Gestión de Socios. para asociaciones y ONG. Programas de gestión de entidades no lucrativas

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1 Gestión de Socios para asociaciones y ONG Programas de gestión de entidades no lucrativas Calle Riu Anoia 42-54, el Prat de Llobregat Teléfono: Fax:

2 Índice 1.- Gestión de Socios: características y objetivos La ficha del socio Agrupación de socios Las cuotas La gestión de recibos Registro de acciones Registro de incidencias Responsables Actividades Facturación Previsión de facturación Proceso de facturación Este documento sólo recoge algunas de las características del programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la versión demo desde.

3 1.- Gestión de Socios: características y objetivos El programa informático de Gestión de Socios permite llevar una gestión integral de los datos de los asociados, así como de las actividades y otros aspectos de la gestión básica de la entidad: emisión de recibos, gestión de impagados, envíos de cartas y correo electrónico, etc. De una forma ágil y sencilla, el programa automatiza los procesos más importantes de la vida cotidiana de la entidad. Programa preparado para la gestión de varias entidades, permitiendo guardar históricos anuales. Parametrización de tablas de clasificación. Gestión de socios: altas, bajas, modificaciones Gestión de las actividades e inscripciones Convocatorias y Actas de reuniones Gestión de responsables (profesores, monitores, etc.) Gestión de relaciones Emisión de recibos en soporte magnético y seguimiento de impagados Cartas y etiquetas personalizadas Listados selectivos (socios, actividades, responsables...) Traspasos automáticos a Contabilidad Conectividad total con otros programas de SUPORT Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)

4 2.-La ficha del socio Esta ficha de abonado ha sido concebida como punto central de la aplicación, de manera que la mayoría de operaciones diarias puede realizarse desde este punto. A partir del registro de los datos y la captura directa de la fotografía del socio a través de una cámara digital se podrá imprimir su carnet y activarlo para ser usado en caso de contar con un control de accesos. Desplegando el menú Datos personales accedemos a la información más relevante sobre el socios, incluidas sus cuotas vigentes, histórico de cuotas, recibos, recibos pendientes de cobro, inscripciones, etc.

5 2.1-Agrupación de socios A través del dato Clave podemos vincular distintos socios en un mismo núcleo familiar o grupo de socios: esto no sólo decidir la facturación a personas o grupos, sino que además, desde el punto de vista de etiquetas y mailings, podremos decidirnos por envíos personales o por unidades familiares. 2.2-Las cuotas La ventana de Cuotas y pagos pendientes nos indica todos aquellos servicios que están vigentes para ese abonado y que podrán ser facturados cuando se estime oportuno. Un mismo socio puede tener cuotas de diferentes cadencias (mensuales, trimestrales, anuales, de un solo pago) con distintos vencimientos (una licencia federativa anual en enero, una taquilla trimestral en abril, una cuota de abono mensual). Se dispone también de una ventana llamada Histórico de cuotas : toda cuota que se desea eliminar puede ser enviada a este apartado para tener constancia de los cambios de los socios La gestión de recibos Desde la ficha del abonado se puede acceder a todos sus recibos y consultar su contenido. Desde la ventana de recibos pendientes se podrán revisar los recibos, cobrarlos por mostrador o prepararlos para ser remesados al banco.

6 2.4- Registro de acciones Como complemento, podremos registrar las gestiones administrativas que se han llevado a cabo mediante la agenda de acciones donde detallaremos fecha, gestión y nueva fecha de aviso. A tal efecto dispondremos de listados de acciones realizadas y acciones pendientes Registro de incidencias Todas las gestiones que se lleven a cabo con los socios pueden ser registradas en Incidencias, un sistema por el que se indican los datos de interés y permite imprimir un formulario para archivo. Gestiones como la solicitud de un nuevo carnet, la solicitud de un cambio de cuotas, el vencimiento de una baja temporal o promoción tienen cabida en este apartado.

7 3.- Responsables En relación a las actividades de la entidad, no sólo se podrán designar a sus responsables, sino que también se podrá llevar un completo control de los monitores y personal técnico, incluyendo una relación de correspondencia (listados, etiquetas y fusiones con tratamiento de textos), generación de carnets para llevar un control de accesospresencia. En la ficha podremos tener también información sobre los estudios y la titulación de los responsables, y sobre el tiempo de dedicación de cada uno a nuestra entidad (completa, parcial, horas, etc.).

8 4.- Actividades El sistema de Actividades le permite gestionar las inscripciones en determinados eventos (cursos, escuelas), controlando diferentes opciones de los abonados dentro de una misma inscripción: control de plazas, listados de presencia, y por supuesto las cuotas vinculadas. La definición de la cuota básica de la actividad, así como los servicios opcionales con sus importes, permiten calcular el precio de la actividad en función de cada inscripción y la impresión de un justificante donde se detallan los servicios contratados. También permite, entre otros, la emisión de listados de control para los responsables en forma de plantillas, para el registro de las asistencias de los alumnos.

9 5.- Facturación Previsión de facturación Antes de generar un proceso de facturación es conveniente de emitir los listados de previsión que permitirán revisar los importes a facturar para supervisar los importes y dar nuestra conformidad. A nivel económico todas las cuotas previstas del socio -junto con todos los servicios prestados que no han sido pagados y provienen de recepción así como los apuntes manuales- pueden ser revisadas a partir de los listados de previsión de facturación. Estos listados nos permiten conocer por anticipado el detalle o resumen de cuotas que se van a facturar, los bancos de ingreso o una simulación a un año vista de los ingresos. En la pantalla de selección es posible acotar, además de por fecha de vencimiento, por determinados aspectos de los socios o de las actividades.

10 5.2.- Proceso de facturación criterios de: En momento de ejecutar el proceso de facturación podemos elegir, entre otros, Fecha de vencimiento Fecha de factura Banco de remesa Selección de socios/actividades De esta manera, se podrán lanzar procesos de facturación que afecten sólo a una actividad determinada (curso, escuela, campeonato) o unos determinados socios (temporales, de empresa). Al pasar la pantalla se solicita le realización de la copia de seguridad. Es un punto muy importante ya que el proceso de facturación maneja gran cantidad de información, cambia vencimientos, genera recibos y asientos contables, etc. La copia de seguridad lleva muy poco tiempo y permite recuperar de forma casi instantánea la situación previa al proceso. A partir del proceso de facturación disponemos de listados estadísticos por actividades y cuotas, seguimientos de recibos pendientes, fichas económicas, cartas de detalle de recibos pendientes.

11 Todos los movimientos económicos (generación de remesas, cobros de contado, operaciones de caja, devoluciones) son registrados en una bolsa contable que puede ser consultada y traspasada a nuestra aplicación de contabilidad según la pauta que definamos en los parámetros de conexión.

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