SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

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1 GESTIÓN SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD FEBRERO DE 2015

2 GESTIÓN Control de Versiones, Revisiones y Aprobaciones del documento Versión Descripción Elaboró Revisó Aprobó 1 Primera versión del documento Profesionales especializados, Grupo de archivo y correspondencia y Oficina de Tecnología Coordinador Grupo de Archivo y Correspondencia Comité de Archivo Superintendencia Nacional de salud (Acta 2 del 20 de Marzo de 2013) Fechas Diciembre de 2012 Enero de 2013 Marzo de Segunda versión del documento con fundamento en el Decreto 2609 de 2012 Profesionales Especializados, Grupo de Gestión Documental Subdirectora Administrativa Coordinadora Grupo de Gestión Documental Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Fechas Diciembre de 2014 Enero de 2015 Marzo 2015 Página 2 de 35

3 GESTIÓN ACTA DE APROBACIÓN: Acta 15 de 2015 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN: Resolución 299 de 2015 (MAR 05) Superintendencia Nacional de Salud FECHA DE VIGENCIA: INSTANCIA DE APROBACIÓN: COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, RESOLUCIÓN 0293 DE 2014 DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL: GRUPO GESTIÓN SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA VERSIÓN DEL : VERSIÓN 02 RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN: DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA PROFESIONAL ESPECIALIZADO LUIS JORGE MORENO FEO PROFESIONAL ESPECIALIZADO LINA ISABEL CENTENO DÁVILA COORDINADORA GRUPO GESTIÓN EQUIPO INTERDISICIPLINARIO QUE COLABORO EN LA CONSTRUCCIÓN: EDDNA DUEÑAS MONSALVE PROFESIONAL ESPECIALIZADO JORGE CUENCA PROFESIONAL ESPECIALIZADO JUAN DAVID LEMUS JEFE DE CONTROL INTERNO Página 3 de 35

4 GESTIÓN TABLA DE CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES INTRODUCCIÓN ALCANCE PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL Normativos Económicos Administrativos LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN PRODUCCIÓN E INGRESO GESTIÓN Y TRÁMITE ORGANIZACIÓN TRANSFERENCIA PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO VALORACIÓN FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y LOGRAR LOS OBJETIVOS ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS INSTITUCIONALES Articulación con el Modelo de Control Interno Estándar MECI Articulación con el Sistema de Gestión de la Calidad Articulación con otros planes de la Entidad APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL...28 Página 4 de 35

5 GESTIÓN 4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS PROGRAMAS ESPECÍFICOS PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE S VITALES O ESENCIALES DE S ELECTRÓNICOS PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS PROGRAMA DE REPROGRAFÍA PROGRAMA DE S ESPECIALES PROGRAMA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ACTUALIZACION DEL BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: Normograma de Gestión Documental Anexo 2: Diagnóstico Integral de la gestión documental Anexo 3: Cronograma de implementación del PGD Anexo 4: Mapa de procesos de la entidad (Intranet) Anexo 5: Tipos de Información y Recursos Tecnológicos Página 5 de 35

6 GESTIÓN 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCIÓN EL Programa de Gestión Documental, PGD, es una herramienta que tiene origen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos ; allí se señaló, que las entidades públicas debían elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, definidas en la ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer de la gestión documental. Lo anterior, se reafirmó en el artículo 10 del Decreto 2609 de 2012, con la obligatoriedad de formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan Anual de Gestión. Por lo anterior, se desarrolla en el presente documento, el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud según la estructura ordenada en el anexo del artículo 13, Decreto 2609 de 2012 y el nuevo contexto organizacional que entró en vigencia en enero del 2014 con el Decreto 2462 de DECRETO 1018 DE 2007 DECRETO 2462 DE 2013 Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones Estructura organizacional anterior Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud Nueva estructura organizacional que entro en vigencia a partir de enero del 2014 El documento se encuentra estructurado en una primera parte por los aspectos generales donde se define el alcance, el público al cual está dirigido y los requerimientos para el desarrollo del Programa. En una segunda parte, se definen los ocho procesos de la Gestión documental, para continuar con la fase de implementación del Programa articulado con el Plan Estratégico Institucional, la armonización con el MECI, el Sistema de Gestión de la Calidad Norma NTCGP 1000:2009, Plan de Inversión, Plan Anual de Gestión y Plan Institucional de Archivos (PINAR), y otros planes institucionales; en tercer lugar se encuentran las fases de implementación del programa de gestión documental; en cuarto lugar, se referencian las responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos en el manejo de los documentos y luego se los programas específicos que permitirán cumplir con la política de Desarrollo Administrativo de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, procesos, procedimientos buscando mejorar los sistemas de organización y recuperación, para garantiza la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Página 6 de 35

7 GESTIÓN 1.2 ALCANCE El Programa de Gestión Documental, siendo un instrumento archivístico de la Alta Dirección, normaliza y programa todas las fases de la gestión documental: planeación, producción o recepción, distribución y trámite, organización, recuperación, consulta, almacenamiento, retención, transferencia, valoración, disposición final, preservación y conservación a largo plazo de la información institucional con el fin de garantizar la disponibilidad del patrimonio documental (en sus distintos soportes y medios de registro en que se produzcan 1 ) de la entidad como recurso indispensable para la toma de decisiones y la participación ciudadana. Aplica a la organización y el manejo de la información que produzca o reciba la Superintendencia Nacional de Salud. 1.3 PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO Como instrumento de participación ciudadana y democratización de la información, el Programa de Gestión Documental, está dirigido a: 1. Todos los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud (funcionarios de todos los niveles de la organización sean con derechos de carrera administrativa, de libre nombramiento y remoción, provisionales y contratistas). 2. Entidades sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia Nacional de Salud. 3. Organismos de control facultados para la inspección y vigilancia sobre la gestión documental. 4. Los ciudadanos y personas naturales o jurídicas públicas o privadas. 5. Los terceros autorizados para el acceso a la información institucional. 1.4 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL Normativos El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud, se construye aprueba, publica y desarrolla de acuerdo a las siguientes normas: Ley 594 de 2000 del Congreso de Colombia, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, articulo Decreto 2609 de 2012, artículo 2. Tipos de Información: Documentos de archivo (físicos y electrónicos) a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos), b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube. Página 7 de 35

8 GESTIÓN Decreto 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado; parágrafo articulo 14 y articulo 15. Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura, por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado; artículos 10, 11, 12 y 13. Resolución 293 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud, por medio de la cual se modifica el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones, numeral 9 del artículo 2. Ley 1712 del 2014 del Congreso de la República, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Decreto 103 del 2015 de la Presidencia de la República, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014 y se dictan otras disposiciones. El normograma anexo (Anexo 1), complementa el marco legal de la gestión documental y archivística aplicable a la Superintendencia Nacional de Salud Económicos Para la ejecución de las actividades y proyectos del programa de gestión documental, la Entidad cuenta con recursos en el presupuesto de la vigencia 2014 y 2015, los cuales se encuentran detallados en el Plan Anual de Adquisiciones Vigencia Códigos UNSPSC Descripción Valor Vigencia Compra de Token $ , Kit de Impresoras y Escáneres $ , Contratación de servicios de correspondencia $ , Contratación de mensajería especializada $ , Adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de un Sistema de Gestión Contractual, Recepción y Administración de la Correspondencia y un Sistema de Administración de Recursos Físicos Basado en un licenciamiento BPM $ ,00 Página 8 de 35

9 GESTIÓN Códigos UNSPSC RUBRO C Descripción Valor Vigencia 2014 Gastos por definir para Diseñar e implementar el Sistema Integral de Gestión Documental de la SNS Organización física, custodia y transporte de archivos, digitalización, custodia, microfilmación y digitalización Proceso de digitalización y microfilmación y conformación de los expedientes virtuales $ ,00 $ ,00 $ ,00 TOTAL VIGENCIA 2014 $ ,00 VIGENCIA 2015 Proyecto de Inversión Implementación del Sistema Integrado de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud $ ,00 Fuente: Plan Anual de Adquisiciones, Bienes, Servicios y Obra Pública; Modificación 2, Vigencia Administrativos Integrar el Programa de Gestión Documental con toda la función administrativa de la entidad según las orientaciones, procesos, políticas, metodología, instancias e instrumentos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión y las siguientes consideraciones: Resolución 1038 de 2013, crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, modificada por la Resolución 293 de Dicho Comité, es el organismo encargado de asesorar la alta dirección en materia archivística y de gestión documental, de definir y hacer seguimiento al cumplimiento de las políticas, planes, programas de trabajo y proyectos relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias. De acuerdo al Decreto 2462 de 2013, la Secretaria General tiene la responsabilidad de dirigir los planes, programas, proyectos y actividades de la Gestión Documental, a través de la Subdirección Administrativa que por función dirige y coordina la planeación, ejecución, control y seguimiento de la Gestión Documental, con el Grupo de Gestión Documental creado mediante Resolución 0180 de 2014, como parte de los componentes del Sistema de Gestión Documental. El Grupo está conformado por: Página 9 de 35

10 GESTIÓN Profesión Cant Cargo Tipo de Vinculación Ingeniero de Sistemas Profesional especializado- Planta especializado 1 Coordinador Archivista especializado 2 Profesional Especializado Planta Ingeniero Industrial especializado 1 Profesional Especializado Planta Ingeniero de Sistemas 1 Analista de Sistemas Planta Administrador Público 2 Profesional Planta n/a 3 Auxiliar Administrativo Planta n/a 1 Técnico Operativo Planta n/a 1 Operario Calificado Planta n/a 1 Secretario Ejecutivo Planta Para los Programas Específicos, se conformarán mesas de trabajo en la etapa de construcción, teniendo en cuenta los Planes Gerenciales de las dependencias con las que se realice integración; a corto plazo, se hará con las dependencias: 1. La Oficina Asesora de Planeación, 2. La Oficina de Tecnologías de la Información, 3. La Oficina de Control Interno, Para la etapa de desarrollo y seguimiento a los mismos, se tendrán en cuenta los tiempos definidos en los planes de trabajo de cada dependencia (planes de trabajo específicos). Y, será a través los planes de trabajo específicos armonizados con el plan de trabajo general, que se realizará el desarrollo, gestión, control, evaluación y mejora de los procesos de la gestión documental institucional. Para el aseguramiento de la calidad, se realizarán: - En el corto, mediano y largo plazo auditorías y seguimientos de la gestión documental y todas las actividades asociadas con círculos de realimentación de información, midiendo sistemáticamente el cumplimiento desde los estándares establecidos por la GP 1000:2009, sus nuevas versiones y los requisitos del Modelo Integrado de Control Interno (MECI), de acuerdo al Programa Específico de Auditoria y Control, - En el corto, mediano y largo plazo Capacitación del Talento Humano en los temas de la Gestión Documental, para todos los niveles de la organización y según los perfiles que se definan entre los actores de la gestión de los documentos; - En el largo plazo, desde el Plan Institucional de Capacitación de la Superintendencia, se asignarán los recursos económicos necesarios para capacitar a los funcionarios en los distintos niveles sobre el alcance y el desarrollo del Programa de Gestión Documental. Adicionalmente, la Oficina de Tecnologías de la Información en atención a su Plan de Desarrollo Tecnológico (PETIC), desde el ejercicio de sus funciones, tendrá a su cargo mediado y largo plazo el mejoramiento del Sistema de Gestión Documental en las etapas de planeación e implementación de todo el desarrollo tecnológico. El sistema de Página 10 de 35

11 GESTIÓN administración de archivos e información documental electrónica de la entidad, funcionará de manera centralizada; el Grupo de Gestión Documental será el responsable de la administración del 80% del Sistema y el 20% restante, estará a cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información quien dará todo el soporte tecnológico para su buen funcionamiento. Desde los planes de inversión, se garantizarán los recursos físicos necesarios para la implementación del Programa de Gestión Documental relacionados con edificios, espacios de trabajo, servicios asociados (servicios públicos, redes, comunicaciones), personal profesional, profesional operativo, entre otros. La formulación de los Planes, Programas y Proyectos que se deriven del Programa de Gestión Documental, contará con la participación activa de las diferentes áreas de la entidad: Oficina Asesora de Planeación, Oficina de Tecnologías de la Información, Oficina Asesora Jurídica, y la Secretaria General con sus Subdirecciones: Financiera y Administrativa, especialmente con el Grupo de Recursos Físicos, Grupo de Talento Humano y el Grupo de Gestión Documental, quien liderará técnicamente la integración institucional en las diferentes fases de implementación del Programa. La identificación de los riesgos de la gestión documental y su plan de acción, se definirán a corto y mediano plazo según las metodologías que se definan desde el Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión, alineados con las políticas que establezca el Archivo General de la Nación Tecnológicos Para la implementación y desarrollo del Programa de Gestión Documental, la Superintendencia definirá, proporcionará y mantendrá la infraestructura tecnológica necesaria como son el hardware, software, los cuales se deben ajustar a los requisitos técnicos y normativos vigentes. En la actualidad la entidad la entidad cuenta con los siguientes tipos de información y recursos informáticos descritos detalladamente en el anexo 5: Archivos Institucionales electrónicos, Sistemas de Información Corporativos, Sistemas de Administración de Documentos, Portales, Intranet y Extranet, Sistemas de Mensajería Electrónica, Sistemas de bases de datos (Información en repositorios de Infraestructura), Aplicaciones, Evaluación tecnológica de la entidad y Gestión del Cambio. 1.5 POLITICA DE GESTIÓN La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad, Por esto, se compromete a: Página 11 de 35

12 GESTIÓN Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional que permita la continuidad del negocio. Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control institucionalmente establecido. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información. Fortalecer el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes. Para lograr lo anterior, se establecen directrices que permiten normalizar la gestión de la información en todas las etapas del ciclo vital del documento y los controles que aseguran su cumplimiento, alineadas con los objetivos institucionales y los requerimientos de la normatividad archivística vigente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, y fortalecer la identidad institucional. 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN El proceso de Gestión Documental en la Superintendencia Nacional de Salud se regirá por la Ley 594 de 2000, de acuerdo a lo indicado en el artículo 22, que define la gestión de documental en un concepto de archivo total, comprendida en los procesos archivísticos: producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos; integrados a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, que amplía los procesos de gestión documental como mínimo a los siguientes: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, enmarcados dentro del concepto ciclo vital del documento en sus tres etapas: Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Por ende, el desarrollo del Programa estará basado en los 18 principios del proceso de gestión documental (Planeación, Eficiencia, Economía, Control y seguimiento, Oportunidad, Transparencia, Disponibilidad, Agrupación, Vínculo archivístico, Protección del medio ambiente, Autoevaluación, Coordinación y acceso, Cultura archivística, Modernización, Interoperabilidad, Orientación al ciudadano, Neutralidad tecnológica y Protección de la información y los datos) definidos en el artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, con el fin de desarrollar y sostener toda la actuación documental de los servidores públicos, vinculados con la Superintendencia Nacional de Salud. Página 12 de 35

13 GESTIÓN 2.1 PLANEACIÓN 2 La Superintendencia Nacional de Salud, planeará su Gestión Documental armonizándola con la planeación y gestión institucional, creando el Subsistema de Gestión Documental 3 como parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG), definido como el modelo de gestión institucional alineado con el direccionamiento estratégico organizacional que integra las políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados, aprobados, informados y aplicados desde un concepto de archivo total orientado hacia la modernización tecnológica, con el fin de estandarizar la administración del documento en los distintos soportes durante todo su ciclo vital, garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las necesidades de los usuarios; cumplir los lineamientos establecidos por la normativa archivística legal vigente y las demás normas técnicas complementarias que aseguren conservar y preservar la memoria institucional en el tiempo. El Subsistema de Gestión Documental, tendrá establecido su alcance, política y objetivos, así como la definición de los roles, responsabilidades, competencias desde la creación e implementación de su proceso, procedimientos y respectivos formatos, guías, documentos y registros que lo integren, según la metodología establecida por la Oficina Asesora de Planeación. Institucionalmente la Gestión Documental estará en el Mapa de Procesos como un Macroproceso de Apoyo en el cual encontraremos el Proceso Administración de la Gestión Documental, Caracterización Código GDCR01, que orientará la ejecución de las actividades en gestión documental de manera estandarizada. Inicialmente, el Proceso estará compuesto por los siguientes cinco procedimientos: 1. Procedimiento GDPD01, Planeación de la Gestión Documental 2. Procedimiento GDPD02, Administración de Correspondencia 3. Procedimiento GDPD03, Administración de Archivo, que incluye las trasferencias 4. Procedimiento GDPD04, Consulta y Préstamo de Documentos 5. Procedimiento GDPD05, Notificaciones 6. Procedimiento GDPD06, Elaboración de Actos Administrativos, que incluye de manera amplia un esquema de publicación. Desde el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental, el Subsistema de Gestión Documental liderará la construcción de los instrumentos archivísticos 4 generales sobre la planeación de la gestión documental: el Plan Institucional de Archivo - PINAR definido a diez años y el Programa de Gestión Documental definido a 4 años, así como los demás programas y proyectos específicos que establezcan las normas legales vigentes en materia archivística. En esta etapa se deben asignar y mantener los recursos humanos y financieros, de igual forma, la infraestructura física y tecnológica necesaria para el funcionamiento del Subsistema de Gestión Documental. En cuanto a la infraestructura tecnológica, la entidad podrá desarrollar o adquirir sistemas de información 2 La planeación de la Gestión Documental, corresponde al conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental (Decreto 2609 de 2012). 3 Resolución 2116 de 2014 de la Superintendencia Nacional de Salud. 4 Decreto 2609 del Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. Página 13 de 35

14 GESTIÓN para la gestión documental en entornos electrónicos que estén alineados con lo estipulado en el capítulo I y III del Decreto 2609 de Los proyectos con los cuales se desarrollaran los Planes y Programas, estarán definidos a dos años, con revisiones anuales para efectos de actualización por cambios legislativos, normativos, orientaciones del sector o según aplique. Se debe establecer el control de cambios de los mismos, como un mecanismo riguroso de control y seguimiento para cada uno de los instrumentos archivísticos, razón por la cual se debe crear la herramienta que permita tener la trazabilidad integral de los ajustes correspondientes que se realice; los ajustes, no pueden perjudicar la estructura conceptual que dicta la Ley 594 del 2000 y el Decreto 2609 del Se definirán metas a corto, mediano y largo plazo desde los distintos programas específicos que se creen, aprueben y adopten. Los tiempos, estarán establecidos en la Ficha de implementación programas específicos del PGD (documento anexo a este documento) a manera general. Adicionalmente, los proyectos del Subsistema de Gestión Documental que se formulen deberán comprender todo su contexto (factores internos y externos que impactan su gestión), tener documentado los elementos estratégicos institucionales, definir el compromiso de la alta dirección y las acciones para el tratamiento de riesgo (largo plazo) desde la metodología que establezca la Oficina Asesora de Planeación. A continuación, se enuncia el estado de actual de cada Instrumento Archivístico (imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos) y las versiones de los Instrumentos Archivísticos de organización documental (imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental) de la Superintendencia Nacional de Salud: Imagen: estado actual Instrumentos Archivísticos Página 14 de 35

15 GESTIÓN Tipo INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS DE ORGANIZACIÓN Alcance Fecha Inicial Fecha Final Archivo disponible en la Web Período 1 18/jul/ /ene/1989 Tablas de Valoración Documental Período 1 Período 2 11/ene/ /jul/1990 Tablas de Valoración Documental Período 2 TVD Período 3 09/jul/ /dic/1992 Tablas de Valoración Documental Período 3 Período 4 31/dic/ /jun/1994 Tablas de Valoración Documental Período 4 Período 5 20/jun/ /jun/2002 Tablas de Valoración Documental Período 5 V1 12/06/ /03/2007 Tablas de Retención Documental Versión 1 TRD V2 30/03/ /03/2013 Tablas de Retención Documental Versión 2 V3 20/03/2013 VIGENTE Tablas de Retención Documental Versión 3 Imagen: Instrumentos Archivísticos de organización documental Las fuentes de financiación se derivarán de los rubros presupuestales de inversión y funcionamiento asignados. En articulación con el Subsistema de Seguridad de Información se crearán de manera escalonada a corto y mediano plazo de acuerdo al plan de trabajo que formule el equipo que se conforme para tal fin: los Registros de Activos de Información, los Inventarios Documentales de Gestión según el acuerdo 038 del 2002, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información, el Modelo de Requisitos para la gestión de los documentos electrónicos y las Tablas de Control de Acceso. Se tendrán en cuenta adicionalmente las siguientes directrices para la creación y diseño de documentos: 1. El mapa de procesos, los procedimientos y los flujos documentales adoptados. 2. El procedimiento Formulación y elaboración de planes y programas institucionales - código PIPD01 que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código PICR El procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01, que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR El Manual de Imagen Institucional adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 o el acto administrativo que la modifique. 2.2 PRODUCCIÓN E INGRESO Todo documento deberá ser creado partiendo de: Página 15 de 35

16 GESTIÓN Las Tablas de Retención Documental (TRD), siguen siendo el instrumento archivístico gerencial que ha definido y sigue manteniendo el Estado Colombiano para establecer lo que deben por Ley (en primer lugar) y por Norma (en segundo lugar) producir de manera indiscutible cada una de las dependencias de las entidades públicas o privadas que presten servicios públicos. Para su para su elaboración, aprobación, presentación, adopción, publicación y evaluación, se deberán agotar los lineamientos establecidos en el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, lo que incluye su previa presentación al Archivo General de la Nación para su convalidación. Las Tablas de Retención Documental son en la Superintendencia Nacional de Salud, el instrumento que evidencia la producción documental desde la estructura jerárquica de agrupación y vinculo archivístico. A corto plazo, el proyecto de actualización de las Tablas de Retención Documental versión 4 incluirá la identificación de los documentos que se producen a partir de los procesos, procedimientos, documentos y formatos establecidos desde el Sistema Integrado de Gestión. De manera transversal para todos los procesos, se deberá aplicar el Procedimiento Elaboración y Control de Documentos y Registros - código ASPD01 que hace parte del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión - código ASCR01 y, para los procesos que desde su función elaboren Actos Administrativos, existirá el Procedimiento de Elaboración de Actos Administrativos - código GDPD06, así como el Procedimiento Notificaciones código GDPD05, los cuales hacen parte del Proceso de Administración de la Gestión Documental. La implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD) versión 4 que se realice a mediano plazo con la implantación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos que funcione en la institución, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y la Normativa de Gobierno en Línea. Los formularios y formas que se establezcan institucionalmente según el Programa Específico de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos que se construya y se apruebe en el mediano plazo, debe garantizar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios, la Normativa de Gobierno en Línea y las normas internas en materia de gestión documental existen y se creen, incluyendo los tipos de entradas y salidas de información, los mecanismos de control y de aprobación de documentos parametrizados en el Sistema Integrado para la Gestión Documental actual o el que lo reemplace, el cual debe responder la necesidad institucional de facilitar el trabajo colaborativo y el mantenimiento de la trazabilidad desde la creación del documento, aprobación y firma, para el corto; y en el mediano plazo, asegurar la aplicación de los criterios de disposición final para los documentos físicos, digitales, electrónico e híbridos. Manual de Imagen Corporativa adoptado mediante la Resolución 310 de 2011 expedido por la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo modifique, donde se definen los tipos de letra y la diplomática de las comunicaciones que más se utilizan en Página 16 de 35

17 GESTIÓN la Entidad. Esté será actualizado en el corto plazo, adoptando la Guía Técnica Colombiana (GTC) Para la producción de Planes, Programas y Proyectos, la orientación estará dada desde el procedimiento Formulación y elaboración de planes y programas institucionales - código PIPD01 que hace parte del Proceso Formulación, implementación y evaluación de planes y programas institucionales - código ASCR01. Mediante la Resolución 0180 del 2014, la Superintendencia Nacional de Salud conforma el Grupo Interno de Correspondencia asignándole las funciones propias para el registro, recepción, producción, clasificación, distribución, digitalización, distribución y envío de correspondencia interna y externa. Otros instrumentos que se formalicen de acuerdo a los procedimientos establecidos institucionalmente. 2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE El proceso inicia con el registro y/o distribución de las comunicaciones a los respectivos usuarios internos y externos de acuerdo a la Resolución 310 de 2011 de la Superintendencia Nacional de Salud o el acto administrativo que lo actualice, al registro en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace y a los Procedimientos GDPD02 Administración de correspondencia y GDPD03 Administración de Archivo, que hacen parte del Proceso Administración de la Gestión Documental Código GDCR01. En este proceso, las Tablas de Retención Documental (TRD) de la Superintendencia Nacional de Salud al incluir en su metodología, armonización con el Sistema Integrado de Gestión y por consiguiente el concepto de mejoramiento continuo, los tipos documentales se registrarán en las Tablas respetando el Principio de Orden Original y el ciclo PHVA. Una vez las TRD estén aprobadas, convalidadas y adoptadas, inicia la etapa de la implementación aplicándolas a todos los documentos indiferentemente del formato en el que se encuentren (físico, electrónico, digital u otro). Para la gestión y trámite de los documentos, la Oficina de Tecnologías de la Información encargada de garantizar el funcionamiento de los Sistemas de Información, previamente deberá parametrizar en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad SUPERCOR o el sistema que la Superintendencia implemente: 1. La estructura jerárquica de agrupación de la información 2. El vínculo archivístico contenido en las Tablas de Retención Documental 3. Los flujos de trabajo armonizados con los procesos y procedimientos, garantizando el cumplimiento de pre-requisitos como: vinculación a un trámite, distribución incluyendo las actuaciones o delegaciones, descripción (metadatos) documental desde la Norma ISAG- 5 Esta guía técnica colombiana tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en la organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de la comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez busca disminución de tiempo y los costos, con buena calidad. Introducción Guía Técnica Colombiana (GTC) 185. ICONTEC, 2009, Bogotá Página 17 de 35

18 GESTIÓN D, los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia 4. Periodos de vigencia para las respuestas de las comunicaciones La Superintendencia Nacional de Salud promoverá y prestará los servicios de acceso y consulta de documentos e información, en los términos de tiempo, acceso, restricción y reserva que establezca legislación. El registro de Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01, será el instrumento que clasifique el tipo de acceso por cada documento que se produzca, teniendo en cuenta: -La Ley 594 del 2000 que en el Título VI, de Acceso y Consulta de Documentos: ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo. ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. -Ley 1437 del 2011, la Ley 1712 del 2014 y las demás que sean expedidas que sean complementarias o las modifique. No obstante partiendo de los registros del Formato Entrevista de Producción Documental TRD - código GDFT01, se crearán las Tablas de Control de Acceso como instrumento archivístico que permitirá definir categorías adecuadas sobre los derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, desarrollado en integración con el Subsistema de Seguridad de Información y el plan de trabajo que se formule el cual estará integrando el Programa Específico de Seguridad de la Información. La consulta de los documentos por parte de los usuarios internos, se hará en las propias instalaciones de la oficina que realice la solicitud de consulta y préstamo, siguiendo la Resolución 200 de 2009 o el acto administrativo que lo modifique y el Procedimiento Consulta y préstamo de Página 18 de 35

19 GESTIÓN documentos código GDPD04 del Proceso Administración de la Gestión Documental - código GDCR01. Si la solicitud de información es realizada por una de las Regionales, el documento será digitalizado para facilitar la consulta y el acceso a la información. Los usuarios externos podrán acceder a la información que repose en el archivo central, atendiendo los siguientes requisitos: a. El usuario deberá efectuar solicitud debidamente fundamentada de acuerdo a los mecanismos establecidos sea de manera física o electrónica. b. Se responderá a la solicitud de consulta de acuerdo a la clasificación de acceso que esté establecida en los registros del Formato Entrevista de producción documental TRD Código GDFT01 y las Tablas de Acceso, por lo tanto, si el documento contiene alguna reserva o restricción legal, no será posible permitir el acceso o consulta a la comunicación que se envié como contestación al usuario. En cualquiera que sea el caso de reserva, la respuesta explicará los motivos de la restricción sobre el acceso de información. c. En caso de que la solicitud corresponda a requerir copia de algún documento, igualmente se deberá elevar por escrito la respectiva solicitud. d. Cuando las autoridades de inspección, control y vigilancia, sean las que estén solicitando un documento original como prueba, deberán realizar la correspondiente solicitud caso en el cual se reemplazará el original por una copia para retirar el documento en calidad de préstamo. Si se trata de documentos originales electrónicos, se garantizará el principio de equivalencia funcional. Las restricciones de acceso por razones de conservación o preservación de los documentos originales en físico, electrónico, digital u otro, se hará simplemente a su soporte mas no sobre la información que en ellos esté contenida, razón por la cual se establecerá el Programa Específico de Reproducción que normalizará los procesos de reproducción que se utilicen en los casos especiales, con el fin de asegurar la conservación y/o preservación del documento, certificando la autenticidad cuando fuere el caso, por medio del mecanismo establecido. No obstante, toda atención de consulta y acceso a la información que se realice a un usuario interno o externo, deberá garantizar autenticidad, integridad, vínculo archivístico, no repudio, trazabilidad, confidencialidad, protección de datos personales, disponibilidad, seguridad, adición de contenidos, Meta descripción, conservación y preservación sobre la información por lo tanto, el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá madurar la estructura conceptual definida en la Ley 594 del 2000, el Decreto 2609 del 2012, sus complementarios y toda la Normativa de Gobierno en Línea, con el fin de garantizar hacia el año 2016 el cumplimiento de los artículos 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28 y 29 del Decreto 2609 del 2012 y las demás normas que el Estado Colombiano desarrolle. Lo anterior con el fin de: - Aumentar de manera progresiva, el acceso, recuperación eficaz y eficiente a los documentos en entornos electrónicos. - De manera escalonada, minimizar la cantidad de trámites por gestionar. Página 19 de 35

20 GESTIÓN - Aumentar la oportunidad en la atención de PQRDS, evaluando el comportamiento de las metodologías estén implementadas (Call Center y los Software SUPQR y SUPERCOR o el que los reemplace) para controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial y la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos, tomando las decisiones pertinentes para adoptar medidas que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. - Mejoramiento al Procedimiento GDPD02 Administración de Correspondencia, creando un instrumento de control de calidad en el proceso de correspondencia para minimizar el error de direccionamiento, falta de integridad en la documentación que ingresa o se produce, y/o entrega tardía de los documentos. - Disminuir quejas, peticiones, reclamos, tutelas, demandas, denuncias. - Disminuir las investigaciones disciplinarias a funcionarios de la entidad. - Mejorar la estabilidad el Sistema Integrado de Gestión de Correspondencia y Archivo SUPERCOR haciéndole desarrollos de mejora en el corto plazo y a largo plazo, implementar un nuevo Software Gestión Documental de acuerdo al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. - Mejorar la parametrización de los tipos documentales en el Sistema frente a los tiempos de respuesta ya establecidos por la Legislación vigente. - Aumentar el manejo de los documentos en otros formatos implementando a corto y mediano plazo, procesos de digitalización series de consulta frecuente con fines de control y mejoramiento a la gestión. Y a largo plazo, en integración con el Subsistema de Seguridad de la Información y los Programas Específicos que se construyan sobre: Documentos Vitales o Esenciales y el de Reprografía, se implementaran procesos de Digitalización con fines probatorios. Inicialmente, se adquirirán escáner que distribuidos entre los Grupos Internos de Trabajo de Correspondencia, Gestión Documental y Contratación, con las siguientes características: Conjunto de funciones Rendimiento Escáner diseñado para obtener la máxima productividad, con una óptima digitalización y alta calidad de imagen, flexible manejo del papel con énfasis en la ergonomía y compacto tamaño. Paquete completo de software integrado e interoperabilidad con marcas líderes. Escáner con un alto rendimiento real de hasta 100 ppm simplex (vertical de 200 dpi) y 200 ipm dúplex (vertical de 200 dpi), con todas las funciones de imagen habilitadas, que cuente con la última tecnología en el medio, que permita optimizar las asignaciones de memoria y las rutas de procesamiento. Página 20 de 35

21 GESTIÓN Detección automática de color. Recorte automático. Recorte agresivo y enderezamiento Tratamiento de imágenes Detección y eliminación de páginas en blanco basándose en el contenido. Función de omisión (de varios colores). Digitalización de secuencia doble. La detección automática de color que indique al escáner cuando debe capturar imágenes en color. Calidad de imagen Procesamiento de imágenes que optimice la claridad y la nitidez esto a la máxima velocidad del escáner. Mayor integridad de datos en las funciones de OCR, ICR validaciones y muchas más. Manejo del papel sin dificultad que permita una amplia variedad de tipos de tamaños de documentos sin perder el ritmo de trabajo. Flexible manejo del papel Sensores de detección por ultrasonido de alimentación múltiple que detecten de manera precisa las alimentaciones erróneas. Alimentador elevador de hojas junto con una amplia gama de ajustes de entrada y de salida de papel que faciliten la digitalización de todos sus documentos. Panel de operación Software Fácil de usar con funciones complejas, programables y respectivas a un único botón. Indicador de fallas De digitalización y procesamiento (última versión de la marca). De control y auditoria (última versión de la marca). Garantizar el correcto funcionamiento del escáner con el software Eyes & Hands for Compatibilidad Forms módulo SCAN de FORMS y además debe ser compatible con la solución Enterprise Content Management (ECM) de Oracle. Página 21 de 35

22 GESTIÓN Especificaciones Técnicas Tecnología de digitalización Resolución Óptica Sensor de Imagen Dual a Color CCD (Charge Couple Device) 600 dpi Para el control y seguimiento, desde el cronograma de trabajo del Programa Específico de Control y Auditorias, se realizará el seguimiento a la resolución de los trámites, teniendo en cuenta la clasificación y los tiempos de respuesta oportuna establecidos en las normas internas y externas. En el desarrollo de este programa específico, el Sistema de Información de Documento Electrónicos SUPERCOR o el que lo reemplace, deberá tener (en el corto plazo) la caracterización de cada tipo documental parametrizado, contemplando la clasificación y los tiempos de tramitación de cada uno de ellos, con la finalidad de generar los reportes sobre el estado actual de las comunicaciones de acuerdo su tipificación junto con los tiempos establecidos en la legislación vigente para las respuestas oportunas; sin embargo, se insistirá en el autocontrol desde los distintos medios de divulgación, gestión del cambio, capacitación y las herramientas de seguimiento y control interno. 2.4 ORGANIZACIÓN Debido a la Reestructuración ordenada por el Decreto 2462 de 2013 del Ministerio de Salud, través del Proyecto Actualización de Tablas de Retención Documental (TRD) la Superintendencia Nacional de Salud adoptará las Tablas de Retención Documental actualizadas que convalide el Comité Evaluador de Documentos del el Archivo General de la Nación (AGN). DECRETO 1018 DE 2007 DECRETO 2462 DE 2013 Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones. Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud Su vigencia es a partir de enero del 2014 Aplica versión 3 de la Tabla de Retención Documental (VIGENTE) Aplica versión 4 de la Tabla de Retención Documental (PROYECTO DE ACTUALIZACION) Página 22 de 35

23 GESTIÓN El proceso de actualización iniciará con la socialización de la metodología a todas las dependencias de la entidad y continuará con las demás fases hasta cumplir todas las etapas del procedimiento establecido por el AGN, según el plan de trabajo que se establezca. Asimismo, en la articulación con la Oficina Asesora de Planeación, la construcción de las Tablas, tendrá en cuenta el Procedimiento GDPD01 Planeación de la Gestión Documental del Proceso Administración de la Gestión Documental Código GDCR01 y los demás que estén formalmente adoptados por la Superintendencia Nacional de Salud frente a la operación por procesos. En la etapa de aplicación, para la organización de los archivos de gestión, se tendrá en cuenta las últimas Tablas de Retención Documental aprobadas (Tablas de versión vigente), los instructivos y guías de organización que deberán crearse para facilitar su aplicación, los cuales deberán tener capítulos específicos que orienten la organización de los archivos electrónicos. Del mismo modo, el Procedimiento GDPD03 Administración de archivo y la Guía de organización de documentos de archivos Código GDGU01, del Proceso Administración de la Gestión Documental Código GDCR01 serán complementarios para todo el proceso. Para la organización del Archivo Central, se continuará con la tercerización, definiendo y verificando todos los elementos precontractuales, contractuales y post contractuales que garanticen el cumplimiento de las normas legales vigentes formulando los proyectos que garantices su ejecución. El documento de descripción definido para los archivos en sus distintas etapas: gestión, central e histórico, es el reglamentado por el Acuerdo 038 del 2002 el Inventario Único Documental, contemplado en Sistema Integrado de Gestión con el Código GDFT11 del Proceso Administración de la Gestión Documental Código GDCR TRANSFERENCIA Se realizará según los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en sus distintitas versiones según los periodos identificados, el procedimiento Transferencia y conservación documental y el plan anual de transferencias que será publicado mediante circular en el primer semestre del año en curso. Para el tratamiento de la documentación electrónica a transferir 6, será el mediano y largo plazo desde las fases de planeación, implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Documentos de Archivos Electrónicos que exista institucionalmente, que se creará, verificará y madurará el modelo de la estructura, validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. El plan de trabajo corresponderá al que se establezca 6 Art. 34 Decreto 2609 de Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria. Página 23 de 35