Aplicación Informática para el Control de Tráfico y Recaudación de Dinero. Caso: Asociación Gremial de Línea de Locomoción Nº 2, Intercomunal, Curicó
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- María Luisa Romero Cano
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1 Aplicación Informática para el Control de Tráfico y Recaudación de Dinero. Caso: Asociación Gremial de Línea de Locomoción Nº 2, Intercomunal, Curicó Alumnos: Año Académico: 2010 Profesor Guía: Contraparte: YANIN PAMELA MUÑOZ ESPINOZA CLAUDIO ANTONIO SOTO ORMAZABAL RODOLFO SCHMAL CRISTIÁN LORENZO VIDAL SILVA Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Universidad de Talca, Talca, Chile FERNANDO SAN MARTIN Asociación Gremial de Línea de Locomoción Nº 2, Intercomunal Curicó, Chile Resumen: Se describe el proyecto que se está desarrollando en la asociación gremial de línea de locomoción llamada Intercomunal. Un análisis de la situación actual de la organización permitió identificar tres problemas: Demora en el traspaso y re digitación de la información entre los departamentos organizacionales, Alto costo del sistema de control de tráfico y demora en la creación de informes. El objetivo de este proyecto es resolver estas problemáticas mediante una aplicación informática para el control de tráfico y recaudación de dinero que integre a todos los departamentos organizacionales, dando la opción de trabajar con y sin el sistema GPS (Sistema de Posicionamiento Global) puesto que existe incertidumbre respecto a la continuidad del servicio de control de tráfico. Dentro de los resultados esperados más importantes de la implementación de esta solución se encuentran: Agilizar el traspaso de información entre los departamentos y obtener los informes requeridos de forma oportuna. Palabras claves: Aplicación informática, asociación gremial, GPS, control de tráfico. 1. INTRODUCCIÓN El uso de tecnologías de información [1] en las asociaciones gremiales de microbuses en la región del Maule es precario. Para controlar el tráfico se utilizan los denominados Sapos, personas ubicadas en distintos puntos dentro del recorrido registrando la hora de llegada en una planilla que luego es traspasada a formato electrónico. Lo mismo ocurre con la recaudación de dinero por boleto cortado cuya información es ingresada a planillas Microsoft Excel. El caso de estudio es una asociación gremial [2] con 19 años de experiencia en la comuna de Curicó denominada Intercomunal, la que cuenta con 80 socios y alrededor de 100 microbuses o máquinas. Intercomunal posee tres departamentos: garita, recaudación y administración y finanzas. Esta asociación gremial de microbuses tiene la mayor participación de mercado dentro de la locomoción de microbuses que recorren los sectores urbanos de la comuna de Curicó. Se han identificado tres problemas: (i) Demoras en el traspaso y re digitación de la información entre los departamentos organizacionales: Cada día se ocupan alrededor de 2 horas para digitar la información de los recorridos de los microbuses. (ii) Alto costo del sistema de control de tráfico: Intercomunal controla la flota de microbuses mediante un sistema GPS [3]. Actualmente la asociación tiene problemas financieros que ponen en duda la permanecía del sistema. (iii) Demora en la creación de informes: El software que utiliza el departamento de recaudación no genera todos los informes que la asociación gremial necesita, motivo por el cual se debe reingresar los datos para generar informes en planillas Excel. Un ejemplo de esto se ve en el diagrama de procesos de negocio en BPMN [4-5] del departamento de administración y finanzas en la figura 1. Para abordar estos problemas se propone desarrollar una aplicación informática que considere dos escenarios: (i) Primer escenario: Agilizar los procesos de negocio mediante una aplicación informática que integre los tres departamentos de la asociación gremial, incluyendo la creación de los informes que la organización necesita UTALCA
2 Universidad de Talca (ii) Segundo escenario: Eliminar la dependencia del sistema GPS mediante la construcción de una aplicación informática que contenga un módulo para el control de tráfico e incluir en esta aplicación informática las funciones del primer escenario. Este artículo se divide en las siguientes secciones: Sección 2: Enfoque técnico Sección 3: Procedimiento de implementación Sección 4: Resultados Sección 5: Contribución a la gestión Sección 6: Conclusiones Sección 7: Limitaciones Sección 8: Trabajos futuros 2. ENFOQUE TÉCNICO El objetivo general del proyecto es agilizar el traspaso de información entre los departamentos organizacionales, facilitar la generación de informes y entregar adaptabilidad para trabajar con y sin el sistema GPS dependiendo del estado financiero de Intercomunal, mediante la construcción de una aplicación informática para la recaudación de dinero y control del tráfico. Los objetivos específicos del proyecto son: Desarrollar e implementar una aplicación informática para controlar del tráfico y recaudación de dinero. Desarrollar un software bajo estándares de calidad. Agilizar los procesos organizacionales. Con la solución propuesta se evitará el re-ingreso de los datos a los distintos sistemas de información y generar informes manuales, lo que se espera se traduzca en una agilización de los procesos de negocio. Además se tendría una alternativa para el control del tráfico sin el sistema GPS, habilitando un modulo para controlar el horario de salida, llegada, horario en los puntos de control, boletos cortados y multas para la flota de microbuses. La solución propuesta se traduce a los siguientes productos: software de control de tráfico y recaudación de dinero, capacitación a los usuarios de la aplicación informática, un manual de usuarios y un documento de especificación del software. Como resultado de la implementación de la solución se podrá determinar el grado de agilización de los procesos organizacionales, comparando el actual cuello de botella de dos horas diarias y los 2 días para elaborar y revisar los informes que actualmente no realiza el software del departamento de recaudación. Para construir la solución, el proyecto se dividió en seis etapas: Investigación, donde se analizaron los procesos de negocio; formulación, levantando los requerimientos de los usuarios y análisis y diseño lógico y físico; desarrollo, construcción de la base de datos y programación; Implementación, prueba e instalación de la aplicación informática de control de tráfico y recaudación de dinero denominada AICTR; Finalización, generación de los productos entregables. Análisis teórico Software de aplicación: La aplicación será un software empresarial de escritorio, conectado entre los diferentes departamentos cuyo fin es ayudar a los miembros Escuela de Ingeniería Informática Empresarial de la organización a facilitar y reducir el tiempo de ejecución de las tareas asignadas [6, p7]. Procesos de negocio: Hammer define un proceso de negocio como un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente [7, p37]. Es una forma de coordinar el trabajo, información y el conocimiento [8]. En este proyecto se realizó modelado de los procesos de negocio mediante el estándar BPMN, con el fin de entender el funcionamiento de la organización e identificar los cuellos de botella [9], tal como se ve en la figura 1. Metodología para el desarrollo de software en cascada: El modelo de cascada o ciclo de vida clásico es una metodología tradicional, el cual tiene un enfoque sistémico y secuencial del desarrollo de software. Comienza en el nivel de requerimientos de sistemas y de los usuarios, sigue con el diseño mediante modelos que ayudan al entendimiento, codificación de la aplicación informática, prueba y mantenimiento [10]. La metodología en cascada como su nombre lo dice es secuencial y para pasar a otro nivel es necesario que se realice el anterior. Es por esto que existe un alto riesgo que al definir los requerimientos y pasar a la etapa de diseño el usuario quiera incluir nuevas funcionalidades, para mitigar este riesgo se aplicó ingeniería de requerimientos que consistió en recopilar, analizar y verificar las necesidades de los usuarios de forma iterativa[11, p4]. CMMI: Integración de Modelos de Madurez de Capacidades o Capability Maturity Model Integration (CMMI) es un modelo para la mejora y evaluación de procesos para el desarrollo, mantenimiento y operación de sistemas de software. Es aplicable en un amplio abanico de empresas y permite un desarrollo del sistema de la organización, la gestión de los procesos a valorar y su asignación a un nivel de madurez de 1 a 5 [12, pp ]. 3. ETAPAS DEL PROYECTO Investigación. Se analizó la situación actual de la asociación gremial mediante el entendimiento de los procesos organizacionales y diagramación de estos, detectando las tres problemáticas expuestas anteriormente y elaborando una propuesta de solución. Posteriormente se determinaron las etapas del proyecto y la metodología de desarrollo de software. Formulación. Esta etapa de divide en dos: a) Levantamiento de requerimientos; y b) Análisis y diseño Los requerimientos fueron especificados a partir de reuniones con los usuarios de la aplicación informática para el control de tráfico y recaudación de dinero denominada AICTR ilustrados en la figura 2, con el fin de capturar la funcionalidad y características del sistema a desarrollar. Para el levantamiento de requerimientos se aplicó el estándar de calidad del proceso CMMI nivel 2, cuyo objetivo es conseguir que en los proyectos de la organización haya una gestión de los requerimientos y que los procesos estén planeados, ejecutados, medidos y controlados [13]. Control de Tráfico y Recaudación de Dinero 90 Yanin Muñoz, y Claudio Soto
3 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Administrador sistema GPS Inspector Recaudador Aplicación informática para el control de tráfico y recaudación de dinero Fuente: Elaboración propia (AICTR) Secretaria Administrador Figura 2: Diagrama de Casos de Uso General de la Aplicación Informática Siguiendo a Sommerville los requerimientos se clasificaron en funcionales y no funcionales [14, pp ]: a) Requerimientos funcionales: referentes a lo que la aplicación informática debe hacer. La solución desarrollada se divide en cinco módulos, uno para cada usuario, donde los usuarios pueden acceder únicamente a su módulo mediante una clave de acceso, quedando bloqueados los otros módulos. Sin embargo, el jefe administrativo de la asociación tiene acceso a la aplicación informática en su totalidad debido a que es el administrador general. A continuación se detalla la funcionalidad de cada módulo: Módulo garita movimiento: Este módulo es operado por los inspectores, permitiendo controlar el tráfico de buses. Los dos escenarios que podrían ocurrir en el futuro de este departamento son seguir trabajando con el sistema GPS y el segundo es trabajar sin GPS. En la tabla 1 se detalla lo que la aplicación informática debe realizar, considerando los dos escenarios. Tabla 1: Tareas con y sin Sistema GPS Tareas con sistema GPS Registrar boletaje por microbús Registrar llegada de un microbús Tareas sin sistema GPS Entregar salidas de los microbuses Entregar horario de llegada a los puntos de control en ruta Registrar boletaje por microbús Registrar llegada de un microbús Módulo Garita multa: Es utilizado por el administrador del sistema GPS, el cual tiene habilitada la Universidad de Talca tarea de registrar, eliminar y modificar multa por atraso, adelantamiento, vueltas cortas por cada microbús. Módulo recaudación: Es utilizado por el recaudador, destinado a controlar diariamente el dinero recolectado, controlar el cobro de la planilla diaria, los insumos, registrar pago de deudas, créditos de los microbuses y generar informe de caja. Módulo secretaría: Es operado por la secretaria de la asociación gremial, para generar los siguientes informes para la empresa: o Informes diarios por ruta o Informes mensuales por microbús o Informe de compras por microbús o Informe de planillas pendientes por microbús o Informe de créditos pendientes por microbús, denominado DICOM o Informe resumen general por periodo Módulo administrador: Administra el sistema, mediante el registro, modificación y/o eliminación de datos. Como microbuses, chofer, insumos, entre otros. b) Requerimientos no funcionales: Especifica el ambiente bajo el cual debe desempeñar la aplicación informática. Ser implementado como aplicación en una red local (LAN). Utilizar plataformas de desarrollo de software y sistema de gestión de base de datos en versiones express, específicamente Microsoft Visual Studio 2005 y Microsoft SQL Server Fácil de actualizar. Manejar adecuadamente el nivel de concurrencia (Capacidad para admitir a varios usuarios trabajando simultáneamente). Tener tres PC (Personal Computer) con un mínimo de 1 GB de RAM, con un procesador de 2,0 GHz y con un sistema operativo Windows XP Service Pack 3. Ser amigable con botones grandes e imágenes asociadas al área de negocio. Una vez levantados los requerimientos funcionales y no funcionales se realizó el análisis lógico mediante: el diagrama entidad relación, el diagrama de entrada y salida de datos, el árbol de navegación de pantalla, los diagramas de estado con el orden de registro de los datos, la especificación de los procedimientos diarios, mensuales y esporádicos de AICTR, y el diagrama de implementación de la aplicación informática. Desarrollo. A partir del análisis y diseño realizado, se construyó la base de datos de la aplicación informática y se integró a la plataforma de programación Microsoft Visual Studio Express. En esta etapa se procedió a la verificación y validación, comparando el resultado obtenido con los requerimientos de los usuarios, en base al marco de trabajo CMMI nivel 2 para la calidad del proceso. Implementación. Sobre los distintos módulos de la aplicación informática de control de tráfico y recaudación de dinero se efectuaron pruebas con el fin de identificar errores. Subsanados éstos, se procedió a la instalación. Finalización. Construcción de los productos entregables que se desprenden de AICTR tales como: Manual de Yanin Muñoz, y Claudio Soto 91 Control de Tráfico y Recaudación de Dinero
4 Universidad de Talca Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Fuente: Elaboración propia Figura 3: Proceso de Negocio Departamento de Administración y Finanzas con AICTR usuario, documento de especificaciones, capacitación a los usuarios. 4. RESULTADOS Los resultados esperados en este proyecto son los siguientes: Agilizar el flujo de información entre los departamentos organizacionales: La incorporación de una nueva aplicación informática en la organización que conecte los tres departamentos, permitirá que el traspaso de información se agilice debido a que todos los módulos comparten la misma base de datos. Esta integración agilizará el traspaso de información en 2 horas diarias aproximadamente. Desligar la organización del sistema GPS: AICTR contará con un módulo para controlar el tráfico de la flota de microbuses. Si la asociación gremial Intercomunal decide prescindir del servicio GPS deberá volver al sistema antiguo controlando el tráfico en ruta mediante los denominados sapos y registrando la información en AICTR. Reemplazar el actual software para la recaudación de dinero: La nueva aplicación informática posee un módulo para la recaudación de dinero por lo cual se remplazaría el software actual por AICTR, puesto que resuelve el problema de la re digitación de la información al compartir una misma base de datos. Reemplazar las planillas utilizadas en el departamento de administración y finanzas: El actual software de recaudación no genera todos los informes que se necesitan, por lo cual el contador debe confeccionar los informes mensuales de cada microbús. Con AICTR se eliminaría este problema al crear todos los informes requeridos para el funcionamiento de la asociación. Para mayor detalle ver el nuevo diagrama de procesos del departamento de administración y finanzas en la figura 3. Control de Tráfico y Recaudación de Dinero 92 Yanin Muñoz, y Claudio Soto
5 Escuela de Ingeniería Informática Empresarial Obtener informes oportunamente: Con AICTR el jefe administrativo tendrá acceso a los informes cuando los requiera, sin necesidad de esperar que el contador los confeccione o que el recaudador se los envíe. Ofrecer seguridad en las transacciones financieras en la organización: Cada usuario podrá acceder exclusivamente a su módulo mediante un nombre de usuario y contraseña. Además los usuarios, a excepción del jefe administrativo quien es el administrador de AICTR no podrán ingresar, modificar y/o eliminar los datos posteriores a la fecha en la cual se encuentran trabajando, con el fin de evitar alteraciones en la base de datos o robos en la venta de insumos. Obtener respaldo de las transacciones: AICTR trabaja con un repositorio de las transacciones realizada por lo cual se pueden auditar las transacciones. 5. CONTRIBUCIÓN DEL PROYECTO A LA GESTIÓN El proyecto ayudará a los miembros de los tres departamentos de la asociación gremial, facilitando las tareas diarias, en especial al jefe administrativo quien se podrá desligar de las tareas más operativas y enfocarse a los resultados de Intercomunal. Además se elimina el cuello de botella en el traspaso de información y genera los informes necesarios para el funcionamiento de la asociación gremial. 6. CONCLUSIONES Esta aplicación informática es una herramienta que ayuda a automatizar actividades de los procesos de negocio, agiliza en el traspaso de información en 2 horas diarias en el departamento de recaudación, evitando el reingreso de los datos y obteniendo informes automáticos de forma oportuna para informar a los socios sobre el detalle de sus microbuses (deudas, compras, vueltas realizadas, etc) y para la toma de decisiones. La asignación de privilegios según el tipo de usuario, resguarda la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que se maneja. Al comienzo de este proyecto existían algunos miembros del directorio de la asociación gremial y algunos socios que querían eliminar el sistema GPS, por el alto costo de la cuota de arrendamiento y desinformación de sus beneficios. Debido a la incertidumbre sobre la permanecía del sistema GPS, se construyó una solución informática para el control de tráfico y recaudación de dinero adaptable a la decisión que se tome, la cual puede ser utilizada con y sin este servicio. Debido a la incertidumbre de la permanencia del sistema GPS se consultó a un profesional en el área para ver la factibilidad de eliminar el contrato del servicio, este concluyó que traería más costos económicos para la organización tales como: multas por término de contrato, pérdida del dinero pagado y pérdida de hardware. Por lo cual se comunicó al directorio, quienes piensan que es más probable que AICTR trabaje con GPS. Universidad de Talca realizan en la asociación gremial. Dado que no fueron definidas dentro de los requerimientos especificados por los usuarios. A modo de ejemplo en la aplicación informática para el tráfico y recaudación de dinero AICTR no fueron consideradas: El control del inventario de insumos que se utilizan dentro de los departamentos (papel, tóner) ni los que se venden (combustible, letreros, rollos de boletos). Actividades referentes a recursos humanos como: cotizaciones, registro de personal. Las actividades mencionadas anteriormente son ejecutadas en planillas independientes. 8. TRABAJOS FUTUROS Como trabajo futuro, se desea patentar y luego comercializar AICTR en otras asociaciones gremiales de microbuses de la región del Maule u otras regiones, puesto que la lógica de trabajo es similar en estas organizaciones. REFERENCIAS [1] Qué es la tecnología de la información?. Extraído el 30 de Octubre de 2010 de [2] Dirección de impuestos distritales oficina jurídico tributaria Extraído el 30 de Octubre de 2010 de ESAL.DOC [3] Que es GPS. Extraído el 30 de Octubre de 2010 de [4] SÁNCHEZ, M (2008). Modelado de procesos de negocio, Introducción a BPMN. Extraído el 2 de Julio de 2010 de [5] BARRERA (2007). BPMN, Notación de Modelado de Procesos de Negocio. Extraído el 30 de Junio de 2010 de [6] PRESMAN, R (2002). Ingeniería del software un enfoque práctico. Quinta edición. Editorial McGraw-Hill. [7] HAMMER, M; CHAMPY, J (1994). Reingeniería. Primera edición. Editorial Norma, Colombia. [8] PEREZ, B (2006). Proceso de negocios. Extraído el 14 de Noviembre de 2010 de [9] CASAS, N (2005). Teoría de las restricciones o los cuellos de botella. Extraído el 30 de junio de 2010 de [10] PRESMAN, R (1993). Ingeniería del software un enfoque práctico. Tercera edición. Editorial McGraw-Hill. [11] ARIAS, M (2006). La ingeniería de requerimientos y su importancia en el desarrollo de proyectos de software. Revista InterSedes, Vol. 6, Nº 10. pp [12] SOMERVILLE, I (2005). Ingeniería del software. Séptima edición. Editorial Pearson Edication Limited, Madrid. [13] GRACIA, J (2005). CMM - CMMI Nivel 2. Extraído el 23 de Septiembre de 2010 de [14] SOMERVILLE, I (2005). Ingeniería del software. Séptima edición. Editorial Pearson Edication Limited, Madrid. 7. LIMITACIONES A pesar que esta aplicación informática integra los tres departamentos organizacionales tiene limitantes en su funcionalidad, ya que no ejecuta todas las actividades que se Yanin Muñoz, y Claudio Soto 93 Control de Tráfico y Recaudación de Dinero
6 Universidad de Talca Escuela de Ingeniería Informática Empresarial AUTORES Yanin Pamela Muñoz Espinoza es una ingeniera en informática empresarial egresado de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña como ingeniero en el área de tecnología de información en Santiago, Chile. Claudio Antonio Soto Ormazabal es un ingeniero en informática empresarial egresado de la Universidad de Talca. Actualmente se desempeña como ingeniero en el área de tecnología de información en Santiago, Chile. Control de Tráfico y Recaudación de Dinero 94 Yanin Muñoz, y Claudio Soto
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