CÓMO OPTIMIZAR SU NEGOCIO DE SEGUIMIENTO DE FLOTAS. A RacoWireless ebook Powering Your Success

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1 CÓMO OPTIMIZAR SU NEGOCIO DE SEGUIMIENTO DE FLOTAS A RacoWireless ebook Powering Your Success

2 Tabla de Contenidos Haga un plan 4 Clientes: Nuevos y renovados 9 Implementaciones excepcionales 14 Empleados 19 Márgenes amplios 21 Tecnología 24 Conclusión 28

3 Cada vez hay más oportunidades para el mercado de flotas telemáticas. Se estima que actualmente, sólo el 20% del mercado de flotas de América del Norte tiene algún tipo de solución telemática, pero durante los próximos cuatro años, se calcula que el número de unidades de flotas telemáticas se doblará. Globalmente, se prevé que el mercado se desarrollará hasta casi $27 billones para el 2018.* Está su negocio preparado para subirse a la ola y hacerse con una parte de este crecimiento? A medida que la telemática de flotas se convierte en una necesidad para las flotas modernas para poder ser eficientes y competitivas, la industria telemática ha crecido de forma competitiva y fragmentada con empresas que intentan cubrir esa necesidad. Con una estrategia bien estructurada, hay potencial para hacerse con una cuota de mercado en este sector lucrativo basado en suscripciones. Para tener éxito, su negocio de seguimiento de flotas debe establecer una ventaja competitiva justificable, ejecutar un modelo operativo optimizado que le permita maximizar el crecimiento de forma eficiente y desplegar una tecnología exitosa para conseguir sus objetivos. Tanto si está empezando un nuevo negocio desde cero o desea aumentar el crecimiento de un negocio existente, este libro electrónico le proporcionará algunos elementos sólidos para optimizar su negocio de seguimiento de flotas y tener éxito. 3

4 HAGA UN PLAN Antes de empezar a conquistar el mundo del seguimiento de flotas, le será de utilidad dedicar tiempo a hacer un plan de negocio básico a fin de establecer el foco y la posición de su empresa para el éxito. Su plan debe abordar varios asuntos clave: Mercado objetivo Quién es su cliente objetivo? Muchos propietarios de empresas caen en la trampa de creer que sus productos son para todo el mundo, y que deben proveer servicios de seguimiento de flotas a todos los clientes potenciales o a cualquier empresa que tenga un vehículo. Sin embargo, en muchas ocasiones este enfoque tan amplio hace que los recursos de las pequeñas empresas abarquen demasiado sin llegar a hacerse jamás con una gran parte de un segmento de mercado determinado. Escoja un área en la que tenga experiencia o un nicho que no esté atendido y céntrese en ese grupo de clientes. Por ejemplo, podría decidir enfocarse en grandes flotas, que han demostrado tener unas tasas de adopción mayores y un potencial más grande de contratos con ciclos de 4

5 A la hora de definir su ventaja competitiva, usted debe considerar cuáles bienes, habilidades o conocimientos son exclusivos de su empresa. venta más largos. Otra alternativa sería dirigirse a flotas más pequeñas, de las que se calcula que el 80% de ellas aún no han adoptado una solución, conformando un número mayor de clientes potenciales con contratos más pequeños y ciclos de venta más cortos. Cualquiera de los dos enfoques tiene dificultades y oportunidades únicas. Ventaja competitiva Una vez que haya determinado quién es su cliente, qué hará mejor su empresa que sus competidores y qué le permitirá sobresalir? Debe considerar qué activos, capacidades o conocimiento son únicos en su empresa. En este análisis, también deberá determinar las áreas en las que no tenga fortalezas y buscar alianzas estratégicas. Como empresa de seguimiento de flotas, podría ofrecer ventajas como: Ventaja de ser propietario Los propietarios tienen más flexibilidad en cuanto al precio y a los términos del contrato que la mayoría de vendedores de compañías más grandes con las que competirá. Además ofrecerá sus servicios 5

6 a propietarios de empresas y a gestores de flotas, quienes sin duda preferirán trabajar con alguien que tenga poder de decisión. Socio tecnológico con experiencia Al aliarse con un socio que tenga una tecnología excelente como RacoWireless y Position Logic, estará en posición de ofrecer el software de seguimiento por GPS y la conectividad en red líder del sector, así como también contará con la experiencia técnica y el soporte necesario para dotar de una estructura tecnológica a su empresa. Foco en ventas / servicio Al aprovechar una alianza tecnológica, podrá utilizar el tiempo que hubiera dedicado al desarrollo y a la solución de problemas, a la atención al cliente y al soporte para garantizar el éxito de sus clientes. Adicionalmente, una empresa pequeña es capaz de tener más interacción personal con prospectos y clientes locales que sus competidores más grandes no podrán igualar. Gastos generales bajos Otra ventaja de estar en el negocio de vender servicios de 6

7 seguimiento a flotas apoyándose en una plataforma tecnológica externalizada es que sus gastos generales serán mucho menores que los de sus competidores. Sin tener que mantener una infraestructura tecnológica y sin gastos de empleados y oficinas, podrá ser más competitivo en cuanto al precio o ajustando sus márgenes. Posicionamiento Qué ofrecerá su empresa a sus clientes que les resulte de valor? A primera vista, la respuesta a esta pregunta puede ser muy simple, pero la habilidad de expresar claramente una propuesta de valor sólida es crucial para ayudar a ganar clientes y a mantenerlos. Un posicionamiento sólido puede cambiar la percepción que los propietarios de flotas tienen sobre un producto, pasando de ser opcional a percibirlo como esencial. Crear una propuesta de valor incluye: Una visión concreta de cuál es su producto o servicio las características o elementos clave que lo hacen especial. 7

8 Contestar a la pregunta de qué problema resolverá. En el mundo del seguimiento de flotas, esto podría ser equivalente a dar visibilidad de la gestión de una gran red de activos. Demostrar por qué su producto o servicio resuelve el problema de forma efectiva y rentable, el ahorro que le supone a sus clientes o de qué forma le facilita la gestión de sus empresas o la hace más efectiva. También debe considerar cómo posicionará el producto en el mercado, si será un proveedor lowcost o si ofrecerá productos con precio alto. Cómo expresará este valor a sus clientes. Esto estructurará su estrategia de ventas y de marketing, así como el mensaje que desea transmitir sobre su empresa. No importa lo detallado o completo que sea su plan al empezar el negocio, la realidad del mercado y las variables de los empleados, clientes y socios inevitablemente harán que lo modifique a medida que avance. Sin embargo, contar con un plan es tener un punto de inicio y una hoja de ruta que le preparará para tomar mejores decisiones a lo largo del camino y le guiará durante los inicios del crecimiento y la optimización. SIGUIENTE: Aprenda a conseguir y mantener clientes. 8

9 CLIENTES: NUEVOS Y RENOVADOS Una vez que su negocio de seguimiento de flotas esté funcionando, necesitará enfocarse en obtener y mantener clientes, a la vez que mantener la eficiencia operativa y tecnológica a fin de que su negocio crezca con éxito. Clientes nuevos Debido a que se ha tomado el tiempo de articular un servicio o producto y una proposición de valor, la formulación de su argumentación de ventas resultará mucho más fácil. Las conversaciones eficientes de ventas se deberán centrar en demostrarle al operador de flotas cómo su solución le resolverá sus problemas y mejorarán su resultado final. Desarrolle un argumento de ventas que ilustre de forma clara el ROI (retorno de la inversión) de sus clientes potenciales. En otras palabras, ayúdeles a entender cómo la utilización de su producto o servicio le ayudará a generar mayores ingresos o a reducir sus costos, incluyendo los gastos de comprar el producto que les ofrece. 9

10 La oportunidad de ahorro será obvia para la mayoría de gestores de flota que lo comprendan. No obstante, algunos necesitarán ayuda para adentrarse en los números, calculando los galones de combustible que podrán ahorrar mensualmente, los ahorros provenientes de una reducción en las primas de los seguros, así como las oportunidades adicionales de ingresos que se generarán a partir de la disponibilidad de los técnicos para poder completar más trabajos al día. Dependiendo del tamaño y de la actividad de la flota, estos ahorros podrían alcanzar fácilmente los miles o decenas de miles al mes. Una vez que pueda articular claramente su propuesta de valor y demostrar un ROI sólido, deberá empezar a acortar su ciclo de venta y a captar más clientes de forma más rápida. Retención de clientes En un negocio basado en suscripciones, la captación de clientes es sólo la mitad de la batalla. El éxito verdadero se encuentra en el desarrollo y la retención de una gran base de datos de clientes. Afortunadamente, aquellos 10

11 En un negocio de suscripción, el verdadero éxito se encuentra en la retención de una gran base renovable de clientes. que utilicen un sistema de RacoWireless podrán mostrarle al cliente los beneficios del sistema cuando llegue el momento de la renovación, porque habrán recogido datos de un año o quizás más que podrán aprovechar. A continuación explicamos algunas ideas de cómo puede facilitarle a sus clientes la decisión de renovar: Configure a sus clientes para el éxito. Incluso al conseguir nuevos clientes, debe tener siempre en cuenta las renovaciones. Tómese el tiempo necesario con los nuevos clientes para asegurarse de que todo esté funcionando de la manera que el cliente espera, así como con su personal para asegurarse de que utilicen el software de forma efectiva. Recuerde que el éxito de sus clientes significa el éxito de su propia empresa. Adelántese. Desarrolle un sistema que necesite un seguimiento frecuente y consistente de sus clientes para poder proporcionar un servicio al cliente excepcional. Durante estas visitas, ofrezca sugerencias o consejos sobre las diferentes formas en que sus clientes pueden aprovechar 11

12 mejor el software para reducir el consumo de combustible o los costos de mantenimiento. Además, también puede llevar a cabo webinars o sesiones de capacitación presenciales. Todos estos puntos de contacto personal a lo largo del año ayudarán a que el cliente recuerda el valor de la solución de seguimiento de flotas que les vendió, así como por qué lo escogió a usted. Los números no mienten. La forma más eficiente de vender renovaciones del software de seguimiento por GPS es mostrando datos, la cantidad de dinero ahorrado en combustible y en costos de mantenimiento, la mejora de la eficiencia a partir de unas rutas óptimas y el dinero ahorrado en costos de mano de obra. Si tiene un cliente que haya estado utilizando el sistema a lo largo del año, debería haber suficientes datos y pruebas empíricas que prueben que sería más caro para ellos dejar que el contrato venza en lugar de renovarlo. Ofrezca condiciones flexibles. Si sus clientes dudan sobre renovar o no sus contratos, no 12

13 entre en pánico. Si no desean comprometerse a un nuevo plazo de uno o dos años, podría ofrecer un pago mensual o quizás ofrecer descuentos por suscripciones adicionales. También podría ofrecer nuevas condiciones de servicios de seguimiento a vehículos adicionales durante el año por una pequeña cantidad adicional. SIGUIENTE: Ha cerrado el negocio. Ahora comienza el verdadero trabajo. 13

14 IMPLEMENT- ACIONES EXCEPCIONALES En su negocio de seguimiento de flotas, su trabajo no se acaba con la firma del contrato por parte del gestor de flotas o del propietario. Su nuevo cliente contará con su empresa para ayudarle a instalar el hardware de GPS, a capacitar a su personal para interpretar los datos del GPS y a maximizar el ROI de su nueva inversión tecnológica, así como también necesitarán un soporte continuo. Todo esto deberá indicarse en su plan de implementación. Algunas formas de garantizar una implementación exitosa son: Escriba el plan de implementación Entregue a sus clientes un plan por escrito que clarifique los objetivos, los tiempos y los hitos de la implementación completa. Este plan será diferente para cada cliente, pero deberá incluir unos tiempos, procesos y protocolos de soporte básicos que serán similares para todos los clientes. Al identificar los objetivos que el cliente quiere alcanzar (como por ejemplo menos tiempo de inactividad, menos consumo de combustibles, menos tiempo muerto en los horarios, etc.), se puede personalizar el plan apropiadamente. 14

15 A fin de motivar a los empleados del cliente para ayudar a conseguir dichos objetivos, el cliente deberá ofrecer algún tipo de compensación o incentivo para que todos puedan compartir los beneficios de los ahorros en costos y de la mejora de la eficiencia. Otra parte del plan de implementación debe mostrar cómo se comparte y cómo se utiliza los datos del GPS en la organización. Para alcanzar los objetivos como reducción del tiempo de inactividad, los conductores deben tener visibilidad de su rendimiento comparado con el de sus colegas. Hacer que los conductores adopten el seguimiento flotas es fundamental en la paga de inversión fuera de su cliente. Mostrarles a los conductores sus beneficios es sólo algo que puede hacer para que esto suceda. Implique a los empleados Conseguir que los conductores acepten el seguimiento por GPS como herramienta crítica en la gestión de sus flotas es un componente importante para que la inversión dé el resultado deseado. Esto significa que debe hacer todo lo que esté a su alcance para que su cliente haga que toda la empresa participe en la implementación del GPS. Para que los conductores acepten y aprovechen el 15

16 seguimiento de flotas, tienen que ver qué ventajas tiene para ellos. Para algunos, podría significar conducir menos tiempo, especialmente teniendo en cuenta que la programación de horarios será más eficiente, así como las rutas entre los servicios. Pueden pasar menos tiempo al volante y más tiempo prestando servicio a clientes. Esto es especialmente valioso para los empleados cuya compensación dependa de las ventas o de los objetivos de servicio al cliente. Tendrán más oportunidades para vender y para ayudar a los clientes si no pasan tanto tiempo al volante. Asegúrese de que sus clientes se encuentren cómodos abordando cualquier pregunta sobre la seguridad que sus empleados pudieran hacer en relación al seguimiento por GPS. Su cliente debe asegurarles a sus empleados que la adopción del sistema no es por una falta de confianza (que por cierto, es una mala razón para implementar el GPS) ni se hace con la intención de espiar su conducta, sino como una forma efectiva de mejorar la eficiencia y efectividad de la empresa, haciéndola más próspera beneficiando tanto a los empleados como a los propietarios por igual. 16

17 Capacite a los empleados para utilizar el sistema Una vez se consiga la aceptación de los empleados del cliente y se presente un plan de implementación por escrito, es momento de capacitar a todos los participantes clave en el uso del sistema de seguimiento de GPS para que pueda ser implementado con éxito. Aunque el sistema es fácil de usar e intuitivo, se debe entrenar a los empleados para utilizar las funcionalidades del software que sean más relevantes para ellos a fin de conseguir sus objetivos y de llevar a cabo las responsabilidades descritas en el plan de implementación. Por ejemplo, los dispatchers deben estar especialmente familiarizados con las funcionalidades de la programación de rutas y horarios para que puedan resolver rápidamente las cuestiones de programación. Los conductores deben familiarizarse con las funcionalidades de los mapas para que puedan ir de un servicio a otro utilizando la ruta más eficiente. También deberían estar familiarizados con las características de seguimiento del tiempo para 17

18 ofrecer una facturación precisa a sus clientes y hacer un buen uso del tiempo a lo largo del día. Durante el entrenamiento, se debe recordar continuamente a los empleados sobre las formas en las que el sistema hará que sus respectivos trabajos sean más efectivos. SIGUIENTE: Aprenda cómo escalar su equipo a medida que crece su negocio. 18

19 EMPLEADOS A medida que gane experiencia obteniendo nuevos clientes y tenga éxito consiguiendo renovaciones de los contratos, su empresa empezará a crecer y su base de clientes aumentará. Es crítico que cuente con la infraestructura interna de capital humano para ofrecer soporte a sus clientes. Eso quiere decir tener el número adecuado de empleados e inculcarles un sentido de cultura empresarial y de compromiso. Aunque las empresas de rápido crecimiento necesitarán contratar personal rápidamente, debe considerar todos los costos asociados a ello: los costos de salarios, beneficios, tiempo invertido en entrenamientos y los temas administrativos son altos, pudiendo resultar muy pesados para una empresa que esté empezando. No obstante, se debe sopesar el costo de contratar nuevos empleados con la posibilidad de tener clientes insatisfechos, que sería más difícil de resolver. Antes de contratar nuevos empleados, piense en las tareas que se podrían externalizar. Por ejemplo, en lugar de contratar un empleado para crear y 19

20 gestionar su página web y para realizar tareas de marketing online, contrate un consultor de marketing de web para lanzar su presencia online. O también podría asociarse con empresas locales para realizar las instalaciones de hardware. Puede ocuparse del trabajo administrativo, facturaciones recurrentes e incluso con ventas y marketing hasta el día en que ofrecer un eficiente servicio a sus clientes se convierta en su única ocupación y no pueda seguir haciéndolo todo usted solo. Tanto si contrata nuevo personal como si cuenta con un personal mínimo, asegúrese de que todos en su organización estén bien entrenados y entiendan la importancia de su rol en el éxito de la empresa. SIGUIENTE: Aproveche al máximo sus márgenes 20

21 MÁRGENES AMPLIOS Entender los márgenes y todos los elementos a utilizar que puedan aumentar el beneficio es crítico para optimizar su negocio y para tener éxito. El margen es una medida de rentabilidad, es el porcentaje del precio de venta de sus productos que se convierte en beneficio. Así que aumentar el margen significa aumentar la rentabilidad por cada dólar de ingresos. Hay varias opciones para mejorar sus márgenes. Algunas de estas opciones son: Reducir costos, especialmente gastos innecesarios. Por ejemplo costos de bienes vendidos como unidades de hardware de GPS, reducir los gastos de operación disminuyendo los gastos por empleado o eliminando elementos como el espacio de oficina innecesario. No obstante, en ocasiones la reducción de costos conlleva una calidad más baja en los servicios. Aumentar el precio de los productos y servicios que vende. Podría posicionar su producto como producto de alta gama en el mercado y cobrar 21

22 A medida que maneja su negocio usted aprenderá las palancas de lucro que puede influenciar - factores como precios y condiciones de pago; la eficiencia operativa y la retención de empleados. más que sus competidores, o podría cobrar por servicios adicionales como soporte o implementación. Sin embargo, podría resultar difícil convencer a un cliente que pague más por los mismos servicios, y por otro lado, los precios altos pueden suponer una barrera para obtener nuevos contratos. A medida que opere su empresa, descubrirá que no necesita alcanzar el mismo margen en todas las ventas. Con algunos clientes tendrá un margen mucho menor, obteniendo beneficio a través del volumen. Para los clientes más pequeños o más exigentes, deberá asegurarse de tener un margen amplio para que el negocio valga la pena. Familiarícese con los elementos que le reporten beneficios Para maximizar y mantener el control sobre los márgenes de beneficio en su empresa, familiarícese con algunos de los elementos más comunes que le reporten beneficios y que pueda controlar. Algunos de estos factores son el precio y los términos de pago; el reconocimiento de marca 22

23 y la reputación; la eficiencia operativa; la gestión de los proveedores para minimizar el costo de los bienes vendidos; el servicio y la retención del cliente; o el entrenamiento y la retención de empleados. Por ejemplo, podría negociar términos de pago más favorables para sus cuentas a cobrar y a pagar, para que sus clientes le paguen más rápido y aplazar responsabilidades de pago para así mejorar su flujo de caja. A medida que aprenda cuáles son los elementos que le reportan beneficio y sobre los que tiene control, sabrá cuáles ajustar y cuándo, así podrá maximizar sus márgenes con cada cliente. SIGUIENTE: Su plataforma es todo. Tome decisiones inteligentes. 23

24 TECNOLOGÍA Ofrecer y mantener la mejor solución de seguimiento por GPS del mercado mejorará las relaciones con sus clientes proporcionándoles las herramientas robustas y el soporte que necesitan para tener éxito, así como también le facilitará a usted la venta de sus servicios. Aunque como es habitual en las empresas de tecnología, deberá plantearse elegir entre comprar o desarrollar. Soluciones de marca blanca Desarrollar software desde cero lleva mucho tiempo y es caro, requiriendo un soporte dedicado durante toda la vida del software. Aunque inicialmente consiga ahorrar dinero, los costos a largo plazo y el tiempo dedicado al desarrollo y al mantenimiento de un sistema propietario, hace que a menudo no sea rentable este tipo de proyectos para las empresas pequeñas. Por el contrario, contar con la solución personalizable de RacoWireless significa que puede empezar a trabajar buscando clientes y suscriptores inmediatamente sin invertir en diseñar su propio sistema ni contratar 24

25 desarrolladores que tendrán que escribir códigos durante meses (o incluso años) antes de que haya un producto listo para ofrecer a los clientes. Una plataforma de seguimiento por GPS de marca blanca hace posible que las empresas de seguimiento por GPS ofrezcan un sistema profesional sin sacrificar su marca ni la reputación que ya han creado con sus clientes. Además, para las empresas existentes, facilita la transición de los clientes a un nuevo sistema. No se debe subestimar la decisión inteligente de mano de obra ni la eficiencia que aporta asociarse con una plataforma de seguimiento de renombre. Cómo reducir los gastos generales en tecnología Además del costo inicial de desarrollar una solución de seguimiento por GPS, también hay importantes costos asociados con el alojamiento y el mantenimiento del sistema. Si se utiliza una plataforma de seguimiento por GPS alojada y basada en la nube, no tiene que preocuparse por posibles ampliaciones. Si no tiene que preocuparse 25

26 de ampliar su infraestructura, puede entonces tener la confianza de ofrecer un servicio fiable a sus clientes, tanto si da servicio a 100, 1000 o 10,000 suscripciones. Esto quiere decir que su empresa se puede centrar en la captación de clientes y en proveer un buen servicio, en lugar de preocuparse por el desarrollo de software, infraestructura, rendimiento y ampliaciones. El único problema de ampliación del que se tiene que preocupar es de ofrecer el mejor servicio al cliente a su base de clientes siempre en aumento. Otro beneficio clave de utilizar una solución de GPS alojada es que su empresa sólo paga por lo que sus clientes utilizan. Si tuviera que desarrollar su propio software o alojarlo en equipos propios, acabaría pagado por la capacidad que no utiliza, y cuando tenga suficientes clientes nuevos para utilizar la capacidad, quizás tendrá que plantearse añadir más servidores, almacenamiento o potencia para que la utilización del sistema por parte de sus clientes nuevos no suponga una ralentización en el rendimiento para el resto de clientes. Por lo tanto, una solución alojada 26

27 facilita la previsión del aumento de los costos de su empresa a medida que tenga nuevos clientes. Operar su negocio de seguimiento de flotas con un software basado en la nube significa que no tendrá que contratar una gran cantidad de personal de TI para gestionar los servidores, realizar desarrollo a medida ni ofrecer soporte técnico, además de no tener que interrumpir la actividad de sus clientes cuando tenga que instalar parches al software o hacer actualizaciones. En lugar de ello, puede centrarse en las tareas que le ayudarán a hacer crecer su negocio y a hacer más dinero, principalmente buscando clientes nuevos y ofreciendo buen servicio a los clientes actuales para que puedan mantener sus suscripciones y recomendar sus servicios. Un buen proveedor de servicios de seguimiento por GPS basados en la nube estará detrás preocupándose de desarrollar el software y ofreciendo soporte técnico a sus clientes. 27

28 CONCLUSIÓN Aunque hay muchos factores que influirán en el éxito de sus negocios, en este documento se describen varios componentes importantes en la optimización de una empresa de seguimiento de flotas. No es posible enumerar todos los obstáculos posibles a los que usted podría enfrentarse, ni tampoco hacer una lista de todas los elementos que le garanticen el éxito, pero sí es posible aumentar sus posibilidades de adherirse a algunos de los principios básicos que hemos abordado: planificar el posicionamiento y precio adecuados, centrarse en el éxito de sus clientes y encontrar buenos socios tecnológicos (Int l) 28

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