MANUAL DE USUARIO PROCESOS ESPECIALES

Transcripción

1 PROCESOS ESPECIALES Los procesos especiales de Activos Fijos le permitirán realizar operaciones sobre la información que tiene en el módulo, por eso su importancia ya que cuando se ejecutan le puede ayudar a facilitar sus procesos y también modificar la información de acuerdo a su funcionamiento. A continuación se explicará cada uno de los procesos del módulo para que conozca de forma completa su funcionalidad. CAUSACION MENSUAL PROCESOS MENSUALES El objetivo del proceso es el cálculo de la depreciación o amortización para los bienes que se encuentran en servicio, los ajustes por inflación, cuentas de orden para los bienes totalmente depreciados, cuentas de orden para los activos que han sido forzados mediante un documento (ejemplo por préstamo), valores correspondientes a bajas parciales, provisiones y/o valorizaciones sobre avalúos técnicos y provisiones estimadas para todos los activos que se encuentren en servicio o que se encuentren habilitados para la realización de procesos contables. El porcentaje de PAAG el sistema lo toma de la tabla de PAAG de acuerdo con el año y periodo que se indique en el formulario de ejecución. El sistema evalúa si se han realizado ventas o bajas, verificando si estas placas tienen placas asociadas (activos con placa de referencia igual a la que se da de baja), para también darlas de baja. El proceso puede ser ejecutado las veces que sean necesarias sobre el mismo periodo sin ningún efecto adverso para los cálculos mientras no se haya realizado el traslado de acumulados (proceso 00003). Sí se presentan inconsistencias en el proceso este se cancela y despliega una ventana con la opción de impresión de las inconsistencias. El sistema realiza los cálculos con las siguientes consideraciones: El activo debe estar en servicio (no en bodega) La fecha de compra no debe estar vacía La clase de activo no debe estar vacío y debe estar creado en el maestro de clases de activos.

2 El costo debe ser diferente de 0. Sí en la tabla de PAAG está actualizado el valor de salario mínimo legal vigente, los activos que tengan un costo menor o igual, se clasifican como activos de control y no tendrán cálculo de ajustes ni depreciación. Si en la tabla de PAAG está actualizado el valor de tope depreciación, los activos que tengan un costo menor o igual, se depreciarán en el tiempo que queda del año y no tendrán ajustes por inflación. La depreciación se realiza por días, y se tendrá en cuenta si el año es de 360 o 365 días, (parametrizado en el maestro de clases de activos) LIQUIDACION INTERFAZ CONTABLE Este proceso toma los valores calculados por categoría contable y estructura de costos, (distribución del gasto por estructura de costos página 1 del maestro de activos fijos) conformando movimientos contables de acuerdo con las plantillas definidas en el maestro de clases de activos. Los subtipos de documento a los cuales van a estar atados los registros contables, dependen de la información parametrizada en el maestro de contabilización de movimientos, información adicional de documentos y plantilla contable. Estos registros contables quedan almacenados temporalmente hasta que se realice la importación de la información a la aplicación de contabilidad. Mientras la información no haya sido enviada a Contabilidad, el proceso puede ser ejecutado las veces que sea necesario sin que esto afecte la información de alguna forma. TRASLADO DE ACUMULADOS Su objetivo es el de cerrar el periodo contable en Activos Fijos y colocar los valores liquidados en los acumuladores correspondientes. Este proceso solo se puede realizar una vez por periodo. En la ejecución de este proceso se pide el año y periodo de la información a acumular.

3 PROCESOS MASIVOS RECUPERACION Este procedimiento es la combinación de los procedimientos de causación mensual y de traslados de acumulados. Es usado para recalcular la causación de ajustes por inflación y la depreciación de los activos, esto se puede realizar para un rango de placas, una placa o todas. Es importante destacar que los cálculos que se realizan tienen en cuenta los parámetros registrados a la hora de su ejecución. Los parámetros que pueden variar son: Cambio de la clase activos (cuando la vida útil es diferente una de la otra) Los topes de depreciación cambian El valor del salario mínimo se cambió El costo del activo este en 0 La fecha de adquisición sea mayor a la fecha de asignación. El activo tenga fecha de salida del servicio por baja o venta. Los porcentajes de PAAG se registran mal (el de enero para febrero). El activo está en bodega estado ='00' Estas diferencias se detectarán realizando comparativos con datos previamente causados, en Novasoft o con otro software de donde se tome la información. DISTRIBUCIÓN PORCENTUAL CENTRO DE COSTO 100% Este procedimiento se ejecuta para actualizar en el maestro de activos fijos la página uno, (distribución por estructura de costos), al correr este procedimiento el sistema dejara los datos de la estructura de costos que aparece en la página dos con el total del porcentaje de distribución (100%), la sumatoria de la columna de % distribuido debe ser igual al 100% Este procedimiento también cumple la función de habilitar la ficha técnica del activo para su respectiva actualización. Si esta información se actualizó para cada uno de los activos en el momento de su creación, no es necesario correr el proceso. Sí la aplicación está integrada con la aplicación de Compras, estos datos llegarán de forma automática. TRASLADO DE INVENTARIO INICIAL Por medio de este proceso se realiza el traslado de los activos fijos asignados de un empleado de la compañía a otro.

4 Para ejecutar el proceso, es necesario ingresar el código del funcionario origen y el código de destino para que se cree la información correctamente. Es necesario que el código de origen tenga activos fijos asignados y debe existir en el maestro de terceros. De igual forma debe ingresar el subtipo que se creará con el traslado y la fecha del documento. CREACION AUTOMATICA DE REGISTROS EN PLANTILLA CONTABLE Al ejecutar este proceso, podrá crear las plantillas contables de las clases de activos fijos creados en la aplicación con la estructura de costos creada en la distribución contable de los activos. El proceso no duplica información ya que se controla que la clase y la distribución de estructura de costos no se encuentren creadas en el maestro de plantilla contable. REPLICA PLANTILLA CONTABLE Este proceso es muy útil debido a que le permite copiar la información de una plantilla contable a otra que haya creado y no contenga la parametrización respectiva, también puede realizarla a una plantilla que no exista en el sistema. Este proceso le ahorrará tiempo ya que si el cambio de la parametrización es de unas cuantas puede realizar el cambio necesario, no debe ingresar la información de todos los campos. Para esto es necesario asignar el parámetro fuente y la estructura de costos, es decir, de donde se va a copiar la información, también le solicitará el parámetro nuevo con

5 la estructura de costos que desea parametrizar, el cual será el código de la plantilla que se va a crear o a la que se va a realizar la copia de la parametrización. BLANQUEO DE TABLAS SI va a ejecutar este proceso debe tener en cuenta que borrará toda la información de las placas, documentos y acumulados. Este proceso es útil para el caso en que usted va a iniciar con el ingreso de información al programa de Novasoft Enterprise. BORRADO DE PLACAS PROCESOS TECNICOS Este procedimiento le permite borrar una placa del maestro correspondiente, también borrará acumulados y movimientos generados con el código que desee procesar. Esto quiere decir que debe tener precaución al ejecutar el proceso. Para poder borrar una placa, debe ingresar el código correspondiente.