OFFICETRACK Geo-gestión de tareas

Transcripción

1 DESCRIPCION DE SERVICIOS CORPORATIVOS LBS OFFICETRACK Geo-gestión de tareas

2 1) Descripción La gestión de tareas basada en geolocalización, o Geo-gestión de tareas, permite a cualquier compañía con personal realizando tareas en el campo, tener un control absoluto sobre los procesos llevados a cabo tanto en tiempo real como de manera histórica. La plataforma OfficeTrack permite el intercambio de información permanente entre el campo y la base brindando certeza a todo el flujo de información mediante la geolocalización. OfficeTrack se encarga de que la información generada desde la base llegue a cada uno de los técnicos en el campo mediante los dispositivos móviles. Adicionalmente OfficeTrack recibe, almacena y despliega de diferentes maneras toda la información generada desde el campo. 2

3 2) Principales Características A) Aplicativos móviles: Reportes desde campo a) Envío automático / manual de localización i) Clientes Android / Symbian / BlackBerry / Windows Mobile / iphone Los clientes se instalan en los dispositivos y envían la localización captada por el GPS integrado al dispositivo en el caso de disponibilidad de satélites. En el caso de indisponibilidad de satélites por ubicación indoor del dispositivo, la plataforma brinda una dirección estimada brindada por la estructura LBS del operador. El envío de localización también puede ser manual. OfficeTrack Android OfficeTrack J2ME / Symbian OfficeTrack WIMO OfficeTrack iphone La frecuencia de envío automático de localización queda predefinida por el operador en función de los planes disponibles. Dicha frecuencia varía entre 10 y 60 minutos. ii) Equipos gama media / baja Para este tipo de equipos, se habilitan los dispositivos en la cuenta de cada compañía. La plataforma solicita la localización de cada dispositivo al servidor LBS según la frecuencia predefinida y almacena todos los reportes de localización. Esta información es accesible tanto en tiempo real mediante el mapa, o la recepción de notificaciones vía SMS o correo electrónico; como de manera histórica mediante los reportes que pueden ser programados para entregarse vía correo electrónico en cualquiera de los 22 formatos disponibles bajo la periodicidad configurada. 3

4 b) Bandeja de tareas Nueva tarea Tarea iniciada Tarea abierta Mediante la bandeja de entrada de tareas el empleado va recibiendo las tareas a medida que le son asignadas. Cada tarea se completa en 4 instancias: Confirmación, inicio, finalización (trabajo parcial) y cierre. Estas instancias pueden contener información adicional obtenida en el campo: Informe, fotografías, materiales utilizados o productos vendidos y firma. Toda la información enviada desde los dispositivos puede ser chequeada en el panel de tareas en la aplicación WEB en tiempo real, o bien en cualquier momento mediante el módulo de informes e incluye la información de localización. i) Confirmación de tarea: La confirmación puede enviarse de manera automática al abrirse una tarea. Dicha confirmación es verificada en tiempo real desde el panel de tareas en la aplicación WEB. ii) Inicio de tarea: Al llegar al domicilio indicado en la tarea (cliente, emplazamiento, sala técnica, usuario) el empleado marca el inicio de la misma y la aplicación le permite: seleccionar una plantilla, ingresar un informe mediante texto, tomar 3 fotografías y firmar. iii) iv) Finalización de tarea: Si la tarea es finalizada parcialmente, el empleado selecciona esta opción lo cual indica que la tarea ha finalizado parcialmente (la finalización total es al cierre de la tarea). Allí puede: seleccionar una plantilla, ingresar un informe mediante texto, tomar 3 fotografías y firmar. Pueden darse n finalizaciones parciales. Cierre de tarea: una vez completada la tarea el empleado selecciona el cierre de la misma, lo cual va a quitar a la misma de la bandeja de entradas. El cierre puede darse luego del inicio o luego de una finalización. El empleado puede adjuntar: un checklist, un informe mediante texto, tomar 3 fotografías y firmar. Tarea abierta Ingreso de información e imágenes Ejecución de firma 4

5 v) Tarea no realizada: Si una tarea no fue realizada se selecciona esta opción y se agrega información y/o se selecciona una plantilla para indicar la causa. c) Privacidad Al habilitar la privacidad el equipo deja de enviar información de localización. La función de privacidad está siempre disponible para todos los empleados. d) Reporte de emergencia Ante situaciones en las que un empleado / agente deba reportar una emergencia puede hacerlo mediante el botón de emergencia del aplicativo como lo indica la imagen, o bien marcando a un número el cual generará un mensaje de alerta en la plataforma. La plataforma recibe dicho reporte y dispara la emergencia por 3 canales: SMS, Correos electrónicos y pop-up sonoros en las web de monitoreo. Dichos reportes de emergencia contienen: Nombre del empleado / agente que generó la alarma + dirección de donde se generó la misma. 5

6 B) Aplicación WEB: Gestión desde base a) Acceso Para acceder a la aplicación WEB, el usuario debe ingresar al website del servicio, ingresar sus nombre de usuario, su contraseña y el nombre de su compañía. b) Tracking de todos los empleados/as Es la pantalla principal del servicio y desde allí podemos visualizar todos los desplazamientos que ocurren en el campo en tiempo real. 6

7 c) Tracking de un empleado/a Seleccionando un empleado del panel de empleados podemos conocer su última ubicación y seguir sus desplazamientos en tiempo real (tracking). d) Gestión de puntos/zonas de interés El usuario OfficeTrack puede gestionar los puntos de interés mediante los cuales se referenciarán los desplazamientos de los empleados para alertas, informes de movimientos sobre puntos y referenciación visual de diferentes maneras. Los puntos de interés ingresados como clientes se relacionan al módulo de tareas. i) Desde mapa Con un click derecho sobre el mapa, el usuario selecciona nuevo punto de interés e ingresa los datos del mismo en la ventana emergente. ii) Importación de puntos de interés 7

8 Desde el módulo de puntos de interés el usuario puede importar innumerables puntos de interés desde una planilla Excel. iii) Desde campo Se pueden levantar puntos de interés desde el campo ingresando desde el aplicativo a la opción Puntos de interés. iv) Creación de Geozonas Los usuarios pueden crear fácilmente geozonas poligonales desde el módulo de puntos de interés. Dichas geozonas, al igual que los puntos de interés sirven para referenciar, ingresos/egresos a determinadas zonas. 8

9 e) Gestión de Alertas de proximidad Mediante la gestión de alertas de proximidad el usuario OfficeTrack puede determinar la ejecución automática de alarmas por diferentes vías (Correo electrónico/sms/pop-ups) ante la llegada y/o salida de un empleado o un grupo de empleados a un/varios puntos de interés/geozonas. f) Gestión de Alarmas Existen determinados eventos que ocurren en el campo que pueden generar alarmas por diferentes vías (Correo electrónico/sms/pop-ups): emergencia, bajo nivel de batería, pérdida de recepción GPS, entre otros. Dichos eventos pueden ser configurados por un usuario OfficeTrack. 9

10 g) Gestión de Tareas La gestión de las tareas desde la aplicación WEB permite un feedback permanente entre la base y el campo de cualquier compañía que cuente con recursos realizando tareas con desplazamientos. Al acceder al módulo de tareas un supervisor/jefe accede a una interface intuitiva desde la que envía las tareas al campo y chequea el progreso de las mismas en tiempo real o histórico. i) Envío de tareas al campo Seleccionando Agregar tareas se abre una ventana pop-up desde donde el el supervisor/jefe ingresa el asunto; selecciona una categoría (editable); el cliente en donde se va a ejecutar la tarea; el nombre del empleado que va a recibir la tarea en su móvil; fecha y hora inico y final previstas para que dicha tarea se realice y envía. Luego el empleado designado recibirá la tarea con la información seleccionada en su dispositivo móvil en tiempo real. Nota: Los puntos de interés previamente agregados o importados como clientes aparecerán en el combo box de clientes y mostrarán en el móvil toda la información precargada en los mimos. 10

11 ii) Chequeo de progreso de tareas en tiempo real En el panel inferior del módulo de tareas el supervisor/jefe puede ir conociendo en tiempo real el progreso de cada tarea seleccionada. Seleccionando la instancia puede revisar toda la información generada en el campo en la misma: información, checklists, imágenes, firma. 11

12 iii) Chequeo de progreso de tareas en mapa Con el fin de tener un conocimiento total de manera instantánea del progreso de todas las tareas que se estén efectuando en el campo, podemos activar la función tareas en mapa. Los siguientes íconos permiten distinguir el estado de cada una de las tareas en el sitio designado para llevarse a cabo: Nuevas tareas Tareas reconocidas Tareas en ejecución Tareas cerradas Tareas retrasadas Tareas vencidas Tareas no realizadas. 12

13 j) Informes Toda la información recibida por la plataforma es almacenada durante 60 días y puede revisarse en cualquier momento desde el módulo de informes. i) Tipos de informes Los tipos de informes disponibles para este servicio son: 1. Ubicación de empleados: Listado de todos los reportes de localización. Empleado, fecha, hora y dirección. 2. Localización de empleados en el mapa: Reconstrucción de recorridos en mapa. 13

14 3. Prender / apagar aplicación: Listado de cada vez se activó y desactivó la aplicación. Empleado; fecha; hora; activó / desactivó; dirección. 4. Visitas de empleados a puntos de interés: Listado de permanencias de cada empleado en puntos de interés visitados. Desde la fecha/hora; hasta la fecha/hora; duración; punto de interés; capa; dirección. 5. Visitas a puntos de interés: Listado de movimientos ocurridos en cada punto de interés: Punto de interés; desde; hasta; duración; empleado. 6. Activaciones de alertas: Listado de alertas de eventos activadas. Fecha; hora; empleado; dirección; evento (Emergencia, recepción GPS, nivel de batería, etc) 7. Activaciones de alertas de proximidad: Listado de todas las alertas de proximidad activadas. Fecha; hora; empleado; dirección; punto de interés. 8. Alertas de proximidad no activadas: Listado de alertas que registraron activaciones. 9. Dispositivos sin ubicación actual: Listado de dispositivos que no están siendo localizados al momento de consultar el informe. Empleado; fecha/hora última localización; última dirección. 10. Tareas: Listado de acciones efectuadas por empleado en cada tarea. Asunto; fecha/hora; tipo de entrada (confirmar, inicio, finalizar, etc); dirección; plantilla; descripción. 11. Actividad de empleados por tarea: En que tareas estuvo involucrado cada empleado y que acción llevo a cabo. Empleado; tarea; fecha/hora; tipo de entrada; dirección; descripción. 12. Trabajo de los empleados por tarea: Resúmen de todos los inicios y finalizaciones de tareas llevados a cabo por empleado por tarea (para tareas de más de 1 día). 13. Ejecución de tareas por categoría: Según cada categoría que tareas se llevaron a cabo. Categoría; fecha/hora; empleado; inicio; finalización; duración. 14. Excepción de hora de inicio: Listado de tareas que fueron iniciadas en la hora determinada. Fecha de inicio efeciva; fecha designada; empleado; tiempo de incumplimiento. 15. Excepciones de ubicación: Listado de tareas que se iniciaron en lugares distintos a los designados. Cliente; fecha/hora; empleado; tipo de entrada; dirección en donde se envió la entrada; distancia respecto al punto predesignado (Km.) 16. Excepciones de ejecución de tareas: Listado de tareas ejecutadas en menor tiempo que el designado. Duración predeterminada; fecha/hora; empleado; duración; tiempo de excepción. 17. Tarea de trabajo por cliente: Listado de todas las tareas ejecutadas en cada cliente. Cliente, asunto; fecha/hora; empleado; tipo de entrada; dirección; plantilla; descripción. 14

15 18. Tareas del cliente por tipo de entrada: En cada cliente, las instancias de tareas (tipo de entradas) que se informaron. Cliente; tipo de entradas; fecha/hora; asunto; categoría; empleado; dirección; plantilla; descripción. ii) Exportación de informes Cada uno de los tipos de informes permite la exportación del mismo a 22 de los formatos más convencionales: PDF; XPS; HTML; MHT; TXT; Rich text; DOC; DOCX; XLS; XML; XLS 2007; Open document; CSV; Dbase; Xml; Bmp; Gif; Jpeg; Pcx; Png; Tiff; Metafile. iii) Informes programados Desde la aplicación WEB, OfficeTrack permite la programación de envío automático de cualquiera de los 9 tipos de informes en cualquiera de los 22 formatos disponibles. gerente@empresa.com 15

16 3) Beneficios Los siguientes son algunos de los beneficios directos que obtiene un cliente de este servicio: Aumento de productividad mediante mejora notable de procesos. Aumento de productividad mediante mejora notable de flujo de información campo-base. Reducción notable de costos operativos mediante un mayor control de movimientos en el campo y eliminación de material de control. Mayor certeza de información sobre lo que ocurre en el campo. Información sobre lo que debería haber ocurrido y no ocurrió. Comodidad para el acceso a la información mediante diferentes vías. Reducción de imprevistos. Mejora de nivel de seguridad para el personal. 4) Beneficiarios Este servicio es útil y beneficia a todas las compañías u entidades públicas que cuenten con recursos humanos con desplazamientos durante las jornadas laborales, de las que se destacan los siguientes rubros: Distribución de correos Fuerzas de ventas Soportes técnicos Agroindustria 16