Procedimiento de Solicitud y Control de Cambios a los Sistemas Informáticos Institucionales.

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1 Página 1 de 7 1. Propósito. Proveer los mecanismos necesarios para la solicitud de cambios y control de versiones a la funcionalidad de los sistemas informáticos institucionales. 2. Alcance. Aplica a los siguientes SII (SIP, NOMINARE, TUTORIAS, EVALUACIONES DOCENTES, CELE, INTRANET INFORMÁTICA, SERVICIO SOCIAL, SAIES, ACTIVOS FIJOS, PROMAC, JUNTA DIRECTIVA, SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD, POSGRADO. Los cuales son utilizados como herramienta de trabajo por el personal administrativo y académico de la institución. Aplica para el jefe de sección del Modulo WEB, jefe de sección del Modulo Financiero, jefe de sección del Módulo de Ingresos Propios, jefe de sección del Módulo de Recursos Humanos, jefe de sección del Módulo Escolar, jefe de departamento de Desarrollo de Sistemas. 3. Políticas de Operación. 3.1 Solamente se recibirán solicitudes de cambios a la funcionalidad de los SII que provengan de los o usuarios autorizados a través de la Intranet Informática o por oficio siempre y cuando también se realice la solicitud por la Intranet Informática. 3.2 La solicitud debe de contener de manera clara el objetivo, alcance y funciones que debe de desarrollar el cambio del sistema solicitado. 3.3 Se atenderá una solicitud de cambio a la funcionalidad de los SII en la Intranet Informática a más tardar durante el siguiente día hábil a la recepción de la solicitud, como resultado de la atención, y dependiendo de la complejidad (cambio menor o mayor) del cambio solicitado a juicio del programador asignado, se determinará el tiempo de solución Si el cambio solicitado es menor, el tiempo estimado de solución será dado de manera inmediata o a más tardar durante el siguiente día hábil Si el cambio solicitado es mayor, el tiempo estimado de solución requerirá de análisis en coordinación con el Jefe de departamento de sistemas para determinar el tiempo estimado de solución y garantizar que no se presenten fallos en producción. Nombre y puesto Firma CONTROL DE EMISIÓN: Elaboró: Revisó: Autorizó: Lic. Mayra E. Pacheco Soto. Jefe de Sección de Calidad y Servicios de Computo. Ing. José Álvaro Franco Inzunza Director de Informática. Dr. Sergio Alvarado Altamirano. Representante de la Dirección.

2 Página 2 de El seguimiento de la atención y solución de una solicitud de cambio a la funcionalidad de un SII, se dará a través de la Intranet Informática por lo que el Desarrollador, o usuario autorizado tendrán que revisar constantemente este medio para saber los avances de las mismas. 3.5 No procederá una solicitud de cambios a la funcionalidad de los SII cuando no cumpla con lo dispuesto en las políticas de operación del procedimiento o cuando el desarrollador lo determine según los datos proporcionados por el usuario, es decir, cuando no sea factible respecto al recurso humano, tiempo y materiales. 3.6 Es responsabilidad del Desarrollador realizar pruebas de programación, modelado de las bases de datos, pruebas internas y ajustes al sistema en ambiente de desarrollo. Así mismo pruebas con el área usuaria en las oficinas centrales antes de la liberación del cambio. 3.7 Una vez resuelta la solicitud del cambio a la funcionalidad del SII, se notifica al y usuarios autorizados la solución de la misma y a su vez se le solicita la aprobación de liberación del cambio solicitado en ambiente de prueba a través de la Intranet Informática. 3.8 El o usuario autorizado será el encargado de evaluar el desempeño del sistema en cada cambio solicitado a través de la encuesta de satisfacción al cliente y así mismo, de reportar cualquier fallo posterior a la liberación del cambio. 3.9 Es responsabilidad del y/o usuario autorizado cualquier fallo presentado en producción cuando se soliciten cambios a la funcionalidad de los SII de forma urgente, y no respeten los tiempos establecidos de acuerdo a la política Como parte de las actividades posteriores a la entrega el JD o Desarrollador deberá de comunicarse vía telefónica, o cualquier medio de comunicación, con los o usuario autorizado, para corroborar si el servicio o producto brindado ha cumplido con las especificaciones registradas en la solicitud de cambio La participación de los Jefes de área de informática en Unidades consiste en coadyuvar con el o Usuario autorizado y el, en la instalación de paquetes o aplicaciones necesarias para el funcionamiento de los SII, y de diagnosticar si una falla que se observe en las unidades de los usuarios del sistema, se debe o no al sistema mismo, y de ser una falla del sistema, realizar una nueva solicitud de acuerdo a las políticas 3.1, 3.2 y Los respaldos de la base de datos de los sistemas se harán de lunes a sábado de manera electrónica y dependiendo el tamaño de estos archivos se pasarán a un dispositivo externo para su almacenamiento físico, mismos que quedaran resguardados en la Dirección de informática por el Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas El informa semestralmente al RP el desempeño del procedimiento para que este evalúe y a su vez informe el desempeño del mismo a la Alta Dirección.

3 Página 3 de El producto que no es conforme con los requisitos se identifica y se controla de la siguiente manera: No. Producto no conforme Controles Acciones a tomar 1 2 Cuando una solicitud de cambio a la funcionalidad de los SII en la Intranet Informática se atienda en un plazo mayor a 1 día hábil. Cuando a una solicitud de cambio a la funcionalidad de los SII no se le de seguimiento a través de la Intranet Informática habiendo un oficio. Intranet Informática, Bitácora de producto no conforme Identificar las causas del incumplimiento y atender la solicitud. Responsabilidad Jefe de departamento de Desarrollo de Sistemas Autoridad Director de Informática. 4. Diagrama de Flujo. Desarrolladores o Usuario Autorizado

4 Página 4 de 7 5. Desarrollo. Secuencia de etapas 1. Realiza la solicitud de cambio a un SII. 2. Recibe una solicitud de cambio a un SII. 3. Se verifica que tipo de solicitud se recibió. 4. Se procesa la solicitud de cambio a un SII. 5. Autoriza el cambio presentado. 6. Notifica terminación de la solicitud. 7. Liberación del cambio en la Intranet Informática. 8. Evalúa la atención y desempeño de la solicitud realizada. Actividad 1.1 Solicita un cambio a la funcionalidad a los SII según la política Pol Recibe la solicitud la cual debe de atender lo dispuesto en la pol y Si cumple. Pasa a la etapa Si no cumple en cuanto a la política: a) 3.2, Se le envía un correo al usuario para que realice la solicitud nuevamente de acuerdo a las políticas del procedimiento. b) 3.3, Se registra el incumplimiento en la tabla de producto no conforme, se elabora el plan de acción y análisis de causa en los términos y plazos que especifica el procedimiento. 3.1 Si es un cambio menor. Se le asigna un status para la solución de la solicitud, no mayor al siguiente día hábil. Pasa a la etapa Si no, es un cambio mayor Se determina el tiempo de análisis de los requerimientos del cambio de un SII Se le asigna un status para la solución de la solicitud. Pasa a la etapa Se procesa la programación correspondiente para atender el cambio solicitado. 4.2 Se presenta propuesta del cambio en ambiente de prueba. 4.3 Se verifica: La propuesta cumple con lo indicado en la solicitud, Si, pasa a la etapa No, Se procesa el cambio nuevamente. Etapa Autoriza por medio de la intranet que el cambio presentado en ambiente de prueba cumple con todo lo especificado dentro de la solicitud. 6.1 Se notifica vía intranet la solución/terminación de la solicitud de cambio hecha. Etapa Libera el cambio a la funcionalidad de los SII solicitado y evalúa la atención recibida por parte del área de Informática. FIN 8.1 Elabora vía electrónica una encuesta de satisfacción al cliente después de cada solicitud terminada. Responsable Desarrollador Desarrollador8. Desarrollador Desarrollador 9. Se lleva seguimiento y medición del procedimiento. 9.1 Se realiza el seguimiento y la medición de los resultados obtenidos del procedimiento según marca las políticas del mismo.

5 Página 5 de 7 6. Responsabilidad y autoridad. 6.1 Director de Informática Responsabilidad Verificar el cumplimiento y mantenimiento de este procedimiento. Evaluar el desempeño de proceso, llevar a cabo acciones de mejora informar por escrito al Representante de la dirección. Participar en las reuniones del Sistema de Gestión de Calidad. Llevar el control de acciones correctivas y preventivas. Evaluar permanentemente la satisfacción del cliente para proponer mejoras. Determinar los métodos para el análisis de datos y el alcance de su utilización Autoridad Proponer ante el Comité de Calidad Cambios o adecuaciones al procedimiento Jefe del departamento de desarrollo Responsabilidad. Cumplir con lo dispuesto en este procedimiento. Realizar análisis de requerimientos en conjunto con el desarrollador cuando se solicite un cambio mayor y creación de un nuevo SII. Registrar, controlar y dar seguimiento al PNC hasta su término. Informar semestralmente sobre el desempeño del procedimiento Autoridad. Plantear propuestas de mejora al procedimiento. Mantener los registros. 6.3 Desarrolladores Responsabilidad. Cumplir con lo dispuesto en este procedimiento. Dar seguimiento a las solicitudes de cambio hechas en la Intranet Informática hasta su solución. Elaborar plan de acción y análisis de causa de los PNC que se presenten. Capacitar al personal que lo requiera sobre el contenido y funcionamiento del Procedimiento de Solicitud y control de cambios a los SII Autoridad. Planear propuestas de mejora al procedimiento. 6.4 Jefe de Área de Informática en las Unidades Responsabilidad. Las que refiere la política 3.11 del procedimiento.

6 Página 6 de Autoridad. Planear propuestas de mejora al procedimiento. 7. Registros: Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de ret. y disposición Intranet Informática de Reporte Semestral de Proceso Archivo local del departamento de desarrollo. Almacenamiento Magnético Archivo electrónico. Respaldo electrónico. Respaldo electrónico. Por medio de restauración de medio electrónico. Por medio de restauración de medio magnético. Anual Anual 8. Control de Documentos de origen externo. Nombre y/o identificación del documento. n/a Responsable de control y distribución Personal con acceso al documento 9. Definiciones. 9.1 SII. Sistema (s) Informático Institucional. 9.2 SIP: Sistema de Ingresos Propios. 9.3 NOMINARE: Sistema de Nómina. 9.4 CELE: Centro de Estudios de Lenguas Extranjeras. 9.5 INTRANET INFORMÁTICA: Software desarrollado para usarse dentro de la red interna de la institución, basado en un ambiente Web. 9.6 PROMAC: Proyecto de modernización académica. 9.7 Cambio menor: Cambio en la funcionalidad de un sistema que no requiera de análisis detallado y se pueda determinar el tiempo de respuesta de manera inmediata. 9.8 Cambio mayor: Cambio en la funcionalidad de un sistema que requiera de análisis detallado del desarrollador y no se pueda determinar el tiempo de respuesta de manera inmediata. 9.9 : Responsable de Sistema Usuario: Personal administrativo, docentes y alumnos que operan los Sistemas Informáticos Institucionales Usuario autorizado: Usuario autorizado por el para gestionar cambios a la funcionalidad de los SII.

7 Página 7 de Control de Cambios. No. de Ver. autorización Fecha de: implementación Descripción de cambios en el documento 07 1 de junio del de abril del de septiembre del de mayo del 2013 Este procedimiento es el resultado de la fusión de los procedimientos de control de cambios a los (SII ST-PR-1) versión 5 y procedimiento solicitud de cambios a la funcionalidad de los SII (ST-PR-2) versión 6, ya que después de un análisis de los mismo se detecto que no era funcionales de acuerdo a las funciones y actividades que se realizaban en el departamento de Desarrollo de Sistemas. Se modificó el alcance del procedimiento, política 3.12 y definiciones (se eliminó la de POA). 11. Referencias Norma ISO 9001 vigente Manual de la Calidad (SGC-MC-01) Procedimiento de Control de Documentos (EG-PR-01) Intranet informática Reporte Semestral del proceso del RP Encuesta de satisfacción al cliente.

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