Sistema de gestión de nóminas, mediante un proyecto piloto en la Gerencia de Servicios Sanitarios de La Palma

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1 Sistema de gestión de nóminas, mediante un proyecto piloto en la Gerencia de Servicios Sanitarios de La Palma Atos Origin Consulting Canarias, SAU Villalba Hervás, 9 9º Santa Cruz de Tenerife Copyright Atos Origin Consulting Canarias, Sociedad Anónima Unipersonal Este documento ha sido generado por Atos Origin Consulting Canarias, SAU, para uso exclusivo de la Dirección General de la función Pública y el Servicio Canario de Salud y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser difundido a terceros, ni utilizado para otros propósitos que los que han originado su entrega, sin el previo permiso escrito de Atos Origin Consulting Canarias, SAU. En el caso de ser entregado en virtud de un contrato, su utilización y difusión estarán limitadas a lo expresamente autorizado en dicho contrato. Atos Origin Consulting Canarias, SAU no podrá ser considerada responsable de eventuales errores u omisiones en la edición del documento.

2 REGISTRO DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR FECHA REVISADO POR FECHA APROBADO POR FECHA 0.1 Versión inicial del documento Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 27/04/ //05/ Versión ampliada del documento Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 0.3 Versión ampliada del documento 0.4 Versión ampliada del documento 0.5 Versión revisada del documento 18/ //05/2009 Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 25/ //05/2009 Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 15/06/ /06/2009 Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 15/07/ /07/ Versión revisada del documento Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 05/08/ /08/ Versión revisada del documento Manuela Glez. de Buitrago Atos Consulting Canarias Javier Hernandez Atos Consulting Canarias 12/11/ /11/2009 Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 2 de 69

3 Índice ÍNDICE INTRODUCCIÓN PROPÓSITO DEL DOCUMENTO ALCANCE DEL DOCUMENTO DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA GLOSARIO DE TÉRMINOS ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO SISTEMA DE NOMINA PROCESO DE NOMINA EN PEOPLENET TIPOS DE PAGAS PAGA NORMAL PAGA EXTRA PAGA ADICIONAL GESTION DE ABSENTISMOS/AUSENCIAS PERMISO SIN SUELDO HUELGA INCAPACIDAD TEMPORAL PRESTAMOS/ANTICIPOS PRÉSTAMOS ANTICIPOS RETENCIONES JUDICIALES TIPOS DE RETENCIONES JUDICIALES CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE IRPF CALCULO DE LA BASE PARA EMPLEADOS PARAMETRIZACIÓN DE LA BASE ESTIMACIÓN DEL VARIABLE OTRAS MEJORAS OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA EN EL CÁLCULO DE IRPF ALGORITMO PARA EL CÁLCULO DE % DE IRPF INFORMES DE IRPF LEGALES CONSULTAS DESCRIPCIÓN DE SALIDAS RECIBO DE NÓMINA SISTEMA RED AFILIACIÓN (A.F.I.) SISTEMA RED COTIZACIÓN CALIFICADORES DE LIQUIDACIÓN FICHERO MUFACE REPARTO DE CUOTAS SS / MUFACE PAGOS TRANSFERENCIA BANCARIA TALÓN ANULACIONES DE PAGOS GENERACIÓN DE PAGOS Y EMISIONES INFORMES DE NÓMINA INFORMES ESTÁNDAR CONSULTAS OTROS INFORMES INFORMES DE NÓMINA CON SALIDA A EXCEL VISOR DE NÓMINA GESTIÓN DE LÍQUIDOS NEGATIVOS IMPRESOS LEGALES Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 3 de 69

4 6.1. CERTIFICADO DE HABERES CERTIFICADO DE DESEMPLEADOS CONCEPTOS RETRIBUTIVOS RETRIBUCIONES BASICAS SUELDO BASE TRIENIOS ANTIGÜEDAD RECONOCIDA RETRIBUCIONES COMPLEMENTARIAS COMPLEMENTO DE DESTINO COMPLEMENTO ESPECÍFICO (COMPONENTE GENERAL) COMPLEMENTO ESPECÍFICO (COMPONENTE SINGULAR POR TURNICIDAD) COMPLEMENTO ESPECÍFICO (COMPONENTE SINGULAR NO TURNICIDAD) PRODUCTIVIDAD FIJA COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO B-TARJETA SANITARIA COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO C-MATRONAS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO C- FISIOTERAPEUTAS COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO C TRAB_SOCIALES COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO D ARMONIZACION RETRIBUTIVA COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR FIJO E CARRERA PROFESIONAL COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR VARIABLE COMPLEMENTO PRODUCTIVIDAD FACTOR VARIABLE (INCENTIVOS) COMP. A CTA. NUEVO REGIMEN RETRIBUTIVO A. POR ASIGNACION DE TARDES COMP. A CTA. NUEVO REGIMEN RETRIBUTIVO B. POR ESPECIAL ASILAMIENTO COMP. A CTA. NUEVO REGIMEN RETRIBUTIVO C. POR EQUIPARCION A LA MEDIA DEL S.N.S COMPLEMENTO DE ATENCIÓN CONTINUADA INDEMNIZACIÓN POR RESIDENCIA INCREMENTO DE TRIENIOS POR RESIDENCIA COMPENSACION POR DESPLAZAMIENTOS PERSONAL DE CUPO CUPO MEDICO ANTIGÜEDAD CUPO COMPLEMENTO DESTINO CUPOS FIJO MENSUAL CUPOS ASISTENCIA DESPLAZADOS COMP. POR ASEGURADOS ADSCRITOS COMPLEMENTO ESPECIAL PRACTICANTE/A.T.S COEFICIENTE DE URGENCIA COMPLEMENTO DE PEQUEÑA ESPECIALIDAD COMPLEMENTO ESPECIAL AGRARIO PERSONAL EN FORMACION SUELDO BASE COMPLEMENTO DE GRADO ATENCION CONTINUADA INDEMNIZACION POR RESIDENCIA CAPELLANES PERSONAL VINCULADO LIQUIDACION DE PAGAS EXTRAORDINARIAS (FINIQUITOS) AYUDAS SOCIALES PENSIONISTAS REFUERZOS RETENCIONES Y DEDUCCIONES IRPF Y SEGURIDAD SOCIAL O MUFACE CUOTA SINDICAL CUOTA AMORTIZACION DE ANTICIPO RETENCION JUDICIAL...68 Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 4 de 69

5 INTRODUCCIÓN 1.1. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO El proyecto M4_NOLP, tiene como objetivo el desarrollo e implantación de un sistema de Gestión de Nóminas mediante un proyecto piloto en el Hospital de la Palma para el colectivo de Administración Sanitaria de la Comunidad Autónoma de Canarias ALCANCE DEL DOCUMENTO Se recoge la Estructura de de nómina desde el punto de vista de la aplicación Meta4 Peoplenet, se describen los conceptos que componen la nómina del personal adscrito a los órganos de prestación de servicios sanitarios del Servicio Canario de la Salud, centrándonos en el momento actual en el Hospital General de la Palma. El cálculo de nómina para el Servicio Canario de Salud está basado en el proyecto llevado a cabo para el cálculo de nómina del Gobierno de Canarias DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA INSTRUCCIÓN NUM 3/09 del 28 de Enero de 2009 LEY 55/2003 de 16 de Diciembre del Estatuto Marco Análisis Funcional de Nomina del Gobierno de Canarias Actas de Especificaciones de nómina. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 5 de 69

6 1.4. GLOSARIO DE TÉRMINOS SCS HGLP - Sistema Canario de Salud - Hospital General de la Palma 1.5. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO El contenido de este documento está estructurado en los capítulos siguientes: Introducción, el presente capitulo. Sistema de nómina Cálculo del % de IRPF Descripción de Salidas Gestión de líquidos negativos Impresos legales Conceptos retributivos Retenciones y Deducciones Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 6 de 69

7 2. SISTEMA DE NOMINA 2.1. PROCESO DE NOMINA EN PEOPLENET El proceso de generación de nómina en People Net, se llevaría a cabo siguiendo el mismo ciclo que se está realizando con el aplicativo de nómina de HP HIS, salvo por los siguientes puntos importantes a tener en cuenta: Dentro de la Gestión de Pagas, se define una fecha de corte a partir de la cual todas las incidencias que se informen pasarán al mes siguiente. Se puede explotar la información en cualquier momento, es decir, la extracción de informes no tiene porqué coincidir con una fase concreta dentro del ciclo de la nómina ya que está disponible en todo momento. Existe un cálculo especial para todas aquellas incidencias que llegaron tras el cálculo de nómina, como por ejemplo Altas nuevas, absentismos, etc. Este cálculo se denomina: Ajustes de la Seguridad Social, esta funcionalidad estándar lo que permite es contemplar dichos cambios en los impresos legales, sin necesidad de tener que lanzar con posterioridad los TC complementarios. En el formulario Empleados a recalcular S.S. pueden consultarse aquellos empleados que una vez calculada y cerrada la nómina hayan sufrido cambios en su situación laboral, en cualquiera de los ámbitos de valores periodo, valores rol, valores convenio, etc TIPOS DE PAGAS El HGLP existirán estos tipos de pagas: Paga Normal Paga Extra Paga Adicional PAGA NORMAL Van a tener 12 pagas normales, cuya fecha de pago es igual a la fecha de imputación, y el momento del pago de cada una de éstas será el día 25 del mes de la paga. Ej: Paga Normal mes de Marzo: Fecha de pago 25/03/2009, fecha de imputación: 25/03/2009. El cómputo de los días de la paga normal se realizar de la siguiente manera: El cálculo de días se realizará en función del siguiente algoritmo: Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 7 de 69

8 Para meses completos, es decir, el empleado estaría el mes completo de alta de periodo (contrato, relación de servicio, ), y tuviera alguna ausencia (IT, huelga, ausencia, situación admva que provoca baja en nómina), se considerará: Días Alta = (30 Días no trabajados) / 30 Algoritmo válido para cualquier mes, tenga 30, 31, 28 ó 29 días. Si los días no trabajados abarcan todo el mes, no se computarán días de pago. Para meses no completos, es decir, que el empleado no esté el mes completo de alta de periodo (contrato, relación de servicio, ), y tuviera alguna ausencia (IT, huelga, ausencia, situación admva que provoca baja en nómina), se considerará: Días Alta = Días trabajados / PAGA EXTRA Para el personal adscrito a los órganos de prestación de servicios sanitarios del SCS el número de pagas extra será de dos El Periodo de Devengo de las pagas extra: Paga Extra de Junio: 01 de Diciembre al 31 de Mayo Paga Extra de Diciembre: 01 de Junio al 30 de Noviembre La fecha de Pago será: Paga Extra de Junio: Nómina de Junio (01/06) Paga Extra de Diciembre: Nómina de Diciembre (01/12) El cómputo de los días de devengo será: Paga Extra de Junio: 182 o 183 días (si el año es bisiesto) Paga Extra de Diciembre: 183 días. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 8 de 69

9 Cuando el tiempo de servicios prestados hasta el día en que se devengue la paga extraordinaria no comprenda la totalidad de los seis meses inmediatos anteriores a los meses de junio o diciembre, el importe de esta se reducirá proporcionalmente. Los absentismos que descuentan días en paga extra, son: Permisos sin sueldo, maternidades, paternidades, maternidades parciales, huelga, ausencia injustificadas (siempre y cuando el total de nº de horas correspondan a días completos). Hay que descontar los días correspondientes a cualquiera de estos absentismos, de los días de devengo de la paga extra. En el caso de Maternidades Topadas: para aquellos empleados que tuvieran una baja por maternidad durante el período de devengo de la Paga Extra y se encontrase la cotización del empleado en los máximos, el INSS le abonará el 100% de la base de cotización del mes anterior a la baja, por lo que está dejando de cobrar la parte correspondiente a la extra, por lo que el hospital le abonará mensualmente en concepto de Incremento de extra en Maternidad, la parte proporcional de paga extra que está dejando de percibir con la prestación. El Cálculo de la Prorrata, se hará sobre meses de 30, en función a los días de alta. Los conceptos que se abonan en pagas extra son: Sueldo base Complemento Destino Trienios Premio de constancia (si se tuviera). Los conceptos que se abonan en pagas extra al personal de Cupo son: Todos los conceptos que se abonan en las pagas normales excepto el plus de residencia Los conceptos que se abonan en pagas extra al personal en Formación son: Sueldo base Complemento de Grado (A partir de segundo año de residencia) En cuanto a los precios que se deberían aplicar, son prorrateados en función a los diferentes puestos/categorías que haya estado en empleado durante el periodo de devengo de la paga extra. La reducción de jornada, también será prorrateada en función a los porcentajes que haya tenido durante el periodo de devengo de la paga. En cuanto al cumplimiento de trienios durante el Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 9 de 69

10 periodo de devengo de la paga extra, se tendrá en cuenta el nº de trienios que tiene el empleado a último día del periodo de devengo de la Extra, no se hará el prorrateo. Ej: Empleado tiene 2 trienios y el 15 de Abril cumple un trienio nuevo. En la paga extra, se le abonarán 3 Trienios. Ej: Empleado tiene 2 trienios y el 2 de Junio cumple un trienio nuevo. En la paga extra, se le abonarán 2 trienios, ya que era la situación que tenía a 1 de junio PAGA ADICIONAL La definición de esta pagas será: Paga adicional del complemento especifico y/o concepto equivalente El Periodo de Devengo de las pagas adicionales será: Paga Adicional de Junio: 01 de Enero al 30 de Junio Paga Adicional de Diciembre: 01 de Julio al 31 de Diciembre Dicha paga será objeto de inclusión, respectivamente, en las nóminas de los meses de junio y diciembre, sin perjuicio de la eventual regularización que proceda en los supuestos de cese en el servicio activo producido durante el periodo comprendido entre el 1 y 30 de junio, o el 1 y 31 de diciembre La cuantía a abonar en las pagas adicionales del año 2009 será el resultante de aplicar un 65,75% sobre la suma del importe mensual de los siguiente conceptos: Complemento Especifico o Componente general por puesto de trabajo o Componente singular por turnicidad/no turnicidad Complemento de Productividad, factor fijo o En función del desempeño de determinados puestos de trabajo. o En función de la población asignada. o Armonización Retributiva Complemento a cuenta del nuevo régimen retributivo Este porcentaje se irá modificando en los años siguientes hasta completar un 100%. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 10 de 69

11 2.3. GESTION DE ABSENTISMOS/AUSENCIAS En el siguiente cuadro se muestran los absentismos que tienen repercusión en la nomina o en los seguros sociales: Nombre Incidencia Incidencia remunerada Dcta. Paga Extra Dcta. En paga Adicional Afecta Seguros Sociales Enfermedad X X Incidencia Dcta. En paga Afecta Nombre Incidencia remunerada Dcta. Paga Extra Adicional Seguros Sociales Accidente X X Maternidad X X X X Paternidad X X X X Riesgo durante el embarazo X X X X Adopción o acogida internacional X X X X Traslado al País del adoptado X Licencia sin sueldo X X X Ausencia no justificada X X X Huelga total X X Huelga Parcial X X Horas sindicales X a a Donde: Incidencia remunerada: característica que determina si la incidencia es o no remunerada. Descuenta pagas extra: característica que determina si la incidencia descuenta en el devengo de pagas extras. Descuenta paga adicicional: característica que determina si la incidencia descuenta en el devengo de paga adicional.. Afecta a Seguros Sociales: característica que determina si la incidencia afecta o no a Seguros Sociales. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 11 de 69

12 De todos estos absentismos, algunos por su naturaleza, merecen ser profundamente: analizados más PERMISO SIN SUELDO Aquellos empleados que sean fijos o interinos pueden solicitar en determinadas circunstancias, un Permiso sin sueldo. El límite es de 3 meses al año natural. Hay excepciones en los que el límite puede ser superior a los 3 meses, pero deben ser previamente aprobadas por la Dirección del Servicio. La situación de permiso sin sueldo implica: El empleado no tiene remuneración durante esos días. No hay cese en el puesto No supone Baja de SS ni Baja en el centro. Descuento de días en el pago de la productividad variable. Descuento de días en Pagas Extra Descuento de días en Vacaciones Descuento de días en la Antigüedad La empresa cotiza por la base mínima del grupo del empleado para contingencias comunes, contingencias profesionales y DFPS en el caso de personal laboral. En el caso del personal estatutario la empresa cotiza como si el empleado estuviera trabajando. En ningún caso hay cotización obrera. Si la duración del permiso sin sueldo fuera de un mes completo, para evitar nóminas con líquidos negativos, no se descontarán las cuotas correspondientes a Cuotas Sindicales y Anticipos HUELGA El absentismo de Huelga puede ser por horas o por días. Se consideran horas de huelga siempre y cuando no supere las 7 horas, y día de huelga cuando sea >= de 7 horas. La situación de huelga implica: El empleado no tiene remuneración durante esos días. Baja de Seguridad Social. Descuento de días en el pago de la productividad variable, siempre y cuando sean días completos de huelga. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 12 de 69

13 Descuento de días en Pagas Extra, siempre y cuando sean días completos de huelga. No descuenta en días de vacaciones. No cotiza ni el empleado ni el hospital durante esos días. El cálculo del precio de la Hora-Huelga será como se detalla a continuación: Como base la Totalidad de las retribuciones íntegras anuales, a excepción de lo percibido en concepto de Complemento de Atención Continuada por la realización de guardias, noches o festivos exceptuándose, así mismo, las Pagas Extraordinarias y el Complemento de Productividad Variable. El resultado anterior Se divide por el número de horas que correspondan según la jornada anual laboral que el Personal Estatuario venga obligado a trabajar, a las cuales se sumarán las horas correspondientes al período anual de vacaciones y a las fiestas anuales que el gobierno establezca en el calendario laboral. Si la deducción supone al menos un día completo de trabajo, en el momento de devengo de la Paga Extraordinaria, hará la reducción proporcional correspondiente a la Huelga. En el recibo de nómina aparecerá como Deducción por Huelga como un devengo negativo INCAPACIDAD TEMPORAL La base de cotización se determinará en función de la correspondiente al mes anterior. Si el empleado recibe una retribución mensual y ha estado en alta todo el mes natural anterior al de la situación de IT/ACC/Maternidad/Riesgo, la base de cotización de ese mes se dividirá en 30. El personal estatutario percibirá en concepto de Mejora voluntaria la diferencia entre la Prestación de IT ya sea por pago delegado del hospital o por pago directo del INSS y el 100% de las cantidades correspondientes a los siguientes conceptos: Sueldo Base Trienios Premio de Antigüedad (Antigüedad reconocida) Complemento de Destino Complemento Específico (componente general) Complemento Específico (componente singular por turnicidad) Complemento de Productividad Factor Fijo Complemento a cta. Del nuevo Régimen Retributivo. Indemnización por residencia Carrera Profesional Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 13 de 69

14 Armonización Retributiva Quedan excluidas de la mejora voluntaria, todas las retribuciones en concepto de Complemento de Atención Continuada (Guardias Médicas, etc.), el complemento de productividad variable, así como cualquier complemento que se perciba en concepto de indemnización por razón de servicio. De cara al cálculo de las prestaciones de la Seguridad Social, es importante tener en cuenta que los trabajadores mensuales por regla general cotizan por 30 días pero la prestación se hace por días naturales (28, 29, 30, ó 31). Para que el cálculo de las prestaciones se haga por días naturales es obligatorio que en el convenio se marque la casilla de verificación Ind. Prestac. días naturales. Otro aspecto que afecta a las retribuciones en caso de absentismo son las pagas extra. La aplicación permite indicar si los días de absentismo se descuentan de los días de devengo de las pagas extra puesto que ya se retribuyen en la prestación correspondiente. En caso afirmativo, para el permiso sin sueldo es necesario marcar la casilla de verificación Descuenta pagas extra en el formulario Incidencias. Para el resto de absentismos, esta funcionalidad se activa marcando la casilla de verificación Indicador descuento absentismo ENFERMEDAD COMUN Y ACCIDENTE NO LABORAL La prestación de IT tiene el siguiente tratamiento: Los 15 primeros días de enfermedad o accidente, son a cargo de la empresa. Del 16º al 20º se abonara como pago delegado la prestación al 60% de la base reguladora a cargo de la Seguridad Social. A partir del día 21º la prestación será del 75% de la base reguladora a cargo de la Seguridad Social. En los recibos de nomina del SCS, aparecerán los conceptos retributivos del empleado sin minorar, así como los conceptos de prestaciones, pero éstas últimas sin sumar al total devengos, sino sólo a modo informativo. La cotización varía, puesto que para contingencias, comunes y profesionales, existirán dos bases diferentes, una para el periodo en el que el empleado está sano y otra para el periodo enfermo. Las bases definitivas, son la suma de las bases de los dos periodos. Además, en la aplicación estándar automáticamente el hospital cotiza por ese empleado en el epígrafe 86C. En la presupuestaria, deberán aparecer estos conceptos desglosados. (Sueldo, Complemento Destino, Antigüedad, etc.) Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 14 de 69

15 ENFERMEDAD PROFESIONAL Y ACCIDENTE LABORAL La prestación de Accidente tiene el siguiente tratamiento: El día de baja por enfermedad profesional o accidente laboral es a cargo de la empresa. Desde el día siguiente al de la baja se abona el 75% de la base reguladora a cargo de la Mutua de accidentes.. En los recibos de nómina, al igual que en la enfermedad común, aparecerán los conceptos retributivos del empleado sin minorar, la prestación solo se mostrará a título informativo. La cotización varía, puesto que para contingencias, comunes y profesionales, existirán dos bases diferentes, una para el periodo en el que el empleado está sano y otra para el periodo accidentado. Las bases definitivas, son la suma de las bases de los dos periodos. Además, en la aplicación estándar automáticamente el Hospital cotiza por ese empleado en el 86C. En la presupuestaria, deberán aparecer estos conceptos desglosados. (Sueldo, Complemento Destino, Antigüedad, etc.) RIESGO DURANTE EL EMBARAZO La prestación es de pago directo por el INSS y supone el 100 % de la base reguladora. En cuanto a cotización, y como consecuencia del pago directo por el INSS, sólo cotiza la empresa a contingencias comunes, a profesionales y a DFPS. Para contingencias profesionales la empresa cotiza por el epígrafe 86C. En la presupuestaria, deberán aparecer estos conceptos desglosados. (Sueldo, Complemento Destino, Antigüedad, etc.) MATERNIDAD La prestación es de pago directo por el INSS y supone el 100% de la base reguladora. En cuanto a cotización, y como consecuencia del pago directo por el INSS, sólo cotiza la empresa a contingencias comunes, a profesionales y a DFPS. Para contingencias profesionales la empresa cotiza por el epígrafe 86C. El periodo de baja por maternidad descuenta días de devengo en la paga extra, y en el pago de la productividad variable. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 15 de 69

16 En el caso de aquellos empleados que no hayan cubierto el periodo de carencia en la Seguridad Social, es decir, que lleven menos de 180 días cotizados, el INSS no abonará el 100% de la base de cotización del mes anterior a la baja, pero el hospital si que complementará al 100% del total de las retribuciones.. En la presupuestaria, deberán aparecer estos conceptos desglosados. (Sueldo, Complemento Destino, Antigüedad, etc.) MATERNIDAD PARCIAL Cuando un empleado está en esta situación hay que seleccionar este absentismo, y además indicar el porcentaje de la jornada laboral que estará en situación de maternidad parcial. Según la normativa vigente las primeras seis semanas son de disfrute obligatorio para la trabajadora. Durante este periodo, el permiso es a tiempo completo y por tanto, se le asigna un absentismo de Maternidad. Superado este periodo, durante las 10 semanas que restan, la afiliada o su cónyuge y siempre de acuerdo con el Hospital en la que presta sus servicios, pueden disfrutar el descanso a tiempo parcial. Para el porcentaje de jornada en situación normal (sana), el Hospital abona al empleado la parte proporcional que le corresponde. Para el porcentaje de jornada en maternidad parcial, el INSS, en pago directo, abona la parte proporcional de la prestación que le corresponda. La prestación es el 100% de la base reguladora para el mes completo. En cuanto a cotización, se calculan las cuotas que le corresponden para el periodo en el que el empleado está en situación normal (sano) y para la parte en situación de maternidad parcial la cotización de la empresa a contingencias comunes, a profesionales y a DFPS PRESTAMOS/ANTICIPOS PRÉSTAMOS En el Servicio Canario de Salud, no se gestionan préstamos ANTICIPOS Según el artículo 42 de la Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Canarias para el 2009, Los funcionarios y personal estatutario tendrán derecho a percibir, como anticipo, el importe de hasta dos mensualidades íntegras de sus retribuciones fijas y periódicas, Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 16 de 69

17 amortizándose éste a partir del segundo mes de su concesión y en un plazo máximo de dieciocho meses, y, en todo caso, dentro del plazo previsto para su cese en el supuesto de nombramientos con un período de duración determinado En determinadas situaciones, como por ejemplo baja por maternidad, la devolución del anticipo se congela hasta la incorporación con el fin de evitar líquidos negativos RETENCIONES JUDICIALES Para la gestión de las Retenciones Judiciales se utilizará el módulo estándar de la aplicación que tiene las siguientes características: Gestión de saldo de retenciones judiciales. Gestión de prioridades entre tipos de retenciones judiciales. Gestión de descuento por importe fijo hasta cancelar el saldo. Gestión de descuento por tramos del SMI hasta cancelar el saldo. Control del mínimo no embargable. Posibilidad de retener en paga normal y en Paga Extra Gestión de pago a los beneficiario y/u organismos oficiales TIPOS DE RETENCIONES JUDICIALES Una retención se define con un código, un nombre y la indicación de si está sujeta a Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC) a través de la casilla de verificación Aplicar tramos LEC. Esta casilla marcada indica que a los periodos del RH que tengan asignada una retención de este tipo se les embargará el sueldo, pensión o similares en la forma estipulada en la LEC. Esta ley divide el líquido en tramos y sobre cada tramo establece un porcentaje concreto que permitirá establecer la cuantía máxima de retención. Estos tramos con sus correspondientes porcentajes se definen desde Tramos de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Tramos de la Ley de Enjuiciamiento Civil Para las retenciones judiciales sujetas a la Ley de Enjuiciamiento Civil se establecen unos tramos sobre el líquido sin anticipos, sin cuotas sindicales y sin manutención, si las hubiera, y un porcentaje sobre dichos tramos que permite calcular el máximo embargable. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 17 de 69

18 La ley divide el líquido en cinco tramos iguales al salario mínimo interprofesional (SMI) y un sexto tramo con el resto del líquido a partir de ese quinto SMI. El primer tramo está libre de embargo. Para el resto de tramos, el máximo importe embargable se calcula a partir de un porcentaje. El cálculo de la nómina lee automáticamente la información introducida en el Histórico de retenciones judiciales y en las tablas de referencia específicas del módulo para calcular las retenciones acorde con la legislación vigente. La gestión que se realiza en función del perceptor, podrá llevarse en People Net de la manera siguiente: Si el perceptor es una Persona: se informa la cuenta corriente de la misma (20 dígitos). Si el perceptor es un Juzgado: En este caso los datos a informar en la cuenta corriente son los datos del Banco y Sucursal de Banesto del juzgado correspondiente (según instrucciones publicadas en el Boletín Oficial de Canarias núm. 134, lunes 11 de julio de 2005) y la cuenta bancaria con ceros, pasando a informarse la cuenta código expediente y el número de expediente (16 dígitos) en el registro 7 del fichero de trasferencias. La transferencia de las retenciones judiciales debe realizarse en un fichero aparte del de la nómina normal, generando un informe o listado adicional. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 18 de 69

19 3. CÁLCULO DEL PORCENTAJE DE IRPF. El porcentaje de IRPF a aplicar en Nómina vendrá dado por un proceso distinto a ésta que se calculará previamente a la nómina para que el resultado de dicho cálculo sea el % a aplicar en la nómina correspondiente. Será accesible a través del alta del empleado (pudiéndole hacer un primer cálculo siempre que se hayan metido datos económicos), del mantenimiento del período (a través de la opción de menú Historial de IRPF ) y a través del árbol de menú desde la opción de Cálculo % de IRPF. Tendremos la opción de poder calcular el % de IRPF sin guardar en históricos los resultados, para así poder comprobarlos previamente. Una vez guardado en histórico, siempre que esté abierta la paga se podrá recalcular el % guardando el nuevo resultado. Se tendrá también la opción de indicar si el cálculo es una regularización o no, aunque se controlará que si es el mes de enero o es alta en la empresa dicho mes el empleado, no se calcule el % con regularización CALCULO DE LA BASE PARA EMPLEADOS PARAMETRIZACIÓN DE LA BASE Para el cálculo de la base que se tendrá en cuenta para el porcentaje de IRPF se hará una parametrización previa que informará el comportamiento que tienen los distintos conceptos que afectan al cálculo de % de IRPF agrupándose estos en distintos grupos de conceptos. Dicha parametrización será independiente para cada una de las gerencias, pudiéndose crear una genérica a nivel de Sistema Canario de Salud. Estos grupos de conceptos tendrán un tratamiento diferente en el cálculo de la base y se definirán según la tabla Tipo de conceptos de base IRPF. Los grupos que están actualmente creados para el Gobierno de Canarias son los siguientes: Identificador Nombre Comentario F Fijo (cobrado) Conceptos de salario fijo, de tipo importe o cantidad final, que sólo se van a tener en cuenta para la base en el caso de realizar el cálculo de porcentaje de IRPF como regularización. FPC Fijo Proyectable en 12 Pagas mes completo Conceptos salario fijo, de tipo precio o cantidad teórica, que se van a tener en cuenta para la base en todos los meses entre el mes de cálculo y el mes fin de proceso (fin de año o baja del empleado, la menor), ambos incluidos. Siempre meses completos. FP11C Fijo Proyectable en 11 Pagas mes completo Mismo comportamiento que el tipo FPC - Fijo Proyectable en 12 Pagas mes completo, pero sin contar un mes concreto que el usuario debe informar previamente. FP11T Fijo Proyectable en 11 Pagas fracciones trabajadas Mismo comportamiento que el tipo FPT - Fijo Proyectable en 12 pagas fracciones trabajadas, pero sin contar un mes concreto que el usuario debe informar previamente. E Especie (cobrado) Conceptos de salario en especie, de tipo importe o cantidad final, que sólo se van a tener en cuenta para la base en el caso de realizar el cálculo de porcentaje de IRPF como regularización. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 19 de 69

20 Identificador Nombre Comentario RS2 Rendimientos superiores a 2 años Conceptos de tipo importe o cantidad final. Se aplica el 40%. FPT Fijo Proyectable en 12 Pagas fracciones trabajadas Conceptos fijos, de tipo precio o cantidad teórica, que se van a tener en cuenta para la base en todos los meses entre el mes de cálculo y el mes fin de proceso (fin de año o baja del empleado, la menor), por cada uno de los días o fracciones trabajadas. V Variable (cobrado) Conceptos de salario variable, de tipo importe o cantidad final, que sólo se van a tener en cuenta para la base en el caso de realizar el cálculo de porcentaje de IRPF como regularización. EPC VPC Especie Proyectable en 12 Pagas mes completo Variable Proyectable en 12 Pagas mes completo Conceptos en especie, de tipo precio o cantidad teórica, que se van a tener en cuenta para la base en todos los meses entre el mes de cálculo y el mes fin de proceso (fin de año o baja del empleado, la menor), ambos incluidos. Siempre meses completos. Conceptos variables, de tipo precio o cantidad teórica, que se van a tener en cuenta para la base en todos los meses entre el mes de cálculo y el mes fin de proceso (fin de año o baja del empleado, la menor), ambos incluidos. Siempre meses completos. FPE Fijo Proyectable en Pagas extras Conceptos salario fijo, de tipo precio o cantidad teórica, que se van a tener en cuenta para la base para todas las pagas extras que vayan a ser pagadas en los meses posteriores al mes de proceso. Siempre meses completos. PD Pagos Directos: Maternidad, Riesgo y Matern. parcial Conceptos de salario variable, de tipo importe o cantidad final, que sólo se van a tener en cuenta para la base en el caso de realizar el cálculo de porcentaje de IRPF como regularización. Se corresponden con las prestaciones pagadas por el INSS. La relación de conceptos con cada tipo de agrupación base de conceptos IRPF se hará en una tabla que mantendrá el histórico de las relaciones y que se llamará Conceptos de base IRPF por empresa. La asignación de los conceptos con su tipo será informada por parte del usuario al equipo de desarrollo para una correcta parametrización según convenga a cada gerencia ESTIMACIÓN DEL VARIABLE Será las retribuciones variables que afectarán al cálculo de la base y como tal variable, su cálculo será una estimación del mismo y nunca será un cálculo exacto. Para la gerencia de La Palma se ha tomado la siguiente decisión: - Hasta Abril, se tomará el variable del año anterior y se le aplicará el porcentaje de subida del año en curso, proyectando dicho valor al resto de meses del año - A partir de Abril se considera que se puede estimar con lo acumulado en el año en curso y éste es el que se proyecta al resto de meses del año OTRAS MEJORAS 1. Poder forzar la base o bruto anual a utilizar en el cálculo. Se tendrá un concepto para contener el valor de la base o bruto anual dado por aplicavalor, sólo para el IRPF, sin tener en cuenta los Rendimientos superiores a dos años. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 20 de 69

21 2. Posibilidad de añadir una cantidad fija a la base calculada. Se tendrá un concepto para recoger el valor del importe de una cantidad adicional anual que será sumada íntegra a la base de IRPF, antes de realizar las deducciones. Dada por aplicavalor sólo para el IRPF. 3. Poder elegir el mes que no cuenta para los importes abonados por días reales de trabajo. Se tendrá un concepto para recoger el número del mes que no se va a tener en cuenta en las proyecciones a 11 pagas, se dará por aplicavalor sólo para el IRPF. 4. Regularización ignorada para los empleados que son alta en la empresa en el mes de proceso. No se dará aviso de que se ignora la regularización en estos casos. 5. Tratamiento de Ceuta y Melilla. Se tendrá un concepto para recoger el indicador de si al empleado se le debe aplicar Ceuta / Melilla (valor 1) o no (valor 0). 6. Gestión del porcentaje de IRPF solicitado por el empleado. Se tendrá un concepto para recoger el valor del porcentaje de IRPF solicitado por un empleado dado por aplicavalor, sólo para el IRPF. 7. Elegir si se quiere o no incluir los pagos directos en la base para el IRPF. Se tendrá un concepto para contener valor 1 indica que el empleado desea incluir los pagos directos (Maternidad, Riesgo y Maternidad parcial) en la base para el IRPF, u otro valor diferente indica que no se tendrán en cuenta OTROS PUNTOS A TENER EN CUENTA EN EL CÁLCULO DE IRPF - El usuario podrá indicar un porcentaje de IRPF, que será el aplicado en la nómina siempre y cuando sea superior al calculado por el proceso de cálculo de % de IRPF. - En el cálculo de atrasos del año en curso, el porcentaje a aplicar será el último que se tenga en el histórico de IRPF del empleado. No habrá problemas de líquidos negativos, ya que dicho porcentaje se aplicará a las diferencias que se encuentre con la nómina original, no que vaya a calcular de nuevo la paga original con este porcentaje. A nivel de mantenimiento del período, en la pestaña de Historial de IRPF se ha habilitado un botón para consultar lo que se ha pagado en otras gerencias y departamentos a dicho empleado ALGORITMO PARA EL CÁLCULO DE % DE IRPF El algoritmo que PeopleNet utiliza es el mismo que utiliza Hacienda. En el primer mes Enero no hay regularizaciones, en el resto de meses se podrá emitir con regularizaciones. En la nómina de los empleados el % de IRPF que se aplica es el que esté informado en el Historial de IRPF de ese momento. Esta tabla es la que se rellena con los datos que procesa el cálculo, quedando grabada la base de IRPF, los gastos deducibles, las reducciones aplicadas, etc. Se tendrán en cuenta los familiares de las personas, ya sean hijos, ascendientes a su cargo o el cónyuge, ya que afectan el proceso de cálculo de IRPF y por tanto el porcentaje final para aplicar al empleado. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 21 de 69

22 En el programa estándar es imprescindible relacionar a todas estas personas dentro de la aplicación para el cálculo del tipo de IRPF Nacional, indicando sus datos básicos, esto es: Nombre y apellidos Situación para el IRPF Fecha de nacimiento de los hijos Grado de minusvalía, en el caso de que la haya, tanto para el empleado como para los descendientes Si computan por entero o no los hijos Si el hijo es adoptado, la fecha de adopción En el caso de ascendientes a su cargo, con cuantos descendientes conviven NIF-NIE del cónyuge en caso de estar en situación INFORMES DE IRPF LEGALES Modelo 111 Utilización del informe estándar. Resumen de retenciones e ingresos a cuenta: 190 Declaración anual de retenciones e ingresos a cuenta. Informe estándar CONSULTAS Histórico de Porcentajes IRPF Dada una fecha de inicio, sacará un informe en Excel que contendrá la información por empleado de sus históricos de IRPF que tenga almacenados así como los datos más relevantes de estos (fechas, porcentaje calculado, porcentaje solicitado, tipo de IRPF,base del cálculo ) Cambios de IRPF mayores de cierta cantidad Dada una paga, una paga anterior a ésta y el valor de los puntos de diferencia, informará de aquellos empleados cuyo porcentaje de IRPF haya variado en al menos la diferencia indicada durante estos dos meses. Se informarán los valores de los porcentajes de IRPF aplicados en las dos pagas, así como la diferencia de estos. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 22 de 69

23 4. DESCRIPCIÓN DE SALIDAS 4.1. RECIBO DE NÓMINA El recibo en papel de Peoplenet se podrá sacar para todas aquellas pagas que hayan sido acumuladas, ya estén abiertas o cerradas. Dicho recibo será totalmente parametrizable, pudiendo mostrar los conceptos de unidades, precios, devengos y retenciones (así como totales) que el usuario crea necesarios para cada gerencia en particular. Para el Servicio Canario de Salud, se cogerá, en un principio, el recibo que está ya montado en el Gobierno de Canarias con las siguientes modificaciones: Se incluirá el logo del SCS (que puede obtenerse en la página Web del Servicio Canario de Salud : pudiéndose incluir un logo distinto por gerencia, si ésta la tuviera. De manera estándar en Peoplenet se dan las siguientes opciones para sacar el recibo en papel: Paga actual: Recibo de la paga normal que se elija Pagas retroactivas: Se elige el mes de pago y se saca un recibo por cada una de las pagas retroactivas con fecha de pago el mes elegido Paga normal + retroactivas : Las 2 anteriores a la vez (un recibo por mes) En el caso de IT, para el Gobierno de Canarias, aparecerán en el recibo de nómina los conceptos retributivos del empleado sin minorar; y a título informativo los conceptos de Prestaciones. Los datos del empleado que deben aparecerán en el recibo de nómina del SCS serán: En la Cabecera En el Pie Nombre y apellidos N.I.F. Nº de Afiliación a la S.S Tipo de Personal Categoría/Puesto Grupo de Cotización Días de paga Bases de Seguridad Social Base de IRPF Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 23 de 69

24 Porcentaje de IRPF 4.2. SISTEMA RED AFILIACIÓN (A.F.I.) El sistema de afiliación se generará cuando haya que informar a la Seguridad Social de que un empleado: Sea alta / baja en la empresa Cambie de Contrato Cambie de Ocupación de A.T. y E.P. Cambie de Coeficiente de reducción de jornada y/o Guarda Legal Cambie de Grupo de Cotización Huelga Las notificaciones al Sistema de Afiliación se realizan mediante un archivo ASCII siguiendo el formato para utilizar la comunicación con el programa WINSUITE. Previo a la ejecución del sistema de Afiliación se debe parametrizar el sistema con la siguiente información: Información relacionada con la Organización: Datos de la Empresa, Centro de pago a la S.S., Cabeceras TC1 Información relacionada con los Empleados: Datos Personales, Datos de Seguridad Social Información relacionada con las Acciones a Informar: Donde se establecerán los datos relacionados con los distintos movimientos que vamos a informar SISTEMA RED COTIZACIÓN El proceso de comunicación a la Seguridad Social de los ficheros de cotización, se realiza a finales del 2º mes siguiente del mes de la paga por la que se está cotizando, de esta forma los seguros sociales del mes de Enero se presentan a finales del mes de Marzo, y así sucesivamente. Se contemplan las siguientes salidas: Impresión de TC1 desde Meta4 PeopleNet. Generación del archivo FAN. El archivo se informará a la Seguridad Social a través de sistema WinSuite. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 24 de 69

25 Los Seguros Sociales se emiten solo para aquellos empleados adscritos al Régimen General de la Seguridad Social, quedan excluidos los empleados pertenecientes al mutualismo administrativo CALIFICADORES DE LIQUIDACIÓN Cuando se ejecuta el FAN es necesario identificar con exactitud que cuotas se liquidan: si corresponden a una liquidación normal, si son cuotas retroactivas, prestaciones o deducciones aplicadas indebidamente, cuotas correspondientes a licencias sin sueldo, etcétera. Cada liquidador se define con un código y nombre y cuando proceda la Fec. Control. Este campo está reservado para las distintas fechas de control administrativo definidas por la Tesorería General de la Seguridad Social. Por ejemplo: si se trata de liquidaciones complementarias por atrasos de convenio, se consigna la fecha en que se firme dicho convenio. Esta fecha se va cambiando para cada liquidador según las necesidades. Se utilizan los siguientes calificadores de Liquidación: L00: identifica que se liquidan las cotizaciones normales de cada paga. L03: identifica que se liquidan cuotas derivadas de abonos de sueldo retroactivos por disposiciones legales, negociaciones de convenios colectivos o por sentencias judiciales. Se utiliza cuando existan diferencias de bases por incrementos de salarios, modificaciones o incrementos de las bases. L04: identifica que se realiza una liquidación complementaria cuyo objetivo es el reintegro de las deducciones, bonificaciones y prestaciones indebidamente practicadas o compensadas. En estos casos, el Hospital tiene que abonar la diferencia. Es el único liquidador que se genera automáticamente por la aplicación, siempre que existen estas cantidades, sin que lo solicite directamente el usuario. L13: identifica las liquidaciones complementarias de aquellos empleados que cuentan con días de vacaciones devengadas y no disfrutadas siendo retribuidas a la finalización del contrato. La liquidación y cotización complementaria comprenderán los días de duración de las vacaciones aún cuando alcancen también los dos meses siguientes naturales. Este liquidador se utiliza para pagas normales y siempre en el mes de la baja aunque los días de vacaciones afecten a meses posteriores. En los casos de que la baja se produzca el último día del mes, se liquida de igual manera en el mes de la baja. A76: identifica liquidaciones complementarias por compensación. Es decir, bonificaciones, prestaciones de pago delegado, etcétera que el Hospital ha dejado de informar en pagas anteriores y cuyo ingreso solicita con este liquidador. Normalmente el Hospital envía todos los meses, al menos, dos liquidadores: el L00 con las liquidaciones correspondientes a la paga en curso y la A76 con las compensaciones de la paga anterior. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 25 de 69

26 4.4. FICHERO MUFACE A70 y A74: identifica, para pagas normales, liquidaciones de las cuotas empresa en el caso de los empleados con una licencia sin sueldo. El A70 es para los funcionarios y el A74 para laborales. Recuerde que estos colectivos tienen un comportamiento diferente en cotización. A75: identifica rectificaciones de las liquidaciones de las cuotas individuo en el caso de licencias sin sueldo que se informaron pero que finalmente no tuvieron lugar o cuya duración fue diferente. Estos liquidadores se seleccionan en el momento de ejecutar el fichero FAN para que la aplicación identifique qué cuotas tiene que hacer constar en el fichero. En resumen, los liquidadores L00, L13, A70 y A74 son liquidadores normales y el resto, L03, L04, A74, A75, A76 son liquidadores en revisión. Junto al Régimen de la Seguridad Social existen una serie de regímenes especiales para el personal de las administraciones públicas conocidos como Regímenes del mutualismo administrativo. En el caso de los Hospitales, la única mutualidad posible que tendrán es MUFACE, si se tiene algún funcionario adscrito a la misma. Los empleados adscritos al Régimen Especial MUFACE deben abonar las cuotas correspondientes de cotización. La aplicación facilita la transferencia y comunicación de los importes de las cuotas que se deben efectuar a MUFACE. Desde People Net se genera el archivo MUFACE desde la opción Nómina / Archivo MUFACE, a través de la siguiente pantalla: Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 26 de 69

27 4.5. REPARTO DE CUOTAS SS / MUFACE Esta opción permite confeccionar los documentos contables ADO con las cuantías correspondientes a las cotizaciones de los empleados públicos. Permite a los departamentos de RRHH expedir un documento contable con los importes correspondientes a las cotizaciones distribuidas en partidas concretas. Estos documentos suponen una declaración de gastos y se utilizan como autorizaciones del mismo. Suponen el reconocimiento y liquidación de las obligaciones de pago con cargo a un presupuesto. Permite generar un informe para los gastos correspondientes a las cotizaciones a la Seguridad Social y otro para las cotizaciones a MUFACE. El objetivo es distribuir el coste total de las cotizaciones en las partidas presupuestarias que les correspondan en función de la estructura orgánica y funcional de la Aplicación presupuestaria. Para ejecutar el informe es necesario: Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 27 de 69

28 Indicar la paga para la que desea repartir los importes de las cotizaciones en cada partida Indicar si desea generar el informe para el reparto de cuotas de la Seguridad Social o el informe para MUFACE. En el caso de seleccionar la SS indique también el importe total de las cotizaciones que figura en su TC1 en el campo Total TC1. El objetivo es evitar pequeños descuadres en las partidas puesto que el cálculo y distribución de las cotizaciones se realiza empleado a empleado y es probable que aparezcan diferencias. Cuando esto se produce se toma como total del informe el aquí indicado y a continuación se procede a modificar automáticamente el valor de las partidas de cotización correspondientes a la empresa para que los totales y el importe de éstas sean coherentes. Para el informe de cuotas de la Seguridad Social se muestran para cada aplicación orgánica y funcional y dentro de cada una de ellas para cada régimen jurídico los siguientes datos: Los importes de cotización de la parte del empleado: cotización DFPS del individuo, Cotización régimen general del individuo, Cotización horas extras estructurales del individuo, Cotización horas extras no estructurales del individuo, etcétera. Los importes de cotización de la parte empresa La suma de las prestaciones: Prestación enfermedad empresa al 60%, Prestación enfermedad empresa al 75%, Prestación accidentes, etcétera. El total formado por los importes de cotización del empleado más los de la empresa menos los importes de prestaciones. El importe del recargo de mora si existiera El total con recargo: el total anterior más el importe del recargo Para el informe de cuotas MUFACE se muestran para cada aplicación orgánica y funcional los siguientes datos: La cuota MUFACE La cuota de Derechos Pasivos Para la agrupación y totalización de datos se tienen en cuenta la aplicación orgánica y funcional que tengan asociadas el puesto del empleado y si éste no tiene asociada ninguna se toma la aplicación orgánica y funcional de la unidad organizativa del empleado. Estos documentos van firmados por los cargos y personas que se recogen en los registros CUOTA_SS y CUOTAS_MUF del formulario Organización Organización interna Firmas PAGOS La gestión del módulo de pagos busca básicamente: Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 28 de 69

29 Gestionar las retribuciones de los empleados de la empresa y abonarlas mediante transferencia bancaria o cheque. Gestionar a los beneficiarios del empleado y sus correspondientes pagos, así como los embargos y retenciones judiciales y los pagos a sindicatos TRANSFERENCIA BANCARIA TALÓN Características del Proceso: Emisión del archivo según formato del CSB Listado de transferencias estándar En el momento de la generación del fichero de transferencias, PeopleNet proporciona la posibilidad de ejecutar un listado adicional a ésta; en el que se presenta una relación detallada por empleado, cuenta bancaria, transferencia e importe total a pagar. Existe la opción de generar los pagos por talón bancario, aunque en el Hospital de La Palma no utilizan este modo de pago actualmente ANULACIONES DE PAGOS Con carácter general en el momento de generar una emisión es posible anularla completamente, previo a contabilizarla y pagarla. Con carácter individual y aun cuando se hubiese realizado la contabilidad, se podrá seleccionar un pago en concreto y realizar su anulación. Se procederá a borrar el pago seleccionado y modificar la emisión global calculada, de modo que los datos sean consistentes en todo momento. Hay que tener en cuenta que si el pago ha sido procesado por el departamento de Tesorería y ya ha sido ingresado al empleado no se puede controlar directamente desde el sistema de nómina GENERACIÓN DE PAGOS Y EMISIONES Las órdenes de pago son generadas directamente en el proceso de Cálculo de nómina. Para ejecutar este proceso y poder obtener las órdenes de pago, se necesitan los siguientes datos de entrada. Datos bancarios: habrán sido introducidos en el sistema a partir de los módulos Gestión de Personal y Organización. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 29 de 69

30 Datos de pago: Son las características específicas de pago para cada periodo RH (información bancaria de cada periodo RH y de los beneficiarios del empleado). El neto del empleado se reparte entre los beneficiarios, por lo que habrá que definir una regla de pago por cada dato de pago. Cuando se da de alta a un empleado se introducen estos datos. Otros datos necesarios para el proceso: 4.7. INFORMES DE NÓMINA Tipo de orden de pago: concepto de pago de cada orden de Procesos de pago: incluye el conjunto necesario de pasos para definir un pago y el producto final definido por su código, fecha y frecuencia de pago. Puede ser definido durante la generación de los pagos INFORMES ESTÁNDAR En la aplicación estándar de PeopleNet existen los siguientes informes de nómina. Comprobación de nómina Resumen de nómina (mensual o anual) Variaciones de nómina Desde la opción de la aplicación: Nómina \ Análisis \ Informes de nómina, se ejecutan los informes de gestión de nómina, partiendo de la siguiente pantalla: Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 30 de 69

31 Seleccionando los distintos parámetros de la pantalla obtendremos los diferentes informes. A continuación se muestra el formato estándar para cada uno de ellos: Comprobación de nómina mensual Este es el conocido como N1. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 31 de 69

32 Variaciones de nómina En ejecución se selecciona el tipo de variación que se desea obtener: nómina, altas o bajas. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 32 de 69

33 Resumen de nómina mensual Resumen de nómina (anual) Los meses marcados con *, son meses en lo que ha habido cálculos retroactivos. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 33 de 69

34 4.8. CONSULTAS PeopleNet dispone de una potente herramienta para la extracción de datos: la Consulta, de manera que podrían definirse consultas tipo para la extracción de determinados datos, además de la posibilidad de que el usuario hiciera consultas propias, en función de sus necesidades. La consulta tiene diferentes tipos de salidas: la más usada, salida a Excel OTROS INFORMES Otros informes creados para el Gobierno de Canarias son: RN - Resumen de nómina por tipo de personal Listados de conceptos individuales, existirá una opción para que pueda elegirse el concepto/conceptos a mostrar. Con firmas al pié. Este informe servirá para conceptos individuales: productividades, MUFACE, derechos pasivos, sindicatos, retenciones judiciales, RR - Resumen de retribuciones, agrupadas por aplicación presupuestaria. Con firmas al pié. Cuadro Resumen - Cuadro General de Nómina: Informe presupuestario Resumen de retribuciones y deducciones, que permite mostrar la información de manera anualizada. Con firmas al pié. Incluirá una proyección de las cantidades hasta final de año. Cuadro de personal: relaciona unidades de organigrama con grupos. Con firmas al pié. Desglose de cuotas de Seguridad Social y MUFACE: C.C.C. y aplicación presupuestaria con el coste seguridad social empresa, subsidio, resta de ambos, recargo de seguridad social y líquido TC1. Con firmas al pié. Listado de transferencias: informe de pagos, agrupando por empleado o por bancos, según se elija INFORMES DE NÓMINA CON SALIDA A EXCEL Así mismo se incluirá la funcionalidad Informes de Nómina con Salida a Excel que capacita al usuario para la ejecución de informes de nómina y la exportación de los datos a Excel. El objetivo es el de proporcionar al usuario una herramienta sencilla que le permita explotar los datos económicos resultantes de la ejecución de la nómina. Con ello, una vez calculadas las pagas con cuyos datos se quiere trabajar, el usuario podrá ejecutar una serie de informes y volcar la información obtenida a unas plantillas Excel que totalizaran los importes devengados, retenidos, cotizados, etc. El informe o informes a ejecutar en cada ocasión, dependerá del tipo de información que se necesite en cada momento. Las plantillas Excel constarán de dos pestañas, en la primera se volcarán los datos generados por el informe en formato de tabla convencional. En la segunda pestaña, se ha definido una tabla pivotada que totaliza los importes en función de las Unidades Organizativas o de las cabeceras de TC, según se trate de informes de nómina o de Seguros Sociales respectivamente. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 34 de 69

35 El proceso completo constará de los siguientes pasos: 1. Generación de los datos: desde la opción de menú Nómina -> Análisis -> Resultados de Nómina -> Generar Datos para Informes de Nómina. Para generar los datos, en primer lugar, el usuario deberá especificar un rango de pagas con el cual desea trabajar. Es imprescindible que las pagas seleccionadas hayan sido calculadas con anterioridad para poder obtener resultados. Para poder seleccionar las pagas, la aplicación, proporcionará un filtro que puede mostrar la lista de todas las pagas definidas o tan sólo las pagas Abiertas (según se desee). Así mismo, se puede indicar si se desea trabajar con pagas normales, sólo con pagas retroactivas, o ambas. Posteriormente se ha de seleccionar la moneda de cálculo y el tipo de informe a ejecutar. Una vez definidas las variables de ejecución, y tras pulsar el botón Ejecutar, la aplicación lanza el informe y muestra los datos en la pestaña Resultados. Los datos generados son además almacenados en una tabla, de modo que se pueden volver a consultar en cualquier momento sin necesidad de ejecutar de nuevo el informe desde la opción de menú Resultados para Informes de Nómina/Préstamos 2. Exportación de los datos: Se podrá hacer tanto desde la pestaña Resultados del la presentación Generar Datos para Informes de Nómina, como desde Resultados para Informes de Nómina/Préstamos. Esta acción simplemente vuelca los datos en la plantilla Excel asociada al informe que se está ejecutando y lo muestra. Además guarda una copia del fichero en el disco duro del puesto desde el que se esté trabajando. El fichero queda almacenado en la carpeta Mis Documentos. Una de las ventajas de esta funcionalidad, es que es totalmente parametrizable, permitiendo al cliente tanto modificar los informes de nómina proporcionados como definir nuevos informes de nómina en función de sus necesidades. Para ello existirá una rama dentro del árbol de aplicación (en concreto Peoplenet -> Nomina -> Tablas de Referencia -> Resultados de Nómina) que contará con las siguientes opciones de menú: 1. Informes: Formulario para la gestión de los informes definidos. Desde esta presentación, los usuarios podrán consultar los informes existentes. Así, mismo, y en caso de necesitarlo, desde esta misma pantalla pueden crearse informes nuevos, borrar aquellos que no se utilicen, etc. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 35 de 69

36 2. Relación Informes/Conceptos: Formulario para la gestión de los conceptos que se muestran en cada uno de los informes existentes. Este formulario permite consultar los conceptos monetarios que se van a totalizar en cada uno de los informes definidos. Desde aquí el usuario puede añadir conceptos y eliminar aquellos que considere que no deben constar en un informe VISOR DE NÓMINA Herramienta para ayudar en la detección de posibles problemas de nómina antes del cierre de la misma. Esta herramienta, que se ejecutará desde Nómina / Análisis, permitirá al usuario visualizar, cuadrar devengos, retenciones, líquidos, contabilidad, órdenes de pago y pagos. Emite también información de ciertos conceptos, sacando desglose de totales que muestra conceptos de devengos, retenciones, contabilidad, etc. con utilidades del tipo: empleados calculados posteriormente al pago, a la contabilidad, empleados con absentismos y variables. Es una herramienta muy intuitiva para el usuario y permite que la información que saca por pantalla se exporte a Excel. También permite sacar información de históricos de un empleado. A través de una pantalla se pueden inspeccionar procesos completos de nómina, esto es, el cálculo de la nómina, el pago de la misma, la contabilidad, etc. Dentro de esta inspección, la pantalla estará enfocada a mostrarnos posibles errores y/o descuadres. Así podremos buscar por ejemplo: Empleados de alta en un mes sin nada acumulado. Empleados cuyo líquido no coincide con lo que hay en Ordenes de Pago. Por si se hubieran efectuado recálculos complementarios. Empleados cuyas órdenes de pago no coinciden con lo pagado. Por si se hubieran efectuado pagos complementarios. Empleados cuya contabilidad descuadra. Empleados con líquido cero. Empleados con IT y con importes variables. Etc. También se podrá visualizar empleados concretos, de una cabecera TC1 concreta, o solo a los que están enfermos, etc. De cara a contabilidad podremos observar el desglose en conceptos de cada cuenta contable para cada empleado, leyendo del acumulado. Podremos comparar lo acumulado con lo contabilizado (siempre y cuando haya contabilidad desglosada), ver si hay descuadre en lo contabilizado o en lo acumulado, etc. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 36 de 69

37 9 M4_NOLP Así mismo, para realizar búsquedas podremos filtrar para ver solo los datos de pagas Normales, Pagas normales + Revisiones o Solo Revisiones. La pantalla que manejará el usuario es tal como sigue: Habrá primeramente un cajetín de filtros obligatorios que el usuario debe rellenar: 1. Campo para introducir la fecha de pago. La pantalla está orientada a observar datos por fecha de pago (No por fecha de imputación). 2. Pagas a tratar. Aquí hay tres posibilidades de selección: Pagas Normales (valor por defecto), Pagas Normales y Revisiones, Solo revisiones. 3. Código de Empresa. Para indicar que empresa de la Sociedad queremos visualizar. Fecha de Impresión: 21/01/11 Ref.: M4_NOLP_ANF_002_Proceso de Nómina_v00.07 Página 37 de 69