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4 Aviso de derechos del propietario Este Manual es una Obra Literaria protegida en favor de ; Copyright Derechos Reservados , Pablo Villaseñor No. 435, Col. Ladrón de Guevara, Guadalajara, Jalisco, México. C.P Los Derechos de este Manual se encuentran reconocidos por la Ley Federal del Derecho de Autor. Se prohíbe su producción, reproducción, publicación, edición o fijación material en copias o ejemplares, por cualquier medio, importación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización, venta o arrendamiento, así como su comunicación y transmisión pública por cualquier medio, su divulgación en cualquier modalidad, su traducción, adaptación, paráfrasis, arreglos, transformaciones u otras similares, sin previa autorización por escrito de su titular. La violación de esta prohibición constituyen un delito y una infracción administrativa que están sancionados conforme a los artículos 424 fracción III, 424 bis fracción I y 424 ter, del Código Penal Federal; así como los artículos 229 fracciones VII y XVI y 231 fracciones I, III, IV y X, de la Ley Federal del Derecho de Autor y demás normas aplicables vigentes. Las marcas COMPUTACIÓN EN ACCIÓN, EN ACCIÓN, PAQ y sus respectivos diseños; la marca y nombre comercial COMPAC y su diseño; las marcas ES TIEMPO DE PODER, LA CONEXIÓN DE TU NEGOCIO, TU NEGOCIO SIEMPRE EN MARCHA, SOÑAR. PODER. CRECER. ; los avisos comerciales Bien Pensado, Respuesta Oportuna, y La Forma más Amigable de Controlar tu Negocio ; así como la Imagen del Foquito y del Diseño de la Portada, son signos distintivos registrados y protegidos propiedad de AdminPAQ, MegaPAQ, Exión, ContPAQ, CONTPAQ i, CheqPAQ, NomiPAQ, WinPAQ, Solución Contable PAQ, ProduPAQ y VentPAQ, también son marcas registradas y protegidas propiedad de, la que ostenta de igual forma los derechos patrimoniales de autor; con excepción del programa de cómputo que ostenta la marca VentPAQ, cuyos derechos patrimoniales pertenecen a Pacific Soft, Sistemas de Información, S.A. de C.V. Microsoft, MS-D.O.S., WINDOWS y Excel, son marcas y en su caso productos de Microsoft Corporation. Cualquier otra marca que se mencione dentro de este manual que pertenezca a terceras partes tiene solamente propósitos informativos y no constituye aprobación y/o recomendación. Computación en Acción, no se responsabiliza de la ejecución o uso de estos productos. Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

5 Contenido del manual Módulo Elemental CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Objetivo del manual Este manual te guiará en el aprendizaje y conocimiento de la operación básica de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA que te permita comenzar a trabajar inmediatamente. Estructura de este manual El Módulo Elemental está compuesto por capítulos que contienen la explicación del sistema; en cada uno se incluyen ejercicios prácticos que te permitirán afianzar el conocimiento adquirido. Este manual incluye una inducción con información de temas específicos que no necesariamente requieres practicar. Señalética Con las siguientes imágenes se identifica: Las referencias de consulta al Módulo de capacitación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Los ejercicios prácticos. Aquí se identifican las bondades CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. GRACIAS POR TU ASISTENCIA BIENVENIDO! 1 Índice

6 Índice 0 INDUCCIÓN Tema VISIÓN GENERAL ESQUEMAS DE FACTURACIÓN COMPROBANTE FISCAL DIGITAL POR INTERNET (CFDI) ADDENDAS INSTALACIÓN DEL SISTEMA TIPOS DE INSTALACIÓN CÓMO INSTALO CONTPAQ I FACTURA ELECTRÓNICA I II III VI VII VIII IX 1 PARA EMPEZAR A TRABAJAR Tema VISIÓN GENERAL 1-1 CREACIÓN DE EMPRESAS 1-2 QUÉ DEBO CONSIDERAR AL CREAR UNA EMPRESA 1-2 CÓMO CREO UNA EMPRESA 1-3 CÓMO ABRO Y CIERRO UNA EMPRESA 1-6 UN PASEO POR EL SISTEMA 1-8 CONFIGURACIÓN INICIAL DE LA EMPRESA 1-11 CÓMO REGISTRO MASCARILLAS PARA CATÁLOGOS 1-11 CÓMO CONFIGURO EL MANEJO DE DECIMALES 1-13 QUÉ INFORMACIÓN DEBO CONOCER PARA CONFIGURAR LOS IMPUESTOS Y RETENCIONES PRÁCTICA PARA CONFIGURAR LA EMPRESA 1-16 CÓMO DEFINO LAS TABLAS Y NOMBRES 1-18 CONFIGURACIÓN ADICIONAL 1-24 CONFIGURACIÓN PARA MANEJO DE CFDI 1-24 QUÉ OTROS DATOS PUEDO CONFIGURAR EN LA EMPRESA CAPTURA DE DOCUMENTOS Tema VISIÓN GENERAL 2-1 CÓMO CREO FACTURAS 2-2 CÓMO CREO HONORARIOS 2-17 CÓMO CREO ABONOS 2-19 Índice 2

7 Índice, Continuación 3 CREACIÓN DE CATÁLOGOS Tema VISIÓN GENERAL 3-1 CÓMO REGISTRO UN CLIENTE 3-2 CÓMO REGISTRO UN SERVICIO ALMACÉN DIGITAL Tema VISIÓN GENERAL 4-1 CÓMO UTILIZO EL ADMINISTRADOR DEL ALMACÉN DIGITAL RESPALDAR Y RESTAURAR Tema VISIÓN GENERAL 5-1 CÓMO RESPALDAR INFORMACIÓN 5-2 CÓMO RESTAURAR INFORMACIÓN Índice

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10 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

11 Inducción Visión general Introducción En este capítulo se explican los pasos necesarios para instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, así como la forma de crear una empresa y la configuración necesaria para capturar los documentos. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante conocerá: Qué es un CFDI. Los beneficios, obligaciones y requisitos en el timbrado de un CFDI. Requisitos para el trámite de la FIEL. Qué son, quiénes usan y para qué sirven las addendas. Cómo instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. En este capítulo Este capítulo contiene las siguientes secciones: Esquemas de facturación Instalación del sistema Tema II VII I Capítulo 0 Inducción

12 Esquemas de facturación Visión general Introducción Un esquema de facturación es la forma y formato en que puedes emitir un comprobante fiscal. Objetivo Al finalizar la inducción, el participante: Conocerá los esquemas de facturación vigentes. Conocerá para qué sirven las addendas. Cuáles son los esquemas vigentes en el año 2013 Existen 3 esquemas de comprobación fiscal que están vigentes a partir del 01 de enero de Estos esquemas son: 1. Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) Esquema obligatorio para contribuyentes con ingresos superiores a 4 millones de pesos y opcional para cualquier otro tipo de contribuyente y que adopten la facturación electrónica a partir del 01 de enero del Para generar el CFDI los contribuyentes podrán hacerlo mediante la adquisición de un sistema informático o utilizar los servicios de un tercero autorizado como Proveedor de Certificación de CFDI. 2. Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) Esquema que aplica para los contribuyentes que adoptaron la facturación electrónica antes del 01 de enero del Comprobantes impresos con Código de Barras Bidimensional (CBB) Esquema que aplica para los contribuyentes con ingresos iguales o inferiores a 4 millones de pesos, o para contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos en operaciones menores a 2 mil pesos, o para contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos en el periodo de enero a marzo del 2011 sin importar el monto de la operación. CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA permite manejar cualquiera de los 3 esquemas anteriores. En esta sección Esta sección contiene los siguientes temas: Tema Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) Addendas III VI Capítulo 0 Inducción II

13 Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) Qué es El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de los documentos fiscales a través de internet, de acuerdo a los estándares definidos por el SAT en las disposiciones legales vigentes. En resumen, el Comprobante Fiscal Digital por Internet es un documento digital que se recibe al comprar algún bien, contratar un servicio o al usar de forma temporal un bien inmueble, y sirve como un comprobante fiscal. Solo los contribuyentes que acumularon ingresos superiores a $4,000, en el ejercicio anterior, están obligados a adoptar este esquema de facturación, sin embargo, todos los contribuyentes pueden adoptarlo aún y cuando sus ingresos del ejercicio anterior hubieran sido menores a dicho importe. Cuentan con identificador denominado UUID (Universally Unique Identifier) y un Sello Digital para corroborar el origen e integridad del documento. La asignación del UUID se hará en línea justo al momento de guardar (timbrar) el documento. El UUID es asignado por el SAT a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Para más información visita el sitio del SAT: Tipos de CFDI Además de las Facturas Electrónicas, existen diferentes tipos de CFDI como: Notas de cargo Recibos de honorarios Recibos de arrendamiento Notas de crédito Devoluciones, entre otros. Beneficios Algunos de los beneficios al timbrar CFDI son los siguientes: 1. Envío automático al SAT de los datos del comprobante fiscal, a través de internet. 2. Disminuye considerablemente los costos de impresión, envío y almacenamiento. 3. Agiliza las transacciones comerciales. 4. Minimiza la posibilidad de extravío de documentos. 5. Rapidez en el registro contable. 6. Contribuye a la conservación del medio ambiente. 7. Aumenta la confiabilidad en las operaciones comerciales, tanto presenciales como en línea. III Capítulo 0 Inducción

14 Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), Continuación Obligaciones para quienes envían CFDI De acuerdo a los datos publicados por el SAT las obligaciones para quienes envían CFDI son: Enviar al Proveedor de Certificación Autorizado (PAC), las facturas electrónicas generadas, para su validación, asignación del folio e incorporación del sello digital del SAT. Conservar en medios electrónicos actualizados las facturas electrónicas y tenerlas a disposición de las autoridades fiscales. Expedir facturas electrónicas que amparen las operaciones efectuadas con el público en general (a través del RFC genérico XAXX ). Expedir facturas electrónicas para extranjeros (a través del RFC genérico XEXX ). Además, la máquina donde se realizan los CFDI deberá tener una conexión de internet. Obligaciones para quienes reciben CFDI De acuerdo a los datos publicados por el SAT las obligaciones para quienes reciben CFDI son Conservar las facturas electrónicas recibidas, en medios electrónicos actualizados. Validar las facturas electrónicas (CFDI) recibidas, para efectos de deducción o acreditamiento de impuestos. Requisitos para timbrar CFDI Para que el contribuyente pueda cambiar del formato de facturación tradicional a facturación electrónica deberá realizar los siguiente: Contar con su Firma Electrónica Avanzada FIEL. Haber solicitado al menos un Certificado de Sello Digital. ml. Contar con un sistema informático para la generación de las facturas electrónicas en CFDI. Enviar las facturas electrónicas al Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para su validación, asignación de folio y sello del SAT. Capítulo 0 Inducción IV

15 Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), Continuación Modelo de implementación A continuación se muestra el diagrama de implementación para el esquema de facturación CFDI: Trámite de la FIEL Para tramitar la FIEL, se deberá hacer lo siguiente: Personas Físicas o Presentar la información generada por la aplicación SOLCEDI Generación del Certificado de Sello Digital (*.Req) Clave o llave privada de sellos digitales (*.Key) Ensobretar el archivo (*.Req para generar el archivo (*.Sdg) o Llenar e imprimir la solicitud de Certificado de Firma Electrónica Avanzada o Acta de nacimiento e Identificación oficial Personas Morales o Representante legal que haya tramitado su FIEL. o Presentar la información generada por la aplicación SOLCEDI. o Llenar e imprimir la solicitud de Certificado de Firma Electrónica Avanzada. o Acta constitutiva, Poder general del presentante, Identificación oficial. V Capítulo 0 Inducción

16 Addendas Qué es Es una etiqueta dentro de la Facturación Electrónica que el SAT ha dejado libre para la integración de datos comerciales que llegan a utilizar las empresas y que están siendo definidas en el sector del Retail (Venta al por menor) por compañías como Wal-Mart, Chedraui, Soriana, HEB, Liverpool, Comercial Mexicana en formatos y estructuras que no necesariamente son XML. De acuerdo al Diario Oficial de la Federación (DOF) del 01 de septiembre de 2005 (última modificación), la etiqueta Addenda nos permite personalizar los datos adicionales que se requieren dentro de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Para qué sirve La Addenda sirve para que las compañías que timbran o emitan facturas electrónicas, al adquirir mercancía, puedan vaciar la información necesaria a sus sistemas de inventario, contables, crédito y cobranza, de manera automática. Este proceso automatizará sus procesos administrativos, llevando un mejor control sobre la mercancía y pagos pendientes que tengan, optimizando así el trabajo para dichas empresas. Quiénes la usan Actualmente solo las grandes compañías de autoservicio y departamentales utilizan las Addendas. Cada empresa cuenta con su propia Addenda, debido a que ésta contiene información específica para cada compañía. Requisitos La Addenda forma parte de la Factura Electrónica, por lo tanto, para poder utilizarla es necesario reunir los siguientes requisitos: Tener autorización para el timbrado de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales. Contar con un sistema administrativo que maneje este tipo de comprobante. Ser proveedor de compañías que tienen su propia Addenda. Importante: La compañía que maneje una Addenda deberá proporcionarle a su proveedor un número o código que lo identifique como tal, así como los códigos que dicha empresa utiliza para cada producto que adquiere con dicho proveedor. Capítulo 0 Inducción VI

17 Instalación del sistema Visión general Introducción La instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA es un proceso mediante el cual se copian los archivos que forman el sistema a un directorio de tu equipo de cómputo, ya sea local o en Red. Estos archivos son los encargados de que el sistema funcione correctamente así como también generan y controlan el buen funcionamiento de las bases de datos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Objetivo Al finalizar la inducción, el participante: Conocerá los aspectos más importantes de la instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA en sus dos tipos de instalación: Monousuario y Red. Adquirirá el conocimiento necesario para instalarlo de forma exitosa. En esta sección Esta sección contiene los siguientes temas: Tema Tipos de instalación Cómo instalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA VIII IX VII Capítulo 0 Inducción

18 Tipos de instalación Requerimientos de equipo Es necesario que revises si la máquina donde vas a instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA cumple con los requerimientos de equipo, de acuerdo al modo de instalación que vas a realizar. Los requerimientos de equipo para CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA los puedes descargar del Buscador de Conocimiento, el cual se encuentra en nuestro portal Cuáles son los tipos de instalación CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tiene 3 tipos de instalación: Monousuario, Servidor y Terminal. Dependiendo de los usuarios que adquiriste es la instalación que deberás utilizar. Utiliza este tipo de Para instalación Local (Monousuario) Que el sistema pueda ser utilizado por una persona a la vez. Trabajar en un ambiente multiusuario en red Servidor (más de un usuario trabajando con la aplicación) Trabajar en un ambiente multiusuario en red * Terminal (más de un usuario trabajando simultáneamente con la aplicación) * Asegúrate de instalar primero el tipo Servidor y posteriormente realizar las instalaciones como Terminal en cada máquina de cada usuario. Si quieres que la máquina Almacene todas las bases de datos de CONTPAQ i NÓMINAS Sólo tenga acceso a las bases de datos y pueda capturar la información Entonces, selecciona la opción Servidor Terminal Consulta el documento Requerimientos de equipo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA desde el Buscador de Conocimiento para conocer las especificaciones que necesita CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Capítulo 0 Inducción VIII

19 Cómo instalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Monousuario Utiliza el siguiente diagrama para instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA con la modalidad Monousuario. Bienvenida Acuerdo de licencia Tipo de instalación Seleccionar directorios del sistema Finalizar Iniciando el Servidor de licencias Estado de la instalación Resumen de instalación Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Servidor El procedimiento para instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA en la modalidad Servidor es el mismo que solicita la instalación Monousuario, solo necesitas seleccionar las opciones Instalación en Red e Instalar el Servidor. IX Capítulo 0 Inducción

20 Cómo instalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, Continuación Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Servidor (continúa) Importante: Al terminar la instalación como Servidor, debes compartir con derechos de escritura la carpeta <C:\CompacW\Empresas>, de lo contrario las terminales no podrán conectarse al servidor. Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Terminal El procedimiento para instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA en la modalidad Terminal es el mismo que solicita la instalación Monousuario, solo necesitas seleccionar las opciones Instalación en Red e Instalar esta computadora como Terminal. En el campo Seleccione el directorio para las BDD de las empresas la ruta UNC del servidor y la carpeta compartida en el servidor. Ejemplo: \\(NombredelServidor)\Empresas. Cómo desinstalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Para desinstalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, ingresa al Panel de Control, opción Agregar o Quitar programas, selecciona CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA y haz clic en el botón Cambiar o quitar. Capítulo 0 Inducción X

21 Cómo instalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, Continuación Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Monousuario Ejercicio (Opcional) Importante: Este ejercicio se puede realizar de forma opcional según el criterio del instructor. Es probable que CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA ya se encuentre instalado en la computadora por lo que no sería necesario realizar el ejercicio. Realiza los siguientes procedimientos para que puedas instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA: Descarga del instalador Paso Ejercicio 1 Ingresa al portal y registra tu Usuario y Contraseña. 2 Ve al menú QUIERO SERVICIO y selecciona la opción ACTUALIZA TU SISTEMA. Resultado: Se desplegará la pantalla ACTUALIZA TU SISTEMA. 3 Selecciona CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA en el campo Elige el sistema. Resultado: Se desplegarán las versiones que hasta ese momento están disponibles de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. 4 Descarga la versión que adquiriste. Puedes utilizar la opción Descargar servidor #1 o Descargar servidor #2. Nota: Este proceso puede tardar algunos minutos. Resultado: Iniciará la descarga automáticamente, o bien, te preguntará si deseas guardar o abrir el archivo dependiendo del navegador de internet que utilices. 5 Descomprime el archivo.zip que descargaste y haz doble clic en el archivo Setup.exe. XI Capítulo 0 Inducción

22 Cómo instalo CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, Continuación Instalación de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA Monousuario Paso 1 Haz clic en el botón Siguiente>. Ejercicio Resultado: Se mostrará la ventana el Acuerdo de licencia. 2 Haz clic en el botón Sí. Resultado: Se mostrará la ventana el Información acerca del usuario. 3 Captura el Nombre del usuario y el Nombre de la organización, enseguida haz clic en el botón Siguiente>. Resultado: Se mostrará la ventana Tipo de instalación. 4 Selecciona la opción Monousuario y haz clic en el botón Siguiente>. Resultado: Se mostrará la ventana Instalación Monousuario. 5 Deja las rutas que se muestran por omisión y haz clic en el botón Siguiente>. Resultado: Se mostrará la ventana Inicio de la instalación. 6 Haz clic en el botón Siguiente>. Resultado: Se iniciará la instalación y enseguida se mostrará un mensaje preguntando si deseas crear un acceso directo. 7 Haz clic en el botón Sí. Resultado: Se instalará el SDK, al terminar se mostrará un mensaje indicando que se ha finalizado la instalación. 8 Haz clic en el botón Finalizar. Capítulo 0 Inducción XII

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24 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

25 Capítulo 1 Para empezar a trabajar Visión general Introducción Porque sabemos lo importante que es para ti contar con la información necesaria para comenzar a trabajar, hemos reunido en este capítulo lo fundamental para que puedas iniciar a utilizar el sistema. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: Saber los requisitos necesarios para crear una empresa. Conocer y familiarizarse con el ambiente gráfico del sistema. Crear una empresa para comenzar a registrar datos en el sistema. Crear registros de clientes y servicios. En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Creación de empresas 1-2 Qué debo considerar al crear una empresa 1-2 Cómo creo una empresa 1-3 Cómo abro y cierro una empresa 1-6 Un paseo por el sistema 1-8 Configuración inicial de la empresa 1-11 Cómo registro mascarillas para catálogos 1-11 Cómo configuro el manejo de decimales 1-13 Qué información debo conocer para configurar los impuestos y 1-14 retenciones Práctica para configurar la empresa 1-16 Cómo defino las tablas y nombres 1-18 Configuración adicional 1-24 Configuración para manejo de CFDI 1-24 Qué otros datos puedo configurar en la empresa Capítulo 1 Para empezar a trabajar

26 Creación de empresas Qué debo considerar al crear una empresa Análisis Al momento de crear una empresa en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA pregúntate: Qué tan a detalle requieres registrar los servicios Si llevarás la convivencia con el sistema contable y de tesorería. Nota: Al instalar la empresa deberás especificar y configurar los parámetros de forma correcta para asegurar el óptimo funcionamiento de la aplicación. Bases de datos Las empresas de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tienen una base de datos en CodeBase por lo que, al instalar una empresa en este sistema, se crean dos tipos de archivos:.dbf Bases de datos.cdx Índices de la base de datos El archivo con extensión.dbf es la base de datos que contiene toda la información de la empresa. El archivo con extensión.cdx es el índice de la base de datos. Dónde se guardan las BDD Las bases de datos de las empresas se guardan en el directorio <\CompacW\Empresas>. Importante: Si el sistema está en red, las bases de datos se crearán en el disco del Servidor. El directorio puede variar, dependiendo de la ruta que se especificó en la instalación del Servidor. Consulta el documento Estructura de la Base de Datos localizado en el grupo de programas CONTPAQ i CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, dentro de la carpeta Ayuda, para que conozcas las tablas que lo integran y sus valores. Empresas predefinidas CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tiene empresas predefinidas, las cuales ya están configuradas de acuerdo a los giros comerciales más comunes. Esto te permitirá no empezar de cero la empresa. Las empresas que hasta el momento existen son: Aduanales Gasolineras Constructoras Hospitales Escuelas Transportistas Si quieres utilizar alguna de ellas, solo necesitas seleccionar la deseada en el campo Empresas Predefinidas. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-2

27 Cómo creo una empresa Qué es Es el proceso mediante el cual se crean los archivos de trabajo que almacenarán toda la información de su empresa, la cual se guardará en un directorio asumido por el sistema o especificado por el usuario que lo instala. Cómo ingreso Para que puedas crear las empresas, primero deberás ingresar a la ventana Abrir Empresa, para ello, realiza cualquiera de las siguientes acciones: Ve al menú Empresas, selecciona la opción Abrir Empresa. En la barra de herramientas del menú principal, haz clic en el botón. Una vez habilitada la ventana Abrir Empresas, realiza cualquiera de las siguientes acciones para crear una empresa: Presiona las teclas <Ctrl+N>. En la barra de herramientas, haz clic en el botón. Qué necesito para crear la empresa Para que puedas crear una empresa deberás capturar los siguientes datos: Apartado Datos Generales de la Empresa Dirección de la empresa Datos generales del certificado Ubicación de la Empresa Campo Nombre de la Empresa RFC Calle Núm. Ext. Código postal País Municipio Estado Archivo del Certificado Archivo de la Llave Privada Contraseña Confirmación Archivos Empresa Archivos Respaldos Para mayor referencia observa el gráfico de la siguiente página: 1-3 Capítulo 1 Para empezar a trabajar

28 Cómo creo una empresa, Continuación Qué necesito para crear la empresa (continúa) Adicionalmente, puedes configurar los porcentajes de los impuestos y retenciones que manejará la empresa. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-4

29 Cómo creo una empresa, Continuación Cómo guardar Una vez que indicaste los datos obligatorios, en la ventana Empresas, realiza cualquiera de las siguientes acciones para guardarla: Presiona la tecla <F8>. En la barra de herramientas de la ventana Empresas, haz clic en el botón. Para qué sirve Cuando generes la empresa, podrás empezar a vaciar la información en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Consideraciones especiales Toma en cuenta que una vez que se instala la empresa no podrá modificarse el nombre del directorio de la empresa. Crear una empresa Ejercicio Para empezar a trabajar en el sistema y conocerlo mejor será necesaria la instalación de una empresa. Realiza los siguientes pasos para instalarla. Paso Ejercicio 1 Abre CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Resultado: Se desplegará la ventana Inicio de sesión. 2 Haz clic en el botón Aceptar, de esta forma entrarás con el usuario SUPERVISOR que actualmente NO tiene clave. Resultado: Automáticamente se desplegará la ventana Empresas. 3 Captura los siguientes datos obligatorios: Nombre de la empresa RFC Dirección de la empresa Datos del certificado y contraseña Archivos de la empresa La Casa Lila, S.A. de C.V LCL A12 Leandro Valle #5676 Col. Ignacio Zaragoza C.P Villahermosa, Tabasco. Cualquiera de los certificados de prueba (*). LCLSA (*): Los certificados ya deberán estar copiados en la máquina y son los certificados de prueba proporcionados por el SAT. Preguntar al instructor por la contraseña de los certificados. 4 Haz clic en los botones Guardar y Sí para generar la empresa. Resultado: Se iniciará el proceso de generación de la base de datos. 5 Cierra la ventana. Resultado: En la ventana Abrir Empresa aparecerá la nueva empresa. 1-5 Capítulo 1 Para empezar a trabajar

30 Cómo abro y cierro una empresa Qué es CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA te permite crear varias empresas, la información de cada una se almacena en bases de datos diferentes con catálogos independientes. Es por esto que CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA es multiempresa y/o multi-rfc. Cómo abrir la empresa Para abrir una empresa realiza cualquiera de las siguientes acciones: Haz clic en el botón ubicado en la barra de herramientas, enseguida haz doble clic en la empresa; o bien, una vez seleccionada la empresa deseada haz clic en el botón Abrir empresa. Ve al menú Empresas y selecciona la opción Abrir Empresa. Selecciona del catálogo de empresas la que deseas utilizar. Presiona las teclas <Ctrl+E> y selecciona la empresa deseada. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-6

31 Cómo abro y cierro una empresa, Continuación Cómo cerrar empresa En algunas ocasiones es necesario cerrar la empresa, por ejemplo al ejecutar ciertas utilerías de mantenimiento del sistema, al respaldarla, etcétera. Para cerrarla ve al menú Empresas y selecciona la opción Cerrar empresa. Nota: Si lo que deseas es cambiarte a otra empresa, no es necesario que cierres la actual, simplemente abre la nueva empresa y automáticamente se cerrará la que está activa. Abrir empresa Realiza el siguiente procedimiento solo si al iniciar el curso NO se vio el capítulo Inducción. Ejercicio Paso Ejercicio 1 Ve al menú Archivos y selecciona la opción Abrir Empresa. Resultado: Aparecerá la ventana Abrir Empresa. 2 Selecciona la empresa con la que deseas trabajar. Para este caso se utilizará La Casa Lila, S.A. de C.V. 3 Haz clic en el botón Abrir Empresa. Resultado: La empresa seleccionada estará activa. 1-7 Capítulo 1 Para empezar a trabajar

32 Un paseo por el sistema Ventana principal A continuación se describen las partes de la ventana principal de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA: Barra de menú. Contiene todas las herramientas del sistema catalogadas por funciones. Barra de herramientas. Contiene botones con acceso a las acciones más utilizadas dentro del sistema. Barra de accesos directos. Contiene los accesos directos a documentos, catálogos y reportes más utilizados en el sistema. Barra de menú Barra de herramientas Barra de accesos directos Barra de Accesos Directos Es una barra vertical que se despliega del lado izquierdo de la ventana principal de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, siempre y cuando se encuentre abierta una empresa. Las opciones que aquí aparecen son definidas por el Grupo al que pertenece el usuario; de esta forma, existe una Barra de Accesos Directos para cada Grupo de Usuarios que se haya configurado previamente. Para activar o desactivarla ve al menú Ver y selecciona la opción Barra de Accesos Directos. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-8

33 Un paseo por el sistema, Continuación Manual Electrónico A partir de la versión CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA cuenta con un Manual Electrónico el cual abrirá un documento en formato PDF con el contenido de las funciones del sistema. Este manual está dividido en las siguientes secciones: Configuración. Esta sección incluye las herramientas del sistema que te permitirán configurar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA a la medida de las necesidades de tu empresa. Consulta esta sección cuando desees comenzar a utilizar el sistema o requieras realizar una configuración específica. Operación diaria. Aquí encontrarás temas que te explican las funciones de la operación diaria del sistema, como lo es la creación de documentos. Contabilización. En esta sección se detallan los pasos para la configuración de la generación de los documentos contables desde CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA hacia CONTPAQ i CONTABILIDAD. Procesos y Herramientas. Esta sección incluye opciones y herramientas que se utilizan de forma periódica dentro del sistema. Extras. Aquí se encuentran aplicaciones u opciones extras al resto de las 4 secciones principales. Podrás acceder a este manual desde: El menú Ayuda, opción Manual Electrónico. El grupo de programas CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, subgrupo Ayuda, opción Manual Electrónico. 1-9 Capítulo 1 Para empezar a trabajar

34 Un paseo por el sistema, Continuación Búsquedas en catálogos En algunas ventanas podrás desplegar el listado de catálogos presionando la tecla <F3> o haciendo clic en el botón F3. Enseguida, se mostrará el listado de registros, puedes ordenar las columnas haciendo clic sobre el nombre de éstas. También podrás buscar un registro, escribiendo parte del texto que contiene el nombre o el número a buscar. Haz doble clic sobre el registro deseado para seleccionarlo. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-10

35 Configuración inicial de la empresa Cómo registro mascarillas para catálogos Qué es Los catálogos son la parte fundamental en las empresas ya que con base en estos datos se genera toda la información de la empresa. A la estructura que tendrá el código de cada catálogo se le conoce como mascarilla, es decir, el valor que tendrá el código, por lo que es importante definir correctamente la mascarilla. Cómo ingreso Para registrar la estructura general de una mascarilla ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Una vez activa la ventana realiza cualquiera de las siguientes acciones: Presiona las teclas <Alt+4>. Haz clic en la pestaña 4. Mascarillas. Cuántas mascarillas definir Deberás configurar una mascarilla por cada catálogo. Recuerda: No necesariamente deberá ser la misma mascarilla para todos los catálogos. Qué necesito para registrar Para registrar las mascarillas de los catálogos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA debes especificar primero la alineación del código y posteriormente el formato de la mascarilla. Recuerda: La letra mayúscula indica que el valor es obligatorio. La letra minúscula indica que el valor no es obligatorio. El 0 indica que el dígito es obligatorio. El 9 indica que el dígito no es obligatorio. Importante: Las mascarillas pueden ser numéricas, alfanuméricas, o bien, puede reconocer cualquier tipo de símbolo Ǽ, &, etcétera. Una vez que se ha configurado la mascarilla para los catálogos, ésta no podrá disminuir su valor, sólo aumentarlo Capítulo 1 Para empezar a trabajar

36 Cómo registro mascarillas para catálogos, Continuación Qué necesito para registrar (continúa) Utiliza la información que aparece en la parte inferior de la ventana para que puedas construir correctamente la estructura de las mascarillas. Cómo guardar Una vez que hayas registrado las mascarillas haz clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-12

37 Cómo configuro el manejo de decimales Qué es Para el área administrativa de una empresa es muy importante el uso de decimales para llevar los cálculos más exactos, sobre todo si se manejan tipos de cambio o transacciones de un volumen considerable. Manejar más de dos dígitos en los precios de venta y de compra, es muy útil para controlar un precio más exacto, especialmente cuando se compra por toneladas y se vende en kilos, y en general cuando se tiene que dividir el peso del producto para su venta y compra. Cómo ingreso Para especificar el número de decimales ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Una vez activa la ventana realiza cualquiera de las siguientes acciones: Presiona las teclas <Alt+3>. Haz clic en la pestaña 3. Decimales. Qué necesito para definir Para configurar el manejo de decimales basta con seleccionar o capturar directamente el número de decimales que se utilizará en cada importe: Cantidades Tipos de cambio Precios de venta Podrás especificar hasta un máximo de 5 decimales para cada opción. Además, puedes manejar un número de decimales diferente para cada uno. Cómo guardar Una vez que hayas seleccionado el número de decimales que será asumido para todos los productos haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas. Para qué sirve Al especificar los decimales que se utilizarán en la empresa, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA realizará los cálculos considerando dicha configuración, aún cuando sus documentos sólo admitan el uso de dos decimales. Importante: Una vez configurado el número de decimales, éste podrá aumentarse mas no podrá disminuirse Capítulo 1 Para empezar a trabajar

38 Qué información debo conocer para configurar los impuestos y retenciones Qué es Algunas empresas, de acuerdo al giro que tienen manejan más de un impuesto, o bien, pueden utilizar porcentaje diferente de acuerdo a la zona del país en el que se encuentre. Lo mismo sucede con el manejo de las retenciones. Cómo ingreso Para especificar los impuestos y retenciones ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Una vez activa la ventana realiza cualquiera de las siguientes acciones: Presiona las teclas <Alt+5>. Haz clic en la pestaña 5. Impuestos. Qué necesito para configurar Dependiendo de las necesidades de cada empresa serán los porcentajes a indicar así como las opciones a utilizar. Recuerda: El porcentaje de los impuestos y las retenciones las configuraste al crear la empresa. Nota: Los impuestos y retenciones también se pueden manejar a nivel Servicio o Cliente; especificándolo en el catálogo correspondiente. Marca la casilla Capturar Precios con I.V.A. Incluido si quieres aplicar directamente el impuesto al precio. De esta forma, la información mostrada en la columna Precio tendrá incluido el IVA. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-14

39 Qué información debo conocer para configurar los impuestos y retenciones, Continuación Utilizar como IVA CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA maneja 3 impuestos, aunque por omisión el Impuesto 1 se utiliza como IVA, no necesariamente tiene que ser así, sino que puedes utilizar cualquiera de los 3 impuestos para manejarlo como IVA, dependiendo de las necesidades que tenga tu empresa, solo necesitas especificar cuál de ellos será. Capturar IESPS como cuota o tarifa Cuando el campo Capturar IESPS por Cuota o Tarifa está marcado, el sistema calculará el Impuesto DOS como un importe fijo. Si lo que deseas es que el impuesto se calcule como un porcentaje entonces asegúrate de desmarcar la casilla. Cómo guardar Una vez que hayas configurado los impuestos y retenciones de acuerdo a las necesidades de tu empresa haz clic en el botón Guardar que se localiza en la barra de herramientas Capítulo 1 Para empezar a trabajar

40 Práctica para configurar la empresa Qué hacer Realiza los siguientes ejercicios para poner en práctica los conocimientos adquiridos hasta el momento. Recuerda: Se utilizará la empresa La Casa Lila, S.A. de C.V. Si ésta no se encuentra activa, ingresa a la empresa para que puedas realizar la configuración indicada. Configurar mascarillas Cada catálogo debe manejar un código diferente, por lo que será necesario modificar la estructura de las mascarillas para adecuarlas según lo indicado en la siguiente tabla: Ejercicio 1 Catálogo Clientes RFC y CURP Estructura de código Alineación a la izquierda con un segmento de 1-2-4, los dos primeros segmentos serán alfanuméricos y el tercero serán caracteres, todos obligatorios. El primer segmento será de caracteres obligatorios. Realiza el siguiente ejercicio para configurar las mascarillas de los catálogos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Paso Ejercicio 1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Redefinir empresa. Resultado: Aparecerá la ventana Redefinir empresa. 2 Presiona las teclas <Alt+4>. Resultado: Se activará la pestaña 4. Mascarillas. 3 Captura las siguientes mascarillas a cada uno de los códigos según se indica en la tabla : Código Mascarilla Cliente 0I-II-CCCC RFC 0CCCC III CURP 0CCCC LLLLLL Conserva la ventana activa, para configurar el resto de los datos. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-16

41 Práctica para configurar la empresa, Continuación Configuración de decimales Ejercicio 2 Realiza el siguiente ejercicio para configurar 5 decimales para cantidades; así como 3 decimales para los precios de venta. Configura la empresa de acuerdo a las necesidades especificadas anteriormente: Paso 1 Presiona las teclas <Alt+3>. Ejercicio Resultado: Se activará la pestaña 3. Decimales. 2 Captura 5 en el campo 1. Cantidades. 3 Captura 3 en el campo 3. Precios de Venta. 4 Conserva la ventana activa, para configurar el resto de los datos Capítulo 1 Para empezar a trabajar

42 Cómo defino las tablas y nombres Qué es Dentro de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA es posible definir los nombres de ciertos campos para que al consultar y capturar información puedas identificarte de inmediato con ella. Cómo ingreso Para definir las tablas y los nombres de aquellos campos disponibles ve al menú Configuración y selecciona la opción que desees configurar. Tipos de tablas Existen ciertas categorías que, aunque son importantes, no pertenecen a ningún catálogo. En CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA estas categorías son conocidas como Tablas: Monedas Unidades de venta Monedas En esta tabla podrás registrar los tipos de moneda que utilizará CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA para los clientes, así como para las negociaciones monetarias de la empresa. Para registrar una moneda basta con indicar el nombre; sin embargo puedes también especificar el símbolo, número de decimales, posición del símbolo y la información de cómo se mostrará la cantidad protegida. Podrán crearse tantas monedas sean necesarias, asignarles la bandera que le corresponde y especificar el símbolo de cada una. Al finalizar la captura haz clic en el botón para conservar los cambios. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-18

43 Cómo defino las tablas y nombres, Continuación CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA es bimoneda, es decir, puede manejarse una moneda base y una moneda para el Cliente. Los saldos se calculan en la moneda base tomando el tipo de cambio de los documentos. Por omisión, maneja Peso Mexicano como moneda base, sin embargo, puedes modificar este nombre en caso que requieras que otra moneda sea la base. Unidades de venta Al contar con diferentes unidades de venta es posible vender con mayor flexibilidad los productos de la empresa. Para registrar las unidades indica el nombre y abreviatura de la misma para la captura de documentos. Nota: Asegúrate de capturar primero todas las unidades a utilizar y después asignar las equivalencias correspondientes. Adicionalmente puedes especificar una abreviatura que se mostrará en reportes así como la clave que se utiliza internacionalmente. Definición de nombres En CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA se pueden modificar los nombres de algunos campos como son: Precios Impuestos y Retenciones Campos extras de movimientos Descuentos 1-19 Capítulo 1 Para empezar a trabajar

44 Cómo defino las tablas y nombres, Continuación Definición de precios e impuestos Podrás modificar el nombre de las 10 listas de precios disponibles en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA así como asignar una moneda para cada lista. También podrás asignarles un nombre a los tres impuestos y las dos retenciones que se manejan por empresa. Basta con posicionarte en el renglón deseado y capturar el nuevo nombre. El nombre que se especifique en la Definición de Impuestos aparecerá en las demás ventanas donde haga referencia a estos campos. Al finalizar la edición haz clic en el botón Aceptar para conservar los cambios realizados. Botón Restablecer Utiliza este botón cuando requieras regresar a los valores originales, es decir, los predefinidos por el sistema. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-20

45 Cómo defino las tablas y nombres, Continuación Definición de Campos Extras y Descuentos En ambas ventanas podrás cambiar el nombre de los diferentes campos para que sean más descriptivos, ya sea para los datos extra; o bien, los nombres de los descuentos que utiliza tu empresa. La definición de estos nombres es muy sencilla, colócate en el renglón deseado y modifica el texto según lo requieras. Cabe aclarar que estos campos aparecerán siempre y cuando tengan el atributo Escritura en el concepto deseado. Registro de una unidad de venta Ejercicio 1 Realiza los siguientes pasos para registrar la unidad de venta Clase, esta unidad de podría utilizar para contabilizar las clases impartidas y asignarlas al servicio Capacitación: Paso Ejercicio 1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Unidades de venta. Resultado: Aparecerá la ventana Unidades de venta. 2 Captura Clase en el campo Nombre captura C en los campos Captura, Despliegue y Reportes y Clave Internacional Capítulo 1 Para empezar a trabajar

46 Cómo defino las tablas y nombres, Continuación Ejercicio 1 (continúa) Paso 3 Haz clic en el botón Cerrar. Ejercicio Resultado: Se mostrará una ventana preguntando si deseas guardar los cambios. 4 Haz clic en el botón Si y enseguida haz clic en el botón Cerrar. Definición de nombres personalizados: Ejercicio 2 En el siguiente ejercicio, asignarás nombres a las listas de precios, descuentos y campos extras. Realiza los pasos que se indican a continuación: Paso Ejercicio 1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Nombres de los descuentos. 2 Captura la siguiente información: 3 Haz clic en el botón Aceptar. Número Nombre 1 Desc x volumen 2 Desc 2 x 1 3 Promoción 4 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Nombres de los campos extras de movimientos. 5 Captura lo siguiente: Nombre anterior Importe extra 1 Texto extra 1 Fecha extra Nuevo nombre Viáticos Departamento Día instalación Deja el resto de los nombres por omisión. Modificación de listas de precio Ejercicio 3 Realiza el siguiente ejercicio para que la empresa pueda realizar ventas tanto en pesos como en dólares, para lo que deberás modificar las listas de precios. Paso Ejercicio 1 Ve al menú Configuración y selecciona la opción Nombres de las listas de precios. Resultado: Aparecerá la ventana Definición Nombres Listas de Precios. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-22

47 Cómo defino las tablas y nombres, Continuación Ejercicio 3 (continúa) Paso Ejercicio 2 Captura Público en la columna Nombre de la lista de precios dentro del renglón 1 y presiona la tecla <Enter>. 3 Deja el valor que aparece por omisión en la columna Moneda. 4 Captura Público Dólares en la columna Nombre de la lista de precios dentro del renglón 4.- y presiona la tecla <Enter>. 5 Haz clic en el botón F3 en la columna Moneda y selecciona la moneda Dólar Americano. 6 Captura los siguientes nombres para las listas de precios que utilizarás en la empresa: No. de lista Nombre de la lista de precios Moneda 5 Mayoreo Peso Mexicano 6 Mayoreo Dólares Dólar Americano 7 Medio Mayoreo Peso Mexicano 8 Medio Mayoreo D Dólar Americano.. 7 Haz clic en el botón Aceptar para guardar los datos y salir de la ventana Capítulo 1 Para empezar a trabajar

48 Configuración adicional Configuración para el manejo de CFDI Implementación del CFDI Los contribuyentes que hayan adoptado este esquema de facturación y tengan CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, deberán configurar la empresa de acuerdo a lo indicado en el siguiente diagrama: Capturar CFDI Crear cliente Crear servicio Timbrar CFDI Asignación del UUID al CFDI Entregar CFDI Conexión a internet Para el timbrado de CFDI es necesario que la computadora desde donde estás creando el documento cuente con una conexión a Internet. Importante: En una versión en red, si estás creando el documento desde una Terminal, ésta es la que deberá tener conexión a Internet. Incluso, si no vas a realizar documentos desde el Servidor no es necesario que éste tenga una conexión a Internet. Zona horaria Adicionalmente deberás configurar correctamente la zona horaria y la hora de tu computadora. Para realizar esta configuración, haz doble clic sobre la hora que aparece en la parte inferior derecha de Microsoft Windows, haz clic en la opción Cambiar la configuración de fecha y hora, en el botón Cambiar fecha y hora verifica que la hora sea la correcta y en el botón Cambiar zona horaria revisa que esta corresponda a tu zona. Nota: Dependiendo de la versión de Windows el nombre de las opciones puede cambiar. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-24

49 Configuración para el manejo de CFDI, Continuación Es importante que revises la Zona horaria debido a que el timbre contendrá, entre otras cosas, tanto el día como la hora en que se generó el documento. Debido a que el SAT te permite que timbres el documento hasta 72 horas después de que generaste el documento, el PAC verificará que el día y la hora en que se generó el documento se encuentre dentro de las próximas 72 horas, si es así, realizará el timbrado, en caso contrario, rechazará la petición y deberás generar nuevamente el documento con fecha y horas nuevas. Como configuro algunos datos del XML La información de los CFDI se almacena en un archivo con extensión XML, es este archivo el que recibe el SAT. En la pestaña 8. puedes indicar el manejo de impuestos dentro del XML, especificar el Régimen fiscal que tiene tu empresa, así como la configuración de entrega. Marca la casilla Adicionar el RFC del receptor como prefijo del nombre del archivo si deseas agregar el RFC como prefijo del XML a entregar Capítulo 1 Para empezar a trabajar

50 Qué otros datos puedo configurar en la empresa Periodos y Ejercicios CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA crea el ejercicio de la empresa, de forma automática, en base a la fecha que tiene el equipo especificado en el sistema por lo que no podrás modificarlo, aunque podrás cambiar el periodo actual y consultar la información de los periodos y ejercicios de la empresa. Nota: CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA maneja, de forma obligatoria, 12 periodos por ejercicio; es decir, maneja periodos mensuales. Observa que al especificar el Periodo actual automáticamente se actualiza la información del campo Periodo. Periodo actual El periodo actual es un campo informativo, que no avanza de forma automática conforme transcurren los periodos del ejercicio. En el momento en que lo desees podrás adelantar o atrasar el número del periodo actual, esto con el fin de que el sistema asuma por omisión ese periodo en algunas utilerías y reportes. Capítulo 1 Para empezar a trabajar 1-26

51 Qué otros datos puedo configurar en la empresa, Continuación Modificar periodos Por omisión, el apartado Modificar Periodos tiene marcadas las opciones Anteriores y Futuros, lo que permitirá realizar cambios a dichos periodos. Importante: Un ejercicio anterior al vigente en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA no puede modificarse, sólo es posible consultar su información. Mostrar documentos También podrás definir a partir de qué momento deseas consultar documentos, sin tener que visualizar los documentos de toda la historia de la empresa. Por omisión está marcada la opción Posteriores al último Cierre de Ejercicio pero también puedes consultar documentos con antigüedad mayor o igual a: 30 días 60 días 90 días Para consultar los registros que cumplan con este filtro, al presionar la tecla F3 en los documentos, podrás capturar en el campo Fecha Inicial la fecha a partir de la cual deseas ver los documentos en la lista. Nota: Asegúrate de guardar los cambios de dicha vista. Consideraciones especiales Toma en cuenta lo siguiente: El Ejercicio no es configurable. Pueden almacenarse tantos ejercicios sean necesarios en una empresa, pero sólo podrá modificarse la información del: o Ejercicio actual o vigente o Ejercicio inmediato siguiente o futuro Nota: Los documentos del ejercicio anterior no pueden modificarse, cancelarse o eliminarse debido a que dicho ejercicio ya está cerrado Capítulo 1 Para empezar a trabajar

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54 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

55 Capítulo 2 Captura de documentos Visión general Introducción En este capítulo se ven los pasos necesarios para la generación de documentos. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: Generar facturas electrónicas y demás documentos. Timbrar los CFDI. En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo creo facturas 2-2 Cómo creo honorarios 2-17 Cómo creo abonos Capítulo 2 Captura de documentos

56 Cómo capturo facturas Qué es Una factura es un documento fiscal que avala la compra-venta de mercancía entre personas morales y/o físicas. Cómo ingreso Al ingresar a la empresa, automáticamente se desplegará la ventana Factura para que puedas iniciar con la captura de documentos de forma rápida. Aunque también puedes ingresar realizando cualquiera de las siguientes acciones: En la barra de accesos directos, haz clic en el botón del concepto. Ve al menú Movimientos, submenú Facturas y selecciona el concepto de la factura deseado. Implementación del CFDI La implementación del CFDI en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA se basa en el siguiente diagrama: Capturar CFDI Crear cliente Crear servicio Timbrar CFDI Asignación del UUID al CFDI Entregar CFDI Qué necesito para registrar En CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, la factura se divide en 2 partes: Encabezado y Movimientos. La primer información que deberás capturar se encuentra en el Encabezado del documento y los datos obligatorios son: la Fecha de emisión y el código del Cliente a quien le estás vendiendo. Capítulo 2 Captura de documentos 2-2

57 Cómo capturo facturas, Continuación Crear clientes En caso de que no hayas creado clientes, en cuanto te coloques en el apartado Cliente, automáticamente se desplegará la ventana Nuevo Cliente. Si ya tienes clientes creados y deseas crear otro, haz clic en el botón F3, correspondiente al apartado Cliente y posteriormente en el botón Nuevo. En esta ventana todos los datos son obligatorios, ya que solicita la información mínima indispensable para crear el cliente desde la factura. Importante: El correo que debes especificar es aquel que recibirá el XML. Si deseas crear primero todos tus clientes, ve al menú Catálogos, submenú Clientes y dalos de alta. En este catálogo podrás configurar el cliente para que lleves un mejor manejo en tu cobranza y crédito. Para mayor información, consulta el capítulo 3. Catálogos de este manual. 2-3 Capítulo 2 Creación de documentos

58 Cómo capturo facturas, Continuación Qué necesito para registrar movimientos Una vez que has capturado los datos obligados del encabezado, automáticamente se desplegará la ventana Movimiento donde deberás capturar todos los servicios que vas a facturarle al cliente. Los datos que deberás capturar son el código del Servicio y la Cantidad. En caso de que no hayas capturado el precio en el catálogo Servicios, desde aquí podrás especificarlo. Los impuestos y descuentos se calcularán a partir del precio y la cantidad. Puedes capturar tantos movimientos sean necesarios. Capítulo 2 Captura de documentos 2-4

59 Cómo capturo facturas, Continuación Crear clientes Por omisión, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA tiene un Servicio genérico. En caso de que desees crear nuevos servicios, puedes hacerlo desde el movimiento, solo haz clic en el botón F3, correspondiente al campo Servicio y posteriormente en el botón Nuevo. En esta ventana todos los datos son obligatorios, ya que solicita la información mínima indispensable para crear el cliente desde la factura. Si deseas crear primero todos tus servicios, ve al menú Catálogos, submenú Servicios y dalos de alta. En este catálogo podrás configurar el servicio para que lleves un mejor manejo del mismo. Para mayor información, consulta el capítulo 3. Catálogos de este manual. Cómo guardar Para guardar un movimiento y/o un documento, haz clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas. Manejo de addendas La configuración de las addendas deberá hacerse desde el catálogo Clientes, no se puede configurar desde la captura del documento. Esta configuración es la base para que muestre la información requerida en los demás niveles (Servicio, Documento, Movimiento). En caso de que la adenda también requiera datos del servicio, deberás especificarlos desde el catálogo Servicios. 2-5 Capítulo 2 Creación de documentos

60 Cómo capturo facturas, Continuación Addenda en el movimiento Si el cliente tiene asignada una addenda y esta requiere información del movimiento, después de crearlo, haz clic en la pestaña 3. Addenda para que captures la información correspondiente. Si la addenda no necesita datos, solo se desplegará el nombre de esta. Recuerda: La addenda debes asignarla al cliente y esto lo realizas en el catálogo Clientes. La captura de los datos que solicita la addenda, se hará por cada movimiento. Capítulo 2 Captura de documentos 2-6

61 Cómo capturo facturas, Continuación Addenda en el documento Ya que se capturaron todos los movimientos, si tu cliente tiene asignada una addenda y esta requiere información a nivel documento, ve a la pestaña 3. Addenda donde podrás capturar la información requerida. Si la addenda no necesita datos, solo se mostrará la addenda que tiene asignada el cliente y este dato estará como lectura, es decir, no podrá modificarse desde esta pestaña. Se desplegarán los datos de la addenda que el cliente tenga asignada, de esta forma, el cliente es quien controla el manejo y tipo de addenda. Qué otras funciones puedo realizar Después de capturar o transformar un documento de factura, puedes hacer lo siguiente: Ver CFD Imprimir documento Eliminar documento Cancelar documento Pagar factura Saldar factura 2-7 Capítulo 2 Creación de documentos

62 Cómo capturo facturas, Continuación Qué otras funciones puedo realizar (continúa) Ver CFD Utiliza esta opción si quieres obtener una vista previa del documento en el formato amigable. En la parte superior izquierda se desplegará el logo de tu empresa. La configuración de las plantillas en Formato amigable se explica en el módulo 2. Procesos Especiales del manual de curso. Cancelación y Eliminación del documento Para que un documento pueda ser cancelado debes tomar en cuenta la siguiente consideración: Una vez que un documento se termina de capturar, podrá timbrarse. Una vez que timbre, no puede ser modificado, solo podrá cancelarse. Una vez que el documento se cancela, no podrá ser eliminado. Capítulo 2 Captura de documentos 2-8

63 Cómo capturo facturas, Continuación Qué otras funciones puedo realizar (continúa) Pagar factura Si deseas pagar la factura, mediante el botón factura. podrás hacerlo sin necesidad de salir de la Al hacer clic en el botón Pagar automáticamente aparecerá la ventana Pago del cliente con los datos del pago correspondiente, en base a la factura, solo necesitas verificar que el importe sea el correcto. El pago se generará con los siguientes datos: Concepto de abono Fecha del pago Código del cliente Moneda y tipo de cambio Importe a pagar Por omisión, el pago se generará por el total de la factura, sin embargo, si el cliente solo está pagando una parte de la factura, puedes modificar el importe para que le indiques la cantidad correcta del abono. Nota: El cliente, moneda y tipo de cambio no podrás modificarlos. 2-9 Capítulo 2 Creación de documentos

64 Cómo capturo facturas, Continuación Qué otras funciones puedo realizar (continúa) Una vez que generas el pago mediante el botón Guardar y Salir, automáticamente se regresará la ventana Factura y el botón Pagar quedará desactivado. Cuando el pago ya esté hecho, en la pestaña 7. Pagos se visualizarán los datos básicos del pago que acabas de realizar. Al pagar desde la factura, el pago que hiciste queda relacionado automáticamente con la factura recién creada. Saldar factura Esta opción se utiliza cuando ya existen documentos de abonos de ese cliente creados con anterioridad (abonos, anticipos) y deseas relacionarlos con la factura que estás capturando. Al hacer clic en el botón mostrará la lista de documentos de abono pendientes de saldar. Esta opción se utiliza generalmente cuando el cliente realizó un anticipo de la mercancía que se le está vendiendo. Una vez que se saldan los documentos, podrás realizar el pago por la cantidad que resta de la factura. Capítulo 2 Captura de documentos 2-10

65 Cómo capturo facturas, Continuación Consultar reportes Para que revises la información de los movimientos generados en tu empresa consulta los reportes que te permiten visualizar el seguimiento a las operaciones de venta y compra. Ve al menú Reportes y ahí encontrarás una serie de submenús que te permitirán obtener la información requerida. Recomendaciones: Estos son algunos de los reportes que te recomendamos consultar durante tu trabajo diario con el sistema: Impresión de Documentos de Ventas: Estos reportes, en sus diferentes modalidades, serán de utilidad para conocer el desglose de las ventas en un determinado rango de fechas. Antigüedad de saldos y Pronóstico de Cobranza: Estos reportes e ubican en el submenú Clientes, y al ejecutarlos podrás conocer el saldo vencido de los clientes. Reporte de Ventas: En un determinado rango de fechas, conocerás las ventas (facturas) que se han registrado en el sistema. Estado de Cuenta en Excel: Este reporte muestra los cargos y abonos que tiene registrados cada cliente, indicando tanto el saldo inicial como el final de los mismos. Pestañas del documento En esta ventana encontrarás 5 pestañas que te permitirán configurar el documento de forma detallada: 1. Movimientos Se listan los movimientos que comprenden este documento. 2. Generales En esta pestaña se visualizan los datos del cliente, donde podrás modificar el RFC, su razón social, dirección fiscal y de envío. 3. Addenda Despliega los datos de la addenda que se requiere del documento. 5. Información Adicional 6. Usuario Contiene los datos requeridos en el Anexo 20, así como la referencia y observaciones del documento. Esta pestaña es configurable, y puedes agregar campos extra. Para hacer esto presiona las teclas <Ctrl+F5>, haz clic derecho sobre esta área y selecciona el tipo de campo extra que deseas agregar, al finalizar vuelve a presionar las teclas <Ctrl+F5>. 7. Pagos Despliega los pagos realizados a esta factura Capítulo 2 Creación de documentos

66 Cómo capturo facturas, Continuación Cómo timbro un documento Después de capturar un documento deberás Timbrarlo, esto lo haces con el botón Timbrar/Entregar; después, en la ventana Timbrar y Entregar Comprobante Fiscal Digital, haz clic en botón Timbrar y/o entregar. Una vez timbrado el documento se mostrará una leyenda con la etiqueta Timbrado, seguido del folio (UUID) otorgado por Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Importante: Recuerda que tienes hasta 72 horas para timbrar tu documento, vencido este plazo tendrás que cambiar la fecha de la factura para que esté dentro de este periodo. Timbrado pendiente Existe un estado en los documentos CFDI el cual es TIMBRADO PENDIENTE. Éste se mostrará cuando existió un error de conexión entre CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA y el PAC al momento del timbrado. Se recomienda no modificar este documento e intentar timbrarlo de nuevo hasta que el PAC dé una respuesta: ya sea que lo timbre o que regrese algún mensaje de error. Decimales en impuestos A fin de poder timbrar de forma correcta deberás configurar a 2 decimales la moneda. Para realizar esta modificación ve al menú Configuración y selecciona la opción Monedas, posteriormente, en campo Número de Decimales captura el valor 2. Esta configuración deberás realizarla ya que, por disposición del SAT, los impuestos locales deberán manejar 2 decimales. Capítulo 2 Captura de documentos 2-12

67 Cómo capturo facturas, Continuación Manifiesto con el PAC El PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es la empresa, autorizada por el SAT, que se encarga de timbrar los CFDI. El PAC que realiza el timbrado de documentos de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA es MASFACTURACION, S. de R.L. de C.V. La primera vez que realices un timbrado en CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA recibirás el siguiente mensaje: Aceptación del Manifiesto Por lo anterior, deberás aceptar el manifiesto con el PAC MASFACTURACION, S. de R.L. de C.V. Para esto, realiza el siguiente procedimiento: 1. Abre tu navegador e ingresa a la página 2. Captura los datos requeridos en esta página. 3. Acepta el manifiesto con el PAC. 4. Cierra CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. 5. Reingresa a CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. 6. Timbra nuevamente el documento. Importante: Este procedimiento solo deberás realizar la primera vez que timbres con el PAC Capítulo 2 Creación de documentos

68 Cómo capturo facturas, Continuación Cómo entrego un documento Después de Timbrar un documento deberás entregarlo. Para esto, haz clic en el botón Entregar, se abrirá la ventana Entregar Comprobante Fiscal Digital, en el campo Por medio de selecciona por cual medio entregarás el CFD, y por último haz clic en el botón Emitir y/o entregar. Creación de una factura electrónica Realiza los siguientes pasos para crear una factura CFDI. Ejercicio 1 Paso Ejercicio 1 Haz clic en el concepto Factura Crédito ubicado en la barra vertical. Resultado: Se abrirá el listado de Facturas. 2 Haz clic en el botón Nuevo. 3 Haz clic en el botón F3 del campo Cliente y captura el cliente: Gustavo Andrade Valle AAVG RS2 Santa Ma. Eduwiges #504, Col. Lomas de Sn. Patricio C.P Tuxtla Gutiérrez, Chiapas 4 Guarda los datos. Capítulo 2 Captura de documentos 2-14

69 Cómo capturo facturas, Continuación Ejercicio 1 (continúa) Paso 5 Haz clic en el área de movimientos. Ejercicio Resultado: Se abrirá la ventana Movimiento. 6 Haz clic en el botón F3 del campo Servicio. Resultado: Se mostrará la ventana con el listado de servicios. 7 Haz clic en el botón Nuevo y captura los siguientes datos: IMPSW Implementación de software $ Guarda los datos y captura 4 en la Cantidad. 9 Haz clic en los botones Guardar y Cerrar. Resultado: Se guardará el movimiento, se cerrará la ventana Movimientos y regresarás a la ventana Factura / Factura Crédito. No cierres la ventana de la factura ya que en el siguiente ejercicio la emitirás. Emisión y entrega de una factura electrónica Ejercicio 2 En el siguiente ejercicio se muestran los pasos para emitir y entregar la factura creada en el ejercicio anterior. Paso 1 Haz clic en el botón Timbrar/Entregar. Ejercicio Resultado: Se mostrará la ventana Timbrar y Entregar Comprobante Fiscal. 2 Haz clic en el botón Timbrar y/o entregar. Resultado: Se habrá generado el UUID del documento y tendrá la leyenda Timbrado. 3 Haz clic en el botón Entregar. Resultado: Se mostrará la ventana Entregar Comprobante Fiscal. 4 Selecciona Archivo en disco en el campo Por medio de y haz clic en el botón Timbrar y/o entregar. Resultado: Se habrá generado el PDF con los datos del CFDI y se regresará a la ventana Factura / Factura Crédito. 5 Haz clic en el botón Ver CFD para que veas cómo se verá el documento en PDF Capítulo 2 Creación de documentos

70 Cómo capturo facturas, Continuación Creación de más facturas electrónicas Ejercicio 3 Repite los pasos del ejercicio anterior para dar de alta más facturas electrónicas; el objetivo es ver los distintos estados de las facturas: Sin timbrar, timbrado, cancelado, etcétera. Crea cuatro CFDI para Gustavo Andrade Valle con los siguientes estados: Sin timbrar (solo guárdala). Tímbrala y después cancélala. Guárdala y cancélala (sin timbrarla). Cuando finalices, cierra la ventana. Consulta el estado de cuenta del cliente Ejercicio 4 Ejecuta del menú Reportes submenú Clientes la opción Estado de cuenta. En el rango de códigos de clientes selecciona del cliente al Analiza el reporte, verifica que aparezcan los documentos que acabas de crear y toma nota del saldo final del cliente. Observa la información que se muestra en la columna Estado Docto., aquí podrás ver si el documento ya fue impreso, afectado, devuelto, etcétera. Capítulo 2 Captura de documentos 2-16

71 Cómo creo honorarios Cómo ingreso Para capturar un Honorario haz clic en el botón del concepto de este tipo ubicado en la barra vertical o ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente y enseguida selecciona el concepto deseado. Qué necesito para registrar Para crear un honorario, simplemente captura los siguientes campos: Serie y Folio Fecha Código del cliente NETO Importante: Para los documentos de tipo Honorarios no se capturan movimientos (servicios), solo es necesario capturar el importe NETO. En las observaciones podrás detallar el motivo de la expedición del documento. Cómo guardar Una vez que hayas registrado el honorario realiza cualquiera de las siguientes acciones para guardarlo: Presiona la tecla <F8>. Haz clic en el botón Aceptar que se localiza en la barra de herramientas Capítulo 2 Creación de documentos

72 Cómo creo honorarios, Continuación Qué otras funciones puedo realizar Los honorarios se pueden: Imprimir. Si se trata de un documento tradicional al hacer clic en este botón el documento se enviará a impresora. Cancelar. Si el documento ya fue impreso o emitido y éste tuvo un error o fue devuelto, el documento se podrá cancelar haciendo clic en este botón. Borrar. Los documentos que no han sido impresos podrán ser borrados haciendo clic en este botón. Reportes Una vez que hayas registrado los honorarios podrás consultar distintos reportes. En el menú Reportes submenú Clientes encontrarás reportes donde se listan los honorarios creados. Crear honorarios Ejercicio En el siguiente ejercicio verás el procedimiento para crear un documento de Honorarios, utilizando al cliente que maneja retenciones, simulando una expedición de honorarios por una asesoría. Paso Ejercicio 1 Ve al menú Movimientos, submenú Honorarios del cliente o Cargos del cliente y selecciona la opción Honorarios del cliente. Resultado: Se mostrará la ventana para crear el honorario. 2 Haz clic en el botón Nuevo. 3 Haz clic en el botón F3 en el campo Código y captura los siguientes datos: Francisco Campos Ruvalcaba CARF A12 Artesanos #233, Col. La Granja, Puebla, Puebla C.P Captura 10,000 en el campo NETO, enseguida presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se actualizarán los importes del I.V.A., Retención I.S.R., Retención I.V.A., TOTAL y Saldo Documento. Estos cálculos se realizan conforme a los porcentajes capturados al cliente. 5 Captura Asesorías Fiscales en el campo Observaciones y presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se desplegará la ventana Información Adicional con los datos requeridos por el Anexo 20 del SAT. 6 Haz clic en los botones Aceptar y Sí. Resultado: Se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente. 7 Cierra la ventana Saldar abonos del Cliente. Posteriormente, haz clic en el botón Aceptar para guardar el documento y cierra la ventana. Capítulo 2 Captura de documentos 2-18

73 Cómo creo abonos Qué es Los documentos de tipo Abonos del Cliente se utilizan para saldar los documentos por cobrar. En CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA existen 3 tipos de abonos: Pago del cliente Cheque recibido Nota de crédito Cómo ingreso Para capturar un Abono ve al menú Movimientos, submenú Abonos del Cliente y selecciona el concepto deseado. Otra forma, es abrir la factura y hacer clic en el botón Pagar. Qué necesito para registrar Para crear un abono, simplemente captura los siguientes campos: Serie y Folio Fecha Código del cliente TOTAL 2-19 Capítulo 2 Creación de documentos

74 Cómo creo abonos, Continuación Saldar documentos Al crear documentos de abono podrás asociarlos al documento de cargo (facturas, honorarios). Después de haber capturado el TOTAL se mostrará la ventana Saldar cargos del Cliente, para mostrar esta ventana de forma manual haz clic en el botón Saldar Documentos. En la columna Abono (Peso) podrás capturar el monto a asociar a ese documento de cargo, o puedes distribuir el importe de abono de forma automática presionando las teclas <Ctrl+S>. De forma inversa, al crear documentos de cargo como Honorarios, después de capturar los campos del encabezado, se abrirá la ventana Saldar abonos del Cliente, donde podrás asociar los documentos de cargo con los documentos de abono previamente creados. Qué otras funciones puedo realizar Los abonos se pueden: Imprimir. Al hacer clic en este botón el documento se enviará a impresora. Recuerda asignarle una forma preimpresa en el menú Configuración, submenú Conceptos. Borrar. Al hacer clic en este botón el documento se eliminará de la base de datos. Reportes Una vez que hayas registrado los abonos podrás consultar distintos reportes. En el menú Reportes submenú Clientes encontrarás reportes donde se listan los abonos creados. El reporte Estado de Cuenta muestra los documentos de cargo, de abono y el saldo del cliente. Capítulo 2 Captura de documentos 2-20

75 Cómo creo honorarios, Continuación Abonos del cliente Ejercicio 1 En el siguiente ejercicio crearás un abono del cliente que saldará los 3 documentos creados anteriormente al cliente Paso Ejercicio 1 Ve al menú Movimientos, submenú Abonos del Cliente y selecciona la opción Pago del cliente. Resultado: Se mostrará la ventana con el listado de abonos. 2 Haz clic en el botón Nuevo. 3 Captura en el campo Código, enseguida presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se mostrará el nombre del cliente en el campo Nombre, así mismo, se mostrará el saldo del cliente en el campo Saldo actual. 4 Captura en el campo TOTAL el importe de 835 que corresponde al Saldo actual, enseguida presiona la tecla <Tab>. Resultado: Se abrirá la ventana Saldar cargos del Cliente. 5 Presiona las teclas <Ctrl+S>. Resultado: En la columna Abono (Pesos) se mostrarán los importes saldando cada uno de los 3 documentos de cargo. 6 Cierra la ventana Saldar cargos del Cliente. 7 Haz clic en los botones Aceptar y Cerrar dos veces para salir. 8 Cierra la ventana con el listado de abonos. Consulta el estado de cuenta del cliente Ejecuta nuevamente el Estado de cuenta para el cliente Gustavo Andrade Valle. Ejercicio Capítulo 2 Creación de documentos

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78 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

79 Capítulo 3 Creación de catálogos Visión general Introducción CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA te permite llevar control de diferentes catálogos, en donde se podrán capturar los datos y configuración de cada uno de ellos. En este capítulo se explican los dos catálogos que se manejan en el sistema. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: Crear los catálogos de clientes y servicios. Configurar las addendas en caso de que sus clientes manejen alguna. En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo registro un cliente 3-2 Cómo registro un servicio Capítulo 3 Creación de catálogos

80 Cómo registro un cliente Qué es Es el catálogo donde se guardan los datos generales, dirección fiscal y de envío, condiciones de crédito de las personas a las que se les vende un servicio. Cómo ingreso Para registrar un cliente ve al menú Catálogos y selecciona la opción Clientes, posteriormente haz clic en el botón Nuevo. Qué necesito para registrar Para crear un registro, asigna un código e indica el nombre del cliente. Recuerda que desde la factura puedes crear clientes y en esa ventana se despliegan todos los campos obligatorios para crear un cliente. Cómo guardar Una vez que hayas registrado el cliente realiza cualquiera de las siguientes acciones para guardarlo: Haz clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas. Presiona la tecla <F8>. Capítulo 3 Creación de catálogos 3-2

81 Cómo registro un cliente, Continuación Otros datos En este catálogo podrás especificar qué lista de precios utilizarás por cada cliente, si el cliente tendrá crédito contigo o no, el límite de crédito, si le permitirás que se exceda del mismo, etcétera. Qué otras funciones puedo realizar En esta ventana encontrarás 4 pestañas que te permitirán configurar el cliente de forma detallada: 1. Datos Generales: En esta pestaña podrás configurar las tasas de impuestos que utilizará este cliente en particular, definir su lista de precios, sus días y límite de crédito. Además, puedes seleccionar la moneda que utilizarás para los documentos de este cliente. 4. Addenda: Aquí podrás configurar los datos de la addenda que utilizará este cliente. 5. Complemento: En esta pestaña se capturan los datos del complemento de la addenda en caso de que esta información sea requerida por el proveedor. 6. Usuario: Esta pestaña es configurable y te permite agregar campos extra. Para qué sirve Un cliente te será útil para que durante la captura los documentos puedas relacionar o indicar a quién corresponde el movimiento que estás generando. Domicilio Si vas a facturarle a este cliente, es necesario que captures su domicilio fiscal. Para esto, haz clic en el botón Domicilio de la ventana Clientes. El primer domicilio siempre será el Fiscal, los demás domicilios que captures, se considerarán como Domicilio de envío. Cuando manejas CFDI es importante que se capture el Municipio, Ciudad y Estado, ya que son datos obligatorios en el archivo XML. 3-3 Capítulo 3 Creación de catálogos

82 Cómo registro un cliente, Continuación Cómo configuro el timbrado del CFDI El CFDI se puede timbrar en diferentes formatos, y esta configuración se puede hacer de forma diferente para cada cliente. Para esto, haz clic en el botón Timbrar/Entregar ahí podrás configurar los siguientes campos: Correo electrónico 1,2 y 3: Captura aquí los correos a los que se enviará el CFDI. Tipo de entrega: Es la forma en la que entregará el CFDI: Formato de entrega: Tendrás opción de indicar si el archivo se generará en PDF o en XML. Abrir el correo electrónico al enviar: Al marcar esta opción se abrirá tu programa de correo, al desmarcarla se enviará el correo sin abrir el programa. Ruta y Nombre de Archivo de Certificado: Captura aquí el certificado de este cliente. Entregar encriptado: Entrega el CFDI de forma encriptada, requiere el certificado. Quitar blancos (<Tab> y <LF>) al XML: Algunos validadores requieren el CFDI sin tabuladores y sin espacios, para esos clientes marca esta casilla. En el Tipo de entrega podrás seleccionar alguna de estas opciones: Correo electrónico: Al momento de timbrarlo podrás escoger uno de los 3 correos electrónicos capturados. Impresión borrador: Te permite enviar el CFDI a pantalla o a impresora para visualizar los datos del documento. Archivo en disco: Genera el archivo en basa a lo que indiques en el Formato de entrega. Impresión amigable: Envía a impresora el CFDI en formato amigable. Formato amigable: Despliega en pantalla el CFDI en formato amigable. Sitio FTP: Envía el CFDI al sitio de FTP que especifiques en el campo Sitio FTP. Correo POP3: Envía el CFDI vía correo electrónico de forma silenciosa es decir, sin abrir ninguna ventana. Capítulo 3 Creación de catálogos 3-4

83 Cómo registro un cliente, Continuación Configuración de las addendas Si utilizas CFDI y tus clientes manejan addendas, deberás realizar la configuración de dichas addendas dentro de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA de la siguiente manera: Asignar addenda al Cliente Capturar datos de la addenda en el cliente (*) Capturar datos de la addenda en el servicio (*) Capturar el CFDI (*) Si la addenda lo requiere Capturar datos de la addenda en el documento (*) Capturar datos de la addenda en el movimiento (*) Como asigno la addenda al ciente Una vez que has capturado los datos generales del cliente, en la pestaña 4. Addenda podrás especificar aquella que le pertenece a tu cliente y deberás capturar los datos requeridos por tu cliente. Una vez capturados, deberás hacer clic en el botón los datos que capturaste. para que se guarden Solo se puede especificar una addenda por cliente. En ocasiones, el cliente no maneja addenda sino un complemento y en este caso, deberás capturar los datos en la pestaña correspondiente. 3-5 Capítulo 3 Creación de catálogos

84 Cómo registro un cliente, Continuación Consideraciones especiales Toma en cuenta lo siguiente: Solo en el catálogo Clientes podrá modificarse el tipo de addenda. Si el cliente no tiene asignada una addenda, esta pestaña no se mostrará en el documento ni en el movimiento. Los datos captures en las addendas también se incluirán en el archivo XML. Reportes Una vez que hayas registrado los clientes podrás verificar que los datos están completos y son correctos. Para lograrlo, ve al menú Reportes, submenú Catálogos y selecciona la opción Listado de clientes ordenado por código o por nombre. Asignación de la addenda a un cliente Realiza los siguientes pasos para registrar un cliente: Ejercicio 1 Paso Ejercicio 1 Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Clientes. Resultado: Aparecerá la ventana con el listado de clientes. 2 Haz doble clic en el cliente Resultado: Se abrirá la ventana Clientes con los datos del cliente Haz clic en el botón Guardar, al guardar se habilitarán el resto de las opciones. 4 Haz clic en el botón Emitir/Entregar y configura los siguientes campos: Campo Tipo de entrega Formato de entrega Valor Archivo en disco Formato PDF 5 Haz clic en el botón Aceptar. 6 Haz clic en el botón Domicilio y captura los siguientes datos: Obreros #773 Col. El Palmar C.P Villahermosa, Tabasco, México Nota: Este domicilio es el segundo en capturarse, por lo tanto, es el domicilio de envío. 7 Haz clic en los botones Aceptar y Guardar. Capítulo 3 Creación de catálogos 3-6

85 Cómo registro un cliente, Continuación Registro de otro cliente Repite los pasos del ejercicio anterior para capturar otro cliente con los siguientes datos: Ejercicio 2 Código: Farmacias del Centro FDC EA9 Francisco Gamboa #4534, Col. Santa Ana C.P Tlaquepaque, Jalisco Archivo en disco Formato PFD Consulta del catálogo Clientes Ejercicio 3 Verifica que los registros de clientes son correctos. Ejecuta del menú Reportes, submenú Catálogos, la opción Listado de clientes ordenado por código. 3-7 Capítulo 3 Creación de catálogos

86 Cómo registro un servicio Qué es Es el catálogo donde se guardan los datos de los servicios que se facturarán a los clientes. Cómo ingreso Para registrar un servicio ve al menú Catálogos y selecciona la opción Servicios, a continuación haz clic en el botón Nuevo. Qué necesito para registrar Para crear un registro, asigna un código e indica el nombre del servicio. En este catálogo deberás indicar el precio que manejarás por cada lista de precios. Por omisión, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA genera el Servicio genérico (SER001) al crear la empresa. Este servicio se crea solo para que puedas realizar pruebas de captura mientras conoces a fondo el sistema. Si deseas configurar la mascarilla del catálogo Servicios deberás eliminar este servicio, de lo contrario, no podrás realizar la modificación. Puedes especificar hasta 3 descripciones diferentes para el servicio, mismas que podrás utilizar en las formas preimpresas. Capítulo 3 Creación de catálogos 3-8

87 Cómo registro un servicio, Continuación Unidad de venta Si vas a manejar unidades de venta, deberás marcar la casilla correspondiente. Posteriormente, en el campo Unidad haz clic en el botón F3 para que selecciones la unidad que utilizará el servicio. Si conoces el código de la unidad, podrás capturarla y automáticamente se desplegará el nombre de la misma. Recuerda que la unidad de venta debes capturarla con anterioridad. Si no lo hiciste, podrás asignarla posteriormente siempre y cuando el servicio NO tenga documentos creados. Nota: Este tema se explicó en el capítulo 1. Para empezar a trabajar. Cómo guardar Una vez que hayas registrado el servicio realiza cualquiera de las siguientes acciones para guardarlo: Haz clic en el botón que se localiza en la barra de herramientas. Presiona la tecla <F8>. Qué otras funciones puedo realizar En esta ventana encontrarás 4 pestañas que te permitirán configurar el servicio de forma detallada: 1. Datos Generales: En esta pestaña podrás capturar 3 descripciones para el servicio, mismas que podrás configurar en el formato de impresión; asignar una unidad de venta y capturar las tasas de impuestos. Además, podrás capturar hasta un máximo de10 listas de precios diferentes para este servicio. 4. Addenda: Aquí podrás configurar los datos de la addenda que utilizará este servicio. 5. Complemento: En esta pestaña se capturan los datos del complemento de la addenda en caso de que esta información sea requerida por el proveedor. 6. Usuario: Esta pestaña es configurable y te permite agregar campos extra. Para qué sirve Un servicio te será útil para que durante la captura los documentos puedas seleccionarlos del catálogo y de esta forma se agilice la captura. 3-9 Capítulo 3 Creación de catálogos

88 Cómo registro un servicio, Continuación Como configuro la addenda en el servicio Una vez que has capturado los datos generales del servicio, si tu(s) cliente(s) maneja(n) addenda(s), en la pestaña 4. Addenda podrás capturar los datos correspondientes a esta. Un mismo servicio puedes proporcionarlo a varios clientes que manejen adenddas diferentes, por ello, deberás configurar las addendas de todos tus clientes a cada servicio. Una vez capturados, deberás hacer clic en el botón los datos que capturaste. para que se guarden Los datos de las addendas deberán proporcionártelos tus clientes. Reportes Una vez que hayas registrado los servicios podrás verificar que los datos están completos y son correctos. Para lograrlo, consulta del menú Reportes submenú Catálogos la opción Listado de servicios ordenado por código. Capítulo 3 Creación de catálogos 3-10

89 Cómo registro un servicio, Continuación Ejercicio 1 Registro de un servicio Realiza los siguientes pasos para registrar un servicio: Paso Ejercicio 1 Ve al menú Catálogo y selecciona la opción Servicios. Resultado: Aparecerá la ventana con el listado de servicios. 2 Haz clic en el botón Nuevo. Resultado: Se abrirá la ventana Servicios donde capturarás los datos del servicio. 3 Captura ASE01 en el campo Código y presiona la tecla <Enter>. 4 Captura Asesoría en el campo Nombre y presiona la tecla <Enter>. 5 Haz clic en el botón Guardar. 6 Captura las siguientes descripciones: Campo Valor Corta Asesoría Alterna Servicio profesional Detallada Asesoría a domicilio 7 Marca la casilla Manejar unidad y selecciona la unidad Hora en el campo Unidad. 8 Captura 600 en el campo Lista Precios 1. 9 Repite los pasos para capturar los siguientes servicios: Código Nombre Unidad de venta Lista Precios 1 ASE02 Instalación Hora 400 ASE03 Capacitación Clase Haz clic en el botón Cerrar dos veces. Resultado: Se cerrarán las ventanas Servicios y el listado de servicios. Consulta del catálogo Servicios Ejercicio 2 Verifica que los registros de servicios son correctos. Ejecuta del menú Reportes submenú Catálogos la opción Listado de servicios ordenado por código Capítulo 3 Creación de catálogos

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92 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

93 Capítulo 4 Almacén Digital Visión general Introducción Como parte de la optimización en el manejo de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) es importante llevar el control tanto de los CFDI generados (timbrados) por la empresa, como los recibidos por esta. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: Conocer las secciones que forman parte del Almacén Digital. Utilizar adecuadamente cada una de dichas secciones. En este capítulo Este capítulo contiene el siguiente tema: Tema Cómo utilizo el Administrador del almacén digital Capítulo 4 Almacén Digital

94 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital Qué es Es un módulo que administra y concentra todos los CFDI que tienes en la empresa, tanto los timbrados como los recibidos. Este módulo se crea automáticamente al instalar CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. Qué sistemas utilizan el Almacén digital Por omisión, todos nuestros sistemas comerciales (AdminPAQ, CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA y CONTPAQ i PUNTO DE VENTA) cuentan con el módulo Administrador del Almacén digital. CONTPAQ i CONTABILIDAD también utiliza el Administrador del almacén digital aún y cuando no tengas alguno de nuestros sistemas comerciales. Importante: Es posible que, los nombres de las secciones y pestañas del Almacén Digital cambien dependiendo del sistema y la versión del mismo. Cómo ingreso Para ingresar al Administrador del Almacén Digital ve al menú Empresas y selecciona la opción Administrador del almacén digital. Uso del Almacén digital En el Administrador del almacén digital podrás hacer los siguiente: Importar los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) generados por nuestros sistemas comerciales o por sistemas externos. Asociar CFDI con documentos del sistema comercial. Asociar pólizas de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS. Administrar los CFDI emitidos y recibidos. Recibir y validar los CFDI emitidos por cualquier proveedor de Facturación electrónica, de esta forma no necesitarás entrar a la página del SAT para comprobar si los documentos recibidos son válidos. Secciones del Administrador El Administrador del Almacén Digital se divide en las siguientes 4 secciones: Sección XMLs en revisión Importados Por Asociar Importados Asociados Emitidos Descripción Muestra los documentos XML leídos desde una carpeta, para posteriormente ser importados a la empresa activa Muestra los CFDI guardados en el Almacén Digital y listos para ser asociados al documento comercial o la póliza. Muestra los CFDI que ya han sido asociados. Muestra los CFDI que fueron emitidos por la empresa. Capítulo 4 Almacén Digital 4-2

95 Manejo del Administrador del Almacén Digital, Continuación Sección XMLs en revisión Esta sección se utiliza para analizar los archivos XML recibidos y emitidos y verificar su validez. Desde aquí se importarán los archivos válidos para poder asociarlos a un documento y/o póliza. Las opciones de esta sección son: Analizar directorio Lee los archivos XML del directorio que especifiques y realiza la validación de éstos. Importar Guarda el archivo XML seleccionado en el Almacén digital. Este botón sólo se habilita al estar en la pestaña b) Válidos. Importar todos Guarda todos los archivos XML en el almacén digital. Este botón sólo se habilita al estar en la pestaña b) Válidos. Actualizar Actualiza la información de la ventana. <F3> Mostrar filtros Despliega u oculta los filtros que permiten realizar búsquedas avanzadas de los archivos XML. Importante: Los CFDI deben crearse en formato XML para que el Almacén Digital pueda leerlos y validarlos, no podrán leerse los CFDI que estén en formato PDF, HTML, txt, etcétera. El único formato que el Administrador del Almacén Digital reconoce es XML. Cómo analizar los archivos Existen dos formas de realizar el análisis de los archivos XML: Utilizando el botón Actualizar directorio. Utilizando la función Drag & Drop. Si utilizas el botón Actualizar directorio deberás seleccionar la carpeta donde se encuentran los archivos XML. Si utilizas la función Drag & Drop deberás necesitas seleccionar el(os) archivo(s) XML desde el Explorador de Windows, lo arrastras a la sección Analizar y ahí mismo lo sueltas. Esta opción también se utiliza en las secciones Emitidos e Importados Asociados podrás arrastrar los archivos hacia el Explorador de Windows, de esta forma realizarás la exportación de éstos. 4-3 Capítulo 4 Almacén Digital

96 Manejo del Administrador del Almacén Digital, Continuación Pestañas Cuando termine el análisis de los XML, los CFDI analizados se clasificarán en una de las pestañas que contiene esta sección, las cuales son: Pestaña Descripción a) Todos Muestra todos los CFDI leídos de la carpeta a importar. b) Válidos Muestra los CFDI leídos de la carpeta a importar y que son válidos. c) R.F.C. no corresponde d) Sin certificado incluido e) XML errores varios f) XML no es CFD/CFDI Muestra los CFDI leídos de la carpeta a importar que no corresponden con el R.F.C. de la empresa activa (mismo que se captura en el menú Configuración, opción Empresa). Muestra los CFDI leídos de la carpeta a importar que no se han podido validar ya que no cuentan con el certificado de sello digital. Sin embargo, al hacer clic derecho sobre un registro podrás asignar este certificado (archivo con extensión.cer), de esta forma al volver a analizar el directorio CFDI se tomará como válido. Muestra los archivos XML leídos de la carpeta a importar pero que tienen algunos de los siguientes errores: o El No. de serie del certificado no se encontró en las tablas del SAT: Cuando se presente este error se recomienda realizar la Importación de archivos del SAT para actualizar las tablas. o El No. de serie del certificado no coincide con el RFC del emisor: Esto sucede cuando se utilizó un certificado de otro contribuyente en la emisión. o El sello del comprobante no es válido: Este mensaje se presenta cuando el documento fue alterado o su cadena original fue mal generada. Muestra los archivos XML leídos de la carpeta a importar pero que no concuerdan con la estructura de un CFDI. Cómo importo los CFDI Una vez que has analizado los archivos, podrás importarlos, para ello realiza lo siguiente: 1. Ve a la pestaña b) Válidos. 2. Captura el rango de fechas de los documentos que deseas mostrar en pantalla. 3. Selecciona el CFDI deseado. 4. Si deseas importar un solo CFDI haz clic en el botón Importar, si deseas importar todos los CFDI que se muestran en la pantalla, haz clic en el botón Importar Todos. Terminado el proceso, los CFDI se desplegarán en la pestaña Importados Por Asociar y estarán listos para ser asociados a un documento dentro del sistema. Capítulo 4 Almacén Digital 4-4

97 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Botón Actualizar archivos SAT Este botón se encuentra en la pestaña d) Sin certificado incluido y se conecta al portal del SAT donde se almacenan todos los certificados y folios que han sido validados y autorizados por el SAT para las empresas que utilizan el esquema de Facturación electrónica. En caso de que el Almacén digital no reconozca el certificado como válido, utiliza este botón para verificar los certificados y folios más recientes de las empresas que han sido autorizados por el SAT. Nota: Esta opción también se encuentra dentro de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, en el menú Empresas. Funciones adicionales Además, desde esta sección puedes utilizar el botón derecho del ratón para realizar las siguientes funciones: Consultar CFD/CFDI Importar CFD/CFDI (sólo si el CFD/CFDI es válido) Agregar certificado Exportar listado a TXT Exportar listado a Excel Sección Importados Por Asociar Aquí estarán todos los CFDI que ya fueron validados e importados en la sección Analizar. Estos archivos ya están listos para ser asociados a CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, o bien para relacionarlos con la póliza de CONTPAQ i CONTABILIDAD BANCOS. Las opciones que tiene esta sección son: Póliza Muestra la lista de pólizas existentes en CONTPAQ i CONTABILIDAD para relacionarlas con el CFDI. Documento Muestra la lista de los documentos comerciales para asociarlos al CFDI. Remover Deshace la asociación del documento o la relación de la póliza. Configuración Desde el Administrador del Almacén Digital puedes consultar los CFDI/CFD que están asociados a documentos bancarios. Para lograrlo, ingresa a la sección Importados por Asociar y haz clic en la pestaña BANCOS. 4-5 Capítulo 4 Almacén Digital

98 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Pestañas La sección Importados Por Asociar contiene las siguientes pestañas: Todos: Incluye la columna Asociado a BANCOS, la cual muestra el estado del documento bancario con el que se pagó el CFD/CFDI, estos pueden ser: o Pagado o Proyectado o Blanco (lo que significa que no se ha pagado dicho comprobante) BANCOS: Muestra los documentos que han sido asociados a CONTPAQ i BANCOS. Entre la información que incluye está la llave del documento bancario con que se está pagando, así como el estado del documento. Formas de asociar un documento Existen dos formas de realizar la asociación del CFDI: Desde el Administrador del Almacén Digital. Desde el documento comercial. Se recomienda hacer la asociación desde el documento para que tengas más control sobre los documentos y los CFDI. Aclaración: Si tienes AdminPAQ o CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA sólo deberás hacer la asociación de los CFDI recibidos, ya que al emitir las facturas a tus clientes automáticamente estarán asociado el CFDI al documento. Capítulo 4 Almacén Digital 4-6

99 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Formas de asociar un documento (continúa) Asociación desde el Administrador del Almacén Digital: Te mostrará todos los documentos comerciales que no han sido asociados a un CFDI. Asociación desde el documento: Una vez que capturas el documento, haz clic en el botón Asociar CFD. Formas de relacionar una póliza Existen dos formas de realizar la relación de la póliza: Desde el Administrador del Almacén Digital Desde la póliza Se recomienda asociar desde el documento para que tengas más control sobre las asociaciones. 4-7 Capítulo 4 Almacén Digital

100 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Asociación desde el Administrador del Almacén Digital: Te mostrará todas las pólizas que no han sido asociados a un CFDI. Asociación desde la póliza Una vez que has creado la póliza, podrás asociarla a un CFDI. Capítulo 4 Almacén Digital 4-8

101 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Consideración importante El RFC que está registrado en CONTPAQ i CONTABILIDAD y el que tiene el CFDI deben ser idénticos, si alguno de ellos tiene un RFC diferente no podrá realizarse la asociación de documentos ni la relación de pólizas. Funciones adicionales Además, desde esta sección puedes utilizar el botón derecho del ratón para realizar las siguientes funciones: Consultar CFD/CFDI Exportar listado a TXT Asociar CFD/CFDI a documento Exportar listado a Excel Remover CFD/CFDI del almacén Exportar CFD/CFDI a actual / seleccionados Asociar CFD/CFDI a póliza Exportar CFD/CFDI (Todos) Sección Emitidos En esta sección se muestran los CFDI timbrados desde la empresa activa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA. La sección tiene 4 pestañas: a) Emitidos b) Cancelados c) Disponibles d) Sin emitir 4-9 Capítulo 4 Almacén Digital

102 Cómo utilizo el Administrador del almacén digital, Continuación Botón Actualizar Almacén Digital Si tu esquema de facturación es CFD y ya tienes documentos emitidos en versiones anteriores de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, deberás actualizar la información del almacén digital haciendo clic en el botón Actualizar Almacén Digital ubicado en la sección Emitidos. Este proceso podrá tardar algunos minutos dependiendo del número de CFD. Sin embargo, esto solo lo deberás realizar una vez después de actualizar a la versión 6.0.0, en lo sucesivo cada emisión de CFD que realices en la versión se verá reflejado en almacén digital de forma automática sin necesidad de presionar este botón. Sección Importados Asociados En esta sección se muestran los datos generales de los documentos comerciales y las pólizas que se asociaron al CFDI. En la pestaña BANCOS-COMERCIAL, además de la información del documento bancario, se muestra la llave del documento comercial con el que asociaste el comprobante. En la pestaña BANCOS- CONTABILIDAD encontrarás la llave del documento bancario así como la llave del documento contable (póliza) con los que asociaste el comprobante. Restricción para versiones anteriores Si la versión de CONTPAQ i CONTABILIDAD y CONTPAQ i BANCOS es menor a la versión los CFDI asociados no contarán con las siguientes opciones: Información adicional (referencia y observaciones). No cuenta con el filtrado por referencia de los documentos asociados. Capítulo 4 Almacén Digital 4-10

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104 Fecha de elaboración: 20 de noviembre de 2013 CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA versión 2.5.1

105 Capítulo 5 Respaldar y restaurar Visión general Introducción Todo tipo de información es valiosa, especialmente la información relacionada con la facturación, ya que una gran parte del tiempo y esfuerzo del trabajo en el sistema es la captura de datos. Todas las empresas están en riesgo de enfrentarse a la pérdida de información por diversas circunstancias como: virus informáticos, robo del equipo, fallas en la corriente eléctrica, fallas del disco duro, así como a errores humanos. Estas situaciones te harán perder una cantidad de datos importantes así como invertir tiempo en la recaptura de los mismos, generando retraso en la obtención de la información y toma de decisiones oportuna. Para contrarrestar esto, es posible generar respaldos de la información de manera periódica y constante para disminuir los riesgos y sobretodo el retrabajo. Objetivo Al finalizar este capítulo el participante será capaz de: Proteger la información mediante respaldos. Recuperar esa información en el momento que se requiera. En este capítulo Este capítulo contiene los siguientes temas: Tema Cómo respaldo información 5-2 Cómo restauro información Capítulo 5 Respaldar y restaurar

106 Cómo respaldo información Qué es Respaldar es la creación de una copia de la información contenida en la empresa de CONTPAQ i FACTURA ELECTRÓNICA, la cual podrá ser consultada posteriormente al aplicar un proceso de restauración de respaldo. Antes de respaldar Antes de realizar el respaldo verifica que: Estén cerradas todas las ventanas del sistema. Ningún usuario esté dentro de la empresa a respaldar (aplicar para versión Red). Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Respaldar empresa realiza cualquiera de las siguientes acciones: Si tienes la empresa abierta: selecciona del menú Empresas la opción Respaldar empresa. Una vez activa la ventana Abrir empresa, haz clic en el botón Respaldar ubicado en la barra de herramientas Si no tienes ninguna empresa abierta: ve al menú Empresas y selecciona la opción Abrir Empresa, selecciona la empresa a respaldar y enseguida haz clic en el botón Respaldar. Qué necesito para respaldar Para generar un respaldo verifica el nombre de la empresa en el campo Empresa, así como la ubicación donde se guardará el respaldo. Al generar un respaldo se crea una carpeta con la fecha del día en que se creó el respaldo, y dentro de ésta se encuentran los archivos que conforman el respaldo. Al marcar la opción Compactar información el respaldo ocupará menos espacio en disco. Importante: Los reportes creados o modificados por el usuario: modelos de la Hoja Electrónica y Formas Preimpresas, no se respaldan al ejecutar este proceso. Si deseas respaldar específicamente esta información copia los archivos deseados y guárdalos en una carpeta o dispositivo disponible. Capítulo 5 Respaldar y restaurar 5-2

107 Cómo respaldo información, Continuación Cómo ejecutar Una vez que hayas indicado la ruta del respaldo haz clic en el botón Procesar que se localiza en la ventana Respaldar empresa. Cuándo respaldar Es importante respaldar la empresa en las siguientes situaciones: De forma periódica, según se considere necesario. Al término de cada periodo o mes. Antes de ejecutar utilerías. Antes de modificar algún dato en la redefinición de la empresa. Antes de cargar información de un sistema o archivo externo. Cuando la información de la empresa se quiere llevar a otra máquina. Recomendación: Lo óptimo es realizar un respaldo por día; o bien, al finalizar la semana. Para qué sirve Un respaldo sirve como apoyo o protección en caso que la información actual se pierda o dañe por alguna circunstancia. Esta copia se puede realizar en dispositivos externos o en un directorio distinto al que se utiliza para los archivos de trabajo. 5-3 Capítulo 5 Respaldar y restaurar

108 Cómo restauro información Qué es Al proceso inverso de respaldar se le denomina Restaurar; es decir, la recuperación de la información que fue guardada en un archivo u otro directorio. Antes de restaurar Antes de restaurar la información de la empresa toma en cuenta lo siguiente: Asegúrate que ninguno de los usuarios esté utilizando el sistema al momento de restaurar la información. Estén cerradas todas las ventanas del sistema. Cómo ingreso Para ingresar a la ventana Restaurar empresa realiza cualquiera de las siguientes acciones: Si tienes la empresa abierta: selecciona del menú Empresas la opción Restaurar empresa. Una vez activa la ventana Abrir empresa haz clic en el botón Restaurar ubicado en la barra de herramientas. Si no tienes ninguna empresa abierta: ve al menú Empresas y selecciona la opción Abrir Empresa, selecciona la empresa a restaurar y enseguida haz clic en el botón Restaurar. Qué necesito para restaurar Para ejecutar este proceso selecciona de la lista el respaldo que deseas utilizar. Capítulo 5 Respaldar y restaurar 5-4

109 Cómo restauro información, Continuación Cómo ejecutar Una vez que hayas seleccionado el respaldo a utilizar haz clic en el botón Procesar que se localiza en la ventana Restaurar empresa. Cuándo restaurar Se puede restaurar un respaldo cuando: La información actual no es la correcta. La información actual tiene incongruencias o errores. Cuando la empresa esté dañada o no se puede acceder a ella. La información proviene de otra máquina. Para qué sirve El proceso de restaurar sirve para recuperar la información de la empresa que fue guardada como protección. 5-5 Capítulo 5 Respaldar y restaurar

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