Área de Gestión Documental Programa gestión documental

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1 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 1 de PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca y gestión documental 3. OBJETIVO: Realizar el seguimiento al Programa de conservando el principio de procedencia, orden original y disposición final de los archivos de la Institución. 4. ALCANCE: Inicia con la elaboración del cronograma de capacitación, seguimiento y realización de transferencias Primarias al programa de, utilizando como evidencia de la actividad realizada el formato PA-GA FOR-4: Seguimiento gestión documental como antelación a la actividad previa de transferencia del al archivo de gestión al archivo central y termina con la presentación de informes de gestión al superior inmediato. 5. MARCO NORMATIVO: Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y del derecho a la información de acceso público nacional. Decreto 2558 del 2013 por el cual se corrigen dos artículos del decreto 1515 de ,8 y los literales 5 y 6 que hablan de la obligatoriedad del archivo general de la Nación. Decreto 2609 de 2012 reglamenta el Titulo 5 de ley 594 de Acuerdo 011 de 2008, donde se delega al director del AGN las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Acuerdo 003 del 17 de Febrero de 2015, Se establecen los lineamientos generales en cuanto a la gestión de documentos electrónicos como resultado del uso de medios electrónicos en el capítulo 4 de la ley 1437 de Ley 1437 de 2011 reglamenta el artículo 21 de la ley 594 del 2000 y el capítulo 4 del artículo 2609 de PA-GA MN-1 Manual de archivo y correspondencia.

2 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 2 de CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 1 El área de presenta el cronograma de Capacitación y seguimiento a las diferentes dependencias académicoadministrativas de la Universidad del Cauca. Revisar y firmar el cronograma por parte de la Secretaria General Anual 2 Se envía el cronograma al área de prensa para la publicación en la página Institucional. Remite oficio institucional, mediante correo electrónico en donde se solicita que el cronograma sea enviado mediante correo masivo. Profesional Universitario Prensa Verificar correo electrónico Área de Cada vez que sea necesario 3 Ubicar el espacio acorde a utilizar para el desarrollo de la capacitación. NOTA 1: Avisan con 3 días de anterioridad en caso de no poder realizar la capacitación durante el día establecido, en el cronograma mediante oficio y correo electrónico. Dependencia Radicar mediante Aplicativo de Ventanilla Única los Documentos Técnico Cada vez que sea necesario 4 Realiza Capacitación y diligencia el formato PE- GE-2.2-FOR-5 Registro de asistencia a eventos institucionales Dependencia Verificar PE-GE-2.2-FOR-5 Registro de Asistencia a Eventos Institucionales Área de Anual

3 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 3 de 16 No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 5 Realiza el seguimiento al Programa impartido en las capacitaciones utilizando el Formato PA-GA FOR-4: Seguimiento hasta preparar las transferencias documentales. NOTA 2: La duración del plan de mejoramiento depende del cumplimiento del responsable, si no se realizan las actividades pasados 15 días, se avisa al responsable de la dependencia para tomar las medidas pertinentes Testigo de control cruzado: Se identifican que documentos no se encuentran en el archivo de gestión, central y/o histórico y se debe evidenciar el control de la documentación mediante el diligenciamiento del formato PA-GA FOR-7 Testigo control cruzado Aplica Manual de Archivo y Correspondencia de la Institución: Capacita con la normatividad Archivística, y da aplicabilidad al Manual de Archivo y Correspondencia, que ha sido elaborado como guía para aplicar las políticas internas Institucionales sin contradecir La Ley General de Archivo. Practicando las observaciones realizadas en las capacitaciones y el Manual de Archivo y Correspondencia, se prepara la Transferencia Primaria, que para desarrollarla cuenta con una herramienta como lo es la Tabla de Retención que nos permite identificar la información a transferir. de Servicios Generales Diligenciar Formato PA-GA FOR-4 Seguimiento de Área de Cada vez que sea necesario 6 Controla y evalúa la aplicación del Programa en las dependencias para el mejoramiento continuo de la cultura archivística de la Universidad del Cauca de Servicios Generales Diligenciar Formato PA-GA FOR-4 Seguimiento documental Área de

4 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 4 de 16 No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control Cada vez que sea necesario 7 Presenta informe de gestión a Secretaría General NOTA 3: La secretaría general se encargara de tomar las acciones correctivas de acuerdo al informe presentado de Servicios Generales Aval informe Secretaria(o) General Semestral Secretaria General ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DEL ARCHIVO DE GESTION 1 Levanta inventario de los documentos que ha creado la unidad académico-administrativa utilizando el formato nuevo de índices preguntar a jefe de. administrativo Diligenciar formato nuevo de índices preguntar a jefe de 2 3 Para préstamo de documentos en el archivo de gestión en los casos que se requiera y para ejercer su control se diligencia el formato PA- GA FOR-6 Control Préstamo de Documentos Los préstamos se realizan por un plazo máximo de hasta 5 días NOTA 4: Para préstamo de documentos por parte de otras dependencias universitarias. Ver procedimiento PA-GA FOR-5 Préstamo de Documentos Al finalizar cada año, se clasifican e identifican las series documentales a transferir al archivo central mediante el formato PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo administrativo Diligenciar formato PA-GA FOR-6 Control de préstamo de documentos administrativo Cada vez que sea necesario Diligenciar PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y

5 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 5 de 16 No. Actividad / Descripción Se verifica el acervo documental a eliminar previa autorización del Comité de Archivo, utilizando el Formato PA-GA FOR-2 Acta de eliminación de documentos. El auxiliar administrativo solicita aval del área de Cargo Responsable administrativo Punto de Control secundarias de archivo administrativo anual Diligenciar PA-GA FOR-2 Acta de eliminación de documentos administrativo anual 4 Se publica circular normativa suscrita por la Secretaría General y se anexa calendario de transferencias primarias se envía mediante correo electrónico a la oficina de prensa para su publicación y comunicación mediante correo masivos. Secretaria General ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DEL ARCHIVO CENTRAL Publicar circular normativa en la página institucional a Área de Anual 1 Recibe los documentos de archivo de gestión de las dependencias de acuerdo con la vigencia establecida en la tabla de Retención Plazos de Conservación. y calendario de transferencias primarias. Técnico ( Archivo de ) de Servicios Verifica Tabla de retención documental (T.R.D) Archivo de ) de Servicios 2 Verifica el contenido de la documentación acorde con la tabla de Retención (T.R.D) Limpia los documentos eliminando el material Técnico ( Archivo de Cada vez que sea necesario Verifica Tabla de Retención

6 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 6 de 16 No. Actividad / Descripción metálico, cintas, alfileres, cauchos, cualquier tipo de objeto que pueda deteriorar los documentos, desdoblar y desamarrar las hojas. Verifica el estado físico del documento. En caso de que este deteriorado lo repara. Indica por escrito las observaciones, si se identificó material afectado por humedad o deterioro. Mediante oficio remisorio adjunta las observaciones cuando devuelve la transferencia. Cargo Responsable ) Punto de Control (T.R.D) 3 Ubicar topográficamente el archivo de gestión en el archivo central para facilitar el acceso y control del mismo de Servicios Generales Indexar la ubicación del archivo de gestión en base de datos en aplicativo Excel de Servicios Generales Cada vez que sea necesario 4 Preparar transferencia Secundaria: Preparar los documentos del archivo central, para transferirlos al archivo histórico de acuerdo a la tabla de retención documental. Organiza las carpetas dentro del Archivo Central. Al finalizar cada año, se clasifican e identifican las series documentales a transferir al archivo histórico mediante el formato PA-GA FOR- 5 Transferencias primarias y secundarias de archivo Se verifica el acervo documental a eliminar previa autorización del Comité de Archivo, utilizando el Formato PA-GA FOR-2 Acta de eliminación de documentos. Actualiza listado de inventario del Archivo Central. Técnico ( Archivo de ) de Servicios PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo administrativo anual PA-GA FOR-2 Acta de eliminación de documentos administrativo Anual

7 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 7 de 16 No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 5 Traslada los documentos de archivo central a los depósitos del archivo histórico trasferencias Secundarias PA-GA FOR-5 Técnico ( Unidad de Corresponden cia y Archivo) de Servicios Diligenciar formato trasferencias Secundarias PA-GA FOR-5 Unidad de correspondencia y archivo de Servicios Anual ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DEL ARCHIVO HISTORICO 1 Ubica o almacena el Archivo transferido de acuerdo a la estructura orgánica Institucional facilitando el acceso y control de la misma. Indexar la ubicación del archivo histórico en base de datos en aplicativo Excel Anual 2 Se escanea el acervo documental del archivo histórico Realizar copias de seguridad de los documentos escaneados Área de Cada vez que sea necesario 7. FORMATOS:

8 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 8 de 16 PA-GA FOR-5: Transferencia Primarias y Secundarias de archivo PA-GA FOR-4: Seguimiento gestión documental PA-GA FOR-6: Control de préstamo de documentos PE-GE-2.2-FOR-6: Acta general para actividades universitarias 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: ARCHIVO SATELITE: Archivo creado por la necesidad de algunas dependencias dado el volumen y la media tez de recuperar la información para desarrollar las labores diarias encomendadas, el archivo satélite cumple la función del archivo total esto significa que el estará compuesto por el archivo de gestión, Archivo Central e Histórico, debe contar con un funcionario que se encargara y responsabilizara de su administración y de realizar las transferencia primaria y secundaria. COMITÉ DE ARCHIVO: Órgano decisor de la universidad que lo compone: Secretaría general, jefe de planeación centro de investigaciones, Jefe de la Oficina de de la Planeación y Desarrollo Institucional y. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las Instituciones. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada paso de archivo. Busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor legal, fiscal, contable, administrativo, histórico, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Institución. LA TRANSFERENCIA PRIMARIA: tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos

9 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 9 de 16 de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. TRD: Tabla de Retención TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Es un listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada paso de archivo. Busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central; esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en función de su valor legal, fiscal, contable, administrativo, histórico, científico o cultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la Institución. ARCHIVO CENTRAL: Está conformado por la documentación transferida de los archivos de gestión, que por razones administrativas o legales debe reposar en el archivo central de la Universidad hasta que pierda su valor primario. En su calidad de archivo intermedio, la documentación será clasificada, ordenada y debidamente conservada para que sirva de soporte a la gestión administrativa de manera eficaz. En este archivo se eliminará aquella documentación que habiendo perdido completamente su valor y su utilidad administrativa no tenga valor histórico que justifique su conservación, es decir, cuando se cumplan los plazos de conservación en el archivo intermedio, se deben aplicar nuevamente criterios de valoración que identifiquen los documentos a procesar, eliminar o conservar como históricos. ARCHIVO DE GESTIÓN: En este archivo se conservarán todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la dependencia, mientras dura el trámite de los asuntos a los que hacen referencia y una vez concluido el mismo hasta que se termine el tiempo de permanencia determinado por la TRD en cada caso. La conservación y custodia de los documentos existentes en los archivos de gestión, así como su transferencia organizada, es obligación de los responsables de cada dependencia, quienes deberán designar uno o más coordinadores que asuman las funciones generales de gestión de documentos de acuerdo con la Secretaría General o la Jefe de Archivo, que en todo momento podrán supervisar su cumplimiento. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de colecciones de un

10 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 10 de 16 individuo, institución, fondo o grupo de registros o un conjunto de ellos que forman un archivo. LA TRANSFERENCIA PRIMARIA: Tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor administrativo. TESTIGO DE CONTROL CRUZADO: Es una evidencia mediante la cual se registra la ausencia del documento faltante cuando no reposa en el archivo de gestión, central y/o histórico. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN: No CÓDIGO MODIFICACIONES MA-GD PR-6 Creación del procedimiento del archivo satélite MA-GD PR-6 Modificación: Objetivo, alcance, actividades y puntos de control del procedimiento PA-GA PR-6 Actualización de responsables, actividades, puntos de control y diagrama de flujo. 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones de procedimientos Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento

11 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 11 de 16 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Cargo: Técnico Fecha: REVISION Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Fecha: APROBACION Nombre: Responsable Proceso: Cargo: Rector Fecha: Fecha:

12 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 12 de 16 Anexo A: Convenciones del procedimiento SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

13 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 13 de 16 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento COORDINADOR AREA DE GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA GENERAL AREA DE PRENSA JEFE DE DEPENDENCIA INICIO Realiza cronograma anual de capacitación Cronograma anual de capacitación Presenta cronograma a Secretaría general para su aprobación Revisa Documento No Existen cambios o modificaciones en el cronograma? Si No Notifica Cambios y/o modificaciones Suscribe Cronograma y entrega a Recibe Documentación Se envía el cronograma al área de prensa para la Publicación en la página Institucional Mediante correo electrónico (oficio) Recibe Documentación y realiza publicación en portal Web Institucional Revisa cronograma de capacitación en portal instucional La dependencia puede realizar las actividades en la fecha acordada? Notifica al mediante correo electrónico Si Realiza Capacitación a dependencia en la fecha acordada Ubicar el espacio acorde a utilizar para el desarrollo de la capacitación Diligencia el Formato PE-GE-2.2-FOR-5: Registro de Asistencia a Eventos Institucionales PE-GE-2.2-FOR-5: Registro de Asistencia a Eventos Institucionales Aplica manual de Archivo y Correspondencia Diligencia el formato PA-GA FOR-4 Seguimiento PA-GA FOR-4 Seguimiento Controla y evalúa la aplicación del Programa de Diligencia el formato PA-GA FOR-4 Seguimiento PA-GA FOR-4 Seguimiento Realiza y presenta informe de a Secretaría General Informe de Revisa Documento Existen cambios o modificaciones en el cronograma? Si No Notifica Cambios y/o modificaciones Suscribe Cronograma y entrega a Suscribe Cronograma y entrega a FIN

14 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 14 de 16 Organización y custodia del archivo de gestión AUXILIAR ADMINISTRATIVO COORDINADOR AREA DE GESTION DOCUMENTAL COMITÉ DE ARCHIVO SECRETARIA GENERAL AREA DE PRENSA INICIO Levanta el inventario de los documentos que ha creado la unidad académicoadministrativa utilizando Realiza préstamo de documentos? Si Diligencia el formato Formato PA-GA FOR-6 Control de préstamo de documentos Formato PA-GA FOR-6 Control de préstamo de documentos No clasifican e identifican las series documentales a transferir al archivo central Existen documentos para eliminación? Si Entrega listado de documentos a Solicita autorización a Comité de Archivo Toman decisión y notifican a No Diligencia el formato PA-GA FOR-2 Acta de Eliminación de Documentos PA-GA FOR-2 Acta de Eliminación de Documentos Diligencia el formato PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo Realiza y suscribe circular normativa Entrega copia de Transferencias a Secretaría General Se anexa calendario de transferencias primarias se envía mediante correo electrónico a la oficina de prensa para su publicación y comunicación mediante correo masivos Recibe Documentación y realiza publicación en portal Web Institucional FIN

15 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 15 de 16 Organización y custodia del archivo central ENCARGADO DE ENTREGA DE TRANSFERENCIA COORDINADOR AREA DE GESTION DOCUMENTAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO Verificar el contenido de la documentación acorde con las Tablas de Retención (T.R.D) la documentación esta acorde a la TRD? Si Limpia los documentos eliminando el material metálico, cintas, alfileres, cauchos, cualquier tipo de objeto que pueda deteriorar los documentos, desdoblar y desamarrar las hojas. No Entregan documentación Recibe los documentos de archivo de gestión de las dependencias de acuerdo con la vigencia establecida en las TRD y el calendario de transferencias primarias Ubicar topográficamente el archivo de gestión en el archivo central para facilitar el acceso y control del mismo Preparar los documentos del archivo central, para transferirlos al archivo histórico de acuerdo a la tabla de retención documental Organiza las carpetas dentro del Archivo Central Actualiza listado de inventario del Archivo Central Traslada los documentos de archivo central a los depósitos del archivo histórico trasferencias Secundarias Diligencia el formato PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo PA-GA FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo FIN

16 Código: PA-GA PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización: Página 16 de 16 Organización del Archivo Histórico COORDINADOR AREA DE GESTION DOCUMENTAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO INICIO Ubicar o almacenar el Archivo Transferido de acuerdo a la estructura orgánica Institucional facilitando el acceso y control de la misma Designa al auxiliar administrativo Se escanea el acervo documental del archivo histórico FIN

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