PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 Código: Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística VFA-OD-PGD- 01 Fecha: Pág. 1 de 12

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ALCANCE (DE ACUERDO CON EL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL) PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD PROGRAMAS ESPECÍFICOS ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP PÁG. 2 de 12

3 INTRODUCCIÓN Atendiendo al Decreto 2609 de 2012, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. La Directiva Presidencial 04 de abril de 2012, con la cual se dictan los lineamientos para la implementación del plan de eficiencia administrativa y cero papel, las reglas sobre utilización de mensajes de datos en actuaciones administrativas, permitiendo la Incorporación de las Tecnologías de Información y Comunicaciones en las actuaciones administrativas, así como adelantar procesos, trámites o servicios de la Administración Pública definidos en la ley utilizando medios electrónicos. La Ley 527 de 1999 que define los requisitos de validez de los documentos y las comunicaciones electrónicas, Positiva Compañía de Seguros inicia la implementación del proyecto Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Por lo anterior y en vista de la obligación que no solo como como compañía certificada en Sistema Integrales de Gestión, sino además por el compromiso con la eficiencia que forma parte de la cultura organizacional, Positiva Compañía de seguros formaliza el Programa de Gestión Documental, el cual se encuentra conformado por políticas, procedimientos, y programas específicos que buscan optimizar los procesos documentales que se realizan en la Compañía, con el fin ofrecer servicios documentales enfocados en las necesidades del negocio y alineados a los objetivos estratégicos de la organización, para reducir la operatividad tanto para las áreas misionales como administrativas, garantizando un impacto positivo en los indicadores de la organización. En cumplimiento de las directrices y enmarcado en la normatividad, POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS busca la normalización de los procedimientos que se encuentran contenidos y relacionados con la gestión documental de tal forma que facilite la gestión y administración de los documentos que en función de sus actividades se producen en las diferentes áreas. PÁG. 3 de 12

4 1. ALCANCE El Programa de Gestión Documental de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS contempla, directrices, lineamientos, procedimientos y programas específicos, necesarios para normalizar la Gestión Documental en toda la compañía, de acuerdo a los objetivos establecidos para el proyecto Cero papel y Eficiencia Administrativa. El Programa se encuentra alineado con la Plataforma Estratégica de la Compañía en los Siguientes objetivos: PERSPECTIVA FINANCIERA o Garantizar eficiencia en los gastos y costos PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS o Mejorar la calidad del servicio al cliente PERSPECTIVA DE CLIENTES Y ASEGURADOS o Garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO o Contar con un sistema de información integrado, seguro, confiable y orientado al cliente El desarrollo e implementación del PGD está proyectado para realizarse de tal forma que los diferentes procesos participarán de acuerdo a su interacción con los programas específicos, así entonces, los instrumentos que integran el PGD serán el resultado del trabajo en equipo con el grupo interdisciplinario que participa en el proceso de gestión documental. Teniendo en cuenta la dinámica de este proceso, es importante resaltar que el PGD demandará actualizaciones en cualquiera de sus componentes. 1.1 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El PGD, es la herramienta diseñada para dictar los lineamientos y orientar a los colaboradores de la compañía en la administración y producción de documentos, por lo anterior está dirigido a todo el personal que adelanta actividades en Positiva Compañía de Seguros Casa Matriz, Regionales y Sucursales. Adicionalmente se encuentra también dirigido a proveedores que administren y/o gestión documentos de la compañía, a los clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas de información de manera más eficiente, y finalmente a la ciudadanía como parte de la contribución a la transparencia administrativa en el País. PÁG. 4 de 12

5 1.2 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD. REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS NORMATIVOS REQUERIMIENTOS ECONÓMICOS GOBIERNO En Positiva Compañía de Seguros, la instancia reguladora de la política archivística es el Equipo Técnico de Gestión Documental que forma parte del Comité SIG. y de Desarrollo Administrativo de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 1528 del 6 de septiembre de El desarrollo de la política de Gestión Documental se encuentra alineado a los procesos, políticas y estructuras definidas por la Oficina de Estrategia y Desarrollo en lo referente a Sistemas Integrales de Gestión. Los programas específicos desarrollados en el marco de la implementación de la política archivística, fueron socializados y discutidos con los grupos de interés directamente relacionados antes de la aprobación correspondiente. El Programa de Gestión Documental, se encuentra alineado a la plataforma estratégica de la compañía, además de relacionarse con las políticas de Gobierno en Línea, coordinadas por la Oficina de Estrategia y Desarrollo. SISTEMAS INFORMACIÓN DE Mantenimiento del Sistema de Gestión Documental. En Positiva se cuenta con una Política Integral de Seguridad de la Información, que se lidera la Vicepresidencia de TIC s Lenguaje: Los sistemas de información que manejen documentos deben tener lenguajes estandarizados Hardware Para la implementación del Programa de Gestión documental se debe contar con las herramientas (equipos de cómputo, scanner, impresoras, etc.) suficientes y adecuados de acuerdo al SGDEA, que se defina implementar. Software Plataforma de interoperabilidad. Componentes de Middleware para lnteroperar con otras herramientas. INTERNOS Para la definición del programa de documentos vitales se tienen en cuenta los lineamientos establecidos en el Sistema de Riesgo Operativo, SARO, emitidos por la Vicepresidencia de Riesgos, El PGD. se encuentra alineado con las normas y reglamentos establecidos por la Oficina de Estrategia y desarrollo. EXTERNOS OBLIGATORIOS: El programa de Gestión Documental busca dar cumplimientos a las normas establecidas para la Gestión documental en entidades públicas del orden Nacional. EXTERNOS VOLUNTARIOS: La compañía debe cumplir con las normas de buenas prácticas establecidas por ICONTEC. PRESUPUESTO Positiva compañía de Seguros emite un presupuesto anual para destinado para el desarrollo de la Gestión documental, el cual es administrado para la Vicepresidencia Financiera y Administrativa. Para el desarrollo del SGDEA, existe un presupuesto administrado entre la Vicepresidencia de Tics y la Vicepresidencia Administrativa y Financiera, y suscrito al Proyecto Eficiencia Administrativa y Cero Papel. Se requiere contar con un Repositorio PÁG. 5 de 12

6 PERSONAL La Gestión Documental en la Compañía se encuentra liderada por la Gerencia de Logística, contando con el siguiente recurso humano: Gerente de Logística: Responsable del proceso de Servicios Generales. Profesional Especializado: Líder del procedimiento de Gestión Documental. La Administración del Archivo Central en Positiva Compañía de Seguros se encuentra tercerizada con una firma especializada en procesos de Gestión Documental. En cuanto a capacitación en la Compañía se debe tener en cuenta lo siguiente. Los funcionarios que lideran la Gestión Documental, participan activamente de conferencias, que en materia de normativa, buenas prácticas y actualizaciones, dicta el Archivo General de la Nación. El proveedor de servicios de Gestión Documental, debe garantizar la capacitación correspondiente al personal que participe en los procesos de Positiva. En el marco del PGD, se define el Plan de Capacitación en Gestión Documental, dirigido a todos los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros. Centralizado de Archivos Digitales. Firmas Digitales, Estampados cronológicos y certificación y pruebas de entrega digitales. Requerimientos Funcionales de SGDEA El SGDEA debe permitir parametrizar Cuadros de Clasificación Documental. El SGDEA debe permitir realizar Controles y Seguridad El SGDEA debe facilitar los procesos Captura y registro, Conservación eliminación, transferencia, Búsqueda, recuperación y presentación. PÁG. 6 de 12

7 INSUMOS Para la organización de documentos Positiva cuenta con los siguientes insumos normalizados: Juego de tapa yute (tapa reforzada + contratapa), troquelada, cartón yute, calibre c24 (445gr-460gr), tapa y contratapa 25cm x 35,5. Gancho Legajador Plástico. Caja para Archivo X200 y x400 > Cartón Corrugado, Calibre C-930k. INFRAESTRUCTURA Los espacios destinados para archivo de documentos suministrados por el proveedor de Gestión Documental Cumplen con los requisitos y las condiciones generales, ambientales y técnicas establecidas en el acuerdo 049 de 2000 SEGURIDAD Las áreas destinadas para la custodia de la documentación cuentan con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos. NORMAS RELACIONADAS Ley 594 de 2000 Acuerdo No. 060 (30 de octubre de 2001). Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002) Acuerdo No.037 (Septiembre 20 de 2002). NTC ISO ISO 30301, MOREQ Y CMIS Circular Externa No. 002 de 2012 Circular Externa No. 005 de 2012 Externos Obligatorios: Ley 594 de 2000 Decreto 2693 de 2012 Decreto 2693 de 2012 Decreto 2609 de 2012 Decreto 2578 de 2012 Decreto 2609 de 2012 PÁG. 7 de 12

8 Decreto 2609 de 2012 (Acuerdo 049 de 2000) LEY 951 de LEY 527 DE 1999 NTC-ISO Acuerdo No. 050 (5 de mayo de 2000) Acuerdo 48 de Circular No. 004 de 2012 Ley 527 de 1999 Acuerdo 03 de 2013 Acuerdo 04 de 2013 Acuerdo 05 de 2013 Directiva Presidencial No. 04 Circular Circular 002 de 2012 Sector Seguros: Ley 45 de 1990 Ley 795 de 2003 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Circular externa 059 de 2007 Decreto integrado de salud Externas voluntarias: ISO ISO ISO ISO SO.TR ISO ISO LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Para asegurar el ejercicio adecuado de la Gestión Documental en la Compañía, el Programa de Gestión Documental se compone de los siguientes elementos o instrumentos: CÓDIGO VFA-MA-GD VFA-OD-PGD VFA-OD-TRD VFA-OD-CCD VFA-PR-GD NOMBRE Manual de Gestión Documental Programa de Gestión Documental Tablas de Retención Documental Cuadro de Clasificación Documental Procedimiento de Gestión Documental Flujograma Planeación Flujograma Producción y recepción Flujograma Gestión y trámite Flujograma Organización PÁG. 8 de 12

9 Flujograma Transferencia Flujograma Preservación Flujograma Disposición Final Flujograma Valoración 3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD. La implementación del PGD se encuentra enmarcada en la programación del Proyecto de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, en el cual se encuentran las siguientes fases de implementación: Corto Plazo: Diciembre 2015 Mediano Plazo: Junio 2016 Largo Plazo: Diciembre 2016 Las actividades a ejecutar en las fases de implementación se encuentran detalladas en el ANEXO matriz de metas y actividades. 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS Los programas específicos definidos en el marco del Programa de Gestión Documental para Positiva Compañía de Seguros, que se encuentran Documentados y forman parte de los anexos del mismo, se resumen en la siguiente tabla: PROGRAMA ESPECÍFICO Normalización de formatos y formularios electrónicos Documentos vitales o esenciales OBJETIVO ALCANCE INDICADOR Propiciar un control adecuado de la producción documental en medios electrónicos, garantizando la fiabilidad y autenticidad de los mismos, facilitando su posterior recuperación y permitiendo el aprovechamiento de los datos consignados en estos formatos y formularios con el fin de buscar la eficiencia. Identificar, seleccionar y proteger los documentos en un eventual caso de desastre, de tal manera que se asegure la continuidad de la operación. Aplica a todos los documentos que se encuentran creados o, los que se crean a partir de la implementación del programa, el cual estará alineado al Manual de elaboración y codificación de documentos SIG, cumpliendo con las políticas de seguridad y de identidad de la compañía. Aplica a los documentos de archivo físico y electrónico identificados como vitales en Positiva Compañía de Seguros, clasificados dentro de los planes de continuidad del Porcentaje de formas y formularios electrónicos normalizados. Porcentaje de avance en la elaboración del plan para la recuperación de documentos PÁG. 9 de 12

10 PROGRAMA ESPECÍFICO Documentos Electrónicos OBJETIVO ALCANCE INDICADOR Alinear la producción de documentos electrónicos a las políticas de la Compañía según los criterios y características definidas en la norma y las guías adoptadas para tal fin. De igual modo fomentar y adoptar en los procesos de la Compañía de manera responsable y organizada el uso de documentos electrónicos que garanticen el cumplimiento de planes y programas del Ministerio de Tics y los lineamientos y procesos de gestión documental según las directrices del Archivo General de la Nación. negocio ante la ocurrencia de siniestro por fenómeno natural, efectos físicos, biológicos o humano. La implementación del Programa de documentos electrónicos tiene como alcance la normalización del proceso para la producción y generación de documentos electrónicos en la Compañía a nivel nacional, aplicando políticas de seguridad de la información y principios del proceso de gestión documental, garantizando la autenticidad, integridad fiabilidad y disponibilidad de los documentos en las herramientas tecnológicas con las que actualmente cuenta la compañía como para las que se implementen en la ejecución de sus funciones. vitales Cantidad total de Documentos electrónicos normalizados / Cantidad Total de documentos electrónicos. Archivos descentralizados Ejercer mayor control en la administración de los archivos de gestión que actualmente funcionan de manera descentralizada, y preparar el camino para la centralización progresiva de las series documentales en gestión, optimizando la tercerización de la administración documental. Reprografía Establecer políticas para la normalización y control de los procesos de reprografía que se llevan a cabo en cada una de las fases del ciclo de vida de los documentos en Positiva Compañía de Seguros definiendo una metodología clara para la aplicación de los mismos en los procesos documentales. Aplica para todos las series documentales administradas en gestión por las áreas funcionales de la Compañía, incluyendo Sucursales y Casa Matriz. La implementación del programa contempla los distintos medíos de reprografía es decir, impresión, fotocopiado y digitalización, utilizados en Positiva Compañía de Seguros durante el ciclo de vida de los documentos, con fines de gestión, trámite, preservación y conservación. Centralizar el 30% de las series documentales en gestión, al primer semestre del 2016 Porcentaje de implementación del programa de reprografía. PÁG. 10 de 12

11 PROGRAMA ESPECÍFICO Documentos Especiales Plan Capacitación Seguimiento Control de y OBJETIVO ALCANCE INDICADOR Garantizar la preservación y conservación de los documentos especiales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, aplicando metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de soporte Brindar herramientas conceptuales y metodológicas en materia de gestión documental a los funcionarios de Positiva Compañía de Seguros, que permitan el cumplimiento de las políticas y procedimientos enmarcados en el Programa de Gestión Documental. Garantizar el seguimiento, medición y evaluación del Programa de Gestión Documental. El programa de documentos especiales contempla la normalización de los procesos aplicados a los documentos gráficos, sonoros, audiovisuales, producidos en todos los procesos de la compañía, en cualquier soporte. El plan de capacitación en gestión documental contempla las actividades de capacitación necesarias para la implementación del Programa de Gestión Documental a nivel nacional, enmarcado en el Plan Institucional de Capacitación. Contempla el seguimiento a todos los procesos de la compañía en cuanto al cumplimiento de las políticas y directrices emitidas desde la Gerencia de Logística. Porcentaje de implementación del programa de documentos especiales. Actividades de capacitación ejecutadas / Actividades de capacitación programadas Actividades de seguimiento ejecutadas/activi dades de seguimiento programadas 5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI. El programa de Gestión Documental se encuentra relacionado con el Eje Transversal Información y Comunicación del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI Adicionalmente el procedimiento de Gestión Documental cumple con las políticas emitidas por el proceso de Control Interno de Gestión, siendo sujeto de auditorías internas y atendiendo las recomendaciones y mejoras que de ellas se deriven. 6. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTCGP1000. Los sistemas Integrales de Gestión en la Compañía se reglamentan mediante Resolución 1528 del 6 de septiembre de 2013, en la cual se especifican los subsistemas que forman parte del SIG de Positiva Compañía de Seguros: Subsistema de Calidad. PÁG. 11 de 12

12 Subsistema Ambiental. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional RUC. Modelo Estándar de Control Interno. Subsistema de Continuidad del Negocio. Subsistema de Gestión Documental. PÁG. 12 de 12

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