PAUL EASTWOOD HARRIS

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1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS USANDO ORACLE PRIMAVERA P6 Versiones 8.1 & 8.2 Cliente Profesional & Cliente Opcional Planificación y Seguimiento del Progreso de Programas de Proyectos Con y Sin Roles y Recursos en una Base de Datos Establecida POR PAUL EASTWOOD HARRIS Eastwood Harris Pty Ltd i

2 Derechos de Autor 2012 por Eastwood Harris Pty Ltd. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida o utilizada de ninguna forma o por cualquier medio, sin el permiso escrito del autor. Oracle y Primavera son marcas registradas de Oracle Corporation y / o sus afiliados. Windows, Microsoft Office Project Standard 2010, Microsoft Office Project Professional 2010, Microsoft Office Project Standard 2007, Microsoft Office Project Professional 2007, Microsoft Project Standard 2003, Microsoft Project Professional 2003, Microsoft Project Standard 2002, Microsoft Project Professional 2002, Microsoft Project 2000, Microsoft Project 98 and Excel son marcas registradas de Microsoft Corporation. Asta Powerproject es una marca registrada de Asta Developments plc. Adobe and Acrobat son marcas comerciales registradas de Adobe Systems Incorporated. Todos los demás nombres de productos pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Fotos de pantalla reimpresas con autorización de Oracle Corporation. Esta publicación fue creada por Eastwood Harris Pty Ltd y no es un producto de Oracle Corporation. EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD La información contenida en esta publicación es verdadera y correcta según el mejor de los conocimientos del autor. El autor ha hecho todo lo posible para garantizar la exactitud de esta publicación, sin embargo no se hace responsable de ninguna pérdida o daño que surja de cualquier información en esta publicación. Por otra parte, Oracle Corporation en su documentación se reserva el derecho de realizar cambios en cualquiera de los productos para mejorar la confiabilidad, funcionamiento o disposición. Por lo tanto, la aplicación de Paquetes de Servicio (Service Packs) o el uso de software actualizado pueden resultar en un funcionamiento diferente de las descripciones del software en esta publicación. NOTA IMPORTANTE AL LECTOR La traductora del libro ha respetado la terminología utilizada por Primavera cuya gramática en algunos casos, puede no ser la más apropiada. AUTOR Y EDITOR Paul E Harris Eastwood Harris Pty Ltd PO Box 4032 Doncaster Heights, 3109 Victoria, Australia harrispe@eh.com.au Web: Tel: +61 (0) Por favor envíe sus comentarios sobre esta publicación al autor. ISBN B5 Libro en Rústica ISBN A4 Libro con Espiral ISBN Libro Electrónico 17 de Enero 2013 Eastwood Harris Pty Ltd ii

3 INTRODUCCIÓN Esta publicación es una actualización del libro Planificación y Control de Proyectos usando Primavera P6 versión 7 y ha sido escrita para permitir que nuevos usuarios aprendan las funciones de planificación y programación con las versiones 8.1 & 8.2 de Primavera. Debido a los cambios en los menús de esta versión, no es posible hacer que el libro sea compatible con versiones anteriores del software. Muchos usuarios cuentan con experiencia previa en SureTrak, P3, Asta Powerproject o Microsoft Project, razón por la cual el autor explica dónde hay diferencias en las funcionalidades de los productos. El autor agradecerá cualquier comentario constructivo sobre cómo esta publicación puede ser mejorada. RESUMEN La publicación puede ser utilizada como: Un manual de capacitación para un curso de tres días de duración, ó Un libro de auto-enseñanza, ó Un manual de referencia. Las capturas de pantalla de esta publicación han sido tomadas de las versiones 8.1 y 8.2 de Primavera. Usando esta publicación se pueden dictar cursos de formación de uno, dos o tres días que incluyen ejercicios a desarrollar por los estudiantes al final de cada capítulo. Después del curso, los estudiantes pueden utilizar esta publicación como un libro de referencia. Presentaciones en PowerPoint para los instructores se encuentran disponibles en los sitios web de Eastwood Harris. Este libro es ideal para personas que deseen obtener rápidamente una comprensión de cómo el software funciona y entender sus diferencias con el software de Primavera P3, SureTrak y Microsoft Project, por lo que es perfecto para aquellos que pretenden cambiar el programa que actualmente utilizan para administrar proyectos. PERSONALIZACIÓN PARA CURSOS DE FORMACIÓN Las organizaciones de educación o las empresas que deseen llevar a cabo su propia formación pueden obtener esta publicación adaptada a sus necesidades. Esto se puede lograr usando la eliminación, reordenamiento o la adición de contenido a la publicación y escribiendo sus propios ejercicios. Por favor, póngase en contacto con el autor para discutir este servicio. COMENTARIO DEL AUTOR Como consultor de control de proyectos, he utilizado una gran cantidad de paquetes software de planificación y programación para la gestión de un rango de proyectos de diferentes tipos y tamaños. Los primeros libros que publiqué fueron manuales de usuario/capacitación para usuarios de Primavera SureTrak P3 y Microsoft Project. Estos fueron bien recibidos por administradores y programadores de proyectos y por lo tanto, decidí concentrar mi atención en el desarrollo de libros que demostraran cómo se usa el software en metodologías tales como PRINCE2 y la guía PMBOK. Este libro mantiene la estructura de mis otros libros y tengo la certeza que este libro le ayudará a entender cómo usar Primavera P6 para planificar y controlar sus proyectos. AGRADECIMIENTO Me gustaría agradecer a Jesica Paula Yabo, Alvaro Rueda y Alejandro Rubilar su ayuda para traducir este libro. Eastwood Harris Pty Ltd iii

4 LIBROS PUBLICADOS ACTUALMENTE POR EASTWOOD HARRIS Project Planning and Control Using Oracle Primavera P6TM - Version 8.2 EPPM Web ISBN B5 Perfect A4 Espiral, Electrónico Project Planning & Control Using Primavera P6TM For all industries including Versions 4 to 7 ISBN B5 Perfect, A4 Espiral, Electrónico Planning and Scheduling Using Microsoft Project 2010 ISBN B5 Perfect, A4 Espiral, Electrónico Planning & Control Using Microsoft Project and PRINCE2TM Updated for PRINCE2TM 2009 and Microsoft Office Project 2010 ISBN B5 Perfect, ISBN A4 Espiral, Electrónico Planning and Control Using Microsoft Project 2010 and PMBOK Guide Fourth Edition ISBN B5 Perfect, ISBN A4 Espiral, Electrónico 99 Tricks and Traps for Microsoft Office Project 2010 ISBN " x 6" Perfect, ISBN Electrónico Planning & Control Using Microsoft Project and PRINCE2TM Updated for PRINCE and Microsoft Office Project 2007 ISBN B5 Perfect, ISBN A4 Espiral Planning and Control Using Microsoft Project and PMBOK Guide Fourth Edition Including Microsoft Project 2000 to 2007 ISBN B5 Perfect, ISBN A4 Espiral 99 Tricks and Traps for Microsoft Office Project Including Microsoft Project 2000 to 2007 ISBN A5 Libro en rústica Project Planning and Scheduling Using Primavera Contractor Version 6.1 Including Versions 4.1, 5.0 and 6.1 ISBN A4 Libro en rústica, ISBN A4 Espiral LIBROS REEMPLAZADOS POR EL AUTOR Planning and Scheduling Using Microsoft Project 2000 Planning and Scheduling Using Microsoft Project 2002 Planning and Scheduling Using Microsoft Project 2003 Planning and Scheduling Using Microsoft Office Project 2007 PRINCE2TM Planning and Control Using Microsoft Project Planning and Control Using Microsoft Project and PMBOK Guide Third Edition Project Planning and Scheduling Using Primavera Enterprise Team Play Version 3.5 Project Planning and Scheduling Using Primavera Enterprise P3e & P3e/c Version 3.5 Project Planning and Scheduling Using Primavera Version 4.1 for IT Project Project Planning and Scheduling Using Primavera Version 4.1 or E&C Planning and Scheduling Using Primavera Version 5.0 For IT Project Office Planning and Scheduling Using Primavera Version 5.0 For Engineering & Construction Project Planning & Control Using Primavera P6 Updated for Version 6.2 Planning Using Primavera Project Planner P3 Version 2.0 Planning Using Primavera Project Planner P3 Version 3.0 Planning Using Primavera Project Planner P3 Version 3.1 Project Planning Using SureTrak for Windows Version 2.0 Planning Using Primavera SureTrak Project Manager Version 3.0 Project Planning and Control Using Oracle Primavera P6 - Version 8.1 Professional Client & Optional Client Eastwood Harris Pty Ltd iv

5 1 2 INTRODUCCIÓN Objetivo Conocimiento Requerido con Anterioridad El Propósito de la Planificación Medidas de Planificación de Proyectos Ciclo de la Planificación Niveles de la Planificación Monitoreo y Control de un proyecto 7 CREACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO Entendiendo el Software de Planificación y Programación Administración Empresarial de Proyectos Entendiendo su proyecto Nivel 1- Planificación Sin Recursos Creación de proyectos Definición de los Calendarios Definición de las Estructuras de Desglose del Proyecto Adición de Actividades Adición de los Enlaces Lógicos Desarrollo de una Red Cerrada Programación del Proyecto Ruta Crítica Flotación Total Flotación Libre Colores de las Relaciones Restricciones Tipos de Restricción Restricciones del Proyecto Restricciones de las Actividades Análisis de Riesgos Tiempo Contingente Formateo de la Pantalla - Diseños y Filtros Impresión e Informes Emisión del Plan Nivel 2 Seguimiento del Progreso de un Programa sin Recursos Estableciendo el Programa Base / Base de Proyecto Seguimiento del Progreso Medidas Correctivas Nivel 3 - Planificación con Recursos, Roles y Presupuestos Presupuestando o Planificando para el Control Equilibrio entre el Número de Actividades y Recursos Creación y Uso de los Recursos Creación y Uso de los Roles La Relación entre los Recursos y los Roles Tipo de Actividad y Tipo de Duración Presupuestos Perfiles de Consumo de Recursos y Tablas Optimización de Recursos Nivel 4 - Seguimiento del Progreso de un Programa Con Recursos Seguimiento de Proyectos Con Recursos Control de un Proyecto con Recursos 22 Eastwood Harris Pty Ltd v

6 3 4 5 INICIALIZACIÓN Y NAVEGACIÓN Inicio de Sesión Cambio de Idioma Pantalla Principal La Ventana de Proyectos Panel Superior de la Ventana de Proyectos Panel Inferior de la Ventana de Proyectos Detalles Abrir uno o más Proyectos Visualización de la Ventana de Actividades Apertura de una Cartera Paneles Superior e Inferior de las Ventanas Actualización de la Interfaz de Usuario Nuevas Barras de Herramientas Personalizables Menús Personalizables Barra de estado Preferencias de usuario Formato de Unidades de Tiempo Formato de Fecha Día de Inicio de Semana Preferencias de Administrador Selección de Sector / Tipo de Industria Aplicación de las Opciones Dentro de los Formularios No Volver a Preguntar Clic con el Botón Derecho del Ratón Acceso al Menú de Ayuda Refrescar Datos - Tecla F Confirmar Cambios Tecla F Enviar Proyecto Cerrar la Aplicación Taller 1 - Navegando por las Ventanas 41 CREACIÓN DE UN NUEVO PROYECTO Creación de un Proyecto en Blanco Copiar un Proyecto Existente Importar un Proyecto Tipos de Archivos de Primavera Tipos de Archivos que No son de Primavera Configuración de un Nuevo Proyecto Fechas del Proyecto Guardar Información Adicional del Proyecto y de EPE / EPS - Temas de Bloc de Notas Taller 2 Creación de su Proyecto 53 DEFINICIÓN DE CALENDARIOS Calendario Por Defecto de la Base de Datos Acceso a los calendarios Globales y de Proyectos Calendario Por Defecto del Proyecto Entendiendo el Calendario Por Defecto del Proyecto Asignación de un Calendario Por Defecto del Proyecto Creación de un Nuevo Calendario Global o de Proyecto Calendario Compartido de Recursos Creación de un Nuevo Calendario Compartido de Recursos Creación de Nuevos Calendarios Personales de Recursos Cálculo y Visualización de Calendarios Personales y Compartidos Mover, Copiar, Renombrar y Eliminar un Calendario 60 Eastwood Harris Pty Ltd vi

7 Conversión de un Calendario de Proyecto a Global Copiar un Calendario de un Proyecto a Otro Renombrar un Calendario Eliminar un Calendario Edición de los Días-Calendario de Trabajo Heredar Feriados y Excepciones de un Calendario Globa Ajuste de las Horas de Trabajo del Calendario Edición de Horas Semanales Naturales Edición de las Horas de Trabajo de los Días Seleccionados Edición de Horas Laborables por Día Cálculo de la Duración de las Actividades en Días, Semanas o Meses Calendarios para el Cálculo del Proyecto, EDT/WBS y Otros Resúmenes de Duración Consejos para los Programas con Calendarios Mixtos Taller 3- Mantenimiento de los Calendarios 71 CREACIÓN DE UNA EDT / WBS DE PROYECTO Abriendo y Navegando la Ventana EDT / WBS Creación y Eliminación de un Nodo EDT / WBS Separador del Nodo EDT / WBS Detalles del Panel Inferior de la Estructura de Desglose de Tareas Categorías de EDT/WBS Mostrando la EDT / WBS en la Ventana de Actividades Por qué una EDT/WBS de Primavera es Importante? Taller 4 - Creación de la Estructura de Desglose de Tareas 81 AGREGAR ACTIVIDADES Y ORGANIZARLAS BAJO LA EDT/ WBS Nuevos Valores Por Defecto de las Actividades Tipo de Duración Tipo de Porcentaje de Finalización Tipos de Actividad e Hitos Cuenta de Costo Calendario Numeración Automática Por Defecto Adición de Nuevas Actividades Duración por Defecto de las Actividades Copia de las Actividades de Otras Aplicaciones Copiando Actividades en P Renumeración de los ID de Actividad Duración del Tiempo Transcurrido Búsqueda de las Barras en el Diagrama de Gantt Información de Actividades - Panel Inferior del Diseño Asignación de Calendarios a las Actividades Asignación de un Calendario Utilizando la Pestaña General del Diseño Inferior Asignación de un Calendario Utilizando una Columna Asignación de Actividades a un Nodo de EDT/ WBS Reordenación o Clasificación de las Actividades Deshacer Resumir Actividades Mediante la EDT/WBS Corrector de Ortografía Taller 5 - Adición de Actividades 97 Eastwood Harris Pty Ltd vii

8 FORMATEO DE LA PANTALLA Formateo de la Ventana de Proyectos Entendiendo los Formularios Formateo de las Barras Formateando las Barras de Actividad Problemas con el Formato de Barras Pestaña del Estilo de Barra Pestaña de Configuración de Barra Pestaña de Etiquetas de Barra Visualización de la Línea de Progreso en el Diagrama de Gantt Formateo de las Columnas Selección de las columnas que se mostrarán Alineación del Encabezado de Columna Ajuste del Ancho de las Columnas Ajuste del Orden de las Columnas de Izquierda a Derecha en la Pantalla Altura de Fila y Exposición de Íconos Formateo de la Escala de Tiempo Mover y Reajustar la Escala de Tiempo Comando de Formateo de la Escala de Tiempo Sombreado de Período No trabajado en la Escala de Tiempo Inserción de Archivos Adjuntos - Cajas de Texto y Cortina Agregar y Eliminar un Cuadro de Texto Agregar y Eliminar una Cortina Formateo de los Colores Números de Línea Taller 6 Formateo del Gráfico de Barras 123 ADICIÓN DE LAS RELACIONES Restricciones Entendiendo las Relaciones Entendiendo las Demoras y Adelantos Formateo de las Relaciones Añadiendo y Eliminando Relaciones Agregando y Eliminando Gráficamente una Relación Eliminando una Relación Gráficamente Adición y Eliminación de las Relaciones en el Formulario de Detalles Agregando y Eliminando Relaciones Usando Columnas Enlace en Cadena Uso de los Iconos de la Barra de Herramientas para Asignar Relaciones Disolución de Actividades Relaciones Circulares Programación del Proyecto Revisión de Relaciones, Adelantos y Demoras Taller 7 - Adición de las Relaciones 137 VISTA DE LA RED DE ACTIVIDADES Visualización de un Proyecto Utilizando la Red de Actividades Agregando, Eliminando y Disolviendo Actividades Agregando una Actividad Eliminando una Actividad Agregar, Editar y Eliminar Relaciones Agregando una Relación Gráficamente Utilizando el Formulario de Detalles de Actividad Formateando las Casillas de Actividad Reorganizando la Red de Actividades 141 Eastwood Harris Pty Ltd viii

9 Guardando y Abriendo las Posiciones de la Red de Actividades Fecha Temprana, Fecha Tardía y Cálculos de Flotación Taller 8 - Programación de los Cálculos y Vista de la Red de Actividades 143 RESTRICCIONES Asignando Restricciones Número de Restricciones por Actividad Aplicando una Restricción Primaria Utilizando los Detalles de la Actividad Aplicando una Restricción Secundaria a través de los Detalles de la Actividad Restricción de Finalización Prevista Estableciendo Restricciones Utilizando Columnas Ingresando la Fecha de Inicio El Proyecto Debe Finalizar El Bloc de Notas de Actividades Creación de Temas para el Bloc de Notas Agregando Notas Taller 9 - Restricciones 153 AGRUPAR, ORDENAR Y DISEÑOS Agrupar y Ordenar Actividades Opciones de visualización Agrupar Por Agrupar Por Opciones Ordenar Reorganizar Automáticamente Auto-Reorganización Configuración de Saltos de Página en la Ventana de Agrupar y Ordenar Agrupar y Ordenar Proyectos a nivel de Empresa Entendiendo Diseños Aplicando un Diseño Existente Creando un Nuevo Diseño Guardar un Diseño después de haber aplicado Cambios Tipos de Diseño Cambio del Diseño del Tipo de Actividad Paneles de Diseño de la Ventana de Actividades EDT / WBS y los paneles de la ventana de Proyectos Copia de un Diseño Desde y Hacia Otra Base de Datos Taller 10 - Organización de los Datos 173 FILTROS Entendiendo los Filtros Aplicando un Filtro Formulario de Filtros Aplicando un Solo Filtro Aplicando un Filtro Combinado Creando y Modificando un Filtro Creación de un nuevo filtro Filtro con un Parámetro Filtro con dos Parámetros Filtro con Múltiples Parámetros Editando y Organizando Parámetros de Filtro Entendiendo los Filtros de Recursos Taller 11 - Filtros 181 Eastwood Harris Pty Ltd ix

10 14 15 IMPRESIÓN E INFORMES Impresión Imprimir Presentación Preliminar Configuración de Página Separador de Página Pestaña de Márgenes Separadores de Cabecera y Pie de Página Separador de Opciones Formulario de Impresión Formulario de Configuración de Impresión Informes Ejecución de Informes Edición de Informes Publicar en un sitio Web Diagramas de Lógica de Escala de Tiempo Taller 12 - Impresión 193 OPCIONES DE PROGRAMACIÓN Y ESTABLECIMIENTO DE UN PROGRAMA BASE Entendiendo los Campos de Fecha Inicio Temprano y Finalización Temprana Inicio Tardío y Finalización Tardía Inicio y Finalización Reales Inicio y Finalización Fechas Planificadas Problemas con las Fechas Planificadas Iniciación y Finalización Temprana Restantes Inicio y Finalización Tardía Restantes Opciones de Programación - Separador General Ignorar Relaciones Hacia y Desde Otros Proyectos Establecer como Críticas Actividades Abiertas Utilización de las Fechas de Finalización Previstas Calcular Programa Automáticamente Cuando un Cambio Afecte a Fechas Nivelar Recursos Durante la Programación Volver a Calcular Costos de Asignación Después de Realizar la Programación Al Programar Actividades en Progreso Utilizar Calcular Demora de Inicio-a-Inicio Desde Definir Actividades Críticas Como Calcular Flotación Según Fecha de Finalización Calcular Flotación Como Calendario para Programar Demoras de Relaciones Opciones de Programación pestaña Avanzadas Establecimiento de una Base / Programa Base Creación de una Base Eliminar una Base Restaurar una Base en la Base de Datos como un Proyecto Activo Actualización de Bases Copiar un Proyecto que Contiene Bases Configuración de la Base del Proyecto Base de Proyecto <Proyecto Actual> / <Current Project> Mostrando los Datos del Programa Base Taller 13 - EDT, Nivel de Esfuerzo y Configuración del Programa Base 219 Eastwood Harris Pty Ltd x

11 16 17 ACTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA SIN RECURSOS Métodos Prácticos Para Registrar el Progreso Entendiendo los Conceptos Ciclo de Vida de la Actividad Asignando una Fecha y Hora de Inicio Real de una Actividad Asignar Fecha y Hora de Finalización Real de una Actividad Cálculo de la Duración de una Actividad en Curso Cálculo del Progreso en la Barra de Resumen Entendiendo la Fecha de Datos Actual Actualización del Programa Actualización de Actividades Utilizando el Formulario de Detalles Actualización de Actividades Usando Columnas Reflector del Progreso y Actualización del Progreso Resaltar Actividades a Actualizar Arrastrando la Fecha de Datos Resaltar Actividades Utilizando el Icono de Reflector Actualizando un Proyecto Utilizando Actualizar Progreso Suspender y Reanudar Programación del Proyecto Comparación del Progreso con la Base del Proyecto Visualización de la Línea de Progreso en el Diagrama de Gantt Acción Correctiva Lista de Verificación para la Actualización de un Programa Taller 14 Actualizar y Comparar Programas Base 237 PREFERENCIAS DE ADMINISTRADOR Y USUARIO Y OPCIONES DE PROGRAMACION Preferencias de Usuario Separador Unidades de Tiempo Separador de Fechas Separador Moneda Separador de Correo Electrónico Separador de Asistencia Separador de Aplicación Separador de Contraseña Separador de Análisis de Recursos Separador de Cálculos Separador de Filtros de Inicio Menú de Administrador Usuarios Perfiles de Seguridad Monedas Períodos Financieros Fechas de las Hojas de Tiempos Preferencias de Administrador Separador General Separador de Hojas de Tiempo / Asistencia Separador de Límites de Datos Separador de Longitudes de IDs Separador de Períodos Separador Valor Devengado Separador Informes Separador Opciones Separador Clases de Tipos de Cambio de Recursos y Roles Separador Sector 254 Eastwood Harris Pty Ltd xi

12 Definir Idioma Categorías de Administración Valores Predeterminados Varios Proyecto por Defecto 256 CREACIÓN DE ROLES Y RECURSOS Entendiendo Recursos y Roles Recursos Individuales Grupos de Recursos Entrada y Salida de Recursos Entendiendo los Roles Creando Roles Creación de Recursos y la Ventana de Recursos Estructura de Desglose de Recursos EDR Formateo de la Ventana de Recursos Adición de Recursos Separador General Separador de Códigos Separador de Detalles Separador de Unidades y Precios Separador de Roles Separador de Notas Separador de Informes de Progreso Taller 15 - Agregar Recursos a la Base de Datos 269 ASIGNACIÓN DE ROLES, RECURSOS Y GASTOS Comprensión del Cálculo de Recursos y la Terminología Ventana de Preferencias de Recursos del Proyecto Separador de Recursos Entendiendo la Opción de Recursos para Regir las Fechas de la Actividad Separador Cálculos Preferencias de Usuario para la Asignación de Recursos Formato Unidades/Tiempo Asignaciones de Recursos Personal para Asignaciones Preferencias de Recursos y Valores Predeterminados en la Ventana de Actividades Formulario de Detalles, Separador de Estado Tipos de Actividad Tipo de Duración Asignación y Eliminación de Roles Asignación y Eliminación de Recursos Asignación de un Recurso a un Rol Asignado Asignar un Recurso a una Actividad Sin Rol Eliminar un Recurso Asignación Múltiple de un Recurso a una Actividad Recursos y Cálculo de Duración de las Actividades y Retrasos de Recursos Duración de las Actividades Demora de los Recursos Gastos Ventana de Gastos Proyecto Separador de Gastos de la Ventana de Actividades Configuración Sugerida para Crear un Programa Con Recursos Taller 16 Asignación de Recursos y Gastos a las Actividades 295 Eastwood Harris Pty Ltd xii

13 20 21 OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS Revisión de la Carga de los Recursos Hoja de Cálculo de Consumo de la Actividad Perfil de Consumo de Actividades Hoja de Cálculo de Consumo de Recursos Edición de la Hoja de Cálculo de Consumo de Recursos - Planificación por Períodos Visualización de un Histograma de Recursos en el Perfil de Consumo de Recursos Perfil de Consumo de Recursos Mostrando Curvas-S Ventana de Asignación de Recursos Copiar y Pegar en Excel Otras Herramientas para Histogramas y Tablas Métodos de Resolución de Picos en los Recursos y Conflictos Nivelación de Recursos Métodos de Nivelación de Recursos Función de Nivelación de Recursos Formulario de Nivelación de Recursos Ejemplos de Nivelación Nivelación con Flotación Positiva Nivelación sin Flotación Positiva Turnos de los Recursos Creación de Turnos: Asignación de Turnos a los Recursos Nivelación con Turnos Directrices para la Nivelación Qué Revisar si los Recursos No Están Siendo Nivelados Curvas de Recursos Taller 17 - Optimización de Recursos 321 ACTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA CON RECURSOS Valores del Presupuesto y Bases del Proyecto Valores Presupuestados de Costos y Unidades Programa Base de Proyecto y Valores Fecha Actual de Datos Información Necesaria para Actualizar un Programa con Recursos Valores por Defecto de la Ventana de Proyecto para la Actualización de un Programa con Recursos Ventana de Actividades Tipos de Porcentaje Finalizado Asignación del Tipo de Porcentaje Finalizado por Defecto del Proyecto Tipo de Porcentaje Finalizado Físico Tipo de Porcentaje Finalizado de Duración Tipo de Porcentaje Finalizado de Unidades Utilización de Pasos para Calcular el Porcentaje Finalizado de la Actividad Actualización del Programa Preferencias, Valores Por Defecto y Opciones para la Actualización de un Proyecto Actualización de Fechas y Porcentaje Finalizado Actualización de Recursos Separador de Recursos Separador de Estado Aplicación de Valores Reales Actualización de Gastos Taller 18 - Actualización de una Programa con Recursos 343 Eastwood Harris Pty Ltd xiii

14 OTROS MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE LOS DATOS DEL PROYECTO Entendiendo las Estructuras de Desglose del Proyecto Códigos de Actividad Entendiendo los Códigos de Actividad Creación de Códigos de Actividad Definición de los Valores de los Códigos de Actividades y Descripciones Asignación de Valores de Códigos de Actividades a las Actividades Adición de Códigos de Actividades al Asignar Códigos Agrupación, Ordenación y Filtrado por Códigos de Actividad Importando Códigos de Actividades usando Excel Campos Definidos por el Usuario Categoría de EDT / WBS o Fase del Proyecto Códigos de Recursos Cuentas de Costos Atributo de Propietario de la Actividad Taller 19 - Códigos de Actividad y Campos Definidos por el Usuario (UDF) 359 CAMBIO GLOBAL Introducción al Cambio Global Conceptos Básicos del Cambio Global Especificación de las Instrucciones del Cambio Ejemplos Simples de Cambios Globales Selección de las Actividades para el Cambio Global Cálculos de Duración con un Cambio Global (Cualquiera de los siguientes) y (Todos los siguientes) Valores Temporales Funciones del Cambio Global Ejemplos más Avanzados de Cambio Global Taller 20 - Cambio Global 371 GESTIÓN DEL AMBIENTE DE LA EMPRESA Problemas al Mostrar los Datos de Múltiples Usuarios Estructura de Proyecto Empresarial (EPE / EPS) Carteras de Proyecto Estructura de Desglose de la Organización (OBS) Creación de una Estructura de Desglose de la Organización Separador General Separador Usuarios Separador de Responsabilidad Usuarios, Perfiles de Seguridad y Estructura de Desglose de la Organización Códigos de Proyectos Filtrar, Agrupar y Ordenar Proyectos en la Ventana de Proyectos Duraciones de los Proyectos en la Ventana de Proyectos Por qué Algunos Campos de Datos Están en Gris y No Pueden Ser Editados? Resumir Proyectos Servicios de Trabajo Ventana de Seguimiento 385 Eastwood Harris Pty Ltd xiv

15 PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS MÚLTIPLES Múltiples Proyectos en Un Proyecto de Primavera Múltiples Proyectos en Primavera P6 Representando Un Sólo Proyecto Configuración de Proyectos de Primavera como Subproyectos Abrir Uno o Más Proyectos Proyecto Por defecto Ajuste de la Fecha de Datos de los Proyectos Cálculo de la Flotación Total Refrescar Datos y Confirmar Cambios Quién Tiene Abierto el Proyecto? Configuración de Bases de Proyecto para Múltiples Proyectos Restauración de las Bases de Múltiples Proyectos 395 UTILITARIOS Proyectos Reflejo Opciones Avanzadas de Programación Cálculo de Rutas Múltiples Visualización de varias rutas Columnas de Seguimiento de Auditoría Herramienta para Importar y Exportar desde Excel Notas y/o Restricciones a la Exportación Notas y Restricciones a la Importación Importación y Exportación de Proyectos Proteger y Desproteger 404 GESTIÓN DEL VALOR DEVENGADO CON P6 (EVM) Base de Proyecto para la Medición del Rendimiento Valor Planificado Valor Devengado Porcentaje de Rendimiento Finalizado Porcentaje Finalizado de la Actividad Porcentaje Finalizado de los Hitos de la EDT / WBS / / Porcentaje Finalizado Personalizado Ejemplo del Cálculo del Valor Devengado Costos Reales Total Hasta la Fecha Períodos Financieros Estimado para Finalizar Estimado para Finalizar desde los Datos de los Recursos Estimado para Finalizar desde los Cálculos Valor Devengado de P Curvas-S de Consumo de la Actividad Barras y Curvas de Perfil de Consumo de Actividades Mostrar Curvas de Valor Devengado Muestra Gráfica de Curvas-S 417 Eastwood Harris Pty Ltd xv

16 QUÉ HAY DE NUEVO EN LAS VERSIONES 8.1 Y 8.2 DE P6? Actualización de la Interfaz de Usuario Nuevas Barras de Herramientas Personalizables Menús Personalizables Preferencias de Administrador Selección de Sector / Tipo de Industria Diseños de los Separadores de las Ventanas Ventanas en Mosaico Calendarios Personales y Compartidos de Recursos Calendarios Personales de Recursos Calendarios Compartidos de Recursos Auto-Reorganización Configuración de Saltos de Página en la Ventana de Agrupar y Ordenar Editor HTML Enviar por correo electrónico un informe o un lote de informes al imprimir Diagramas de Lógica de Escala de Tiempo Campos Eliminados Exportar Proyectos o Ejecutar un Lote de Informes desde la Línea de Comandos como un Servicio Separador de Comentarios del Panel Inferior de Detalles de la Actividad Módulo de Riesgos Revisado Números de Línea 428 Glosario 429 Indice 431 Eastwood Harris Pty Ltd xvi

17 8 FORMATEO DE LA PANTALLA En este capítulo se muestra cómo configurar la presentación en pantalla de manera que el programa sea más fácil de leer y más consistente. Este capítulo cubre temas de la presentación y personalización de la pantalla: Tema Formateo de las Columnas Formateo de las Barras de Actividad Menú de comandos Abra la ventana de Columnas: Seleccione Ver, Columnas, Personalizar..., ó Haga clic en el ícono, Personalizar. Abra la ventana de Barras: Seleccione Ver, Barras, ó Haga clic en el ícono. Formateo de las Líneas de División Formato de Fecha de Datos Formateo de la Altura de la Fila Formateo de los Colores Formateo de las Fuentes Formato de Escala de Tiempo Las líneas de división sobre el área de Gráfico de Barras son formateadas en el formulario a través de Ver, Barras, Opciones, separador Líneas de Vista. A la Fecha de Datos se le da el formato en el formulario de Opciones del Gráfico de Barras, Separador de la Fecha de Datos. Abra el formulario de la Fuente y Fila de Tabla a través de: Ver, Fuente y Fila de Tabla Hay pocas opciones para formatear los colores: A los colores de Texto se les da formato en el formulario de Color y se accede desde el formulario de la Fuente y Fila de Tabla y luego clickeando el ícono Para acceder: Ver, Fuente y Fila de Tabla. Los colores de Barras están cubiertos en el párrafo de Formateando las Barras de este capítulo. Los colores de la Banda se seleccionan como parte del formato de presentación, seleccionando Ver, Agrupar y Ordenar o haciendo clic en el ícono. Hay pocas opciones para el formato de Fuentes: Las fuentes de Texto son formateadas en el formulario de Fuentes seleccionando Ver, Fuente y Fila de Tabla, y luego haciendo clic el ícono. Las entradas al Bloc de Notas pueden ser formateadas, al ser editadas. Haga clic en el ícono, ó Seleccione Ver, Escala de Tiempo, ó Haga clic con el botón derecho en el área del Gráfico de Barras y seleccione Escala de Tiempo. Eastwood Harris Pty Ltd 101

18 El formato se aplicará al Diseño actual y éste puede ser guardado automáticamente como parte del mismo. El sistema le ofrecerá guardarlo bajo otro nombre o sobre-escribir el diseño actual. Las presentaciones se tratan en el capítulo Agrupar, Ordenar y Diseños. Tenga cuidado con hacer clic en el botón en cualquier formulario, dado que esto no guarda los cambios, pero re-establece el formulario a los valores predeterminados de Primavera, destruyendo su arduo trabajo. 8.1 Formateo de la Ventana de Proyectos Dado que el formato de la ventana de proyectos es muy similar al formato de la Ventana de Actividades no se tratará por separado. El Formateo, el Filtrado y los Diseños trabajan de la misma manera, excepto que se estará trabajando sobre un proyecto y no sobre las actividades. 8.2 Entendiendo los Formularios A diferencia de muchos paquetes de software, Primavera cuenta con ordenamiento y filtrado en la mayoría de las formas y los principios son los mismos que en la mayoría de los formularios. En esta sección se muestran algunas de las funciones, pero usted debe estar preparado para experimentar con cada forma para ver su funcionamiento. Al hacer clic en la columna de ID de Recurso de la Ventana de Recursos el formato podrá ser cambiado de jerárquico a alfabético y a alfabético invertido y nuevamente a jerárquico. Esta función está disponible en otras formas con estructura jerárquica. La ventana de Asignar Sucesores cuenta con las opciones de Filtrar Por y Agrupar y Ordenar por, que afectan la manera en cómo se agrupan los datos. La ventana de Asignar Recursos cuenta con las opciones de Columnas, Filtrar Por y Agrupar y Ordenar por que afectan la información disponible. Ctrl + F también le permitirá buscar recursos que coincidan con un criterio específico. Eastwood Harris Pty Ltd 102

19 8.3 Formateo de las Barras Las barras en el diagrama de Gantt pueden ser formateadas para adaptarse a sus requerimientos de visualización. Primavera no tiene la opción para darle formato a las barras individuales, sino que es capaz de asignar un filtro a un estilo de barra de manera que ese estilo se aplique a las actividades que respondan a una determinada definición de un filtro. i Al momento de escribir este libro, el autor ha colocado un diseño en o bajo la sección Technical Papers que contiene los elementos de formato de barras discutidos a continuación. Se sugiere que descargue este diseño ya que le ahorrará una cantidad significativa de tiempo de formateo Formateando las Barras de Actividad Para formatear las barras, usted debe abrir el formulario de Barras: Seleccione Ver, Barras o Haga clic en el ícono, ó Haga clic con el botón derecho en el área de Barras y seleccione Barras del menú. Las notas siguientes son los puntos principales para el uso de esta función. La información detallada se encuentra disponible en el menú de Ayuda al buscar Estilos de barra. i La Traductora del libro ha notado que en su versión de Primavera, el menú de ayuda solamente podía ser consultado en idioma Inglés. Cada barra que aparece listada en la tabla, puede ser mostrada en el gráfico de barras, marcando la casilla correspondiente a la barra deseada. Nuevas barras se podrán agregar haciendo clic en el ícono haciendo clic en el ícono. y pueden ser eliminadas Eastwood Harris Pty Ltd 103

20 La barra ubicada en la parte superior de la lista se colocará sobre el área de Gráfico de barras y luego la barra listada más abajo se dibujará sobre la parte superior de la barra anterior, por lo tanto, tenga presente que es muy sencillo ocultar accidentalmente una barra con otra. Los íconos y se utilizan para mover las barras hacia arriba o hacia abajo en la lista y por lo tanto determinar cuál barra se dibujará sobre la otra. El Nombre es el título asignado a la barra y puede ser mostrado como leyenda impresa en el gráfico. La opción de Escala de Tiempo es similar a Ver Para..., en la opción de Tareas de Microsoft Project en el formulario de Estilos de Barra o en el formulario de Elemento de Datos, del Formato de Barras de SureTrak, y permitirá nombrar una barra predefinida que se selecciona de la lista desplegable. Al hacer doble clic en una celda en la columna Filtro se abrirá la ventana de Filtros en la que usted puede seleccionar el filtro(s) que determinan las actividades que se muestran con el formato de barras asignado. Los filtros serán cubiertos en detalle en el capítulo Filtros. i La Traductora del libro ha notado que en su versión de Primavera, las opciones de Filtrado se encontraban en Inglés. Los filtros en Español han sido creados para asistir en la comprensión del usuario. La Flotación Negativa se muestra en una forma similar a la de Microsoft Project y requiere la adición de otra barra, además de la barra de Flotación Positiva, seleccionados en ambos Escala de Tiempo y Filtro como Flotación Negativa. La barra de Flotación muestra la Flotación Total. No se encuentra disponible una barra de Flotación Libre, al igual que en P3. La barra de Porcentaje Completo está ligada a la del Porcentaje de Actividad Finalizada. Eastwood Harris Pty Ltd 104

21 8.3.2 Problemas con el Formato de Barras Hay una serie de problemas con los formatos estándar de Primavera que necesitan ser entendidos para que el usuario pueda mostrar las barras de actividad en forma lógica: Barra Actual y Barras de Crítico Restante Se recomienda que utilice las opciones predeterminadas de Primavera de pantalla de barras que muestran el Trabajo Real (esta barra se muestra desde la fecha de Inicio hasta la Fecha de los Datos), las barras del Trabajo Restante y de Trabajo Crítico Restante (estas barras se muestran a partir de la Fecha de Datos hasta la fecha Final con el filtro adecuado). Esto es porque la barra Temprana no mostrará el progreso real como en otros paquetes de software. Por favor, lea la sección de Entendiendo las Fechas en el capítulo de Seguimiento del Progreso para entender cómo se calculan las fechas que se utilizan para dibujar cada barra. Barra de Flotación Total La barra de Flotación Total se llama Barra de Flotación en el formulario de barras, lo cual es terminología inconsistente. Por defecto, un barra de Flotación Total se muestra en una tarea completada, pero el valor de la flotación en la columna figura como nulo (que se muestra como un espacio en blanco). No es lógico que se muestre una barra de flotación cuando no hay un valor en la flotación y cuando la actividad ha sido completada: Para evitar que esto suceda usted tendrá que editar el filtro de flotación total de la barra en la ventana de barras para que sólo se muestre para las actividades No Iniciadas o en las actividades En Curso: i La Traductora del libro notó que en su versión de Primavera, algunos campos correspondientes a las barras se encontraban en Inglés, al igual que los Filtros. Eastwood Harris Pty Ltd 105

22 Así es como se debe ver ahora: Barra de Flotación Libre Esta no puede ser fácilmente visualizada. La barra del Programa Base se muestra cuando NO existe un Programa de Base de Proyecto Las fechas planificadas pasan a actuar como la barra de Base de Proyecto. Cerciórese que usted ha establecido un programa base antes de mostrar una barra de base de proyecto, para no generar información incorrecta. Las relaciones se muestran en las barras del Programa Base Por defecto, las relaciones se muestran en la barra del Programa Base, lo cual no es un método normal para su visualización: Para eliminar las relaciones de la barra del Programa Base, mueva todas los barras de base de proyecto e hitos de base de proyecto a la parte inferior del listado en el formulario de barras: Barras de Nivel de Esfuerzo Restante y Nivel de Esfuerzo Real Estas barras están ocultas por defecto y cuando se utilizan estos tipos de actividad (nivel de esfuerzo y nivel de esfuerzo real) a continuación la barra de actividad desaparecerá. Usted debe marcar el casillero de ambas barras para que siempre se muestren en el gráfico. Formato de la Barra del Programa Base (Base de Proyecto) Después de haber movido todas los barras de base a la parte inferior: No hay Hito de Base de Proyecto, lo que tendrá que ser añadido, Las barras de Base de proyecto y las barras principales son las dos barras estrechas de color amarillo, al igual que la de flotación negativa, Se sugiere que las haga de un color diferente y las convierta en barras gruesas para la parte superior e inferior de la fila 2, A continuación, cambie los colores de los Hitos de base para que coincidan, Cámbiele la ventana para que una se pueda ver detrás de la otra, y Cambie las descripciones para que tengan sentido, Eastwood Harris Pty Ltd 106

23 No existen líneas de base secundaria o terciaria de hitos de base. Si usted no está usando éstos, elimine las barras de base secundaria o terciaria: Texto de la barra Hay texto en muchas de las barras y es difícil agregar o quitar palabras de las barras con la configuración actual. Se sugiere que el texto sea removido de todas las barras, excepto de la barra actual de etiquetas: Hacer clic en el separador Etiquetas de Barra en la parte inferior, Haga clic en un barra a la vez y pulse el botón en la parte inferior (no al lado) de la pantalla para eliminar la línea de texto, Cambie el filtro actual de la barra en Etiquetas para poder ver todas las actividades. Ahora bien, si usted muestra las Etiquetas de Barra Actual, verá el texto en todas los barras y cuando esta barra esté ocultada, el texto desaparecerá de las mismas, por lo que será más fácil agregar o quitar texto de las barras: Eastwood Harris Pty Ltd 107

24 Crear una barra de Resumen No es evidente cómo crear una barra de resumen: Para crear una nueva barra de resumen, verá que usted no puede seleccionar Resumen de la lista desplegable del filtro al hacer doble clic, Usted debe dirigirse al separador Configuración de Barras, y marcar la opción de Mostrar Barra para Bandas de Grupo, a fin de crear una barra de resumen: i Al momento de escribir este libro, el autor ha colocado un diseño en o bajo Technical Papers que tiene corregidos estos problemas de formatos de barra. Se sugiere que descargue este diseño que le ahorrará una cantidad significativa de tiempo de formateo Pestaña del Estilo de Barra La aparición de cada barra se edita en la mitad inferior de la ventana. Las secciones de inicio, del medio y del final de la barra pueden ser formateadas en cuanto a color, forma, patrón, etc... Las barras se pueden colocar en una de las tres filas numeradas de 1 a 3, de arriba a abajo, una barra sobre la otra. Si se colocan varias barras en la misma fila, la barra en la parte superior de la lista se dibujarán primero y aquellas ubicadas más abajo en la lista se dibujarán sobre las barras anteriores. Eastwood Harris Pty Ltd 108

25 8.3.4 Pestaña de Configuración de Barra Mostrar Barra Cuando se Reduzca Mostrar Barra cuando se Reduzca, muestra las barras detalladas en una sola línea cuando el nodo de la EDT ha sido resumido; vea las dos imágenes siguientes: Antes de resumir: Después de resumir: Esto es similar a Microsoft Project en la opción de barras Enrollar Siempre las Barras de Gantt en la ventana de diseño. Mostrar Barra para Bandas de Grupo Esto muestra una barra de resumen todo el tiempo y convierte los filtros automáticamente a Resumir barras solamente. i Al formatear los Parámetros de la Barra para los Hitos, es importante tomar nota de las casillas marcadas y del formato del filtro. Si la casilla Mostrar Barra para Bandas de Grupo está marcada, los Hitos aparecerán en los extremos de las barras de resumen y no alineados con las actividades reales a las que pertenecen. El filtro en este caso mostrará Resumen y no Hito. Eastwood Harris Pty Ltd 109

26 Configuración de Reducción de Barras La reducción de barras muestra una barra más delgada durante los tiempos de inactividad, tales como fines de semana y días festivos y sólo se aplica a la configuración de la barra actual en el formulario de Barras: Barras sin Reducir Barras Reducidas Los Calendarios de las Horas no Laborales reducen la barra basados en el calendario de la actividad. Los Intervalos no Laborales de la Actividad reducen la barra cuando las opciones de Progreso Fuera de Secuencia de las Fechas Reales o de lógica retenida causan una pausa en el trabajo. Ver el párrafo Opciones de Programación Avanzadas. No existe una barra de Recursos disponible y Primavera no aplicará las reducciones i mencionadas en el calendario de recursos. Cuando una actividad es Dependiente de los Recursos y el recurso se encuentra en un calendario diferente al de la actividad, la barra se puede reducir cuando el recurso está trabajando o no reducirse cuando el recurso no está trabajando Pestaña de Etiquetas de Barra Esta pestaña permite la colocación de texto ya sea arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha de la barra. Las siguientes imágenes muestran cómo las fechas de inicio y finalización son formateadas y mostradas en el gráfico de barras: Seleccione la barra a la que desea añadir la etiqueta. Haga clic en en la parte inferior de la ventana de Barras para agregar o eliminar una Etiqueta. y Seleccione la Posición y la Etiqueta de las casillas desplegables en el separador Etiquetas de Barra. Las fechas en el gráfico de barras son adoptadas de las preferencias del usuario y no pueden ser formateadas por separado. A menudo es útil crear una barra que sólo muestre texto. Esta barra se puede mostrar o no i mostrar, según sea necesario, lo que es mucho más sencillo que dar formato a una barra en particilar para mostrar texto. Eastwood Harris Pty Ltd 110