignar la Oportunidad: El usuario puede reasignar la oportunidad a otra persona si lo considera necesario, simplemente debe seleccionar el nuevo dueño de la lista de personas disponibles. La reasignación es principalmente utilizada para trasferir la oportunidad del área de marketing al área de ventas cuando se ha alcanzado una etapa de venta avanzada. Si se selecciona un nuevo dueño, una notificación se le enviará para informar su asignación. Cerrar la oportunidad: En esta actividad el dueño de la oportunidad puede cerrar el caso. De acuerdo a su desarrollo y resultado de las negociaciones con el cliente, la oportunidad puede cerrarse como: Ganada: Significa que la oportunidad ha concluido exitosamente. El valor real del negocio debe ser ingresado. Perdida: Se selecciona cuando la oportunidad no concluyó como un negocio concretado. Las razones de pérdida se deben ingresar. Si la oportunidad se perdió frente a un competidor, éste se puede seleccionar de registros los existentes o crear uno nuevo. Esta información es de gran valor para generar reportes y evaluar las causas de pérdida de oportunidades. Ejecutantes Agente de Marketing, Agente de Ventas Asignaciones Condición Siempre El evento es asignado al dueño de la oportunidad.

13 Gestión de Oportunidades 12 Formas Nombre: Forma de actualización de la oportunidad. : Esta forma es usada para actualizar la información relacionada a la oportunidad de negocio. Prototipo:

14 Gestión de Oportunidades 13 Nombre: Pestaña de cierre de oportunidad : Esta forma se utiliza para ingresar la información relacionada al cierre de la oportunidad. Prototipo: Acciones Tipo Al guarder Actualizar tarea: Esta expresión identifica sí el usuario cambió el estado de alguna tarea para reprogramarlas o finalizarlas de acuerdo con el estado actual de las mismas. Agregar Contacto: Relaciona los contactos seleccionados de Cliente y Partner a los contactos asociados a la oportunidad. Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el ingreso producto de la probabilidad asociada al estado actual de la oportunidad y el ingreso estimado de la misma. Ingreso Convertido: Convierte los ingresos estimados a la moneda local.

15 Gestión de Oportunidades 14 Al salir Reasignación de oportunidad: Esta regla se utiliza para identificar sí la oportunidad fue reasignada. Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el ingreso producto de la probabilidad asociada al estado actual de la oportunidad y el ingreso estimad de la misma. Ingreso Convertido: Convierte los ingresos estimados a la moneda local. Actualizar Etapa: Esta expresión actualiza la etapa de la oportunidad de acuerdo al tipo de cierre (Como Ganada o Perdida) Habilitar programación de tareas Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino vuelve a habilitar el evento Actualizar Oportunidad al dueño actual de la oportunidad. El segundo camino habilita el subproceso múltiple Programar tareas. Programar Tareas Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el evento Actualizar Oportunidad. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas. Tipo de Ciclo Multi-Instance Orden MI Paralelo Condición del Flujo Todos

16 Gestión de Oportunidades 15 Oportunidad Reasignada? Esta compuerta evalúa si la oportunidad fue reasignada. Si: Una notificación se envía al nuevo dueño de la oportunidad. No: El evento Actualizar oportunidad es habilitada de Nuevo al dueño actual de la oportunidad. Notificar Asignación Un correo electrónico es enviado al Nuevo dueño de la oportunidad para notificar su asignación. Script Estimador <BusinessOpportunity.Owner> La siguiente oportunidad de negocio le ha sido asignada: Cliente :<BusinessOpportunity.Customer.Nombre> Tema:<BusinessOpportunity.Topic> :<BusinessOpportunity.> Fecha estimada de cierre:<businessopportunity.estclosedate> Haga clic aquí para acceder al caso. Cordialmente Administrador del CRM Acciones Tipo Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla genera el correo electrónico que se enviará en ésta actividad.

17 Gestión de Oportunidades 16 Cerrar Oportunidad? Esta compuerta evalúa si el dueño de la oportunidad confirmó el cierre del caso Si: El caso se cierra No: El evento Actualizar Oportunidad se habilita de nuevo.

18 Gestión de Oportunidades 17 Programar Tareas Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el evento Actualizar Oportunidad. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas. Elementos del Proceso Habilitar Acciones Esta compuerta habilita 3 eventos. El primer evento es un temporizador que espera hasta que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para enviar un recordatorio. El segundo evento, se utiliza para reprogramar el recordatorio de la tarea en caso de que el dueño de la oportunidad haya cambiado su fecha de vencimiento, El tercero, permite al dueño de la oportunidad finalizar la tarea. Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará los demás.

19 Gestión de Oportunidades 18 Reprogramar Tareas Este evento se habilita para permitir la reasignación de la fecha en la cual el recordatorio de la ejecución de la tarea será enviado. Asignaciones Condición Siempre El evento se asigna al administrador de bizagi. Esperar Fecha de Alerta Este temporizador espera a que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para habilitar la siguiente actividad, que enviará un recordatorio al dueño de la oportunidad, acerca de la ejecución de la misma. Acciones Tipo Al entrar Duración: Esta expresión establece la duración del temporizador. La fecha de vencimiento de la tarea ingresada en la forma de configuración de tareas se establece como la fecha estimada de solución de éste evento. Enviar Recordatorio Un correo electrónico es enviado al dueño de la oportunidad para recordarle acerca de la ejecución del a tarea configurada.

20 Gestión de Oportunidades 19 Script Estimado <BusinessOpportunity.Owner> La siguiente tarea se debe realizar: Tipo of tarea:<businessopportunity.tasktype> Asunto:<BusinessOpportunity.Task.Subject> :<BusinessOpportunity.Task.Description> Vencimiento:<BusinessOpportunity.Task.Due> Haga clic aquí para acceder al caso. Cordialmente Administrador del CRM Finalizar Tarea Este evento se habilita para permitir al usuario la finalización de la tarea, en cualquier momento. Asignaciones Condición Siempre El evento se asigna al administrador de bizagi.

21 Gestión de Oportunidades 20 Ejecutantes Agente de Marketing (Role) Persona que identifica y califica oportunidades de negocio. Agente de Ventas (Role) Persona que negocia y concluye oportunidades de negocio.

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