Manual. IDX INFORMÁTICA, S.L C/ San Quintín Nº Barcelona Telf: Fax:

Transcripción

1 Manual -1-

2 IDX INFORMÁTICA, S.L Telf: Fax: ÍNDICE MANUAL GESGRU SE INTRODUCCIÓN Creación de la Primera Empresa Datos de Interés Formato de las ventanas de la aplicación Salida de Documento Búsquedas MENÚ ARCHIVO Clientes Colectivos Formas de Pago Comerciales Flota Gastos Grúas Chóferes Bases Talleres Conceptos a Facturar Artículos Suplidos Motivos de Abono Otros Ficheros Poblaciones Cerrar Sesión Usuario Cambiar Empresa Salir MENÚ SERVICIOS Gestión Servicios Grúa Introducción de Servicios Valoración de Servicios Gestión Traslados Gestión Albaranes Control Cobro Albaranes Control Gastos Suplidos Pág.11 Pág.11 Pág.11 Pág.14 Pág.14 Pág.23 Pág.25 Pág.27 Pág.27 Pág.28 Pág.31 Pág.35 Pág.35 Pág.35 Pág.36 Pág.36 Pág.43 Pág.46 Pág.46 Pág.47-2-

3 Estancias en Base Pág.48 1ª Manera de crear el Servicio 2ª Manera de crear el Servicio Enviar Finalizados Pág.50 Enviar Fax Plantilla Excel Confirmación ClientIDX Reenviar Finalizados Finalizados Enviados Pág.53 Ejemplos de Envió de Finalizados Pág.54 Envío Finalizados y Facturas a Asitur (ClientIDX) Envío Finalizados Racc (ClientIDX) MENÚ FACTURACIÓN Facturar y Autofacturar Factura por Servicio Factura por Servicio (a final de período) Factura Global sin detallar Factura Global Detallada Autofacturación Ejemplos Autofacturación Autofacturación Mapfre Autofacturación Mondial Gestión de Facturas Eliminar Facturas Copia de Facturas Abono de Facturas %IRPF (Retención) Gestión de Cobros Cobro de Facturas Listado de Vencimientos Cobro Pendiente Anual por Clientes Emisión de Recibos Emisión de Remesas Enlace contable MENÚ LISTADOS Personalizados Servicios Traslados Pág.60 Pág.60 Pág.66 Pág.76 Pág.80 Pág.83 Pág.87 Pág.88 Pág.88 Pág.88 Pág.90-3-

4 Estancias en Base Pág.91 Facturación Pág.92 Clientes Pág.93 Listado de Clientes Incidencias Clientes Listado de Colectivos Servicios Pág.97 Listado servicio por fecha Listado servicio con incidencias Listado servicio por matrículas Facturas Pág.98 Grúas Pág.98 Listado de Grúas Listado de Gastos de Grúas Chóferes Pág.99 Listado de Choferes Listado de Liquidación Chóferes Listado de Liquidación Chóferes por tipo de vehículo Log de Eventos Pág.101 Otros Pág.102 MENÚ ESTADÍSTICAS Pág.103 Personalizadas Pág.103 Volumen de Servicios Pág.103 Volumen de Servicios por Cliente entre Fechas Volumen de Servicios por Clientes Semanal Volumen de Servicios por Tipo de Servicio Volumen de Servicios por Lugar de Recogida Volumen de Traslados Pág.108 Facturación por Compañía Pág.108 Medias de Tiempo por Chófer Pág.109 Mejora Contínua y Trazabilidad del Servicio MENÚ HERRAMIENTAS Optimización de Datos Copias de seguridad Modificar Formatos Opciones General Facturación Pág.110 Pág.110 Pág.111 Pág.112 Pág

5 Aplicaciones Seguridad Entorno Aplicación Impresoras Listado y Estadísticas Personalizadas MENÚ UTILIDADES Agenda Telefónica Imprimir Etiquetas Clientes Avisos Incidencias Clientes MENÚ WEBS MENÚ EMPRESA Datos Crear Empresa Borrar Empresa Series Facturación Contadores Grupos de Usuarios Usuarios Calendario Laboral MENÚ AYUDA Temas de Ayuda Pedir Ayuda al Soporte Técnico Comprobar Actualizaciones Lo Nuevo en Gesgru SE Editor de Comandos Acerca de Pág.114 Pág.114 Pág.114 Pág.114 Pág.116 Pág.117 Pág.118 Pág.118 Pág.119 Pág.119 Pág.120 Pág.120 Pág.121 Pág.122 Pág.123 Pág.124 Pág.124 Pág.124 Pág.124 Pág.124 Pág.124 Pág

6 MANUAL CLIENTIDX INTRODUCCIÓN CONECTAR / DESCONECTAR ESTADO CONEXIONES COMPAÑÍAS HISTÓRICOS RECIBIDOS EMPRESA CONFIGURACIÓN SALIR FUNCIONAMIENTO CLIENTIDX Pág.128 Pág.129 Pág.130 Pág.132 Pág.134 Pág.135 Pág.136 Pág.137 Pág

7 MANUAL GESFLOTA INTRODUCCIÓN MENÚ ARCHIVO Activar grúa Tiempos servicio Visualizar Datos VDA Datos surtidor Mensajes Modo desatendido Salir MENÚ CONFIGURAR Empresas Zonas Grúas Estados Demoras Mensajes Avisos SMS Comunicaciones Chóferes Datos letrero FUNCIONAMIENTO GESFLOTA Estado Grúas Servicios Pendientes Servicios en Curso INTERFÍCIE GESFLOTA Pág.144 Pág.145 Pág.145 Pág.145 Pág.146 Pág.146 Pág.147 Pág.147 Pág.147 Pág.148 Pág.148 Pág.149 Pág.149 Pág.150 Pág.150 Pág.151 Pág.152 Pág.152 Pág.153 Pág.153 Pág.154 Pág.154 Pág.155 Pág.156 Pág

8 MANUAL TERMIDX-PDA INICIAR APLICACIÓN TERMIDX-PDA CONFIGURAR APLICACIÓN TERMIDX-PDA MODIFICAR CHÓFER Pág.163 Pág.164 Pág.166 EMP / FINALIZAR HORARIO JORNADA LABORAL Pág.166 RECEPCIONAR UN SERVICIO LOCALIZADO CONFIRMAR UN DESTINO FINALIZAR SERVICIO SERVICIOS PENDIENTES ENVIAR MENSAJE A BASE RECIBIR MENSAJE DE BASE ENVIAR CÓDIGO ENVIAR MENSAJE PREDEFINIDO ENVIAR SERVICIO DESDE GRÚA MODIFICAR CABECERA / PIE DE ALBARÁN ENVÍO DE FOTOS Y FIRMAS CONFIGURACIÓN DE GRÚAS ACEPT. DE SERV. REC. MEDIANTE CLIENTIDX Pág.167 Pág.168 Pág.168 Pág.169 Pág.171 Pág.172 Pág.173 Pág.173 Pág.174 Pág.175 Pág.177 Pág.178 Pág.179 Pág

9 MANUAL MAPIDXWEB INTRODUCCIÓN BUSCAR RECORRIDO CONFIGURACIÓN LEYENDA Pág.184 Pág.186 Pág.187 Pág.188 Pág

10 Manual Gesgru SE

11 Gesgru SE (2.0.18) Gesgru es una aplicación de Gestión donde podrá llevar el control de todo el trabajo realizado por su empresa; servicios, facturación, listados, estadísticas, etc. INTRODUCCIÓN Creación de la Primera Empresa: Una vez instalada la aplicación Gesgru, la primera vez que la ejecute deberá crear la empresa con la que trabajará. En Código de Empresa deberá introducir un código para identificar la Empresa, normalmente se suele poner el año, o unas siglas. Una vez creada la empresa, para empezar a trabajar con la aplicación de Gestión deberá introducir unos datos previos que son los datos de la empresa, los clientes, las grúas, chóferes, etc. A lo largo del manual les explicamos como hacerlo. Datos de Interés: o Formato de las ventanas de la aplicación: La mayoría de ventanas de la aplicación están divididas en dos partes (2 pestañas), la primera contiene un listado donde se muestra toda la información. Si hace doble clic sobre alguna línea pasará a la segunda pestaña (normalmente se llama Detalle ficha), donde verá toda la información de la ficha, y podrá modificarla. -11-

12 Búsqueda Añadir Salir Guardar Deshacer cambios Modificar Eliminar Desplazarse al: 1. primer registro 2. registro anterior 3. registro siguiente 4. último registro o Salida de documento: Cuando vaya a imprimir una factura, albarán, listado observará un botón con el dibujo de una impresora. Si hace clic directamente sobre el botón, este imprimirá el documento, pero si hace clic sobre la flechita de la derecha le saldrá un desplegable con varias opciones: Imprimir Vista previa Pasar a pdf, word, excel Enviar por correo electrónico Modificar formato de salida -12-

13 o Búsquedas: En la mayoría de las ventanas de la aplicación puede realizar búsquedas por los campos que usted decida. Para realizar la búsqueda haga clic en el icono aparecerá la siguiente ventana:. Le En el primer desplegable elija el campo por el que desea buscar. En Operador escoja la opción más adecuada según lo indicado a buscar en la casilla Valor. Si quiere realizar una búsqueda más exacta, debe hacer clic en Avanzada, esto le permitirá agregar un nuevo filtro a la búsqueda. -13-

14 MENÚ ARCHIVO En el interior del menú archivo aparecen diez apartados: Clientes: En el menú Archivo Clientes Fichero deberá introducir todos los clientes para los que trabaja (compañías, talleres, concesionarios, ) Las páginas webs introducidas aparecerán luego en el menú Webs, donde haciendo clic podrá acceder a ellas. -14-

15 Si desea comunicar a la compañía cliente el estado en el que se encuentra el servicio en tiempo real, ha de marcar la casilla Permitir el envío de Información de estado del expediente (FlotaIDX) (esto solo es posible si se dispone de la aplicación FlotaIDX y tiene el identificador de compañía seleccionado) Haga clic sobre el botón Añadir y le aparecerán una serie de campos que deberá ir rellenando, tales como dirección, teléfono, persona de contacto, el % de IVA predeterminado para el cliente, los comerciales, etc. Una vez terminado hará clic sobre la tercera pestaña Características de Tarificación. Aquí configurará los apartados según cada cliente. Para los clientes particulares deberá crear una ficha con Nombre Cliente: PARTICULARES, y en la pestaña Detalle Ficha deberá marcar la casilla Usar esta ficha para Clientes Particulares. Si los tipos de vehículos que tiene el Gesgru por defecto, no corresponden con los de este cliente, puede definir sus propios tipos. -15-

16 En el apartado Tarifas aparece un nuevo tipo de Tarifa Especial para RIS. Añade el concepto Servicio Parking A partir de que hora, y hasta que hora, la compañía de asistencia le paga los servicios con el recargo por nocturnidad. Para configurar los días festivos deberá ir al menú Empresa - Calendario laboral (fines de semana no hace falta introducirlos, solo fiestas nacionales y locales.) -16-

17 La custodia se abonará a partir del número de días indicados. La compañía paga por cada vehículo que transporta. Pagan por la capacidad de vehículos que puede transportar la grúa aunque no esté cargada al completo. Si las compañías tienen un prefijo especificado para los expedientes, este lo puede indicar, para que cuando introduzca servicios de esta compañía ya nos indique automáticamente el prefijo del expediente. Ejemplos.: MAPFRE M ACASERVI X /1 ASITUR 2007/ Los tipos de facturación se explican en el apartado FACTURACIÓN (pág. 30). -17-

18 Si no marca la casilla, se creará una nota aparte de Gastos Suplidos. Si marca la casilla. los gastos suplidos aparecerán sumados a la base imponible. Kms de radio para Servicio Urbano Deberá indicar a partir de cuantos kms. se considera largo recorrido, y por tanto un servicio con esos kms. tendrá una tarifa diferente. Si la compañía le paga el total de kilómetros cuando supera la franquicia, deberá marcar la casilla Pagar Total Kms. realizados si supera la franquicia. Los tipos de Envió de Finalizados se explican en el menú Servicios Enviar Finalizados. Cuando un servicio es Reparado In Situ, si la compañía paga un tanto por cierto más sobre el servicio, marcará la primera casilla (Aplicar Porcentaje). Si lo que nos paga es un importe fijo marcará la segunda. EN TARIFAS -18-

19 La serie que cogerá el cliente al facturar. En el menú Empresa - Contadores Para crear una nueva serie vaya al menú Empresa Series Facturación. En Facturar a debe indicar a que cliente quiere facturar. Si dispone de enlace con algún programa de contabilidad, deberá indicar el número de la cuenta contable de ese cliente. Si se desean emitir remesas de los servicios realizados a este cliente, debe marcar la opción Imprimir Recibo. Y en Copias Factura, se indica el número de copias que saldrán por la impresora al facturar además de la copia original. En la pestaña Dtos. e Impuestos debe marcar los porcentajes de descuentos y si el cliente aplica IRPF. En caso de aplicar IRPF debe indicar si lo aplica en las facturas, albaranes, o los dos respectivamente. -19-

20 Si quiere que por defecto al crear un cliente nuevo tenga marcada la casilla aplicar retención IRPF debe ir al menú Empresa Datos y marcar la casilla Aplicar Retención IRPF en Facturas. Puede indicar la forma de pago de la compañía en la pestaña Forma de Pago. Al crear una factura, si en el propio servicio no se indica lo contrario, mostrará la forma de pago seleccionada. Para agregar nuevas Formas de Pago vaya al menú Fichero Clientes Formas de Pago Una vez finalizado hará clic en Guardar, y observará que se le habilita una cuarta pestaña, Tarifas. Ahí deberá introducir las tarifas según el tipo de vehículo. -20-

21 Aparece una nueva columna para la tarifa nocturna Si dos clientes utilizan las mismas tarifas puede utilizar la opción Importar Tarifas para no tener que introducirlas dos veces. Seleccione el cliente del que desea Importar las tarifas y marque la opción traspasar Todas las tarifas o Sólo tarifa de Turismos. Una vez introducidas las tarifas haga clic en Guardar. -21-

22 o Colectivos: En este apartado se pueden introducir los colectivos, es decir, las agrupaciones de clientes que disponga en la empresa. o Formas de Pago: En este apartado es donde se introducen las diferentes formas pago que una vez creadas se asignarán a cada cliente en su ficha respectivamente. -22-

23 o Comerciales: En este apartado se introducirán los comerciales que usted tenga en su empresa, para después asignarlos a los diferentes clientes y poder así establecerles un % de comisión por servicio realizado. Flota: En el menú Archivo Flota Fichero deberá introducir todas las grúas que trabajan en su empresa. -23-

24 En Tipo Comunicación deberá poner DATOS si la grúa dispone de algún dispositivo (PDA, WORKABOUT, etc) para recibir servicios. o Gastos grúas: Aquí es donde se introducen los Gastos que originan los vehículos de la flota En el menú Archivo Flota Fichero vaya a la pestaña Detalle Gastos. Haga clic en modificar, seleccione el tipo de gasto y luego haga clic en Añadir en el apartado de abajo. -24-

25 Chóferes: En el menú Archivo Chóferes deberá introducir los chóferes que trabajan para su empresa. Si indica fecha de baja, el chófer no estará disponible para asignarle servicios en la Gestión de Servicios durante ese periodo. -25-

26 En la pestaña Comisiones, se pueden asignar las comisiones que tendrá el chófer según el horario por % de comisión o por importe, de igual forma con los sábados, festivos y nocturnos, escogiendo que hora es la que se tiene en cuenta al realizar las comisiones. Nota: La hora Final de puede no ser superior a la Inicial. -26-

27 Bases: En el menú Archivo Bases puede añadir tantas bases como disponga su empresa. Indica cual es la base principal, y la que se asignará por defecto en un servicio a Base. Es importante indicar la población de la base, para el cálculo automático de distancias entre la base y las poblaciones. Esto se comentará más adelante. Talleres: En este apartado es donde se van a ir almacenando todos los talleres que se vayan introduciendo al introducir servicios en la base de datos. También se pueden introducir manualmente haciendo clic en el botón añadir. -27-

28 Conceptos a Facturar: A parte de los conceptos que vienen en la aplicación, puede crear otros según las necesidades. Observará el listado que viene por defecto. Haga clic en Añadir. Cualquier código identificativo que no exista ya. El concepto que queremos añadir. Esta línea será la que saldrá después en la factura. -Cantidades -Kilómetros -Porcentajes -Horas -Días -28-

29 Si marca la casilla Concepto para tipos de servicio Autopista aparecerá una casilla para indicar el importe. Puede especificar si el nuevo concepto se aplica solo a servicios de grúa, a traslados, o a ambos. Puede escoger a que clientes quiere que se aplique este concepto clicando el botón Clientes a aplicar este concepto Si el concepto es un % puede escoger sobre que conceptos se aplicará este %. Una vez configurado haga clic en Guardar. -29-

30 o Artículos: En este apartado se pueden agregar artículos. o Suplidos: En este apartado se pueden agregar gastos Suplidos. -30-

31 o Motivos de Abono: En este apartado se introducen los diferentes motivos que se generen para que a la hora de realizar facturas rectificativas, aparezca dicho motivo en ella. Otros Ficheros: En este apartado podemos añadir datos al gesgru como Marcas y Modelos de coches, Colores, Averías, Tipologías de Servicios, Poblaciones, Zonas, Bancos, Estado de Circulación, Tipos de Incidencias, Tipos de vehículo, Motivos, Condiciones de Vehículo, etc. -31-

32 o Marcas y Modelos: Aquí es donde el programa almacena la base de datos de todas las Marcas y Modelos de los vehículos asistidos en los diferentes servicios realizados. La ventaja de tener todas las Marcas y Modelos registrados en esta base de datos es que a la hora de introducir un servicio, al poner el modelo del vehículo a asistir aparecerá la marca del modelo automáticamente haciendo el proceso de grabación del servicio más ágil. Ejemplo de cómo agregar un vehículo a la base de datos: Queremos introducir por ejemplo un Honda Civic, por lo que tenemos que seleccionar en el listado de Marcas la Marca Honda, y pulsar el botón Modificar, a continuación aparecerán los modelos que ya hay introducidos en esa Marca, si queremos añadir otro hay que pulsar el botón Añadir, que aparece a la derecha de los modelos, y entonces ya nos permite introducir el modelo y tipo de vehículo. Guardamos y ya estaría listo. -32-

33 o Poblaciones: Puede agregar todas las poblaciones de su provincia de una forma fácil y rápida. En la casilla Provincia selecciona la correspondiente a su base/oficina, y haga clic en Importar poblaciones. Puede introducir las distancias entre poblaciones, para que luego aparezcan en los servicios automáticamente, y le sirvan de referencia. En la ventana de la imagen anterior, deberá seleccionar desde que población desea indicar los km s. Una vez seleccionada haga clic en la pestaña Detalle, y clique en el botón Distancias. En la columna de la derecha, vaya indicando la distancia desde la población que aparece arriba a cada una de las del listado. -33-

34 Ejemplo: Tengo mi base en Barcelona, recojo un vehículo en Hospitalet, y lo llevo a un taller de Sant Cugat. En poblaciones tengo introducidas las siguientes distancias: Barcelona (base) Hospitalet -> 10 km Hospitalet Sant Cugat -> 18 km Sant Cugat Barcelona -> 17 km Al introducir las poblaciones de recogida y entrega en el servicio, nos aparecería lo siguiente. Kms. totales del servicio Distancia entre la base y la población de recogida. Distancia entre la población de entrega y la base. -34-

35 Gráfico cálculo de kms BASE Distancia POBLACIÓN DE RECOGIDA Distancia Total kms servicio: la suma de las tres distancias. Distancia POBLACIÓN DE ENTREGA Cerrar Sesión de Usuario: Al hacer clic en esta opción se cierra la sesión del usuario actual, de manera que para utilizar el gesgru se deberá introducir un nombre de usuario y contraseña nuevamente. Cambiar Empresa: Al hacer clic en esta opción se cierra la sesión del usuario actual y la empresa, de manera que para utilizar el gesgru se deberá seleccionar una empresa e introducir un nombre de usuario y contraseña nuevamente si esa empresa tiene activada las cuentas de usuario. Salir: Al hacer clic en esta opción se cierra la aplicación. -35-

36 MENÚ SERVICIOS En el interior del menú servicios aparecen once apartados: Nota: Los apartados relacionados con la Gestión Municipal no están disponibles actualmente, si desea tener este tipo de gestión disponible, póngase en contacto con IDX Informática S.L. Gestión Servicios Grúa: o Introducción de servicios: Para registrar un servicio de grúa en la aplicación deberá ir al menú Servicios - Gestión Servicios Grúa O haciendo clic en el icono de acceso. -36-

37 Para agregar un nuevo servicio haga clic en el botón Añadir, y aparecerá la siguiente ventana: Datos del Servicio: En la primera parte introducirá la compañía del servicio, el expediente, el operador F. Servicio: La fecha y hora que nos facilita la compañía para ese servicio. Hora Alta Servicio: cuando se graba el servicio en Gesgru. Esa hora no podrá ser modificada. H. Realización: cuando el chofer sale a hacer el servicio. H. Llegada: cuando se llega al vehículo del asegurado. H. Finalización: cuando se finaliza el servicio. Si hace clic en registrará la hora actual del pc. Medio por el que recibió el servicio. Teléfono Internet Fax Otros -37-

38 Puede cambiarlo haciendo clic encima del icono. Cuando un servicio es recibido por Internet, automáticamente aparece con el icono este no podrá ser modificado., y Datos del Vehículo y Conductor: En el siguiente apartado deberá introducir los datos referentes al vehículo y el asegurado. Haciendo clic en el botón se abrirá una ventana en la que debe rellenar los datos del Conductor y el Asegurado. Si sus chóferes disponen del sistema de trabajo de IDX a través de una PDA, cuando hagan firmar al asegurado el grafico descriptivo, esta firma aparecerá en la ventana de datos del asegurado, y también aparecerá en los albaranes. -38-

39 Si el conductor es el mismo que el asegurado deberá marcar la casilla Los Datos del Asegurado son los mismos que el conductor, y se rellenará automáticamente el Nombre, los Apellidos y el Teléfono del apartado Datos Asegurado. En el apartado Servicio facilitado por deberá indicar quien le facilita el servicio. Cuando introduzca un modelo, una avería o una población que no este registrada en el Gesgru, siempre le preguntará si desea agregarla. Si indica que sí quedará registrada en la base de datos. Ubicación de Vehículo: Al introducir el lugar de recogida, si dispone de cartografía ya sea MapIDX o MapIDXweb, aparecerá un cochecito en el mapa indicando donde se encuentra el vehiculo a asistir, de forma que le sea más fácil asignar el servicio a la grúa más cercana. -39-

40 Observaciones: Observaciones internas para la empresa, o para el cliente. Incidencia: Anulado No hay incidencias No localizado Marque si el servicio es facturable o no. Una vez rellenado el servicio haga clic en Guardar. Flota: Si no quiere que el servicio introducido pase a Gestión de Flota, en el menú de la izquierda deberá hacer clic en la opción Desactivar Flota, antes de introducir los servicios. Si este servicio va a ser enviado al chofer mediante la Flota, no deberá introducir las horas de realización, llegada y finalización, ni el nº de chofer ni de grúa, ya que toda esta información será recogida de la Flota. En el caso de querer introducir el número de grúa y chófer, una vez guardado el servicio clique Modificar, y seleccione la información correspondiente en las siguientes casillas. -40-

41 o Valoración de servicios: Seleccione un servicio y vaya a la pestaña Valoración. Lo primero que deberá hacer es seleccionar el tipo de servicio. Automáticamente el programa nos añadirá las líneas correspondientes a: salida, nocturno/festivo, RIS, dependiendo del servicio. Cuando indique algún importe en los cuadros de CONCEPTOS o SUPLIDOS automáticamente se añadirá la línea correspondiente. Añadir líneas manualmente: Se pueden añadir tres tipos: conceptos, suplidos y artículos. Para añadir deberá ir al botón Añadir, verá que le aparecen las tres opciones antes mencionadas. Una vez seleccionada la opción que necesite deberá hacer clic en la columna código, donde le saldrán todas las opciones de ese Concepto. Para quitar una línea deberá seleccionarla y hacer clic en el botón Borrar. Este sistema es obligatorio utilizarlo al valorar albaranes de las compañías Asitur y Europ assistance, si utiliza el sistema de envío de finalizados y facturas a través de la aplicación ClientIDX. -41-

42 Para añadir Conceptos, Artículos, y Suplidos nuevos en la lista, deberá ir al menú Archivo Conceptos a Facturar. (En el menú Archivo se explica detalladamente) En la parte inferior aparecen los totales del servicio. Forma de Pago Comisiones del chofer Una vez valorado haga clic en Guardar. -42-

43 Flota: Si ha valorado este servicio desde Flota, una vez que le de a Guardar le saldrá el siguiente mensaje Desea finalizar este servicio de Flota. Si escoge que sí se le quitará el servicio de Servicios en Curso de la Gestión de Flota. Gestión Traslados: Para introducir traslados/grupajes de más de un vehículo, deberá ir a la opción Gestión Traslados que se encuentra en el menú Servicio. Una vez haya hecho clic en añadir deberá indicar el cliente, la fecha del traslado, el número de traslado, y la grúa que comienza el recorrido. Haciendo clic en añadir aparece la siguiente pantalla. Después de seleccionar las poblaciones haga clic en Aceptar. Aparecerá una línea con el recorrido y otra más abajo con la Salida Traslado. -43-

44 Nº de chofer que realiza el servicio Haga clic aquí para introducir los vehículos Haciendo clic en el botón nuevo podrá introducir los datos del vehículo. -44-

45 Si desea añadir más vehículos haga clic en Nuevo. Para volver a la ventana del recorrido haga clic en Aceptar. El nº de vehículos se calcula automáticamente Si se han introducido tarifas de traslado en la ficha del cliente, los precios se cargarán automáticamente. Para añadir más recorridos haga clic en el botón Añadir. Añadir otros conceptos: Una vez guardado el servicio se puede dejar listo para facturar. El traslado se factura igual que los servicios, dependiendo del tipo de facturación. -45-

46 Gestión Albaranes: Puede crear facturas para cualquier otro fin que no sea un servicio de grúa, yendo al menú Servicio Gestión Albaranes Haga clic en Añadir e introduzca el cliente. A continuación añada la línea que desee, con su cantidad y precio. Una vez añadidas todas las líneas haga clic en Guardar. Se factura según el tipo de facturación seleccionada en el cliente. Control Cobro Albaranes: En este apartado controlamos los cobros de los albaranes realizados: -46-

47 Podrá consultar los albaranes por cliente e intervalo de fechas de albarán. Después escoja si desea visualizar los pendientes de Cobrar, los Cobrados o Todos. A continuación haga clic en Filtrar. Control Gastos Suplidos: En este apartado controlamos los cobros de los Gastos Suplidos: Listado de Gastos Suplidos: En este apartado podemos sacar un listado por clientes entre fechas de los gastos suplidos realizados especificando el tipo de gasto, fecha, expediente, nombre del cliente y el total de estos gastos. -47-

48 Estancias en Base: Cuando haga un servicio a base, en la pestaña Detalle Servicio, en el apartado Entregado en, deberá indicar en que base dejó el vehículo. Una vez grabado el servicio, si va al menú Servicios Estancias en Base podrá consultar todos los vehículos que tiene en Base. -48-

49 o 1ª manera de crear un segundo servicio: Puede crear el segundo servicio haciendo clic en el botón Retirar vehículo del vehículo correspondiente. Automáticamente creará un segundo servicio con los datos del primero. Al guardar este servicio observará que automáticamente desaparece el vehículo de base. Observe también que cuando vaya a valorar el servicio, la aplicación ya le indica el número de días de custodia. o 2ª manera de crear un segundo servicio: Cree un nuevo servicio en Gestión de Servicios. En Recogido en seleccione Base. Haga clic en el nuevo botón que aparece Seleccionar Vehículo de Base. Le aparecerá el listado de vehículos en Base. Marque el que desea sacar y clique cerrar. Una vez grabe el servicio, el vehículo desaparecerá de la base. -49-

50 Enviar Finalizados: Hay algunos clientes que necesitan que enviemos un listado con los servicios valorados. Hay tres maneras de enviar estos Finalizados. El tipo de finalizado se selecciona para cada cliente dentro del menú Archivo Clientes Fichero Si entra en la pestaña Características de Tarificación observará un apartado que pone Envío Finalizados. Ahí seleccionará el tipo de finalizado. Para enviar finalizados debe de estar informado el campo Código Proveedor en el cliente. o o Enviar Fax: Deberá escoger en Método: Enviar Fax y en Formato: GENERAL.FRX. El resultado es una plantilla con un listado de servicios, el cual puede imprimir y mandar por fax. Plantilla Excel: Algunas compañías tienen una plantilla de Excel propia, la cual se puede rellenar automáticamente desde el gesgru con esta opción. Las plantillas se seleccionan en Formato, y de momento hay para: ARAG, IMA, INTERPARTNER, MVA, REALE, REPSOL, WINTERTHUR y EUROP ASSISTANCE. Para enviar finalizados por este sistema la casilla de la ficha de cliente identificador de compañía debe de estar vacía. -50-

51 o Confirmación ClientIDX: La confirmación se envía a través de Gesgru, teniendo instalada nuestra aplicación ClientIDX conectado con la compañía. (Este método por el momento funciona con ASITUR, RACC y EUROP-ASSISTANCE) Para enviar finalizados por este sistema la casilla de la ficha de cliente identificador de compañía debe de estar rellenada. Una vez configurados todos los clientes con sus tipos de finalización ya podemos pasar a crear el finalizado. Vaya al menú Servicios Enviar Finalizados. Seleccione el cliente, e indique las fechas de los servicios. Haga clic en el botón Actualizar. Marque los que desea confirmar. Una vez seleccionados haga clic en el botón Confirmar. La aplicación le mostrará un comentario para que indique con que nombre desea guardar esa confirmación. -51-

52 Si la finalización es por Fax se imprimirá un documento, si es por Plantilla de Excel se le abrirá la plantilla con los servicios ya añadidos, y solo le queda guardar este documento en la ubicación que desee, y si es a través del ClientIDX, en el finalizado le aparecerá el estado en el que se encuentra (procesado, aceptado, rechazado ) o Reenviar Finalizados: En el menú Servicios Enviar Finalizados Sirve para volver a enviar un finalizado que por algún motivo no haya llegado a la compañía. Escoja la opción Reenviar Finalizados, y seleccione en el desplegable el Finalizado. Haga clic en el botón Confirmar para reenviar el Finalizado. -52-

53 Finalizados Enviados: Puede consultar los servicios ya finalizados yendo al menú Servicios Finalizados Enviados. Aquí verá un listado de los finalizados. Para ver los servicios que se incluyen, marque el finalizado y haga clic en la pestaña Detalle Servicios. -53-

54 Ejemplos Envío de Finalizados Envío Finalizados y Facturas de Asitur (ClientIDX) Envío Finalizados Asitur Una vez valorados todos los servicios de Asitur para mandar los Finalizados deberá ir al menú Servicios Enviar Finalizados Escoja el cliente Asitur e indique el intervalo de fecha de los servicios. Al hacer clic en el botón Actualizar observará que aparece un listado de servicios pendientes de enviar. Marque en la casilla conf. los que desea enviar, y clique el botón Confirmar. Consultar el estado de finalizados enviados En la misma ventana del apartado anterior observará el botón Actualizar Estados. Si hace clic se descargarán el estado de los finalizados enviados. -54-

55 Para consultar el estado de los servicios debe indicar la fecha de los servicios y configurar el filtro dependiendo de lo que quiera consultar. Envío Facturas Asitur Para enviar facturas el mecanismo es el mismo que el explicado para los Finalizados, pero en este caso deberá ir Facturación Gestión Facturas Una vez se abra la ventana haga clic en el botón Enviar Facturas. Al clicar Enviar Facturas, aparece la siguiente ventana: -55-

56 Seleccione las facturas y haga clic en Enviar Seleccionadas. Para Actualizar los estados de envío se realiza igual que con los Finalizados. El filtro de consultas tiene unas pequeñas diferencias. -56-

57 Envío Finalizados RACC (ClientIDX) Envío Finalizados RACC Una vez valorado el servicio del RACC, haga clic en el botón Enviar finalizado. Aparecerá la ventana de finalizado con la mayoría de campos completados. Complete los que queden pendientes. -57-

58 Clique Enviar y Guardar si desea enviar en ese momento el finalizado, o simplemente Guardar sin Enviar si desea enviarlo más adelante. Puede consultar el estado de los finalizados enviados en el menú Servicios Enviar Finalizados Escoja el cliente de RACC (Acaservi, Universal, ) e indique el intervalo de fecha de los servicios. Al hacer clic en el botón Actualizar aparecerán los expedientes y el estado del finalizado. Puede configurar el filtro para acotar el resultado de la consulta. Desde esta misma ventana podría enviar finalizados si no lo ha hecho por el sistema explicado anteriormente. Únicamente deberá de clicar sobre el botón + del servicio que quiere confirmar para terminar de rellenar los datos. Una vez completado marque la casilla de la derecha y clique el botón Confirmar. -58-

59 Cuando aparece la ventana de datos del finalizado, observará en la parte superior derecha que indica el estado del finalizado. -59-

60 MENÚ FACTURACIÓN En el interior del menú facturación aparecen siete apartados: Facturar y Autofacturar: Una vez introducidos los servicios, y ya valorados, pasamos a facturarlos. Hay 5 tipos de facturación. o Factura por Servicio: Se crea una factura por cada servicio introducido, a no ser que esté marcada la casilla Incluir en la misma factura los servicios con mismo expediente, en este caso se emitirá una factura por cada servicio, y los que tengan el mismo expediente serán englobados dentro de la misma. Debe ir al servicio dentro de Gestión Servicios Grúa. Observará que en la parte superior de la ventana aparece el siguiente botón: Haga clic en Facturar, le pedirá la fecha de factura, una vez introducida le dará la posibilidad de imprimir la factura. -60-

61 o Factura por Servicio (a final de período): El resultado es el mismo que el anterior, pero cambia el método de crear las facturas. Marque la opción Cliente, y seleccione el cliente que desea facturar. Introducirá el intervalo de fechas de albaranes que quiera facturar. Al hacer clic sobre el botón Seleccionar nos aparecerán todos los servicios en el listado. Marque los servicios que desea facturar, e introduzca una fecha de factura en Facturar con fecha. Ahora ya puede hacer clic en Facturar seleccionados. Una vez finalizada la facturación nos da la opción de Imprimir. Si quiere que le agrupe en la misma factura diferentes servicios realizados, debe activar la opción Agrupar en la misma factura, de esta forma le aparecerán en la misma factura todos los servicios facturados desglosados. -61-

62 o Factura Global sin detallar: Se factura igual que el caso anterior, únicamente cambia el resultado. En este caso se nos creará una factura que engloba un grupo de servicios. El resultado de la factura será una línea como la siguiente: Servicios realizados entre el 01/01/2007 al 31/01/2007 Total: XX,XX o Factura Global detallada: También se factura como la anterior, y tiene un resultado parecido. Se crea una factura que engloba varios servicios, pero en este caso en la factura nos aparece una línea detallada de cada uno de los servicios. Puede indicar el nº de servicios máximo por factura. Si indica 0 introducirá todos los servicios en la misma factura, aunque tenga que dividirlo en varias hojas. o Autofacturación: En todos los casos de facturación vistos hasta ahora el número de factura se cogía automáticamente del contador especificado en cada cliente, en el caso de la Autofacturación nosotros le damos en nº de factura al crear la factura. Indique el cliente que desea facturar, una vez escogido podrá añadir servicios a la factura de tres maneras: -62-

63 Servicios entre fechas. Indique el intervalo de fechas de servicios que quiere añadir. Seleccionar el servicio. Se le mostrará la ventana de Gestión de Servicios. Deberá buscar el servicio que quiere añadir, y una vez en él, hacer clic en el botón de salir [X] para añadir el servicio. Servicio no realizado. Para introducir en la factura servicios que no están registrados en Gesgru. Una vez añadidos todos los servicios deberá ir revisando uno por uno que coincida el importe con lo que le ha pagado la compañía, e ir marcando la casilla Conf. Si no coincide el importe, este lo debe modificar en la columna Imp. Cobrar. Una vez todo revisado haga clic en el botón Autofacturar, y observará que se abre una ventana que nos pide el número de factura, la fecha de factura, y la fecha de cobro. -63-

64 Una vez Aceptado, e impreso, si ha habido descuadres se le mostrará en una ventana de Incidencias. Una vez facturado un servicio, si vuelve ha entrar en el apartado Valorar del mismo, observará que le indica que esta facturado. -64-

65 Nota: Si dispone del archivo de autofacturación, ya sea del RACC, MONDIAL, MAPFRE o EUROP-ASSISTANCE, puede importarlo al programa, de esa forma aparecerán todos los expedientes a facturar automáticamente. -65-

66 Ejemplos Autofacturación Autofacturación MAPFRE (Importando fichero pdf o txt) Podemos crear una factura de MAPFRE de forma fácil y cómoda, importando a Gesgru el fichero.pdf o.txt que nos mandan por correo electronico. Esto creará una comparativa de los importes facilitados por ellos, contrastándolos con los nuestros introducidos en Gesgru. Lo primero que deberá revisar es que la ficha de cliente este bien configurada. En la casilla Identificar compañía debe escoger MAPFRE. Y en el tipo de facturación deberá tener marcada Compañía con Autofacturación. -66-

67 Ahora ya puede crear la factura. Vaya al menú Facturación Autofacturar Seleccione el cliente de MAPFRE que desea facturar, y haga clic en el botón Importar. Ahora seleccione la opción Buscar y busque en su ordenador el archivo.pdf o.txt que le envió MAPFRE (previamente descargado del correo al PC). -67-

68 Nota: Para poder importar el fichero.pdf es necesario tener instalada en el ordenador la versión 5.1 del Acrobat Reader, con versiones superiores no funciona. En caso de no tenerla instalada, al seleccionar el fichero, Gesgru nos dará la posibilidad de descargarla. A continuación le aparecerán los expedientes con más de un servicio en Gesgru, para que haga cuadrar el importe facilitado por la compañía con el de sus servicios. -68-

69 En el caso anterior, puede ver que le están pagando únicamente uno de los dos servicios. Deberá ir a la parte inferior y desmarcar el servicio que no le pagan. Observe como en la parte superior de la ventana ya nos aparece Descuadre igual a 0, y el importe de la casilla Tot. Cobrar coincide con el de Importe Exp. En algunos casos le pagan los dos servicios, pero uno de ellos no coincide con el importe que usted tiene en Gesgru. Deberá ir al apartado Servicios del Expediente seleccionado, y en la columna Imp. Cobrar modificar el importe para que coincida con lo facturado por ellos. Una vez arreglados todos los servicios con varios albaranes para un mismo número de expediente, le aparecerá la siguiente ventana. -69-

70 En la columna Estado puede observar 3 tipos: NO REALIZADO: Servicio no introducido en Gesgru o introducido con expediente incorrecto. FACTURAR: Servicio listo para facturar con el importe reflejado en el apartado Imp. Cobrar. PENDIENTE: No se incluye en la factura. Antes de facturar, puede visualizar un listado de incidencias de la factura. Deberá clicar en el botón Ver Incidencias. Le aparecerán los servicios no realizados, y los que no coincida el importe facilitado por ellos (T.Facturado) con el de Gesgru (T.Servicio). Nota: Si no desea crear la factura en ese momento, puede guardar la Autofactura clicando el botón Guardar. Indique donde desea guardar el fichero y el nombre. Para poder continuar con la misma Autofactura posteriormente, únicamente deberá ir al botón Recuperar y seleccionar el fichero grabado anteriormente. -70-

71 Una vez todo revisado, y asegurándose que el total factura coincide con el mismo que la factura que nos han facilitado, puede crear la factura haciendo clic en el botón Autofacturar. Indique el número de factura, y las fechas de factura y de cobro. El resultado de la factura impresa será similar al siguiente: -71-

72 Autofacturación MONDIAL (Importando fichero txt) Podemos crear las facturas de MONDIAL de forma fácil y cómoda, importando a Gesgru el fichero.txt que nos mandan por correo. La importación de este fichero a Gesgru contrastará los importes facilitados por ellos, con los valorados por usted en los servicios. Y asignará a cada servicio el número de factura correspondiente. Lo primero que deberá revisar es que la ficha de cliente este bien configurada. En la casilla Identificar compañía deberá escoger MONDIAL ASSISTANCE, e introducir el código de proveedor. Y en el tipo de facturación deberá tener marcada Compañía con Autofacturación. -72-

73 Ahora ya puede crear la factura. Vaya al menú Facturación Autofacturar Seleccione el cliente de MONDIAL (SMASA, ELVIA..) que desea facturar, y haga clic en el botón Importar. Ahora seleccione la opción Buscar y busque en su ordenador el archivo.txt que le envió MONDIAL (previamente descargado del correo al PC). A continuación le aparecerán los expedientes con más de un servicio en Gesgru, para que seleccione cual corresponde a cada nº de factura. -73-

74 Deberá marcar la primera línea y clicar Seleccionar y Seguir. Cuando le vuelva a aparecer la misma ventana, seleccione la segunda línea y Seleccionar y Seguir. En algunos casos le pagaran únicamente uno de los dos servicios que tienen mismo expediente. Una vez seleccionados los servicios correctos, le aparecerá la siguiente ventana. Observe que en la columna Nº de Factura ya aparece el número de factura asignado por ellos, y en la columna Fecha Factura la fecha. La columna T. Servicio indica el importe que usted a valorado en Gesgru, y el Imp. Cobrar el importe que le paga la compañía. -74-

75 En el caso que haga falta corregir el importe de un servicio, ya que el precio de la compañía es el correcto, deberá hacer clic en el icono de la lupa situado en la parte izquierda del expediente. Modificará el servicio y lo guarda. Antes de facturar, puede visualizar un listado de incidencias de la factura. Deberá clicar en el botón Ver Incidencias. Le aparecerán los servicios no realizados, y los que no coincida el importe facilitado por ellos (T.Facturado) con el de Gesgru (T.Servicio). Nota: Si no desea crear la factura en ese momento, puede guardar la Autofactura clicando el botón Guardar. Indique donde desea guardar el fichero y el nombre. Para poder continuar con la misma Autofactura posteriormente, únicamente deberá ir al botón Recuperar y seleccionar el fichero grabado anteriormente. Una vez todo revisado, y asegurándose que todo esta correcto, puede crear la factura haciendo clic en el botón Autofacturar. -75-

76 Gestión de facturas: Todas las facturas emitidas desde Gesgru se encuentran en este apartado. o Eliminar facturas: Para eliminar una factura tendrá que seleccionarla y clicar el botón Borrar. Si lo que quiere es borrar un intervalo de facturas debe clicar el botón Eliminar Intervalo, e introducir desde que número hasta que número desea eliminar. Al eliminar una factura (que por ejemplo sea número ) desde el menú gestión de facturas, si queremos crear una nueva factura con ese mismo número de factura, lo que tenemos que hacer es en contadores, en la serie de facturación que utilicemos para el cliente al que va dirigida la factura, lo que hay que hacer es poner el contador al valor , de manera que la siguiente factura que se cree -76-

77 tomará como valor el número , ya que el contador muestra el último número de factura creada. En el caso de la Autofacturación no hace falta añadir un contador, ya que al facturar nos pedirá el número de factura, e introducirá el que le ha facilitado la compañía. o Copia de facturas: Para imprimir la copia de una factura deberá seleccionarla, y hacer clic en el dibujo de la impresora. Para hacer copia de varias facturas deberá clicar el botón Copias Intervalo. o Abono de facturas: Una vez dentro de Gestión de Facturas, hay que buscar la factura la cual queremos anular (hacer el abono), la seleccionamos y pulsamos en el icono Factura Rectificativa. -77-

78 Al pulsar en el icono Factura Rectificativa, se abre una ventana como esta, en la cual hay que introducir la fecha de la Factura Rectificativa, el motivo de rechazo y marcar la casilla Abonar/Cobrar al crear la Fra.Rectificativa si se desea dar como cobrada al crearla. Por último, hacer clic en el icono Crear Factura Rectificativa, y si se ha marcado la casilla Abonar/Cobrar al crear la Fra.Rectificativa, aparecerá la siguiente ventana pidiendo la fecha de cobro, se introduce la fecha y pulsar aceptar, y de esta manera la Factura Rectificativa ya esta creada. Las Facturas Rectificativas tienen una serie de facturación propia, como muestra la siguiente imagen. -78-

79 o % IRPF (Retención): Si quiere que al crear un cliente, por defecto aplique el %IRPF, debe ir al menú Empresa Datos.. y marcar la casilla Aplicar retención IRPF en Facturas. Si solamente quiere aplicar el %IRPF a un cliente deberá entrar a la ficha, y en la pestaña Características de Tarificación, marcar la casilla Aplicar Retención IRPF (situada en la pestaña Dtos. e Impuestos). Una vez facturado observará en la parte inferior de la factura que le aparece una casilla con el %IRPF. Parte inferior de una factura formato estándar. -79-

80 Gestión de Cobros: En este apartado controlamos los cobros de las facturas realizadas: o Cobro de Facturas: Podrá consultar las facturas por cliente e intervalo de fechas de factura. Después escoja si desea visualizar las pendientes de Cobrar, las Cobradas o Todas. A continuación haga clic en Filtrar. -80-

81 Una vez obtenido el listado que desea puede marcar las facturas como cobradas marcando la casilla Cobr. Le pedirá la fecha de cobro. Si solamente quiere marcar como cobrado un albaran de una factura, marque esa factura y váyase a la pestaña Albaranes. Una vez salga el listado de albaranes podrá marcar que albarán está cobrado. Si clica la opción Cobrar Factura marcará todos los albaranes como cobrados. Puede indicar la forma de cobro seleccionándola en el desplegable: Importe pendiente de cobrar -81-

82 En el apartado estado puede observar si la factura esta cobrada o pendiente de cobrar. o Listado de Vencimientos: Permite sacar un listado de los vencimientos que tenga pendientes de cobrar / cobrados o todos entre fechas. -82-

83 o Cobro pendiente Anual por Clientes: Permite sacar un listado de los importes pendientes de cobro por cliente desglosado por meses. Emisión de Recibos: Para crear recibos de una factura, deberá tener configurado en el cliente la forma de pago. Para ello previamente deberá crear la forma de pago en el menú Archivo - Clientes - Formas de Pago Como ejemplo vamos a crear la forma de pago 30/60 DÍAS, lo que significa que si creamos una factura hoy, nos creará un recibo para dentro de 30 días y otro para 60 días. Haga clic el botón añadir, e introduzca los datos según la ventana siguiente. -83-

84 Días del primer vencimiento a partir de la fecha de factura. Días del segundo vencimiento y sucesivos a partir de la fecha del primer vencimiento. Ahora deberá escoger la forma de pago en el cliente, dentro de su ficha en Características de Tarificación y en la opción Forma de Pago. Si por ejemplo creamos una factura a fecha de hoy (3.Dic.2007) observará que en el pie de la factura aparece lo siguiente: Pie de factura Si quiere imprimir los recibos vaya al menú Facturación Emisión de Recibos. Escoja el cliente e indique las fechas de vencimiento. -84-

85 Nota: Para que los recibos de un cliente queden pendientes de imprimir, marque la casilla Imprimir Recibo en la ficha del cliente. Si de lo contrario no marca esta casilla, los recibos aparecerán en el apartado Emitidos. Una vez localizados haga clic en Emitir recibos. Se imprimirá un recibo para cada fecha de vencimiento. -85-

86 o Emisión de Remesas: Para poder disponer de está opción, debe tener marcada en la ficha de cliente la casilla Imprimir Recibo, de esta forma podrá sacar listados de remesas. -86-

87 Enlace Contable: Esta aplicación se utiliza para enlazar las facturas del gesgru al programa de contabilidad que disponga cada usuario. Nota: Esta aplicación se tiene que configurar según sea el programa de contabilidad para que funcione correctamente. Si desea utilizar esta aplicación, consulte antes con IDX Informática S.L. -87-

88 MENÚ LISTADOS En el interior del menú listados aparecen trece apartados: Nota: Los apartados relacionados con la Gestión Municipal no están disponibles actualmente, si desea tener este tipo de gestión disponible, póngase en contacto con IDX Informática S.L. Personalizados: Este apartado se utiliza para crear nuevos listados que no están disponibles de origen en la aplicación. Para cualquier duda con el asistente consultar con los técnicos de IDX Informática S.L. Servicios: A través de este apartado le aparecerá una ventana con múltiples opciones para configurar el filtro del listado que quiere obtener. -88-

89 Datos. Para ver el resultado de la consulta haga clic en el botón Filtrar Si desea guardar el filtro para uso posterior, en el apartado filtro haga clic sobre Guardar Filtro. Le pedirá un nombre para el listado. Para volver a visualizar el listado debe ir al menú Listado Servicios, y le aparecerán los listados creados. -89-

90 Traslados: A través de este apartado le aparecerá una ventana con múltiples opciones para configurar el filtro del listado que quiere obtener. Para ver el resultado de la consulta haga clic en el botón Filtrar Datos. -90-

91 Estancias en Base: Muestra un listado de todos los vehículos que se encuentran en base. Si hacemos clic en esta opción, aparecerá la siguiente ventana: Todos los vehículos que han estado en base, o simplemente el estado actual. Fecha de entrada del vehículo a la base Si marca la opción Todos se activará la casilla Salida para consultar por la fecha de salida del vehículo. -91-

92 Facturación: A través de este apartado le aparecerá una ventana con múltiples opciones para configurar el filtro del listado de facturas que desea obtener. Estado de las facturas Fechas de factura -92-

93 Después de configurar el filtro haga clic en Filtrar Datos. Clientes: En el menú clientes dentro de listados podemos seleccionar tres tipos de listados, que son: o Listado de clientes: Puede obtener un listado de los clientes con los que trabaja su empresa. -93-

94 o Incidencias Clientes: Mediante este listado usted puede ver las incidencias que ha tenido por cliente. o Listado de Colectivos: Mediante este listado usted puede ver los colectivos (grupos de clientes) que tiene creados en la aplicación. -94-

95 o Listado Liquidación de Comerciales: Listado con los servicios realizados, los cuales tienen asignado un determinado comercial con una determinada comisión. Con este listado puede sacar el total de la comisión del comercial y liquidarlo. El listado permite calcular la comisión por Base Imponible o por Total del servicio. Puede imprimir un borrador haciendo clic en el botón Imprimir, o directamente dar como liquidados los servicios seleccionados haciendo clic en Liquidar. Le pedirá la fecha de liquidación. -95-

96 o Finalizados por Compañía: Muestra el estado de los albaranes filtrados por cliente entre fechas. o Listado Averías por Compañía: Muestra las averías realizadas para el cliente seleccionado indicando el número de veces que se ha producido dicha cada avería y el porcentaje respecto al total de averías. -96-

97 Servicios: En el menú servicios dentro de listados podemos seleccionar tres tipos de listados, que son: o Listado Servicio por Fecha: Muestra los servicios realizados entre las fechas indicadas mostrando expediente, cliente, fechas, horas e importes. o o Listado Servicio con incidencias: Igual que el listado anterior con la diferencia que podemos filtrar por incidencia del servicio. Listado Servicio por Matrículas: Indicamos intervalo de fechas y nos muestra la fecha de albarán, matrícula, marca y modelo de los servicios realizados entre esas fechas. -97-

98 Facturas: En el menú facturas dentro de listados podemos sacar un listado de facturas por clientes desglosando todos los importes de las facturas. Grúas: En el menú grúas dentro de listados podemos seleccionar dos tipos de listados, que son: o Listado de Grúas: Puede obtener un listado de las grúas con los que trabaja su empresa. o Listado de Gastos de Grúas: Puede obtener un listado de los gastos que generan las grúas, como por ejemplo la gasolina. -98-

99 Al Imprimir saldrá un documento por cada grúa. Chóferes: En el menú grúas dentro de listados podemos seleccionar dos tipos de listados, que son: o Listado de Chóferes: Puede obtener un listado de las chóferes que su empresa tiene en plantilla. -99-

100 o Listado de Liquidación Chóferes: Listado con los servicios realizados por un chófer indicando el % de comisión que se llevan por cada servicio y el importe de la comisión. Puede imprimir un borrador haciendo clic en el botón Imprimir, o directamente dar como liquidados los servicios seleccionados haciendo clic en Liquidar. Le pedirá la fecha de liquidación. Se imprimirá un listado con los servicios y las comisiones. o Listado de Liquidación Chóferes por tipo de vehículo: Listado con los servicios realizados por un chófer indicando el % de comisión que se llevan por cada servicio y el importe de la comisión según el tipo de vehículo del servicio realizado. Funciona igual que el listado de liquidación de chóferes

101 Log de Eventos: En este apartado es donde se visualizan los cambios (modificación albaranes, facturación, etc) que se realizan en el gesgru, siempre y cuando esté activado. Se activa en el menú herramientas / seguridad. Tienen que estar activadas las dos casillas siguientes: -101-

102 Otros: En este apartado se pueden sacar listados variados como se muestra en la siguiente imagen: -102-

103 MENÚ ESTADÍSTICAS En el interior del menú estadísticas aparecen cinco apartados: Personalizadas: Este apartado se utiliza para crear nuevas estadísticas que no están disponibles de origen en la aplicación. Para cualquier duda con el asistente consultar con los técnicos de IDX Informática S.L. Volumen de Servicios: A través de este apartado se pueden sacar estadísticas de volumen de servicios por cliente, por grúas, chóferes, tipo de servicio, lugares de recogida, horas y chófer y gruás. o Volumen de Servicios por Cliente entre fechas: Puede obtener el volumen de servicios por cada cliente incluyendo los servicios tanto pendientes de valorar, como valorados, y facturados

104 Puede ver el mismo resultado representado en un gráfico, haciendo clic sobre el botón Gráfico. Tipos de gráfico: BARRAS TARTA -104-

105 LINEAS AREA -105-

106 Haciendo clic en el botón Evolución puede ver la evolución del concepto que usted escoja. Para volver al volumen de servicios clique de nuevo el botón Evolución. Puede obtener también el volumen de servicios por Grúa o Chófer, en la opción Estadísticas: - Volumen Servicios Por Grúas Por Chóferes -106-

107 o Volumen de Servicios por Clientes semanal: Puede obtener el volumen de servicios realizados durante la semana indicando que semana quiere consultar. En el menú Estadísticas Volumen servicios Por Clientes Semanal o Volumen de Servicios por Tipo de Servicio: Indica el número de servicios realizados por tipo de servicio

108 o Volumen de Servicios por Lugar de Recogida: Indica el número de servicios en base a las zonas de recogida. Volumen de Traslados: A través de este apartado se pueden sacar estadísticas de volumen de traslados por clientes, por grúas y por chóferes: El funcionamiento es el mismo que las estadísticas de Volumen de servios. Facturación por compañía: Muestra los totales de la facturación de las compañías en las fechas indicadas de facturación

109 Medias de tiempo por chofer: Muestra las medias de tiempo de todos los servicios (que tengan informado todos los tiempos) realizados por chofer entre las fechas indicadas. o Mejora Continua y Trazabilidad del Servicio -109-

110 MENÚ HERRAMIENTAS En el interior del menú herramientas aparecen cuatro apartados: Optimización de Datos: Para entrar dentro de este apartado, las aplicaciones de IDX deben de estar cerradas en todos los equipos que formen la red menos en el equipo actual (servidor), sino es así aparecerá el siguiente mensaje: Si las aplicaciones están cerradas, aparecerá la siguiente ventana en la que podemos validar la base de datos, regenerar índices, e optimizar datos en disco. Nota: Es recomendable que no ejecuten ninguna de estas tres opciones puesto que cualquier problema durante su ejecución podría dañar su base de datos. Si desea ejecutarlas, consulte antes con IDX Informática S.L

111 Copias de Seguridad: Para entrar dentro de este apartado, las aplicaciones de IDX deben de estar cerradas en todos los equipos que formen la red menos en el equipo actual(servidor), sino aparecerá un mensaje como el descrito en el apartado anterior. Es muy importante mantener una copia de seguridad reciente de cada empresa para no perder información en caso de cualquier imprevisto. Escoja la empresa de la que desea hacer la copia de seguridad. Destino de la copia. Puede dividir la copia en varias partes. Por ejemplo en el tamaño de un disquete

112 Una vez acabada la configuración haga clic en Procesar. Por defecto la copia se guarda dentro de la carpeta de Gesgru, en la carpeta copias_seguridad. Se recomienda guardar esta carpeta en un disco duro portátil, lápiz de memoria, o grabarlo en CD. Modificar formatos: Este apartado se utiliza para modificar el formato de facturas, albaranes, listados, estadísticas, etc. Al entrar en modificar formatos nos aparecerá la siguiente ventana: Una vez dentro de esta ventana, hay que seleccionar el formato que se quiere modificar, una vez seleccionado, hay que hacer un duplicado haciendo clic en el botón duplicar. Una vez hecho el duplicado, lo seleccionamos y le damos a editar, y hacemos los cambios oportunos. Y por último, lo -112-

113 predeterminamos haciendo clic en predeterminar para que el gesgru coja ese formato como opción principal. Opciones: Al entrar en este apartado nos aparecerá la siguiente ventana con varias pestañas: o o o o o o o General: es esta pestaña aparecen una serie de opciones que según queramos las podemos activar o no. Facturación: en esta pestaña podemos configuras los IVA predeterminados, los dígitos para redondear, Registrar Factura como Cobrada al autofacturar, etc. Aplicaciones: este apartado sirve para que la aplicación gesgru sepa las ubicaciones de otras aplicaciones de IDX Informática S.L. como GesFlota, ClientIDX, MapIDXweb, etc. Seguridad: pestaña donde se configura el acceso al gesgru por claves, el borrado y modificación de albaranes solo para Administradores y la habilitación del log de eventos para ver los cambios que se producen en el gesgru. Entorno Aplicación: permite cambiar el color de fondo de la aplicación o añadir una imagen dándole un toque personal. Impresoras: en esta pestaña establecemos la impresora o impresoras predeterminadas. Listado y Estadísticas Personalizadas: se muestran los listados y estadísticas que ha creado el cliente

114 MENÚ UTILIDADES En el interior del menú utilidades aparecen cuatro apartados: Agenda Telefónica: Podemos utilizar la aplicación gesgru como Agenda de Teléfonos. Para utilizar esta opción, una vez que estamos dentro de la siguiente ventana, pulsamos en añadir y vamos introduciendo los teléfonos con sus respectivos datos, de esta manera nos aparecerán en el listado ordenados alfabéticamente. Imprimir etiquetas clientes: para disponer de esta opción debe ponerse en contacto con IDX, disculpen las molestias. Avisos: Puede crear avisos para una fecha y hora concreta, para crear estos avisos, haga clic en el botón Añadir e introduzca la fecha y hora a la que quiere que se le avise

115 En Comentario escriba el texto que quiere que le aparezca con el aviso. Si lo desea puede asignar un Albarán al aviso haciendo clic en Asignar un Albarán. Si desea agregar un servicio presione la tecla S, si quiere un traslado T. Para que aparezca el aviso deberá tener Gesgru abierto y en la empresa donde añadió el Aviso. Si tiene más de un ordenador con Gesgru, este aviso aparecerá en todos. Para eliminar el aviso, selecciónelo y haga clic en Eliminar. Si por lo contrario quiere que vuelva a aparecer haga clic en el botón cerrar (circulo rojo con aspa blanca), y al minuto volverá a aparecer el aviso hasta que sea eliminado

116 Incidencias Clientes: Este apartado tiene la función de anotar las incidencias que ocurren con los diferentes clientes. Para introducirlas hay que hacer clic en el botón añadir, se introducen los datos del cliente y la incidencia y ya estaría anotada dicha incidencia

117 MENÚ WEBS En este menú aparecen todas las páginas web que se han introducido en el campo Página WEB de cada ficha de cada cliente (racc, race, asitur, mondial assistance, Europ, etc) y también la Página WEB de la empresa creada en el gesgru. Haciendo clic en cualquiera de ellas, se accede a la web del cliente directamente

118 MENÚ EMPRESA En el interior del menú empresa aparecen ocho apartados: Datos: Dentro de esta pestaña, es donde hay que introducir todos los datos referentes a la empresa (Nombre, Razón Social, Dirección, etc.) Aparte de introducir todos los datos de la empresa, si se desea Aplicar Retención IRPF en Facturas hay que marcar esa opción e introducir el importe del IRPF que por defecto aparece -1.0%

119 Crear Empresa: En este apartado es donde se nos permite crear empresas para trabajar con la aplicación gesgru. En Código de Empresa deberá introducir un código para identificar la Empresa, normalmente se suele poner el año, o unas siglas. El programa nos da la opción de crear una empresa nueva a partir de otra ya creada mediante el botón copiar empresa, teniendo así en la nueva empresa todo igual que en la anterior (grúas, chóferes, clientes, tarifas, etc), excepto los albaranes y facturas, que los elimina comenzando así en la nueva empresa desde cero. Borrar Empresa: Mediante esta opción podemos eliminar empresas que no utilicemos o que sean erróneas. Para eliminar dicha empresa, al entrar en Borrar Empresa nos aparecerá la siguiente ventana: -119-

120 Una vez dentro, seleccionamos la empresa que deseamos eliminar, hacemos clic en eliminar y el programa la eliminará. Series Facturación: En la ventana de Series de Facturación aparecen las series que el gesgru crea automáticamente, y aparte se pueden crear otras a disposición del usuario, para ello, ha de hacer clic en el botón añadir e introducir el código de la serie nueva y la descripción. Puede establecer la nueva serie creada como predeterminada haciendo clic en la casilla Predet. Contadores: Aquí es donde se controla toda la numeración relativa a albaranes, facturas, facturas rectificativas y notas de gastos suplidos. Mediante este apartado se pueden modificar estas numeraciones, ya sea para atrasar el contador porque se ha eliminado un albarán y queremos que el siguiente albarán tenga el mismo número que el eliminado, porque hemos cambiado de ejercicio y queremos empezar los contadores desde cero para el nuevo año, etc

121 Grupos de Usuarios: En este apartado es donde se marcaran los permisos que tendrán los Usuarios que pertenezcan a ese grupo. Haga clic en Añadir he introduzca el Código de Grupo y Descripción. Una vez haga clic en guardar se activará el botón Permisos donde podrá restringir el acceso a ciertas partes del programa para ese grupo. Seleccionará las opciones a las que desea dar permiso

122 Usuarios: Puede crear Usuarios para así restringirles el acceso a ciertas partes de la aplicación. Para ello debe activar las claves de acceso a Gesgru. Vaya al menú Herramientas Opciones En la pestaña Seguridad, marque la opción Activar Claves de Acceso a Gesgru. Si marca esta opción todos los usuarios que no pertenezcan al grupo de usuarios Administradores no podrán eliminar servicios. Por defecto en la aplicación hay un usuario Administrador, que forma parte del grupo Administradores, y dispone de acceso a todas las opciones del Gesgru. Este usuario por defecto viene sin contraseña, pero le puede asignar una. Ahora deberá crear los usuarios, para ello vaya al menú Empresa Usuarios Una vez vuelva acceder al programa le pedirá identificación de usuarios

123 Y al entrar observará que tiene ciertas opciones del programa deshabilitadas. Calendario Laboral: En este apartado es donde se tienen que introducir los días festivos para que el gesgru sepa cuando un día es o no festivo. Los fines de semana no hace falta introducirlos, solo fiestas nacionales y locales

124 MENÚ AYUDA En el interior del menú ayuda aparecen seis apartados: Temas de Ayuda: Al hacer clic en este apartado se abrirá una página web donde se descargará este manual. Pedir Ayuda al Soporte Técnico: Al hacer clic en este apartado se abrirá una página web donde si hace clic encima del siguiente icono le atenderán los técnicos de IDX Informática S.L. para cualquier duda o problema que le presente la aplicación. Si tiene problemas en la conexión, haga clic en la opción PINCHE AQUÍ he instale todo lo que vaya apareciendo hasta que se realice la conexión. Comprobar Actualizaciones: Esta opción no está disponible actualmente, para actualizar el programa debe ponerse en contacto con IDX Informática, S.L., disculpen las molestias. Lo Nuevo en Gesgru SE: Al hacer clic en este apartado se abrirá un fichero.txt donde se detallan las modificaciones y correcciones realizadas en cada versión del gesgru. Editor de Comandos: Esta opción es para uso exclusivo de los técnicos de IDX Informática S.L

125 Acerca de: Se abrirá una ventana donde nos aparecerá la versión del programa y a nombre de quién esta registrado

126 Para cualquier consulta póngase en contacto con nosotros en el teléfono

127 Manual ClientIDX

128 ClientIDX ( ) ClientIDX es una aplicación que conecta con compañías aseguradoras para crear un buen sistema de recepción / confirmación de servicios. Consiste en recibir el servicio a realizar de una forma automática mediante la cuál, dicho servicio se almacena automáticamente en el programa de gestión Gesgru, apareciendo también en la aplicación de gestión de flotas Gesflota, para así asignarlo al chófer correspondiente. INTRODUCCIÓN ClientIdx es una aplicación innovadora que reduce de forma efectiva el trabajo administrativo de los servicios a realizar y realizados. Sus características principales son: Recepción de Servicios: Sin esperas telefónicas, reciba por internet de forma simultánea los servicios de varias compañías aseguradoras. Reducción del Tiempo de Gestión: Creación automática del servicio Gesgru y GesFlota para su inmediata intervención. Minimización de Errores: Mínima intervención del usuario sobre los datos (mismos datos recibidos, mismos datos enviados al chófer) Envío de Finalizados Y Facturas: Envíe datos de finalización y facturas mediante Gesgru, recibiendo de inmediato contestación de aceptación / rechazo de Kms, importes, etc por la compañía

129 CONECTAR / DESCONECTAR Este botón tiene la función de desconectar todas las conexiones existentes en la aplicación, y a la inversa

130 ESTADO CONEXIONES En este apartado es donde se ven las conexiones con las compañías, y podemos controlar que compañías queremos conectar mediante el botón Estado. Compañía Desconectada Compañía Conectada Para poder conectar con una determinada compañía es necesario estar dado de alta tanto en dicha compañía, con en IDX Informática S.L. ya que si se intenta conectar una compañía que no está dada de alta en cualquiera de las dos partes, aparecerá el siguiente mensaje: Esta es la pantalla que muestra el Estado de Conexiones. En la parte inferior izquierda podemos ver el número de PDA s conectadas a ClientIDX para recepcionar los servicios de las compañías desde el dispositivo móvil

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132 COMPAÑÍAS En este apartado es donde se configuran las diferentes características de cada compañía. Al hacer clic en este botón de Compañías, aparece una lista con las compañías disponibles en la aplicación, entonces hay que seleccionar la compañía que se desea configurar y hacer clic en la pestaña Ficha. Una vez dentro de la ficha de la compañía, se pueden cambiar varias cosas, como por ejemplo que se impriman o no los Albaranes de Servicio al recibir un servicio, o los horarios de conexión de las compañías

133 Los botones Solicitar Ficheros y Avanzadas són opciones para uso exclusivo de los técnicos de IDX Informática S.L. Actualmente la aplicación ClientIDX permite la extracción de servicios automáticamente al programa de gestión Gesgru con las siguientes compañías: ARAG, ASITUR, EUROP-ASSISTANCE, LINEA DIRECTA ASEGURADORA, MONDIAL ASSISTANCE, RACC Y RACE. Próximamente también dispondremos de AIDE, INTER-PARTNER Y MUTUA MADRILEÑA

134 HISTÓRICOS RECIBIDOS En este apartado es donde podemos ver que servicios nos han sido enviados a través de ClientIDX separados por compañías

135 EMPRESA En este apartado es donde hay que introducir los datos de la empresa para validarlos con el servidor de IDX Informática S.L. y así poder conectar con las compañías

136 CONFIGURACIÓN En este apartado es donde le decimos al ClientIDX por que impresora ha de imprimir los albaranes de los servicios que lleguen, y donde están las aplicaciones Gesgru y GesFlota. Si no dispusiéramos de GesFlota, esa opción se tendría que desmarcar para evitar posibles errores

137 SALIR Mediante este botón cerramos la aplicación y se cortan todas las comunicaciones

138 FUNCIONAMIENTO CLIENTIDX Cuando recibamos un servicio a través de esta aplicación, se nos mostrará en pantalla una ventana con el nombre de la compañía que nos envía el servicio y un botón que pondrá visualizar. Todo esto acompañado por un aviso sonoro que nos alertará por si en ese momento no estamos delante de la pantalla del equipo. Una vez pulsamos el botón visualizar, se nos abrirá el albarán del servicio para poder visualizarlo, ver que tipo de servicio es y si estamos en disposición de realizarlo. Una vez visto el albarán, hay que cerrarlo mediante el aspa que aparece en arriba a la derecha

139 A continuación aparecerá otra ventana con el nombre de la compañía que envía el servicio, y nos dará dos opciones a escoger, que serán ACEPTAR O RECHAZAR

140 Si pulsamos ACEPTAR, nos aparecerá una ventanita en la parte inferior izquierda para introducir el tiempo de demora, es decir, el tiempo que la grúa va a tardar en llegar. Ponemos el tiempo que va a tardar la grúa en llegar y le damos a seleccionar, de esta forma el servicio entra automáticamente al programa de Gestión Gesgru y Gesflota y se imprime el albarán. Si pulsamos RECHAZAR, nos aparecerá un menú desplegable con varios motivos de rechazo, seleccionamos el que corresponda y así la compañía ve el motivo de rechazo y puede asignar el servicio a otra empresa de Asistencia

141 Todas las compañías tienen un funcionamiento similar al explicado en el ejemplo anterior, a excepción de RACE y LINEA DIRECTA ASEGURADORA: Race: Funciona igual que todas las demás compañías a excepción de que la extranet de RACE debe estar abierta en el equipo donde se ejecuta ClientIDX y en estado ON. Línea Directa Aseguradora: Para permitir la extracción de los servicios de esta compañía al programa de gestión Gesgru, el primer paso que hay que hacer en cada equipo donde se vaya a realizar la extracción del servicio es crear una impresora con las siguientes características ( Impresora local conectada a este equipo, desmarcar la opción detectar e instalar mi impresora Plug and Play automáticamente y darle a siguiente, usar el puerto siguiente: FILE: Imprimir a un archivo, darle a siguiente, seleccionar Fabricante Genérica y Impresoras Generic / Text Only y darle a siguiente, Conservar el controlador existente y clicar en siguiente, nombre de la impresora LDA y no usar esta impresora como predeterminada, darle a siguiente y no compartir esta impresora, siguiente y no imprimir página de prueba, siguiente y finalizar) una vez creada la impresora, con la web de Línea Directa Aseguradora abierta, entrar en un servicio y pulsar el botón Imprimir, seleccionamos la impresora creada LDA y en la dirección que nos pide introducimos la ruta donde queremos que guarde el archivo (preguntar a IDX). De esta manera el servicio automáticamente pasaría al programa de gestión Gesgru

142 Para cualquier consulta póngase en contacto con nosotros en el teléfono

143 Manual GesFlota

144 GesFlota (6.7.4) GesFlota es una aplicación de Gestión de Flotas mediante la cual puede controlar y gestionar el desarrollo, mantenimiento y rendimiento de los activos de su flota en tiempo real gracias a la tecnología GPS y GPRS. INTRODUCCIÓN Al ejecutar la aplicación GesFlota se ejecutará una comprobación de la base de datos, y a continuación nos aparecerá la siguiente ventana de presentación: Una vez que la aplicación se ha cargado por primera vez, hay que configurarla para un correcto funcionamiento, siguiendo este manual verá como configurar la aplicación a su gusto de una manera fácil y sencilla

145 MENÚ ARCHIVO En el interior del menú archivo aparecen siete apartados: Activar grúa: En este apartado es donde se tienen que activar las grúas para que aparezcan operativas en el ESTADO GRÚAS, esto también se puede hacer desde el mismo terminal que tiene el chófer mandando a la base el estado Inicio horario laboral. Al activar la grúa, esta aparecerá en el ESTADO GRÚAS como en la siguiente figura: Tiempos servicio: Esta opción estará disponible en breves actualizaciones, disculpen las molestias

146 Visualizar Datos VDA: Este apartado tiene la función de mostrar cuando y durante cuanto tiempo la TOMA DE FUERZA ha estado activada en cualquier grúa, para obtener el resultado deseado, antes se ha de introducir en la ventana que aparece al entrar a este apartado el número de grúa, y el intervalo de fechas. Una vez hecho esto, al pulsar Visualizar, aparecerá un listado describiendo en que momentos la toma de fuerza ha estado activada y desactivada. Datos surtidor: Para que esta opción este operativa, el cliente debe disponer de un surtidor con conexión serie (RS- 232), entonces mediante la conexión de ese surtidor a la aplicación GesFlota, puede obtener un listado con los datos referentes al surtidor

147 Mensajes: En este apartado es donde se van almacenando todos los mensajes, tanto enviados como recibidos por el controlador de la flota y chóferes. Modo desatendido: Esta opción estará disponible en breves actualizaciones, disculpen las molestias. Salir: Al hacer clic en esta opción se cierra la aplicación

148 MENÚ CONFIGURAR En el interior del menú configurar aparecen diez apartados: Empresas: Este apartado se utiliza para configurar la ruta o ubicación de las empresas del programa de gestión Gesgru en GesFlota, de manera que la aplicación GesFlota y Gesgru estén comunicados entre sí para poder visualizar servicios sin necesidad de ir al programa de gestión y tener que buscarlo, ya que mediante este sistema el servicio se abre automáticamente en Gesgru al hacer doble clic encima del expediente del servicio en GesFlota. Para introducir la ubicación de las empresas hay que hacer clic en el botón agregar y aparecerá la siguiente ventana donde se ha de especificar la ubicación de dichas empresas

149 Zonas: Mediante este apartado definimos las zonas de trabajo de nuestra flota, esto es necesario si queremos delimitar el trabajo de determinadas grúas a determinadas zonas. Grúas: Este es el apartado donde hay que crear las grúas que componen la flota, estableciendo el sistema de comunicación y localización de que dispone cada grúa. Nota: Esta opción es para uso exclusivo de los técnicos de IDX Informática S.L

150 Estados: El principio de esta aplicación es la de sustituir las comunicaciones orales por envió de datos concretos a los chóferes, por lo que hemos creado una serie de Estados predefinidos que creemos que son los suficientes para poder realizar el trabajo diario. Podemos configurar si queremos que cuando se produzca alguno de estos estados la aplicación nos avise acústicamente o no, para ello solo es necesario marcar la casilla avisar o no. Demoras: Podemos configurar el tiempo de demora. Al superarse ese tiempo la aplicación nos avisará acústicamente. También podemos establecer un tiempo de demora para algunas compañías en especial, de forma que la aplicación nos avisará de las demoras de los servicios de dichas compañías al superarse el tiempo que le establezcamos

151 Mensajes: Si queremos añadir mensajes predefinidos, en este apartado pulsando el botón añadir podemos escribir el texto del nuevo mensaje, de forma que el nuevo mensaje aparecerá siempre disponible para enviar sin necesidad de volverlo a escribir

152 Avisos SMS: En este apartado podemos configurar los mensajes SMS que se enviarán al asegurado. Podemos crear nuevos Avisos SMS o modificar los que ya se encuentran creados por defecto, ya sea cambiando el texto, activándolos o desactivándolos. Nota: Para disponer de este servicio de la aplicación, es necesario tener conectado al equipo donde se ejecute GesFlota, un modem con su correspondiente tarjeta SIM. Si dispone de dicho modem, este se configura en la aplicación y podrá enviar Avisos SMS tanto al Asegurado, como a los chóferes. Comunicaciones: Este es el apartado de configuración de las entradas y salidas de la aplicación GesFlota. Nota: Esta opción es para uso exclusivo de los técnicos de IDX Informática S.L

153 Chóferes: En esta ventana puede introducir los chóferes que componen su plantilla. Datos letrero: Aquí se pueden introducir los nombres de las compañías con las que trabaja, de esta forma, si sus grúas están equipadas con letreros luminosos, a través del equipo WorkAbout puede mostrar en el letrero el nombre de la compañía del servicio realizado

154 FUNCIONAMIENTO GESFLOTA Esta aplicación esta dividida en tres áreas diferenciadas: Estado Grúas: En esta tabla se muestran todas las grúas que actualmente están activadas (dadas de alta) en nuestra flota. Dentro de esta tabla se diferencian diversas columnas como: o o o o Último estado recibido: En este apartado se muestran las últimas comunicaciones que ha efectuado el chófer. Último evento recibido: Aquí se visualizan tanto los mensajes que se han enviado desde la base a las grúas, como los avisos de las grúas hacia la base. Hora y Tiempo: En estos dos apartados se muestra la hora en la que ha habido la última comunicación y el tiempo transcurrido desde ella. Estado: Se muestra una serie de colores para una rápida identificación del estado de la grúa, estos colores son: Color Verde Rojo Rosa Amarillo Estado Grúa Disponible Grúa Ocupada Falta poco tiempo para llegar Vehículo asegurado localizado -154-

155 Servicios Pendientes: En esta tabla se visualizan los servicios que se han introducido desde la aplicación de gestión Gesgru o desde la aplicación de recepción de servicios automáticos de las compañías ClientIDX y que están pendientes de realizar. Se visualiza en color verde el número de expediente de el servicio, pero cuando el tiempo supera el tiempo establecido de demora, el color pasa a rojo y se produce un sonido de aviso, para hacer desaparecer ese sonido hay que pulsar encima del color rojo. Si hace clic encima del expediente con el botón derecho del ratón, aparece un menú donde hay dos opciones que son: o Quitar el servicio: Puede darse el caso de que pasen un servicio y a los pocos minutos sea anulado, entonces este servicio debemos quitarlo de servicios pendientes. o Pasar a tareas programadas: Si se trata de un servicio que es para una hora determinada, hacemos clic en pasar a tareas programadas y se abrirá la siguiente ventana donde puede introducir la fecha y la hora previstas de realización del servicio, la aplicación automáticamente lo pasará a servicios pendientes media hora antes de la hora indicada

156 Servicios en Curso: Para asignar un servicio a una grúa, solo tiene que pinchar sobre la grúa que desee que realice el servicio y sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastrar la grúa hasta el expediente que desee asignar. La aplicación intentará conectar con la grúa, en el recuadro Ultimo evento recibido se visualizará el siguiente mensaje ENVIANDO SERVICIO, cuando el servicio ha sido enviado el expediente del apartado de servicios pendientes se pone de color azul hasta que el chofer pulse el código de aceptación, una vez aceptado el servicio pasa automáticamente a servicios en curso y tanto la grúa como el expediente se ponen de color rojo. Si por cualquier motivo debemos de reasignar el servicio a otra grúa o bien deshacer la selección solo debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el número de expediente y hacer clic sobre la opción marcada como Deshacer selección

157 Como se puede observar asignar servicios y tener el control de ellos es muy fácil con esta aplicación. Si hace doble clic tanto en estado Grúas, servicios pendientes y servicios en curso se abren las tablas ocupando toda la pantalla para una mejor visualización. Si hace doble clic sobre el expediente, este se visualizará en la pantalla de entrada servicios de la aplicación Gesgru. Cuando un chofer envía el código de finalización de servicio el color del expediente pasará a ser blanco, en ese momento si hacemos clic sobre él, nos muestra la pantalla de valoración del servicio, una vez cumplimentado desaparece del control de flota y la grúa queda disponible para realizar otro servicio

158 INTERFÍCIE GESFLOTA A continuación explicamos la función de los botones que forman la interfície visual de la aplicación GesFlota. o o o o Avisos: Este es un contador del número de grúas que están pidiendo cualquier tipo de información o incidencia. Demoras: Muestra el número de los servicios que llevan demora, bien sea en servicios pendientes de asignar o en los servicios ya asignados pero que no se ha llegado al vehículo. Servicios quitados: Cuando desde servicios pendientes se elimina un servicio, este pasa a esta otra parte donde realmente se puede dar de baja o recuperar por si se a eliminado por error. Tareas Programadas: Para ver los servicios que tenemos introducidos en tareas programadas. o Mensajes: Mediante este botón podemos enviar mensajes a los chóferes simultáneamente. A continuación se muestra la ventana mediante la cúal se pueden enviar mensajes a los chóferes

159 o En la parte superior se muestra el estado de las comunicaciones y del receptor de GPS. El numero de la grúa se muestra dentro de un cuadro, este cuadro puede tener dos colores, verde (existe comunicación con la grúa) y rojo significa que por cualquier motivo no hay cobertura de telefonía móvil. La G puede tener tres colores, rojo (no hay conexión entre el localizador y GesFlota), naranja hay conexión pero no hay recepción de satélites y verde indica que hay recepción de satélites. o SMS: Mediante esta botón podemos enviar mensajes SMS a teléfonos móviles, siempre que se disponga de un modem con tarjeta SIM conectado al equipo donde se ejecuta la aplicación GesFlota

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161 Para cualquier consulta póngase en contacto con nosotros en el teléfono

162 Manual TermIDX-PDA -162-

163 TermIDX-PDA TermWM6 es una aplicación hecha para PDA s (ordenador de mano) que dispongan del sistema operativo Windows Mobile, que permite tener localizados en todo momento a los chóferes, añadiendo otras funciones como cámara de fotos, teléfono y navegador según la versión de la PDA. INICIAR APLICACIÓN TERMIDX-PDA Para ejecutar la aplicación TermWM6, debe ir Inicio, situado arriba a la izquierda de la pantalla, hacer clic sobre el icono TermWM6 y se abrirá la aplicación. Una vez haya cargado el programa deberá esperar a que este se conecte con la central. Cuando esté conectado, el icono que se muestra más abajo pasará de rojo a verde y una vez conectado ya podrá enviar y recibir datos

164 CONFIGURAR APLICACIÓN TERMIDX-PDA En la ventana principal clique sobre el icono Herramientas y entre en la opción Configurar conexión. Deberá indicar el número de grúa, y el número de chofer. En la casilla IP Servidor deberá escribir la IP Pública del ordenador de la oficina. Para saber la IP entre en Internet en el equipo de la oficina, y entre a la página Una vez en la página entre en el apartado Cúal es mi IP? situado a la izquierda debajo de HERRAMIENTAS. Le aparecerá en grande en el centro de la ventana los números que deberá poner. En la casilla Puerto deberá poner el puerto de la grúa. Para saber que puerto corresponde a cada grúa deberá mirar en el programa Flotaidx (oficina) entrando en el menú Configurar Grúas. Busque el número de grúa que corresponde a su aparato, y mire el número de puerto que debe poner en la última columna Nº de equipo. Conexión: en la mayoría de los casos es Mi ISP, aunque puede variar según la compañía de telefonía de la tarjeta. Si hace otro tipo de servicios que no sean de grúa, por ejemplo de taxi, y prefiere que en la aplicación salga la palabra Taxi en lugar de Grúa, debe escribir Taxi donde pone Unidad que realiza el svc. El Puerto IMP. Indica el puerto COM por el cuál la aplicación envia datos a la impresora, se ha de introducir el mismo puerto que se ha configurado en la conexión Bluetooth del dispositivo con la Impresora de albaranes (por defecto suele ser el 6 o el 9). Puede también configurar la aplicación para el envío de fotografias de forma automática marcando la opción Permitir envío de fotos por internet. Para terminar haga clic en el icono Aceptar. Para que los cambios tengan efecto deberá salir de la aplicación, y entrar de nuevo

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166 MODIFICAR CHÓFER Para modificar el nº de chofer vaya a la opción Herramientas y haga clic en el icono Modificar chófer. Se le activará la casilla de chófer para que pueda modificar el número. Una vez modificado pulse la tecla Intro. EMPEZAR / FINALIZAR HORARIO JORNADA LABORAL Cada chofer cuando empiece la jornada laboral deberá activarse, y al finalizarla desactivarse. Para ello cuando el chófer comience la jornada de trabajo, deberá ir al icono Mensajes situado en la parte inferior derecha. Le aparecerán unos iconos en pantalla, deberá hacer clic en Inicio horario. Esto le activará en la oficina para que le puedan enviar servicios. Cuando finalice la jornada deberá ir al mismo sitio y hacer clic en Fin horario. Ahora solo deberá esperar a recibir algún servicio

167 RECEPCIONAR UN SERVICIO Cuando reciba un servicio le aparecerá el siguiente mensaje en pantalla SERVICIO RECIBIDO y le avisará con un ring. Haga clic en la pantalla, y a continuación le aparecerán todos los datos del servicio. Para informar a la oficina que va a iniciar el servicio deberá hacer clic sobre el botón Inicio situado arriba a la izquierda. Si su grúa dispone de Impresora puede imprimir el albarán haciendo clic en el icono Impresora. Para imprimir el ticket deberá tener el aparato en el soporte, y la luz de la impresora debe estar encendida fija

168 LOCALIZADO Para notificar a la oficina que ha llegado al sitio indicado, ha encontrado al vehículo, y al asegurado, deberá clicar el icono Localizado. Si no ha localizado el vehículo o el asegurado, tiene otras opciones haciendo clic en el icono Otros. Se muestran a continuación: CONFIRMAR UN DESTINO CONFIRMAR UN DESTINO Si un cliente le indica donde llevar el vehículo deberá informar a base haciendo clic en Otros, y clicando la opción Petición de transporte

169 FINALIZAR SERVICIO Una vez finalizado el servicio deberá hacer clic sobre Finalizado y se mostrarán varias opciones. Deberá escoger la que corresponda según se haya finalizado el servicio. Si escoge: Reparado in Situ: a continuación le pedirá la Avería del vehículo. Finalizado: deberá indicar donde ha dejado el vehículo, el nombre del taller (en caso de haberlo) y las observaciones que le indique la base (kms, incidencias, cobros, daños ) En el apartado ISO deberá poner Una vez finalizado el servicio le desaparecerá de la pantalla

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171 SERVICIOS PENDIENTES Mientras está realizando un servicio puede recibir otro. Le aparecerá el aviso de SERVICIO RECIBIDO igual que en el caso anterior. Para ver el segundo servicio haga clic en el botón Salir (cruz roja) de la ventana del servicio. Le preguntará si desea eliminar el servicio, haga clic en No. Una vez finalizado el servicio deberá hacer clic sobre Finalizado y se mostrarán varias opciones. Observará que en la línea Servicios pendientes le indica el número de servicios pendientes de realizar. Haciendo clic en el desplegable Servicio Nº observará los servicios, si clica encima de uno de ellos se le mostrará en pantalla

172 ENVIAR MENSAJE A BASE Sin ningún servicio en pantalla: Deberá hacer clic en el icono Mensaje situado en la parte inferior derecha y luego en Enviar mensaje. Una vez escrito haga clic en el icono Enviar. Mientras tiene un servicio en pantalla: Haga clic en el icono Otros y luego en Enviar mensaje. Para mostrar el teclado en pantalla deberá hacer clic en el icono del teclado que aparece en la parte inferior derecha. Este mismo icono aparece en otras ventanas con la misma funcion

173 RECIBIR MENSAJE DE BASE Cuando reciba un mensaje de base le aparecerá el siguiente mensaje en pantalla MENSAJE RECIBIDO, y le avisará con un ring. Haga clic en la pantalla, y a continuación le aparecerá el mensaje. Si lo desea puede responder desde la misma ventana. ENVIAR CÓDIGO En la oficina pueden definir una serie de códigos que hacen referencia a mensajes creados en Flota (para saber como crear códigos ver manual Flotaidx). Si no sabe los código solicite una lista a la oficina. Una vez tenga los códigos, estos se envían desde la misma ventana de Enviar mensajes, haciendo clic en el icono de la parte superior izquierda Enviar código

174 ENVIAR MENSAJE PREDEFINIDO Para crear mensajes predefinidos, vaya a la ventana principal, haga clic en el icono Herramientas y a continuación en Configurar mensajes. Escriba en cada línea el mensaje predefinido, y luego pulse la tecla Intro (incluso después de la última línea de mensaje). Para enviar un mensaje predefinido, cuando tenga un servicio en pantalla, deberá hacer clic en el icono Enviar Mensaje situado en la parte inferior. Le aparecerá un ventana con todos los mensajes que ha definido. Para mandar uno haga clic en él. Para enviar un mensaje predefinido cuando no haya ningún servicio en pantalla, vaya a la ventana principal, y haga clic al icono Mensaje situado en la parte inferior derecha. Y a continuación haga clic en Enviar Predefinido

175 ENVIAR SERVICIO DESDE GRÚA Desde la grúa puede introducir servicios y mandarlos a base. Para ello deberá ir al icono Mensajes de la ventana principal situado en la parte inferior derecha, y hacer clic en Svc. desde grúa. Deberá rellenar los datos que le faciliten del servicio. En Compañía deberá seleccionar la compañía del servicio (Ej.: PELAYO). En Empresa, la empresa de grúas (Ej.: 2007-GRUAS IDX). Una vez introducidos los datos haga clic en el icono Aceptar, y a los pocos segundos recibirá el servicio en pantalla para iniciarlo. Este servicio ya quedará registrado en la oficina. Las casillas de Compañía y Empresa aparecerán vacías, a continuación se explica como añadir registros

176 Introducir compañías: Deberá ir al icono Herramientas situado en la parte inferior izquierda de la ventana principal. A continuación haga clic en Configurar Clientes. Añada las compañías con el mismo código que utiliza el Gesgru. Después de la compañía siempre un guión, y a continuación el nombre de la Compañía. Después de introducir la última compañía pulse la tecla Intro. Introducir Empresas: Deberá ir al icono Herramientas situado en la parte inferior izquierda de la ventana principal. A continuación haga clic en Configurar Empresas. Añada las empresas que están creadas en Gesgru. Después de la empresa siempre un guión, y a continuación el nombre de la Empresa. Después de introducir la última compañía pulse la tecla Intro

177 MODIFICAR CABECERA / PIE DE ALBARÁN Esta opción es valida para las grúas que tengan instalada la Impresora de albaranes. Una vez introducidas las empresas, observará en la misma pantalla en la parte inferior derecha el icono Configurar Albarán, haga clic. En Compañía seleccione la compañía, y arriba escriba la Cabecera que quiere que aparezca en el albarán. Luego haga clic en la pestaña Pie alb. y escriba el pie del albarán. Cuando finalice haga clic en el icono Aceptar y guarde los cambios

178 ENVÍO DE FOTOS Y FIRMAS A través de la aplicación puede enviar fotos y firmas de los servicios realizados mediante Internet de forma automática. Para que esto sea posible hay que ir al icono de configuración, y configurar conexión. Una vez dentro, hay que marcar la opción Permitir envío de fotos por internet, y podemos seleccionar tres tipos de envío que son: Automáticamente al finalizar el servicio: Los archivos se enviarán automáticamente al finalziar el servicio. Enviar a partir de las...: Cuando llegue la hora indicada los archivos se enviarán automáticamente. Enviar manualmente: Mediante esta opción se pueden enviar los archivos en cualquier momento, hacioendo clic en el icono Enviar fotos y firmas

179 CONFIGURACIÓN DE GRÚAS Cuando el mismo chófer lleva diferentes grúas, y acaba un servicio con una grúa y se monta en otra para realizar otro servicio, lo que tiene que hacer el chófer es enviar Fin horario laboral, y darle al icono de cambiar grúa y una vez hecho el cambio de grúa, tiene que enviar inicio horario laboral, de forma que aparecerá en la flota el mismo chófer pero con otra grúa, y ya se le podrán asignar servicios nuevamente. (Para poder hacer el cambio de grúa antes se han de configurar las gruas introduciendo el número de grúa-número de puerto y pulsar la tecla Intro para que se guarden los cambios)

180 ACEPTACIÓN DE SERVICIO RECIBIDO MEDIANTE CLIENTIDX Para poder aceptar servicios enviados por las compañías al ClientIDX desde la aplicación TermIDX-PDA, lo que hay que hacer es ir a configurar conexión, y en Nº de puerto seleccionar el puerto 9990, de esta manera la PDA estará conectada a la aplicación ClientIDX de modo que cuando llegue un servicio al ClientIDX, este servicio podrá ser aceptado desde el TermIDX-PDA tal y como se muestra en el siguiente ejemplo. Esta es la ventana que aparecerá cuando recibamos un servicio del ClientIDX en la aplicación TermIDX-PDA, la aplicación se comportará de la misma manera en que se comporta cuando le mandan un servicio desde Flota emitiendo los mismos sonidos

181 Al pinchar en la primera pantalla de servicio recibido aparece la siguiente ventana con los datos del servicio, y dos opciones que son para aceptar (verde) o rechazar (rojo). Al aceptarlo mediante el botón verde, aparece la siguiente ventana para introducir el tiempo que va a tardar en llegar la grúa asignada a ese servicio. Una vez introducido el tiempo aproximado, pinchar en el botón verde y automáticamente se acepta el servicio

182 Para cualquier consulta póngase en contacto con nosotros en el teléfono

183 Manual MapIDXweb -183-

184 MapIDXweb MapIDXweb es una aplicación que permite visualizar en tiempo real toda la flota y puntos de actuación. INTRODUCCIÓN MapIDXweb (ubicación de flota y puntos de asistencia). Sus características principales son: Posicionamiento en tiempo real: Visualización en tiempo real de su flota en GPS. Puntos de Asistencia: Visualización de los vehículos a asistir. Cartografía Google Maps: Cartografía siempre actualizada con Google Maps. Historial de recorridos: Muestra el trazado del recorrido realizado por su flota. Estado del vehículo: información detallada de la grúa (libre/ocupado, velocidad, posición, sentido de la marcha, etc) -184-

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186 BUSCAR Mediante la opción buscar podemos obtener tres resultados distintos, que son los vehículos que componen nuestra flota, una dirección o una ruta. Al buscar un vehículo podemos activar la opción Activar seguimiento, lo que mostrará siempre ese vehículo en pantalla

187 RECORRIDO Este apartado es el que nos permite ver los itinerarios que nuestra flota a realizado. Para poder ver dichos recorridos, es necesario introducir el número del vehículo, la fecha en la que se realizó el recorrido, y las horas de inicio y fin. Una vez introducidos esos datos, si queremos sacar por impresora el recorrido, hay que hacer clic en Imprimir Ruta, mientras que si solo queremos verlo por pantalla, hay que clicar en Trazar, y una vez cargado el recorrido pulsamos Play y veremos el recorrido que ha hecho el vehículo por pantalla

188 CONFIGURACIÓN Aquí es donde hay que introducir la ruta donde se encuentra la aplicación FlotaIDX, y también podemos activar / desactivar los filtros Ver sólo con GPS y Ver sólo Activas. LEYENDA Nos muestra si el vehículo en ese momento dispone de coordenadas GPS actuales, si se muestra en color, es que si que dispone de señal GPS, mientras que si se ve en gris, es que en ese momento no dispone de señal GPS